Hallituksen toimintatavat

Transkriptio

1 1(6) Hallituksen toimintatavat Dokumentin tarkoitus on toimia (löyhänä) ohjenuorana ja muistutuksena hallitukselle jatkuvuuden ja sujuvuuden takaamiseksi. 1 Yleiset kokouskäytännöt 1.1 Valmistautuminen kokoukseen Alustava kokouskutsu noin viikkoa ennen kokousta Esityslistaa aletaan täyttämään drivessä Jokainen voi lisätä omia kohtia ja liitteitä, jos tarve (suoraan tai sihteerin kautta) Jos tahtoo tehdä päätösesityksen esityslistalla olevaan aiheeseen, voi aloittaa aiheesta sähköpostiketjun Kerhojen ja valiokuntien kuulumisia aletaan täyttämään Erityisestä syystä voi täyttää myös muiden kuulumisia, jos itsellä on ensikäden tietoa ("Juhani Takkunen lisäsi, että...") Jos pientä/akuuttia kysyttävää, kannattaa laittaa sähköpostilla Viime kokouksen pöytäkirjaan tehdään kommentteja (sihteeri tekee tarvittavat muutokset) 3pv ennen kokousta sihteeri (pääsääntöisesti, sääntöjen mukaan myös Q) kutsuu kokouksen koolle, ja viimeistelee esityslistan, jonka jälkeen siihen ei tehdä muutoksia (ellei ole pakottava tarve) Esityslistaan tehdään mahdolliset päätösesitykset, jos ennen kokousta on päästy asiasta konsensukseen Esityslistan otsikon tulee kertoa käsiteltävästä asiasta, "Myllyn lattia" vs. Myllyn lattian uusiminen. Kuulumisia ei enää muokata ennen kokousta, jotta kaikki lukisi samat kuulumiset Viimeistelee edellisen kokouksen pöytäkirjan, jonka jälkeen sitä ei ennen kokousta muuteta (voi yhä kommentoida, jos tarvis) Jos olet kahviministeri, käyt kaupassa ja eväät on valmiina, kun kokous alkaa. Summa on pyörinyt siinä 10 15e välillä viime vuosina. 1.2 Kokouksessa puheenjohtaja jakaa puheenvuorot : käsi pystyssä = toive puhua, nyrkissä = ytimekäs puheenvuoro vältä toistoa, samanmielisyys ja kannatus osoitetaan yläpeukuin, vastustus taas alapeukuin

2 2(6) kokouksissa käsitellään asioita luottamuksellisesti, kuitenkin oman kantansa voi tuoda julki ja pöytäkirjaankin kirjattavat asiat ovat julkisia äänestykset ovat pääsääntöisesti avoimia, suljettu äänestys voidaan toteuttaa henkilökysymyksissä tai muuten toivottaessa, etenkin jos tällä on oletettavasti vaikutusta tulokseen (esim. luottamuskysymykset) Sähköpostikokous voidaan pitää, jos jotain tiettyä asiaa ei muuten saada käsiteltyä ajoissa tehdään päätös sähköpostilla (esitys >hyväksyminen/vastaesitys >enemmistön puolto) ja vahvistetaan seuraavassa kokouksessa (=kirjataan pöytäkirjaan) 1.3 Kokouksen jälkeen Kokouksen jälkeen sihteeri hoitaa: Tiedotettavat asiat (voi olla myös muiden vastuulla), hyväksytyn pöytäkirjan esille laitto Kuulumiset liitteeksi nettiin ja pöytäkirjan lukuversion liitteeksi Määräraha ja tilahakemukset voi halutessa laittaa nettiin pöytäkirjan liitteenä Ulkojäsenhakemuksia ei nettiin, pöytäkirjan nettiversiosta sihteeri siivoaa käsitellyt nimet pois Liitteet luettavissa toimistolla, pöytäkirjan lukuversio esillä 2 Talousasiat Osakunnan säännöistä löytyy talousarviota koskevat aikataulut ym. sekä kerhojen taloudenhoitoa sekä hankintoja ja muita taloudellisia sitoumuksia koskevia ohjesääntöjä. Vuoden alussa hallitus käy läpi talousarvion, jotta on selvää, mitä mikäkin momentti on syönyt. Tavoitteena on, että momentit ovat yksiselitteisiä ja summia ei piilotella eri momentteihin. Taloudenhoitaja toimittaa hallituslaisille päivitettynä rahankäyttödokumentin säännöllisesti, josta hallituslaiset voivat seurata vastuukerhojensa ja valiokuntansa rahankäyttöä ja olla niihin tarvittaessa yhteydessä. 2.1 Tilinpäätös Taloudenhoitaja toimittaa hallitukselle ja edellisen vuoden hallitukselle tutustuttavaksi tilinpäätöksen. Istuva hallitus perehtyy tilinpäätökseen, tekee kommentteja ja allekirjoittaa tilinpäätöksen. Hallitus esittää tilinpäätöksen hyväksyttäväksi yleiskokoukselle, taloudenhoitaja esittelee. Tilinpäätös toimitettava tarkastettavaksi 15. maaliskuuta.

3 3(6) Välitilinpäätöksen on oltava valmis 15. elokuuta, jonka hallituksen ja taloudenhoitajan esiteltävä syksyn ensimmäisessä yleiskokouksessa. Lisäbudjetti on mahdollista tehdä merkittävästä syystä. 2.2 Talousarvio Hallituksen isoin rutistus syksyllä, budjetti seuraavalle vuodelle. Valmisteluun voidaan käyttää erilllistä iltakoulua, jossa päätetään linjauksista (mitä halutaan tukea ja mistä karsia), jo ennen exceliin tarttumista, esim. yleistoimintamäärärahan suuruus vs. kaikki budjetoidaan momentteihin. Myös momenttien järkevyyttä voi ajoittain miettiä. Budjetin synty: hallitusvastaava on syyskuussa yhteydessä omiin kerhoihinsa ja valiokuntaansa määrähakemuksista taloudenhoitaja lähettää lokakuussa puheenjohtajille viestin hakemusten toimittamisen määräajasta hakemukset toimitetaan taloudenhoitajalle, jolta saa myös aiempien vuosien hakemuksia laitettavaksi esimerkiksi virkailijoille Taloudenhoitaja valmistelee hallitukselle pohjan saapuneiden määräraha anomuksien ja aiempien budjettien ja toteumien perusteella 15. marraskuuta mennessä. säätiön kokous jo lokakuussa, jota ennen tieto mahdollisista suuremmista remonttiehdotuksista 2.3 Määräraha anomukset hyvä tehdä linja jo vuoden alussa, johon vaikuttaa paljonko YTMää on budjetoitu ym. johdonmukaisuus ei toteudu, jos alussa nihkeillään ja syksyllä tuhlataan 2.4 Kerhojen määrärahat ja tilit hallitusvastaava hankkii kerhoilta tilinpäätökset, tarkastus tehtävä kohtuullisessa ajassa lisäksi pitäisi ohjesäännön mukaan saada kerhon tavaraomaisuudesta lista ensimmäinen erä: edellisen vuoden toimintakertomus toinen erä: kerhon kokouksessa hyväksytty tilinpäätös saamatta jääneet määrärahat hallituksen päätöksellä HOResin osalta sovittu, että käyttämättä jääneestä määrärahasta korkeintaan ARUn toiminta avustusta vastaava summa siirretään seuraavalle vuodelle

4 4(6) 3 Ulkojäsenhakemukset Voidaan myöntää pääkaupunkiseudun mainitussa korkeakoulussa opiskelevalle (luettelo kouluista), jos hämäläisyyskriteerit täyttyvät: Näissä pääsääntönä lähisukulaisuudelle on pidetty ydinperhettä. On riittänyt, jos jompi kumpi vanhemmista, aviopuoliso tai henkilö itse on syntynyt, käynyt koulua TAI muuten asunut osakunnan kanta alueella. Näiden kriteerien perusteella on annettu sihteerille vapaus kysellä tarvittaessa hakijalta lisätietoja ja esittää hallitukselle hakemuksen hyväksymistä tai epäämistä. 4 Tilahakemukset tiloja ei vuokrata tiloja ei lainata ammatinharjoittamiseen tai ansaitsemismielessä tehtyyn toimintaan tiloja haetaan ja myönnetään kerhojen ja valiokuntien tavanomaisesta poikkeavaan toimintaan (vuosijuhlat, koulutustilaisuudet, virkailijatapaamiset, yhteisosakuntalainen toiminta) sekä tavastia ryn vastaaviin tilaisuuksiin 4.1 Tilojen myöntäminen ulkopuoliseen käyttöön toimari voi myöntää näillä perusteilla: lyhytkestoinen (korkeintaan joitakin tunteja kestävä) tapahtuma, josta ei aiheudu haittaa osakunnan normaalille toiminnalle ja jota järjestää jokin opiskelijajärjestö osakuntalaiselle unionille on monesti myönnetty rengastusbileitä varten korkeintaan yhden kerran vuodessa muuten tiloja ei ole juuri myönnetty ulkopuolisille tahoille 4.2 Tilojen myöntäminen osakuntalaisille ansioituneille osakuntalaisille myönnetään näillä perusteilla yksityistilaisuuteen: tapahtumasta ei aiheudu haittaa osakunnan normaalille toiminnalle tasapuolisuus, useampia kertoja harkinnan mukaisesti tilaisuuden avoimuus/osakuntalaisten määrä 5 Edustaminen meillä ja muualla

5 5(6) Kutsut: Sihteeri esittelee hallitukselle tulleet kutsut, joihin tulisi ilmoittaa kiinnostuksesta jo ennen kokousta. Kokouksessa käydään kutsut nopeasti läpi, jolloin ei ole aikaa tutkailla kalentereita. Jos vastausaikaa on, kutsut, joita ei ole ehditty käsitellä, jätetään seuraavaan kokoukseen. Sihteeri kerää ilmoittautujat ja vastaa kutsuun. Vuoden alussa sihteeri kerää hallituslaisten erityisruokavaliot. Hallituslaisten illalliskortit on maksettu edustusmenoista, jos tapahtumaan on kutsu ja hallituslainen edustaa osakuntaa viemällä tervehdyksen. Jos lähtijöitä on enemmän kuin paikkoja, jaetaan sponssi lähtijöiden kesken ja muu jää itse maksettavaksi. Sillis on tänä vuonna maksettu puoliksi, haluten kannustaa hallituslaisia edustamaan myös aamuun. Virkailijoille ylijääneitä edustuspaikkoja tarjotaan puoleen hintaan seuraavin ehdoin: muiden osakuntien vuosijuhlakutsut priorisoidaan, kakkosjuhlat joillakin (ESO, WiO) myös tiedekuntajärjestöjen juhliin ja osakuntien pienempiin juhliin pyritään saamaan juhlijat joko omasta piiristä tai muista virkailijoista ainejärjestöjen juhliin ei kustanneta virkailijoita, mutta näihin kannustetaan viemään osakunnan kustantama tervehdys, jos muuten on menossa UAV hoitaa ulkomaan reissujen kustannukset, joten niitä ei hallituslaisillekaan kustanneta edustusvierailut momentista?? Mitä on edustaminen? sihteeri laittaa plaseeraustoiveeksi istuttaa hallituslaiset paikallisten järjestöaktiivien seuraan, jotta hallituslainen ei aina istu vain muiden järjestöjen edustajien joukossa (jotka ovat usein samoja naamoja) hallituslainen saa jotain kotiinviemistä; ideoita tai uusia tuttavuuksia eikä aiheuta pahennusta ulospäin viedään osakuntamyönteistä sanomaa ja luodaan osakunnasta hyvää mielikuvaa, kuitenkin ilman kerskailua Hallituslaisille on tarjolla osakunnan kustantamia edustuspaikkoja vujuihin ja Pitoihin, ehkä fuksisitseille ja muihinkin omiin juhliin. Näissä ollaan yhtälailla edustamassa ja tekemässä hallitustyötä viihdyttämässä ulkkareita, sitouttamassaa virkailijoita tai tutustumassa uusiin jäseniin. 6 Muu hallitustoiminta Hallituksen yhteistä luottamusta ja ryhmähenkeä nostetaan tanhuamalla Pidoissa. Tanhuihin valmistaudutaan etsimällä tanhuopettaja/ koreografi ja harjoitellaan noin kolme kertaa. Musiikin

6 6(6) voi sopia pelimannin kanssa tai soittaa koneelta. Pitotanhun jälkeen tyhjennetään isännän jäähdyttämä kossupullo. Hallitus pitää ravintolakokouksen kahdesti vuodessa, lukukausien päätteeksi. Summa otetaan kokouskuluista, se on hyvä sopia etukäteen. Lisäksi pidetään erillinen kesäkokous Koivuniemessä, jolloin ainakin nyt parina vuotena kuraattori on kokannut päävirkailijoiden kanssa? :D