Yksityisen sektorin palkkatiedustelu: Ohje CSV-tiedostojen käsittelyyn

Transkriptio

1 Yksityisen sektorin palkkatiedustelu: Ohje CSV-tiedostojen käsittelyyn

2 Yksityisen sektorin palkkatiedustelu Tämän ohjeen sisältö: 1. CSV-tiedostojen luonti ja siirto tiedusteluun 2. Palkkatietolomakkeen luoman CSV-tiedoston avaaminen 3. Tietueenkuvaukset

3 1. CSV-tiedoston luonti ja siirto tiedusteluun (1/5): Yleistä CSV-tiedostojen luonnista CSV-tiedostojen siirtoa varten käyttäjän on luotava yksityisen sektorin kuukausi- tai tuntipalkkatiedustelun tietuekuvauksen mukainen CSV-tiedosto. Kuukausipalkkaisten ja tuntipalkkaisten tiedustelun tietuekuvaukset löydätte tämän ohjeen lopusta sekä yksityisen sektorin palkkatiedustelun ohjeesta CSV-tiedostoja voidaan luoda ja käsitellä yleisimmillä taulukkolaskentaohjelmilla. Tässä esimerkissä käytetty ohjelma on MS Excel 97. 3

4 1. CSV-tiedoston luonti ja siirto tiedusteluun (2/5): CSV-tiedoston luonti 1. Tietuekuvauksen kentät sijoitetaan tietuekuvauksen mukaiseen järjestykseen taulukon sarakkeille. On tärkeää, että sarakkeiden sisältämien tietojen esitysmuoto ja sarakkeiden järjestys vastaa täsmälleen kuukausipalkkaisten tai tuntipalkkaisten tiedustelun tietuekuvausta. 2. Mahdolliset kentät, jotka eivät sisällä tietoa yhdeltäkään palkansaajalta, on sisällytettävä taulukkoon tyhjinä sarakkeina. Taulukkoon ei tule sisällyttää erillistä otsikkoriviä tai muita ylimääräisiä merkkejä. 4

5 1. CSV-tiedoston luonti ja siirto tiedusteluun (3/5): CSV-tiedoston tallentaminen 3. Tietuekuvauksen mukainen taulukko tallennetaan luetteloerottimen sisältäväksi CSV-tiedostoksi. Taulukkolaskentaohjelma tallentaa tiedoston.csv -päätteisenä tekstitiedostona, jossa rivin sarakkeet on erotettu luetteloerottimella. Tiedosto voidaan avata yleisimmillä tekstieditoreilla, esimerkiksi Windowsin Muistiolla (Notepad). 5

6 1. CSV-tiedoston luonti ja siirto tiedusteluun (4/5): CSV-tiedoston näkymä tekstieditorissa Avattaessa luotu CSV-tiedosto tekstieditorilla luetteloerotin erottaa taulukon kentät toisistaan. Tässä esimerkissä erottimena on puolipiste [;]. Tiedostosiirto tunnistaa myös CSV-tiedoston, jossa erottimena on pilkku [,]. Pilkkuerotinta käyttävät esimerkiksi tietyt MS Excelin kieliversiot. Mikäli tiedosto vastaa sisällöltään tämän ohjeen kuvausta, ei siihen tarvitse enää tehdä muutoksia tekstieditorinäkymässä. 6

7 1. CSV-tiedoston luonti ja siirto tiedusteluun (5/5): CSV-tiedoston siirto sähköiseen palkkatiedusteluun Tiedostosiirron löydätte klikkaamalla sähköisen palkkatiedustelun valikosta linkkiä Tiedostosiirto. Valmis CSVtiedosto viedään tiedostosiirtoon valitsemalla se [Selaa ] -painikkeella ja klikkaamalla valinnan jälkeen [Siirrä tiedosto] -painiketta. Saatte tämän jälkeen ilmoituksen joko tiedostosiirron onnistumisesta tai tiedoston mahdollisesti sisältämistä virheistä. Mikäli tiedostonne sisältää virheitä, korjatkaa ne ja siirtäkää tiedosto uudelleen. Onnistuneen tiedostosiirron myötä tiedot siirtyvät automaattisesti Tilastokeskukselle. 7

8 2. Palkkatietolomakkeen luoman CSV-tiedoston avaaminen (1/2) Sähköisten tiedonkeruulomakkeiden alaosassa sijaitsevasta [Luo CSV-tiedosto] - painikkeesta on mahdollista tallentaa lomakkeelle syötetyistä tiedoista tietuekuvauksen mukainen CSV-tiedosto, jota yritys voi käyttää esimerkiksi lähettämiensä tietojen arkistointiin tai yrityksen sisäisten palkkalaskelmien laatimiseen. Tarvittaessa lomakkeelta luodun CSV-tiedoston tietoihin voidaan tehdä muutoksia ja siirtää tämän jälkeen päivitettynä järjestelmään tiedostonsiirron kautta. Huomioikaa, että tiedostonsiirron käyttäminen korvaa kaikki entuudestaan järjestelmään syötetyt tuntipalkkaisten tai kuukausipalkkaisten tiedot. 8

9 2. Palkkatietolomakkeen luoman CSV-tiedoston avaaminen (2/2) CSV-tiedosto on avattavissa muokkausta varten MS Excel ohjelmissa. Jotta tiedosto avautuisi oikein, joissain Excelin versioissa on toimittava seuraavasti: 1. Avatkaa MS Excel 2. Valitkaa ohjelman valikosta [Tiedosto] [Avaa] 3. Valitkaa avattavaksi tiedostotyypiksi Kaikki tiedostot ja valitkaa haluamanne CSV-tiedosto. 4. Klikatkaa [Avaa] -painiketta. Mikäli tiedosto avataan suoraan Windowsin kansionäkymästä klikkaamalla kyseisen CSVtiedoston ikonia, rivien sisältämät kentät eivät välttämättä avaudu oikein sarakkeille joissain Excelin versioissa. Huomioikaa, että jotkin Excelin versiot saattavat CSV-tiedostoa avattaessa hävittää nollia sellaisista tietosoluista, jotka alkavat nollalla. Nämä on korjattava, mikäli CSV-tiedosto siirretään uudelleen sähköiseen tiedusteluun tiedostosiirron kautta. 9

10 3. Tietueenkuvaukset 2009 (1/2): Kuukausipalkkaiset Tunniste Nimitys Sijainti Pituus Muoto HUOM! TVUO Tilastovuosi N = 2009 YNUM Yritysnumero, lomakkeelta N Etunollatäyttö, annettu yritysnumero OYRTUN Yritystunnus (ent. ly-tunnus) C Vasenlaitatasaus TMPTUN Toimipaikkatunnus N Vasenlaitatasaus RNO Rivinumero N Etunollatäyttö HTUN Henkilötunnus C PPKKVV-XXXX TSLAJ Työsuhteen laji C 1=vakinainen, 2=määräaikainen TSLISA Työsuhteen lisä määre C Sallittuja 0, 1, 2, 3, 4, 5, 6 TYVU Työhöntulovuosi yritykseen C Vuosi (VVVV) AMNI Selväkielinen ammattinimike C Vasenlaitatasaus AMMA Ammattikoodi C Vasenlaitatasaus VKTA Säännöllinen viikkotyöaika N Tunnin sadasosia (xxxx), esim. 37h30 min = 3750 KPALK Kuukausipalkka N Sentteinä (xxxxxxx) TAIKLIS Vuorotyölisä (työaikalisät) N Sentteinä (xxxxxxx) LISJAKSO Työaikalisien maksujakso N Sallittuja 1-8 (viikkoja) LED Luontoisetujen verotusarvo N Sentteinä (xxxxxxx) PROV Provisio, myyntipalkkio N Sentteinä (xxxxxxx) YLITUN Ylityötunnit N Tunnin sadasosia (xxxxx), esim. 10h30 min = 1050 YLIPALK Ylityöpalkka N Sentteinä (xxxxxxx) VAROPALK Muut veronalaiset korvaukset N Sentteinä (xxxxxxx) VLOMRA Lomaraha, kertaluontoiset palkkaerät N Euroina (xxxxxx) VTULOSP Tulospalkkio, voitonjako N Euroina (xxxxxx) C = aakkosnumeerinen N = numeerinen bl = tyhjä kenttä 10

11 3. Tietueenkuvaukset 2009 (2/2): Tuntipalkkaiset Tunniste Nimitys Sijainti Pituus Muoto HUOM! TVUO Tilastovuosi N = 2009 YNUM Yritysnumero, lomakkeelta N Etunollatäyttö, annettu yritysnumero OYRTUN Yritystunnus (ent. ly-tunnus) C Vasenlaitatasaus TMPTUN Toimipaikkatunnus N Vasenlaitatasaus RNO Rivinumero N Etunollatäyttö HTUN Henkilötunnus C PPKKVV-XXXX TSLAJ Työsuhteen laji C 1=vakinainen, 2=määräaikainen MUUTTUNUT! TSLISA Työsuhteen lisämääre C Sallittuja 0, 1, 2, 3, 4, 5, 6 UUSI! TYTULO Työsuhde yrityksessä alkoi C Kuukausi, vuosi (oikea muoto ) TYLOP Työsuhde yrityksessä päättyi C Kuukausi, vuosi (oikea muoto ) AMNI Selväkielinen ammattinimike C Vasenlaitatasaus AMMA Ammattikoodi C Vasenlaitatasaus VKTA Säännöllinen viikkotyöaika N Tunnin sadasosia (xxxx), esim. 37h30 min = 3750 PEPAL Perustuntipalkka N Sentteinä (xxxxxxx) AITUN Aikatyötunnit N Tunnin sadasosia (xxxxx), esim. 160h30 min = AIANS Aikatyöansiot N Sentteinä (xxxxxxx) UTUN Urakkatyötunnit N Tunnin sadasosia (xxxxx), esim. 160h30 min = UANS Urakkatyöansiot N Sentteinä (xxxxxxx) PALKTUN Palkkiotyötunnit N Tunnin sadasosia (xxxxx), esim. 160h30 min = PALKANS Palkkiotyöansiot N Sentteinä (xxxxxxx) YLITUN Ylityötunnit N Tunnin sadasosia (xxxxx), esim. 160h30 min = YLIKORV Ylityön korotusosuudet N Sentteinä (xxxxxxx) SUNTUN Sunnuntaityötunnit N Tunnin sadasosia (xxxxx), esim. 160h30 min = SUNANS Sunnuntaityön korotusosuudet N Sentteinä (xxxxxxx) TALISANS Työaikalisät N Sentteinä (xxxxxxx) OLOSANS Olosuhdelisät N Sentteinä (xxxxxxx) LED Luontoisetujen verotusarvo N Sentteinä (xxxxxxx) UUSI! PROV Suorituspalkat N Sentteinä (xxxxxxx) UUSI! LYHKOMP Työajan lyhennyskompensaatio N Sentteinä (xxxxxxx) UUSI! LOMATUN Palkallisen vapaan tunnit N Tunnin sadasosia (xxxxx), esim. 160h30 min = LOMAANS Palkallisen vapaan ansiot N Sentteinä (xxxxxxx) MUUTTUNUT PITUUS! VKERTANS Kertaluonteiset palkkaerät, lomaraha N Euroina (xxxxxx), vuositieto VTULOSP Tulospalkkio, voitonjako N Euroina (xxxxxx), vuositieto UUSI! TILJAKSO Tarkka tilastointijakso C PPKKPPKK (Esim = 1. lokakuuta joulukuuta palvelualat: = 1. lokakuuta lokakuuta) C = aakkosnumeerinen N = numeerinen bl = tyhjä kenttä 11