YHTEISHANKETTA KOSKEVA YHTEISTOIMINTASOPIMUS ( )

Transkriptio

1 YHTEISHANKETTA KOSKEVA YHTEISTOIMINTASOPIMUS ( ) Sopimuksen kohde Tietoon perustuvaa tukea opiskelijan opinto- ja urapolulle (TIPTOP) -projekti (Euroopan sosiaalirahaston hakemus numero ) Sopimuksen osapuolet Päätoteuttaja CSC Tieteen tietotekniikan keskus Oy Osatoteuttajat Hämeen Ammatillisen Korkeakoulutuksen kuntayhtymä (Hämeen ammattikorkeakoulu) Jyväskylän yliopisto Laurea-ammattikorkeakoulu Oy Metropolia Ammattikorkeakoulu Oy Oulun seudun koulutuskuntayhtymä (Oulun seudun ammattikorkeakoulu) Pirkanmaan ammattikorkeakoulu Oy (Tampereen ammattikorkeakoulu) Päijät-Hämeen koulutuskonserni -kuntayhtymä (Lahden ammattikorkeakoulu) Tampereen yliopisto Turun yliopisto Määritelmät Immateriaalioikeudet tarkoittaa kaikkia immateriaalioikeuksia, kuten patentteja, hyödyllisyysmalleja, tavaramerkkejä, tekijänoikeuksia, oikeuksia integroidun piirin piirimalliin, mallioikeutta, kasvinjalostajaoikeuksia, sekä immateriaalioikeuksiin liittyviä hakemuksia. Tausta-aineisto tarkoittaa kaikenlaista hankkeen ulkopuolella aikaansaatua tai aikaansaatavaa aineistoa. Taustaaineisto sisältää muun muassa raportit, keksinnöt, tietokoneohjelmat, tiedon, ideat, menetelmät, ratkaisumallit, laitteet, aineet ja kaikki muut vastaavat tausta-aineistot. Tausta-aineistoa ei katsota tämän hankkeen tulosaineistoksi. Tulosaineisto tarkoittaa osapuolen tai sen lukuun työskentelevän kolmannen tahon hankkeessa aikaansaamaa kaikenlaista aineistoa, kuten mahdollisesti syntyvät raportit, keksinnöt, tietokoneohjelmat, tiedon, ideat, menetelmät, ratkaisumallit, laitteet, aineet ja muut tulosaineistot. Sopimuksen tausta ja tarkoitus Tämä sopimus kohdistuu sopijaosapuolten Pohjois-Pohjanmaan elinkeino-, liikenne- ja ympäristökeskukselle jättämään ESR-hanke-esitykseen Tietoon perustuvaa tukea opiskelijan opinto- ja urapolulle (TIPTOP). Sopimuksen voimassaolo ja kesto Sopimus astuu voimaan kaikkien sopijaosapuolten allekirjoitettua TIPTOP-projektin allekirjoitusliitteen. Sopimukseen liittyvän hankkeen toteutusaika on Sopimus on voimassa, kunnes sopimuksen kohteena olevan hankkeen kirjanpitoaineiston säilyttämisvelvollisuus päättyy vuoden 2020 lopussa tai kolme vuotta Euroopan komission hyväksymän Manner-Suomen ESR-ohjelman

2 loppuerän maksamisesta. Sopimus ei kuitenkaan lakkaa ennen kuin osapuolet ovat toimittaneet rahoittajalle tarvittavat selvitykset ja raportit. Sopimus ei myöskään lakkaa, ennen kuin sopijaosapuolet ovat suorittaneet kaikki tästä sopimuksesta ja sen kohteena olevasta hankkeesta aiheutuneet velvollisuudet. Osapuolten tehtävät ja vastuut Osapuolet sitoutuvat tekemään yhteistyötä ja täyttämään tämän sopimuksen ja sen liitteiden mukaiset velvoitteet huolellisesti. Osapuolet toteavat yhteisymmärryksessä, että sopimuksen tavoitteiden toteutuminen edellyttää osapuolilta ja niiden palveluksessa olevilta sitoutumista sopimuksen mukaisiin velvoitteisiin. Osapuolet sitoutuvat toteuttamaan sen, mitä tässä sopimuksessa ja projektisuunnitelmassa ja sen liitteissä on osapuolten kesken sovittu. Päätoteuttajan tehtävät ja vastuualueet koostuvat seuraavista osista: Hankkeen päätoteuttajana vastaa hankkeen hallinnoinnista, koordinoinnista ja toimii hankkeen talousyksikkönä. Päätoteuttajalla on oikeus hallinnoida hanketta osatoteuttajan lukuun tekemällä maksatushakemukset ja hoitamalla rahaliikenteen. Osatoteuttajien tehtävät ja vastuualueet koostuvat seuraavasta osista: Osatoteuttajana vastaavat omalla vastuualueellaan projektisuunnitelman mukaisten toimenpiteiden toteuttamisesta, jotka on kuvattu projektisuunnitelmassa ja siihen liittyvässä vastuunjakotaulukossa. Osatoteuttajat vastaavat omalla vastuualueellaan toteuttavien toimenpiteiden dokumentoinnista sekä riittävän seuranta- ja arviointiaineiston tuottamisesta. Osatoteuttajat vastaavat omaan organisaatioonsa hankkeeseen palkattavien henkilöiden rekrytoinnista ja työnantajavelvoitteista. Osatoteuttajat vastaavat projektissa työskentelevien henkilöiden kokonaistyöajanseurannasta ja raportoinnista hankkeeseen kohdistuvien toimenpiteiden osalta. Sopijaosapuolet ovat ESR-hankkeen hakijoita ja allekirjoittavat projektin allekirjoitusliitteen, jolla sitoutuvat projektihakemuksessa ja sen liitteissä esitettävään toimintaan.. Hakemuksessa hakijat sitoutuvat noudattamaan ESRtoimintaa koskevia säädöksiä ja määräyksiä sekä rahoittajan asettamia erityisiä ehtoja ja toimintaa koskevia ohjeita. Kaikki osapuolet ovat rahoituspäätöksessä tarkoitettuja tuensaajia. ESR-rahoituspäätöksen ehdot (mm. kustannusarvio, seuranta ja raportointi, tarkastusoikeus, tekijänoikeudet jne.) koskevat osaltaan kaikkia osatoteuttajia. Ohjausryhmä Hankkeelle nimetään ohjausryhmä, johon jokainen osapuoli nimeää yhden edustajan. Ohjausryhmän tehtävänä on valvoa ja ohjata hankkeen toteuttamista rahoitushakemuksen ja sopimuksen rajaamissa puitteissa. Osapuolilla on oikeus korvata edustajansa ohjausryhmässä sopivaksi katsomallaan henkilöllä tai käyttää edustajanaan erikseen valtuuttamaansa henkilöä. Päätökset ohjausryhmässä tehdään yksimielisesti, ellei toisin tässä sopimuksessa ole sovittu. Päätoteuttaja pitää pöytäkirjaa kokouksista. Tavoitteet Sopimuksen osapuolet sitoutuvat toiminnassaan siihen, että tavoitteet voidaan saavuttaa hankesuunnitelman mukaisesti. Osapuolet vastaavat myös kukin omalta osaltaan hankkeessa toteutettavien toimenpiteiden seurannasta ja arvioinnista sekä tähän liittyvästä dokumentoinnista, jotta toimintaa ja tuloksia voidaan riittävässä määrin arvioida suhteessa asetettuihin tavoitteisiin. 2

3 Kustannusarvio, rahoitus ja maksuliikenne Osapuolet sitoutuvat rahoitushakemuksessa sekä projektisuunnitelmassa ja sen liitteissä esitettyyn kustannusarvioon. Osapuolet sitoutuvat rahoitushakemuksessa sekä projektisuunnitelmassa ja sen liitteissä esitettyyn rahoitusmalliin ja maksuosuuksiin. Toteuttajien rahoitusosuudet maksetaan päätoteuttajalle, jolloin hankesuunnitelman mukainen rahoituskokonaisuus on käytettävissä kaikkiin yhteishankkeen toteutuksesta aiheutuviin kustannuksiin. Yhdenkään osatoteuttajan hankkeelle osoittamaa rahoitusosuutta ei voida kerryttää maksamalla yksinomaan tiettyjä kustannuksia. Hankkeen osatoteuttajat maksavat rahoitussuunnitelman mukaisen vuotuisen rahoitusosuutensa päätoteuttajalle kerran vuodessa. Päätoteuttaja maksaa maksatuspäätöksen saatuaan osatoteuttajille syntyneet kulut täysimääräisesti. Poikkeuksena on viimeinen maksuosuus, jonka osatoteuttaja maksaa päätoteuttajalle viimeisen maksatushakemuksen käsittelyvaiheessa päärahoittajan ilmoittamien hyväksyttävien kulujen mukaisesti. Sopijaosapuolet sitoutuvat noudattamaan kustannuslajikohtaista kustannusjakoa ja osatoteuttajakohtaisia enimmäiskustannuksia. Kustannuksia voi syntyä vain kustannusarviossa osatoteuttajittain eritellyn kustannusarvion mukaisiin kustannusluokkiin. Sekä hankkeen hallinnoija että osatoteuttajat perustavat kirjanpitoihinsa oman kustannuspaikan/seurantakohteen hankkeelle. Tälle seurantakohteelle ei kuitenkaan kirjata prosenttimääräisesti tuettavia yleiskustannuksia (flat rate). Osatoteuttaja lähettää hallinnoijalle maksatushakemuksia varten allekirjoitetun kirjanpito-otteen ja tarvittavat muut asiakirjat (mm. rahoittajan edellyttämät tositteet) hankkeen aiheuttamista kustannuksista kyseiseltä maksatuskaudelta. Hallinnoija päätoteuttajana kokoaa kirjanpitoraporteista ja muista asiakirjoista yhteisen maksatushakemuksen lähetettäväksi rahoittajalle. Kun maksatushakemus on käsitelty ja laitettu maksuun hallinnoijan tilille, välittää hallinnoija osatoteuttajan osuuden hyväksyttyjen kustannusten mukaisesti osatoteuttajan tilille. Maksu on suoritettava 14 päivän kuluessa siitä, kun rahoittaja on suorittanut maksatuksessa hyväksytyt kustannukset hallinnoijan tilille. Hankkeen hyväksyttäviä kustannuksia ovat ne todelliset ja toteutuneet kustannukset, jotka ovat välttämättömiä hankkeelle, jotka voidaan näyttää toteen, jotka ovat aiheutuneet hankkeen toteutusaikana ja jotka voidaan rahoittajan ehtojen mukaan hyväksyä. Osatoteuttajan tilitykset perustuvat sen kirjanpidossa oleviin todellisiin hankkeen toteuttamisesta aiheutuneisiin kustannuksiin pois lukien prosenttimääräisesti korvattavat yleiskustannukset (flat rate), joita ei todenneta kirjanpidon tosittein. Osatoteuttaja on velvollinen pitämään oman kirjanpidon yhteydessä omaa kustannuspaikkaa, johon se kirjaa hankkeeseen kuuluvat menot. Osatoteuttaja on velvollinen rahoituspäätöksen ehtojen mukaisesti maksatushakemuksen yhteydessä esittämään maksuihin liittyvät tositteet ja maksujen perusteet (pois lukien flat rate -kustannukset). Sopijaosapuolet huolehtivat itse sellaisista kuluista, joita rahoittaja ei katso tukikelpoisiksi. Mikäli hallinnoija on maksanut tukikelvottomia kuluja osatoteuttajalle, peritään aiheettomasti maksettu osuus takaisin seuraavan tilityksen yhteydessä tai osatoteuttajalle lähetettävällä erillisellä laskulla. Mahdollisessa rahoittajan suorittamassa maksettujen avustusten takaisinperintätilanteessa sopijaosapuolet huolehtivat omien kulujensa osalta takaisin perittävän osuuden maksusta rahoittajalle. Mikäli hankkeen tavoitteita tai aikataulua muutetaan, tarkistetaan vastaavasti sopijaosapuolten kustannusarvioita ja rahoitusosuuksia. Euroopan komission, Euroopan tilintarkastustuomioistuimen, valtion tilintarkastajien, ministeriön, rahoittajan, sekä tarvittaessa hallinto- ja maksuviranomaisten virkamiehillä on oikeus valvoa ja tarkastaa hankkeen toimintaa ja varojen käyttöä. 3

4 Toteuttajien arvonlisäverokohtelu Arvonlisävero jää hakijan lopulliseksi kustannukseksi. Raportointi Sopijaosapuolet sitoutuvat toimittamaan kaikki rahoittajan edellyttämät ja hankkeen puitteissa vaadittavat yhteenvedot rahoittajalle. Osapuolet sopivat keskenään sovittavista säännöllisistä raportointitavoista. Toteuttajaosapuoli sitoutuu toimittamaan kaikki rahoittajan edellyttämät ja hankkeen puitteissa vaadittavat raportit rahoittajan ohjeiden mukaisesti hallinnoijalle asianmukaisesti ja viipymättä. Hallinnoija vastaa raporttien yhdistämisestä ja toimittamisesta rahoittajalle. Sopijaosapuolet ovat velvollisia säilyttämään kaikki hankkeen toteuttamiseen liittyvät asiakirjat Euroopan Unionin säännösten edellyttämän ajan, kuitenkin vähintään saakka. Tausta- ja tulosaineisto Tausta-aineisto Tausta-aineisto ja siihen liittyvät immateriaalioikeudet kuuluvat tausta-aineiston luoneelle osapuolelle. Osapuoli sitoutuu toimittamaan toisten osapuolten käyttöön sellaisen tausta-aineiston, jota toinen osapuoli tarvitsee tämän sopimuksen mukaisen työn suorittamista varten sekä sitoutuu myöntämään ilman erillistä korvausta tällaiseen tausta-aineistoon toisille osapuolille rinnakkaisen käyttöoikeuden hankkeen suorittamista varten hankkeen ajaksi. Tulosaineiston immateriaalioikeudet Tulosaineistot ja immateriaalioikeudet tulosaineistoon kuuluvat sille osapuolelle, joka on luonut, keksinyt tai laatinut kyseisen tulosaineiston, ellei rahoittajan rahoituspäätöksestä muuta johdu. Yhteistyössä aikaansaatujen tulosaineistojen immateriaalioikeudet kuuluvat yhteisesti niille osapuolille, jotka ovat sen aikaansaamiseen osallistuneet, ellei rahoittajan rahoituspäätöksestä muuta johdu. Tulosaineiston käyttöoikeudet Tulosaineistojen käyttäminen hankkeen suorittamiseen: Osapuolet toimittavat toisten osapuolten käyttöön sellaiset tulosaineistot, joita toinen osapuoli tarvitsee tämän sopimuksen mukaisen työn suorittamista varten sekä myöntävät ilman erillistä korvausta tällaisiin tulosaineistoihin toisille osapuolille rinnakkaisen käyttöoikeuden tämän sopimuksen mukaisen työn suorittamista varten hankkeen ajaksi. Tulosaineiston käyttö hankkeen jälkeen Osapuolten tavoitteena on, että hankkeen tulosaineisto luovutetaan yleiseen käyttöön kaikille siitä kiinnostuneille tahoille. Syntyneiden tietokoneohjelmien osalta tämä tarkoittaa niiden lisensioimista avoimen lähdekoodin lisenssillä. Ohjausryhmä päättää yksimielisellä päätöksellään tulosaineistoon ja sen hyödyntämiseksi tarvittavaan tausta-aineistoon hankkeen päättymisen jälkeen myönnettävistä käyttöoikeuksista ja käytettävästä avoimen lähdekoodin lisenssistä. Tulosaineiston julkistaminen Projektin päätyttyä tämän sopimuksen mukaisen projektin tulosaineisto on julkista, ellei laista tai tämän sopimuksen salassapitomääräyksistä muuta johdu. 4

5 Salassapito Osapuolet sitoutuvat pitämään luottamuksellisina toisiltaan tässä sopimuksessa tarkoitettua hanketta toteuttaessaan saamansa sellaiset aineistot ja sellaiset toista osapuolta tai tämän toimintaa koskevat tiedot, jotka on luonteensa vuoksi ymmärrettävä luottamuksellisiksi tai jotka on luottamuksellisiksi erikseen merkitty, sekä olemaan luovuttamatta niitä ulkopuolisille ja käyttämättä niitä muihin kuin sopimuksen mukaisiin tarkoituksiin. Luottamuksellisuusvelvoite ei koske sellaisia tietoja: a) jotka ovat olleet yleisesti tiedossa ennen neuvottelujen alkua tai tulevat myöhemmin tietoon muutoin kuin vastaanottajan tai sen henkilökunnan huolimattomuuden tai laiminlyönnin tai muun tämän sopimuksen vastaisen toiminnan vuoksi b) joiden vastaanottaja voi osoittaa olleen sen hallussa ennen tietojen saamista luovuttavalta osapuolelta c) jotka on saatu kolmansilta osapuolilta ja joiden ilmaisemiseen näillä on ollut oikeus d) jotka vastaanottaja on itsenäisesti kehittänyt e) jotka osapuolen on annettava julkisuuteen lain, asetuksen, tms. säännösten perusteella Osapuolilla on oikeus antaa luottamukselliseksi merkittyjä tietoja henkilökuntaansa kuuluvien käyttöön vain siinä laajuudessa, kuin se osapuolten kesken sovittujen tehtävien suorittamiseksi on tarpeen. Osapuolet sitoutuvat myös huolehtimaan siitä, että tässä sopimuksessa tarkoitettua hanketta toteutettaessa noudatetaan henkilötietojen suojaa ja salassapitoa koskevia säädöksiä. Osapuolet ovat velvollisia noudattamaan tämän sopimuksen luottamuksellisuutta koskevia velvoitteita vielä viisi (5) vuotta luottamuksellisen tiedon vastaanottamisesta. Vastuut ja vahingonrajoitukset Osapuolet suorittavat tämän sopimuksen kohteena olevan hankkeen huolellisesti ja projektisuunnitelman mukaisesti, noudattaen hyviä työ- ja tutkimustapoja ja ammattitaitoista henkilökuntaa käyttäen. Tausta-aineistoja ja tulosaineistoja tai niiden käyttöoikeuksia toisilleen luovuttaessaan osapuolet pyrkivät siihen, että tausta-aineistot ja tulosaineistot ovat mahdollisimman virheettömiä. Luovuttava osapuoli ei kuitenkaan ole velvollinen antamaan luovutuksen kohteelle mitään takuuta ja luovutetun tausta-aineiston ja tulosaineiston käyttö tapahtuu yksin luovutuksensaajana olevan osapuolen vastuulla. Kukin osapuoli vastaa niistä vahingoista, joita toisille osapuolille mahdollisesti aiheutuu sen tekemän sopimusrikkomuksen johdosta. Vastuu vahingoista rajoittuu välittömiin kuluihin ja vahinkoihin. Vastuunrajoitus ei koske vahinkoja, jotka on aiheutettu tahallisesti tai törkeästä huolimattomuudesta. Osapuolen vastuun ylärajana kutakin toista osapuolta kohtaan on kaikissa tapauksissa enintään kolmekymmentätuhatta (30.000) euroa ellei vahinkoa ole aiheutettu tahallisesti tai törkeällä huolimattomuudella. Sopimuksen purkaminen Mikäli Sopijapuoli ei kykene täyttämään tämän Sopimuksen mukaisia tehtäviään ja velvollisuuksiaan aikataulullisesti, sisällöllisesti tai muutoin, tulee kyseisen Sopijapuolen ilmoittaa tilanteesta välittömästi muille Sopijapuolille. Sopijapuolten välisin neuvotteluin voidaan sopia lisäajasta, jonka aikana edellä mainittu sopimushäiriö tulee korjata. Mikäli Sopijapuoli ei kykene korjaamaan sopimushäiriötään sovitussa lisäajassa, katsotaan Sopijapuolen rikkoneen sopimusta olennaisesti. Tällöin muilla Sopijapuolilla on oikeus purkaa Sopimus rikkoneen Sopijapuolen osalta. Rikkoneen Sopijapuolen purkamishetkeen mennessä luovuttamat käyttöoikeudet jäävät voimaan tämän Sopimuksen mukaisina. Sopimuksen purkaminen ei vaikuta rikkoneen Sopijapuolen maksuvelvoitteisiin, joiden peruste on syntynyt ennen Sopimuksen purkamista. 5

6 Sovellettava laki ja riitojen ratkaisu Tähän sopimukseen sovelletaan Suomen lakia. Tästä sopimuksesta aiheutuvat erimielisyydet pyritään ensisijaisesti ratkaisemaan neuvotteluin sopijaosapuolten kesken. Mikäli aiheutuneita erimielisyyksiä ei pystytä neuvotteluin ratkaisemaan, sopijaosapuolet voivat saattaa asian Helsingin käräjäoikeuden ratkaistavaksi. Sopimuksen allekirjoitukset Tämä sopimus allekirjoitetaan TIPTOP-projektin allekirjoitusliitteellä. LIITTEET Projektihakemus Projektisuunnitelma Vastuujakotaulukko Osavastuut Yhteistoimintasopimuksen ja hakemuksen allekirjoitusliite 6