Si SIBELIUS-AKATEMIA Yliopistokollegio Päivitysvastuu : Lakimies Dnfb 6'2)/Oi/OVul2

Transkriptio

1 Si SIBELIUS-AKATEMIA Yliopistokollegio Päivitysvastuu : Lakimies Dnfb 6'2)/Oi/OVul2 SIBELIUS-AKATEMIAN YLIOPISTOKOLLEGION TYÖJÄRJESTYS 1. Kollegion työn tavoite ja tehtävät Kollegion toiminnan tavoitteena on vahvistaa yliopiston toimijoiden välistä luottamusta. Kollegio pyrkii tähän erityisesti myötävaikuttamalla yliopiston päätöksenteon läpinäkyvyyteen ja keveyteen. Kollegion tehtävät on määritelty yliopistolaissa ja Sibelius-Akatemian hallintosäännössä. Tehtävät ovat: 1. päättää hallituksen jäsenmäärästä ja jäsenten jakautumisesta eri yliopistoryhmiin (YOL 15 ja 22 ); 2. päättää hallituksen ja sen yksittäisten jäsenten toimikauden pituudesta (YOL 16 ja 22 ); 3. valita ulkopuoliset jäsenet yliopiston hallitukseen (YOL 15 ja 22 ); 4. vahvistaa yliopistoyhteisön ryhmien valinnat hallituksen jäseniksi (YOL 15 ja 22 ); 5. vapauttaa hallituksen jäsen tehtävästään hallituksen esityksen perusteella (YOL 16 ja 22 ); 6. valita yliopiston tilintarkastajat (YOL 22 ja 64 ), päättää tilintarkastusprosessista (SibAn hallinnointiohje) sekä ottaa vastaan tilintarkastuskertomus (YOL 64 ); 7. vahvistaa yliopiston tilinpäätös ja toimintakertomus sekä päättää vastuuvapauden myöntämisestä hallituksen jäsenille ja rehtorille (YOL 22 ja 65 ); 8. päättää vahingonkorvauskanteen nostamisesta hallituksen jäsentä, rehtoria ja tilintarkastajaa vastaan (YOL 22 ja 65 ); 9. päättää hallituksen jäsenen vapauttamisesta tehtävästään liittyen vastuuvapauden myöntämättä jättämiseen (YOL 22 ja 65 ) 2. Kollegion työskentely Kollegio kokoontuu vähintään kolmesti vuodessa. Kollegio työskentely muodostuu kolmesta prosessista 1. Tilinpäätös ja -tarkastus 2. Hallituksen valinta (prosessin kulusta päätetään syksyn 2o1o ensimmäisessä kokouksessa, päätöksen yhteydessä prosessin pääpiirteet kirjataan tähän) 3. Vuorovaikutus hallituksen ja rehtorin kanssa Kollegiolla on nelihenkinen työvaliokunta, joka vastaa prosessien kulusta, päätösasioiden valmistelusta ja päätösten toimeenpanosta. Työvaliokunta raportoi toimistaan kollegiolle.

2 Tilinpäätös ja -tarkastus - Prosessissa on kyse hallituksen ja rehtorin toimien sekä yliopiston talouden laillisuusvalvonnasta. - Kollegio päättää yliopiston tilintarkastajista vuosittain saatuaan hallituksen suosituksen. Tilintarkastajat valitaan toistaiseksi. - Kollegion tilinpäätös- ja tarkastustoiminta perustuu tilintarkastajien ja sisäisten tarkastajien työhön. - Kollegion työvaliokunta seuraa tilin- ja sisäisten tarkastajien työtä ympäri vuoden ja ohjaa tilintarkastusta tarvittaessa. - Kollegion työvaliokunta keskustelee kolme kertaa vuodessa yliopiston taloudesta hallituksen ja yliopiston johdon edustajien kanssa. Keskustelut perustuvat hallituksen kollegiolle toimittamiin talouden neljännesvuosiraportteihin. - Tilinpäätös hyväksytään ja vastuuvapaus myönnetään kollegion tilinpäätöskokouksessa, joka järjestetään vuosittain kesäkuun loppuun mennessä. - Tilinpäätöskokouksessa hallituksen puheenjohtaja esittelee tilinpäätöksen kollegiolle. Tilintarkastajat esittelevät omat havaintonsa ja johtopäätöksensä. Hallituksen valinta - Liitteen 1 mukaisesti Vuorovaikutus hallituksen kanssa - Työvaliokunta tapaa hallituksen edustajat vähintään neljännesvuosittain ja keskustelee heidän kanssaan luottamuksellisesti kollegion piirissä esiin nousseista ajankohtaisista aiheista. - Kollegion puheenjohtaja pitää yllä keskusteluyhteyttä hallituksen puheenjohtajaan ja rehtoriin myös tapaamisten välillä. 3. Kollegion kokoukset Kokouksen koolle kutsuminen Kollegio kokoontuu puheenjohtaja ja hänen estyneenä ollessaan varapuheenjohtajan kutsusta. Kollegio on kutsut tava koolle, kun vähintään kolme jäsentä sitä ilmoittamansa asian vuoksi vaatii. Kutsu ori lähetettävä jäsenille ja varajäsenille sähköpostitse vähintään viisi arkipäivää ennen kokousta. Läsnäolo Kollegion jäsen on velvollinen osallistumaan kollegion kokouksiin, ellei hänen osallistumiselleen ole hyväksyttävää estettä (kuten sairaus tai työmatka). Mikäli jäsen on estynyt saapumasta kokoukseen, hänen on ilmoitettava poissaolostaan kollegion sihteerille ja henkilökohtaiselle varajäsenelleen. Kollegion sihteerillä ja yliopiston rehtorilla on pysyvä läsnäolo- ja puheoikeus kollegion kokouksissa. Kokouksen puheenjohtaja voi antaa asian käsittelyn vuoksi läsnäolo- ja puheoikeuden myös muille henkilöille. Päätösten tekeminen Kollegio voi tehdä päätöksiä vain kokouskutsussa mainituista asioista. Äänestäminen tapahtuu kättä nostamalla. Henkilövaalit suoritetaan enemmistövaalina suljettua lippuäänestystä käyttäen.

3 Pöytäkirjan pitäminen Kollegion sihteeri pitää päätöspöytäkirjaa kollegion kokouksista. Päätösten lisäksi pöytäkirjaan voidaan kirjata kokouksen tärkeäksi katsomia näkökohtia keskustelusta. Puheenjohtaja toteaa kirjattavat keskustelukohdat. Pöytäkirjan tarkistaminen Pöytäkirjan tarkastavat kaksi kokouksessa valittavaa pöytäkirjantarkastajaa. Pöytäkirja pyritään saattamaan julkiseksi viikon kuluessa kokouksesta. Otteen oikeaksi todistaa Helsinki Immo Aakkula Yliopistokollegion sihteeri

4 SIBELIUS -AKATEMIA Yliopistokollegion työjärjestys, liite 1 Yliopistokollegio HALLITUKSEN VALINTAPROSESSI Hallituksen kokoonpano: 1. Hallituksen koko: 7Jäsentä 2. Hallituksen rakenne: 4 sisäistä + 3 ulkoista 3. Ulkoisten jäsenten keskeisimmät valinnassa painotettavat osaamisalueet: Yliopistolain (15 ) mukaan ulkoisten jäsenten tulee "edustaa monipuolisesti yhteiskuntaelämän ja yliopiston toimialaan kuuluvien tieteiden ja taiteiden asiantuntemusta". a) kulttuurinen perspektiivi b) talouselämän tuntemus/suhteet liike-elämään c) politiikka d) keskeiset yhteistyökumppanit Yksi ihminen voi edustaa useampaa vahvuutta. Muita valinnassa huomioon otettavia tekijöitä: a) jäsenten henkilökohtainen musiikkisuhde ja arvot; b) kokemus tiedemaailmasta; c) kokemus hallintotyöskentelystä; d) päätöksentekokyky; e) viestinnälliset taidot / kokemus; f) hallituksen ikä- ja sukupuolirakenne; Hallituksen valintaprosessi: a) sisäiset jäsenet 1. Professorijäsen Professorit valitsevat jäsenen keskuudestaan. Mikäli sopuvaalia ei synny, professorit järjestävät vaalin, jossa eniten ääniä saanut (yksinkertainen enemmistö) tulee valituksi. 2. Muu henkilökunta Opetushenkilökunta ja muu henkilökunta valitsee kumpikin omasta ryhmästään suhteellisella vaalilla edustajansa.

5 Yliopistokollegion työjärjestys, liite 1 3. Opiskelijajäsen Ylioppilaskunta valitsee opiskelijajäsenen. 4. Tasa-arvo Jotta tasa-arvolain vaatimus tasapuolisesta edustuksesta toteutuisi, hallituksen sukupuolijakauman tavoitteena on 3+4. Tähän pyritään sisäisellä tiedottamisella, joka tähtää tasapuoliseen ehdokasasetteluun. Myös ikäjakaumaan pyritään kiinnittämään huomiota ehdokasasettelussa. Tasa-arvonäkökulma otetaan huomioon myös ulkoisten jäsenten valinnassa. Mikäli tulokseen 3+4 pääsemiseen on merkittäviä esteitä, 2+5 tulos voidaan hyväksyä. 5. Aikataulu Ryhmien tekemät valinnat ovat tehtyinä syyskuun loppuun mennessä, minkä jälkeen kollegio vahvistaa ne ja valitsee ulkoiset jäsenet loka-marraskuun aikana. 6. Valinnan vahvistaminen Kollegio vahvistaa valinnan. Mikäli kollegio jostakin perustellusta syystä (esim. virhe prosessissa, ehdokas ei kuulu hänet valinneeseen ryhmään tms.) jättää vahvistamatta kaikkien tai jonkin ryhmän edustajan valinnan, asia palautuu kohtien 1-3 mukaiseen käsittelyyn. b) ulkoiset jäsenet 1. Ehdotukset jäseniksi Kollegion jäseniä ja varajäseniä pyydetään tekemään ehdotuksensa hallituksen ulkopuolisiksi jäseniksi viimeistään 1.4. kollegion sihteerille. Ehdotuksiin tulee liittää lyhyt perustelu. Ennakkotietoa ehdotettavan henkilön halukkuudesta ei tarvita. Lista ehdotetuista perusteluineen annetaan tiedoksi kollegion jäsenille. 2. Listan karsinta Työvaliokunta käy ehdotukset läpi sekä haastattelee parhaaksi katsomansa ehdokkaat. Tämän pohjalta työvaliokunta laatii alustavan perustellun ehdotuksen kollegion ulkopuolisiksi jäseniksi. 3. Ryhmien tapaaminen Kollegionn sisäiset ryhmät käyvät työvaliokunnan ehdotuksen läpi ja antavat siitä palautteen työvaliokunnalle. 4. Työvaliokunnan esitys Ryhmiltä saamansa palautteen perusteella työvaliokunta käy jäsenyysneuvottelut päätökseen ja tekee kollegiolle esityksen hallituksen uusiksi jäseniksi. Kollegion päätöksenteko Kollegio käsittelee työvaliokunnan esityksen hallituksen jäseniksi lokakuun

6 Yliopistokollegion työjärjestys, liite 1 aikana ja joko hyväksyy tai hylkää sen kokonaisuudessaan. Kollegion hylätessä esityksen valmistelu palautuu työvaliokunnalle tai kollegion kokouksessaan valitsemalle muulle valmisteluryhmälle. Hallituksen toimikausi 1. Kollegio päättää uuden hallituksen toimikaudesta aina ennen uuden hallituksen valintaa. 2. _Toimikauden pituus Toimikati,Jen pituus on kolme vuotta kaikille jäsenille. Hallituksen jäsenen vapauttaminen tehtävästään Kollegio kokoontuu tarvittaessa tapauskohtaisesti päättämään asiasta, mikäli hallitus ehdottaa. jonkun hallituksen jäsenen vapauttamista tehtävästään.