Tarjouspyynnössä on esitetty tarjoajan soveltuvuutta koskeva vaatimus:

Transkriptio

1 Tarjouspyynnössä on esitetty tarjoajan soveltuvuutta koskeva vaatimus: 6. Tarjoajan soveltuvuutta koskevat vaatimukset ja tarjoukseen liitettävät selvitykset Tarjoajalta edellytetään kokemusta (vähintään yksi asiakasreferenssi) tilinpäätöksen laatimisesta viimeksi kuluneen kolmen vuoden aikana kirjanpitoasetuksen 3 mukaisen järjestökaavan mukaisesti. Tarjoajalta edellytetään lisäksi kokemusta vastaavantyyppisten tilitoimistopalveluiden toimittamisesta viimeksi kuluneen kolmen vuoden aikana vähintään kahdelle (vähintään kaksi referenssiä) saman kokoluokan (liikevaihto vähintään 50 M ) asiakkaalle, joiden ei kummankaan tarvitse välttämättä olla julkinen taho. SELVITYS KAHDESTA EDELLÄ MAINITUSTA VAATIMUKSESTA: Luettelo vaadituista, viimeksi kuluneen kolmen vuoden aikana toteutetuista palveluista sisältökuvauksineen. Selvityksestä on käytävä ilmi asiakkaan nimi ja yhteystiedot, toiminnan volyymi ja toimitettu tilitoimistopalvelu ja ohjelmisto. Kyseisessä kohdassa 6. tarjoajalle on asetettu kaksi vaatimusta: kokemus järjestökaavan mukaisen tilinpäätöksen laatimisesta sekä kokemus tilitoimistopalveluiden tuottamisesta kahdelle asiakkaalle viimeisten kolmen vuoden aikana. Kumpaakin vaatimusta koskeva kokemus pyydetään osoittamaan asiakasreferensseillä Kysymys 19. Vaaditaanko tässä kohdassa kolme erillistä asiakasreferenssiä vai voiko ensimmäisen vaatimuksen todentamiseen käytettävää referenssiä käyttää myös jälkimmäisen (tilitoimistopalveluiden tuottaminen) todentamiseen? Vastaus 19: Tässä kohdassa vaaditaan sanamuotonsa mukaisesti kolme referenssiä. Tarjouspyynnössä on asetettu käyttöönotosta vastaavalle henkilöille vaatimukseksi seuraava:...kyseisellä henkilöllä ja varahenkilöllä tulee olla kokemusta vähintään kahdesta vastaavantyyppisestä tilitoimistopalveluita koskevasta käyttöönottoprojektista oppilaitoksessa, julkishallinnon organisaatiossa tai saman kokoluokan organisaatiossa (50 M liikevaihto, noin 100 käyttäjää) riippumatta siitä, onko kyse julkishallinnon asiakkaasta vai ei. Kyseisessä vaatimuksessa painotetaan, että henkilöillä tulee olla kokemusta oppilaitoksessa, julkishallinnon organisaatiossa tai saman kokoluokan organisaatiossa toteutetusta käyttöönottoprojektista. Toisaalta todetaan että kokemus ei ole sidottu julkishallintoon riippumatta siitä, onko kyse julkishallinnon asiakkaasta vai ei. Vaatimus on epäselvästi muotoiltu ja siitä ei käy ilmi viitataanko tässä henkilön kotiorganisaatioon vai asiakkuusorganisaatioon. Kysymys 20. Mitä tämä vaatimus tarkoittaa? Vastaus 20: Tässä kohdassa vaaditaan sanamuotonsa mukaisesti kokemusta käyttöönottoprojektista oppilaitoksessa tai julkishallinnon organisaatiossa tai saman kokoluokan muussa organisaatiossa riippumatta siitä, onko tämä organisaatio julkishallintoon kuuluva vai ei.

2 Tarjouspyynnön niin sanotussa laatuvertailussa on esitetty pisteytettäväksi useita erilaisia tarjouksen ja palvelun toteutukseen liittyviä osa-aluita. Seuraavassa käydään yksityiskohtaisesti läpi ne osa-alueet, joiden kohdalta tarjouspyyntöä tulee täsmentää, jotta hankintalain vaatimusten mukainen tarjojajien yhdenvertainen ja syrjimätön kohtelu toteutuu tarjousten vertailun kautta. Tämä vaatimus merkitsee sitä, että hankintayksikön tulee ennalta kuvata riittävällä tarkkuudella mihin seikkoihin se laatuvertailussa tulee kiinnittämään huomiota ja miten kutakin laatuvertailun osakokonaisuutta mitataan. Kyseisen osion a) pisteytyksestä on ilmoitettu seuraava Osion a) arvioinnissa otetaan huomioon Kokonaissuunnitelman kattavuus resursseineen ja asiantuntijoineen, painoarvo 30 % Projektin selkeä vaiheistus viikkojaksoissa, painoarvo 30 % vastuuhenkilön kokemus Taideyliopiston käyttämiin muiden järjestelmien liittymien teosta, painoarvo 30 % Esitetty koulutussuunnitelma vaaditulle koulutukselle sijoitettuna aikatauluun, painoarvo 10 % Kukin osakokonaisuus arvioidaan kouluarvosanoin asteikolla Osion a) osalta eniten pisteitä saanut tarjoaja saa 10 pistettä, jonka jälkeen muiden tarjoajien laatupisteet lasketaan kaavalla: vertailtava pistemäärä / eniten pisteitä saaneen tarjoajan pistemäärä x 10. Kunkin osakokonaisuuden pisteytyksen perusteita ei ole avattu riittävästi: Ei ole kerrottu millä kriteereillä kokonaisuunnitelman kattavuutta, resursseja ja asiantuntijoita tullaan arvioimaan. Ei ole kerrottu mitä selkeällä vaiheistuksella tarkoitetaan ja miten sitä mitataan. On myös epäselvää mitä arvostetaan vastuuhenkilön kokemuksesta liittymien teossa ja miten sitä mitataan. Myöskään koulutussuunnitelman arvioinnista ei ole esitetty kriteereitä. Kysymys 21. Miten hankintayksikkö aikoo varmistaa sen, että osion a) laatuvertailun kriteeristö takaa objektiivisen tarjousten arvioinnin? Vastaus 21: A) Arvioitaessa kokonaissuunnitelman kattavuutta resursseineen ja asiantuntijoineen otetaan huomioon esitetty työnjako tarjoajan ja tilaajan välillä. Mitä suurempi osa käyttöönottoprojektin työstä suunnitelmassa on esitetty tarjoajan tekemäksi, katsotaan se tarjoajalle eduksi ja sitä paremman kouluarvosanan tarjoaja saa. Samoin tarjoajalle katsotaan eduksi, mitä kokeneempia asiantuntijoita tarjoaja tarjouksessaan tarjoaa. B) Projektin vaiheistuksessa arvostetaan, että projekti on selkeästi vaiheistettu viikon jaksoille. Jos näin on tehty, saa tarjoaja paremman kouluarvosanan kuin vaiheistuksesta, joka on tehty karkeammalla kuin viikkotasolla.

3 C) Mitä useampia liittymiä tarjouksessa yksilöity vastuuhenkilö on tehnyt tarjouspyynnössä mainittuihin järjestelmiin, sitä paremman kouluarvosanan tarjoaja saa. D Koulutussuunnitelmaa arvioidaan tarjouksessa ilmoitetuilla tiedoilla. Arvioinnissa huomioidaan, miten hyvin koulutus on aikataulutettu käyttöönottoprojektin muihin vaiheisiin. Samoin arvioidaan, miten hyvin koulutussuunnitelmassa ja loppukäyttäjien koulutuksen ajoituksessa on huomioitu käyttöönoton ajoittuminen vuodenvaihteeseen. Laatuvertailun yleinen lähtökohta on myös se, että kutakin tarjousta vertaillaan vain ennalta asetettujen vertailukriteerien perusteella toisistaan riippumattomasti. Hankintayksikkö on tarjouspynnössään esittänyt, että tarjoajia vertaillaan varsinaisen laatupisteytyksen jälkeen keskenään. Kysymys 22. Miten hankintayksikkö aikoo korjata laatuvertailua, jotta hankintalain mukainen objektiivinen tarjousten vertailu toteutuu? Vastaus 22 Tarjouspyynnön sanamuodon mukaisesti tarjouksia arvioidaan laadun osalta kunkin vertailuperusteen perusteella ja kaikki tarjoukset pisteytetään kouluarvosanoin Tämä tarkoittaa sitä, että eri tarjoukset voivat saada myös saman kouluarvosanan eli samat laatupisteet. Lopuksi laatupisteet skaalataan siten, että maksimilaatupisteet ovat osion a) osalta 10 ja osion b) osalta 15. Palvelukuvausta käsittelevän Osion b) laatuvertailun arviointikriteereissä on vastaavia puutteita kuin osiossa a) eli vertailun alakohtien pisteytyksen kriteereitä sekä mittareita ei ole avattu riittävästi. Tarjouspyynnössä on todettu: Osion b) arvioinnissa otetaan huomioon liitteessä 3 olevia vähimmäisaikatauluvaatimuksia parempi palvelutaso, painoarvo 30 % Prosessien asiakaslähtöinen joustavuus ja muunneltavuus sopimuskauden aikana, painoarvo 30 % Tietojärjestelmään kirjautumisen yksinkertaisuus. Kirjautuminen ei kuitenkan saa perustua käyttäjän henkilökohtaisiin pankkitunnuksiin, painoarvo 20 % Vastuuhenkilön ja palvelutiimin soveltuvuusvaatimuksen ylittävä kokemus saman kokoluokan asiakkuudesta (50 M, noin 100 käyttäjää), painoarvo 10 % Käyttöomaisuuskirjanpidon järjestämisratkaisun lisäominaisuudet liitteen 3 pakollisilta vaatimuksilta ylittäviltä osin, painoarvo 10 % Tarjouspyynnöstä ei käy ilmi: Kukin osakokonaisuus arvioidaan kouluarvosanoin asteikolla Osion b) osalta eniten pisteitä saanut tarjoaja saa 15 pistettä, jonka jälkeen muiden tarjoajien laatupisteet lasketaan kaavalla: vertailtava pistemäärä / eniten pisteitä saa-neen tarjoajan pistemäärä x 15.

4 Mitä tarkoitetaan vähimmäisaikatauluvaatimuksia paremmalla palvelutasolla ja kuinka sitä mitataan. Mitä tarkoitetaan prosessien asiakaslähtöisellä joustavuudella ja muunneltavuudella. On epäselvää mitkä ovat kriteerit asiakaslähtöisyyden ja muunneltavuuden arviointiin ja kuinka niitä mitataan. Tietojärjestelmään kirjautumisen yksinkertaisuuden arviointikriteereitä ei ole kuvattu ja on epäselvää millä seikoila yksinkertaisuutta mitataan. Vastuuhenkilön ja palvelutiimin kokemuksen arvioinnin kriteereitä ja mittareita soveltuvuusvaatimuksien minimin ylittävältä osalta ei ole kuvattu. On epäselvää arvostetaanko kokemuksena ajallisesti pitkää työkokemusta, asiakkuuksien määrää vai jotakin muuta seikkaa. Käyttöomaisuuskirjanpidon järjestelmäratkaisun osalta ei ole kerrottu mitä lisäominaisuuksia arvostetaan ja kuinka niitä mitataan. Kysymys 23. Miten hankintayksikkö aikoo varmistaa sen, että tarjouspyynnön osion b) laatuvertailun kriteeristö antaa tarjoajalle riittävän kuvan kunkin alakohdan vertailukriteereistä, jotta tarjousten objektiivisen vertailu voitaisiin taata? Vastaus 23: Hankintayksikkö varmistaa asian tässä vastauksessa annettavalla selvennyksellä. A. Vähimmäisaikatauluvaatimuksia paremmalla palvelutasolla tarkoitetaan tasoa, joka ylittää liitteessä 3 esitetyt aikatauluvaatimukset. Arvioinnissa katsotaan eduksi, jos palvelu toteutetaan aikataulullisesti nopeammin kuin on vaadittu. B. Prosessin asiakaslähtöisen joustavuuden ja muunneltavuuden arvioinnissa arvostetaan mahdollisuutta pystyä tarvittaessa täsmentämään toimintatapoja sopimuskauden aikana. C. Tietojärjestelmään kirjautumisessa arvostetaan, että kirjautuminen ei ole monivaiheinen. D. Kohdassa mainitulla palvelutiimillä tarkoitetaan tarjouspyynnössä mainittuja vastuuhenkilöitä varahenkilöineen. Käyttöönottoprojektin vastuuhenkilön osalta arvostetaan kokemusta useammasta kuin kahdesta vastaavantyyppisestä käyttöönottoprojektista. Asiakasvastuullisen kirjanpitäjän osalta arvostetaan pidempää kuin kolmen vuoden kokemusta asiakasvastuusta kirjapitotehtävissä. E. Käyttöomaisuuskirjanpidon osalta arvostetaan, jos järjestelmä on osa taloushallinnon pääjärjestelmää. Laatuvertailun yleinen lähtökohta on myös se, että kutakin tarjousta vertaillaan vain ennalta asetettujen vertailukriteerien perusteella toisistaan riippumattomasti. Hankintayksikkö on tarjouspynnössään esittänyt, että tarjoajia vertaillaan varsinaisen laatupisteytyksen jälkeen keskenään. Kysymys 24. Miten hankintayksikkö aikoo korjata laatuvertailua osion b) osalta, jotta hankitalain mukainen objetiivinen tarjousten vertailu toteutuu? Vastaus 24. Tarjouspyynnön sanamuodon mukaisesti tarjouksia arvioidaan laadun osalta kunkin vertailuperusteen perusteella erikseen ja kaikki tarjoukset pisteytetään kouluarvosanoin Tämä tarkoittaa sitä, että eri tarjoukset voivat saada myös saman kouluarvosanan eli samat laa-

5 tupisteet. Lopuksi laatupisteet skaalataan siten, että maksimilaatupisteet ovat osion a) osalta 10 ja osion b) osalta 15. Tarjouspyynnöstä ja sen teknisestä sisällöstä säädetään hankintalain 40 ja 41 :ssä. Tarjouspyynnön tarkoituksena on hankinnan kohteen ja sen toteuttamiseen liittyvien seikkojen kuvaaminen siten, että sen perusteella saadaan lopullisia, yhteismitallisia ja vertailukelpoisia tarjouksia, joiden perusteella tarjouksia voidaan tasapuolisesti verrata. Hankintalain 44 :n mukaisesti hankinnan sisältöä kuvaavat tekniset eritelmät on esitettävä hankintailmoituksessa tai tarjouspyynnössä. Teknisien eritelmien tarkoituksena on kuvata ostettava palvelu niin selkeästi ja yksityiskohtaisesti, että tarjoajat voivat ymmärtää, mitä ostaja haluaa ostaa ja että tuloksena on keskenään yhteismitallisia ja vertailukelpoisia tarjouksia. Vaatimusten määrittely ei saa olla niin yleistä että hankintayksiköllä on rajoittamaton vapaus valita haluamansa tuote tai palvelu. Tarjouspyynnön on oltava riittävän kattava ja esimerkiksi markkinaoikeuden oikeuskäytäntö edellyttää tarjousten vertailuperusteiden painotuksen ilmoittamisen ohella tarkemman pisteytyksen perusteiden ilmoittamista ennakolta. Edellä esitettyihin tarjouspyynnön sisältöä koskeviin kysymyksiin viitaten katsomme, että nykyisessä muodossaan tarjouspyyntö ei täytä hankintalain ja oikeuskäytännön vaatimuksia. Tiivistettynä keskeiset puutteet ovat: Oikeuskäytännössä on katsottu, että tarjousten arvioinnissa käytettävät perusteet tulee ilmoittaa nimenomaisesti tarjouspyynnössä tai hankintailmoituksessa, joten riittävää ei ole että arviointiperusteet käyvät esimerkiksi välillisesti ilmi tarjouspyynnössä esitetyistä vaatimuksista. Tarjouspyynnön pisteytyksen osalta pisteytyksen perusteiden ilmoittamista ei ole toteutettu vallitsevan markkinaoikeuskäytännön mukaisesti o epäselvyys aiheuttaa sen, ettei läpinäkyvyys, ennustettavuus ja ennakoitavuus voi toteutua riittävällä tavalla. Osittain epäselvästi kirjoitettu tarjouspyyntö antaa liikaa harkintavaltaa hankintayksikölle. Edellä kuvatut seikat voivat johtaa siihen, että tarjouspyynnönt perusteella ei saada yhteismitallisia ja vertailukelpoisia tarjouksia epämääräisten määrittelyiden johdosta. Yhteismitattomat tarjoukset voivat johtaaa tarpeeseen täsmentää tarjouspyyntöä tai tarjouksia hankintamenettelyn aikana. Tämä saattaa vaarantaa tarjoajien tasapuolisen kohtelun. Tarjouspyyntö on lopullinen, joten tarjouspyynnössä esitetyistä edellytyksistä ei yleensä voida poiketa. Kysymys: 25. Miten aiotte varmistaa, että tarjouspyyntö on hankintalain mukainen ja että tarjoajia kohdellaan tasavertaisesti? Vastaus 25: Julkisista hankinnoista annetun lain (348/2007) 42 :n 2 momentin mukaan Hankintayksikön on avoimessa menettelyssä toimitettava tarjouspyyntöön liittyvät lisätiedot viimeistään kuusi päivää ennen tarjousajan päättymistä. Markkinaoikeus on oikeuskäytännössään (mm. MAO 49/2012 päätöksessään) todennut, että hankintayksiköllä on oikeus selventää tarjouspyyntöä ennen tarjousajan päättymistä edellyttäen, etteivät hankinnan kohde tai ehdot tämän seurauksena olennaisesti muutu. Hankintayksikön tulee tarjouspyyntöä selventäessään kohdella tarjoajia tasapuolisesti ja

6 varata näille yhtäläiset mahdollisuudet ottaa selvennykset huomioon tarjouksessaan. Hankintalain 42 :stä ilmenevällä tavalla toimittajalta edellytetään omaa aktiivisuutta tarjouspyynnön täydellisen sisällön selvittämisessä. Hankintayksikkö on tarjouspyynnössä antanut selkeän ohjeen siitä, miten tarjouspyyntöä koskevat lisätiedot ovat saatavissa. Tarjouspyynnön kohdassa 9 on ilmoitettu: Tarjoaja voi tarjouskilpailun aikana esittää tarjouspyyntöä ja tarjousmenettelyä koskevia kysymyksiä lähettämällä kysymykset sähköpostitse osoitteeseen timo.lampinen@teak.fi. Kysymykset on lähetettävä kello mennessä. Tarjousmerkintä Tilitoimistopalveluiden hankinta tulee mainita sähköpostin otsikkokentässä. Tarjoajien tasapuolisen kohtelun varmistamiseksi muihin kuten puhelimitse esitettyihin kysymyksiin tai tietopyyntöihin ei vastata, vaan tarjoajien tulee esittää kysymyksensä edellä esitetyllä tavalla. Kysymykset vastauksineen sekä muut mahdolliset tarjouskilpailuun liittyvät tiedot ovat luettavissa osoitteessa viimeistään mennessä.