OSAAMISENHALLINTA RAPORTOINTI. Hallintakäyttäjän pikaohje

Transkriptio

1 OSAAMISENHALLINTA RAPORTOINTI Hallintakäyttäjän pikaohje

2 Raportointi, raporttien näkyvyys Hallintakäyttäjä / HR luo tarvittavat raporttipohjat ja määrittelee niille oikeudet näkyvyyteen/muokkaukseen. Roolioikeuksien mukaisesti määritetyt raportit näkyvät Omat tiedot / Raportit osiossa. Malliraportilla näkyy esim. halutut osaamisprofiilit (projektinhallinta ja liiketoimintaosaamiset) arvioidut osaamistasot tällä hetkellä tasoryhmittäin (1, 2,3) ja henkilömäärittäin listattuina yhteensä henkilömäärät osaamisprofiileittain (nro) Numerolinkkejä napauttamalla aukeaa yksityiskohtaisiin tietoihin porautuva listaus sarakkeiston alapuolelle (mm. yksittäiset henkilöt, Nyky/Tavoite/Erotus tasot). Kaaviokuvan näkyvyys (ja tyyli) määritellään kuvan yläpuolelta löytyvältä Kaavio välilehdeltä.

3 Raportointi, raporttien luonti Hallintakäyttäjä / HR luo tarvittavat raporttipohjat ja määrittelee niille oikeudet näkyvyyteen/muokkaukseen. Raporttien luonti tehdään Lisätoiminnot / Raportointi osiossa. Raporttilistaus näkymää voi muokata napauttamalla Muokkaa linkkiä Muokkaus tilassa voi olemassa olevia raportteja poistaa/siirtää kansioihin napauttamalla Siirrä ja valitsemalla haluttu kansio, sekä lisätä uusia kansioita napauttamalla Lisää kansio ja antamalla Nimi ja Kuvaus -tiedot.

4 Raportointi, raporttien luonti Raporttien luonti aloitetaan valitsemalla tarkoitukseen soveltuva pohja joko Asiakkaat valikosta (Asiakashallinnan kontaktikorttiin tai osaamisprofiileihin tai niiden sisältämiin kenttiin liittyvät) tai Tapahtumat valikosta (Tapahtumanhallinnan tapahtumiin tai niiden osallistujiin tai kurssiryhmiin liittyvät) Napauttamalla haluttua vaihtoehtoa (esimerkissä Profiilin kentät) avautuu raporttiin soveltuva mallipohja muokkausta varten. Raportin sisältämät tiedot (datasisältö) päivittyy aina kuluvan hetken tilanteeseen (dynaamisesti päivittyvä tieto), vaikka raporttipohja onkin luotu aiemmin.

5 Raportointi, raporttien muokkaus Raporttipohjan muokkaus aloitetaan otsikkoalueen kohdalla (lomakkeen yläosan) hiiren kakkospainiketta napauttamalla, jolloin avautuu valikko, josta valitaan Näytä kentät toiminto. Näytä kentät toiminto avaa uuden kelluvan valikon vasempaan reunaan. Valikkoa voi siirtää näytöllä otsikkopalkista raahamalla. Valikossa listattuja kenttiä lisätään mallipohjaan, ja poistetaan siltä, tarttumalla kyseiseen kenttään hiirellä ja raahaamalla se haluttuun kohtaan ja pudottamalla mallipohjan päälle/takaisin valikon päälle. Mallipohjassa on neljä (4) aluetta, jossa kenttiä voi käyttää Suodatinkentille Datakentille (laskentatulos) Sarakekentille (ryhmittely) Rivikentille (profiilit, niiden kenttä sisällöt).

6 Raportointi, raporttien muokkaus Suodatinkentillä voidaan rajata haettava sisältö kohdistumaan tiettyyn osaan rakennetta. Datakentillä voidaan vaikuttaa halutun tuloksen esitysmuotoon. Sarakekenttiä voidaan käyttää tuloksien ryhmittelyyn. Rivikenttiä käytetään tarvittavien sisältöjen esittämiseen ja järjestyksen ryhmittelyyn.

7 Raportointi, raporttien muokkaus Suodatinkentät valitaan nuolivalikosta avautuvia päälle/pois valintaruutuja napauttamalla (esimerkissä valittuna vain Malli Yritys Oy). Datakentät valitaan halutun esitysmuodon mukaan, kuten lkm/ka/% (esimerkeissä valittuna henkilöiden Yhteensä lukumäärä ja osaamisindeksien keskiarvot). Sarakekentät valitaan nuolivalikosta avautuvia päälle/pois valintaruutuja napauttamalla (esimerkissä valittuna kaikki eli tyhjät ja löytyvät vuodet 2015, 2016 joissa sisältöä). Rivikentät valitaan nuolivalikosta avautuvia päälle/pois valintaruutuja napauttamalla (esimerkissä valittuna Profiili/Projektinhallinta, Kenttä/Kehittämismenetelmä ja Arvo/arvioinnissa käytetyn Koodiston arvot). Tuloksena kaikki organisaatiossa työskentelevät henkilöt, ketkä ovat arvioineet projektinhallintaosaamisensa ja valinneet sen kehittämiseen itselleen sopivimman menetelmän.

8 Raportointi, raporttien muokkaus Rivikenttien paikkaa taulukossa voi vaihtaa otsikkopalkista raahaamalla. Raportoitava tulos (sisältö) vaihtuu järjestyksen mukaan (Kenttä/Arvo/Profiili <-> Profiili/Kenttä/Arvo). 1. Tuloksena - Valitut Kehittämismenetelmät ryhmiteltyinä menetelmittäin ja Profiileittain joissa ne on arvioitu, sekä kaikkien henkilöiden lkm organisaatiossa, ketkä ovat kyseisen arvioinnin tehneet. Käyttöesimerkki Kertoo koulutussuunnittelijalle, että yhteensä 5 henkilöä tarvitsee Englannin kielen kehittämistä koulutuksen avulla. 2. Tuloksena - Kaikki organisaatiossa työskentelevät henkilöt, ketkä ovat arvioineet projektinhallintaosaamisensa ja valinneet sen kehittämiseen itselleen sopivimman menetelmän. Käyttöesimerkki Kertoo koulutussuunnittelijalle, että kuinka monta henkilöä tarvitsee Projektinhallinnan kehittämistä ja minkä Kehittämismenetelmän avulla mieluiten.

9 Raportointi, raporttien tallennus Tallennus välilehdellä voi luodun raporttipohjan tallentaa antamalla Nimi kuvaava nimi, joka näkyy raporttilistauksessa. Kuvaus kertoo raportin käyttötarkoituksen ja sisällön. Katseluoikeus Omat tiedot -sivulla näytetäänkö raporttipohja Omat tiedot / Esimies toimintojen Raportit listauksessa. Näytetään rooleille kertoo mille Security Roles rooleille annetaan oikeudet nähdä raportti. Porautuminen estetty Omat tiedot sivulla estetäänkö raporttipohjan yksityiskohtaisten tietojen näyttäminen. Tallenna painike tallentaa muokatut tiedot Peruuta painike poistuu tallentamatta muokattuja tietoja

10 Raportointi, raporttien vienti Vienti välilehdellä voi luodun raporttipohjan tallentaa tiedostoksi antamalla Tallennusmuoto valitaan tiedostomuoto, johon raportin haluaa tallentaa Excel/Excel (muotoiltu) (taulukko) Pdf (dokumentti) Csv (tekstitiedosto) Text (teksti) Html (hyperteksti) Png (kuva). Asetukset valitaan raportilta tulostettavaksi halutun muotoilun Otsakkeet joka sivulle Suodatinotsakkeet Sisältöotsakkeet Sarakeotsakkeet Riviotsakkeet

11 Raportointi, raporttien tyhjennys/palautus/haku Tyhjennä välilehti tyhjentää raporttipohjan aiemman haun tulokset. Palauta välilehti palauttaa raporttipohjan aiemman (tyhjennyksen jälkeisen) version. Hae toiminnolla voi raporttiin kohdistaa tarkennettuja hakuja Kenttä tietyn kentän nimellä tai sen osalla Hakusana halutulla avainsanalla Alkuaika / Loppuaika halutulla päivämäärällä.

12 OSAAMISENHALLINTA OSAAMISHAKU Peruskäyttäjän pikaohje

13 Osaamishaku Osaamishaku löytyy esimiestoiminnoista, vasemmasta linkkivalikosta. Alkunäytöllä voi hakea itse tallennettuja hakupohjia uudelleen hyödyntäen voi nähdä yhteenveto-taulukon valmiiksi määritellystä mittaristosta. Yhteenveto-taulukon sisällön näkyvyys määräytyy kirjautuneen esimiehen oikeuksien mukaisesti (omat alaiset). Yhteenveto-taulukkoon koostettuja henkilöstötietoja voi katsella (alle avautuvalta nimilistalta) laajentamalla / supistamalla yksikköpuunäkymää napauttamalla + / - organisaation nimeä napauttamalla sarakerivien järjestystä vaihtamalla otsikkonimeä napauttamalla.

14 Osaamisenhaku, tallennetun haun käyttö Itse tallentamasi haut löytyvät napauttamalla listakentän nuolta ja valitsemalla haluttu haku nimeä napauttamalla tai kirjoittamalla haun nimi ja napauttamalla Hae painiketta. Yhteenveto-taulukon luvut päivittyvät tehdyn hakukriteerin tuloksen mukaisesti (esimerkissä löytyi kaksi haettua Digi-osaajaa). Hakutuloksen tarkemmat tiedot näkyvät välilehdillä Yksiköittäin, löytyneet yhteensä Henkilöittäin, löytyneet henkilöt yksilötietoineen Profiileittain, mitä muita osaamisia hakutuloksen henkilöille on arvioituna. Tallennettua hakua voi muokata napauttamalla Muokkaa hakua linkkiä. Hakuehdot voi poistaa napauttamalla Tyhjennä hakuehdot linkkiä.

15 Osaamisenhaku, tallennetun haun muokkaus Valmiiksi tallennetut haut löytyvät napauttamalla listakentän nuolta ja valitsemalla haluttu haku nimeä napauttamalla tai kirjoittamalla haun nimi ja napauttamalla Hae painiketta. Hakuehtoja voi kohdentaa Osaamiset, hakee henkilöille arvioitujen osaamisten tiedoista Henkilöt, hakee henkilöstön. kontaktikorttien tiedoista Tallennettua hakua voi muokata napauttamalla Muokkaa hakua linkkiä. Hakuja voi poistaa kokonaan napauttamalla Poista painiketta. Hakuehdot voi poistaa napauttamalla Tyhjennä hakuehdot linkkiä. Hakuehtoja voi muokata ja tallentaa antamalla haulle kuvaavan nimen * ja käyttötarkoituskuvauksen ja napauttamalla Tallenna painiketta.

16 Osaamisenhaku, uusi haku Uuden haun voi aloittaa napauttamalla Uusi haku linkkiä. Osaamiset -haun hakuehtoina voi käyttää osaamisprofiilien nimiä, niiden sisältämien kenttien ja tekstimuotoisten kenttien arvoja Henkilöt -haun hakuehtoina voi käyttää Yksikkö, Esimies ja kontaktikortin kenttien arvoja Hakuehdot voi poistaa napauttamalla Tyhjennä hakuehdot linkkiä. Hakuehdot voi tallentaa napauttamalla Tallenna hakuehdot linkkiä ja antamalla haulle kuvaavan nimen * ja käyttötarkoituskuvauksen.

17 Osaamisenhaku, osaamisten hakuesimerkkejä 1. Profiilin Ensiaputaidot arvioineita on yhteensä 14 hlöä, jakauma Yksiköittäin ja nimilistaus Henkilöittäin 2. Profiilin Projektinhallinta ja Kentän Kehittämismenetelmä=Kehittämishanke arvioineita on yhteensä 5 hlöä, jakauma Yksiköittäin ja nimilistaus Henkilöittäin