Google Appsista yrityksille suunnattuun Office 365 -palveluun. Siirtyminen

Transkriptio

1 Google Appsista yrityksille suunnattuun Office 365 -palveluun Siirtyminen Yrityksille suunnattu Office 365 on ulkoasultaan erilainen kuin Google Apps. Kun kirjaudut sisään, näyttöön avautuu oheinen näkymä, josta pääset aloittamaan Office 365:n käytön. Muutaman viikon kuluttua aloitusnäkymäksi vaihtuu sähköposti, ja se tulee näkyviin aina kirjautumisen jälkeen. Pikalinkit Siirry sähköpostiin, kalenteriin, yhteystietoihin, tiedostojen tallennustilaan tai sivustoihin. Asetukset Office 365 -asetusten hallinta, esimerkiksi salasanan vaihtaminen. Online Tutustu Office 365:n verkkotoimintoihin. PC ja Mac Asenna uusimmat Officetyöpöytäsovellukset, jotta pääset hyödyntämään lisätoimintoja ja monipuolisia offlinemuokkausominaisuuksia. Puhelin ja taulutietokone Tee töitä missä vain puhelimella tai taulutietokoneella.

2 Mikä Office 365 -tilaus yrityksille on? Yrityksille suunnattu Office 365 -tilaus ja Google Apps for Business muistuttavat paljon toisiaan, joten Office 365:een siirtyminen on varsin vaivatonta. Kun käytössäsi on Office 365, voit käyttää sähköpostia millä tahansa laitteella, jossa on Internet-yhteys säilyttää kaikkia tiedostoja verkossa, joten ne ovat aina käytettävissä toisin kuin kiintolevylle tallennettaessa Miten Office 365:een kirjaudutaan? 1. Siirry selaimessa osoitteeseen 2. Kirjoita organisaation käyttäjätili ja salasana. Valitse sitten Kirjaudu sisään. Esimerkki: tai synkronoida tiedostot tietokoneeseen offline-käyttöä varten asentaa Office-työpöytäsovellukset ja tehostaa myös offline-työskentelyä entistä monipuolisempien ominaisuuksien avulla. Kun kirjaudut Office 365:een, pääset nopeasti käyttämään seuraavia palveluja: Henkilöt Outlook Yhteydenpito OneDrive for Business Sähköpostien lukeminen ja työtovereiden Työtiedostojen tallentaminen lähettäminen kanssa Kalenteri Uutissyöte Sivustot Verkossa tai kasvokkain Sivustojen ja Ryhmäsivustojen toteutettavien kokousten ja henkilöiden tapaamisten ajoittaminen seuraaminen käyttäminen Office 365:n käytön aloittaminen Ensimmäisillä sisäänkirjautumiskerroilla näyttöön tulee työkaluihin, koulutusmateriaaliin ja tietoihin ohjaavia linkkejä, joiden avulla pääset nopeasti alkuun. Alkuvaiheen jälkeen sähköposti avautuu ensimmäiseksi näkyviin, kun olet kirjautunut sisään.

3 Usein käytetyt toiminnot yrityskäyttöön tarkoitetuissa Office 365 -ratkaisuissa Tästä taulukosta näet, missä eri toiminnot ovat Office 365:ssä. Palvelu Google Apps for Business Office 365 -tilaus yrityksille Sähköposti Gmail Outlook Kalenteri Kalenteri Kalenteri Online-osoitteisto Yhteystiedot Henkilöt Yhteydenpito Hangouts Uutissyöte Tiedostojen tallennustila Sivustot Drive Sivustot OneDrive for Business SharePointsivustot Tiedostot Dokumentit Word Laskentataulukot Laskentataulukot Excel Esitykset Esitykset PowerPoint

4 Työskentely muiden kanssa Tiedostojen jakaminen Asiakirja, laskentataulukko tai esitys on helppo jakaa organisaation työntekijöiden tai ulkopuolisten henkilöiden käyttöön riippumatta siitä, missä tiedosto on tallennettuna. Kun jaat tiedoston tarkistettavaksi tai muokattavaksi, kyseisille henkilöille lähetetään sähköpostiviesti, jossa on tiedostoon johtava linkki. Tiedoston voi avata yhdellä napsautuksella miltei missä vain ja millä laitteella tahansa. 1. Valitse 2. Valitse tiedosto. Jaa. Office Online Office Online on suunniteltu tukemaan yhteiskäyttöä. Voit tehdä asiakirjaan, laskentataulukkoon tai esitykseen perusmuokkauksia yhtä aikaa muiden kanssa. Voit tarkistaa, ketkä ovat muokkaamassa samaa tiedostoa ja mitä muutoksia he ovat tehneet. Missä on Tallenna-painike? Sitä ei tarvita, koska Office Online -sovellukset tallentavat tekemäsi muutokset automaattisesti. Kaipaatko lisää toimintoja? Avaamalla vastaavan työpöytäsovelluksen saat käyttöösi kaikki PowerPointin, Wordin tai Excelin Jaa Muokkaa tiedostoa yhtä aikaa muiden kanssa Office Onlinessa. ominaisuudet. 3. Kirjoita tarkistajan nimi tai sähköpostiosoite. Ketkä ovat muokkaamassa? Tarkista, onko muita parhaillaan muokkaamassa samaa esitystä. 4. Valitse Jaa. Muutokset Näet kaikkien tarkistajien kommentit ja muutokset.

5 Office 365:n synkronointi laitteen kanssa Voit tarkistaa Office 365 -sähköpostin, -kalenterin ja -yhteystiedot Windows Phonella, Android-puhelimella tai -taulutietokoneella, ipadilla tai iphonella missä ja milloin vain. Voit myös synkronoida, lukea ja muokata Word-asiakirjoja, Excel-työkirjoja ja PowerPointesityksiä suoraan monissa älypuhelimissa ja taulutietokoneissa. Office 365:n määrittäminen laitteeseen Pääset hyödyntämään online-käyttöä ajasta ja paikasta riippumatta lisäämällä Office 365 -tilin omaan laitteeseesi. Toimi seuraavien ohjeiden mukaisesti: Lisätietoja mobiililaitteista on artikkelissa Office 365:n käyttö mobiililaitteissa ( Jos käytössäsi on Windows Phone, tutustu ohjeeseen Office 365:n määrittäminen Windows Phoneen( Jos käytössäsi on iphone tai ipad, tutustu ohjeeseen Office 365:n määrittäminen iphoneen tai ipadiin( Jos käytössäsi on Android-puhelin, tutustu ohjeeseen Office 365:n määrittäminen Android-puhelimeen( Jos käytössäsi on jonkin muu laite, tutustu ohjeeseen Office 365:n määrittäminen muihin laitteisiin(

6 Offline-tilassa työskenteleminen Joudutko välillä työskentelemään ilman Internet-yhteyttä? Voit sitä ennen synkronoida tiedostot tai kokonaiset kansiot omaan tietokoneeseesi paikallisesti käytettäviksi. Kun olet taas verkossa, tekemäsi muutokset synkronoituvat automaattisesti. Office työpöytäsovelluksen asentaminen Office 365:stä Jos Office 2013:a ei ole asennettu tietokoneeseen, voit asentaa sen Office 365:stä. 1. Valitse PC ja Mac. Kuinka synkronointi toimii? Kun synkronoit OneDrive for Business- tai SharePoint-sivuston ensimmäistä kertaa, laitteeseesi tulee näkyviin OneDrive for Business- tai SharePoint-niminen kansio. Tiedostot latautuvat automaattisesti kyseiseen kansioon. Tämän jälkeen voit työskennellä offlinetilassa tekemiäsi muutoksia menettämättä. Synkronointi Nouda tiedostojen uusimmat versiot. 2. Valitse Asenna. Synkronoitavat tiedot Luettelossa näkyvät OneDrive for Business - kirjaston tiedostot. 3. Valitse Suorita ja noudata asennusohjeita. Oma laitteesi Tässä sijainnissa ovat OneDrive for Business - kirjastosta synkronoitujen tiedostojen kopiot. Lisätietoja on artikkelissa Officen asentaminen PC- tai Mac-tietokoneeseen yrityskäyttöön tarkoitetun Office 365:n kanssa ( Pääset nopeasti alkuun tutustumalla Office pikaoppaisiin (

7 Outlook verkossa Voit käyttää sähköpostia, kalenteria ja yhteystietoja Outlook Web Appilla. Kirjaudu Office 365:een millä tahansa tietokoneella tai laitteella, jossa on Internet-yhteys, ja valitse Outlook. Sähköpostien lukeminen ja niihin vastaaminen Uusi sähköposti näkyy Saapuneet-kansiossa ylimpänä. Vastaukset Valitse vastaustapa esikatseluruudussa. Yhteyden pitäminen muihin ja kokousten ajoittaminen Kun saat sähköpostia, voit nopeasti lisätä lähettäjän yhteystiedot osoitteistoon ja aloittaa sitten pikaviestikeskustelun, soittaa puhelun, ajoittaa kokouksen tai lähettää sähköpostiviestin suoraan henkilön yhteystietokortista käsin. Yhteystiedot Käytettävyys Lisää lähettäjän Näet yhteystiedot yhdellä lähettäjän napsautuksella. nykyisen tilan. Kalenteri Ajoita yhteyshenkilön kanssa pidettävä kokous. Uuden sähköpostin luominen ja lähettäminen Esikatseluruutu Voit nopeasti silmäillä viestin ja vastata siihen. Lync-pikaviestikeskustelun aloittaminen Jos sinulla on kiireistä asiaa, käytä Lync for Office 365:tä. Voit kirjoittaa pikaviestin, soittaa ääni- tai videopuhelun, liittyä online-kokoukseen tai jakaa tiedoston tai oman näyttösi muiden käyttöön. Uuden viestin lähettäminen käy helposti. 1. Valitse Uusi. 3. Valitse Lähetä. Pikaviesti Ota nopeasti yhteyttä kirjoittamalla pikaviesti. Äänipikaviesti Jos haluat viestiä vielä henkilökohtaisemmin, soita äänipuhelu. 2. Kirjoita viesti. Lisätietoja Lync-pikaviesteistä on artikkelissa Pikaviestin lähettäminen (

8 Usein käytetyt toiminnot Outlook Web Appissa Tähän taulukkoon on koottu sähköpostissa yleisimmin käytetyt työkalut ja komennot. Tehtävä Gmail Outlook Web App Automaattisen poissaolovastauksen lähettäminen Valitse > Asetukset > Yleiset-välilehti ja vieritä alaspäin kohtaan Lomaviesti. Valitse > Aseta automaattiset vastaukset ja valitse sitten haluamasi vaihtoehdot. Viestien esitystavan ja -järjestyksen muuttaminen Valitse > Asetukset > Yleiset-välilehti, Keskustelunäkymä. Kun valitset Lajitteluperuste, voit suoraan muuttaa Saapuneet-kansion näkymää. Viestin merkitseminen tunnisteella Lisää viestiin tähti napsauttamalla tai valitse Tunnisteet ja lisää viestiin haluamasi tunniste. Valitse Saapuneet-kansiossa lippukuvake seurannan merkiksi tai napsauta viestiä hiiren kakkospainikkeella ja valitse Luokittele, jotta viesti on löydettävissä luokkanimen perusteella. Allekirjoituksen luominen ja lisääminen viestiin Valitse > Asetukset > Yleiset-välilehti ja vieritä alaspäin kohtaan Allekirjoitus. Valitse > Asetukset > Asetukset > Posti.

9 OneDrive for Business OneDrive for Business on verkossa oleva tiedostojen tallennuspaikka, jonne tallennetut asiakirjat, työkirjat ja esitykset ovat yksityisiä, jollet jaa niitä muiden käyttöön. Voit avata tiedostot ja muokata niitä missä tahansa kunhan vain käytössäsi on Internet-yhteys. Tiedoston avaaminen Office 365:stä Voit nopeasti avata asiakirjan, työkirjan tai esityksen Office Onlineen tai Word-, Excel- tai PowerPoint-työpöytäsovellukseen. Tiedoston luominen OneDrive for Business -palvelussa Voit luoda tiedoston suoraan OneDrive for Business -ympäristössä. Voit tehdä perustoiminnot Office Online -ohjelmistopakettiin kuuluvilla Word Onlinella, Excel Onlinella ja PowerPoint Onlinella, minkä jälkeen tiedosto tallentuu automaattisesti omaan OneDrive-ympäristöösi. 1. Valitse OneDrive for Business. Työpöytäsovellus Käynnistä työpöytäsovellus valitsemalla tiedosto ja valitsemalla sitten Muokkaa. Online Käynnistä Office Online napsauttamalla tai napauttamalla tiedoston nimeä. Tiedoston poistaminen OneDrive for Business -palvelusta Myös tiedostojen poistaminen on helppoa. 1. Valitse poistettava tiedosto. 2. Valitse Hallinta. 3. Valitse Poista. 2. Valitse Uusi. 3. Valitse tiedoston tyyppi (asiakirja, työkirja tai esitys).

10 Usein käytetyt toiminnot OneDrive for Business -palvelussa Tähän taulukkoon on koottu OneDrive for Business -palvelussa yleisimmin käytetyt työkalut ja komennot. Tehtävä Google Drive OneDrive for Business Uuden asiakirjan, esityksen tai laskentataulukon luominen Valitse Luo ja valitse sitten, mitä haluat luoda. Valitse Uusi ja valitse sitten, mitä haluat luoda. Tiedoston lataaminen Valitse Lataa ja lisää haluamasi tiedostot. Valitse Lataa ja lisää haluamasi tiedostot. Tiedostojen synkronointi ja työskenteleminen offline-tilassa Asenna Google Drive tiedostojen latausta varten. Huomaa, ettet voi muokata tiedostoja ilman Internet-yhteyttä, ellei käytössäsi ole Chromeselainta. Valitse valittujen tiedostojen osalta Synkronoi. Tee haluamasi muutokset offline-tilassa. Tiedostot päivittyvät automaattisesti, kun muodostat uudelleen yhteyden Internetiin.

11 SharePoint-sivustot helpottavat ryhmän yhteydenpitoa ja yhteistyötä SharePoint-sivustot ovat tehokas ja monipuolinen työkalu, jonka avulla voit esimerkiksi seurata muiden työryhmien toimintoja omassa uutissyötteessäsi, luoda ryhmälle uuden intranet-sivuston, tehdä yhteistyötä ryhmäprojekteissa tai tallentaa, jakaa ja tarkistaa työryhmän tiedostoja. SharePoint-suosikkisivuston seuraaminen tai jakaminen Kun kiinnostava sivusto on avattuna, jaa se Lisää sivusto muiden ryhmäläisten uutissyötteeseesi käyttöön valitsemalla Jaa. valitsemalla Seuraa. Seuratun sivuston toimintojen näyttäminen omassa uutissyötteessä Jos suosikkisivustosi sisältää uutissyötteen, saat sivuston tärkeät päivitykset näkyviin omaan uutissyötteeseesi. Kun valitset sivustossa Seuraa, sivuston uutiset ja toiminnot tulevat näkyviin omalla Uutissyöte-sivullasi. Uuden ryhmäsivuston luominen Pääset uuden sivuston luonnissa alkuun muutamalla napautuksella tai napsautuksella. Voit luoda asiantuntijablogin tai ryhmän työskentelyä tehostavan yhteistyösivuston itse tai valmiin mallin pohjalta. Malleja on valittavissa useita eri vaihtoehtoja. Ryhdy luomaan uutta sivustoa valitsemalla Uusi. Asiakirjan, työkirjan tai esityksen luominen Voit luoda uuden tiedoston suoraan ryhmäsivuston tiedostokirjastossa. Kun teet perustoiminnot Wordin, Excelin tai PowerPointin Online-sovelluksessa, tiedosto tallentuu automaattisesti tiedostokirjastoon. Tämän jälkeen useat henkilöt voivat halutessaan muokata tiedostoa yhtä aikaa. 1. Valitse Sivustot. 2. Valitse Uusi. 3. Valitse Word-asiakirja. Voit myös luoda esimerkiksi Excel-työkirjoja ja PowerPoint-esityksiä.

12 Usein käytetyt toiminnot SharePoint-sivustossa Seuraavassa on kuvattu joitakin yleisiä Google-sivustoissa suoritettavia toimintoja sekä vastaavat SharePoint-sivustojen toiminnot. Toiminto Google-sivustot SharePoint-sivustot Sivulla tapahtuneista muutoksista ilmoittaminen Valitse millä tahansa sivulla Lisää toimintoja ja valitse sitten Tilaa sivuston muutosilmoitukset. 1. Valitse sivustossa Sivu-välilehti. 2. Valitse Ilmoita ja valitse sitten Tässä sivussa voit määrittää ilmoituksen. Uuden sivun luominen sivustoon 1. Valitse aloitussivulla Uusi sivu. 2. Luo sivu ja valitse Luo. 1. Valitse sivustossa Asetukset. 2. Valitse Lisää sivu. 3. Kirjoita uudelle sivulle nimi ja valitse Luo. 4. Luo sivu Muotoile tekstiä -välilehdessä ja valitse Tallenna. Sivuston teeman, värien ja fonttien muuttaminen 1. Valitse millä tahansa sivulla Lisää toimintoja > Ylläpidä sivustoa. 2. Valitse Teemat, värit ja kirjasimet. 3. Tee haluamasi muutokset ja valitse Tallenna. 1. Valitse sivustossa Muokkaa. 2. Tee haluamasi muutokset Muotoile tekstiä -välilehdessä ja valitse Tallenna.

13 Usein käytetyt toiminnot SharePoint-sivustossa (jatkuu) Toiminto Google-sivustot SharePoint-sivustot Tiedoston liittäminen tietokoneesta Valitse millä tahansa sivulla Lisää tiedosto. Valitse missä tahansa sivustokirjastossa Lataa. Sivuston määrittäminen yksityiseksi 1. Valitse millä tahansa sivulla Lisää toimintoja > Ylläpidä sivustoa. 2. Valitse Käyttöoikeusasetukset-kohdassa Vain yhteiskäyttäjät. 1. Valitse Office 365:ssä Uusi. 2. Valitse Tietosuoja-kohdassa Yksityinen Vain hyväksytyt jäsenet saavat nähdä sisällön. Poistetun sivun palauttaminen 1. Valitse millä tahansa sivulla Lisää toimintoja > Ylläpidä sivustoa. 2. Valitse Poistetut kohteet. 3. Valitse palautettava sivu ja valitse sitten Recover (Palauta). 1. Valitse Asetukset. 2. Valitse Sivuston sisältö. 3. Valitse Roskakori. 4. Valitse palautettava sivu ja valitse sitten Palauta valinta.

14 Word, Excel ja PowerPoint Riippumatta siitä, työskenteletkö Office 365:n työpöytäsovelluksessa vai verkkoympäristössä, voit luoda haluamasi tyyppisen tiedoston (Word-asiakirjan, Exceltyökirjan tai PowerPoint-esityksen) ja tallentaa sen OneDrive for Business- tai SharePoint-tiedostokirjastoon. Tiedoston avaaminen Office 365:stä Voit nopeasti avata tiedoston OneDrive for Business -palvelusta tai SharePointryhmäsivustosta. Tässä esimerkissä työkirja avataan Excel Onlineen. Excel Online Kun valitset työkirjan nimen, tiedosto avautuu automaattisesti Excel Onlineen. Viimeksi käytettyjen tiedostojen avaaminen työpöytäsovelluksella Kun avaat tiedoston työpöytäsovelluksella (oheisessa esimerkissä Word 2013:lla), voit noutaa sen haluamastasi tallennussijainnista: SharePoint-sivustosta, OneDrive for Business -palvelusta tai tietokoneelta. SharePoint Viimeksi käytetyt Avaa tiedosto tiedostot SharePointryhmäsivustosta. nopeasti sen Avaa tiedosto OneDrive for Business Avaa tiedosto oletusarvoisesta verkkotallennustilasta. sijainnista. Tiedoston poistaminen Office 365:stä Tiedoston poistaminen on helppoa. Oheisessa esimerkissä poistetaan esitystiedosto. 1. Valitse poistettava esitys. 2. Valitse Hallinta. 3. Valitse Poista. OneDrive.com Pääset omiin tiedostoihisi, kun kirjaudut sisään käyttämällä Microsoft-tiliä.

15 Usein käytetyt toiminnot Word Onlinessa Tähän taulukkoon on koottu Word Onlinessa yleisimmin käytetyt työkalut ja komennot. Tehtävä Google Docs Word Online Rivivälin tai tekstin muotoilun tai tyylin muuttaminen Valitse Aloitus. Taulukoiden, kuvien, hyperlinkkien, ylä- ja alatunnisteiden ja sivunumeroiden lisääminen Valitse Lisää ja valitse sitten, mitä haluat lisätä. Valitse Lisää ja valitse sitten, mitä haluat lisätä. Reunusten, sivun suunnan tai välien muuttaminen Valitse Tiedosto > Sivun asetukset ja tee haluamasi muutokset ponnahdusikkunassa. Valitse Sivun asettelu ja tee haluamasi muutokset sivun asetuksiin ja kappaleväleihin. Oikeinkirjoituksen ja kommenttien tarkistaminen Kun valitset Tarkista, voit tarkistaa oikeinkirjoituksen ja tuoda näkyviin kommentit. Jakaminen muiden kanssa Valitse Jaa.

16 Usein käytetyt toiminnot Excel Onlinessa Tähän taulukkoon on koottu joitakin Excel Onlinessa yleisesti käytettyjä työkaluja ja komentoja. Tehtävä Google Sheets Excel Online Solun tekstin rivittäminen Oletusarvoisesti poissa käytöstä. Valitse Rivitä teksti. Valitse Rivitä teksti. Kommenttien tarkistaminen Valitse Lisää ja vieritä alaspäin kohtaan Kommentti. Valitse Tarkista. Kaavioiden, taulukoiden, linkkien ja kommenttien lisääminen Valitse Lisää, vieritä alaspäin ja lisää kohde. Valitse Lisää. Muotoilun tai tyylin muuttaminen Valitse Aloitus.

17 Usein käytetyt toiminnot PowerPoint Onlinessa Tähän taulukkoon on koottu joitakin PowerPoint Onlinessa yleisesti käytettyjä työkaluja ja komentoja. Tehtävä Google Slides PowerPoint Online Diojen lisääminen, asettelun käyttäminen, fonttien muuttaminen, muotojen kohdistaminen ja pikatyylien käyttäminen Taulukoiden, kuvien, muotojen, SmartArtgrafiikan, kaavioiden, kommenttien, ylä- ja alatunnisteiden ja WordArt-objektien lisääminen Valitse Lisää. Valitse Aloitus. Valitse Lisää. Teeman lisääminen, teeman värin muuttaminen tai dian koon tai taustan muuttaminen Valitse Theme (Teema) ja tee haluamasi muutokset ponnahdusikkunassa. Valitse Rakenne. Siirtymän ajoituksen käyttäminen tai säätäminen Valitse Diat ja vieritä alaspäin kohtaan Change transition... (Muuta siirtymää). Valitse Siirtymät.