Kysymykset ja vastaukset:

Transkriptio

1 Kysymykset ja vastaukset: Tarjouspyyntö Pos 1. Astianpesuaineet konepesuun, nestemäinen, kova vesi Position kaikissa kohdissa pakkauskoon yksiköksi on määritelty litra (esim n. 10L), mutta sekä hankittava määrä että pakkauksen sisällön paino on mainittu/pyydetty kiloissa (kg). Pyydämme hankintayksikköä olemaan yhdenmukainen ja muuttamaan pakkauskooksi kilon (kg) seuraavin vaatimuksin: n. 10 L = n. 12 kg n. 20 L = n. 25 kg n. 200 L = n. 250 kg n. 100 L = n. 832 kg Pakkauskoot nestemäisten koneastianpesuaineiden osalta ilmoitetaan yleisesti kiloina, ja tämä muutos tukisi myös yleistä käytäntöä. Pos 1. Pakkaus on määritelty vetomitoissa, koska se kertoo tilaajalle minkä kokoisesta pakkauksesta (ulkomitoiltaan) on kyse. Tarjoaja ilmoittaa minkä verran ainetta (kg) on tämän kokoisessa astiassa ja ilmoittaa sille hinnan (eur/kg). Vertailuhinta on kilohinta alan yleisen käytännön mukaisesti. Tarjouspyyntö Pos 7.3 Uuninhoitotabletti automaattiseen pesuun n kpl (alv 0%) Pyydämme muuttamaan vaatimuksen n kpl. Clean Jet Care tabletin pakkauskoko on valmistajan ilmoituksen mukaisesti nykyään Kaikkien uunitablettien enimmäispakkauskoko vapautetaan ja sallitaan pakkaus 150 kpl/me, koska valmistajat ovat suurentaneet pakkaustaan. Kohtaan vastataan 100 kpl, vaikka kyseessä olisi suurempi pakkaus. Virka aikana auki olevasta noutopisteestä Joensuun kaupungin alueella saa 7 lisäpistettä. pitääkö noutopisteessä olla ammattitaitoinen henkilökunta ja sopimustuotteet esillä? Onko noutopisteestä ostamisen oltava mahdollista ilman ennakkotilausta? Käyttöturvatiedote 4 pistettä. Onko käyttöturvatiedote saatava halutessaan mukaan myös noutopisteestä? Sopimustuotteiden varastointi ja noutopiste Tarjoajalla on mahdollisuus saada tarjousvertailuun seitsemän(7) lisäpistettä Kysymys; jotta tarjouspyynnössä pyydetty klausuuli toteutuu, pyydämme hankintayksikköä edellyttämään seitsemän(7) lisäpisteen saamiseksi virallista myymälää yhteystietoineen, jossa sopimus ja muut tuotteet on varastoituna sekä virka aikana henkilö paikalla.

2 Lisäpisteiden saaminen edellyttää noutopistettä, josta voidaan noutaa tuotteet ilman tilausaikaa. Vaaditaan tuotevalikoima, asiantuntevaa henkilökunta ja säännöllinen aukioloaika arkipäivisin vähintään klo Noutopisteen osoite pyydetään sopimuksesta tehtävään yleisesittelyyn ennen sopimuskauden alkamista. Mikäli tarjoaja on ilmoittanut tulostavansa uuden tuotteen käyttöturvatiedotteen asiakkaalle ensimmäisen toimituksen mukana, niin se edellytetään myös noutovaraston palvelutasoksi. Varmistuksena tiedustelemme, muodostuuko tarjouspyynnössä varsinainen hintavertailun 74 pistettä positioista 1 8? Kyllä muodostuu. Tarjouspyyntö kohta 4. Hankinnan taustaa: Kohta sisältää osion koskien tilaajan tekemää testausta tarjottujen tuotteiden soveltuvuuteen ennen hankintapäätöksen tekoa. Mitä tämä kappale tarkoittaa käytännössä? Onko testaus tarkoitus suorittaa vasta kun kilpailutukselle on valittu 3 sopimustoimittajaa, ja kukin toimipaikka testaa haluamiaan sopimusaineita? Huomioitavaa tähän kohtaan on myös, että koneellisen astianpesun osalta mainittu 4 viikon testausaika ei anna luotettavia tuloksia vertailtavilta osa alueilta eikä kokonaistaloudellisuutta voi määritellä näin lyhyessä ajassa. Ennen hankintapäätöksen tekemistä testataan tarvittaessa tuotteiden vähimmäislaadun täyttyminen tarjouspyynnössä määriteltyjen perusteiden mukaisesti hankintatoimen valitsemissa toimipaikoissa. Tarjouspyynnön kohdassa 5. Hankintamenettely, Lisätietoa puitejärjestelyn toimintamallista on määritelty erikseen kokonaistaloudellisuuden perusteella tapahtuva pesuaineen arviointi sopimuskauden aikana. Se tapahtuu ilmoitettujen osatekijöiden perusteella. Virka aikana auki olevasta noutopisteestä Joensuun kaupungin alueella saa 7 lisäpistettä. pitääkö noutopisteessä olla ammattitaitoinen henkilökunta ja sopimustuotteet esillä? Onko noutopisteestä ostamisen oltava mahdollista ilman ennakkotilausta? Käyttöturvatiedote 4 pistettä. Onko käyttöturvatiedote saatava halutessaan mukaan myös noutopisteestä?

3 Sopimustuotteiden varastointi ja noutopiste Tarjoajalla on mahdollisuus saada tarjousvertailuun seitsemän(7) lisäpistettä Kysymys; jotta tarjouspyynnössä pyydetty klausuuli toteutuu, pyydämme hankintayksikköä edellyttämään seitsemän(7) lisäpisteen saamiseksi virallista myymälää yhteystietoineen, jossa sopimus ja muut tuotteet on varastoituna sekä virka aikana henkilö paikalla. Lisäpisteiden saaminen edellyttää noutopistettä, josta voidaan noutaa tuotteet ilman ennakkotilausta ja tilausaikaa. Vaaditaan tuotevalikoima, asiantuntevaa henkilökunta ja säännöllinen aukioloaika arkipäivisin vähintään klo Noutopisteen osoite pyydetään sopimuksesta tehtävään yleisesittelyyn ennen sopimuskauden alkamista. Mikäli tarjoaja on ilmoittanut tulostavansa uuden tuotteen käyttöturvatiedotteen asiakkaalle ensimmäisen toimituksen mukana, niin se edellytetään myös noutovaraston palvelutasoksi. Kohdassa 9.5 viitataan yhden valmistajan tuotteeseen. Pyydämme jättämään rae sanan, jolloin muille valmistajille vapautuu mahdollisuus myös tarjota tuotetta. Pos 9. tarjoaja tarjoaa valikoimassaan olevia tuotteita tilaajan tarpeisiin. Hankinta suoritetaan tuotetta tarjonneelta sopimustoimittajalta. Tarjotaan tarjouspyynnön mukaisesti. Mitä tarkoittaa kiinteä arkipäiväaikataulu? Pitääkö tarjoajan ilmoittaa ilmoituksen jätön yhteydessä kiinteä aikataulu, johon tarjoaja sitoutuu? Onko eroa pisteytyksessä, jos jokaiselle arkipäivälle viikossa on kiinteä jakelureitti, tai vain yhdelle päivälle viikossa? Tarjoajan on toimittava sopimuksen alkaessa ilmoittamallaan tavalla Joensuun hankintatoimen alueella. Lisäpisteytyksen portaat: 0 p = Toimitetaan tilauksesta, tilaaja saa toimituspäivän tilauksen yhteydessä. 1,5 p = Toimittajalla on joustava aikataulu, jossa väljä toimitussuunta ja jouston vara muutamasta tunnista yhteen päivään. Tilaajalla on tiedossa toimituspäivä ja mahdollinen varapäivä. 3 p = Toimittajalla on kiinteä ja tilaajalle ilmoitettu aikataulu: toimitusalueet viikonpäivittäin ja aikataulu, jonka perusteella tilaajan on mahdollista ajoittaa tilauksensa ja se toteutuu ilmoitetulla tavalla. Kohdassa 6.1, 6.2, 6.3 haetaan tuotetta vaahtopuhdistuslaitteisiin; Voisiko tätä avata tarkemmin, millaiseen laitteeseen viitataan. Millainen laite nyt on käytössä? Riittääkö laitteen käyttöön vesijohtopaine?

4 Kyse on pintojen, laitteiden ja koneiden puhdistukseen ja desinfiointiin tarkoitetusta vaahtopesulaitteesta. Käytössä on seinäkiinnitteinen ja vaunumalli. Laitetta voidaan käyttää aineen levittämiseen pinnoille (vaahdotus) ja pintojen huuhteluun. Toimii vesijohtoverkoston paineella. Positionumeron tarkentaminen Pos 6 Vaahtopuhdistuslaitteiden aineet: Postitionumero 6.2 on mainittu kahteen kertaan eli numero 6.3 on jäänyt pois (6.2 kvattipitoinen ja 6.3 klooripitoinen). Kohta 4. tarjottaville tuotteille asetettavat vähimmäisvaatimukset "tarjottujen tuotteiden on sovelluttava käytettäväksi keskenään ja samaan käyttökohteeseen tarkoitettujen tuotteiden on oltava saman tuoteperheen tuotteita". On ymmärrettävää, että tarjottujen tuotteiden on sovelluttava käytettäväksi keskenään, mutta sen että tuotteiden on oltava saman tuoteperheen tuotteita ei pitäisi olla merkityksellistä. Ehdotamme kohdan muutettavaksi siten, että tarjottujen tuotteiden on sovelluttava käytettäväksi keskenään. Edellytämme tarjoajan olevan tietoinen, että tuotteita on mahdollista käyttää keskenään myös samassa laitteessa/koneessa (astianpesukone ym.). Tilaaja ei vastaa mahdollisista yhteensopivuudesta johtuvista ongelmista tarjouksen mukaisten tuotteiden käytön aikana. 1. Puitejärjestelyn toimintamalli: Hankintamalli on useamman eli kolmen (3) toimittajan puitejärjestely, jossa tilaaja tekee tilauksen suoraan valitulta toimittajalta. Kysymys; Tarkoitetaanko tässä kolmea jakelukanavaa (toimittajaa), vai kolmea eri valmistajaa jakelukanavan kautta? esimerkki 1; Toimittajat A, B ja C tarjoavat valmistaja X:n tuotetta ja tulevat valituiksi, jolloin loppukäyttäjällä kolme toimittajaa saman valmistajan tuotteilla. esimerkki 2; Toimittajiksi valitaan seuraavat yhteistyökumppanit: 1. Toimittaja A valmistaja X:n tuotteilla 2. toimittaja B valmistaja Y:n tuotteilla 3. Toimittaja C valmistaja Z:n tuotteilla esimerkki 3; Toimittajiksi valitaan seuraavat yhteistyökumppanit: 1. Toimittaja A valmistaja X:n tuotteilla 2. Toimittaja B valmistajat Y:n ja Z:n tuotteilla 2. Lisätietoa puitejärjestelyn toimintamallista Kokonaistaloudellisuuden osatekijöitä ovat mm. käyttötestauksen tulos, tuotteen hinta ja käyttökustannukset, työturvallisuus, kestävän kehityksen huomiointi Kysymys; miten näitä arvioidaan/mitataan ja miten pisteytetään? Esim. miten arvioidaan korkkien turvallisuus eri valmistajien kesken. Jotta saadaan syrjimätön ja yhteismitallinen vertailu, tulee osatekijöiden arviointien olla objektiivisia. 3. Pos 1. Astianpesuaineet konepesuun, nestemäinen, kova vesi

5 Kysymys; Tuleeko tarjoajan ( valmistajan tuotteista) tarjota tähän tuotetta, joka asemoitu tuotevalikoimasta juuri kovaan veteen, vai voiko tarjota tuotetta joka soveltuu annostusta suurentamalla kovan veden tuotteeksi? 4. Pos 2. Astianpesujauheet kotikoneisiin Kysymys; riittävän kilpailun syntymiseksi, voidaanko positioon tarjota tällä hetkellä voimassa olevassa sopimuksessa käytössä oleva 1.5 kg pakkaus, joka on pakattu 8 pkt myyntierään. Vaihtoehtoisesti voidaanko tarjota yksittäin pakattu vastaava tuote 6 kg pakkauksessa? 5. Pos 6.2 Vaahtopuhdistusaine vaahtopesulaitteisiin, klooripitoinen Kysymys; voidaanko positioon tarjota klooripitoinen tuote 20 L pakkauksessa, joka on tällä hetkellä voimassa olevassa sopimuksessa käytössä oleva tuote? 6. Pos 7.3 Uuninhoitotabletti Kysymys; tällä hetkellä markkinoilla oleva uuninhoitotabletti on pakattu 150 kpl myyntierään. Jotta hankintayksikkö saa edellyttämänsä tuotekorit tarjoajilta, pyydämme hyväksymään tarjouksessa 150 kpl myyntierän. 7. Pos 9. Muut astianpesuaineet tai niihin liittyvät tuotteet Kysymys; Koska tässä positiossa mainitut astianpesuaineet vaativat toimiakseen annostelutekniikkaa (valmistajan patentoimaa ja omaisuutta), tuleeko tarjoajan olla valmistajan hyväksymä yhteistyökumppani? Tällä vaatimuksella varmistettaisiin lisäpisteiden oikeudenmukainen jakautuminen tarjoajien välillä. 8. Pos 9.4 Astianpesuaine, alumiinille soveltuva, kivi pesukasettijärjestelmiin Kysymys; tarjouspyynnössä pyydetään erikseen kiinteä kivi ja rae pesukasettijärjestelmiin. Molemmat tuotteet ovat kiinteitä tuotteita ja näin ollen tarjoajien syrjimättömyyden vuoksi, pyydämme hankintayksikköä pyytämään myös position astianpesuaine, alumiinille soveltuva, rae tai lisäämään positioon 9.4 alumiinille soveltuva, kiinteä, kivi tai rae. 9. Tekninen palvelu / raportointi 4,5 pistettä Lisätiedoissa kuvattu selkeästi, kuinka tarjoaja voi saada kohdasta 4,5 pistettä. Kysymys; riittääkö näiden pisteiden saamiseksi vain maininta, että täyttää nämä pisteytetyt kohdat, vai tuleeko tarjoajan liittää / toimittaa reaaliaikainen järjestelmä hankintayksikön kokeiltavaksi ja arvioitavaksi tarjouksen jättämisen yhteydessä. Tällä jälkimmäisellä tavalla varmistettaisiin katteettomien lupausten antaminen, joka hankintapäätöksen jälkeen hankala oikaista. 10. Toimitusten toteutuminen/3,0 pistettä Kysymys; miten hankintayksikkö seuraa toimitusten toteutumista ja miten toteutumattomuudesta mahdollisesti sanktioidaan? Riittääkö toimitusten toteutumisesta vain pelkkä maininta vai tuleeko tarjoukseen liittää toimitusten toteutumisen aikataulut. Tällä jälkimmäisellä tavalla varmistettaisiin katteettomien lupausten antaminen, joka hankintapäätöksen jälkeen hankala oikaista. Puitejärjestelyn toimintamalli:

6 Hankintamalli on useamman eli kolmen (3) toimittajan puitejärjestely, jossa tilaaja tekee tilauksen suoraan valitulta toimittajalta. Kysymys; Tarkoitetaanko tässä kolmea jakelukanavaa (toimittajaa), vai kolmea eri valmistajaa jakelukanavan kautta? esimerkki 1; Toimittajat A, B ja C tarjoavat valmistaja X:n tuotetta ja tulevat valituiksi, jolloin loppukäyttäjällä kolme toimittajaa saman valmistajan tuotteilla. esimerkki 2; Toimittajiksi valitaan seuraavat yhteistyökumppanit: 1. Toimittaja A valmistaja X:n tuotteilla 2. toimittaja B valmistaja Y:n tuotteilla 3. Toimittaja C valmistaja Z:n tuotteilla esimerkki 3; Toimittajiksi valitaan seuraavat yhteistyökumppanit: 1. Toimittaja A valmistaja X:n tuotteilla 2. Toimittaja B valmistajat Y:n ja Z:n tuotteilla Tarjouspyynnössä "Toimittajalla tarkoitetaan jakelukanavaa ja sen järjestämää (esim. valmistajan tai maahantuojan) palvelua". ts. vastaan Tarjouspyynnön mukaisesti! Lisätietoa puitejärjestelyn toimintamallista Kokonaistaloudellisuuden osatekijöitä ovat mm. käyttötestauksen tulos, tuotteen hinta ja käyttökustannukset, työturvallisuus, kestävän kehityksen huomiointi Kysymys; miten näitä arvioidaan/mitataan ja miten pisteytetään? Esim. miten arvioidaan korkkien turvallisuus eri valmistajien kesken. Jotta saadaan syrjimätön ja yhteismitallinen vertailu, tulee osatekijöiden arviointien olla objektiivisia. Vast: Sopimuksen aikana tilaajat tarkkailevat käyttämänsä tuotteen käytettävyyttä ja kokonaistaloudellisuutta. Tämä ei vaikuta kilpailutuksen tarjousten vertailussa, vaan on osa sopimuskaudella tapahtuvaa toimintaa. Käytön aikana todetut huomiot aineen toimivuudesta, perustelut ja todettu toimivuus toimipaikassa, hinta vertailusta tai toimittajan toteutuneesta hinnasta (puitejärjestely) käyttökustannukset selviävät laskettuna todellisen menekin ja hinnan perusteella. Työturvallisuus määritellään yhteistyötahojen omissa ohjeistuksissa. Tuotteen valinnassa vaikuttaa toimipaikan olosuhteet ja henkilökunnan ominaisuudet. Kestävä kehitys, jotkut toimipaikat ovat vahvasti kestävän kehityksen toteuttajia käytön aiheuttama jätteen määrä, prosessissa hajoavien aineosien määrä, jäteveden ympäristön kuormittavuus mm. toimittajan materiaalin perusteella, annostelun määrä eli mahdollisimman pieni käyttöannostelu, annostelijoiden vaihtotarpeen minimointi, ympäristökriteerien noudattaminen korostuu. Pos 1. Astianpesuaineet konepesuun, nestemäinen, kova vesi Kysymys; Tuleeko tarjoajan ( valmistajan tuotteista) tarjota tähän tuotetta, joka asemoitu tuotevalikoimasta juuri kovaan veteen, vai voiko tarjota tuotetta joka soveltuu annostusta suurentamalla kovan veden tuotteeksi? Pos. 1 on tarjottava aine, joka soveltuu normaaliannostuksilla kovaan veteen, siihen ei voi annostusta muuttamalla tarjota muuta.

7 Positioihin 9.1 ja 9.2 voi tarjota ainetta, joka soveltuu keskikoviin ja koviin vesiin. Pos 2. Astianpesujauheet kotikoneisiin Kysymys; riittävän kilpailun syntymiseksi, voidaanko positioon tarjota tällä hetkellä voimassa olevassa sopimuksessa käytössä oleva 1.5 kg pakkaus, joka on pakattu 8 pkt myyntierään. Vaihtoehtoisesti voidaanko tarjota yksittäin pakattu vastaava tuote 6 kg pakkauksessa? Pos 2.1 Pysytään tarjouspyynnössä ja edellytetään jauheessa kotikoneisiin n. 1 3 kg pakkausta yksittäin hinnoiteltuna ja myytynä tarjouspyynnön mukaan 1 4 pkt myyntierissä. Ei hyväksytä muita myyntieriä tai pakkauksia. On paljon pieniä keittiöitä, ryhmiä, sos. tiloja jne, joissa säilytystilaa on vähän ja käyttö pientä. Pos 6.2 Vaahtopuhdistusaine vaahtopesulaitteisiin, klooripitoinen Kysymys; voidaanko positioon tarjota klooripitoinen tuote 20 L pakkauksessa, joka on tällä hetkellä voimassa olevassa sopimuksessa käytössä oleva tuote? Pyydetään 5 l astia tarjouspyynnön mukaisesti Pos 7.3 Uuninhoitotabletti Kysymys; tällä hetkellä markkinoilla oleva uuninhoitotabletti on pakattu 150 kpl myyntierään. Jotta hankintayksikkö saa edellyttämänsä tuotekorit tarjoajilta, pyydämme hyväksymään tarjouksessa 150 kpl myyntierän. Kaikkiin uunitabletteihin sallitaan myös pakkaus 150 kpl/me saakka. Tarjoukseen merkitään uunitablettien kohtaan 100, vaikka pakkaus olisi tätä suurempi, ei kuitenkaan suurempi kuin 150 kpl/me. Pos 9. Muut astianpesuaineet tai niihin liittyvät tuotteet Kysymys; Koska tässä positiossa mainitut astianpesuaineet vaativat toimiakseen annostelutekniikkaa (valmistajan patentoimaa ja omaisuutta), tuleeko tarjoajan olla valmistajan hyväksymä yhteistyökumppani? Tällä vaatimuksella varmistettaisiin lisäpisteiden oikeudenmukainen jakautuminen tarjoajien välillä. Tarjoaja sitoutuu toimittamaan tarjoamiaan tuotteita ja tuottamaan näihin järjestelmiin liittyvät huolto ym. toimet vaaditulla aikataululla. Tarjoajan tulee tietää velvoittaako valmistaja kumppanuutta huoltotoimien sujuvalle käyttämiselle. Pos 9.4 Astianpesuaine, alumiinille soveltuva, kivi pesukasettijärjestelmiin Kysymys; tarjouspyynnössä pyydetään erikseen kiinteä kivi ja rae pesukasettijärjestelmiin. Molemmat tuotteet ovat kiinteitä tuotteita ja näin ollen tarjoajien syrjimättömyyden vuoksi, pyydämme hankintayksikköä pyytämään myös position astianpesuaine, alumiinille soveltuva, rae tai lisäämään positioon 9.4 alumiinille soveltuva, kiinteä, kivi tai rae.

8 Tässä ryhmässä osatarjoukset ovat sallittuja ja tarjotaan pyydettyjä tuotteita (rae ja kivi ovat eri tuotteita ja eri annostelijoilla) Tekninen palvelu / raportointi 4,5 pistettä Lisätiedoissa kuvattu selkeästi, kuinka tarjoaja voi saada kohdasta 4,5 pistettä. Kysymys; riittääkö näiden pisteiden saamiseksi vain maininta, että täyttää nämä pisteytetyt kohdat, vai tuleeko tarjoajan liittää / toimittaa reaaliaikainen järjestelmä hankintayksikön kokeiltavaksi ja arvioitavaksi tarjouksen jättämisen yhteydessä. Tällä jälkimmäisellä tavalla varmistettaisiin katteettomien lupausten antaminen, joka hankintapäätöksen jälkeen hankala oikaista. Tarjoaja sitoutuu toimimaan sopimusajalla jättämänsä tarjouksen mukaisesti. Tilaaja reklamoi toimittajaa, jos se ei täytä antamiaan palvelulupauksia. Toimitusten toteutuminen/3,0 pistettä Kysymys; miten hankintayksikkö seuraa toimitusten toteutumista ja miten toteutumattomuudesta mahdollisesti sanktioidaan? Riittääkö toimitusten toteutumisesta vain pelkkä maininta vai tuleeko tarjoukseen liittää toimitusten toteutumisen aikataulut. Tällä jälkimmäisellä tavalla varmistettaisiin katteettomien lupausten antaminen, joka hankintapäätöksen jälkeen hankala oikaista. Toimittaja sitoutuu antamaansa tarjoukseen myös tämän ilmoituksen osalta. Tämä kirjataan sopimusesittelyyn ja se on reklamaatioperuste Teknisen palvelun alla on 4,5 pisteen arvoinen kohta raportoinnista. Tarkoitetaanko tässä pesuaineannostusraportointia? Raportointiin sisältyy vähintään pesuaineannostus, lämpötilat ja maininta astianpesukoneen yleiskunnosta sekä siisteydestä teknisen palvelun vaatimusten mukaisesti. Toimittajalla on mahdollista olla myös muita tarkkailukohtia raportoinnissa sisältyen hintaan. Raportoinnin suorittamisen tavoista sopimuskauden aikana voi saada lisäpisteitä 1,5 p / 3 p / 4,5 p. Tarjoaja sitoutuu ilmoituksensa mukaiseen toimintaan ja tilaaja reklamoi, jos toimittaja ei täytä palvelulupaustaan. Reklamaatioilla voi olla vaikutusta seuraavassa kilpailutuksessa.