VALTIOKONTTORI MÄÄRÄYS 326/03/ (13) viite 506/521/2004

Transkriptio

1 VALTIOKONTTORI MÄÄRÄYS 326/03/ (13) viite 506/521/ Tilivirastot VALTUUSKIRJANPITO Valtiokonttori on tänään antanut valtion talousarviosta annetun lain 24c :n (2003/1216) ja valtion talousarviosta annetun asetuksen 54 a :n (254/2004) sekä asetuksen 254/2004 siirtymäsäännöksen nojalla liitteenä olevan määräyksen valtuuskirjanpidosta sekä valtuuksista ja niiden käytön ilmoittamisesta Valtiokonttorille. Voimaantulo ja lisätiedot Määräys tulee voimaan 1 päivänä tammikuuta Määräyksen kohtaa 5 Ilmoitukset Valtiokonttorille noudatetaan kuitenkin jo ilmoitettaessa valtuustietoja Valtiokonttorille varainhoitovuodelta Tiedot esitetään valtion tilinpäätöksessä talousarvion toteutumalaskelman yhteydessä. Tilivirastojen tulee toimittaa varainhoitovuoden 2004 valtuustietonsa Valtiokonttorille vuoden 2005 helmikuun loppuun mennessä. Saman ajankohtaan mennessä tilivirastojen tulee ilmoittaa myös alkaneen varainhoitovuoden 2005 tiedot. Määräyksellä kumotaan Valtiokonttorin aikaisemmin valtuuksien seurannasta antamat määräykset ( /03/00 ja /03/01). Lisätietoja määräyksestä antavat Maileena Tervaportti-Asikainen puh. (09) , Outi Vänttinen puh. (09) ja Anne Mäklin puh. (09) Sähköpostiosoitteemme ovat muotoa etunimi.sukunimi@valtiokonttori.fi. Pääjohtaja Jukka Wuolijoki Toimialajohtaja Mikko Kangaspunta

2 2 (13) LIITE 1 Valtuuskirjanpito sekä valtuuksien ja niiden käytön ilmoittaminen Valtiokonttorille Sisällysluettelo: 1 Yleistä valtuuskirjanpidosta Valtuuden määrä ja käyttö Valtuuden määrä Valtuuden käyttö Valtuuden käytön peruuntuminen Valtuuskirjanpito Valtuuskirjanpidon järjestäminen Valtuuskirjanpidon tunnisteet Valtuuskirjanpito varainhoitovuoden aikana Valtuuskirjanpidon yhteenveto varainhoitovuoden päätyttyä Valtuuskirjanpidon dokumentointi Ulkomaanrahan määräisten valtuustietojen muuntaminen euroiksi Valtuuskirjanpidon yhteydessä seurattavat valtuuden käytöstä aiheutuneet talousarviomenot ja määrärahatarpeet Ilmoitukset Valtiokonttorille Lomakkeella ilmoitettavat valtuustiedot... 11

3 3 (13) 1 Yleistä valtuuskirjanpidosta Valtuuskirjanpito on osa talousarvion toteutumisen seurantaa. Valtuuskirjanpito sisältää talousarvion käsittelyn yhteydessä myönnetyt (ml. uusitut) valtuudet ja niiden käytön. Valtuuskirjanpidon yhteydessä seurataan lisäksi valtuuden käytöstä aiheutuneita talousarviomenoja sekä valtuuden käytöstä tulevina varainhoitovuosina aiheutuvia määrärahatarpeita. Talousarviomenoja ei ole tarpeen seurata erikseen valtuuskirjanpidossa, vaan valtuusseurannassa käytetään hyväksi talousarviokirjanpidon tuottamaa talousarviomenotietoa. Talousarviolain 10 :ssä tarkoitetun valtuusmenettelyn lisäksi tilivirasto voi myös muun lainsäädännön nojalla saada valtuuksia tehdä sopimuksia ja antaa sitoumuksia, joista aiheutuviin menoihin tarvittavat määrärahat otetaan myöhempien vuosien talousarvioihin. Laissa säädetyt valtuudet sisältyvät valtuuskirjanpitoon ja niitä seurataan kuten talousarviossa myönnettyjä valtuuksia. Tilivirastojen tulee noudattaa valtuuskirjanpidossa hyvää kirjanpitotapaa. Valtuuskirjanpidossa hyvä kirjanpitotapa merkitsee sitä, että - valtuuksien seurannassa noudatetaan valtuusmenettelystä ja valtuuksien seurannasta annettuja säädöksiä, - valtuuskirjanpito tuottaa oikeat ja riittävät tiedot myönnetyistä valtuuksista ja niiden käytöstä, - valtuuskirjanpidon yhteydessä seurataan valtuuden käytöstä aiheutuvia menoja ja määrärahatarpeita; ja että - valtuuskirjanpito on ajantasaista, yhdenmukaista ja dokumentoitua. Valtuuskirjanpidon ajantasaisuudella tarkoitetaan sitä, että tiedot valtuuskirjanpitoon merkitään ajantasaisesti vähintään kuukausittain. Kukin tilivirasto voi ratkaista valtuuskirjanpidossa käyttämänsä menettelyt ja järjestelmät ottaen huomioon valtuuksien lukumäärä ja luonne. Valtuuskirjanpidosta tulee voida laatia erittely, joka todentaa valtuuskirjanpitoon viedyt tapahtumat (audit trail). Erittelystä on käytävä ilmi valtuuskirjanpitoon tehdyt merkinnät valtuuden määrästä, valtuuden käytöstä ja valtuuden käytön peruuntumisesta. Varainhoitovuoden päätyttyä tiliviraston tulee laatia yhteenveto varainhoitovuoden valtuustiedoista. Tiliviraston tulee toimittaa valtuustietonsa Valtiokonttorille, joka esittää tiedot valtion tilinpäätöksen talousarvion toteutumalaskelman yhteydessä.

4 4 (13) 2 Valtuuden määrä ja käyttö 2.1 Valtuuden määrä Valtuuden määrä on valtuuskirjanpidossa se euromäärä, joka on myönnetty talousarviossa. Jos valtuus perustuu lakiin, valtuuden määrä on se euromäärä, joka on ilmoitettu ao. laissa. Myönnetyn valtuuden määrä on ilmaistu talousarvioperusteluiden päätösosassa olevassa valtuuslausekkeessa. Jos valtuuden määrä on ilmaistu muuten kuin rahamääräisenä, tulee valtuuskirjanpitoon merkittävän euromäärän perustua laskelmaan tai muuhun yksilöityyn selvitykseen valtuuden käytöstä aiheutuvista talousarviomenoista ja määrärahatarpeista. Valtuuden määrää tulee valtuuskirjanpidossa seurata sekä tänä muuna määränä että euromääräisenä. Jos siirtomäärärahan perustelujen päätösosassa myönnetyn talonrakennusvaltuuden määrää muutetaan määrärahan voimassaoloaikana, tulee muutos käsitellä valtuuden määrän muutoksena, ei erillisenä uutena valtuutena. Valtuuskirjanpidossa tulee olla tieto siitä, kuinka paljon varainhoitovuonna käyttämättä jäänyttä valtuutta on uusittu seuraavan varainhoitovuoden talousarviossa. Silloin kun talousarviossa on uusittu edellisenä varainhoitovuonna käyttämättä jäänyt valtuus kokonaan tai osittain, voidaan uusittua valtuutta seurata joko erillisenä uutena valtuutena tai samaan käyttötarkoitukseen myönnettyyn uuteen valtuuteen lisättynä. Uusittua valtuutta voidaan seurata erillisenä valtuutena silloin, kun valtuuden käyttö voidaan selvästi kohdistaa uusittuun tai uuteen valtuuteen. Jos käyttö ei selvästi kohdistu joko uuteen tai uusittuun valtuuteen (esim. EU-hankkeiden myöntämisvaltuudet), uusittua valtuutta seurataan uuteen valtuuteen lisättynä. Uusittujen valtuuksien määrät tulee valtuuskirjanpidossa erottaa varainhoitovuonna myönnettyjen uusien valtuuksien määrästä. 2.2 Valtuuden käyttö Valtuutta voidaan käyttää vain sinä varainhoitovuonna, jonka talousarviossa se on myönnetty. Poikkeuksena ovat siirtomäärärahan perustelujen päätösosassa myönnetyt talonrakennusvaltuudet, joita voidaan käyttää yhtä kauan kuin siirtomäärärahaakin. Valtuuden käytöllä tarkoitetaan sellaisten valtuudessa tarkoitettujen sopimusten tekemistä ja sitoumusten antamista sekä valtion antamien sitovien kohdentamispäätösten tekemistä, joista aiheutuvia menoja varten tarvittavat määrärahat otetaan joko kokonaan tai puuttuvilta osiltaan myöhempiin talousarvioihin. Valtuutta tulee merkitä käytetyksi sitä mukaa kuin sopimuksia ja sitoumuksia sekä sitovia kohdentamispäätöksiä tehdään. Jos valtuuden käytönmäärä on ilmaistu muuna kuin rahamääräisenä, tulee valtuuskirjanpitoon merkittävän valtuuden käytön euromäärän perustua laskelmaan tai muuhun arvioon valtuuden käytöstä aiheutuvista talousarviomenoista. Valtuuden

5 5 (13) käyttöä tulee valtuuskirjanpidossa seurata sekä tänä muuna määränä että euromääräisenä. 2.3 Valtuuden käytön peruuntuminen Käytetyksi merkitty valtuus voi myöhemmin peruuntua esimerkiksi valtuuteen liittyvän sopimuksen peruuntuessa tai sen takia, että valtuuteen liittyvän tuen saamista koskevat ehdot eivät ole täyttyneet. Jos käytettävissä olevan valtuuden käyttöä koskeva sopimus tai sitoumus peruuntuu, valtuus voidaan tältä osin käyttää uudestaan samaan käyttötarkoitukseen ilman talousarvion kautta tapahtuvaa uudistamismenettelyä sinä aikana, jona se on käytettävissä. Valtuuden käytön peruuntuminen tulee merkitä tällöin valtuuskirjanpidossa valtuuden käytön vähenemiseksi ja tämän peruuntuneen valtuuden käyttö käytön lisääntymiseksi. Jos valtuuden käyttö peruuntuu sen jälkeen, kun valtuus ei ole enää käytettävissä, peruuntunutta valtuutta ei voi käyttää, ellei valtuutta oteta uudestaan talousarvioon. Valtuuden käytön peruuntumista ei tällöin merkitä valtuuskirjanpidossa valtuuden käytön vähenemiseksi, vaan peruuntuminen otetaan vähennyksenä huomioon valtuuden käytöstä aiheutuneiden talousarviomenojen määrässä ja tulevien varainhoitovuosien määrärahatarpeiden arvioinnissa. 3 Valtuuskirjanpito 3.1 Valtuuskirjanpidon järjestäminen Valtuuskirjanpidossa kutakin valtuutta on seurattava erikseen (valtuuksittain). Mikäli luvun tai momentin yhteydessä on myönnetty valtuutta useampaan käyttötarkoitukseen, tulee myös niitä seurata valtuuskirjanpidossa toisistaan erillään. Valtuuskirjanpidossa tulee seurata niitä valtuuksia, joita voidaan käyttää (käytettävissä olevat valtuudet) ja niitä valtuuksia, jotka eivät enää ole käytettävissä mutta joista vielä aiheutuu talousarviomenoja tai määrärahatarpeita (ei-käytettävissä olevat valtuudet). Tiliviraston tulee ottaa valtuuskirjanpitoonsa ne valtuudet, jotka sille on osoitettu. Valtuuden käyttöön osoittaminen tarkoittaa samaa kuin määrärahan osoittaminen tiliviraston käyttöön. Valtuus osoitetaan tiliviraston käyttöön talousarvion tilijaottelulla, jakopäätöksellä tai lailla. Tilijaotteluun merkitään mm. minkä tiliviraston kirjanpitoon tuloarviot ja määrärahat tai niiden osat otetaan sekä hallinnonaloittain tai virastoittain ja laitoksittain jakamattomien määrärahojen käytöstä päättävät viranomaiset. Valtuuden seurantavelvollisuus on sillä tilivirastolla, jolle valtuuteen liittyvä talousarviotili on tilijaottelun, säädöksen tai talousarviopäätöksen perusteella osoitettu. Jakamattomien määrärahojen osalta kokonaisseurantavelvollisuus on sillä tilivirastolla, joka vastaa valtuutta sisältävästä luvusta tai talousarviotilistä. Kukin jakopäätöksellä valtuutta käyttöönsä saanut tilivirasto vastaa saamansa valtuuden osan seurannasta, ja toimittaa seurantatiedot kokonaisvastuussa olevalle tilivirastolle tämän määräämässä muodossa ja ajankohtana.

6 6 (13) Tilivirasto vastaa siihen kuuluvien virastojen ja laitosten valtuuskirjanpidosta ja sen järjestämisestä, valtuustietojen oikeellisuudesta ja tietojen kokoamisesta. Valtuustietojen toimittamisesta Valtiokonttorille vastaa se tilivirasto, jolle valtuutta sisältävä talousarviotili on tilijaottelussa osoitettu tai joka lain nojalla vastaa talousarvion luvusta tai momentista. Valtuuskirjanpidossa valtuutta tulee seurata sen lajisena, määräisenä ja muutoinkin sen mukaisena kuin se on valtuuslausekkeessa ilmaistu. Jos valtuus on myönnetty ulkomaanrahan määräisenä, tulee valtuuden määrää ja käyttöä seurata sekä ulkomaanrahan määräisenä että euromääräisenä. Jos valtuus on myönnetty muuna kuin rahamääräisenä, tulee valtuuden määrää ja käyttöä seurata tänä muuna määränä ja euromääräisenä. Valtuuden käytöstä aiheutuvia talousarviomenoja ja määrärahatarpeita seurataan valtuuskirjanpidon yhteydessä vain euromääräisenä. 3.2 Valtuuskirjanpidon tunnisteet Tiliviraston tulee käyttää valtuuskirjanpidossaan valtuuksien lukumäärään ja luonteeseen nähden tarkoituksenmukaisia menettelyjä ja järjestelmiä. Jokainen valtuus tulee yksilöidä valtuuskirjanpidossa sen numeron, nimen, lajin, talousarviotilin sekä käytettävyyden osalta. Valtuusnumero Jokaiselle valtuudelle tulee antaa sitä yksilöivä numero. Numero voi olla enintään 20 merkkiä pitkä. Valtuusnumeron kaksi ensimmäistä merkkiä tulee olla valtuuden myöntämisvuoden kaksi viimeistä numeroa. Valtuuden nimi Valtuudella tulee olla niin kuvaava nimi, että valtuus voidaan yhdistää nimen perusteella kyseiseen talousarvion luvun tai momentin päätösosaan otettuun valtuuslausekkeeseen tai valtuuksien käyttöerittelyyn taikka siihen lakiin, jonka perusteella valtuutta käytetään. Nimi voi olla enintään 250 merkkiä pitkä. Valtuuslaji Valtuuslausekkeessa olevissa käyttötarkoitusta koskevissa tiedoissa ilmoitetaan valtuudessa tarkoitettujen sitoumusten laji eli valtuuslaji. Valtuudet ryhmitellään valtuuslajeihin seuraavasti: Valtuuslaji Valtuuslajitunnus - Avustusten myöntämisvaltuus AVM - EU-hankkeiden myöntämisvaltuus EUM - Kehitys- ja lähialueyhteistyövaltuus KYH - Korkotukilainavaltuus KTU

7 7 (13) - Kuntien valtionapuihin liittyvä valtuus VAP - Lainojen myöntämisvaltuus LAI - Maa- ja vesirakentamisvaltuus MRA - Osakkeiden ja osuuksien merkintävaltuus OSM - Talonrakennushankevaltuus TRA - Tilausvaltuus TIL - Muu valtuus MUU Tilivirastojen tulee ryhmitellä valtuutensa edellä lueteltujen valtuuslajien mukaisesti antamalla kullekin valtuudelle valtuuslajitunnus. Valtuuslaji tulee olla yhdistettävissä talousarvion luvun tai momentin päätösosassa esitettyyn valtuuslausekkeeseen taikka siihen lakiin, jonka perusteella valtuutta käytetään. Talousarviotili Valtuuskirjanpidossa valtuus tulee liittää siihen talousarvion lukuun tai momenttiin, jonka perusteluissa valtuus on myönnetty tai jossa siitä on maininta. Talousarviotilinä käytetään talousarvion tilijaottelun mukaista numerotunnusta. Valtuutta tulee seurata sillä alkuperäisellä talousarviotilillä, jonka perusteluissa se on alun perin myönnetty. Käytettävissä / ei-käytettävissä Valtuuskirjanpidossa tulee olla tieto siitä, onko valtuus käytettävissä olevaa valtuutta vai ei-käytettävissä olevaa valtuutta. 3.3 Valtuuskirjanpito varainhoitovuoden aikana Valtuuskirjanpidon tulee olla varainhoitovuosikohtainen. Valtuuskirjanpito tulee aloittaa varainhoitovuoden ensimmäisen päivän tilanteesta. Tiliviraston tulee selvittää, mitkä valtuudet kuuluvat varainhoitovuonna ao. tiliviraston valtuuskirjanpidossa seurattaviin valtuuksiin. Valtuuskirjanpidossa tulee olla tieto kunkin valtuuden valtuusnumerosta, valtuuden nimestä, valtuuslajista ja talousarviotilistä. Valtuus, joka ei enää varainhoitovuonna ole käytettävissä, mutta jonka käytöstä vielä aiheutuu menoja, tulee merkitä valtuuskirjanpidossa ei-käytettävissä olevaksi valtuudeksi. Varainhoitovuoden talousarviossa myönnetty uusi ja uusittu valtuus, käytettävissä oleva aikaisempana vuonna myönnetty talonrakennusvaltuus sekä muu lakiin perustuva valtuus tulee merkitä valtuuskirjanpidossa käytettävissä olevaksi valtuudeksi. Valtuuskirjanpidossa tulee olla tieto ei-käytettävissä olevien valtuuksien aikaisempien varainhoitovuosien käytöstä. Tämä tieto tulee olla myös käytettävissä olevista talonrakennusvaltuuksista, jotka on myönnetty aikaisempien varainhoitovuosien talousarvioissa.

8 8 (13) Valtuuden käyttö tai käytön väheneminen tulee merkitä valtuuskirjanpitoon sitä mukaa kuin valtuudessa tarkoitettuja sopimuksia ja sitoumuksia tehdään tai ne peruuntuvat. Jos valtuuden määrää muutetaan lisätalousarviossa tai lailla, johon valtuus perustuu, tulee valtuuden määrätieto päivittää valtuuskirjanpitoon lisätalousarvion tai lain muutoksen mukaiseksi. Jos lisätalousarviossa myönnetään uutta valtuutta tai uusitaan edellisenä vuonna käyttämättä jäänyttä valtuutta, jota seurataan uutena erillisenä valtuutena, tulee valtuutta koskevat tiedot merkitä valtuuskirjanpitoon vastaavasti kuin valtuuskirjanpitoa varainhoitovuonna aloitettaessa. Samoin menetellään, jos lailla, johon valtuus perustuu, myönnetään uutta valtuutta. 3.4 Valtuuskirjanpidon yhteenveto varainhoitovuoden päätyttyä Varainhoitovuoden päätyttyä valtuuskirjanpidosta ja sen yhteydessä seurattavista valtuuksien käytöstä aiheutuvista talousarviomenoista ja tulevien varainhoitovuosien määrärahatarpeista tulee laatia yhteenveto. Yhteenvedosta tulee ilmetä valtuuksittain valtuuden tunnistetiedot, valtuuden määrä eroteltuna uuteen ja uusittuun valtuuteen, valtuuden käyttö, valtuuden käyttämättä jäänyt määrä, valtuuden käytöstä aiheutuneet talousarviomenot ja tulevien varainhoitovuosien määrärahatarpeet. Jos käyttämättä jäänyt valtuus tai sen osa on uusittu seuraavan varainhoitovuoden talousarviossa, sisällytetään yhteenvetoon ao. valtuuden tietoihin myös tämä seuraavan varainhoitovuoden talousarviossa uusittu määrä. Ennen varainhoitovuoden valtuustietojen yhteenvedon laatimista tulee sisäisen valvonnan menettelyillä varmistaa, että valtuuskirjanpito ja sen yhteydessä tapahtuva talousarviomenojen seuranta ja määrärahatarpeiden arviointi on asianmukaisesti hoidettu. Tämä tarkoittaa, että - kaikki valtuuden määrää ja käyttöä koskevat varainhoitovuoden tiedot on oikein merkitty valtuuskirjanpitoon, - ulkomaanrahamääräisen valtuuden tiedot on muutettu euroiksi kohdassa 3.6 Ulkomaanrahan määräisten valtuustietotojen muuntaminen euroiiksi määrätyllä tavalla, - arviot tulevien varainhoitovuosien määrärahatarpeista on päivitetty ajan tasalle ja - valtuuden käytöstä aiheutuneiden talousarviomenojen osalta on varmistuttu siitä, että ne vastaavat talousarviokirjanpitoa. 3.5 Valtuuskirjanpidon dokumentointi Kaikki valtuuskirjanpitoon tehtävät valtuuden käyttöä koskevat merkinnät tulee dokumentoida. Dokumentointi tulee tehdä siten, että valtuudessa tarkoitetusta sopimuksesta tai sitoumuksesta on katkeamaton kirjausketju valtuuskirjanpidon mukaiseen valtuuden käyttöön.

9 9 (13) Valtuuden käytön dokumentoinnissa tulee olla viittaus sopimukseen, sitoumusasiakirjaan tai hallinnolliseen päätökseen (esim. omana työnä toteutettava hanke), joka on tehty valtuutta käytettäessä ja josta selviää mihin valtio on sitoutunut. Dokumentista tulee ilmetä valtuuden käytön määrä sekä päivämäärä, jolloin valtuutta on käytetty. Dokumenttina voidaan käyttää myös kopiota sopimus- tai muusta asiakirjasta. Dokumentti voi olla myös yhteenveto, josta on todettavissa aukoton yhteys niihin sopimuksiin tai sitoumuksiin, jotka todentavat valtuuden käytön. Vastaavasti valtuuden käytön peruuntumisen dokumentissa tulee olla viittaus peruuntumisasiakirjaan tai siitä laadittuun yhteenvetoon. 3.6 Ulkomaanrahan määräisten valtuustietojen muuntaminen euroiksi Ulkomaanrahan määräinen valtuuden määrä tulee muuntaa varainhoitovuoden valtuuskirjanpitoa aloitettaessa euroiksi varainhoitovuoden alun Euroopan keskuspankin julkaiseman kurssin mukaan. Samoin tässä yhteydessä tulee muuntaa euroiksi myös arviot talousarviomenoista ja määrärahatarpeista. Lisätalousarviossa myönnetty ulkomaanrahan määräinen valtuuden määrä tulee muuntaa tietoja valtuuskirjanpitoon merkittäessä euroiksi lisätalousarvion hyväksymispäivän Euroopan keskuspankin julkaiseman kurssin mukaan. Samoin tässä yhteydessä tulee muuntaa euroiksi myös arviot talousarviomenoista ja määrärahatarpeista. Ulkomaanrahan määräinen valtuuden käyttö tulee muuntaa valtuuden käyttöä valtuuskirjanpitoon merkittäessä euroiksi sopimuksen tai sitoumuksen allekirjoituspäivän Euroopan keskuspankin julkaiseman kurssin mukaan. Ulkomaanrahan määräinen valtuuden määrä ja käyttö tulee muuntaa varainhoitovuoden päätyttyä euroiksi varainhoitovuoden viimeisen Euroopan keskuspankin julkaiseman kurssin mukaan. Samoin tässä yhteydessä tulee muuntaa euroiksi myös arviot määrärahatarpeista. Jos ulkomaanrahan määräiset sitoumukset ovat sopimuksilla tai muuten sidottu tiettyyn kurssiin, tulee valtuuden määrä, käyttö sekä arviot talousarviomenoista ja määrärahatarpeista muuntaa euroiksi sitä noudattaen. Jos Euroopan keskuspankki ei julkaise jonkin valuutan kurssia, käytetään valtuuskirjanpidossa samaa menettelyä kuin talousarvio- ja liikekirjanpidossakin. 4 Valtuuskirjanpidon yhteydessä seurattavat valtuuden käytöstä aiheutuneet talousarviomenot ja määrärahatarpeet Valtuuden käytöstä aiheutuneita talousarviomenoja ja määrärahatarpeita seurataan valtuuskirjanpidon yhteydessä valtuuksittain. Valtuuden käytöstä aiheutuneet talousarviomenot ja määrärahatarpeet on voitava yhdistää valtuuskirjanpidossa olevaan valtuuteen. Poikkeuksena tästä ovat korkotukilainavaltuudet, joiden käytöstä aiheutuvia talousarviomenoja ja määrärahatarpeita voidaan seurata momenteittain. Valtuuden käytöstä aiheutuneet talousarviomenot ja määrärahatarpeet tulee eritellä: - aikaisempien varainhoitovuosien talousarviomenoihin, - varainhoitovuoden talousarviomenoihin,

10 10 (13) - arvioihin varainhoitovuotta seuraavien varainhoitovuosien määrärahatarpeista kolmen varainhoitovuoden osalta eriteltyinä vuosittain ja sen jälkeiseltä ajalta yhteissummana. Valtuuden käytöstä aiheutuneita talousarviomenoja seurataan talousarviokirjanpidon mukaisina. Jos valtuuden käytöstä aiheutuvat talousarviomenot on talousarviossa myönnetty siirtomäärärahana, ei siirtomäärärahan siirtoa sisällytetä valtuuden käytöstä aiheutuneisiin talousarviomenoihin valtuusseurannassa. Arviot määrärahatarpeesta ovat uusimpia käytettävissä olevia arvioita. Arvioihin voivat aiheuttaa muutoksia esimerkiksi valtuuden määrän ja käytön muutokset sekä maksatusjakaumien ja valuuttakurssien muutokset. Varainhoitovuoden valtuuskirjanpitoa aloitettaessa tulee päivittää arvio varainhoitovuoden talousarviomenoista. Jos valtuuden määrää muutetaan tai uusia valtuuksia myönnetään lisätalousarviossa tai lailla, tulee arvio varainhoitovuoden talousarviomenoista ja tulevien varainhoitovuosien määrärahatarpeista päivittää. Valtuuden käytöstä aiheutuvat määrärahatarpeet on dokumentoitava siten, että tiedot tai arviot eri vuosille kohdistuvista määrärahatarpeista voidaan luotettavasti selvittää. Tietojen ja arvioiden tulee perustua sopimukseen, sitoumusasiakirjaan, hallinnolliseen päätökseen tai näiden pohjalta tehtyyn laskelmaan. 5 Ilmoitukset Valtiokonttorille Valtuustiedot Valtiokonttorille toimittaa se tilivirasto, jolle valtuuteen liittyvä talousarviotili on talousarvion tilijaottelussa osoitettu. Jakamattomien määrärahojen osalta ilmoittajana on se tilivirasto, joka vastaa valtuutta sisältävästä luvusta tai talousarviotilistä. Valtiokonttorille valtuustiedot ilmoitetaan vain euroina, vaikka ne talousarviossa ja tiliviraston omassa valtuuskirjanpidossa ilmaistaisiin myös muina määrinä. Tilivirastojen tulee toimittaa valtuustietonsa Valtiokonttorille vuosittain helmikuun 15. päivään mennessä erikseen päättyneeltä ja alkaneelta varainhoitovuodelta. Päättyneeltä varainhoitovuodelta ilmoitetaan tiedot käytettävissä olevista valtuuksista ja niistä valtuuksista, jotka eivät ole käytettävissä, mutta joiden käytöstä on varainhoitovuoden aikana aiheutunut talousarviomenoja tai joista arvioidaan aiheutuvan määrärahatarvetta. Valtuuksista ilmoitetaan valtuuden määrä, käyttö, käytöstä aiheutuneet talousarviomenot ja määrärahatarve. Ilmoitus tulee tehdä, vaikka varainhoitovuonna käytettävissä ollutta valtuutta ei olisi käytetty. Niistä valtuuksista, jotka eivät ole käytettävissä ja joista ei enää aiheudu menoja tai määrärahatarvetta, ei ilmoiteta tietoja Valtiokonttorille. Alkaneelta varainhoitovuodelta ilmoitetaan käytettävissä olevista valtuuksista valtuuden määrä, arvio talousarviomenoista ja määrärahatarpeesta. Ei-käytettävissä olevista valtuuksista ilmoitetaan valtuuden määrä, käyttö, käytöstä aiheutuneet talousarviomenot, arvio talousarviomenoista ja määrärahatarpeesta.

11 11 (13) Valtiokonttorin kotisivuilla osoitteessa (Valitse Lomakkeet ) on Excel-lomakepohja, jota tilivirastojen tulee käyttää ilmoittaessaan valtuustietoja Valtiokonttorille. Excel-lomakepohjaa ei saa muuttaa. Tiedot päättyneeltä ja alkaneelta varainhoitovuodelta tallennetaan erillisiksi Exceltiedostoiksi. Tiedostot nimetään seuraavasti: tilivirastotunnus, sana VALTUUS ja varainhoitovuosi, jolta ilmoitus tehdään, esim. 301VALTUUS2004.XLS. Valtuustiedot tulee lähettää osoitteeseen kkp@valtiokonttori.fi sähköpostin liitetiedostona. Sähköpostiviestissä on oltava tiliviraston valtuuksia hoitavan henkilön yhteystiedot. Valtiokonttori lähettää valtuustietoja toimittaneille tilivirastoille valtuuksien seurantailmoituksen erikseen päättyneeltä ja alkaneelta varainhoitovuodelta. Ilmoitus lähetetään kahtena kappaleena. Tiliviraston tulee välittömästi ilmoituksen saatuaan tarkastaa, että ilmoituksen tiedot vastaavat tiliviraston valtuustietoja ja palauttaa toinen ilmoituksista allekirjoitettuna Valtiokonttorille. 5.1 Lomakkeella ilmoitettavat valtuustiedot Rahamäärät merkitään lomakkeen kenttiin täysinä euroina, ilman desimaaleja. Vuosiluku merkitään nelimerkkisenä. Kunkin valtuuden tiedot esitetään omalla rivillään. Jos valtuuksia on useita, niiden väliin ei saa jättää tyhjiä rivejä. Lomakkeella ei saa käyttää pilkkuja eikä puolipisteitä. Lomake jakautuu sarakkeisiin, joissa esitetään tiedot seuraavasti: Valtuusnumero Kenttään merkitään valtuusnumero. Valtuuden nimi Kenttään merkitään valtuuden nimi, jossa voi olla enintään 250 merkkiä. Valtuuslajitunnus Kenttään merkitään kolmemerkkinen valtuuslajitunnus. Tilivirastotunnus Kenttään merkitään tiliviraston kolmenumeroinen tilivirastotunnus. Talousarviovuosi Kenttään merkitään talousarviovuosi nelinumeroisena. Talousarviovuosi on se varainhoitovuosi, jolta ilmoitus tehdään. Momenttitunnus Kenttään merkitään sen luvun tai momentin kuusinumeroinen tunnus, johon valtuus liittyy. Luvun päätösosassa myönnetyn valtuuden momentin numerotunnuksena käytetään 00, esimerkiksi

12 12 (13) Käytettävissä / ei käytettävissä Kenttään merkitään K, kun valtuus on varainhoitovuonna käytettävissä E, kun valtuus ei ole käytettävissä, mutta valtuuden käytöstä on varainhoitovuonna aiheutunut tai arvioidaan vielä tulevina varainhoitovuosina aiheutuvan talousarviomenoja. Valtuuden määrä Valtuuden määrä esitetään kolmella eri sarakkeella: Talousarviossa myönnetty tai lakiin perustuva uusi valtuus Kenttään merkitään talousarviossa ja lisätalousarvioissa myönnetyn tai lakiin perustuvan uuden valtuuden määrä. Ennen varainhoitovuotta 2004 myönnettyjen valtuuksien osalta ei eritellä valtuuden määrää uuteen ja uusittuun valtuuteen, vaan tähän kenttään merkitään valtuuden koko määrä. Talousarviossa uusittu valtuus Kenttään merkitään talousarviossa tai lisätalousarvioissa uusitun valtuuden määrä. Kenttää käytetään varainhoitovuonna 2004 tai myöhemmin myönnettyjen valtuuksien tietojen ilmoittamiseen. Valtuuden määrä yhteensä Kenttää ei saa täyttää, vaan ohjelma laskee kenttään valtuuden määrän yhteensä. Valtuutta käytetty Kenttään merkitään valtuuden käyttö. Valtuutta käyttämättä Kenttää ei saa täyttää, vaan ohjelma laskee kenttään valtuuden käyttämättä olevan määrän. Seuraavan vuoden talousarviossa uusittu valtuus Kenttään merkitään seuraavan varainhoitovuoden talousarviossa uusitun valtuuden määrä. Kenttä jätetään tyhjäksi ilmoitettaessa valtuustietoja alkaneelta varainhoitovuodelta. Kenttää käytetään varainhoitovuonna 2004 tai myöhemmin myönnettyjen valtuuksien tietojen ilmoittamiseen. Valtuuden käytöstä aiheutuneet talousarviomenot Valtuuden käytöstä aiheutuneet talousarviomenot esitetään kahdella eri sarakkeella

13 13 (13) Aikaisemmat vuodet Kenttään merkitään talousarviovuotta aikaisemmilta vuosilta valtuuden käytöstä aiheutuneet talousarviomenot tilinpäätöstietojen mukaisina. Talousarviovuosi Päättyneen varainhoitovuoden ilmoitus: Kenttään merkitään valtuuden käytöstä varainhoitovuonna aiheutuneet talousarviomenot tilinpäätöstietojen mukaisena. Alkaneen varainhoitovuoden ilmoitus: Kenttään merkitään arvio valtuuden käytöstä aiheutuvista talousarviomenoista arviona alkaneen varainhoitovuoden määrärahatarpeesta. Valtuuden käytöstä aiheutuva määrärahatarve Valtuuden käytöstä aiheutuva määrärahatarve esitetään neljällä eri sarakkeella. Talousarviovuosi + 1, Talousarviovuosi + 2 ja Talousarviovuosi + 3 Kenttiin merkitään arviot talousarviovuotta seuraavilta kolmelta vuodelta valtuuden käytöstä aiheutuvista määrärahatarpeista kultakin vuodelta erikseen. Myöhemmät vuodet Kenttään merkitään arvio talousarviovuotta seuraavia kolmea vuotta myöhempinä vuosina aiheutuvista määrärahatarpeista yhtenä summana. Talousarviomenot ja määrärahatarpeet yhteensä Kenttää ei saa täyttää, vaan ohjelma laskee kenttään talousarviomenojen ja määrärahatarpeiden yhteissumman. ja ohjeet/suomeksi/määräys valtuuskirjanpidosta.doc