TIPTOP-projektin ohjausryhmän kokous

Transkriptio

1 TIPTOP-projektin ohjausryhmän kokous IVluistio Pvm: Aika: Paikka: Nh Jazz, CSC Espoo Lfisnä Kari Pitkänen, strategiajohtaja, Jyydskylán yliopisto (puheenjohtaja) Klaus Lindberg, johtaja, CSC Tieteen tietotekniikan keskus Oy Mikko Markkola, osastopddllikkö, Tampereen yliopisto Risto Salminen, vararehtori, Hämeen ammattikorkeakoulu Marko Wilén, opintoasiainpaallikko, Laurea-ammattikorkeakoulu Mika Rauhala, Landen ammattikorkeakoulu (etayhteys) Tuomas Orama, kehityspaallikka, Metropolia Ammattikorkeakoulu (etàyhteys) Nea Särkikoski, opiskelija- ja hakupalveluiden paallikko, Turun yliopisto (etäyhteys) Mats Lindstedt, CSC-Tiptop-projektipaallikka Poissa Suvi Eriksson, koulutuspoliittinen sihteeri, SYL Päivi Karttunen, vararehtori, Tampereen ammattikorkeakoulu Kirsti Kyld-Tuomola, kehittarnispaallikka, opetus- ja kulttuuriministerio Henri Helander, EU-koordinaattori, Pohjois-Pohjanmaan ELY-keskus (rahoittajan edustaja) Paula Lohikoski, Pohjois-Pohjanmaan ELY-keskus (rahoittajan edustaja) Anne Anttinen, opintoasioiden johtaja, Oulun seudun ammattikorkeakoulu

2 Muistio 1. Kokouksen avaaminen Puheenjohtaja avasi kokouksen klo Todettiin, ettà kokous on paatosvaltainen. 2. Asialistan hyväksyminen Ohjausryhma hyvdksyi asialistan ehdotetussa muodossaan kokouksen ty6jarjestykseksi. 3. Edellisen kokouksen paytäkirja ( Ohjausryhma hyvaksyi edellisen kokouksen poytakirjan. 4. Tiptop-hankkeen tilannekatsaus a. Tilannekatsaus ( Projektipädllikko totesi tilannekatsauksena, että yllattdvien sairaslomien takia sekd resurssit, kustannukset ettà aikataulu ovat keltaisella ja todennäköisesti jatkuvat nain maaliskuuhun asti. Muut indikaattorit ovat vihreällä. Projektipaallikko esitteli my6s AHOT-palvelun tdmänhetkistä tilannetta ja demonstroi uuden hakemuksen jättämista. Projektissa on myos aloitettu loppudokumentaation valmistelu. b. Riskit ( Projektipddilikko kertoi, ettà projektiryhma on tehnyt projektin ajankohtaisiin riskeihin seuraavat muutokset: Resurssitilanne on haasteellinen sairastapausten vuoksi. c. Viestintä ( Projektipaallikko kertoi, että syksyn aikana Tiptop on ollut esilid muun muassa AMKopintoasiainpddllikoiden syysseminaarissa ja IT-pdivilid d. Sprinttien tilanne ( Projektipddllikko kertoi, ettà yhden huonon (osittain johtuen sairastumisista) sprintin Alkeen viimeisen sprintin tulos oli taas kohtuullinen. e. Maksatushakemukset Projektipädilikka kertoi, ettá tämän vuoden toinen maksatushakemus (ajalta ) on Atetty. 1. Maksatushakemus status: maksettu 2. Maksatushakemus status: lisaselvityspyyntaihin vastattu 3. Maksatushakemus status: lisaselvityspyyntoihin vastattu 4. Maksatushakemus status: kdsittelyssä Ohjausryhma merkitsi tilannekatsauksen tiedoksi. EU:lta

3 5. Resurssitilanne a. Tuntiseuranta ( 310) Projektipaallikk6 kertoi, etta osa osatoteuttajista kayttaa resursseja laskennallisesti budjetin mukaan ja saa ne oletettavasti kaytettya kokonaan projektin aikana. Toisaalta nayttad silta, etta osa ei saa. Kayttoaste koko projektille on talla hetkella noin 90%. b. Ennuste ( v3) ( Projektiryhma on kokoontunut ja kaynyt lapi resurssitilannetta nyt ja ennustetta ensi vuodelle. Tehtyjen laskelmien mukaan nayttaa silt& etta jos jatketaan samalla tavalla, noin 26 htkk jaa käyttamatta, erityisesti CSC:Ita ja TY:Ita. Samalla on my6s vertailtu projektin sisaisen tuntiseurannan maksatushakemusten euromaaraiseen seurantaan. Muutaman osatoteuttajan kohdalla on jonkin verran heittoa. Tama on myos huomioitu ennustetta laadittaessa. Ohjausryhma merkitsi taman tiedoksi. 6. Projektin jatkovaihtoehdot a. Projektiryhmän ehdotus ( jatko) Projektipaallikko esitteli projektiryhman ehdotuksen. Analyysissa on kaksi vaihtoehtoa. Joko projekti loppuu suunnitellusti maaliskuussa tai pyydetaan jatkoaikaa kesaan asti. Molempien vaihtoehtojen vaikutukset lopputuotoksiin kaytiin lapi. b. Yhteistyö OTM:n ja Pepin kanssa Todettiin, etta on tehty yhteistyota molempien kanssa ja etta yhteisty6 jatkuu. Molemmat projektit nakevat my6s Tiptopin tulokset hyodyllisina,ja pystyvat niita kayttarnaan. Esim ehops noudattaa aika pitkalti Tiptopissa tehtyja maarityksia. c. Keskustelua ja mandollisia toimenpiteitä Ohjausryhma keskusteli tilanteesta ja vaihtoehdoista. Todettiin muun muassa, etta projektille on aikaisemmin haettu lisarahoitusta ja olisi outoa, jos rahoituksesta jãisi yield suurempi maara kayttamatta. Lisaksi otettiin esiin, etta nyt kun eteneminen on EU.Ita

4 7. Ilmoitusasiat Ei ilmoitusasioita. 8. Muut asiat Ei muita asioita. hyvaa ja voidaan selkedsti saada lisahyotyja, niin kannattaa kayttad tilaisuutta hyvaksi ja jatkaa. Ahotin jatkokehittäminen kohti melko tuotantovalmista kokonaisuutta lisäisi myos Tiptop-projektin tulosten hyodynnettavyytta projektin jälkeen ja siten koko projektin onnistumista. JY:n koodausresursseja ovat kaytettavissa, ja sen lisäksi Metropolia lupasi antaa koodausvoimaa projektille my6s maaliskuun jalkeen. Ohjausryhma päätti hakea projektille lisaaikaa seuraavalla tavalla: Projektille haetaan lisdaikaa heinakuun 2014 loppuun asti. Pdafokus jatkoajalla on valtakunnallisessa ahot-palvelussa ja sen saamisessa mandollisimman tuotantovalmiiksi. Tavoitteena edelleen, etta kehitetty kokonaisuus sopii mandollisimman monelle. JY, CSC ja TY ovat valmiit antamaan osan omista htkk:sta muiden kayttoon My6s ostopalveluiden käytto on mandollista hankintasaännosten puitteissa Lopuksi ohjausryhma painotti, etta jos projektille myonnetaän haettava lisaaika, niin toteuttamiseen osallistuvien osatoteuttajien täytyy sitoutua antamaan projektin käyttoon jatkoajalle sovittavat henkilöresurssit. Projektiryhmä suunnittelee projektin jatkon näiden linjausten mukaan. 9. Seuraavat kokoukset Ohjausryhma Oath, etta projektipadilikk6 lahettää Doodle-kyselyn seuraavien kokousten ajankohdista. Vaihtoehdot ovat ti ja to klo Kokouksen päätös Puheenjohtaja Oath kokouksen klo Poytakirjan vakuudeksi Kari Pitkanen Puheenjohtaja Mats Lindstedt Sihteeri EU: lta z..7.3

5 Päätösloki Pvm Asia Vastuuhenkilä Status Lisatieto Tuomas Orama valittiin varapuheenjohtajaksi Ohryn Oaths Ok Ohryn materiaalit projektin internet-sivuille ja linkki osallistujille jatkossa Ohryn paatôs Ok Riskimatriisi hyvaksyttiin korjauksilla Ohryn paatos Ok Viestintasuunnitelma hyvaksyttiin korjauksilla Ohryn Oaths Ok Ohjausryhman jasenilla ei ole varajasenia pois lukien opiskelijajarjestojen edustaja. Ohryn Oaths Ok Flatraten käyttaa ei seurata rahoittajaa tarkemmalla tasolla. Ohryn Oaths Ok Projektin aikataulu hyvaksyttiin. Ohryn paatos Ok Kansainvalinen yhteistyo mandollista, jos rahoitus jarjestyy ja projektin tavoitteet eivat vaarannu. Ohryn paatos Ok Projektipaallikko voi aloittaa toimenpiteet vastuiden tarkentamiseksi ja resurssien uudelleenkohdentamisen valmistelemiseksi mikali paatetty vastuunjako ei toimi tulosten saavuttamiseksi. Ohryn paatös Ok Projektin aikataulun tarkennukset ja release-sisallät hyvaksyttiin. Ohryn paatos Ok Ohjausryhma paatti, etta pohjoismaiseen yhteistyohon osallistutaan esitettyjen yhteistyotapaamisten muodossa. Projektin aikatauluun ja budjettiin ei tule muutoksia. Tarvittava tyornaara otetaan projektihallinnan momentista. Ohryn Oaths Ok Kansallinen malli tarkoittaa, etta Tiptopissa käytetaan kansallisia tietovarantoja Virta ja Kotve Ohryn Oaths Ok CSC kiertaa osatoteuttajakorkeakoulut kevaalla Ohryn paatös Ok EU:lta

6 CSC valtuutettiin valmistelemaan projektille lisarahoitusta nykyisesta rahoituslahteesta ja neuvottelemaan osatoteuttajien kanssa rahoituksen hakemisesta. Ohryn Oaths Ok CSC valtuutettiin valmistelemaan projektin jalkeista jatkoprojektia Ohryn Oaths Ok Kehitystyan yleiset priorisointilinjaukset Ohryn Oaths Ok Siirretaan toteutuneella kayttoasteella jaljelle jaavat henkiläresurssit (10 htkk) henkilotyasta ostopalveluihin (koodaus) Ohryn Oaths Ok Siirretaan palvelupaallikon ty6sta alkaen vapautuvista resursseista noin puolet ostopalveluihin (koodaus). Puolet käytetaan edelleen palvelupaallikon tehtavaan. Ohryn paatos Ok Hyvaksyttiin paivitetty kokonaisaikataulu Ohryn Oaths Ok Ohjausryhma Oath, etta syksyn aikana seurataan tuntikertymaa ja seuraavassa kokouksessa paatetaan jatkotoimenpiteista Ohryn Oaths Ok Ohjausryhma Oath valtuuttaa CSC:n tekernaan sopimuksen palvelupaallikon ostamisesta konsultointipalveluna. Ohjausryhma korosti my6s, etta toimeksiannon jalkeen tulisi esittaa ohjausryhmalle selvitys, mita hyotya konsultoinnilla on saatu. Ohryn paatös Open Ohjausryhma hyvaksyi syksyn tavoitteet demotarinan, HOPS:n ja AHOT PoC:n osalta. Ohryn Oaths Ok Ohjausryhma totesi, etta yhteisty6 Pepin kanssa on oikea askel ja etta silla tavalla projektissa voidaan todentaa, etta kehitetyt palvelut toimivat oikean landejarjestelman kanssa. Ohryn Oaths Ok Ohjausryhma Oath aloittaa keskustelut rahoittajan kanssa mandollisista projektin jalkeisista hankkeista. Projektipaallikko esittelee yhteenvedon seuraavassa kokouksessa. Ohryn paatös Ok Ohjausryhma Oath hakea projektille lisaaikaa Ohryn paatös Ok Ifipuvoimaa EU: lta