TARJOUSPYYNTÖ LÄÄKKEIDEN ANNOSJAKELUSTA JA TOIMITUSPALVELUSTA KOTIHOIDON ASIAKKAILLE

Transkriptio

1 TARJOUSPYYNTÖ 1 TARJOUSPYYNTÖ LÄÄKKEIDEN ANNOSJAKELUSTA JA TOIMITUSPALVELUSTA KOTIHOIDON ASIAKKAILLE pyytää tarjousta lääkkeiden annosjakelusta pitkäaikaisen kotihoidon asiakkaille ajalle sekä mahdollisille optiovuosille HANKINTAMENETTELY Hankintamuotona käytetään avointa menettelyä. Kaikki halukkaat voivat tehdä tarjouksen. Hankinnasta on jätetty ilmoitus Julkisten hankintojen sähköiseen ilmoituskanavaan, HILMAan sekä Kirkkonummen kunnan nettisivuille. Hankinnassa noudatetaan lakia julkisista hankinnoista (348/2007) sekä hankinta-asetusta (Valtioneuvoston asetus julkisista hankinnoista /614). Tarjouspyynnön mukaiset palvelut kuuluvat tuoteluokituksen mukaan hankinta-asetuksen liitteen B mukaisiin toissijaisiin palveluihin, joten tarjouskilpailussa sovelletaan hankintalain mukaisesti kansallisia menettelyjä. Kaikille tarjouksen määräaikaan jättäneille ilmoitetaan päätöksestä sähköisesti. Hankintayksikkö pidättää itselleen oikeuden olla hyväksymättä yhtään jätetyistä tarjouksista. Tarjoaja vastaa kaikista tarjouksen tekemiseen liittyvistä kuluista eikä ole oikeutettu korvaukseen, vaikka hankinta peruuntuisi tai keskeytyisi. 2. HANKINNAN KOHDE Tarjouspyyntö koskee pitkäaikaisen kotihoidon asukkaiden lääkejakelua annospusseihin. Asiakkaita on tällä hetkellä yhteensä noin 200, joista keskustan alueella 110, Masalan alueella 40 ja Veikkolassa 50. Toiminta käynnistyy keskustassa alkaen sekä Masalassa ja Veikkolassa alkaen.

2 TARJOUSPYYNTÖ 2 Sopimuskauden aikana asiakasmäärä todennäköisesti lisääntyy ja mahdollisesti annosjakelu laajenee koskemaan kunnan asumispalveluyksikköjä. Kunta ei sitoudu tiettyihin asiakasmääriin. Annospussit toimitetaan alueellisiin toimipisteisiin: Keskustan kotihoito Volsintie Kirkkonummi Masalan kotihoito Eteläinen Salmitie Masala Veikkolan kotihoito Allastie Veikkola Hankinnassa hyväksytään alueelliset osatarjoukset siten, että voi jättää tarjouksen koskien sekä keskusta-aluetta että kahta muuta tai käsittäen vain toisen edellä mainituista alueista. Sopimus tehdään ajanjaksolle Hankintayksikön päätöksen mukaan tätä sopimusta voidaan jatkaa kahdella optiovuodella eli saakka. Jättäessään tarjouksen tarjoaja sitoutuu jatkamaan sopimusta mahdollisen optiokauden ajan. 3. TARJOUSTEN KÄSITTELY Määräajassa saapuneiden tarjousten käsittely toteutetaan kolmessa vaiheessa: Tarjoajien kelpoisuuden arviointi Tarjousten tarjouspyynnön mukaisuuden tarkistus Tarjousten vertailu 3.1. Tarjoajien kelpoisuuden arviointi Käsittelyn ensimmäisen vaiheen tarkoituksena on selvittää tarjoajan kelpoisuus palvelujen tuottamiseen tarjouspyynnössä esitettyjen vaatimusten mukaisesti. Tarjoajien kelpoisuuden arvioinnissa hankintayksikön on hankintalain mukaan suljettava pois tarjouskilpailusta tarjoaja, jos hankintayksikön tiedossa on, että sen poissulkemiseen on hankintalain 53 :ssä mainittu peruste.

3 TARJOUSPYYNTÖ 3 Tarjoajan kelpoisuuden arvioimiseksi palveluntuottajan tulee täyttää seuraavat vaatimukset: Tarjoajien kelpoisuutta koskevat vaatimukset Esitetyn tarjouspyynnön mukaisesti tarjoajan rahoitukselliseen ja taloudelliseen tilanteeseen liittyvät seuraavat vaatimukset: 1. Tarjoaja on huolehtinut verojen, sosiaaliturvamaksujen ja eläkevakuutusmaksujen maksamisesta. Tarjoaja voidaan kuitenkin hyväksyä, jos maksujen laiminlyöntiä voidaan pitää vähäisenä tai laiminlyötyjen maksujen osalta on viranomaisen hyväksymä maksusuunnitelma TODISTUKSET TOIMITETTAVA (enintään 3 kk vanhoja) 2. Tarjoajalla on voimassaoleva vastuuvakuutus KOPIO TOIMITETTAVA 3. Tarjoajalla on voimassaoleva potilasvakuutus KOPIO TOIMITETTAVA 4. Tarjoajalla on hankinnan kokoon ja laatuun nähden taloudelliset edellytykset hankinnan suorittamiseen. 5. Tarjoaja on merkitty kaupparekisteriin, ennakkoperintälain mukaiseen ennakkoperintärekisteriin ja työnantajarekisteriin sekä arvonlisäverolain mukaiseen arvonlisäverovelvollisten rekisteriin, jos lainsäädäntö edellyttää rekisteröitymistä. YTJ OTE TOIMITETTAVA Tarjoajan tekniseen suorituskykyyn ja ammatilliseen pätevyyteen liittyvät seuraavat vaatimukset: 6. Tarjoajalla on oltava voimassa viimeistään ennen hankintapäätöksen tekemistä hankinnan toteuttamiseksi tarvittavat lakisääteiset luvat. 7. Tarjoajan nimeämän annosjakelusta vastaavan yhdyshenkilön / yhdyshenkilöiden tulee antaa palveluja pääasiassa suomen ja ruotsin kielellä. Kielitaitovaatimuksena on suomen kielen hyvä suullinen ja kirjallinen taito ja ruotsin kielen tyydyttävä suullinen ja kirjallinen taito. 8. Tarjoajalla tulee olla laadunvalvontajärjestelmä ja se tulee toimittaa tilaajalle ennen sopimuksen allekirjoittamista.

4 TARJOUSPYYNTÖ 4 Tarjouskilpailusta suljetaan pois ne tarjoajat, jotka arvioidaan tarjoajan taloudesta ja toiminnasta saatujen tietojen perusteella sellaisiksi, ettei näillä ole riittäviä edellytyksiä selviytyä hankittavan palvelun velvoitteista. Hankintayksikkö voi harkintansa mukaan käyttää lisäksi muita hankintalain mukaisia poissulkemisperusteita (hankintalaki 54 ) Tarjousten tarjouspyynnön mukaisuuden tarkistus Käsittelyn toisessa vaiheessa arvioidaan ensimmäisen vaiheen läpäisseiden tarjoajien tarjoukset. Julkisissa hankinnoissa tarjous voidaan hylätä, jos se ei vastaa tarjouspyyntöä tai on tehty muussa kuin tarjouspyynnön edellyttämässä muodossa. Tarjousten tulee täyttää palvelulle asetetut vähimmäisvaatimukset ja tarjouspyynnön ehdot. Tarjouskilpailusta suljetaan pois ne tarjoukset, jotka eivät täytä palvelulle asetettuja vähimmäisvaatimuksia tai tarjouspyynnön ehtoja tai jos tarjouksen mukana ei toimiteta siinä pyydettyjä liitteitä, todistuksia ja selvityksiä Tarjousten vertailu ja valintaperuste Tarjousten vertailuun pääsevät ne tarjoukset, jotka ovat läpäisseet tarjousten käsittelyn edelliset vaiheet. Valintaperusteena on halvin hinta 4. VÄHIMMÄISVAATIMUKSET JA LAATUKRITEERIT HANKITTAVALLE PALVELULLE Tässä luvussa esitellään hankittavalle palvelulle asetetut vähimmäisvaatimukset. Palvelun soveltuvuuden arvioimiseksi tarjoajan tulee kuvata palveluun liittyvää toimintaansa palvelunkuvauksessaan. Tarjoajan on liitettävä em. palvelunkuvaus (liite 4) tarjoukseensa. Palvelun tulee täyttää lakien ja viranomaismääräysten asettamat vaatimukset, joihin palveluntuottajan on velvoitettu perehtymään: Luettelossa on keskeiset toimintaa ohjaavat lait Lääkelaki (1987/395) Lääkeasetus (693/1987) Huumausainelaki (373/2008) Huumausaineasetukset (543/2008) ja (548/2008) Kansanterveyslaki (66/1972) Laki potilaan asemasta ja oikeuksista ( /785) Henkilötietolaki (523/1999)

5 TARJOUSPYYNTÖ 5 Laki terveydenhuollon ammattihenkilöistä ( /559) Laki (387/2008) ja asetus (464/2008) sosiaali- ja terveydenhuollon asiakasmaksuista Palvelun käynnistysvaiheessa sen piiriin tulevien kotihoidon asiakkaiden siirtäminen ao. palveluihin voidaan tehdä joustavasti kahden kolmen kuukauden kuluessa. Siirtymävaiheessa asiakkaan apteekista aikaisemmin hankitut lääkkeet käytetään ensin loppuun, jolloin asiakkaalle ei koidu annosjakeluun siirtymisestä ylimääräisiä lääkekuluja. Annosjakelussa käytetään edullisinta lääkkeiden pakkauskokoa ja asiakasta veloitetaan vain hänelle toimitetuista lääkkeistä. Asiakkaan lääkehoidon tarve arvioidaan yhteistyössä kotihoidon lääkärin, hoitohenkilökunnan ja apteekin kanssa, jonka jälkeen aloitetaan asiakkaan lääkkeiden annosjakelu apteekissa. Apteekki tekee asiakkaan tai hänen edustajansa kanssa tarvittavat kirjalliset sopimukset annosjakeluun siirtymisestä sekä suostumuksen antamisesta henkilö- ja lääkitystietojen välittämisestä apteekin annosjakeluyksikköön. Apteekki suorittaa asiakkaan lääkityksen yhteisvaikutustarkistuksen ennen annosjakelun aloittamista ja sen jälkeen aina lääkityksen muuttuessa. Apteekki on yhteydessä hoitavaan lääkäriin, mikäli asiakkaan lääkityksen osalta ilmenee yhteisvaikutusriskejä tai päällekkäisyyksiä. Tarvittaessa lääkityksestä karsitaan tarpeettomat lääkkeet sekä poistetaan mahdolliset päällekkäisyydet ja haitalliset yhteisvaikutukset. Apteekissa annostellaan kotihoidon tilausten mukaan asiakkaiden lääkkeet koneellisesti annospusseihin. Apteekki vastaa lääkkeiden annosjakelun tarkistuksesta ja oikeellisuudesta. Apteekki korjaa välittömästi virheellisesti tai puutteellisesti suorittamansa annosjakelun ja toimittaa korjatun jakelun kotihoidon yksikköön ilman eri korvausta. Annostellut lääkkeet toimitetaan apteekista sopimuksen mukaan kerran kahdessa viikossa tilaajan määrittämänä ajankohtana kotihoidon yksiköihin. Apteekki huolehtii lääketoimituksen toimitusvarmuudesta siten, että asiakkaan lääkehoidon jatkuvuus ei missään vaiheessa häiriinny tai vaarannu.

6 TARJOUSPYYNTÖ 6 Palvelun tulee sisältää käyttämättä jääneiden lääkkeiden ja tarvikkeiden asianmukainen käsittely. Apteekki ottaa mukaansa annosjakelun toimitusten yhteydessä hävitettävät lääkkeet ja tarvikkeet. Lääkkeiden toimittajana oleva apteekki on lääkelain ja Fimean määräysten perusteella vastuussa toiminnan laadusta sekä annosjakelun asianmukaisuudesta. 5. HINNAT, LASKUTUS JA MAKSUEHTO 5.1. Hinnat Tarjoushinta tulee esittää ja ne vertaillaan muodossa: / asiakas / annosjakelukerta (jakelu kahden viikon välein). Kiinteä hinta on ilmoitettava koko sopimuskaudelle. Mahdollisen optiokauden hinta on ilmoitettava tilaajalle mennessä. Hintojen tulee sisältää kaikki palvelusta veloitettavat kustannukset. Hintojen tulee olla sitovasti voimassa Laskutus Palveluntuottaja laskuttaa kuukausittain jälkikäteen kutakin asiakasta suoraan sekä lääkkeistä ja annosjakelupalvelusta. Laskutus-, toimitus- yms. lisiä ei hyväksytä. Palvelutuottaja tekee asiakkaiden kanssa suoraveloitussopimukset. 6. HANKINNAN MUUT EHDOT 6.1. Vaitiolovelvollisuus ja korvausvelvollisuus sekä ammattieettiset velvollisuudet Palveluntuottajan henkilöstöä sitoo laki sosiaali- ja terveydenhuollon ammattihenkilöstöstä, julkisuuslain, lain potilaan asemasta ja oikeuksista, sekä muidenkin lakien mukainen vaitiolovelvollisuus. Palvelutuottaja velvoittaa henkilöstöstään muutkin kuin terveydenhuollon ammattihenkilöt noudattamaan terveydenhuollon ammattihenkilöiden ammattieettisiä velvollisuuksia.

7 TARJOUSPYYNTÖ Alihankkijan käyttäminen Tarjoaja voi antaa osan sopimuksen mukaisesta palvelusta alihankkijoiden toteutettavaksi. Tarjoajan on ilmoitettava tarjouksessaan, miltä osin aiotaan toteuttaa palveluaan alihankintana. Tarjoaja vastaa alihankkijan osuudesta kuten omastaan. Alihankkijan osuus tulee kuvata tarjouksessa omana kohtanaan Hankintasopimus Palvelun ostajaa ja tarjoajaa sitova tämän tarjouspyynnön mukaisen palvelun tuottamista koskeva sopimus syntyy kirjallisen sopimuksen allekirjoittamisella. Sopimus voidaan tehdä aikaisintaan 21 päivän kuluttua hankintapäätöksen sähköisestä tiedoksisaannista edellytyksellä, että perusturvalautakunnan tekemä hankintapäätös on saanut lainvoiman. Hankinnassa noudatetaan Julkisten hankintojen yleisiä sopimusehtoja (JYSE 2009 Palvelut). Sopimus laaditaan seuraavien asiakirjojen perusteella: 1. Hankintapäätös 2. Tarjouspyyntö 3. Julkisen hankintojen yleiset sopimusehdot (JYSE 2009 Palvelut) 4. Tarjous 6.4. Erityis- ja toimitusehdot Annospussit toimitetaan kahden viikon välein viikossa alueellisiin toimipisteisiin. Valittu palvelutuottaja hoitaa lääkkeiden KELA -korvausten hakemisen. Apteekki tekee sopimuksen asiakkaan kanssa, että asiakas saa lääkkeet maksutta lääkekaton täytyttyä (palvelutuottaja hakee KELA -korvauksen). Valitun palveluntuottajan tulee aloittaa hyväksytyn tarjouksen mukainen toiminta keskusta-alueella ja Masalassa ja Veikkolassa, mikäli sille ei palvelun tilaajan taholta ole perusteltuja esteitä. Palvelutuottaja säilyttää lääkereseptit ja huolehtii niiden uusimisesta. Ne reseptit, jotka eivät kuulu annosjakelun piiriin esim. Marevan ja laastarit keskitetään pääsääntöisesti valitun palveluntuottajan hoidettavaksi.

8 TARJOUSPYYNTÖ 8 Palvelutuotannon alkamisen mahdollisesta viivästymisestä määritellään sopimuksessa viivästyssakko, joka on 3,0 % per alkava viikko tarjouspyynnön ko. alueen annosjakeluhinnasta, jonka tarjoaja on ilmoittanut tarjouksessaan liitteessä 2, mikäli alkaminen viivästyy palveluntuottajasta johtuvista syistä. Kohdassa 4 mainittua joustavaa aloitusta ei tietystikään katsota viivästymiseksi Palvelun laadun seuranta ja reklamaatiot Tarjotun ja sopimuksessa sovitun palvelun laatua arvioidaan säännöllisesti palvelulle asetettujen vaatimusten ja tarjotun palvelun perusteella. Mikäli asiakas saa väärät lääkkeet tai lääkkeet jäävät toimittamatta niin palvelutuottajan on velvollisuus toimittaa tilatut lääkkeet saman työpäivän aikana suoraan asiakkaan kotiosoitteeseen (toimituksesta informoidaan ao. kotihoidon toimipistettä). Mikäli virheet ovat toistuvia tai sovittu toimituspäivä jää usein toteutumatta on tilaajalla oikeus purkaa sopimus kahden kirjallisen reklamaation jälkeen. Mikäli palvelu ei täytä sille asetettuja vähimmäisvaatimuksia on kyse olennaisesta sopimusrikkomuksesta. Tällöin tilaajalla on oikeus purkaa sopimus JYSE 2009 Palvelut -ehtojen (kohta 17) mukaisesti Muut ehdot Palveluntuottaja sitoutuu toimimaan voimassa olevien lakien ja kulloinkin voimassa olevien viranomaismääräysten mukaisesti. Toimintaa ohjaavat normit: Suomen lainsäädäntö, Fimean, Aluehallintoviraston, VALVIRAn, Sosiaali- ja terveysministeriön määräykset. Sopimusaikana voidaan neuvotella muutoksista, jotka oleellisesti vaikuttavat sopimuksen alkuperäiseen sisältöön, jos muutokset johtuvat viranomaisten määräysten muuttumisesta, ennalta arvaamattomista tekijöistä tai palvelun suorittamisesta. Sopimusehtoja voidaan täsmentää myöhemmin kirjallisilla asiakirjoilla edellyttäen, että ne eivät ole ristiriidassa tässä tarjouspyynnössä todettujen hankinnan ehtojen kanssa. Palveluntuottaja nimeää ja ilmoittaa toiminnasta vastaavan henkilön. Toiminnasta syntyvien asiakirjojen käsittelyssä, luovuttamisessa, säilyttämisessä ja hävittämisessä noudatetaan STM:n asetusta (99/2001). Tilaajavastuulain (1233/2006) mukaisesti jos tilaajan ja sopimuspuolten välillä on tehty yli 12 kuukautta voimassa oleva sopimus, on sopimuspuolen

9 TARJOUSPYYNTÖ 9 annettava tilaajalle myös sopimussuhteen aikana 12 kuukauden välein todistukset suoritetuista veroista ja eläkevakuutuksista. Tiedot eivät saa olla kolmea kuukautta vanhempia. Palvelutuottajan on toimitettava tilaajalle ko. todistukset ilman erillistä pyyntöä. 7. TARJOUSASIAKIRJOJEN JULKISUUS Tarjoukset ovat pääsääntöisesti julkisia viranomaistoiminnan julkisuudesta annetun lain mukaisesti. Mikäli tarjouksen tekijä katsoo, että joku osa tarjouksesta on liike- tai ammattisalaisuuden luonteisena salassa pidettävä, tulee tästä erikseen mainita tarjouksessa ja/tai esittää tiedot erillisellä liitteellä. Hintatiedot ovat kuitenkin julkisia. 8. TARJOUKSEN JÄTTÄMINEN Tarjouksen tulee olla tarjouspyynnön mukainen koskien niin tarjoajan kelpoisuutta kuin hankinnan kohdetta ja sille asetettuja vähimmäisvaatimuksia. Tarjoukseen on liitettävä tarjouspyynnöstä ilmenevät selvitykset. Tarjouspyyntöä vastaamattomat tarjoukset hylätään eikä niitä oteta huomioon tarjousvertailussa. Tehty tarjous ja siihen liittyvät liitteet tulevat olemaan osa valittavan palveluntuottajan kanssa tehtävää sopimusta. Tarjous on tehtävä suomen kielellä ja siihen tulee liittää kohdassa 3.1 pyydetyt todistukset. Tarjouksen tulee olla voimassa saakka. Tarjousten on oltava perillä suljetussa kirjekuoressa viimeistään klo mennessä osoitteella: Perusturvan kirjaamo/terveyskeskus Virkatie Kirkkonummi Kuoreen merkintä Lääkkeiden annosjakelu Tarjoukseen liitettävissä asiakirjoissa tulee näkyä tarjoajan nimi ja sähköpostiosoite, johon hankintapäätös toimitetaan. Lisäksi tarjouksesta kokonaisuudessaan vastaavan henkilön yhteystiedot tulee mainita.

10 TARJOUSPYYNTÖ Tarjouspyyntöä koskevat kysymykset Tarjouspyyntöä koskevat kysymykset pyydetään toimittamaan sähköpostitse mennessä perusturvan kirjaamoon, Vastaukset kysymyksiin sekä mahdolliset tarjouspyyntöön tehdyt tarkennukset julkaistaan kunnan internetsivuilla osoitteessa /hankinnat viimeistään KIRKKONUMMEN KUNTA, PERUSTURVA Esa Lindell talouspäällikkö