CASE AALLON PROMOOTIOPROJEKTIN VIESTINTÄ

Transkriptio

1 CASE AALLON PROMOOTIOPROJEKTIN VIESTINTÄ Vuonna 2012 pidettiin Teknillisen korkeakoulun promootioperinteen seuraajana ensimmäinen Aaltoyliopiston neljän tekniikan korkeakoulun yhdessä järjestämä tekniikan ja filosofian tohtoreiden promootio. Promootio järjestetään tällä hetkellä kahden vuoden välein. Vastuu promootion järjestämisestä kiertää neljän tekniikan korkeakoulun kesken. Vuonna 2012 vuorossa oli Sähkötekniikan korkeakoulu, vuoden 2014 promootion järjestää Kemian tekniikan korkeakoulu. Juhlallisen tohtoripromootion järjestäminen on noin puolentoista vuoden mittainen projekti. Haasteena on ollut muun muassa tiedon siirto entisten ja tulevien promootiojärjestäjien välillä, viestintä ja yhteistoiminta järjestelyyn osallistuvien tahojen välillä, promootiosta tiedottaminen eri sidosryhmille sekä tiettyjen monimutkaisten yhteistyöprosessien hallitseminen. Promootioviestinnän kehittämiseksi käynnistettiin joulukuussa 2012 simulointi ja kehitysprojekti, joka toteutettiin Aalto yliopiston liiketoimintaverkostojen simulointilaboratorio SimLabissa (simlab.aalto.fi). Projektin tavoitteena oli mallintaa yhdessä promootion aikaisempien järjestäjien sekä seuraavan järjestävän korkeakoulun edustajien kanssa vuoden 2012 promootion järjestämisen yhteistoimintaprosessi, kehittää prosessin solmukohtia ja luoda ohjeellinen malli tulevien promootioiden järjestämiseksi. Promootio on akateeminen juhlatilaisuus, jossa vihitään eri tieteenalojen tohtoreita ja kunniatohtoreita. Tohtorin tutkinnon suorittaneet otetaan promootiossa tiedeyhteisön täysivaltaisiksi jäseniksi ja esitellään tiedeyhteisölle. Tutkinnon suorittanut on jo tohtori, ja promootio merkitsee tähän arvoon vihkimistä. Samalla tohtorit saavat oikeuden käyttää oppiarvonsa symboleja. Promootioaktissa promoottori antaa kunniatohtoreille sekä uusille vihittäville tohtoreille eli promovendeille arvonmerkiksi tohtorinhatun. Teknillinen korkeakoulu sai oikeuden tohtorin arvon myöntämiseen vuonna Nykyään tekniikan korkeakouluista valmistuu runsaat kolmesataa uutta tekniikan tai filosofian tohtoria kahdessa vuodessa. Tekniikan korkeakoulujen promootiossa promovoidaan kaikki edellisen promootion jälkeen valmistuneet tohtorit joko läsnä tai poissaolevina. Promootioon voi osallistua vain kerran promovoitavana tohtorina. Valmistuvien tohtoreiden lisäksi promootiossa vihitään myös joukko kunniatohtoreita, jotka ovat joko merkittäviä tieteentekijöitä tai eri tavoin huomattavia kulttuuri ja yhteiskuntavaikuttajia. Kunniatohtorit tulevat sekä kotimaisista että ulkomaisista yliopistoista. Promootion järjestäjät Promootion keskeisin toimija on promootiotoimikunta. Promootiotoimikunta vastaa promootion järjestämisestä. Toimikunta päättää promootioon ja akateemiseen perinteeseen liittyvistä suurista kysymyksistä, valvoo promootion järjestämistä ja osallistuu järjestelyihin. Toimikunnan tärkeimmät roolit ovat toimikunnan puheenjohtaja, promoottori, promootiosihteeri ja järjestävän korkeakoulun dekaani. Promootiosihteeri vastaa suurimmasta osasta promootioon liittyvästä päivittäisestä työstä, toimikunnan puheenjohtajalla on päävastuu sidosryhmäviestinnästä, kokouksien järjestämisestä ja koko promootioprojektin johtamisesta. Promoottori huolehtii promovendien ja kunniatohtoreiden promovoinnista. Promootiotoimikuntaan kuuluu lisäksi professoriedustaja jokaisesta neljästä korkeakoulusta, jotka yhdessä edustavat akateemista perinnettä. Lisäksi on todettu hyväksi, että toimikuntaan kuuluvat myös viestinnän ja talouden edustajat järjestävästä korkeakoulusta, Aalto yliopiston viestinnän edustaja, Aalto yliopiston seremoniamestari sekä promootioperinteen asiantuntija. Toimikunta muodostaa promootioprojektin projektiorganisaation ja sen kokoonpano on keskeinen promootion onnistumisen kannalta. Toimikuntaa koottaessa on syytä kiinnittää huomiota siihen, että

2 toimikunnassa on sekä kokemusta edellisistä promootioista että ensikertalaisia tuomassa uusia näkökulmia. Henkilösidonnainen jatkuvuus on tärkeää, minkä takia on eduksi, jos noin puolet korkeakoulujen professoriedustajista olisi uusia jäseniä ja puolet jatkaisi vanhasta toimikunnasta. Keskeiset prosessit Promootion käynnistysprosessi Promootiotoimikunta vastaa tehtävien siirrosta seuraavalle järjestävälle korkeakoululle. Vuonna 2012 promootiotoimikunnan puheenjohtaja ja järjestävän korkeakoulun dekaani lähettivät vuoden 2014 promootion järjestävän Kemian tekniikan korkeakoulun dekaanille kirjeen, jossa pyydettiin aloittamaan tarpeelliset valmistelut. Edeltävän toimikunnan aikana on syytä päättää myös seuraavan promootion alustavasta ajankohdasta. Toimikunnan kokoaminen alkaa promoottorin valinnalla. Promoottorina toimiminen on akateeminen kunniatehtävä. Yliopiston rehtori nimittää promoottorin järjestävän korkeakoulun dekaanin ehdotuksesta. Promoottoriksi valitaan järjestävästä korkeakoulusta virkaiältään vanhimmasta päästä oleva tehtävään sopiva professori. Järjestävän korkeakoulun akateeminen komitea vahvistaa sekä promoottorin että juhlamenojen ohjaajan nimitykset. Järjestävä korkeakoulu on vastannut myös promootiosihteerin palkkaamisesta sekä toimikunnan muiden jäsenten valinnasta ja nimittämisestä. Järjestävän korkeakoulun dekaani pyytää muiden korkeakoulujen dekaaneja nimittämään toimikuntaan professoriedustajan. Kunkin korkeakoulun akateemiset komiteat hyväksyvät nimitykset. Toimikunnan päätöksentekoprosessi Toimikunnan työskentely alkaa noin kuukautta ennen promootiota. Vuoden 2012 promootiossa toimikunta kokoontui syyskuun 2011 ja joulukuun 2012 välillä yhteensä 14 kertaa. Kuitenkin, jotta toimikunnan toiminta olisi tehokasta ja mielekästä kaikille jäsenille, toimikunnan yleiskokouksessa on hyvä keskittyä akateemiseen perinteeseen sekä suuriin promootion luonteeseen tai kustannuksiin vaikuttaviin

3 kysymyksiin. Tämän vuoksi on suositeltavaa, että toimikunta muodostaa pienempiä työryhmiä valmistelemaan päätöksiä. Vuoden 2012 promootion toimikunnassa toimivat mm. musiikista, menusta ja plaseerauksesta vastaavat tiimit. Toimikunnan keskeiset päätökset on esitetty alla olevassa kuvassa. Esimerkiksi päivä ja iltajuhlan tilat vaikuttavat ratkaisevasti promootion luonteeseen, osallistujamäärään ja kustannuksiin, joten päätös on tehtävä mahdollisimman aikaisessa vaiheessa. Promovoitavilta tohtoreilta vaadittava valmistumisaikataulu vaikuttaa keskeisesti viestintään ja ilmoittautumisaikatauluun. Ratkaisujen valmistelusta vastaa promootiosihteeri yhdessä puheenjohtajan ja mahdollisesti muiden asiaankuuluvien henkilöiden kanssa. Esimerkiksi viestintäsuunnitelman valmisteluun osallistuu viestinnän asiantuntijat. Kunniatohtoreiden valintaprosessi Aalto yliopiston tekniikan korkeakoulujen promootiossa promovoidaan aina myös joukko kunniatohtoreita. Vuoden 2012 promootiossa kunniatohtoreita promovoitiin kymmenen, kaksi kunkin korkeakoulun kunniatohtoria ja kaksi Aaltotason vaikuttajaa. Kunniatohtoreiden valintaprosessi on promootion järjestämiseen liittyvistä prosesseista muodollisimpia. Kunniatohtoreiden ehdottaminen ja valinta tapahtuu ehdottoman luottamuksellisesti. Mikäli mahdollista, järjestävän korkeakoulun dekaani ja toimikunnan puheenjohtaja käyvät kutsumassa kotimaiset kunniatohtorit henkilökohtaisesti.

4 Järjestävän korkeakoulun dekaani pyytää kutakin korkeakoulua ehdottamaan noin kolmea tieteellisesti tai yhteiskunnallisesti merkittävää kunniatohtoria, joista vähintään yksi on nainen. Lisäksi pyydetään ehdottamaan kunniatohtoreita, joita pidetään merkittävänä koko Aallon kannalta. Kukin korkeakoulu tekee ehdotusprosessin parhaaksi katsomallaan tavalla. Vuonna 2012 useimmissa kouluissa dekaanit pyysivät korkeakoulun professoreilta ehdotuksia kunniatohtoreista. Korkeakoulujen akateemisen komiteat valitsevat sisäisissä kokouksissaan toimikunnalle tuotavat ehdotukset. Näistä ehdotuksista toimikunta valitsee lopulliset ehdotukset kunniatohtoreiksi. Kunkin kunniatohtorin virallinen hyväksyntä tapahtuu sen korkeakoulun akateemisten asioiden komiteassa, jonka katsotaan olevan lähinnä kunniatohtorin alaa. Kunniatohtorivalinnan jälkeen järjestävän korkeakoulun dekaani ja toimikunnan puheenjohtaja käyvät henkilökohtaisesti kutsumassa kunniatohtorit. Jokaisen tulevan kunniatohtorin tulee hyväksyä arvonimen vastaanottaminen. Kun kunniatohtorit ovat hyväksyneet nimityksen, valitut kunniatohtorit perusteluineen julkaistaan Aallon sisäisesti. Myös mediatiedote kunniatohtoreiden valinnasta lähetetään tämän virallisen päätöksen jälkeen. Vuoden 2012 promootiossa sekä ehdotusprosessissa että kunniatohtoreiden julkaisussa esiintyi viestintään liittyviä haasteita. Kunniatohtoriehdokkaita jouduttiin pyytämään kaksi kertaa, sillä ensimmäisellä kierroksella ei ehdotettu yhtään naisehdokasta. Pelkästään mieskunniatohtoreiden promovointi ei ollut toimikunnan linjan mukaista ja korkeakouluilta pyydettiin uudet ehdotukset. Toinen haaste oli kunniatohtoreiden epäyhtenäiset perustelut. Perustelut olivat vapaamuotoisia eikä niiden sisältöä tarkistettu ennen valintaa. Perusteluita käytettiin pohjana kunniatohtoreiden valinnasta kertovassa lehdistötiedotteessa sekä Aallon sisäisessä tiedotuksessa. Viestinnässä oletettiin ehdotuksissa olevien tietojen pitävän paikkaansa. Näin ei kuitenkaan ollut, ja virheellisiä tietoja jouduttiin korjaamaan jälkeenpäin. Vastaavanlaiset tilanteet voidaan välttää esimerkiksi määrittelemällä tarkasti kunniatohtoreiden ehdottamiseen liittyvät perustelut. Jo ensimmäisessä pyynnössä korkeakouluille tulisi ilmaista, että kunniatohtoriehdokkaissa tulee edustaa molempia sukupuolia. Perusteluiden hyödyntämistä viestinnässä auttaa, mikäli kunniatohtoreiden ehdotukset tulisi täyttää standardimuotoiseen pohjaan. Kunniatohtoreiden isänniksi valitaan usein heitä ehdottaneet henkilöt tai muuten kunniatohtoreiden kanssa yhteistyössä olleet henkilöt. Isäntien vastuulla on taata kunniatohtoreille miellyttävä viikko ennen promootiota, johon voi kuulua esimerkiksi suomalaiseen kulttuuriin tutustumista ja illallinen järjestävän koulun dekaanin kanssa. Ulkomaisten kunniatohtoreiden matkajärjestelyiden helpottamiseksi olisi hyvä nimittää yksi yhteyshenkilö, joka vastaisi kaikista matka ja hotellivarauksista ja johon kunniatohtorit voivat ottaa yhteyttä, mikäli järjestelyissä on ongelmia. Kunniatohtorit ovat Aalto yliopiston kunniavieraita, joiden promootiomatkasta tulee tehdä miellyttävä kokemus, jota ei ole syytä kuormittaa tarpeettomalla byrokratialla.

5 Viestintä ja tiedotusprosessi Promootion järjestäminen edellyttää toimikunnan sisäistä kommunikaatiota, Aalto yliopiston sisäistä viestintää, yhteydenpitoa eri osallistujaryhmien kanssa sekä ulkoista tiedotusta. Promootion toteuttamisen kannalta viestintää on syytä tarkastella omana, keskeisenä aliprosessinaan, jossa suunnitellaan viestinnän kohderyhmät, tavoitteet ja keinot, laaditaan ja lähetetään kirjeitä ja tiedotteita tarkoituksenmukaisella tavalla, tuotetaan promootiota tukevia painotuotteita sekä pyritään lisäämään promootion näkyvyyttä ja kiinnostavuutta yliopiston sisällä sekä ulkopuolella. Simulointiprojektissa toteutettujen haastattelujen perusteella vuoden 2012 promootiossa erityisiä haasteita tunnistettiin viestinnän tehtävien työnjaossa ja prosessin sujuvuudessa. Tällaisia viestinnällisiä tehtäviä olivat muun muassa erilaisten tiedotteiden ja kirjeiden sisällön tuottaminen, termistön kehittäminen, oikolukeminen sekä lopullisen version julkaiseminen ja lähettäminen vastaanottajalle. Oheinen prosessimalli kuvaa promootioon sisältyvää tiedottamista kuten se toteutui vuoden 2012 promootiossa. Vuoden 2012 promootiossa ensimmäinen tiedote lähetettiin Aallon johdolle ja tekniikan korkeakoulun professoreille ja siinä tiedotettiin järjestettävästä promootiosta. Tekniikan koulujen dekaanit saivat kutsun esittää kunniatohtoreita. Myös Aalto Yliopiston verkkosivuille lisättiin tiedote lähestyvästä promootiosta. Tohtorikoulutuksen hallintohenkilökunnalle lähetettiin myös oma tiedote promootion ajankohdasta. Promovendit saivat kolme kirjettä promootiotoimikunnalta. Kirjeissä alustettiin promootion tarkoitus, pyydettiin ilmoittautumistietoja ja valokuva promovendi julkaisua varten, ja annettiin käytännön ohjeita juhlan kulusta. Kunniatohtorit julkistettiin promootiolle luodulla verkkosivulla ja kunniatohtoreista lähetettiin myös lehdistötiedote. Professorikunnalle lähetettiin sähköpostitse motivaatioviesti, jossa muistutettiin promootion merkityksestä akateemisena perinteenä ja siten kehotettiin osallistumaan promootiojuhlaan. Osallistujat saivat juhlan jälkeen myös kiitoskirjeen.

6 Promootion tiedottamiseen luotiin julkiset www sivut, ja niille luotiin oma fiverkkotunnus ( Sivuille koottiin mm. promootioon liittyviä ohjeita, kirjoituksia promootioperinteestä sekä tiedotteita liittyen tapahtumaan ja kunniatohtoreihin. Promootion viestintään liittyviä haasteita Promootioon liittyvä tiedotus ja yhteydenpito muodostavat laajan kokonaisuuden, jolloin viestintä vaatii tiimityötä sekä perusteellisen viestintäsuunnitelman prosessin hallitsemiseksi. Simulointiprojektin haastatteluissa sekä simulointipäivässä nousi esille useita promootion valmistelun laajuudesta johtuvia yhteydenpidon ja tiedottamisen haasteita. Vuoden 2012 promootiota varten pidettiin viestintäpalaveri ja laadittiin viestintäsuunnitelmat sisäiselle ja ulkoiselle viestinnälle. Viestintäsuunnitelma tehtiin alustavasti tarvittavien kirjeiden aikatauluttamisen tarpeisiin, mutta siihen yhdistettiin myöhemmin myös muun ulkoisen viestinnän aikataulu. Viestintäsuunnitelmassa listattiin promootion tarvitsema viestintä (sisäiset tiedotteet, kirjeet, lehdistötiedotteet, verkkosivujen sisältö, kutsut, valokuvaus, promootiojulkaisut, webcasting, kuvatallenne), tämän lisäksi viestien aiottu aikataulu, viestinnän kohde, vastuu ja käytettävä media. Viestinnän tavoitteeksi asetettiin saada mahdollisimman moni osallistumaan promootioon. Tämä saavutettaisiin luomalla promootiosta myönteinen kuva, sekä lisäämällä tietoisuutta tekniikan promootioperinteestä ja väitöskirjojen tieteellisestä ja yhteiskunnallisesta merkityksestä. Viestintäsuunnitelmaan kirjattiin myös viestinnän keinot ja kanavat (mm. verkkosivut, Aalto Magazine, sosiaalinen media, Aalto Inside alumnien uutiskirje, Aallon mediajakelu) ja suunniteltiin myös seurantaa verkkoviestintää varten (hyödyntämällä Google Analytics ja Cision palveluita). Promootion tiedotusta hankaloitti Aalto yliopiston myötä muuttunut nimistö. Oikeiden termien käyttäminen johdonmukaisesti kolmella kielellä kaikkialla viestinnässä vaati tarkkuutta, ja vanhoja asiakirjapohjia edellisistä promootioista ei voinut hyödyntää sellaisenaan. Aalto yliopiston professorikuntaan on liittynyt professoreita eurooppalaisen promootioperinteen ulkopuolelta. Lisäksi osa professoreista on suhteellisen nuoria, eivätkä he välttämättä tunne promootioperinnettä hyvin. Tämä synnytti toimikunnalle viestinnällisen tehtävän tuoda esille promootioperinteen merkitystä ja professoreiden symbolista roolia olla vastaanottamassa valmistuneet tohtorioppilaansa tiedeyhteisön jäseniksi. Tohtorimäärien moninkertaistuminen on luonut haasteen mediaviestinnän osalta, sillä usein toistuvan promootion on hankalampi ylittää uutiskynnystä. Toimikunta on kuitenkin toivonut promootiolle medianäkyvyyttä, ja kunniatohtoreiden osalta näkyvyyttä myös heidän oman maansa lehdistössä. Kuten ylempänä kunniatohtoreiden prosessin käsittelyn yhteydessä todettiin, kunniatohtoreiden valintaan liittyvä viestintä on luottamuksellista. Luottamuksellisuuden säilyttäminen kuitenkin hankaloituu, kun suuri määrä ihmisiä käsittelee kunniatohtoreiden valintaa tai kuulee ehdokkainen nimet muusta yhteydestä. Vuoden 2012 promootiossa tästä ei aiheutunut ongelmia, mutta nimien vuotaminen ulkopuolisten tai ehdokkaiden itsensä kuultaville kesken valintaprosessin on riski, joka on tiedostettu ja jota on syytä hallita tarkasti. Yllä myös mainittiin, että kunniatohtoriprosessiin liittyy viestinnällinen haaste saada kouluilta muodoiltaan yhdenmukaiset perustelut kunniatohtoriehdokkaiden valinnoille. Promootiossa 2012 valittujen kunniatohtoreiden perustelut siirtyivät välitettäväksi eteenpäin lehdistölle sellaisena kuin ne saapuivat kouluilta toimikunnalle, vaikka perusteluita ei ollut puhtaaksikirjoitettu median käyttöön. Tämä aiheutti kiireisen oikaisutoimenpiteen jo lähetettyihin tiedotteisiin kunniatohtoreiden valintojen perusteluiden ja ansioiden osalta.

7 Kehitysehdotuksia promootion viestintään Simulointipäivässä toteutettiin ryhmätyö, jossa tehtävänantona oli ideoida viestintäsuunnitelman sisältöä promootion järjestämistä varten. Viestintäsuunnitelmaa pohtinut ryhmä tuotti ryhmätyön tuloksena viestinnän jaottelun kolmeen eri alueeseen: 1. Promootion työviestintä 2. Promootio viestinä 3. Mediaviestintä Promootion työviestintä sisältää kirjeiden kirjoittamisen, yhteydenotot sidosryhmiin ja yleisesti kirjallista kommunikaatiota organisaation sisälle ja ulkopuolelle. Promootion työviestinnässä viestin sisältö ja muoto voidaan ajatella erillään, ja siinä on mahdollista tehdä selkeä työnjako toimikunnan ja viestinnän funktioiden välillä. Osa toiminnasta voisi olla jatkuvaa, esimerkiksi verkkosivuja ei tarvitsisi luoda uusiksi tai päivittää vain promootioiden yhteydessä. Simulointipäivässä kysyttiin, miksi promootiosta ei olisi sivuja suoraan Aallon verkkosivujen alla, koska promootio kuitenkin on toistuva tapahtuma, ja perinne josta yliopisto on ylpeä. Wiki sivut voisivat olla pysyvät ja käytössä myös muiden Aallon koulujen promootioissa. Jatkuvuutta toisi myös pysyvä projektiorganisaatio, jossa roolit ja vastuut säilyvät vaikka henkilöt vaihtuvatkin. Promootio akateemisena juhlallisena perinteenä on itsessään viesti muun muassa siitä, että koulu on ylpeä valmistuneista tohtoreistaan. Promootion asemaa korkeimpana akateemisena juhlana voi tuoda esille uusien professoreiden perehdytyksen yhteydessä ja heitä voi muistuttaa siitä, että heidän osallistumisensa on tärkeää tilaisuuden ja valmistuneiden tohtorien kannalta. Promootion voi esitellä myös opiskelijoille heidän aikaisemmissa perehdyttävissä opinnoissa tai osana tohtoriopintoja. Viestinnän kolmas osa alue on mediaviestintä, jossa tilaisuus saatetaan julkisuuteen. Mediaviestinnässä tarvitaan viestinnän ammattilaisten asiantuntemusta oikeiden medioiden hyödyntämisessä. Onnistuakseen mediaviestintä tarvitsee viestintäsuunnitelman. Viestintäsuunnitelmassa kartoitetaan viestinnän tavoitteet, perusviesti, viestinnän kanavat, kohde, vastuut ja resurssit. Suurimman medianäkyvyyden kannalta tasapaksut ja yhtenäiset perustelut kunniatohtoreiden ansioista eivät ole lehdistölle kaikkein mielenkiintoisinta. Simulointipäivässä esille nousi toivomus hyödyntää viestinnän osaamista mielenkiintoisia uutisjuttuja varten esimerkiksi käyttäen haastatteluja. Joissakin yliopistoissa kunniatohtorit pitävät yleistajuisen seminaarin ajankohtaisista tutkimuskohteistaan. Promootiotoimikunnan tulisi myös selvittää, onko medianäkyvyys yksi promootion tavoitteista, ja jos se on, miten sitä voi parhaiten edistää. Joka tapauksessa kunniatohtoreiden valinnan perustelut on tarkoituksenmukaista laatia yhtenäiselle pohjalle, jotta ehdokkaat ovat keskenään vertailukelpoisia ja perusteluita on mahdollista käyttää materiaalina viestinnässä. Simulointipäivässä todettiin myös, että edellä mainittujen viestinnän kolmen alueen osalta tarvittaisiin selkeämpää työnjakoa promootiotoimikunnan jäsenten välillä sekä heidän ja viestinnän ammattilaisten kesken. Tämä helpottaisi yhteistyötä viestinnän osalta. Roolijako voisi säilyä, vaikka henkilöt vaihtuisivat.