Mikänimi Tehtävä 1 (14)

Transkriptio

1 Mikänimi Tehtävä 1 (14), case Metallituote Oy 1. Esittely ja analysointi Metallituote Oy on 1967 perustettu metallialan tuotteita valmistava ja myyvä yritys. Sen tärkeimpiä tuotteita ovat erilaiset korjaamoalan työvälineet. Myynnistä valtaosa suuntautuu kotimaahan myyntimiehien välityksellä. Ulkomaille myyntiä tekevät agentit, joita on 5kpl, Kairossa, Riadissa, Bagdadissa, Istanbulissa ja Beirutissa. Yritys kasvaa nopeasti. Sen tuotannon vuotuinen kasvu on tällä hetkellä n. 20 % ja kehityksen arvioidaan pysyvän samana tai lähes samana ainakin seuraavat 2-3 vuotta. Uusia tuotteita ollaan nykyisellään lisäämässä kpl vuodessa ja tuotannosta ollaan poistamassa, kysynnän vähenemisen vuoksi, 5-10 tuotetta vuosittain. Yrityksen tilaus-toimitus- sekä muut prosessit ovat pitkälti alkuperäisiä. Paperia liikutellaan suhteettoman paljon ja toimitusajat ovat nykymittapuun mukaan usein lähes kohtuuttomia. Tämä toimitusaikojen piteneminen uhkaa jo yrityksen hyvää mainetta. Yrityksen yhteyksiä ulospäin hoidetaan vielä vanhanaikaisesti paperikirjeillä ja teleksillä. Metallituote Oy:n organisaatio on paisunut laajentumisen myötä ja yritykseen on syntynyt kuppikuntia. Yrityksen organisaatiokaavio on esitetty kuvassa 1 Toimitusjohtaja Sihteeri Myyntijohtaja Tuotantojohtaja Talousjohtaja 2 sihteeriä Sihteeri Varasto ja lähettämisjaos Myyntijaos I Myyntijaos II Ostojaos Suunnittelujaos Valmistusjaos Rahoitusasiat ja konttoripalvelu Laskentatoimi ja laskutus Henkilöstöasiat 5 tilausten käsitt. lähettäjää 8 myyntimiestä 1 myyntiselvittäjä 2 myyntimiestä 2 myyntiselvittäjää Ostaja 3 varastomiestä 3 suunnittelijaa 1 piirtäjä 9 työnjohtajaa 182 työntekijää Kuva 1: Metallituote Oy:n organisaatiokaavio 2 toimistovirkailijaa 8 lähettiä Konekirjoittajat Monistajat ym 2 toimistovirkailijaa 3 laskuttajaa 2 toimistovirkailijaa Tässä raportissa tulemme tutkimaan yrityksen nykytilaa tarkemmin ja esittämään parannusehdotuksia toiminnan tehostamiseksi. Lisäksi tulemme esittämään

2 Mikänimi Tehtävä 2 (14) yrityksen ns. tavoitetilan, jossa yrityksen prosesseja tilauksesta laskutukseen on tehostettu huomattavasti. 2. Nykytila Tässä raportissa keskitytään kotimaan myynnin tehokkuuteen. Tehostettuja prosesseja voidaan käyttää soveltaen myös ulkomaan myynnin tehostamiseen. Tilaus-toimitusprosessi alkaa sillä kun myyjä menee asiakkaan luo tekemään kauppoja. Myyjä ottaa asiakkaan tilauksen ja täyttää tilauslomakkeen. Lomakkeesta yksi osa jää asiakkaalle tilausvahvistukseksi. Myyjä kiertää 3-5 asiakasta päivässä, jolloin viikon aikana tulee asiakaskontaktia. Viikon päätteeksi myyjä toimittaa tilaukset Metallituote Oy:lle käsiteltäväksi. Myyntiprosessi on kuvattu kuvassa 2. Metallituote Oy myyntiprosessi - nykytila Phase Myyjä Myyjä saapuu asiakkaan luokse Tehdään tilaus Onko muita paikkoja käytävänä? Toimitetaan viikon aikana tulleet tilaukset Moy:lle Myyjän viikko täynnä Asiakas Tilauslomakkeen yksi osa Metallituote Oy Tilauslomakkeen loput osat Kuva 2 - Metallituote Oy:n myyntiprosessi nykytila Käytetty tilauslomake on käsin täytettävä neljäosainen dokumentti, josta yksi osa jää asiakkaalle tilausvaiheessa, yksi osa menee varastokirjanpitoon, yksi osa provision laskentaa varten ja yksi osa asiakkaalle laskun yhteyteen. Tilaukset hinnoitellaan ennen niiden välittämistä varastolle. Hinnoitteluvaiheessa tarkistetaan asiakkaan maksukyvykkyys. Mikäli tällainen tapaus sattuu kohdalle, se hinnoitellaan vasta kun lupa toimittamiseen on saatu. Hinnoittelu on suhteellisen aikaa vievä prosessi. Tilaus saadaan vietyä varastolle yleensä n. kahden viikon päästä tilauksen vastaanottamisesta. Hinnoitteluprosessi on kuvattu kuvassa 3.

3 Varasto Mikänimi Tehtävä 3 (14) Metallituote Oy hinnoitteluprosessi - Nykytila Phase Tilauslomakkeen osat Poistetaan tuotevaraus Talousosasto Tilaus saapuu myyjältä Tarkistetaan asiakkaan maksukyky Onko asiakas maksukykyinen? Onko lupa toimittamiseen saatu? Onko kyseistä tuotetta koskevaa tuotevarausta? Hinnoitellaan tilaus Yksi osa provisionlaskentaan Toimitetaan tilaus varastolle Tilauslomakkeen osat Kuva 3 - Metallituote Oy:n hinnoitteluprosessi Nykytila Kun tilaus on hinnoiteltu se toimitetaan varastolle pakkaamista varten. Mikäli kaikki tuotteet löytyvät hyllystä, tilaus pakataan ja lähetetään asiakkaalle. Mikäli koko tilattua määrää jotain tiettyä tuotetta ei löydy hyllystä, merkataan koko tuote jälkitoimitukseen. Varastotyöntekijä ilmoittaa puutteesta suullisesti esimiehelleen, joka vastaavasti informoi valmistusosastoa. Tuotteen päätyminen valmistukseen asti on näin ollen varaston esimiehen muistin varassa. Pakkaus- ja lähetysprosessi on kuvattu kuvassa 4. Metallituote Oy pakkaus- ja lähetysprosessi - Nykytila Tilaus saapuu varastolle Tarkistetaan tilatut tuotteet Onko tuotetta varastossa? Kerätään tuote hyllystä Onko lisää tuotteita? Pakataan tilaus Lähetetään tilaus asiakkaalle Tehdään tilausvaraus Yksi osa tilauslomakkeesta varastokirjanpitoon Yksi osa tilauslomakkeesta asiakkaalle Kuva 4 - Metallituote Oy:n pakkaus- ja lähetysprosessi Nykytila Kun tilaus on lähetetty se laskutetaan. Hyviltä asiakkailta rahat saadaan yleensä neljän viikon kuluessa laskun lähettämisestä. Mikäli tuote ei täytä tilauksessa mainittuja ehtoja (esim. viallinen tai väärä tuote) voi asiakas palauttaa tuotteen. Käytännössä palautukset hyväksytään aina ja asiakasta hyvitetään tuotteen summalla. Mikäli tuote on vielä myyntikelpoinen, se otetaan takaisin varastoon, muussa tapauksessa tuote merkitään

4 Varasto Talousosasto Myyntiosasto Mikänimi Tehtävä 4 (14) palautustappioihin. Talousosastoa informoidaan aina palautuksesta hyvitystä varten. Palautusprosessi on kuvattu kuvassa 5. Metallituote Oy palautusprosessi - Nykytila Asiakkaalta tulee palautus Palautus otetaan vastaan Onko myyntikelpoinen? Talousosastoa informoidaan palautuksesta Hyvitetään asiakasta Laitetaan tavara hyllyyn ja merkataan varastokirjanpitoon Merkataan palautustappio Kuva 5 - Metallituote Oy:n palautusprosessi Nykytila Mikäli tuotteita ei löydy varastosta, niitä pitää valmistaa. Valmistusprosessi on kuvattu EPC-kaaviona kuvassa 6. Tuotteen varastomäärä alittaa hälytysrajan Ilmoitetaan varasto- ja lähettämisjaokselle Ilmoitus tehty V Tee tuotantoonsaattamisehdotus tuotantojohtajalle Varataan henkilöresurssit Aikataulutetaan valmistus Varataan koneresurssit Ehdotus hylätty Henkilöresurssit varattu Aikataulu tehty Koneresurssit varattu Ehdotus hyväksytty Ehdotus hylätty V Tuotantojohtaja tekee ehdotuksen toimitusjohtajalle Valmistetaan tuotteet Tuotteet valmistettu Toimitetaan tuotteet varastoon Tuotteet toimitettu varastoon Ehdotus hyväksytty Kuva 6 - Metallituote Oy:n valmistusprosessi Nykytila

5 Mikänimi Tehtävä 5 (14) Nykytilassa raportointi on hyvin vaativaa, sillä tilaukset ja varastokirjanpito laahaavat jatkuvasti jäljessä. Raportoinnille ei nykytilassa olekaan olemassa minkäänlaista prosessia. Raportit toimitetaan vain pyynnöstä ja silloinkin niiden toimitusaika on pitkä ja tarkkuus heikko. Kun tilaus-toimitusprosessi kuvataan mahdollisimman yksinkertaisesti (kuva 7), se on hyvin looginen eikä sen tehokkuus näytä kovin heikolta. Kuitenkin kun prosesseja tarkastellaan lähemmin, niistä löydetään paljon tehostettavaa. Näitä tehostettavia asioita käsitellään tarkemmin seuraavassa luvussa. Myyntiosasto Talousosasto Tuotanto-osasto Varasto Talousosasto Myyntiprosessi Hinnoitteluprosessi Valmistusprosessi Pakkaus- ja lähetysprosessi Palautusprosessi Kuva 7 - Yksinkertaistettu tilaus-toimitusprosessi Nykytila Nykyisellään yrityksen tehokkuutta on vaikea mitata juuri raportointiongelmien takia. Raporteista voidaan kuitenkin mitata mm. seuraavia asioita: Toimitusaika (aika tilauksesta toimitukseen) Jälkitoimitusten lukumäärä suhteessa kaikkiin toimituksiin Palautusten määrä suhteessa kaikkiin toimitettuihin tilauksiin 3. Toiminnan ja prosessien kehittäminen Näitä mittareita ei kuitenkaan voida tarkastella jatkuvasti tietyin väliajoin sillä, kuten aiemmin todettiin, raportoinnilla ei ole varsinaista prosessia eikä raportteja toimiteta millään tavalla automaattisesti. Tilaukset, asiakasrekisteri ja varastokirjanpito tulee saada välittömästi atkpohjaisiksi. Tähän liittyen myyjille pitää saada kannettavat tietokoneet tilausten tekemistä ja valmistelua varten. Kun tilaus tehdään, saadaan asiakasrekisteristä suoraan tieto asiakkaan maksukyvystä ja tilaus voidaan toimittaa varastolle heti. Myös varastotilanteen reaaliaikainen seuranta on tällöin mahdollista ja asiakas näkee jo tilausta tehdessä onko tuotetta varastossa. Myös raportointi kehittyy, kun kaikki tarvittavat tiedot saadaan suoraan koneelta. Tuotteiden hinnat vakioitava. Tällöin hinnastot pysyvät pätevinä pidempään. Mikäli hyville asiakkaille halutaan toimittaa halvemmalla, voidaan asiakkaan oma alennusprosentti kirjata suoraan asiakastietoihin, jolloin asiakas tietää oman alennuksensa ja saa sen automaattisesti.

6 Mikänimi Tehtävä 6 (14) Mikäli hintoja ei haluta vakioida, siirryttävä verkossa olevaan hinnastoon. Tuotteiden hintoja voidaan tällöin muokata milloin tahansa, ja asiakkaalla on aina viimeisin hinta nähtävillä. Myyntimiehille on kehitettävä järjestelmä tuotekyselyiden raportointiin. Aina kun kysytään tuotetta, jota ei ole valikoimassa, ilmoitetaan asiasta ja useimmin kysellyt tuotteet saadaan lisättyä helpommin valikoimaan. Laskutusta on tehostettava siirtämällä laskutus- ja myyntireskontra atkjärjestelmään. Tällöin voidaan seurata tarkemmin laskujen eräpäivien noudattamista ja tarvittaessa siirtää laskuja perintään. Perintä kannattaa ulkoistaa siihen erikoistuneelle yritykselle, jolloin MOY:n ei tarvitse käyttää kalliita resursseja siihen. Henkilöstöresursseja ja niiden kohdentamista tulee tutkia. Yrityksen henkilöstö on paisunut, mutta suoriin irtisanomisiin ei kannata ryhtyä. Ennemmin kannattaa tutkia voitaisiinko nykyisiä henkilöresursseja kohdistaa tehokkaammin jollain muulla tavalla. Esimerkiksi suunnittelemalla uudet tuotteet itse, saadaan henkilöresursseja ohjattua uusiin tehtäviin ilman irtisanomisia. Varastokirjanpidon ajantasaistuminen mahdollistaa paremman seurannan ja mahdollisiin puutteisiin voidaan reagoida nopeammin. Kun varauksetkin saadaan osaksi varastokirjanpitoa, voidaan tuotanto käynnistää herkemmin hälytysrajan alituttua. Tämä mahdollistaa pienemmät ja mukautuvammat varastot. Valmistusprosessin käynnistyminen automatisoitava. Kun tuotteen hälytysraja alittuu, tulee valmistus pystyä käynnistämään heti, ilman ylimääräistä päätöksentekoa. Mikäli jonkun tuotteen valmistus päätetään lopettaa, voidaan tieto kirjata suoraan varastokirjanpitoon poistamalla kyseisen tuotteen hälytysraja kokonaan. Tällöin sen valmistamista ei käynnistettäisi automaattisesti. 4. Tavoitetila Tavoitetilassa voidaan pudottaa hinnoittelu erillisenä prosessina kokonaan pois, kun tuotteet hinnoitellaan jo tilausvaiheessa. Myös valmistusprosessi voidaan siirtää erilliseksi prosessiksi, sillä valmistuksen automatisointi pienentää jälkitoimitusten tarvetta huomattavasti. Laskutusprosessi eriytetään omaksi prosessikseen, johon sisällytetään myös mahdollinen laskun siirtäminen perintään. Yksinkertaistettu tilaus-toimitusprosessin tavoitetila on esitetty kuvassa 8.

7 Mikänimi Tehtävä 7 (14) Myyntiosasto Varasto Talousosasto Varasto Myyntiprosessi Pakkaus- ja lähetysprosessi Laskutusprosessi Reklamaation käsittelyprosessi Kuva 8 - Metallituote Oy:n tilaus-toimitusprosessin yksinkertaistettu tavoitetila Muita tilaus-toimitusprosessin ulkopuolisia prosesseja jotka esitellään tässä kappaleessa ovat asiakkaiden toiveiden kirjaamisprosessi, ns. toiveprosessi sekä raportointiprosessi, jollaiset yritykseltä ovat puuttuneet aiemmin kokonaan. Lisäksi lisätään uuden tuotteen suunnitteluprosessi, joka on aiemmin ulkoistettu ulkopuoliselle insinööritoimistolle, jolla ei ole ollut asiakkaiden toiveita suunnittelun pohjana. Uudistettu tilaus-toimitusprosessi, johon on sisällytetty edellä mainitut ulkopuoliset prosessit on kuvattu kuvassa 9.

8 Mikänimi Tehtävä 8 (14) Metallituote Oy Tilaus-toimitusprosessi - Tavoitetila Phase Varasto Myyntiosasto Myyjä menee asiakkaan luo Myyntiprosessi Pakkaus- ja lähetysprosessi Toiveprosessi Prosessi päättynyt Asiakas tyytyväinen? Talousosasto Laskutusprosessi Reklamaation käsittelyprosessi Tuotantoosasto Uuden tuotteen suunnitteluprosessi Valmistusprosessi Johto Raportointiprosessi Kuva 9 - Metallituote Oy:n tärkeimmät prosessit Tavoitetila Uudistetussa myyntiprosessissa myyjä menee asiakkaan luo tarjoamaan tuotteita. Asiakkaan mahdolliset maksuhäiriöt tarkistetaan asiakasrekisteristä jo ennen asiakkaan luo saapumista. Mikäli kyseessä on uusi asiakas, tarkistetaan yrityksen luottotiedot ennen asiakkaan luo menemistä. Asiakkaan luona tehdään tilaus myyjän kannettavalla tietokoneella. Tilausta tehdessä myyjä näkee ajantasaisen varastotilanteen, jolloin ostaja voi halutessaan jättää jonkin tuotteen pois tilauksesta, tai tietää ainakin heti mikäli jokin osa tilauksesta toimitetaan jälkitoimituksena. Kun tilaukseen tulevat tuotteet on valittu, tarkistetaan vielä mahdollinen asiakaskohtainen alennus.

9 Mikänimi Tehtävä 9 (14) Tämän jälkeen lähetetään tilaus eteenpäin, jolloin se menee automaattisesti varastolle. Tilauksesta lähtee myös automaattisesti sähköinen tilausvahvistus asiakkaalle, joka voi halutessaan tulostaa sen. Uudistettu tilausprosessi on esitetty kuvassa 10. Metallituote Oy Tilausprosessi - Tavoitetila Phase Mahdollinen asiakas tiedossa Tarkistetaan asiakkaan tiedot OK Siirrytään asiakkaan luo Ostohalukkuutta? Valitaan tuote Tarkistetaan saatavuus Lisätään tuote tilaukseen Lisää tuotteita? Myyjä OK Seuraava asiakas Seuraava asiakas Perutaanko tuote? Hinnoitellaan ja lähetetään tilaus varastolle Asiakas Sähköinen tilausvahvistus Kuva 10 - Metallituote Oy:n tilausprosessi - Tavoitetila Mikäli asiakas toivoo tuotetta, jota ei löydy valikoimasta, myyjä raportoi toiveen. Kun jotain tuotetta toivotaan riittävän usein (x kertaa ajassa y), siitä lähtee automaattisesti tuotantoon saattamisehdotus tuotanto-osastolle. Toiveprosessi on esitelty kuvassa 11. Toivottu tuotetta jota ei valikoimassa Onko kyseistä tuotetta toivottu aiemmin? Tuotetta ei ole toivottu aiemmin Lisätään tuote toiveisiin Tuote lisätty toiveisiin Tuotetta on toivotttu aiemmin Merkitään uusi toive Toive merkitty Hälytysraja ei ylity Ylittyykö toiveiden hälytysraja? Raja ylittyy Kuva 11 - Metallituote Oy:n toiveprosessi - Tavoitetila Tehdään tuotantoonsaat tamisehdotus Tuotantoonsaat tamisehdotus tehty Tuotanto-osaston johtaja vahvistaa ehdotuksen, jolloin suunnittelu käynnistetään. Ensin tuote määritellään mahdollisimman tarkasti, jonka jälkeen siitä tehdään alustava suunnitelma. Tässä vaiheessa tarkistetaan vastaako suunnitelma toivetta ja mikäli vastaa, tehdään/teetetään lopulliset piirustukset,

10 Mikänimi Tehtävä 10 (14) jotka tallennetaan tuotannon tietokantaan ja käynnistetään tuotanto. Uuden tuotteen suunnitteluprosessi on esitetty kuvassa 12. Metallituote Oy - Uuden tuotteen suunnitteluprosessi - Tavoitetila Tuotanto-osasto Saadaan tuotantoonsaattamisehdotus Ehdotus OK? Hylätään ehdotus Luodaan määritykset tuotteelle Piiretään alustavat piirustukset Vastaako toivetta? Piiretään lopulliset piirustukset Käynnistetään tuotanto Kuva 12 - Metallituote Oy:n uuden tuotteen suunnitteluprosessi - Tavoitetila Kun tilaus saapuu varastolle, tilauksessa olevat tuotteet vähennetään automaattisesti varastokirjanpidosta ja mikäli tuotteen hälytysraja alittuu, käynnistetään valmistusprosessi automaattisesti. Mikäli jotain tuotetta ei ole varastossa, se merkitään jälkitoimitukseen ja varastotilanne menee negatiiviseksi. Tällä tavoin otetaan myös mahdolliset jälkitoimitukset huomioon varastokirjanpidossa. Tämä pakkaus- ja lähetysprosessi on esitetty kuvassa 13. Pakkaus- ja lähetysprosessi Tilaus saapuu varastolle Onko kaikki tuotteet? Alittuuko hälytysraja? Pakataan saatavilla olevat tuotteet Ilmoitetaan laskutukseen Lähetetään tuotteet asiakkaalle Varasto Merkataan jälkitoimitus Onko jälkitoimituksia? Lisätään tuotteet varastokirjanpitoon Tuotantoosasto Valmistusprosessi Toimitetaan tuotteet varastoon Kuva 13 - Metallituote Oy:n pakkaus- ja lähetysprosessi Tavoitetila Kun valmistusosasto saa tiedon valmistettavasta tuotteesta, varataan tarvittavat resurssit automaattisesti ja tuotanto aikataulutetaan. Mikäli raaka-aineita tarvitaan lisää, niitä tilataan. Kun resurssit on varattu ja tuotanto aikataulutettu, ladataan tuotteen piirustukset tietokannasta ja käynnistetään tuotanto. Valmistusprosessi on esitelty kuvassa 14.

11 Perintätoimisto Talousosasto Mikänimi Tehtävä 11 (14) Tilataan raakaaineet Raaka-aineet tilattu Varataan henkilöstö Henkilöstö varattu Saatu tieto valmistettavasta tuotteesta V Aikataulutetaan tuotanto Tuotanto aikataulutettu V Ladataan piirustukset koneelle Pirustukset ladattu Valmistetaan tuotteet Tuotteet valmistettu Varataan koneet Koneet varattu Kuva 14 - Metallituote Oy:n valmistusprosessi Tavoitetila Kun tuotteet toimitetaan asiakkaalle, ilmoitetaan toimituksesta talousosastolle laskutusta varten. Talousosasto lähettää laskun asiakkaalle ja tarkistaa saatavan kirjautumisen. Mikäli laskua ei ole maksettu kahden viikon sisällä eräpäivästä, lähetetään maksumuistutus, johon on lisätty huomautuslisä. Mikäli laskua ei ole maksettu kahden viikon kuluessa maksumuistutuksen lähettämisestä, lähetetään toinen maksumuistutus, johon myös lisätään huomautuslisä ja ilmoitus maksun siirtämisestä perintään mikäli sitä ei makseta. Mikäli laskua ei tämänkään jälkeen ole maksettu kahden viikon kuluessa, siirretään lasku perintätoimistolle perittäväksi. Mikäli perintä epäonnistuu, kirjataan maksu luottotappioihin. Laskutusprosessi on esitetty kuvassa 15. Metallituote Oy Laskutusprosessi - Tavoitetila Saadaan tieto asiakkaalle lähetetystä tilauksesta Tarkistetaan mahdolliset alennukset ja luodaan lasku Onko maksettu? Onko maksettu? Onko maksettu? Laskutus päättynyt Lähetetään muistutuslasku Lähetetään toinen muistutus ja perintäuhkaus Kirjataan luottotappio Siirretään maksu perintään Onnistuiko perintä? Kuva 15 - Metallituote Oy:n laskutusprosessi Tavoitetila Mikäli asiakas ei jostain syystä ole tyytyväinen saamaansa tuotteeseen, hän reklamoi asiasta ja palauttaa samalla tuotteen johon on tyytymätön. Palautusprosessi ei enää ole automaattinen hyvitys, vaan palautetut tuotteet tarkistetaan ja palautuksen syy tutkitaan. Mikäli tuote vastaa laadultaan sovittua

12 Mikänimi Tehtävä 12 (14) ja on oikea, tuote palautetaan asiakkaalle ja reklamaatio hylätään. Mikäli tuote on viallinen ja/tai väärä, asiakasta hyvitetään. Mikäli tuote on vielä myyntikelpoinen, se laitetaan takaisin hyllyyn ja merkitään varastokirjanpitoon, muussa tapauksessa tuote kirjataan hävikkiin. Reklamaation käsittelyprosessi on esitelty kuvassa 16. Metallituote Oy Reklamaation käsittelyprosessi Tavoitetila Vastaanotetaan reklamaatio ja tuote Tarkistetaan tuote Reklamaatio aiheellinen? Palautetaan tuote asiakkaalle Varastoidaan tuote, kirjataan Talousosasto Varasto Hyvitetään asiakasta Tuote myyntikuntoinen? Kirjataan hävikki Kuva 16 - Metallituote Oy:n reklamaation käsittelyprosessi Tavoitetila Kun kaikki tieto on siirretty tietokoneelle, voidaan raportteja ottaa helposti sekä käsin, että automaattisesti. Tärkeimmät tunnusluvut saadaan automaattisesti viikottain ja kuukausittain. Näitä ovat: Keskimääräinen toimitusaika Tilauksen keskimääräinen arvo Kirjautunut myynti (saadut rahat) Jälkitoimitusten osuus kaikista toimituksista Reklamaatioiden määrä absoluuttisesti ja suhteutettuna toimituksiin Luottotappioiden määrä absoluuttisesti ja suhteutettuna myyntiin Keskimääräinen maksuaika Näiden lisäksi voidaan ottaa manuaalisia raportteja. Tällöin raporttia pyydetään osastolta, johon se kohdistuu. Kun osasto vastaanottaa raporttipyynnön, he tarkistavat onko pyynnössä tarvittavat tiedot. Mikäli tietoja ei löydy, niitä pyydetään. Kun tarvittavat tiedot on saatu, luodaan raportti ja lähetetään se pyytäjälle. Raportointiprosessi on kuvattu kuvassa 17.

13 Mikänimi Tehtävä 13 (14) Tarve raportille huomattu Pyydetään raporttia Raporttipyyntö vastaanotettu Tarkistetaan onko pyynnössä tarvittavat tiedot Tarvittavat tiedot löytyvät Raportti luodaan Lisätiedot saatu Pyydetään lisätietoja Tarvittavia tietoja ei löydy Raportti luotu Kuva 17 - Metallituote Oy:n raportointiprosessi - Tavoitetila Raportti lähetetään pyytäjälle Raportti lähetetty pyytäjälle 5. Kehittämissuunnitelma 1. Siirretään tilaukset, varastokirjanpito ja asiakasrekisteri tietokoneelle. 2. Automatisoidaan valmistusta siten, että valikoimaan kuuluvien tuotteiden valmistuksesta ei tarvitse erikseen päättää 3. Luodaan prosessi asiakkaiden toiveiden kuulemiseksi 4. Luodaan raportointiprosessi 5. Hinnoittelu automaattiseksi, heti asiakkaan luona tehtäväksi 6. Myyjä voi tarkistaa asiakkaan kelpoisuuden jo ennen asiakaskäyntiä 7. Myyjä voi tarkistaa varastotilanteen heti asiakkaan luona 8. Tilaukset suoraan varastolle siten toimitusaika lyhenee huomattavasti 9. Houkutellaan asiakkaita maksamaan nopeammin laskutusmuutoksilla esim. halvempaa jos maksu alle kahdessa viikossa. 10. hyväksytä automaattisesti kaikkia palautuksia, vaan tarkistetaan palautuksen syy ja tutkitaan tuote. 11. Ulkoistetaan perintä. Mikäli laskua ei maksettu eräpäivään + 2 viikkoon mennessä lähetetään maksumuistutus, mikäli ei maksettu muistutus + 2 viikkoa lähetetään toinen muistutus, jos ei vieläkään maksua laitetaan lasku perintään. Muistutuksista peritään muistutusmaksu 6. Yhteenveto On ilmeistä, että Metallituote Oy:n toimintaa voidaan tehostaa huomattavasti siirtämällä tilaukset, varastokirjanpito sekä asiakasrekisteri suoraan tietokoneelle. Kun hinnat ja asiakkaan toimituskelpoisuus voidaan tarkistaa jo tilauksentekovaiheessa, saadaan tiputettua yksi vaihe kokonaan pois tilaus-toimitusprosessista ja toimitus nopeutuu huomattavasti. Kun lisäksi jätetään paperien liikuttelu pois prosessista ja tilaukset menevät varastolle automaattisesti, toimitus nopeutuu entisestään. Optimitilanteessa, kun kaikki tuotteet löytyvät varastosta, saadaan tilaus toimitettua jopa tilausta seuraavana päivänä. Kun tilaukset ja varastokirjanpito siirretään tietokoneelle, on varastokirjanpito koko ajan tasalla. Tämä mahdollistaa valmistuksen automatisoinnin ja lisäksi myyjillä on koko ajan ajantasainen tieto tuotteiden varastotilanteesta. Tällöin asiakas voi päättää ettei haluakaan tilata kyseistä tuotetta, tai ainakin tietää että osa tuotteista tulee jälkitoimituksena. Valmistusprosessin automatisoinnilla saadaan nopeutettua tuotannon käynnistämistä huomattavasti, kun tuotannon aloittamista ei tarvitse erikseen

14 Mikänimi Tehtävä 14 (14) vahvistaa. Tällöin valmistus käynnistyy automaattisesti tuotteen hälytysrajan alittuessa, eivätkä tuotepuutteet pääse yllättämään. Kun kaikki tiedot on siirretty tietokoneelle, saadaan niistä nopeasti ja helposti ajantasaisia raportteja. Tärkeimpien mittareiden raportointi automatisoidaan ja lisäksi tietokannasta on nopeaa ja helppoa pyytää vaativampiakin raportteja. Laskutuksen tehostaminen nopeuttaa pääoman kiertoa ja tätä kautta yrityksen taloutta kun vähemmän pääomaa makaa myyntisaatavissa. Tällä kaikella päästään prosessien huomattavaan tehostamiseen, jolloin yrityksen julkisuuskuva ja tulos paranevat.