IIPTOP-projektin ohjausryhman kokous

Transkriptio

1 IIPTOP-projektin ohjausryhman kokous FAuistio Pvm: Aika: Paikka: Sessio, CSC Espoo Läsnä Kari Pitkänen, strategiajohtaja, Jyvaskylan yliopisto (puheenjohtaja) Tuomas Orama, kehityspaallikko, Metropolia Ammattikorkeakoulu Mikko Markkola, osastopaallikko, Tampereen yliopisto Mika Rauhala, Landen ammattikorkeakoulu (etayhteys, lasna loppuosan) Marko Wilén, opintoasiainpäällikko, Laurea-ammattikorkeakoulu Nea Sarkikoski, opiskelija- ja hakupalveluiden paallikko, Turun yliopisto (etayhteys) Mats Lindstedt, CSC-Tiptop-projektipaallikko Poissa Suvi Eriksson, koulutuspoliittinen sihteeri, SYL Paivi Karttunen, vararehtori, Tampereen ammattikorkeakoulu Kirsti Kyla-Tuomola, kehittamispaallikka, opetus- ja kulttuuriministeriö Risto Salminen, vararehtori, Harneen ammattikorkeakoulu Henri Helander, EU-koordinaattori, Pohjois-Pohjanmaan ELY-keskus (rahoittajan edustaja) Paula Lohikoski, Pohjois-Pohjanmaan ELY-keskus (rahoittajan edustaja) Anne Anttinen, opintoasioiden johtaja, Oulun seudun ammattikorkeakoulu Klaus Lindberg, johtaja, CSC Tieteen tietotekniikan keskus Oy

2 Muistio 1. Kokouksen avaaminen Puheenjohtaja avasi kokouksen klo Todettiin, etta lasnä oli vain viisi ohjausryhman jasentä, eli alle puolet. Todettiin, etta lasnä olevien jasenten tekemät paatokset tulevat voimaan, ellei joku poissa olleista niita moiti. 2. Asialistan hyväksyminen Ohjausryhma hyvaksyi asialistan ehdotetussa muodossaan kokouksen tyôjärjestykseksi. 3. Edellisen kokouksen pöytäkirja ( Ohjausryhma hyväksyi edellisen kokouksen poytakirjan. 4. Tiptop-hankkeen tilannekatsaus a. Tilannekatsaus ( Projektipaallikka totesi tilannekatsauksena, etta aikataulun ja kansallisen palvelumallin osalta on pienia poikkeamia suhteessa projektisuunnitelmaan. Muiden indikaattorein osalta ollaan tavoitellussa tilassa. Release 0.3 on onnistuneesti julkaistu. b. Riskit ( Projektipaallikko kertoi, etta projektiryhma on tehnyt projektin ajankohtaisiin riskeihin seuraavat muutokset: Resurssimuutokset kesan jalkeen saattavat aiheuttaa haasteita. Palvelupaallikon siirtyminen muihin tehtaviin. c. Viestintä ( Projektipaallikko kertoi, etta suurin ponnistus eli korkeakoulukierros, tehtiin kevaalla. Syksylle on muutama esitys tiedossa. Ohjausryhma totesi, että projektin loppupuolella (esim. ensi vuoden puolella) pitad varautua uuteen korkeakoulukierrokseen tiiviin hyötykeskeisen loppuesityksen kanssa. Kohderyhmat ja korkeakoulut padtetaan myohemmin kunkin korkeakoulun kanssa. d. Sprinttien tilanne ( Projektipaallikk6 kertoi, etta kesan pitkan kehityssprintin osalta saavutettiin uusi merkkkipaalu. Ensi kertaa ylitettiin 90%, kun valmiiksi saatiin 91% tehtavista. e. Maksatushakemukset Projektipadllikko kertoi, etta maksatushakemusten osalta ei ole uutta kerrottavaa. 1. Maksatushakemus status: maksettu 2. Maksatushakemus status: kasittelyssa ELY-keskuksessa 3. Maksatushakemus status: kasittelyssä ELY-keskuksessa 4. Maksatushakemus status: kerataän syyskuussa Vipuvoimaa E : Eta ,3

3 Ohjausryhma merkitsi tilannekatsauksen tiedoksi. 5. Resurssitilanne a. Tuntiseuranta ( Projektipaallikko kertoi, etta suurin osa osatoteuttajista kayttaa resursseja laskennallisesti budjetin mukaan ja saa ne olettavasti kaytettya kokonaan projektin aikana. CSC, TY ja FUAS eivät ole kuitenkaan kayttaneet resursseja suunnitelman mukaan. Vaarana on, etta osa jaa käyttarnatta. Ohjausryhma päätti, etta syksyn aikana seurataan tuntikertymaa ja seuraavassa kokouksessa pdatetdan jatkotoimenpiteista. Vaihtoehtona on, että siirretään henkilöstömomenteista ostopalveluihin tai toisena mandollisuutena, etta pyydetaan projektille lisaaikaa. Valinta tehddan sen mukaan, milla keinoin projekti saa eniten hyotya. Projektipaallikkaa pyydettiin valmistelemaan ehdotusta yhdessa osatoteuttajien kanssa ennen seuraavaa kokousta. b. Java-sovelluskehitystä ostopalveluna Projektipaallikko kertoi, etta edellisessa kokouksessa paatetty hankinta on edennyt hyvin. Tarjouspyyntäkierros pidettiin kesalla ja löytyi kaksi kokenutta javakehittäjäa. FUAS ja CSC ovat sopineet varojen siirrosta ja ELY-keskus hyvaksynyt siirron. Sopimus toimittajan kanssa on allekirjoitusta vaille valmis ja kehittajat aloittavat tälla viikolla. Ohjausryhma merkitsi tarnan tiedoksi. c. Palvelupäallikko ostopalveluna Projektipaallikko kertoi, end selvityksen jalkeen ehdotuksena on, etta CSC ostaisi Lauri Stigelin palveluita Cerion Solutionsilta syksyn ajan (noin 1-2 tyäpaivad viikossa). Hankinta olisi mandollista jo solmitun puitesopimuksen piirissa ja ehdoteltu menettely on saanut ELY-keskusken hyväksynnan. Laurin tehtävät keskittyisivat paapalveluiden (HOPS, AHOT) vaatimusten ohjaamiseen ja koordinointiin. Ohjausryhmä Oath valtuuttaa CSC:n tekemään sopimuksen palvelupdallikön ostamisesta konsultointipalveluna. Ohjausryhma korosti myos, etta toimeksiannon jälkeen tulisi esittää ohjausryhmalle selvitys, mita hyatyä konsultoinnilla on saatu. 6. Release 0.3 esittely ( Vipuvoimaa EU:lta

4 Projektipaallikkö esitteli Release 0.3:n tulokset. Esittelyvideo oli jo kaikkien osallistujien tiedossa, joten sitä ei uudestaan kayty lapi. ( Kesalomista johtuen oli pienta saatarnistä viimeisillä metrehla, mutta Release 0.3 saatiin julkaistua melkein aikataulussaan. AHOT:n osalta kaikki suunnitellut kayttajatarinat saatiin toteutettua. HOPS:n osalta kaikki kayttajatarinat ovat mukana toteutuksessa, tosin joidenkin osalta toteutus ei ollut taydellinen. Release 0.3:n osalta julkaisu onnistui siis hyvin. Projektipäällikkö muistutti kuitenkin, etta vaikka Release 0.3 onnistui, niin sisaltömielessa projekti on erityisesti HOPS:n osalta hieman jaljessa. Ohjausryhma merkitsi Release 0.3:n julkaisun ja kaydyn keskustelun tiedoksi. 7. Projektin syksyn tavoitteet a. AHOT PoC ( Projektipdallikkö esitteli projektin suunnitelmat AHOTin osalta: koosteinen kayttajatarina ja erityisesti tavoitteet hyödyntaa Virran testiymparistoa ja Pepin OPS:ia. Ohjausryhma totesi, että esitetty suunnitelma on hyva ja voidaan edeta nain. Lisaksi ohjausryhma pyysi varmistamaan, end suunniteltu kokonaisuus riittävan hyvin huomioi korkeakoulujen erilaiset ja vafilla monimutkaiset AHOT-prosessi, ja etta palvelusta tulee riittävan joustava, jotta se pystyy sopeutumaan esim. uusiin organisaatiorakenteisiin. b. HOPS ( Projektipaallikko esitteli projektin suunnitelmat HOPS:n osalta. Päätavoitteena toteuttaa yhtenainen HOPS-prosessi, jossa oppija voi suunnitella opintojaan, valita toteutuksia ja ilmoittautua seka kommunikoida ohjaajan kanssa. Taman lisaksi projektipdallikko esitteli Tiptop-demotarinan ensimmaisen version. ( Ohjausryhma totesi, etta esitetty suunnitelma on hyva ja etta voidaan edeta nain. c. Yhteisty6 Pepin kanssa Projektipdallikko kertoi, end AHOT PoC:n yhteydessa on aloitettu keskustelut siitä, etta olisiko mandollista saada rajapinta Pepin demoymparistoon ja sita kautta reaaliaikaisesti haettua OPS:n tiedot. Ensi viikolle on suunniteltu tekninen palaveri Pepin kanssa. Lisäksi tarkoitus on myas kopioida Oulun ja TaY:n OPS-tietoja Tiptopiin, jotta kaytossa olisi enemmän kun yhden korkeakoulun tiedot.. Myohemmin syksylla olisi tarkoitus kayda vastaavanlaiset keskustelut OTM:n kanssa ja pohtia yhteistyon mandollisuuksia. V puvoirnaa EU:Lta. 20.7_"13

5 Ohjausryhma totesi, että yhteistyo Pepin kanssa on oikea askel ja että silla tavalla projektissa voidaan todentaa, etta kehitetyt palvelut toimivat oikean landejarjestelman kanssa. 8. Projektin jatkovaihtoehdot Ohjausryhma kävi keskustelua mandollisista jatkovaihtoehdoista. Koska suuri osa ohjausryhmästa oli poissa, todettiin etta keskusteluja on syyta jatkaa seuraavassa kokouksessa. Ohjausryhma linjasi, etta tavoitteena pitaa olla, ettei Tiptop jad referenssitoteutuksen tasolle, vaan etta projektin jalkeen kehitys jatkuu kohti tuotantovalmiutta. Ohjausryhmä Oath aloittaa keskustelut rahoittajan kanssa mandollisista projektin jalkeisistä hankkeista. Projektipaallikko esittelee yhteenvedon seuraavassa kokouksessa. 9. Ilmoitusasiat Ei ilmoitusasioita. 10. Muut asiat Ei muita asioita. 11. Seuraavat kokoukset Ohjausryhma paatti, etta projektipaallikkö lahettaa Doodle-kyselyn seuraavien kokousten ajankohdista. Vaihtoehdot ovat ke 27.11, to ja pe Klo Kokouksen päätos Puheenjohtaja Oath kokouksen klo Pôytakirjan vakuudeksi 67 `*" Kari Pitkanen Puheenjohtaja Mats Lindstedt Sihteeri Vipuvoimaa EU:ita 2m3

6 Päätösloki Pvm Asia Vastuuhenkila Status Lisatieto Tuomas Orama valittiin varapuheenjohtajaksi Ohryn paatos Ok Ohryn materiaalit projektin internet-sivuille ja linkki osallistujille jatkossa Ohryn Oaths Ok Riskimatriisi hyvaksyttiin korjauksilla Ohryn Oaths Ok Viestintasuunnitelma hyvaksyttiin korjauksilla Ohryn paatos Ok Ohjausryhman jasenilla ei ole varajasenia pois lukien opiskelijajarjestojen edustaja. Ohryn paatos Ok Flatraten kayttoa ei seurata rahoittajaa tarkemmalla tasolla. Ohryn Oaths Ok Projektin aikataulu hyvaksyttiin. Ohryn pdatos Ok Kansainvalinen yhteisty6 mandollista, jos rahoitus jarjestyy ja projektin tavoitteet eivat vaarannu. Ohryn paatos Ok Projektipaallikko voi aloittaa toimenpiteet vastuiden tarkentamiseksi ja resurssien uudelleenkohdentamisen valmistelemiseksi mikali paatetty vastuunjako ei toimi tulosten saavuttamiseksi. Ohryn Oaths Ok Projektin aikataulun tarkennukset ja release-sisällot hyvaksyttiin. Ohryn paatos Ok Ohjausryhma paatti, etta pohjoismaiseen yhteistyohon osallistutaan esitettyjen yhteistyotapaamisten muodossa. Projektin aikatauluun ja budjettiin ei tule muutoksia. Tarvittava työrnaara otetaan projektihallinnan momentista. Ohryn paatos Ok Kansallinen malli tarkoittaa, etta Tiptopissa kaytetaan kansallisia tietovarantoja Virta ja Kotve Ohryn Oaths Ok V puvoimaa EU:lta u

7 CSC kiertaa osatoteuttajakorkeakoulut kevaalla Ohryn Oaths Ok CSC valtuutettiin valmistelemaan projektille lisarahoitusta nykyisesta rahoituslahteesta ja neuvottelemaan osatoteuttajien kanssa rahoituksen hakemisesta. Ohryn Oaths Ok CSC valtuutettiin valmistelemaan projektin jalkeista jatkoprojektia Ohryn Oaths Ok Kehitystyon yleiset priorisointilinjaukset Ohryn Oaths Ok Siirretaan toteutuneella käyttoasteella jaljelle jaavat henkilöresurssit (10 htkk) henkilöty6sta ostopalveluihin (koodaus) Ohryn paatös Ok Siirretaan palvelupaallikon tyosta alkaen vapautuvista resursseista noin puolet ostopalveluihin (koodaus). Puolet kaytetaan edelleen palvelupaallikon tehtavaan. Ohryn paatos Ok Ohjausryhma paatti, etta syksyn aikana seurataan tuntikertymaa ja seuraavassa kokouksessa paatetaan jatkotoimenpiteista Ohryn paatos Open Ohjausryhma Oath valtuuttaa CSC:n tekernaan sopimuksen palvelupaallikon ostamisesta konsultointipalveluna. Ohjausryhma korosti myös, etta toimeksiannon jälkeen tulisi esittaa ohjausryhmalle selvitys, mita hyotya konsultoinnilla on saatu. Ohryn paatäs Open Ohjausryhma hyvaksyi syksyn tavoitteet demotarinan, HOPS:n ja AHOT PoC:n osalta. Ohryn Oaths Ok Ohjausryhma totesi, etta yhteisty6 Pepin kanssa on oikea askel ja etta silla tavalla projektissa voidaan todentaa, etta kehitetyt palvelut toimivat oikean landejarjestelman kanssa. Ohryn paätos Ok Ohjausryhma Oath aloittaa keskustelut rahoittajan kanssa mandollisista projektin jalkeisista hankkeista. Projektipaallikko esittelee yhteenvedon seuraavassa kokouksessa. Ohryn paatös Open Vipuvoimaa EU:Lta

8