Aloitusopas. Järjestelmänvalvojan perusopas

Transkriptio

1 Järjestelmänvalvojan perusopas

2 Sisällysluettelo Johdanto... 3 Kohdeyleisö... 3 Dokumentin sijainti... 3 Erityiset tiedot Käyttäjät Lisenssit Toimialueet (Domainit) Tilaussuunnitelman (Plan) muutokset Järjestelmänvalvojan oikeudet Sähköposti Microsoft Support -sivusto Yleisesti käytettyjä termejä... 6

3 Johdanto Tämän dokumentin tarkoituksena on kuvata uuden Office 365-tilauksen tekemiseen liittyviä käytäntöjä käyttäen apuna Atean eshop:ia. Tämä opas kuvailee käyttäjähallintaan, lisensseihin ja toimialuehallintaan liittyviä vaiheita, sekä sisältää muuta hyödyllistä tietoa Microsoft Office 365- järjestelmänvalvojille. Kohdeyleisö Tämä dokumentti on tarkoitettu Microsoft Office 365:n järjestelmänvalvojille. Dokumentin sisältämät tiedot saattavat olla hyödyllisiä myös muille Office 365-käyttäjille, mutta kaikki tässä dokumentissa mainitut vaihtoehdot eivät välttämättä ole käytettävissä. Dokumentin sijainti Tämä dokumentti sijaitsee Atea Microsoft Office 365 tukisivulla. Tämä on ote verkossa sijaitsevasta dokumentista. Paperikopiot ovat voimassa ainoastaan tulostuspäivänä. Ota yhteyttä dokumentin tekijään jos epäilet dokumentin ajankohtaisuutta. Erityiset tiedot Tärkeät tiedot ja erityisehdot ilmoitetaan seuraavalla tavalla: Ota erityisesti huomioon Hyödyllistä tietää. Ehdotus. Atea suosittelee...

4 1. Käyttäjät Tarvitset pääsyn ja järjestelmänvalvojan oikeudet Atean eshop:iin jotta voit hallita Office 365 -käyttäjiä. Klikkaa tästä saadaksesi ohjeet eshop:n käyttöön, siellä voit luoda uusia käyttäjiä, poistaa käyttäjiä ja hallita lisenssejä. Tarkemmat ohjeet täältä! Huomaa, että viralliset Microsoftin ohjeet koskien käyttäjien luomista kertovat, kuinka käyttäjät luodaan MOP:ssa (Microsoft Online Portal). Mikäli olette ostaneet Office365 -tilauksenne Atealta, pyydämme, että lisäätte käyttäjät eshop:ssa, joka synkronoituu MOP:iin paremman tilauksien hallinnan vuoksi. 2. Lisenssit Tarvitset pääsyn ja järjestelmänvalvojan oikeudet Atean eshop:iin, jotta voit hallita Office 365 lisenssejä. Klikkaa tästä saadaksesi ohjeet eshop:n käyttöön. eshopissa voit lisätä tai vähentää käyttäjiä olemassaolevassa tilauksessa, lisätä uusia tilauksia tai hankkia muita Office 365 tuotteita. Huomaa, että viralliset Microsoftin ohjeet koskien käyttäjien luomista kertovat, kuinka lisenssejä hallitaan MOP:ssa (Microsoft Online Portal). Mikäli olette ostaneet Office365 -tilauksenne Atealta, ei ole mahdollista hallita lisenssejä MOP:ssa, joten pyydämme teitä suorittamaan lisenssienhallintaan liittyvät toiminnot eshopissa. Tarkemmat ohjeet käyttäjien lisäämiseen tai vähentämiseen täältä. 3. Toimialueet (Domainit) Mikäli yrityksenne omistaa jo oman toimialueen (domainin), voitte järjestelmänvalvojana määrittää sen toimimaan Microsoft Office 365:n kanssa. Toimialueen lisääminen mahdollistaa oman toimialueen käyttämisen Office 365 palveluissa, kuten sähköpostissa, Lync Onlinessa ja jakelulistoissa. Lisätäksesi toimialueen sinulla tulee olla pääsy ja järjestelmänvalvojan oikeudet eshopissa. Huomaa, että viralliset Microsoftin ohjeet koskien toimialueita kertovat, kuinka niitä hallitaan MOP:ssa (Microsoft Online Portal). Mikäli olette ostaneet Office365 -tilauksenne Atealta, toivomme, että lisäätte toimialueet eshopissa paremman toimialuehallinnan saavuttamiseksi.

5 Huomaa, että ei ole mahdollista lisätä toimialuetta Microsoft Office 365 tilaukseen mikäli kyseessä oleva toimialue on jo käytössä toisessa Microsoftin tuotteessa (esim. BPOS [Business Productivity Online Services] tai toinen Office 365 tilaus). Täältä löydät ohjeet kuinka voit lisätä ja vahvistaa oman toimialueen. 4. Tilaussuunnitelman (Plan) muutokset Microsoft Office 365 tarjoaa useita tilausvaihtoehtoja erilaisilla ominaisuuksilla. Tilaussuunnitelmaa on mahdollista päivittää eri tilaukseen, joka vastaa tarpeitanne paremmin. Päivittääksesi tilaussuunnitelmaa tarvitset pääsyn ja järjestelmänvalvojan oikeudet eshopissa. Tällä hetkellä ei ole mahdollista päivittää P1-tilausta E-tilauksiin. Mikäli haluat vaihtaa näiden kahden sopimuksen välillä, edellinen tilaus tulee perua ja tehdä kokonaan uusi tilaus. Huomatkaa että mikäli vaihdatte sopimusta, mitkään tiedot eivät järjestelmässä siirry tilausten välillä. Täältä löydät ohjeet kuinka päivittää tilaussuunnitelmaa. 5. Järjestelmänvalvojan oikeudet Tarvitset järjestelmänvalvojan oikeudet Atean eshopiin, mikäli haluat hallita Office 365 käyttäjiä tai tilauksia, ostaa lisää Office 365 tuotteita tai lisätä toimialueita tilaukseenne. Tarvitset järjestelmänvalvojan oikeudet MOP:iin (Microsoft Online Portal), mikäli haluat resetoida käyttäjien salasanoja, luoda sähköpostiosoitteita ja -tilejä tai hallita SharePoint-sivustoja ja muita käyttöoikeuksia.

6 6. Sähköposti Ohjeet sähköpostitilien luomiseen ja sähköpostiosoitteiden hallintaan täältä. 7. Microsoft Support -sivusto Microsoftilla on paljon lisäinformaatiota liittyen Office 365 tuotteisiin Microsoftin tuotetuki- ja yhteisösivustoilla. Suurin osa informaatiosta siellä on englanniksi. Office 365 Community: Troubleshooting tool for Office 365: 8. Yleisesti käytettyjä termejä Jakeluryhmä Ryhmä käyttäjiä, joille voi lähettää postia yhteen osoitteeseen. DNS-asetukset Domain Name System (DNS) on internetin nimipalvelujärjestelmä, joka muuntaa verkkotunnuksia IP-osoitteiksi. Nimipalvelun ansiosta niiden sijasta voidaan käyttää helpommin muistettavia nimiä. Nimipalvelun toinen tehtävä on sähköpostin reititys. DNS-asetuksilla määritetään, että laitteiden välinen kommunikointi sujuu oikein. Lisätietoa DNS-perusteista enterprises/ff aspx Toimialue (Domain) yhteinen verkko-osoite kokoelmalle verkkoon kytkettyjä laitteita. (Esim: Microsoft.com) Toimialueen lisääminen (Domain redelegation) prosessi, jossa kerrot toimialuerekisteröijälle (domain registrar, palveluntarjoaja, joka on vastuussa toimialueesi rekisteröinnistä), että nykyinen eri palveluntuottajalla isännöity toimialue tulee liittää toimimaan o365-palveluiden kanssa. eshop Atean verkkokauppa, jossa voi etsiä, vertailla ja ostaa IT-alan tuotteita ja palveluita, seurata tilauksia ja hankintoja sekä käyttää kehittyneitä toimintoja hankintaprosessin tueksi. eshopissa voi myös hallita organisaatiosi käyttäjäoikeuksia. Kirjastot Kirjasto on erityinen luettelo, joka säilöö sekä tiedostot että tiedostojen tiedot. Kirjastossa voi hallita kuinka dokumentteja näytetään, seurataan, hallitaan ja luodaan kirjastoissa

7 Luettelot - Luettelo on sivun osa, jossa organisaatio voi säilyttää, jakaa ja hallita tietoa. Esimerkiksi voit luoda luettelon tehtävistä seurataksesi toimeksiantojen etenemistä tai seurata tiimin tapahtumia kalenterissa. Voit myös suorittaa kyselyitä tai isännöidä keskusteluita keskustelupalstalla. MOP Microsoft Online Portal. Osoite: portal.microsoftonline.com OWA Outlook Web Access, o365 -palvelun webmail ECP Exchange Control Panel, Exchange Online hallinnan käyttöliittymä. Käyttöoikeusryhmä - Microsoft Office 365:ssä ryhmä käyttäjiä, joille järjestelmänvalvoja on antanut tietyt käyttöoikeudet esimerkiksi tiettyihin SharePoint-resursseihin. Kertakirjautuminen (Single sign-on) - identity federation, mahdollistaa käyttäjien pääsyn Office 365 palveluihin olemassa olevilla AD-tunnuksilla (Active Directory). Mahdollista E-tilauksissa. Sivustokokoelma Kokoelma SharePoint-sivustoja, joilla on sama omistaja ja samat jakoasetukset. Sivustokokoelmat ovat hierarkkisia ja sisältävät aina yhden aloitussivuston sekä kaikki sivustot sen alla. Aliverkkotunnus (Subdomain) Kaikkialla tässä dokumentaatiossa aliverkkotunnus tarkoittaa verkkotunnusta, jonka valitset, kun rekisteröit Microsoft Office 365 tilin. (esimerkiksi: mydomain.onmicrosoft.com). Ryhmäsivusto (Team Site) Ryhmäsivusto on sisäinen sivusto, jossa organisaatiosi sisäiset tiimit tai ryhmät voivat pitää yhteyttä ja tehdä yhteistyötä dokumenttien tai muiden tiedostojen parissa. Ryhmäsivuston avulla voitte säilyttää ja jakaa tiedostoja, lähettää sisäisiä tiedonantoja, ajoittaa kokouksia, seurata tehtäviä ja asioita, tallentaa tietoa luetteloihin jne. Voitte myös luoda erilaisia alisivustoja olemassa olevista malleista. Voitte esimerkiksi luoda tiimiblogin tiedonjakoon tai yhteistyötilan tiimitapahtumille tai yrityksen kokouksille jne. Oma toimialue (Vanity domain) Omistamanne toimialue, jonka olette hankkineet toimialuerekisteröijältä. (Esimerkiksi: mycompany.com) WWW-osat (Web Parts) - WWW-osa on modulaarinen sisällön osa, joka muodostaa perusrakennuspalikan suurimmalle osalle sivuston sivuista. Mikäli omistat oikeudet muokata sivustoa, voit käyttää WWW-osia muokataksesi sivua näyttämään kuvia, kaavioita, toisten websivujen osia, dokumenttiluetteloita tms.