OHJEET SISÄMARKKINOIDEN HARMONISOINTIVIRASTOSSA (TAVARAMERKIT JA MALLIT) SUORITETTAVAAN YHTEISÖN TAVARAMERKKIEN TUTKINTAAN OSA E REKISTERÖINTITOIMET

Transkriptio

1 OHJEET SISÄMARKKINOIDEN HARMONISOINTIVIRASTOSSA (TAVARAMERKIT JA MALLIT) SUORITETTAVAAN YHTEISÖN TAVARAMERKKIEN TUTKINTAAN OSA E REKISTERÖINTITOIMET JAKSO 5 ASIAKIRJOJEN NÄHTÄVILLE PYYTÄMINEN Ohjeet virastossa suoritettavaan tutkintaan, osa E, Rekisteröintitoimet Sivu 1

2 Sisällysluettelo 1 Yleiset periaatteet Yhteisön tavaramerkkirekisteri Julkinen nähtävilläolo Henkilöt/yhteisöt, joilla on valtuudet pyytää pääsyä asiakirjoihin Asiakirjavihkoihin sisältyvät asiakirjat Yhteisön tavaramerkkihakemuksiin liittyvät asiakirjat Rekisteröityihin yhteisön tavaramerkkeihin liittyvät asiakirjat Euroopan unionin nimeäviin kansainvälisiin tavaramerkkeihin liittyvät asiakirjat Asiakirjavihkojen osat, jotka eivät ole julkisia Asiakirjat, jotka eivät ole julkisia Esteellisyyteen ja jääväämiseen liittyvät asiakirjat Päätös- ja lausuntoluonnokset ja sisäiset asiakirjat Asiakirjavihkojen osat, jotka asianosainen on erityisesti halunnut pitää luottamuksellisina Tavaramerkin hakijan tai haltijan pääsy ei-julkisiin asiakirjoihin Viraston menettelyt, jotka koskevat tietojen nähtäville saamiseksi tehtäviä hakemuksia Pääsy asiakirjoihin verkossa Ladattavat oikeaksi todistetut jäljennökset Sähköiset hakemukset tietojen nähtäville saamiseksi Kirjalliset hakemukset tietojen nähtäville saamiseksi Kielet Tavaramerkkihakemukset Rekisteröidyt tavaramerkit Edustaminen ja valtuuttaminen Tietojen nähtäville saamiseksi tehtävän hakemuksen sisältö Puutteet Maksut asiakirjavihkoissa olevien tietojen nähtäville saamisesta ja toimittamisesta Asiakirjavihkoissa olevien tietojen toimittaminen Asiakirjojen nähtäville asettaminen Maksun laiminlyönnin seuraukset Vaatimukset, jotka koskevat kolmansien osapuolten oikeutta saada nähtäville julkaisematonta hakemusta koskevia asiakirjoja Suostumus Ilmoitus aikomuksesta vedota tavaramerkkiin kuuluviin oikeuksiin Tietojen nähtäville saamista koskevan hakemuksen hyväksyminen ja nähtävilläolon järjestäminen Ohjeet virastossa suoritettavaan tutkintaan, osa E, Rekisteröintitoimet Sivu 2

3 Tietojen toimittaminen asiakirjavihkoista Jäljennökset asiakirjavihkojen asiakirjoista Menettelyt, joiden avulla jäsenvaltioiden tuomioistuimet tai viranomaiset pääsevät tutustumaan asiakirjoihin Ei maksua Julkaisemattomiin hakemuksiin ei sovelleta rajoituksia Nähtäville asettamisen tavat Ohjeet virastossa suoritettavaan tutkintaan, osa E, Rekisteröintitoimet Sivu 3

4 1 Yleiset periaatteet Tavaramerkkiasetuksen 87, 88 ja 90 artikla Tavaramerkkiasetuksen täytäntöönpanoasetuksen 84 säännön 1 kohta sekä 89, 90, 92 ja 93 sääntö Tavaramerkkiä koskevan maksuasetuksen 2 artiklan 27 kohta Yhteisön tavaramerkkiä koskevassa järjestelmässä on vakiintuneena periaatteena, että yhteisön tavaramerkkirekisteri sisältää kaikki yhteisön tavaramerkkejä koskeviin hakemuksiin ja rekisteröityihin yhteisön tavaramerkkeihin liittyvät tiedot ja antaa viitteitä myös asetuksissa tarkoitettujen Euroopan unionin nimeävien kansainvälisten tavaramerkkien rekisteristä ja että asiakirjavihkot sisältävät kaiken kyseisiin tavaramerkkeihin liittyvän kirjeenvaihdon ja päätökset. Viraston rekisteri ja asiakirjavihkot ovat periaatteessa julkisia. Ennen hakemuksen julkaisua asiakirjoihin pääsee tutustumaan vain poikkeustapauksissa. Kaikki rekisterin tiedot tallennetaan sähköiseen tietokantaan ja julkaistaan tarvittaessa yhteisön tavaramerkkilehdessä sähköisessä muodossa. Näissä ohjeissa käsitellään erityisesti julkista nähtävilläoloa. Julkiseen nähtävilläoloon voi sisältyä asiakirjavihkon asiakirjan (asiakirjojen) nähtäville asettaminen tietojen toimittaminen asiakirjavihkojen sisältämistä tiedoista, mikä tarkoittaa tietojen toimittamista asiakirjavihkoissa olevista tietyistä tiedoista ilman, että varsinaista asiakirjavihkon asiakirjaa (asiakirjoja) toimitetaan asiakirjojen oikeaksi todistettujen tai todistamattomien jäljennösten saaminen. Näissä ohjeissa termiä julkinen nähtävilläolo käytetään kaikista kolmesta edellä mainitusta julkisen nähtävilläolon muodosta, ellei toisin mainita. 2 Yhteisön tavaramerkkirekisteri Tavaramerkkiasetuksen 87 artikla Tavaramerkkiasetuksen täytäntöönpanoasetuksen 84 sääntö Rekisteriä ylläpidetään sähköisessä muodossa, ja se koostuu viraston tietokantajärjestelmään tehdyistä merkinnöistä. Siihen voi tutustua rajoituksetta viraston yleisölle tarkoitetulla verkkosivustolla. Joitakin rekisterin tietoja ei ole vielä saatavissa sähköisesti. Niihin voi tutustua vain tekemällä tietopyynnön tai pyytämällä rekisteristä oikeaksi todistetun tai todistamattoman otteen, joka on maksullinen. Ohjeet virastossa suoritettavaan tutkintaan, osa E, Rekisteröintitoimet Sivu 4

5 3 Julkinen nähtävilläolo 3.1 Henkilöt/yhteisöt, joilla on valtuudet pyytää pääsyä asiakirjoihin Säännöt, jotka koskevat pääsyä asiakirjoihin, ja pääsyn laajuus vaihtelevat tarkastuksen pyytäjän mukaan. Asetuksessa ja täytäntöönpanoasetuksessa erotetaan seuraavat kolme luokkaa: yhteisön tavaramerkin hakija/haltija kolmannet osapuolet jäsenvaltioiden tuomioistuimet tai viranomaiset. Tietojen asettaminen jäsenvaltioiden tuomioistuinten tai viranomaisten nähtäville kuuluu viraston kanssa tehtävän hallinnollisen yhteistyön piiriin (ks. luku 6 jäljempänä). 3.2 Asiakirjavihkoihin sisältyvät asiakirjat Tavaramerkkihakemukseen liittyviin asiakirjavihkoihin sisältyvät viraston ja hakijan välinen kirjeenvaihto, hakemuksen käsittelyn aikana laaditut asiakirjat sekä kaikki kirjeenvaihto, joka koskee tuloksena olevaa yhteisön tavaramerkkiä. Asiakirjavihkoon eivät sisälly kansallisten virastojen tutkimuskertomukset. Viraston väite-, mitätöinti- ja muutoksenhakumenettelyihin tai muihin menettelyihin liittyvät asiakirjat, kuten merkinnät (luovutus, käyttölupa jne.), ovat myös osa asiakirjavihkoja. Kun osapuolet käyttävät viraston tarjoamia sovittelupalveluja valituslautakuntien puheenjohtajiston 14. huhtikuuta 2011 tekemän kiistojen sovinnollista ratkaisemista koskevan päätöksen N:o mukaisesti, kyseiseen sovitteluun liittyvä kirjeenvaihto ei sisälly asiakirjoihin miltään osin. Tavaramerkkiasetuksen täytäntöönpanoasetuksen 91 sääntö Vaikka tavaramerkkihakemus ei ole enää vireillä tai tavaramerkin rekisteröinti lakkaa olemasta voimassa, niihin liittyviä asiakirjavihkoja voidaan asettaa nähtäville, aivan kuin hakemus olisi yhä vireillä tai rekisteröinti voimassa, niin kauan kuin asiakirjavihkoja säilytetään. Tavaramerkkihakemus lakkaa olemasta vireillä, kun se on hylätty, peruutettu tai katsottu peruutetuksi, ja tavaramerkin rekisteröinti lakkaa olemasta voimassa, kun se umpeutuu, kun siitä on luovuttu tai kun tavaramerkki on julistettu mitättömäksi tai menetetyksi. Virasto säilyttää täydelliset asiakirjavihkot vähintään viiden vuoden ajan sen vuoden lopusta lukien, jona kyseisestä hakemuksesta on tehty päätös. Ohjeet virastossa suoritettavaan tutkintaan, osa E, Rekisteröintitoimet Sivu 5

6 3.2.1 Yhteisön tavaramerkkihakemuksiin liittyvät asiakirjat Tavaramerkkiasetuksen 39 ja 88 artikla Tavaramerkkiasetuksen täytäntöönpanoasetuksen 12 ja 85 sääntö sekä 89 säännön 2 kohta Yhteisön tavaramerkkihakemuksiin liittyvät asiakirjat ovat julkisesti nähtävillä, kun virasto on julkaissut hakemuksen yhteisön tavaramerkkilehdessä. Julkaisupäivä on tavaramerkkilehdessä ilmoitettava päivämäärä, ja se merkitään INID-koodilla 442 rekisteriin. Julkaisemattomiin hakemuksiin liittyvien tietojen jakaminen sähköisesti tai muutoin ei ole tavaramerkkiasetuksen 39 artiklassa tai täytäntöönpanoasetuksen 12 säännössä tarkoitettua hakemuksen julkaisemista. Julkista nähtävilläoloa ennen hakemuksen julkaisua on rajoitettu, ja se on mahdollista vain, jos toinen seuraavista ehdoista täyttyy: Tavaramerkin hakija on suostunut tavaramerkkihakemukseen liittyvien asiakirjojen nähtäville asettamiseen (ks. kohta jäljempänä). Nähtäville asettamista pyytävä voi todistaa, että tavaramerkin hakija on ilmoittanut vetoavansa tavaramerkin rekisteröinnin jälkeen siihen kuuluviin oikeuksiin asiakirjojen pyytäjää vastaan (ks. kohta jäljempänä). Tavaramerkkiasetuksen 36 artiklan 3 kohta Tavaramerkkiasetuksen täytäntöönpanoasetuksen 91 sääntö Hakija pääsee aina tutustumaan omaa tavaramerkkihakemustaan koskeviin asiakirjoihin. Näihin kuuluvat seuraavat asiakirjat: tavaramerkkihakemus, vaikka virasto olisi kieltäytynyt antamasta sille hakemispäivää tai vaikka hakemus ei täyttäisi hakemispäivän antamista koskevia vähimmäisvaatimuksia, mikä tarkoittaa, että hakemusta ei käsitellä tavaramerkkihakemuksena eikä tavaramerkkihakemusta lain näkökulmasta ole olemassa asiakirjat, niin kauan kuin niitä säilytetään (ks. kohta 3.2), vaikka tavaramerkkihakemus olisi hylätty tai peruutettu Rekisteröityihin yhteisön tavaramerkkeihin liittyvät asiakirjat Yhteisön tavaramerkkeihin liittyvät asiakirjat ovat tavaramerkin rekisteröimisen jälkeen julkisesti nähtävillä Euroopan unionin nimeäviin kansainvälisiin tavaramerkkeihin liittyvät asiakirjat Tavaramerkkiasetuksen 151 ja 152 artikla Tavaramerkkiasetuksen täytäntöönpanoasetuksen 89 sääntö Euroopan unionin nimeävällä kansainvälisellä rekisteröinnillä on Madridin pöytäkirjan 3 artiklan 4 kohdassa tarkoitetusta rekisteröintipäivästä lähtien ja Madridin pöytäkirjan Ohjeet virastossa suoritettavaan tutkintaan, osa E, Rekisteröintitoimet Sivu 6

7 3 ter artiklan 2 kohdassa tarkoitetun rekisteröinnin jälkeen tapahtuvan Euroopan yhteisön nimeämisen jälkeen sama vaikutus kuin yhteisön tavaramerkkihakemuksella. Se on itse asiassa yksinoikeus, joita hallinnoi Genevessä toimivan Maailman henkisen omaisuuden järjestön (WIPO) kansainvälinen toimisto Madridin pöytäkirjan mukaisesti. WIPO käsittelee hakemuksen ja lähettää sen SMHV:lle käsiteltäväksi tavaramerkkiasetuksessa säädettyjen ehtojen mukaisesti. Vaikutus on sama kuin tavaramerkin suoralla hakemisella. Viraston säilyttämät Euroopan unionin nimeäviin kansainvälisiin rekisteröinteihin liittyvät asiakirjat saa pyynnöstä nähtäville tavaramerkkiasetuksen 152 artiklan 1 kohdassa tarkoitetun julkaisupäivän jälkeen tavaramerkkiasetuksen täytäntöönpanoasetuksen 88 säännön mukaisesti. 4 Asiakirjavihkojen osat, jotka eivät ole julkisia 4.1 Asiakirjat, jotka eivät ole julkisia Tavaramerkkiasetuksen 137 artikla Tavaramerkkiasetuksen täytäntöönpanoasetuksen 88 sääntö Asiakirjavihkot voivat sisältää tiettyjä asiakirjoja, joita ei aseteta julkisesti nähtäville. Näitä ovat: viraston henkilöstön esteellisyyteen ja jääväämiseen esimerkiksi puolueellisuusepäilyn vuoksi liittyvät asiakirjat päätös- ja lausuntoluonnokset ja muut päätösten ja lausuntojen valmisteluun liittyvät sisäiset asiakirjat asiakirjavihkon osat, jotka asianosainen on erityisesti halunnut pitää luottamuksellisina kaikki asiakirjat, jotka liittyvät viraston kehotukseen pyrkiä sovintoratkaisuun, paitsi sellaiset asiakirjat, joilla on välitön vaikutus tavaramerkkiin, kuten rajoitukset, luovutukset jne. ja jotka on ilmoitettu virastolle. (Sovintomenettelyjä käsitellään kohdassa 3.2.1) Esteellisyyteen ja jääväämiseen liittyvät asiakirjat Tavaramerkkiasetuksen täytäntöönpanoasetuksen 88 säännön a kohta Poikkeus koskee asiakirjoja, joissa tutkija ilmoittaa pitävänsä itseään esteellisenä osallistumaan tapauksen käsittelyyn, ja asiakirjoja, joissa kyseinen henkilö tekee havaintoja menettelyn osapuolen esittämästä esteellisyyteen tai puolueellisuutta koskevaan epäilyyn perustuvasta jääväämisvaatimuksesta. Poikkeus ei kuitenkaan koske kirjeitä, joissa menettelyn osapuoli esittää, joko erikseen tai yhdessä muiden lausuntojen kanssa, jääväämistä esteellisyyden tai puolueellisuutta koskevan epäilyn vuoksi, eikä päätöksiä siitä, mihin toimenpiteisiin edellä mainituissa tapauksissa olisi ryhdyttävä. Päätös, jonka viraston toimivaltainen elin tekee ilman vetäytynyttä tai jäävättyä henkilöä, kuuluu asiakirjavihkoihin. Ohjeet virastossa suoritettavaan tutkintaan, osa E, Rekisteröintitoimet Sivu 7

8 4.1.2 Päätös- ja lausuntoluonnokset ja sisäiset asiakirjat Tavaramerkkiasetuksen täytäntöönpanoasetuksen 88 säännön b kohta Tämä poikkeus koskee päätösten ja lausuntojen valmistelussa käytettäviä asiakirjoja, kuten tutkijan laatimia raportteja ja muistiinpanoja, jotka sisältävät arvioita tai ehdotuksia jonkin tapauksen käsittelemiseksi tai päätöksen tekemiseksi, taikka huomautuksia, jotka sisältävät yleisiä tai erityisiä ohjeita tiettyjen tapausten käsittelemiseksi. Asiakirjat, jotka sisältävät viraston antaman ilmoituksen, tiedonannon tai lopullisen päätöksen tietystä tapauksesta, eivät sisälly tähän poikkeukseen. Menettelyn osapuolelle tiedoksi annettavan asiakirjan on oltava alkuperäinen asiakirja, viraston oikeaksi todistama tai viraston sinetillä varustettu jäljennös tai tietokonetuloste, jossa on mainittu sinetti. Asiakirjavihkoon on jätettävä ilmoituksesta, tiedoksiannosta tai päätöksestä joko alkuperäinen kappale tai jäljennös. Viraston huomautukset ja ohjeet, jotka liittyvät yleisiin menettelyihin ja tapausten käsittelyyn, kuten nämä ohjeet, eivät kuulu asiakirjavihkoihin. Sama koskee tehtävänjakoon liittyviä toimenpiteitä ja ohjeita Asiakirjavihkojen osat, jotka asianosainen on erityisesti halunnut pitää luottamuksellisina Tavaramerkkiasetuksen täytäntöönpanoasetuksen 88 säännön c kohta Asiakirjavihkojen osat, jotka asianosainen on erityisesti halunnut pitää luottamuksellisina ennen kuin hakemus nähtäville saamisesta tehtiin, eivät ole julkisia, jollei sellaisen osan nähtäville saaminen ole perusteltua sitä pyytävän osapuolen ensisijaisten laillisten oikeuksien kannalta. Ehtona on, että asianosainen on asiakirjan toimittaessaan erityisesti ilmaissut haluavansa pitää asiakirjan luottamuksellisena. Asianosainen ei voi vaatia asiakirjan julistamista luottamukselliseksi myöhemmässä vaiheessa. Jos on vedottu siihen, että asiakirjan luottamuksellisena pitämisessä on kyse erityisestä intressistä, viraston on tarkistettava, onko erityinen intressi osoitettu riittävän hyvin. Tähän kategoriaan kuuluvien asiakirjojen on oltava peräisin asianosaiselta (esimerkiksi tavaramerkin hakijalta tai väitteentekijältä). Erityisen intressin on liityttävä asiakirjan luottamukselliseen luonteeseen tai arvoon liikesalaisuutena. Näin voi olla esimerkiksi silloin, kun hakija on toimittanut asiaa koskevia asiakirjoja todisteaineistoksi luovuttamisen tai käyttöluvan rekisteröintiä koskevan pyynnön yhteydessä. Jos vaatimukset asiakirjojen luottamuksellisina pitämiseksi eivät viraston mielestä täyty, se on yhteydessä asiakirjojen toimittajaan ja tekee päätöksen asiasta. Hakija voi toimittaa todistusaineistoa siten, ettei hänen luottamuksellisina pitämiään osia asiakirjasta paljasteta. Toimitetuista asiakirjan osista on kuitenkin käytävä ilmi tarvittavat tiedot. Kun sopimuksia tai muita asiakirjoja toimitetaan todistusaineistoksi luovutuksesta tai käyttöluvasta, tietyt tiedot voidaan pyyhkiä yli tai joitain sivuja voidaan poistaa ennen aineiston toimittamista virastolle. Ohjeet virastossa suoritettavaan tutkintaan, osa E, Rekisteröintitoimet Sivu 8

9 Jos virasto kehottaa väite- tai mitätöintimenettelyn osapuolia harkitsemaan sovittelumenettelyä, kaikki asiaan liittyvät asiakirjat, joissa viitataan kyseiseen menettelyyn, ovat luottamuksellisia eikä niitä periaatteesta anneta julkisesti nähtäville. Tavaramerkkiasetuksen 58 artiklan 2 kohta Asiakirjat, joiden luottamuksellisuuden virasto on hyväksynyt ja jotka näin ollen eivät ole julkisia, voidaan kuitenkin antaa sellaisen henkilön nähtäville, joka voi esittää itsellään olevan ensisijainen laillinen oikeus tutkia asiakirja. Ensisijainen laillinen oikeus on oltava nähtäville asettamista pyytävällä henkilöllä. Jos asiakirjavihko sisältää tällaisia asiakirjoja, virasto ilmoittaa nähtäville saamista hakevalle niiden olemassaolosta ja luonteesta. Tämän jälkeen nähtäville saamista hakeva henkilö voi päättää, haluaako hän esittää pyynnön vetoamalla ensisijaiseen lailliseen oikeuteen. Jokainen pyyntö on tutkittava erikseen tosiseikkojen perusteella. Viraston on ennen pyynnön hylkäämistä annettava nähtäville asettamista pyytävälle osapuolelle mahdollisuus esittää huomautuksensa. Pyyntö ja huomautukset on lähetettävä asianosaiselle, jolla on oikeus tulla kuulluksi, ennen kuin viraston ei-julkisiksi julistamat asiakirjat annetaan nähtäville. Viraston on päätettävä, annetaanko kyseiset asiakirjat nähtäväksi. Osapuoli, jolle päätös on vastainen, voi hakea siihen muutosta. 4.2 Tavaramerkin hakijan tai haltijan pääsy ei-julkisiin asiakirjoihin Tavaramerkkiasetuksen täytäntöönpanoasetuksen 88 sääntö Kun tavaramerkin hakija tai haltija pyytää pääsyä omaan asiakirjavihkoonsa, se tarkoittaa pääsyä kaikkiin asiakirjavihkoon sisältyviin asiakirjoihin, lukuun ottamatta 88 säännön a ja b kohdassa tarkoitettuja asiakirjoja. Kun inter partes -menettelyssä toinen asianosainen (väitteentekijä tai menettämis- tai mitättömyysvaatimuksen tekijä) on erityisesti halunnut pitää asiakirjan luottamuksellisena kolmansien osapuolten suhteen, sille ilmoitetaan, että asiakirjoja ei voida pitää luottamuksellisina menettelyn toiseen osapuoleen nähden, ja sitä kehotetaan joko antamaan asiakirjat nähtäville tai poistamaan ne menettelystä. Jos se vahvistaa luottamuksellisuuden, asiakirjoja ei lähetetä toiselle osapuolelle, eikä virasto ota niitä huomioon päätöksenteossa. Jos se sen sijaan haluaa, että asiakirjat otetaan huomioon, mutta ei halua antaa niitä kolmansien tahojen saataville, asiakirjat voidaan lähettää menettelyn toiselle osapuolelle siten, että ne eivät ole kolmansien nähtävillä (ks. ohjeiden osa C, Väitemenettely, jakso 1, Menettelyjä koskevat asiat). Ohjeet virastossa suoritettavaan tutkintaan, osa E, Rekisteröintitoimet Sivu 9

10 5 Viraston menettelyt, jotka koskevat tietojen nähtäville saamiseksi tehtäviä hakemuksia 5.1 Pääsy asiakirjoihin verkossa Asiakirjojen sisältöön pääsee tutustumaan tutustua SMHV:n verkkosivuston kautta. Asiakirjoihin voi tutustua veloituksetta edellyttäen, että tavaramerkkihakemus on julkaistu. 5.2 Ladattavat oikeaksi todistetut jäljennökset Viraston pääjohtajan päätös nro EX-11 03, annettu , virastosta lähetettävistä ja virastoon saapuvista sähköisistä viesteistä (sähköisiä viestejä koskeva peruspäätös), 20 artikla. Oikeaksi todistettuja jäljennöksiä tavaramerkkihakemuksesta tai tavaramerkin rekisteröintitodistuksesta valitulle tavaramerkille voidaan luoda automaattisesti ja ladata suoran linkin kautta SMHV:n verkkosivustolta. Asiakirjaluettelossa olevan asiakirjan viereen tulee kuvake, josta oikeaksi todistettu jäljennös voidaan ladata. Kuvaketta painamalla saadaan asiakirjan oikeaksi todistettu jäljennös PDF-muodossa. PDF-asiakirjassa on kansilehti, jossa oikeaksi todistettu asiakirja esitellään SMHV:n viidellä kielellä. Siinä on myös alkuperäisen asiakirjan yksilöllinen tunnuskoodi ja varsinainen oikeaksi todistettu asiakirja (tavaramerkkihakemuslomake tai tavaramerkin rekisteröintitodistus). Asiakirjan jokaisella sivulla on oltava ylä- ja alatunniste, jotka sisältävät oikeaksi todistetun asiakirjan aitouden varmistavia tärkeitä tietoja: yksilöllinen tunnuskoodi, leima jäljennös, SMHV:n oikeaksi todistettujen jäljennösten antamisesta vastaavan toimihenkilön allekirjoitus, oikeaksi todistetun jäljennöksen päivämäärä, tavaramerkin numero ja sivunumero. Ilmoitettu päivämäärä on päivä, jona oikeaksi todistettu jäljennös on luotu automaattisesti. Automaattisesti luodut oikeaksi todistetut jäljennökset ovat arvoltaan samanlaisia kuin pyynnöstä lähetetyt paperiset oikeaksi todistetut jäljennökset, ja niitä voidaan käyttää sähköisessä muodossa tai tulostettuina. Kun viranomainen saa oikeaksi todistetun jäljennöksen, se voi tarkistaa alkuperäisen asiakirjan sähköisesti oikeaksi todistetussa jäljennöksessä olevan yksilöllisen tunnuskoodin perusteella. SMHV:n verkkosivuston kohdassa Tietokannat on linkki Jäljennösten todentaminen Linkkiä napsauttamalla tulee esiin laatikko, johon voi kirjoittaa yksilöllisen tunnuskoodin ja hakea näytölle alkuperäisen asiakirjan SMHV:n sähköisistä järjestelmistä. On muistettava, että oikeaksi todistetussa jäljennöksessä olevat tiedot vastaavat hakemuksen/rekisteröinnin päivämäärää vastaavia tietoja. Tavaramerkki on voitu luovuttaa, siitä on voitu luopua joko kokonaan tai osittain, tai siihen on voinut kohdistua muita suojan laajuuteen vaikuttavia toimenpiteitä, jotka eivät näy tavaramerkkihakemuksen tai rekisteröintitodistuksen oikeaksi todistetussa jäljennöksessä. Ajantasaista tietoa saa sähköisistä tietokannoista tai pyytämällä oikeaksi todistetun rekisteriotteen. Ohjeet virastossa suoritettavaan tutkintaan, osa E, Rekisteröintitoimet Sivu 10

11 5.3 Sähköiset hakemukset tietojen nähtäville saamiseksi Tietojen nähtäville saamista voidaan hakea sähköisesti. Käyttäjät voivat avata hakemuslomakkeen napsauttamalla kuvaketta valitun tavaramerkin tarkat tiedot sisältävällä sivulla. Heidät ohjataan käyttäjätilille, jossa heidän on kirjauduttava sisään ja täytettävä nähtäville saamista koskeva hakemus. Siihen merkitään halutut asiakirjojen oikeaksi todistetut tai todistamattomat jäljennökset. 5.4 Kirjalliset hakemukset tietojen nähtäville saamiseksi Tavaramerkkiasetuksen täytäntöönpanoasetuksen 79 sääntö Tietojen nähtäville saamista voi hakea lähettämällä virallisen hakemuksen, joka on saatavilla kaikilla viraston kielillä kohdassa Application for an Inspection of File tai vastaavan pyynnön. Tavaramerkkiasetuksen täytäntöönpanoasetuksen 80 ja 82 sääntö Hakemus tietojen nähtäville saamiseksi voidaan lähettää allekirjoitettuna alkuperäiskappaleena faksilla, postissa tai sähköisillä välineillä (ks. kohta 5.3 edellä). 5.5 Kielet Tietojen nähtäville saamista koskevissa hakemuksissa on käytettävä yhtä jäljempänä määritellyistä kielistä Tavaramerkkihakemukset Tavaramerkkiasetuksen täytäntöönpanoasetuksen 95 säännön a kohta Jos hakemus tietojen nähtäville saamiseksi koskee joko julkaistua tai julkaisematonta yhteisön tavaramerkkihakemusta, se on jätettävä kielellä, jota on käytetty tavaramerkkihakemusta jätettäessä ( ensimmäinen kieli ), tai tavaramerkin hakijan hakemuksessaan osoittamalla toisella kielellä ( toinen kieli ). Jos hakemus tietojen nähtäville saamiseksi jätetään muulla kuin edellä määritellyillä kielillä, hakijan on toimitettava hakemus käännettynä jommallekummalle edellä määritellyistä kielistä oma-aloitteisesti kolmen kuukauden kuluessa. Ellei käännöstä toimiteta määräajassa, katsotaan, ettei hakemusta tietojen nähtäville saamiseksi ole jätetty. Tätä ei sovelleta, jos nähtäville saamista hakeva ei ole voinut olla tietoinen tavaramerkkihakemuksessa määritellyistä kielistä (näin voi olla asianlaita vain silloin, kun kyseistä tietoa ei ole saatavilla sähköisessä rekisterissä ja hakemus voidaan käsitellä heti). Tässä tapauksessa nähtäville saamista koskeva hakemus voidaan jättää millä tahansa viraston viidestä kielestä. Ohjeet virastossa suoritettavaan tutkintaan, osa E, Rekisteröintitoimet Sivu 11

12 5.5.2 Rekisteröidyt tavaramerkit Tavaramerkkiasetuksen täytäntöönpanoasetuksen 95 säännön b kohta ja 98 sääntö Rekisteröityä tavaramerkkiä koskeva hakemus tietojen nähtäville saamiseksi on jätettävä jollakin viraston viidestä kielestä. Julkista nähtävilläoloa koskevassa menettelyssä on käytettävä nähtäville saamista koskevassa hakemuksessa käytettyä kieltä. Jos hakemus tietojen nähtäville saamiseksi jätetään muulla kuin edellä määritellyillä kielillä, nähtäville saamista pyytävän osapuolen on oma-aloitteisesti toimitettava hakemus käännettynä jollekin edellä määritellyistä kielistä kolmen kuukauden kuluessa. Ellei näin tehdä, katsotaan, ettei hakemusta tietojen nähtäville saamiseksi ole jätetty. 5.6 Edustaminen ja valtuuttaminen Edustajan käyttäminen ei ole pakollista jätettäessä hakemus tietojen nähtäville saamiseksi. Jos edustaja nimetään, sovelletaan edustamista ja valtuuttamista koskevia yleisiä sääntöjä. Katso ohjeiden osa A, Yleiset säännöt, jakso 5, Ammattimainen edustus. 5.7 Tietojen nähtäville saamiseksi tehtävän hakemuksen sisältö Nähtäville saamista koskevassa hakemuksessa, joka mainitaan kohdassa 5.3 ja 5.4 on oltava seuraavat tiedot: Hakemuksen kohteena olevan asiakirjavihkon numero tai rekisteröintinumero Tietojen tilaajan nimi ja osoite Tarvittaessa maininta siitä, mitä asiakirjaa tai tietoa hakemus koskee (hakemus voi koskea koko asiakirja-aineiston tai vain tiettyjen asiakirjojen nähtäville saamista). Jos hakemus koskee tietyn asiakirjan nähtäville saamista, on mainittava, millaisesta asiakirjasta on kysymys (esimerkiksi hakemus tai väite ). Jos hakemus koskee asiakirjavihkossa olevien tietojen välittämistä, on tarkennettava, millaista tietoa tarvitaan. Jos hakemus tietojen nähtäville saamiseksi liittyy julkaisemattomaan tavaramerkkihakemukseen ja tietojen tilaajana ovat kolmannet, tarvitaan maininta ja todisteet siitä, että kyseisellä kolmannella osapuolella on oikeus saada asiankirjavihko nähtäville. Jäljennöksiä pyydettäessä haluttujen jäljennösten lukumäärä, maininta siitä, halutaanko oikeaksi todistettuja vai todistamattomia jäljennöksiä, ja jos asiakirjat on tarkoitus esittää kolmannessa maassa, jossa vaaditaan allekirjoituksen oikeaksi todistamista (laillistaminen), maininta siitä, mitä maita varten oikeaksi todistamista tarvitaan. Tietojen tilaajan allekirjoitus täytäntöönpanoasetuksen 79 säännön mukaisesti. Ohjeet virastossa suoritettavaan tutkintaan, osa E, Rekisteröintitoimet Sivu 12

13 5.8 Puutteet Ellei hakemus tietojen nähtäville saamiseksi täytä sisällön osalta vaatimuksia, hakijaa pyydetään korjaamaan puutteet. Ellei puutteita korjata vahvistetun aikarajan puitteissa, nähtäville saamista koskeva hakemus hylätään. 5.9 Maksut asiakirjavihkoissa olevien tietojen nähtäville saamisesta ja toimittamisesta Kaikki maksut on maksettava nähtäville saamista koskevan hakemuksen saapumispäivänä (ks. kohta 5.3 ja 5.4 edellä) Asiakirjavihkoissa olevien tietojen toimittaminen Tavaramerkkiasetuksen täytäntöönpanoasetuksen 90 sääntö Maksuja koskevan asetuksen 2 artiklan 29 kohta Asiakirjavihkoissa olevien tietojen toimittamisesta veloitetaan 10 euroa Asiakirjojen nähtäville asettaminen Tavaramerkkiasetuksen täytäntöönpanoasetuksen 89 säännön 1 kohta Maksuja koskevan asetuksen 2 artiklan 27 kohta Pyynnöstä asettaa asiakirjoja nähtäville viraston tiloissa veloitetaan 30 euroa. Tavaramerkkiasetuksen täytäntöönpanoasetuksen 89 säännön 4 kohta Maksuja koskevan asetuksen 2 artiklan 28 kohdan a alakohta Jos asiakirjat on asetettu nähtäville antamalla todistamattomia jäljennöksiä asiakirjavihkon asiakirjoista, kyseisistä jäljennöksistä veloitetaan 10 euroa ja sen lisäksi 1 euro/sivu jokaisesta 10 sivua ylittävästä sivusta. Tavaramerkkiasetuksen täytäntöönpanoasetuksen 24 säännön 2 kohta, 84 säännön 6 kohta ja 89 säännön 5 kohta Maksuja koskevan asetuksen 2 artiklan 26 kohdan a alakohta Tavaramerkkihakemuksen todistamaton jäljennös, rekisteröintitodistuksen todistamaton jäljennös, todistamaton ote rekisteristä ja todistamaton ote tavaramerkkihakemusten tietokannasta maksavat 10 euroa jäljennökseltä tai otteelta. Tavaramerkkiasetuksen täytäntöönpanoasetuksen 89 säännön 4 kohta Maksuja koskevan asetuksen 2 artiklan 28 kohdan b alakohta Jos asiakirjat on asetettu nähtäville antamalla oikeaksi todistettuja jäljennöksiä asiakirjavihkon asiakirjoista, kyseisistä jäljennöksistä veloitetaan 30 euroa ja sen lisäksi 1 euro/sivu jokaisesta 10 sivua ylittävästä sivusta. Ohjeet virastossa suoritettavaan tutkintaan, osa E, Rekisteröintitoimet Sivu 13

14 Tavaramerkkiasetuksen täytäntöönpanoasetuksen 24 säännön 2 kohta, 84 säännön 6 kohta ja 89 säännön 5 kohta Maksuja koskevan asetuksen 2 artiklan 26 kohdan b alakohta Tavaramerkkihakemuksen oikeaksi todistettu jäljennös, rekisteröintitodistuksen oikeaksi todistettu jäljennös, oikeaksi todistettu ote rekisteristä ja oikeaksi todistettu ote tavaramerkkihakemusten tietokannasta maksavat 30 euroa jäljennökseltä tai otteelta. Sähköisesti oikeaksi todistettuja tavaramerkkihakemusten tai rekisteröintitodistusten jäljennöksiä voidaan kuitenkin tilata ilmaiseksi yhteisön tavaramerkkihakemusten sähköisestä tietokannasta (CTM-ONLINE) Maksun laiminlyönnin seuraukset Tavaramerkkiasetuksen täytäntöönpanoasetuksen 89 säännön 1 kohta Hakemusta tietojen nähtäville saamiseksi pidetään jätettynä vasta, kun asianomainen maksu on maksettu. Maksu peritään sekä silloin, kun kolmannet pyytävät tietojen nähtäville asettamista, että myös silloin, kun kyseisen hakemuksen tekee tavaramerkin hakija tai haltija. Ellei maksua ole maksettu, virastolla ei ole velvollisuutta tarkastaa, eikä se tarkasta, nähtäville asettamista koskevaa hakemusta. Kuitenkin siinä tapauksessa, että maksua ei ole maksettu tai se on maksettu vain osaksi, virasto ilmoittaa hakijalle, että virasto ei ole saanut maksua tavaramerkkihakemuksen tai rekisteröintitodistuksen oikeaksi todistetusta tai todistamattomasta jäljennöksestä taikka rekisteri- tai tietokantaotteesta virasto ei ole saanut maksua siitä, että asiakirjoja on asetettu nähtäville antamalla oikeaksi todistettuja tai todistamattomia jäljennöksiä asiakirjavihkon asiakirjoista tai virasto ei ole saanut maksua tietojen toimittamisesta asiakirjavihkoista. Virasto lähettää kirjeen, jossa ilmoitetaan maksettava määrä. Ellei hakija tiedä maksun tarkkaa summaa, koska se riippuu sivujen määrästä, virasto voi antaa hakijalle maksua koskevia tietoja vakiomuotoisella kirjeellä tai tiedottaa asiasta jollakin muulla sopivalla tavalla. Jos hakemus tietojen nähtäville saamiseksi hylätään, siitä maksettua maksua ei palauteta, paitsi seuraavissa poikkeustapauksissa. Jos asiakirjavihkossa olevia tietoja kielletään toimittamasta, maksu palautetaan. Jos oikeaksi todistettujen tai todistamattomien jäljennösten antaminen tavaramerkkihakemuksesta kielletään, maksu palautetaan. Tämä tarkoittaa sitä, että jos oikeaksi todistettujen tai todistamattomien jäljennösten taikka asiakirjavihkoihin sisältyvien tietojen saantia koskeva hakemus perutaan, ennen Ohjeet virastossa suoritettavaan tutkintaan, osa E, Rekisteröintitoimet Sivu 14

15 kuin virasto on käsitellyt hakemuksen, maksu palautetaan tai jätetään perimättä käyttötililtä, jos sellainen on olemassa Vaatimukset, jotka koskevat kolmansien osapuolten oikeutta saada nähtäville julkaisematonta hakemusta koskevia asiakirjoja Tavaramerkkiasetuksen 88 artiklan 1 ja 2 kohta Tavaramerkkisasetuksen täytäntöönpanoasetuksen 89 säännön 2 kohta Kun hakemus tietojen nähtäville saamiseksi koskee tavaramerkkihakemusta, jota ei ole vielä julkaistu (ks. edellä alakohta 3.2.1), ja hakijana ovat kolmannet (ei tavaramerkin hakija eikä sen edustaja), erilaiset tilanteet ovat mahdollisia. Jos kolmansien hakemus perustuu täytäntöönpanoasetuksen 89 säännön 2 kohdassa (ks. edellä kohta 3.2) määriteltyihin ehtoihin, siinä on mainittava ja todistettava, että tavaramerkin hakija on suostunut nähtäville asettamiseen tai että hän on ilmoittanut vetoavansa tavaramerkin rekisteröinnin jälkeen siihen kuuluviin oikeuksiin nähtäville saamista pyytävää vastaan Suostumus Tavaramerkin hakijan suostumus on annettava kirjallisena, ja siinä on mainittava, mitä asiakirjoja tai asiakirjavihkoja nähtäville asettaminen koskee. Suostumus voi koskea vain joitakin asiakirjavihkon osia, esimerkiksi hakemusta tms. Tällöin nähtäville voi pyytää vain suostumuksen piiriin kuuluvia asiakirjoja. Ellei tietojen nähtäville asettamista pyytävä toimita tavaramerkin hakijan antamaa kirjallista lausuntoa, jossa tämä suostuu nähtäville asettamiseen, nähtäville asettamista pyytävälle ilmoitetaan asiasta ja hän voi korjata puutteet kahden kuukauden kuluessa ilmoituksesta. Ellei suostumusta ole toimitettu määräaikaan mennessä, virasto hylkää hakemuksen tietojen nähtäville saamiseksi. Nähtäville asettamista pyytävälle ilmoitetaan päätöksestä hylätä sitä koskeva hakemus. Nähtäville asettamista pyytävä voi hakea muutosta päätökseen (tavaramerkkiasetuksen 59 ja 60 artikla) Ilmoitus aikomuksesta vedota tavaramerkkiin kuuluviin oikeuksiin Tavaramerkkiasetuksen täytäntöönpanoasetuksen 89 säännön 2 kohta Jos hakemus perustuu olettamukseen, että tavaramerkin haltija aikoo vedota tavaramerkin rekisteröinnin jälkeen siihen kuuluviin oikeuksiin, tietojen nähtäville saamista pyytävän on esitettävä perustelut olettamukselle. Todisteina on esitettävä asiakirjoja, esimerkiksi tavaramerkkihakemuksen tekijän kyseistä hakemusta koskevia lausuntoja, liikekirjeenvaihtoa jne. Väitteen tekeminen kansallisen merkin vastaisen tavaramerkkihakemuksen perusteella on todistus siitä, että tavaramerkkiin kuuluviin Ohjeet virastossa suoritettavaan tutkintaan, osa E, Rekisteröintitoimet Sivu 15

16 oikeuksiin aiotaan vedota. Pelkkä nähtäville asettamista pyytävän olettamus ei riitä todisteeksi. Virasto tutkii ensin, onko todistusaineisto riittävä. Myönteisessä tapauksessa virasto lähettää nähtäville asettamista koskevan hakemuksen tavaramerkin hakijalle ja pyytää sitä ottamaan kantaa asiaan kahden kuukauden kuluessa. Jos tavaramerkin hakija suostuu asiakirjavihkojen nähtäville asettamiseen, lupa annetaan. Jos tavaramerkin hakijan huomautuksissa vastustetaan nähtäville asettamista, virasto lähettää huomautukset nähtäville asettamista pyytävälle. Nähtäville asettamista pyytävän lisälausunnot lähetetään tavaramerkin hakijalle ja päinvastoin. Virasto ottaa huomioon kaikki osapuolten määräajassa esittämät huomautukset ja päättää asiasta tämän mukaisesti. Viraston päätöksestä ilmoitetaan sekä nähtäville asettamista pyytävälle että tavaramerkin hakijalle. Osapuoli, jolle päätös on vastainen, voi hakea siihen muutosta (tavaramerkkiasetuksen 59 ja 60 artikla) Tietojen nähtäville saamista koskevan hakemuksen hyväksyminen ja nähtävilläolon järjestäminen Kun nähtäville asettamiseen on myönnytty, virasto lähettää asiakirjavihkon asiakirjojen pyydetyt jäljennökset tai pyydetyn tiedon hakijalle tai kutsuu sen virastoon tutkimaan asiakirjoja Tietojen toimittaminen asiakirjavihkoista Tavaramerkkiasetuksen täytäntöönpanoasetuksen 90 sääntö Virasto voi toimittaa pyynnöstä tietoja tavaramerkkihakemuksiin tai rekisteröinteihin liittyvistä asiakirjavihkoista. Tietoja asiakirjavihkoista toimitetaan ilman nähtäville saamista koskevaa hakemusta muun muassa silloin, kun asianosainen haluaa tietää, onko tietty hakija jättänyt tietyn tavaramerkkihakemuksen, mikä on tällaisen hakemuksen päivämäärä tai onko tavaraja palveluluetteloa muutettu hakemuksen jättämisen ja julkaisemisen välisenä aikana. Asianosainen voi tiedot saatuaan päättää, onko syytä pyytää jäljennökset asiaan liittyvistä asiakirjoista tai tehdä hakemus kyseisen asiakirjan nähtäville saamiseksi. Jos asianosainen tiedustelee esimerkiksi, mitä väitteitä väitteen tekijä on esittänyt väitemenettelyssä, mitä aiemmuutta koskevia asiakirjoja on toimitettu tai mitä täsmällistä sanamuotoa tavara- ja palveluluettelossa käytetään, näitä tietoja ei anneta. Sen sijaan virasto neuvoo asianosaista tekemään hakemuksen asiaa koskevan asiakirjan nähtäville saamiseksi. Näissä tapauksissa toimitettavien tietojen määrä ja moninaisuus ylittäisi kohtuuden rajan ja aiheuttaisi liikaa hallinnollista rasitusta. Ohjeet virastossa suoritettavaan tutkintaan, osa E, Rekisteröintitoimet Sivu 16

17 Jäljennökset asiakirjavihkojen asiakirjoista Kun on myönnytty tietojen nähtäville asettamiseen siten, että annetaan oikeaksi todistettuja tai todistamattomia jäljennöksiä asiakirjavihkojen sisältämistä asiakirjoista, pyydetyt asiakirjat lähetetään postitse. Jos nähtäville asettaminen tapahtuu viraston tiloissa, hakijalle järjestetään vastaanottoaika asiakirjojen tutkimista varten. 6 Menettelyt, joiden avulla jäsenvaltioiden tuomioistuimet tai viranomaiset pääsevät tutustumaan asiakirjoihin Tavaramerkkiasetuksen 90 artikla Tavaramerkkiasetuksen täytäntöönpanoasetuksen 92 ja 93 sääntö Virasto voi hallinnollisen yhteistyön yhteydessä pyynnöstä avustaa jäsenvaltioiden tuomioistuimia tai viranomaisia toimittamalla tietoja tai antamalla asiakirjavihkoja nähtäville. Virasto voi myös hallinnollisen yhteistyön yhteydessä pyynnöstä toimittaa tietoja yhteisön tavaramerkkejä koskevien hakemusten jättämisestä, näihin hakemuksiin liittyvistä menettelyistä sekä niiden seurauksena rekisteröidyistä tavaramerkeistä jäsenvaltioiden teollisoikeuksien keskusvirastoille. 6.1 Ei maksua Tavaramerkkiasetuksen täytäntöönpanoasetuksen 92 säännön 3 kohta ja 93 säännön 1 ja 2 kohta Jäsenvaltioiden tuomioistuinten tai viranomaisten pyytäessä tietoja nähtäville tai toimitettavaksi maksua ei peritä. Tavaramerkkiasetuksen täytäntöönpanoasetuksen 93 säännön 2 kohta Jäsenvaltioiden tuomioistuimet ja yleisen syyttäjän virastot voivat asettaa viraston toimittamia asiakirjavihkoja tai niiden jäljennöksiä kolmansien nähtäville. Virasto ei peri nähtäville asettamisesta maksua. 6.2 Julkaisemattomiin hakemuksiin ei sovelleta rajoituksia Tavaramerkkiasetuksen 90 artikla Tavaramerkkiasetuksen täytäntöönpanoasetuksen 88 sääntö ja 92 säännön 1 kohta Yhteisön tavaramerkistä annetun asetuksen 88 artiklassa mainittuja rajoituksia ei sovelleta jäsenvaltioiden tuomioistuinten tai viranomaisten pyytäessä tietoja nähtäville tai toimitettavaksi. Näin ollen kyseisille tahoille voidaan myöntää pääsy asiakirjoihin, jotka liittyvät julkaisemattomiin tavaramerkkihakemuksiin (ks. kohta 3.2 edellä), sekä sellaisiin asiakirjavihkojen osiin, jotka asianosainen on erityisesti halunnut pitää luottamuksellisina. Esteellisyyteen ja jääväämiseen liittyvät asiakirjat sekä Ohjeet virastossa suoritettavaan tutkintaan, osa E, Rekisteröintitoimet Sivu 17

18 tavaramerkkiasetuksen täytäntöönpanoasetuksen 88 säännön b kohdassa tarkoitetut asiakirjat eivät kuitenkaan ole näiden tahojen saatavilla. Tavaramerkkiasetuksen täytäntöönpanoasetuksen 88 sääntö ja 93 säännön 2 kohta Jäsenvaltioiden tuomioistuimet ja yleisen syyttäjän virastot voivat asettaa viraston toimittamia asiakirjavihkoja tai niiden jäljennöksiä kolmansien nähtäville. Rajoitukset, jotka mainitaan 88 artiklassa ja 88 säännössä, koskevat näitä uusia nähtäville asettamisia, samalla tavoin kuin jos kolmannet olisivat pyytäneet nähtäville asettamista. Tavaramerkkiasetuksen täytäntöönpanoasetuksen 93 säännön 3 kohta Kun virasto antaa asiakirjavihkot tai niiden jäljennökset jäsenvaltion tuomioistuimelle tai yleisen syyttäjän virastolle, se ilmoittaa tavaramerkkiasetuksen 88 artiklan ja tavaramerkkiasetuksen täytäntöönpanoasetuksen 88 säännön mukaisista rajoituksista, jotka koskevat yhteisön tavaramerkkihakemusten tai rekisteröityihin tavaramerkkeihin liittyvien asiakirjavihkojen nähtäville asettamista. 6.3 Nähtäville asettamisen tavat Tavaramerkkiasetuksen täytäntöönpanoasetuksen 93 säännön 1 kohta Jäsenvaltioiden tuomioistuimet tai viranomaiset voivat saada nähtäväkseen yhteisön tavaramerkkeihin liittyviin hakemuksiin tai rekisteröityihin tavaramerkkeihin liittyvät asiakirjavihkot jäljennöksinä alkuperäisistä asiakirjoista. Asiakirjavihkot eivät sisällä alkuperäisiä asiakirjoja sellaisinaan, minkä vuoksi virasto toimittaa tulosteita sähköisestä järjestelmästä. Ohjeet virastossa suoritettavaan tutkintaan, osa E, Rekisteröintitoimet Sivu 18