KUNTAPALVELUIDEN SÄHKÖISTÄMINEN DIGIAGENDA

Transkriptio

1 KUNTAPALVELUIDEN SÄHKÖISTÄMINEN DIGIAGENDA VÄLIRAPORTTI Kunnanhallitus IIN KUNTA HALLINTOPALVELUT & MICROPOLIS OY

2 DIGIAGENDAN OHJAUSRYHMÄN TOMINTA Kunnanhallitus hyväksyi kokouksessaan on hallintopalveluiden ja Micropolis Oy:n Innohiili-hankkeen yhteistyönä valmistelemat digitalisoinnin yhteiset periaatteet (Digiagenda) ja toimenpide-ehdotuksen kuntapalveluiden sähköistämisestä. Asiakirjat ohjaavat palveluyksiköitä keskittymään vaikuttavuudeltaan merkittävimpien kuntapalveluiden digitalisointiin. Iin digiagendaan on nostettu osatavoitteiksi energiatehokkuuden ja hiilijalanjäljen pienentäminen palveluiden digitalisoinnin avulla sekä entistä mielekkäämpi ja osallistava palvelutarjonta kunnan vetovoimatekijänä. Toteuttamisen tueksi kunnanhallitus nimesi digiagendan ohjausryhmän, johon nimettiin Teijo Liedes, Riikka Ruonala, Ari Alatossava, Anna Saksio ja Annastiina Junnila. Keväällä 2017 ohjausryhmään kutsuttiin asiantuntijana kunnan sovellus- ja järjestelmäasiantuntijana aloittanut Niina Karvinen. Ohjausryhmä kokoontui kymmen kertaa pidettiin järjestäytymiskokous, jossa työryhmän puheenjohtajaksi valittiin kunnanhallituksen puheenjohtaja Teijo Liedes ja sihteeriksi hallintojohtaja Annastiina Junnila. Kokouksista laadittiin muistiot. Toimialat haastateltiin kukin omissa kokouksissaan (13.10., 1.12., 4.4., 11.4., 12.4., ja 25.4.) etukäteen toimitetun kysymyspatteriston johdattelemana vapaasti keskustellen. Jokaiselta toimialalta oli johdon lisäksi mukana näkemyksiään esittämässä sekä asiakasrajapinnassa työskenteleviä että sovellusten käyttäjiä. Lisäksi kokoonnuttiin edistymisen seurantakokoukseen ja 3.5. väliraportin suunnittelukokoukseen. VUODEN 2017 AJALLE SUUNNITELLUT JA TOTEUTETUT TOIMENPITEET SEKÄ JATKOEHDOTUKSET KOSKIEN HYVÄKSYTTYJÄ TOIMENPIDE-EHDOTUKSIA: Kuntalaisilta kartoitetaan tulevaisuuden palvelu- ja asiointitoiveita (Syksy 2016) Syksyllä julkaistiin mittava kuntalaiskysely Iin kulkuyhteyksistä ja joukkoliikenteestä. Palvelu-ja asiointitoivekyselyä päätettiin siirtää myöhäisemmälle ajankohdalle, kun ohjausryhmä on 1

3 aloittanut toimintansa ja digiasiantuntija on rekrytoitu. Työryhmä harkitsee syksyllä 2017 uudelleen kyselyn tarpeellisuuden. Kevyen tunnistuksen sisältävät lomakkeet/asiointipalvelut muutetaan sähköiseksi (haku-, ilmoittautumis- ja varauslomakkeet). Yksiköt toteuttavat toimet omien talousarviomäärärahojensa puitteissa. Yksiköt ovat toteuttaneet toimia talousarviomäärärahojensa puitteissa. Digiasiantuntija avustaa liikelaitoksia/yksiköitä tarpeen mukaan lomakkeiden muuntamisessa sähköiseen muotoon. Varauslomakkeet: Koulujen liikuntatilojen varausjärjestelmästä on meneillään selvitys, josta mahdollisuuksien mukaan saadaan jo kesäksi käyttöön ensimmäinen kokeiluversio. Varsinainen varausjärjestelmä kaikkien liikuntapaikkojen osalta pyritään saamaan käyttöön loppuvuoden 2017 aikana. Myöhemmin järjestelmään voidaan liittää muitakin varattavia kohteita. Hakulomakkeet: Lähineuvostojen (jatkossa alueiden johtokunnat) avustushakulomakkeita ei ole sähköistetty. Tarkoitukseen ajateltu webrobol -kyselytyökalulla toteutettu hakemus on liikunta-avustusten osalta osoittautunut työlääksi ja toimimattomaksi. Avustuslomakkeiden toteuttamiseksi kartoitetaan uusia vaihtoehtoja. Ilmoittautumislomakkeet: Kunnalla on yleisessä käytössä webropol- kyselytyökalu, jolla voidaan tehdä pienimuotoiset sähköiset ilmoittautumislomakkeet ja äänestykset. Lomake on salattu yhteys (https). Tarvetta kartoitetaan kevään 2017 aikana. Vuoden 2017 alusta käynnistetään Iin kunnan kuntapalvelutietojen kuvaaminen ja lisääminen suomi.fi -palvelunäkymään ( Työhön varataan järjestelmäasiantuntijan työpanos 2017 alkaen. Palvelutietovarannon käyttöönottovelvoite on viimeistään Valtiovartainministeriö on myöntänyt euron avustuksen käyttöönottoon. Tarkoitukseen on haettu PTV pääkäyttäjäja ylläpitäjätunnukset sekä kartoitettu toimialoittain ylläpidettäviä palvelusisältöjä sekä sisältöjen ylläpitäjien ja kirjaajia. Digiasiantuntija on osallistunut käyttäjäkoulutuksiin (pääkäyttäjäkoulutus, metatiedot, haut, palvelujen tuottaminen monituottajatilanteissa). Kesä- 2

4 elokuussa 2017 digiasiantuntija laatii ylläpitovaiheen toimintasuunnitelman sekä tiedotussuunnitelman koko organisaatiolle, sidosryhmille ja johdolle. Suomi.fi -tunnistautumisen (siirtyminen Vetuma-tunnistuksesta) käyttöönottovelvoite on viimeistään Siirtymisen tukirahoitushakemus lähetetty, mutta päätöstä ei ole vielä saatu. Suomi.fi-tunnistuksen käyttöehdot on hyväksytty ja tietolupahakemus varhaiskasvatuksen sähköisen tunnistautumisen osalta on lähetetty. Tietoluvan saamisen jälkeen sovitaan CGI:n kanssa tietojen siirrosta uuteen palveluun. Alustava aikataulu siirtämiselle on laadittu. Käynnistetään ensimmäisen palvelutarjouksen luominen Palvelutarjouksella tarkoitetaan esitäytetyn veroilmoituksen kaltaista palveluprosessia, jossa kunta hyödyntää aiemmin kuntalaisesta kerättyä tietoa rakentaessaan hänelle ehdotuksen siitä, miten kunta voisi kuntalaista palvella. Keskeisiä elementtejä palvelutarjouksessa ovat digitalisoinnin ja asiakaskeskeisen palveluprosessin ansiosta syntyvät ennakointi ja automatisointi. Ensimmäinen palvelutarjous toteutetaan osana Micropoliksen Innohiili -hankkeen palvelumuotoilullisia toimenpiteitä. (Vuosibudjettiarvio: 5 000, järjestelmän osto tai muokkaus) Digikuntakokeilu - Kokeilukulttuuri toimintatapojen kehittäjänä Digikuntakokeilussa kehitetään kunnan palveluita ja toimintatapoja kokeilukulttuuria hyödyntämällä. Samalla edistetään kokeilukulttuuriajattelua ja -asennetta, kuntien verkostoitumista sekä asiakaslähtöistä toiminnankehittämistä kuntasektorilla. Digikuntakokeilun tavoitteena on edistää kuntien palveluiden tuotanto- ja toimintatapojen ennakkoluulotonta, kuntalaisten hyvinvointia parantavaa ja tulevaisuussuuntautunutta kehittämistä sekä parantaa asiakkuuden johtamisen edellytyksiä. Tähtäimenä on lisäksi antaa muutostukea tulevaisuuden kuntaa rakennettaessa. Digikuntakokeilun tavoitteena on myös aikaansaada näyttöön perustuvaa säästöä sekä hillitä kuntien kustannusten kasvua digitalisaatiota hyödyntämällä. 3

5 Iin kunnan kokeilu: Harrastusten käänteinen vaalikone palvelutarjous (valitaan palvelulle helppokäyttöinen ja kuvaava nimi) Taustalla on valtuustoaloite harrastustakuusta, jossa koottaisiin kaikki harrastukset yhteen paikkaan. Vaalikone ei kysy, mitä haluat harrastaa, vaan kuka sinä olet, ja suosittelee sinulle sen mukaista harrastusta. Vastaukset muodostuvat harrastuskorttien (luettelo) kautta, joiden perusteella vastaukset annetaan automatisoidusti. Palveluntarjoajat täyttävät harrastuskortit itsenäisesti ja ne vanhentuvat vaalikoneesta sesongeittain. Peliä eteenpäin pelaamalla käyttäjä tekee valintoja, jonka perusteella hänelle valikoituu harrastus. Vaalikone antaa palveluntarjoajille raportteja siitä minkälaisia harrastuksia ihmiset haluaisivat harrastaa. Kokeilun kautta on rakennettu vaalikonetta palvelumuotoilun keinoin yhdessä Micropolis Oy:n InnoHiili hankkeen kanssa toukokuussa Palvelumuotoilun asiantuntija on toiminut Palvelumuotoilu Palo (kymmenen työpäivää InnoHiili hankkeen kautta). Jatkossa voidaan hyödyntää myös menetelmäosaamisen asiantuntijapalveluita Digikuntakokeilun kautta (viisi työpäivää). Asiantuntijoiksi on valittu Mikko Wennberg (Owal Group Oy / arviointi) sekä Jaana Utti (Tamora Oy / kokeilukulttuuri). Ensimmäisen palvelutarjouskokeilun jälkeen päästään myös kokeilemaan ja kehittämään vaikuttavaa arviointimallia, josta haetaan monistettavaa työkalua myös tuleville projekteille ja hankkeille kunnassa. Arviointimalli auttaa hankkeen tavoitteen asettelussa, organisoinnissa ja toimeenpanossa, tuotosten ja tulosten arvioinnissa sekä vaikutusten arvioinnissa (sisäisesti ja ulkoisesti asiantuntijan avustuksella). Syksyllä 2017 saamme sparrausta kokeilukulttuuriosaamiseen liittyen. Vaikuttaja-/sparraajakuntana Iille toimii Espoo. Mahdollinen kokeilujen tulosten perusteella valittava työkalu Harrastusten käänteiselle vaalikoneelle on oululainen ZEF Global työkalu. Iin kokeilun on todettu kiinnostavan kansallisesti ja kerättyjä oppeja päästää jakamaan muille Suomen kokeilukunnilla loppuvuoden 2017 aikana. Kokeilusta toivotaan kansallisesti monistettavaa mallia, sillä tunnistettu terve on yhteinen koko maassa. 4

6 Kunnan sähköinen hallinnointi voimaantuleva hallintosääntö on sähköisten kokousten, materiaalien, äänestysten, läsnäolojärjestelmän ja sähköisen päätöksenteon käyttöön osalta muotoiltu mahdollistavaksi. Valtuuston osalta määrätään seuraavaa: Valtuuston varsinaisessa kokouksessa voidaan käyttää sähköistä asiahallinta- tai äänestysjärjestelmää. Kokouskutsu, esityslista, liitteet ja oheismateriaali voidaan lähettää sähköisesti. Tällöin kunnanhallitus vastaa siitä, että tähän tarvittavat tekniset laitteet, järjestelmät ja tietoliikenneyhteydet ovat käytettävissä. Puheenvuoro on pyydettävä sähköisesti/selvästi havaittavalla tavalla tai toimittamalla puheenjohtajalle kirjallinen puheenvuoropyyntö. Äänestys toimitetaan nimenhuudolla tai valtuuston päättämällä muulla tavalla. Muiden toimielinten kokouksista määrätään seuraavasti: Varsinaisessa kokouksessa voidaan käyttää sähköistä asiahallinta- tai äänestysjärjestelmää. Kokouskutsu lähetetään jäsenille ja muille, joilla on läsnäolo-oikeus tai -velvollisuus, toimielimen päättämällä tavalla. Kokouskutsu, esityslista, liitteet ja oheismateriaali voidaan lähettää sähköisesti. Tällöin kunnanhallitus vastaa siitä, että tähän tarvittavat tekniset laitteet, järjestelmät ja tietoliikenneyhteydet ovat käytettävissä. Pöytäkirja voidaan allekirjoittaa ja tarkastaa sähköisesti. Hallintojohtaja on tehnyt talousarvion perusteluihin ja määrärahoihin perustuvan päätöksen sähköisen kokoushallintajärjestelmän hankkimisesta. Järjestelmä integroidaan Dynastyasianhallintajärjestelmään, josta kokousmateriaalit siirretään toimielinten työtiloihin. Toistaiseksi järjestelmä ei mahdollista pöytäkirjan muotoilua kokoustyötilassa ja siirtoa Dynastyyn. Järjestelmän hankinnan lisäksi talousarvioon on varattu määräraha laitehankintoihin eri toimielinten luottamushenkilöille. Kunnan käyttöön tarjoamien laitteiden lisäksi luottamushenkilöt voivat halutessaan käyttää korvausta vastaan omia laitteita, jos ne täyttävät järjestelmän asettamat ehdot. Laitteiden hankintatarve kartoitetaan luottamushenkilöiden valinnan jälkeen. Hankittavat laitteet ovat joko tabletteja tai minilaptop-tietokoneita valinnan mukaan. Järjestelmän käyttö 5

7 edellyttää myös ii.fi-sähköpostitunnuksen luomista kaikille järjestelmää käyttäville luottamushenkilöille. Yhtenäinen osoitteisto sujuvoittaa osaltaan myös viestintää ja parantaa tietoturvaa. Järjestelmä otetaan käyttöön asteittain alkaen kunnanhallituksesta. Kunnanhallituksen on ennen käyttöönottoa päätettävä hallintosäännön edellyttämänä, että kokouskutsu toimitetaan järjestelmän kautta. Jokainen toimielin tekee osaltaan päätöksen siirtymisestä sähköiseen kokoushallintojärjestelmään talousarvion perusteluiden mukaisesti vuoden loppuun mennessä. UUDET TOIMENPITEET JA JATKOEHDOTUKSET Digiagendaa koordinoiva ohjausryhmä on haastatellut toimialat tarkoituksenaan kartoittaa mm. kunnan sisäisten palveluiden ja prosessien sähköistämisen tarve. Yhteisenä tarpeena kaikilla yksiköillä on sisäisen viestinnän selkeyttäminen ja jäsentäminen. Samoin esimerkiksi sisäinen dokumenttien hallinta. Intranetin tarve on noussut esille kaikissa keskusteluissa. Ohjelmistoja, järjestelmiä ja sähköisiä työvälineitä on useita, eivätkä ne aina keskustele parhaalla mahdollisella tavalla keskenään. Useimmissa keskusteluissa nousee esille myös ulkoisen viestinnän (kotisivut) haasteet sekä tarve tukea ja lisätä viestinnän osaamista koulutuksella. Yksittäisinä isompina tarpeina ovat nousseet esiin hankintarajat ylittävien kilpailutusten sähköisen järjestelmän ja sähköisen liikuntapaikkojen varausjärjestelmän hankkiminen. Oulunkaaren kuntayhtymän kautta kunnalla on käytössä Office365 pilvipalvelu, jonka käytön mahdollisimman monipuolista hyödyntämistä digiasiantuntija kartoittaa. Kunnassa on käynnistynyt mm. Yammer -työkalun kokeilu yksikön sisäisessä viestinnässä. SharePoint työkalun käyttömahdollisuus intranet-tarpeeseen on niin ikään selvityksen alla. Office365 -palvelun ohella on pyydetty tarjouksia myös muilta toimittajilta sekä intranetin että sähköisen varauskalenterin osalta. Ratkaisut pyritään löytämään olemassa olevia palveluita paremmin ja laajemmin hyödyntämällä. Näin voidaan välttämää uusien erillisten ohjelmien määrän kasvaminen aiheetta. Kaikissa toimissa huomioidaan digitaalisen turvallisuuden kehittäminen ja tietoturvaan kiinnitetään erityistä huomiota. 6