Ohjeet CSV tiedostojen käsittelyyn Yksityisen sektorin palkkatiedustelu

Koko: px

Aloita esitys sivulta:

Download "Ohjeet CSV tiedostojen käsittelyyn Yksityisen sektorin palkkatiedustelu"

Karoliina Aro
6 vuotta sitten
Katselukertoja:

1 1(7) Ohjeet CSV tiedostojen käsittelyyn Yksityisen sektorin palkkatiedustelu 1. EXCEL-TIEDOSTON MUUNTAMINEN CSV-TIEDOSTOKSI JA SIIRTO TIEDUSTELUUN Yleistä CSV-tiedoston luonnista Excel-Taulukon muokkaaminen Excel-taulukon tallentaminen CSV-tiedostoksi CSV-tiedoston siirto sähköiseen tiedonantopalveluun CSV-tiedoston näkymä tekstieditorissa SÄHKÖISEN TIEDUSTELULOMAKKEEN LUOMAN CSV TIEDOSTON AVAAMINEN TIETUEKUVAUKSET... 6 KUUKAUSIPALKKAISET... 6 TUNTIPALKKAISET... 7 Postiosoite: Käyntiosoite: Puhelin: TILASTOKESKUS Työpajankatu 13, Helsinki Y-tunnus:

2(7) 1. EXCEL-TIEDOSTON MUUNTAMINEN CSV-TIEDOSTOKSI JA SIIRTO TIEDUSTELUUN 1.1. YLEISTÄ CSV-TIEDOSTON LUONNISTA CSV-tiedoston voi luoda ja sitä voi käsitellä yleisimmillä taulukkolaskentaohjelmilla.

2 2(7) 1. EXCEL-TIEDOSTON MUUNTAMINEN CSV-TIEDOSTOKSI JA SIIRTO TIEDUSTELUUN 1.1. YLEISTÄ CSV-TIEDOSTON LUONNISTA CSV-tiedoston voi luoda ja sitä voi käsitellä yleisimmillä taulukkolaskentaohjelmilla. Tässä esimerkissä käytetty ohjelma on MS Excel CSV-tiedoston tulee olla yksityisen sektorin kuukausi- tai tuntipalkkatiedustelun tietuekuvauksen mukainen. Kuvaukset löytyvät tämän ohjeen lopusta sekä yksityisen sektorin palkkatiedustelun ohjeesta. 1.2 EXCEL-TAULUKON MUOKKAAMINEN Aluksi luodaan siirrettävistä tiedoista tietuekuvauksen mukainen excel-taulukko (esim. kuva yllä kuukausipalkkaisista). Excel-taulukon solut muutetaan tekstimuotoon, jolloin merkitsevät etunollat säilyvät (hiiren oikea muotoile solut teksti) Tietuekuvauksen kentät sijoitetaan tietuekuvauksen mukaiseen järjestykseen excel-taulukon sarakkeille. On tärkeää, että sarakkeiden sisältämien tietojen esitysmuoto ja sarakkeiden järjestys vastaavat täsmälleen kuukausipalkkaisten tai tuntipalkkaisten tiedustelun tietuekuvausta. Otsikkorivi poistetaan ennen tiedoston muuttamista CSV-muotoon. Mahdolliset sarakkeet, jotka eivät sisällä tietoa yhdeltäkään palkansaajalta, on sisällytettävä taulukkoon tyhjinä. Taulukkoon ei tule sisällyttää ylimääräisiä merkkejä kuten pisteitä, pilkkuja tai heittomerkkejä.

Taulukkolaskentaohjelma tallentaa tiedoston.

3 3(7) 1.3. EXCEL-TAULUKON TALLENTAMINEN CSV-TIEDOSTOKSI Tietuekuvauksen mukainen excel-taulukko tallennetaan luetteloerottimen sisältäväksi CSV-tiedostoksi. Taulukkolaskentaohjelma tallentaa tiedoston.csv -päätteisenä tekstitiedostona, jossa rivin sarakkeet on erotettu luetteloerottimella. Tiedosto on valmis siirrettäväksi sähköisen tiedonantopalvelun kautta Tilastokeskukseen.

4(7) 1.4. CSV-TIEDOSTON SIIRTO SÄHKÖISEEN TIEDONANTOPALVELUUN Tietojen toimittamiseksi Tilastokeskukseen kirjaudutaan yksityisen sektorin palkkatiedustelun sähköiseen tiedonantopalveluun

Valmis CSV-tiedosto siirretään valitsemalla se [Selaa ] -painikkeella kansiosta, johon CSV-tiedosto on tallennettu. Valinnan jälkeen klikataan [Siirrä tiedosto] -painiketta.

4 4(7) 1.4. CSV-TIEDOSTON SIIRTO SÄHKÖISEEN TIEDONANTOPALVELUUN Tietojen toimittamiseksi Tilastokeskukseen kirjaudutaan yksityisen sektorin palkkatiedustelun sähköiseen tiedonantopalveluun ( Tiedonantopalvelu -sivun yläreunasta Vastaaminen -välilehdeltä valitaan alimmaisena oleva Tiedostosiirto. Valmis CSV-tiedosto siirretään valitsemalla se [Selaa ] -painikkeella kansiosta, johon CSV-tiedosto on tallennettu. Valinnan jälkeen klikataan [Siirrä tiedosto] -painiketta. Tämän jälkeen tulee ilmoitus joko tiedostosiirron onnistumisesta tai mahdollisista virheistä tiedostossa. Mikäli tiedosto sisältää virheitä, korjataan ne alkuperäiseen excel-taulukkoon, joka muutetaan uudestaan CSV-tiedostoksi ja siirto tehdään uudelleen. Onnistuneen tiedostosiirron myötä tiedot siirtyvät automaattisesti Tilastokeskukselle.

5(7) 1.5. CSV-TIEDOSTON NÄKYMÄ TEKSTIEDITORISSA Tiedostoa voidaan tarkastella avaamalla se yleisimmillä tekstieditoreilla, esimerkiksi Windowsin Muistiolla (Notepad).

Tiedostosiirto tunnistaa myös CSV-tiedoston, jossa erottimena on pilkku [,]. Pilkkuerotinta käyttävät esimerkiksi tietyt MS Excelin kieliversiot.

5 5(7) 1.5. CSV-TIEDOSTON NÄKYMÄ TEKSTIEDITORISSA Tiedostoa voidaan tarkastella avaamalla se yleisimmillä tekstieditoreilla, esimerkiksi Windowsin Muistiolla (Notepad). Avattaessa CSV-tiedosto tekstieditorilla, luetteloerotin erottaa taulukon kentät toisistaan. Tässä esimerkissä erottimena on puolipiste [;]. Tiedostosiirto tunnistaa myös CSV-tiedoston, jossa erottimena on pilkku [,]. Pilkkuerotinta käyttävät esimerkiksi tietyt MS Excelin kieliversiot. Mikäli tiedosto vastaa sisällöltään tämän ohjeen kuvausta, ei siihen tarvitse enää tehdä muutoksia tekstieditorinäkymässä. 2. SÄHKÖISEN TIEDUSTELULOMAKKEEN LUOMAN CSV TIEDOSTON AVAAMINEN Sähköisen tiedonkeruulomakkeen palkansaajalistauksen yläosassa sijaitsevasta [Lataa CSV-tiedosto] - painikkeesta on mahdollista tallentaa lomakkeelle syötetyistä tiedoista tietuekuvauksen mukainen CSVtiedosto, jota yritys voi käyttää esimerkiksi lähettämiensä tietojen arkistointiin tai yrityksen sisäisten palkkalaskelmien laatimiseen. Lomakkeelta luodun CSV-tiedoston tietoihin voidaan tarvittaessa tehdä muutoksia ja siirtää tämän jälkeen päivitettynä järjestelmään tiedostonsiirron kautta. Huom: tiedostonsiirron käyttäminen korvaa kaikki entuudestaan järjestelmään syötetyt tuntipalkkaisten tai kuukausipalkkaisten tiedot.

6 6(7) CSV-tiedosto on avattavissa muokkausta varten MS Excel ohjelmissa. Jotta tiedosto avautuisi oikein, joissain Excelin versioissa on toimittava seuraavasti: Avataan MS Excel Valitaan ohjelman valikosta [Tiedosto] [Avaa] Valitaan avattavaksi tiedostotyypiksi Kaikki tiedostot ja haluttu CSV-tiedosto Klikataan [Avaa] -painiketta Mikäli tiedosto avataan suoraan Windowsin kansionäkymästä klikkaamalla kyseisen CSV-tiedoston ikonia, rivien sisältämät kentät eivät välttämättä avaudu oikein sarakkeille joissain Excelin versioissa. Huom: jotkin Excelin versiot saattavat CSV-tiedostoa avattaessa hävittää nollia sellaisista tietosoluista, jotka alkavat nollalla. Nämä on korjattava, mikäli CSV-tiedosto siirretään uudelleen sähköiseen tiedusteluun tiedostosiirron kautta 3. TIETUEKUVAUKSET KUUKAUSIPALKKAISET Tunniste Nimitys Sijainti Pituus Muoto HUOM! TVUO Tilastovuosi N = 2017 YNUM Yritysnumero, lomakkeelta N Etunollatäyttö, annettu yritysnumero OYRTUN Y-tunnus C Vasenlaitatasaus TMPTUN Toimipaikkatunnus N Vasenlaitatasaus RNO Rivinumero N Etunollatäyttö HTUN Henkilötunnus C PPKKVV-XXXX TSLAJ Työsuhteen laji C 1=vakinainen, 2=määräaikainen TSLISA Työsuhteen lisä määre C Sallittuja 0, 1, 2, 3, 4, 5, 6 TYVU Työhöntulovuosi yritykseen C Vuosi (VVVV) AMNI Selväkielinen ammattinimike C Vasenlaitatasaus AMMA Ammattikoodi C Vasenlaitatasaus VKTA Säännöllinen viikkotyöaika N Tunnin sadasosia (xxxx), esim. 37h30 min = 3750 KPALK Kuukausipalkka N Sentteinä (xxxxxxx) TAIKLIS Vuorotyölisä (työaikalisät) N Sentteinä (xxxxxxx) LISJAKSO Työaikalisien maksujakso N Sallittuja 1-8 (viikkoja) LED Luontoisetujen verotusarvo N Sentteinä (xxxxxxx) PROV Provisio, myyntipalkkio N Sentteinä (xxxxxxx) YLITUN Ylityötunnit N Tunnin sadasosia (xxxxx), esim. 10h30 min = 1050 YLIPALK Ylityöpalkka N Sentteinä (xxxxxxx) VAROPALK Muut veronalaiset korvaukset N Sentteinä (xxxxxxx) VLOMRA Lomaraha, kertaluontoiset palkkaerät N Euroina (xxxxxx) VTULOSP Tulospalkkio, voitonjako N Euroina (xxxxxx)

7 7(7) TUNTIPALKKAISET Tunniste Nimitys Sijainti PituusMuoto HUOM! TVUO Tilastovuosi N = 2017 YNUM Yritysnumero, lomakkeelta N Etunollatäyttö, annettu yritysnumero OYRTUN Y-tunnus, yritystunnus C Vasenlaitatasaus TMPTUN Toimipaikkatunnus N Vasenlaitatasaus RNO Rivinumero N Etunollatäyttö HTUN Henkilötunnus C PPKKVV-XXXX TSLAJ Työsuhteen laji C 1=vakinainen, 2=määräaikainen TSLISA Työsuhteen lisämääre C Sallittuja 0, 1, 2, 3, 4, 5, 6 TYTULO Työsuhde yrityksessä alkoi C Kuukausi, vuosi (oikea muoto ) TYLOP Työsuhde yrityksessä päättyi C Kuukausi, vuosi (oikea muoto ) AMNI Selväkielinen ammattinimike C Vasenlaitatasaus AMMA Ammattikoodi C Vasenlaitatasaus VKTA Säännöllinen viikkotyöaika N Tunnin sadasosia (xxxx), esim. 37h30 min = 3750 PEPAL Perustuntipalkka N Sentteinä (xxxxxxx) AITUN Aikatyötunnit N Tunnin sadasosia (xxxxx), esim. 160h30 min = AIANS Aikatyöansiot N Sentteinä (xxxxxxx) UTUN Urakkatyötunnit N Tunnin sadasosia (xxxxx), esim. 160h30 min = UANS Urakkatyöansiot N Sentteinä (xxxxxxx) PALKTUN Palkkiotyötunnit N Tunnin sadasosia (xxxxx), esim. 160h30 min = PALKANS Palkkiotyöansiot N Sentteinä (xxxxxxx) YLITUN Ylityötunnit N Tunnin sadasosia (xxxxx), esim. 160h30 min = YLIKORV Ylityön korotusosuudet N Sentteinä (xxxxxxx) SUNTUN Sunnuntaityötunnit N Tunnin sadasosia (xxxxx), esim. 160h30 min = SUNANS Sunnuntaityön korotusosuudet N Sentteinä (xxxxxxx) TALISANS Työaikalisät N Sentteinä (xxxxxxx) OLOSANS Olosuhdelisät N Sentteinä (xxxxxxx) LED Luontoisetujen verotusarvo N Sentteinä (xxxxxxx) PROV Suorituspalkat N Sentteinä (xxxxxxx) LYHKOMP Työajan lyhennyskompensaatio N Sentteinä (xxxxxxx) LOMATUN Palkallisen vapaan tunnit N Tunnin sadasosia (xxxxx), esim. 160h30 min = LOMAANS Palkallisen vapaan ansiot N Sentteinä (xxxxxxx) VKERTANS Kertaluonteiset palkkaerät, lomaraha N Euroina (xxxxxx), vuositieto VTULOSP Tulospalkkio, voitonjako N Euroina (xxxxxx), vuositieto TILJAKSO Tarkka tilastointijakso C PPKKPPKK (Esim = 1. lokakuuta joulukuuta maatalous ja palvelualat: = 1. syyskuuta syyskuuta) C = aakkosnumeerinen N = numeerinen CSV-tiedoston muuttujien tulee noudattaa tämän tietuekuvauksen mukaista järjestystä.

Samankaltaiset tiedostot

Yksityisen sektorin palkkatiedustelu: Ohje CSV-tiedostojen käsittelyyn

Yksityisen sektorin palkkatiedustelu: Ohje CSV-tiedostojen käsittelyyn Yksityisen sektorin palkkatiedustelu Tämän ohjeen sisältö: 1. CSV-tiedostojen luonti ja siirto tiedusteluun 2. Palkkatietolomakkeen