qwertyuiopasdfghjklzxcvbnmqwerty uiopasdfghjklzxcvbnmqwertyuiopasd fghjklzxcvbnmqwertyuiopasdfghjklzx cvbnmqwertyuiopasdfghjklzxcvbnmq

Transkriptio

1 qwertyuiopasdfghjklzxcvbnmqwerty uiopasdfghjklzxcvbnmqwertyuiopasd fghjklzxcvbnmqwertyuiopasdfghjklzx cvbnmqwertyuiopasdfghjklzxcvbnmq HELSINGIN YLIOPISTON KIRJASTON SOLMU-HANKE wertyuiopasdfghjklzxcvbnmqwertyui VÄLIRAPORTTI opasdfghjklzxcvbnmqwertyuiopasdfg Center for Research on Activity, Development, and Learning Yrjö Engeström, Anne Laitinen & Heli Myllys hjklzxcvbnmqwertyuiopasdfghjklzxc vbnmqwertyuiopasdfghjklzxcvbnmq wertyuiopasdfghjklzxcvbnmqwertyui opasdfghjklzxcvbnmqwertyuiopasdfg hjklzxcvbnmqwertyuiopasdfghjklzxc vbnmqwertyuiopasdfghjklzxcvbnmq wertyuiopasdfghjklzxcvbnmqwertyui opasdfghjklzxcvbnmqwertyuiopasdfg hjklzxcvbnmrtyuiopasdfghjklzxcvbn mqwertyuiopasdfghjklzxcvbnmqwert yuiopasdfghjklzxcvbnmqwertyuiopas dfghjklzxcvbnmqwertyuiopasdfghjklz xcvbnmqwertyuiopasdfghjklzxcvbnm qwertyuiopasdfghjklzxcvbnmqwerty

2 2 SISÄLLYS 1. Hankkeen tarve ja tarkoitus 3 2. Solmutyöskentely kirjastotyön kehitysmahdollisuutena 4 3. Viikin kampuskirjasto ensimmäisenä kehittämiskohteena 5 4. Muutoslaboratorio tutkimus- ja kehittämismenetelmänä 5 5. Kirjastotyöntekijät muutoslaboratoriossa 6 6. Viikin tiedekirjaston pilottiasiakkaat 6 7. Muutoslaboratorioistunnot 6 8. Muutoslaboratorion tulokset 9 9. Tiedonhallintasuunnitelma palveluinnovaationa Prosessin jatkuminen Viikin kampuskirjastossa Johtopäätökset hankkeen kokonaisuuden kannalta 12 LIITTEET LÄHTEET

3 3 HELSINGIN YLIOPISTON KIRJASTON SOLMU-HANKKEEN VÄLIRAPORTTI 1. HANKKEEN TARVE JA TARKOITUS Kirjastotyö, etenkin tieteellisten kirjastojen toiminta, on voimakkaassa muutoksessa. Tiedon digitalisointi ja Internet merkitsevät yliopistokirjastoille mm. sitä, että tutkijat käyttävät kirjaston palveluja yhä suuremmassa määrin verkon välityksellä (Borgman, 2007). Näin ollen tutkijat eivät välttämättä lainkaan käy kirjaston fyysisissä tiloissa tai tapaa kirjaston työntekijöitä. Toisaalta opiskelijat tarvitsevat edelleen kirjastoa fyysisenä tilana ja kirjaston työntekijöitä apuna esim. lähteiden etsinnässä. (Sinikara, 2007) Näin hahmottuu kaksijakoinen malli: yhtäältä verkkopohjainen anonyymi virtuaalinen palvelutila tutkijoille, toisaalta perinteinen fyysinen tila ja henkilökohtainen kontakti opiskelijoille. Malli johtaa helposti kirjastotyön pilkkomiseen ja mielekkyyden vähenemiseen. Maailmalla on esimerkkejä tieteellisten kirjastojen kriisiytymisestä, ammattitaitoisen henkilöstön leikkauksista ja synkistä tulevaisuudenkuvista tällaisen kehityksen seurauksena (Law, 2008; Storey, 2007; Wells, 2007). Tämä kaksijakoinen malli ei kuitenkaan ole välttämätön eikä kirjastojen tuottavuuden kannalta suotava. Tutkijaryhmät saattavat kyllä suoriutua verkossa ilman kirjastoasiantuntijoiden apua tavanomaisesta lähteiden hausta ja tietokantojen käytöstä, mutta näiden rinnalle nousee uusia, vaativampia tiedonhallinnan haasteita (vrt. Earnshaw & Vince, 2008; Robinson, 2008; Saw, Lui & Yu, 2008). Tällaisia ovat esimerkiksi massiivisten tutkimusaineistojen ja tutkimuksen puolivalmisteiden tallentaminen, järjestäminen ja hallinta sekä saattaminen muotoon, jossa ne ovat muiden tutkijoiden käytettävissä. Vaativa haaste on myös tieteellisen julkaisemisen uudelleenhahmottaminen. Milloin ja millä ehdoin esimerkiksi tutkimusryhmän verkkosivuille tai Wiki-alustalle sijoitettua aineistoa voidaan siteerata julkaisuna? Entä avoimen kehittämismallin tyyppisesti tuotettava tutkimus ja julkaisutoiminta milloin esimerkiksi digitaalinen yhteisjulkaisu on vamis? Entä esimerkiksi videoaineiston sisällyttäminen tieteellisiin julkaisuihin? Esimerkki näistä haasteista on se, että Suomen Akatemia on vuodesta 2008 alkaen edellyttänyt, että sen rahoittamilla tutkimushankkeilla on tiedonhallintasuunnitelma eli selvitys siitä, miten hankkeen tutkimusaineistot hankitaan, miten niitä käytetään ja säilytetään ja miten mahdollistetaan niiden myöhempi käyttö. Edellä kuvattujen kaltaiset tiedonhallinnan uudet haasteet jäävät helposti tutkijoilta ratkomatta. Tutkijoiden omat voimavarat eivät useinkaan yksinkertaisesti riitä niiden pohtimiseen. Siksi eri puolilla maailmaa on viime aikoina voimaperäisesti etsitty malleja, joissa kirjastotyöntekijät muodostavat uudenlaisia kumppanuuksia tutkimusryhmien kanssa mainitun tapaisten vaativien tiedonhallintahaasteiden hallitsemiseksi (Brophy, 2007; Earnshaw & Vince, 2007; Rader, 2002). Helsingin yliopisto on omaksunut strategian, jossa sen kirjastoja kehitetään kohti yhtenäisempää kirjastorakennetta ja henkilöstön asiantuntijuutta kasvatetaan yli tieteenala- ja kampusrajojen. Yliopiston kirjastojen henkilöstömäärä supistuu luonnollisen poistuman kautta noin 250:stä noin 220:een vuoteen 2015 mennessä. Yliopiston kirjastotointa kehitetään pitäen tavoitteena saumatonta tietoympäristöä.

4 4 Kirjasto tehostaa yhteistyötä tutkimusprojektien kanssa tiedonhallintasuunnitelmien valmistelussa ja sopii tutkimushankkeiden tiedonhallintaan liittyvistä palveluista. Tutkimusryhmät sisällyttävät vastaisuudessa hakemuksiinsa rahoituksen tiedonhallintaan ja avoimen julkaisemisen edellyttämiin menoihin. Helsingin yliopiston kirjastojen kehittämisprosessi on tunnustettu edelläkävijä ja malli muille Suomen korkeakouluille sekä laajemmin myös kansainvälisessä mittakaavassa. Tämän tutkimuksen tehtävänä on erityisen kehittämisintervention avulla mallintaa, testata käytännössä ja arvioida kirjastotyöntekijöiden ja tutkimusryhmien uudenlaisen kumppanuustoiminnan, ns. solmutyöskentelyn toteuttamistapoja ja vaatimuksia. Mallintaminen, testaus ja arviointi toteutetaan Helsingin yliopiston Viikin kampuskirjastossa sekä keskustakampuksen kirjastossa. Keskustakampuksella hanke toteutetaan uuden kirjastorakennuksen suunnitteluun ja rakentamiseen nivottuna prosessina, pyrkien siihen, että solmutyöskentelyn vaatimukset sisällytetään uuden kirjastorakennuksen tilaratkaisuihin. 2. SOLMUTYÖSKENTELY KIRJASTOTYÖN KEHITYSMAHDOLLISUUTENA Yliopistokirjaston uutena toimintalinjana tarvitaan tieteenalapalveluja, jotka merkitsevät tutkijaryhmien ja kirjastoammattilaisten uudenlaista kumppanuutta. Tämä kumppanuus voi toteutua esimerkiksi siten, että yliopiston kirjasto nimeää jokaiselle riittävän merkittävälle tutkimusryhmälle oman kirjastoammattilaisen tai työparin, jonka tehtävänä on seurata ko. tutkimusryhmän tiedonhallintatarpeiden kehitystä ja tarvittaessa tehdä tiiviitä yhteistyöjaksoja tutkimusryhmän kanssa konkreettisten tiedonhallintahaasteiden ratkaisemiseksi. Tällaista työtapaa voidaan nimittää neuvottelevaksi solmutyöskentelyksi (Engeström, 2008a, 2008b). Solmulla tarkoitan eri toimintajärjestelmien edustajien samaan kohteeseen suuntautunutta suunnittelutai ongelmanratkaisuponnistusta, joka sisältää rajanylityksiä ja jossa mikään osapuoli ei ole kiinteästi määräävässä ja kontrolloivassa asemassa. Solmun erottaa rajanylityksestä sen tuottavuus ja pitkäjänteisyys. Solmu sisältää kohteen yhteisen artikuloinnin ja muokkaamisen tekoja. Solmu on myös toimijoille enemmän tai vähemmän tietoinen askel kohteen elinkaaren hallinnassa. (...) Tämä ei tarkoita pysyvää tiimiä, jonka jäseniä määrätyt henkilöt tai osapuolet ovat. Jatkuvuus ei synny jäsenyydestä, vaan kohteesta ja sitä kuvaavista yhteisistä välineistä. Solmujen kokoonpano vaihtelee. Samoin vaihtelee solmun aloitteentekijä tai johtava osapuoli. (Engeström, 2004, s. 87) Tällainen työtapa ei siis tarkoita pelkästään perinteisten yhdyshenkilöiden käyttöä tiedonkulun tehostamiseksi tutkijoiden ja kirjaston välillä esim. hankinta-asioissa (vrt. Rodwell & Fairbairn, 2008). Se ei toisaalta myöskään merkitse, että kirjastoammattilaiset jalkautetaan pysyvästi tiettyihin tutkimusryhmiin. Solmutyöskentelyssä kullakin kirjastoammattilaiselle olisi vastuullaan useampia tutkimusryhmiä ja niiden kanssa tehtävään työhön panostettaisiin aina tarpeen ja neuvoteltavien mahdollisuuksien mukaan. Yhteistyösolmu muodostetaan tietyn haasteen tai ongelman ratkaisemiseksi, minkä jälkeen kyseinen solmu puretaan ja muodostetaan toisenlaisia yhteistyösolmuja. Solmutyöskentely vaatii uudenlaisia välineitä ja uudenlaista osaamista.

5 5 3. VIIKIN KAMPUSKIRJASTO ENSIMMÄISENÄ KEHITTÄMISKOHTEENA Viikin yliopistokampus käsittää neljä tiedekuntaa, nimittäin maatalous- ja metsätieteellisen (3200 opiskelijaa), biotieteellisen (1750 opiskelijaa), farmasian (900 opiskelijaa) ja eläinlääketieteellisen (450 opiskelijaa) tiedekunnan. Lisäksi kampuksella toimivat Biotekniikan instituutti ja Neurotieteen tutkimuskeskus sekä sektoritutkimuslaitokset elintarviketurvallisuusvirasto Evira, riista- ja kalatalouden tutkimuslaitos, osa MTT:stä (Maa- ja elintarviketalouden tutkimuskeskus), SYKE (Suomen ympäristökeskus) ja Helsingin kaupungin ympäristökeskus. Viikin kampuskirjaston toiminnan piiriin kuuluvat biotieteet ja biotekniikka, ekologia, systematiikka ja ympäristöala, elintarvikeala, eläinlääketiede, farmasia, kotitalous- ja kuluttaja-ala, maatalousala, metsä- ja puuala, talous- ja yhteiskuntatieteet. Vuonna 2008 Viikin tiedekirjastolla oli 39 vakinaista työntekijää, hyllymetriä aineistoa, noin kausijulkaisua, noin e-lehteä, noin 250 tietokantaa, noin e-kirjaa, 200 työskentelypaikkaa ja 100 työasemaa asiakkaille. Kirjaston pinta-ala on 5000 m 2 neljässä kerroksessa. Viikin tiedekirjasto aloitti toimintansa ja se muodostettiin seuraavista entisistä Helsingin yliopiston kirjastoista: Maatalouskirjasto ( ) Metsäkirjasto ( ) Luonnontieteiden kirjasto ( ) Biokeskuksen kirjasto ( ) Eläinlääketieteellinen kirjasto ( ) Vuoteen 2005 mennessä kaikki olivat saman katon alla Viikissä Infokeskus Koronassa. Viikin kampuksella on siis käyty läpi kirjastojen yhdistämisprosessi. Lisäksi kampuksen tieteenaloilla on jo pitkään toiminut vahvoja tutkimusryhmiä. Nämä ovat tärkeitä edellytyksiä uudenlaisen kirjastotyön palvelukonseptin kehittämiselle. 4. MUUTOSLABORATORIO TUTKIMUS- JA KEHITTÄMISMENETELMÄNÄ Solmutyöskentelyn kehittäminen vaatii verraten pitkäjänteisen prosessin, jossa pilotteina toimivat ryhmät muovaavat toimintamallin ja testaavat sitä käytännössä. Tällaista kehittämisprosessia kutsutaan muutoslaboratorioksi (Virkkunen, Engeström, Helle & Pihlaja, 1999). Muutoslaboratorioiden toteutuksesta on kokemusta ja tutkimusta yli kymmenen vuoden ajalta (Engeström, 2007; Engeström & Virkkunen, 2007). Muutoslaboratorio muodostuu käytännössä 5-10 istunnosta, joissa osanottajat analysoivat toiminnan muutoshaasteet ja niiden takana olevat ristiriidat sekä suunnittelevat uuden toimintamallin ristiriitojen ratkaisemiseksi. Muutoslaboratorioprosessi tuottaa rikkaan aineiston kollektiivisesta ongelmanratkaisusta ja muutoksen hallinnan edellyttämästä yhteisöllisestä oppimisesta. Solmutyöskentely kirjastossa-tutkimushankkeessa toteutetaan kaksi kirjastotyöntekijöiden ja piloteiksi valittujen tutkimusyhmien yhteistä muutoslaboratorioprosessia, yksi Viikissä ja toinen keskustakampuksella. Viikin

6 6 muutoslaboratorio toteutettiin syksyllä 2009 ja se sisälsi kuusi varsinaista laboratorioistuntoa. Lisäksi maaliskuussa 2010 toteutettiin Viikissä laboratorion tulosten käyttöönoton seurantaistunto. 5. KIRJASTOTYÖNTEKIJÄT MUUTOSLABORATORIOSSA Viikin kampuskirjastosta muutoslaboratorioistuntoihin osallistui noin 15 työntekijää kirjaston johtajasta tietoasiantuntijoihin ja kirjastosihteereihin. Verraten suuren osanottajaryhmän avulla pyrittiin saamaan työntekijöiden kokemukset ja aloitteet esille mahdollisimman kattavasti. Muutoslaboratoriotyöskentelyn pohjaksi kootaan ns. peiliaineistoa, joka antaa osanottajille konkreettisen kuvan toiminnassa ilmenevistä ongelmista ja haasteista. Viikissä peiliaineisto koottiin haastattelemalla kirjaston työntekijöitä ja piloteiksi valittujen tutkimusryhmien edustajia (haastattelurungot liitteenä 1). Haastatteluissa selvitettiin kirjastotyön ja sen kohteen muutosta sekä kirjaston mahdollista roolia tutkimusryhmien tukemisessa. Kirjaston kaksi tietoasiantuntijaa haastateltiin keväällä Toinen haastateltavista oli työskennellyt kirjastossa noin 10 vuotta. Toinen haastateltavista oli erikoistunut kirjaston kehittämisen tietoteknisiin ratkaisuihin. Haastattelut videoitiin. Molemmat haastattelut kestivät noin 45 minuuttia. Ne litteroitiin ja tutkijat valitsivat niistä kiinnostavimpia kohtia esittäväksi ja käsiteltäväksi muutoslaboratorioistunnoissa. 6. VIIKIN TIEDEKIRJASTON PILOTTIASIAKKAAT Muutoslaboratorioon valittiin pilottiasiakkaiksi kaksi tutkimusryhmää Viikin kampukselta: suoekologian tutkimusryhmä metsäekologian laitokselta (MMTDK) sekä syanobakteerien tutkimusryhmä soveltavan kemian ja mikrobiologian laitokselta. Kirjasto valitsi pilottiasiakkaat pyrkien siihen, että muutoslaboratoriossa olisi mukana kaksi eri tyyppistä ryhmää tutkimusaiheiden ja ryhmän kiinteyden suhteen. Kummastakin pilottitutkimusryhmästä muutoslaboratorion istuntoihin osallistui 5-10 urakehityksen eri vaiheita edustavaa tutkijaa, mukaan lukien tutkimusryhmien johtajat. Peiliaineistoksi haastateltiin suoekologian tutkimusryhmän kahta senioritutkijaa sekä syanobakteerien tutkimusryhmän johtajaa. Haastatteluissa selvitettiin tutkimusryhmien tiedontarpeita ja kirjaston mahdollista roolia tutkimuksen tukemisessa. Kukin haastattelu kesti noin 60 minuuttia. Niiden suhteen meneteltiin samoin kuin kirjastotyöntekijöiden haastattelujen. 7. MUUTOSLABORATORIOISTUNNOT Ennen varsinaisia muutoslaboratorioistuntoja tutkijat ja Viikin kirjaston henkilökunta pitivät valmistelukokouksen, jossa sovittiin kirjaston edustuksesta laboratorioistunnoissa, istuntojen aikataulusta ja pääsisällöistä.

7 7 Muutoslaboratorioistuntojen toteutunut eteneminen on tiivistetysti esitetty taulukossa 1. Taulukko 1. Viikin muutoslaboratorioistuntojen toteutunut eteneminen Ensimmäinen muutoslaboratorioistunto pidettiin kirjaston oman ryhmän kesken. Istunnossa keskusteltiin peiliaineistosta ja kirjastotyön muutospaineista. Kirjaston edustajat olivat laatineet jo tähän istuntoon luonnoksen kirjaston tarjoamista palveluista tutkimusryhmille (kuvio 1). Tätä tarjousta käsiteltiin yksityiskohtaisesti ja sovittiin siihen tehtävistä parannuksista. Kuvio 1. Kiteytys kirjaston ensimmäisestä tarjousluonnoksesta tutkimusryhmille

8 8 Toinen muutoslaboratorioistunto pidettiin kirjaston ja tutkimusryhmien yhteisistuntona. Siinä käsiteltiin uudenlaisen solmutyöskentelyn perusideaa ja peiliaineistoa. Kirjasto esitteli parannetun tarjouksensa ja tutkimusryhmät kommentoivat sitä. Tutkimusryhmät toivat erityisesti esille epätietoisuutensa tulevasta yliopiston rinnakkaistallennusvelvoitteesta sekä tutkimusaineistojen pitkänteisen tiedonhallinnan tarpeen. Kolmas muutoslaboratorioistunto pidettiin syanobakteerien tutkimusryhmän ja kirjaston edustajien yhteisistuntona, jossa käsiteltiin yksityiskohtaisesti tutkimusryhmän tiedonhallinnan tarpeita ja kirjaston mahdollisuuksia vastata niihin. Keskustelussa tärkeimmiksi tarpeiksi nousivat yhtäältä Suomen Akatemian edellyttämien tiedonhallintasuunnitelmien laatiminen, toisaalta Tuhat-tietojärjestelmän käyttöönoton tuki. Lisäksi käsiteltiin uutta FeedNavigator-palvelua ja sen käyttöönottoa tutkimusryhmässä. Neljäs muutoslaboratorioistunto pidettiin suoekologian tutkimusryhmän ja kirjaston edustajien yhteisistuntona. Tutkimusryhmän edustajat korostivat tiedonhallinnan tukeen liittyvien tietoiskujen tarvetta laitoksellaan. Myös FeedNavigator-palvelun käyttöönottoa käsiteltiin. Viidennessä muutoslaboratorioistunnossa olivat mukana molempien tutkimusryhmien sekä kirjaston edustajat. Istunnossa koottiin yhteen tutkimusryhmien ilmaisemat uusien palvelujen tarpeet sekä pohdittiin, mitä kirjastotyön uudelleenorganisoinnilta edellytettäisiin. Kirjasto esitti edellisten istuntojen pohjalta tarkennetun tarjouksensa tutkimusryhmien palveluista (kuvio 2) ja tutkimusryhmät antoivat esitykselle tukensa. Istunnossa sovittiin myös uusien palvelujen kokeilemisen ja käyttöönoton lähikuukausien toimenpideaikataulusta (taulukko 2). Kuvio 2. Viikin kampuskirjaston tarkennettu palvelutarjous pilottitutkimusryhmille

9 9 Kuudes muutoslaboratorioistunto pidettiin kirjaston työntekijöiden kesken. Istunnossa keskusteltiin kirjaston toimintakonseptin muutoksesta: millaisia työtapoja kirjastolla on, millaisia työtapoja yhteiskehittelyssä vaaditaan ja onko tähän edellytyksiä. Pohdittiin aikatauluja, uusien palvelujen sovittamista nykyisiin käytäntöihin sekä kirjaston tulevaa organisaatiota ja toimenkuvia. Istunnossa käsiteltiin myös tieteenalapalvelujen kehittämisprosessin laajentamista koskemaan kampuksen kaikkia tutkimusryhmiä ja sen vaatimaa tuotteistamista. Taulukko 2. Palvelujen kokeilevan käyttöönoton lähiajan toimenpiteet 8. MUUTOSLABORATORION TULOKSET Viikin kampuskirjaston henkilökunta käsitteli muutoslaboratorioprosessin tuloksia omassa keskuudessaan. Käsittelyssä todettiin, että kirjaston työtapa on korostanut asioiden täydellistä hallintaa, mutta muuttuvissa oloissa tulisi hyväksyä myös keskeneräisyys. Tulisi pystyä reagoimaan nopeasti esitettyihin ehdotuksiin. Työnjako ja vastuut olisi tehtävä selväksi sekä kirjaston sisällä että kirjaston ja tutkimusryhmien välillä. Muutoslaboratorioprosessin kuluessa ilmeni, että tutkimusryhmien tarpeet ja ratkaisuehdotukset olivat pitkälti saman suuntaisia. Suunnitellut neljä palvelujen kokonaisuutta ovat (palvelutuotteiden tarkemmat kuvaukset on esitetty liitteessä 2): 1. TUHAT-tietokantaan liittyvät palvelut 2. Tiedonhallintasuunnitelmiin ja tutkimusdatan hallintaan liittyvät palvelut 3. Tutkimusryhmän näkyvyyteen liittyvät palvelut 4. Koulutukseen, neuvontaan, kaukopalveluun ja uutuusseurantaan liittyvät palvelut

10 10 Nämä neljä kokonaisuutta näyttävät kattavan molempien pilottitutkimusryhmien tämänhetkiset tarpeet. Lisäksi pilottitutkimusryhmät toivat esiin täydentäviä tarpeita ja näkökohtia: Halutaan räätälöityä palvelua tiettyihin toimintakokonaisuuksiin liittyen Ratkaisut halutaan helposti käytettäviksi, kirjasto tekee taustatyön Sähköisen informaation tulva on ajoittain este; paperimuodossa oleva tieto saattaa tavoittaa tutkijat paremmin Ajanpuute: kirjaston palveluista tarvitaan lyhyitä, helposti omaksuttavia tietopaketteja Prosessi osoitti, että tieteenalapalvelujen kehittäminen edellyttää sekä räätälöivää yhteiskehittelyä läheisessä vuoropuhelussa tutkimusryhmien kanssa että palvelujen tuotteistamista ja standardointia. Henkilökohtaiset kontaktit tutkimusryhmiin ovat tärkeitä, jotta havaittaisiin niiden muuttuvat tarpeet. Toiminnan kustannustehokkuus edellyttää kuitenkin, että räätälöityjä palveluja tuotteistetaan. Yksilöllinen räätälöity palvelu tarjotaan vain tiettyyn strategisesti tärkeään palvelutarpeeseen, rajatun ajan. Asiakkaana on ensisijaisesti tutkimusryhmä, harvemmin yksittäinen tutkija. Tutkimusryhmässä tulisi olla yhteyshenkilö kirjaston palvelujen koordinoimiseksi. Tuotteistamista tarvitaan resurssien riittämisen varmistamiseksi (lukuisat tutkimusryhmät) sekä toimintavarmuuden ja toiminnan jatkuvuuden takaamiseksi (tieto ei ole vain yhden, tietyn toimijan takana). Standardoidut palvelutuotteetkin vaativat ylläpitoa ja kehittelyä, minkä lisäksi tulee olla valmius kehittää uusia tuotteita. Tämä on otettava huomioon resursoinnissa. Kirjaston henkilökunta totesi, että uusien tieteenalapalvelujen laajentaminen koskemaan kaikkia tutkimusryhmiä voi tapahtua askelittain: 1. Kirjasto ottaa yhteyttä tutkimusryhmään 2. Tapaaminen 3. Otetaan selville, mitä tutkimusryhmä haluaa: Alustava tarjotin, mitä on tarjolla; kysytään mitä näistä halutaan 4. Kuuntelu, vuoropuhelu 5. Täsmennetty tarjous, jonka pohjalta sovitaan konkreettiset toimintatavat ryhmän kanssa 6. Toimintatavat osaksi omia pysyviä toimintamalleja resurssien puitteissa Tutkimusryhmille suunnattujen tieteenalapalvelujen ja niihin liittyvän solmutyöskentelyn toteuttaminen edellyttää, että kirjaston sisällä kehitetään toimiva työnjaon ja yhteistyön malli. Mallin tulee tukea henkilökunnan jatkuvaa pätevöitymistä sekä tiedon ja osaamisen levittämistä koko kirjaston mitassa. 9. TIEDONHALLINTASUUNNITELMA PALVELUINNOVAATIONA Muutoslaboratorion istunnoissa etenkin Syanobakteerien tutkimusryhmän jäsenet pitivät tärkeänä kirjaston tukea tutkimussuunnitelmiin liitettävien tiedonhallintasuunnitelmien laadinnassa. Yksi tutkijoista oli laatimassa hakemusta Suomen Akatemialle ja ehdotti, että hänen hankkeensa voisi toimia pilottina tiedonhallintasuunnitelman yhteiskehittelyssä. Näin meneteltiin. Tiedonhallinta-

11 11 suunnitelma kehitettiin yhtäältä kyseisen tutkijan ja kahden tietoasiantuntijan tiiviinä vuoropuheluna, jossa sähköposti palveli tärkeänä välineenä. Toisaalta suunnitelmaa käsiteltiin laajemmassa kokouksessa, johon osallistui useampia kirjaston edustajia. Kuvio 3. Syanobakteeritutkijan tiedonhallintasuunnitelman yhteenvetokaavio Tiedonhallintasuunnitelman pilotin laadinnassa tärkeän askelen muodosti kyseisen tutkimusdatan eri lajeja ja säilytyspaikkoja kiteyttävä yhteenvetokaavio (kaavio 3), jonka tutkija liitti Suomen Akatemialle jättämäänsä hakemukseen (koko tiedonhallintasuunnitelman teksti on liitteenä 3). Tämän tyyppisten kokoavien kaavioiden laadinta ja seuraaminen todettiin tehtäväksi, jossa kirjasto voi kehittää erityisen vahvan asiantuntemuksen ja tulevaisuudessa tarjota valmiita välineitä ja malleja tutkijoille. Pilotin kehittelyssä avainasemassa ollut kirjaston tietoasiantuntija oli toistuvasti yhteydessä tutkijaan ja kysyi tarkentavia kysymyksiä aineistosta koskien aineistojen muotoa, tilanvientiä, metadataa sekä omistusoikeuskysymyksiä ja tietoturva-asioita. Tutkija vastasi sähköpostitse parin päivän kuluessa em. kysymyksiin. Tämän jälkeen tutkija loi edellä mainitun vuokaavion (kaavio 3). Tietoasiantuntija puolestaan loi itsenäisesti nettisivut sekä kirjaston wikipohjalle yleisluontoisen oppaan ( sekä oppaan tutkimustietoaineistojen hallintaan ( joka sisältää tietoa avuksi tiedonhallintasuunnitelman laadintaan ja tutkimussuunnitelmiin yleensä. Muutoslaboratorion myöhemmässä istunnossa kyseinen tutkija ja tietoasiantuntija arvioivat pilottiprosessia erittäin myönteisesti. Osanottajat olivat yhtä mieltä siitä, että tiedonhallintasuunnitelmien laadinta ja niitä tukevien välineiden ja mallien tarjoaminen ovat tärkeä uusi kirjaston palvelu.

12 PROSESSIN JATKUMINEN VIIKIN KAMPUSKIRJASTOSSA Viikin kampuskirjaston johtajan siirryttyä eläkkeelle kirjastolle on valittu uusi johtaja. Osana kirjaston kokonaisuudistusta merkittävä osa kirjaston henkilökunnasta on talven ja kevään 2010 aikana siirtynyt keskitettyihin palveluihin. Nämä muutokset ovat hidastaneet tieteenalapalvelujen uusien ratkaisujen kokeilua ja käyttöönottoa. Tätä prosessia on siis syytä seurata ja tukea edelleen loppuvuonna 2010 ja vuonna Kirjaston henkilökunta on kuitenkin pitänyt asiaa esillä koko hankkeen ajan lukuisilla kirjoituksilla ja esityksillä pidetyssä Suomen tieteellisen kirjastoseuran järjestämässä seminaarissa Tiedonhallinta tutkimuksen prosesseissa tietoasiantuntija Katja Oksanen-Särelä piti esityksen Viikin tiedekirjaston solmutyöskentelyn pilottihankkeesta. Aiheesta on kirjoitettu myös Helsingin yliopiston kirjaston Verkkarilehdessä 08/2009. Viikin tiedekirjaston järjestämässä kirjaston 10- vuotisjuhlaseminaarissa Viikin kampus tulevaisuuden suunnannäyttäjänä oli paneelikeskustelun pääaiheena tutkimusaineistot, keskusteluun osallistui mm. professori Yrjö Engeström solmuhankkeen kannalta. Lisäksi hankkeesta on tehty posteri, joka on hyväksytty esitettäväksi Liberin (Association of European Research Libraries) vuosikonferenssisa heinäkuussa 2010 Århusissa Tanskassa. 11. JOHTOPÄÄTÖKSET HANKKEEN KOKONAISUUDEN KANNALTA Viikin kampuskirjaston muutoslaboratorioprosessi osoitti, että uusien tieteenalapalvelujen kehittämiselle on vahva tarve tutkimusryhmissä. Uusien palvelujen kokonaiskonsepti voidaan luoda tehokkaasti ja innovatiivisesti yhteiskehittelynä kirjaston henkilökunnan ja tutkimusryhmien kanssa. On syytä olettaa, että samanlainen motivaatio ja panostus voidaan saavuttaa myös keskustakampuksella. Toisaalta tieteenalapalvelujen kehittäminen kampuskohtaisesti sisältää tiettyjä riskejä. Palvelut voivat muotoutua kohtuuttoman erilaisiksi eri kampuksilla. Yksittäisessä kampuskirjastossa saattaa myös syntyä tilanne, jossa omat voimavarat eivät riitä uusien palvelujen hiomiseen, kokeilemiseen, levittämiseen kaikille tutkimusryhmille sekä tuotteistamiseen. Yliopiston kirjaston tulisikin varautua kampuskohtaisen kehittämistyön entistä vahvempaan tukemiseen ja tieteenalapalvelujen peruslinjausten tekemiseen yliopiston kaikkia kampuksia koskien. Viikin kampuksella toteutettu pilotti vastasi tarkoitustaan siinä, että se näytti minkälaisia haasteita keskustakampuksella toteutettavalla vastaavalla hankkeella voi olla edessään. Keskustakampuksen kirjasto aloitti toimintansa uutena yksikkönä ja osana uutta Helsingin yliopiston kirjastoa vuoden 2010 alusta; se koostuu viidestä tiedekuntakirjastosta sekä opiskelijakirjastosta. Keskustakampuksen kirjasto toimii edelleen useassa osoitteessa, koska uusi kirjastotila valmistuu vasta vuonna Keskustakampus on hajanainen ja suuri. Viikin tiedekirjastolla oli Solmu-hankkeen toteuttamisen ajankohtana takanaan kymmenen vuotta kampuskirjastona, joka oli yhdistetty neljästä tiedekuntakirjastosta ja pienistä laitoskirjastoista. Henkilökunta oli hioutunut yhdeksi kirjastoksi pitkän prosessin kautta. Tuotekehitystä Viikin kampuksen tieteentekijöiden ja opiskelijoiden

13 13 tarpeisiin oli toteutettu jo pitkään. Kirjasto on erityisesti toimialakirjasto, joka palvelee alojensa tutkimuslaitosten tiedontarpeita. Kampukselle on sijoittunut jo kolme sektoritutkimuslaitosta saadakseen synergiaa yhteistyöstä yliopiston kanssa. Näille kampuskirjasto on luontainen yhteistyökumppani. Kirjastossa otettiin Solmuhanke innostuneesti vastaan, koska tutkimusta tukevien palveluiden kehittämisen tarve oli jo tiedostettu ja henkilökunta kiinnostui mahdollisuudesta kehittää toimintaa uudella tavalla. Solmu-hankkeen yksi keskeinen alue on uudenlaisen osaamisen hankkiminen ja ylläpito. Kampuskirjaston henkilöstön määrän vähennyttyä uuden kirjastoorganisaation strategian mukaisesti on olennaista, että kirjastossa huolehditaan koko henkilöstön osaamisen kasvattamisesta uusien strategisten vaatimusten mukaisesti. Viikissä kehitellyssä solmumallissa palveluyksiköksi ajateltiin tietoasiantuntijoiden ja kirjastosihteereiden muodostamia yksiköitä. Edellytyksenä uudenlaisen työnjaon onnistumiselle tutkimusryhmien ja kirjaston välillä tarvitaan määrätietoista osaamisen kasvattamista ja tukea kirjaston henkilöstölle. Viikin pilotissa tulivat esiin kehittämisalueet, jotka ovat kriittisiä Solmu-hankkeen onnistumisen kannalta. Johdon rooli on keskeinen muutoksen läpiviennissä. Uudenlaisten tehtävien edellyttämään osaamisen kasvattamiseen täytyy panostaa, jotta pystytään uusiutumaan ja osoittamaan kirjaston tarpeellisuus muuttuvissa olosuhteissa. Kirjaston sisäinen työnjako myös kehittämisasioissa tulee saada toimivaksi, jotta kampuksilla ei tehdä liian epäyhtenäisiä ratkaisuja. LIITTEET LIITE 1: Haastattelurungot LIITE 2: Palvelutuotteiden kuvaukset LIITE 3: Tiedonhallintasuunnitelma (pilotti)

14 14 LIITE 1: Haastattelurungot 1. Oma kirjastoura Haastattelurunko/tietoasiantuntijat 1.1. Miten kauan olet työskennellyt kirjastossa? 1.2. Miksi hakeuduit kirjastouralle? 1.3. Mitä tai millaisia eri vaiheita kirjastourallesi sijoittuu? 1.4. Miten kuvailisit nyt meneillään olevaa vaihetta kirjastotyössä? 1.5. Miten kuvailisit omaa osaamispohjaasi kirjastoammattilaisena? Millainen on ammatti-identiteettisi? 1.6. Millaisena näet kirjastotyön muutoksen? 2. Tiedonhallinta 2.1. Millaisen aineiston parissa työskentelet? Onko olemassa joitakin erityispiirteitä? 2.2. Kerro jostakin erityisen haastavasta aineistoon liittyvästä ongelmasta Millaisena näet informaation saatavuuden tilanteen? Teetkö yhteistyötä kansainvälisten sosiaalisten verkostojen kanssa? Millä tavalla? 2.4. Miten open access vaikuttaa työhösi? 3. Tulevaisuus 3.1. Millaisena näet tulevaisuuden julkaisukanavat? 3.2. Millaisena näet kirjastotyön haasteet? Miten sinä pyrit vastaamaan näihin haasteisiin? Näetkö uhkia kirjastotyön tulevaisuudessa? 3.3. Suomen Akatemia edellyttää nykyisin tutkimushankkeilta erityisen tiedonhallintasuunnitelman; miten tämä vaikuttaa sinun työhösi jatkossa? 3.4. Millaisena näet Tuhat-järjestelmän vaikutuksen työhösi? 3.5. Mikä sinun näkemyksesi mukaan on kirjastotyön ydin nykyisellään? Mikä on kirjastotyön pääasiallinen kohde?

15 15 Haastattelurunko/tutkijat 1. Tutkimusryhmän oma tila 1.1. Mikä on tutkimusryhmän tutkimuksen kohde? 1.2. Millainen on tutkimusryhmänne historia? 1.3.Millainen tutkimusryhmänne rahoitus on? 1.4. Millainen on tutkimusryhmänne kokoonpano ja työnjako? 1.5. Miten kuvailisitte tutkimusryhmänne työtapaa? Miten toimitte tutkimusryhmänä, mitkä tekijät toimivat yhdistävinä? 1.6. Mitkä tahot ovat tutkimusryhmänne yhteistyökumppaneita? 1.7. Millaisia tuloksia tutkimusryhmänne on saavuttanut? 1.8. Millaisena näette tutkimusryhmänne tulevaisuuden? Millaisia haasteita tai huolenaiheita näette? 2. Tiedonhallinnan luonne ja tarpeet 2.1. Millaista aineistoa tutkimusryhmänne tuottaa ja käsittelee? Onko olemassa joitakin erityispiirteitä? 2.2. Kerro jostakin erityisen haastavasta aineistoon liittyvästä ongelmasta Millaisena näette informaation saatavuuden? Millaiset ovat informaatiotarpeenne yleisesti? Kuulutteko kansainväliseen sosiaaliseen verkostoon? 2.4. Miten ja millä foorumilla tutkimusryhmänne julkaisee? Millaisena näette tulevaisuuden julkaisukanavat? 2.5. Millaisia ovat tutkimusryhmänne tavat oman tutkimustiedon levittämiseen? 2.6. Miten suhtaudutte open accessiin? Miten usein julkaisette avoimesti tieteelliset artikkelinne avoimesti (open access lehdissä tai lehdissä joissa voi ostaa open accessia)? Miten suhtaudutte tutkimusaineistojenne julkistamiseen avoimesti verkossa?

16 16 3. Yhteistyö kirjaston kanssa 3.1. Miten käytätte kirjastoa ja mihin sitä tarvitsette? Miten käytätte kirjastoa / kirjaston kokoelmia/ ja mihin niitä tarvitsette? 3.2. Miten kirjasto vastaa teidän tarpeisiinne? Onko olemassa aukkoja? 3.3. Jos kirjasto aktivoituu tarjoamaan uusia palveluita, millaisia palveluita toivoisitte saavanne? 3.4. Suomen Akatemia edellyttää nykyisin tutkimushankkeilta erityisen tiedonhallintasuunnitelman; mitä tämä vaatii teiltä jatkossa? 3.5. Onko uusi Tuhat-järjestelmä teille tuttu? Mitä sen käyttö vaatii teiltä tulevaisuudessa? Onko teillä riittävästi tietoa siitä ja minkälaista tukea kirjastolta toivotte Tuhat-järjestelmän käytössä?

17 17 LIITE 2: Palvelutuotteiden kuvaukset Viikin kirjaston tuotteet tutkimusryhmille TUHAT-tutkimustietojärjestelmä Kirjasto opastaa kokotekstin tallennusta TUHAT-järjestelmään Kirjasto neuvoo ja edistää lehtien julkaisuarkistokäytäntöjen selvittämistä Sherpa/Romeo-palvelusta Tiedonhallintasuunnitelma ja tutkimusdata Kirjasto tarjoaa tukea tutkimusaineistojen hallinnoimisessa (metadatan tuottaminen, pitkäaikaissäilytys, omistusoikeudet) ja auttaa tiedonhallintasuunnitelman teossa Kirjasto tukee aineistojen löydettävyyttä tiedottamalla aineistoista ja tuomalla niitä esille Kirjasto tarjoaa tietoaineistojen hallinnan koulutusta, mahdollisesti maisterivaiheen tutkimusmenetelmäopintojen osaksi Tutkimusryhmän näkyvyys Kirjasto neuvoo avoimeen julkaisemiseen liittyvissä asioissa (erit. yliopiston julkaisuarkisto Helda) Kirjasto selvittää, onko tutkimushanke Tuhti/Tuhat-järjestelmässä (Helsingin yliopiston tutkimustietokanta) ja opastaa hankkeiden kuvailussa Kirjasto koordinoi luonnonvara-alojen tutkimushankekuvausten verkkopalvelua Hankehaavia (jossa hankkeet haettaviksi Tuhtin/Tuhatin kautta) Koulutus, neuvonta, kaukopalvelu, uutuusseuranta Räätälöity koulutus tutkimusryhmille Tietoiskut tutkimusryhmille FeedNavigator-uutuusseurantapalvelu Tietoaineistojen hallinnan koulutus Tuotevalikoima ei ole staattinen, vaan oltava valmis kehittämään uusia palveluja esiinnousevien tarpeiden pohjalta

18 LIITE 3: Tiedonhallintasuunnitelma (pilotti) 18

19 19 LÄHTEET Brophy, P. (2007). Communicating the library: Librarians and faculty in dialogue. Library Management, 28, Earnshaw, R. E. & Vince, J. A. (Eds.) (2007). Digital convergence: Libraries of the future. London: Springer. Engeström, Y. (2004). Ekspansiivinen oppiminen ja yhteiskehittely työssä. Tampere: Vastapaino. Engeström, Y. (2007). Putting Vygotsky to work: The Change Laboratory as an application of double stimulation. In H. Daniels, M. Cole & J. V. Wertsch (Eds.), The Cambridge companion to Vygotsky. Cambridge: Cambridge University Press. Engeström, Y. (2008a). From teams to knots: Activity-theoretical studies of collaboration and learning at work. Cambridge: Cambridge University Press. Engeström, Y. (2008b). Quand le centre se dérobe: La notion de knotworking et ses promesses. Sociologie du Travail, 50(3), Engeström, Y. & Virkkunen, J. (2007). Muutoslaboratorio kehittävän työntutkimuksen uusi vaihe. Teoksessa E. Ramstad & T. Alasoini (Eds.), Työelämän tutkimusavusteinen kehittäminen Suomessa: Lähestymistapoja, menetelmiä, kokemuksia, tulevaisuuden haasteita. Helsinki: Tykes. Helsingin yliopiston kirjastojen rakenteellinen kehittäminen Muistio Helsinki. Helsingin yliopiston kirjaston tavoiteohjelma Helsinki. Law, D. (2008). Beyond the hybrid library: Libraries in the Web 2.0 world. In Earnshaw, R. E. & Vince, J. A. (Eds.) (2007). Digital convergence: Libraries of the future. London: Springer. Rader, H. (2002). Managing academic and research libraries partnerships. Library Management, 23, Robinson, M. (2008). Digital nature and digital nurture: Libraries, learning and the digital native. Library Management, 29, Rodwell, J. & Fairbairn, L. (2008). Dangerous liaisons? Defining the faculty liaison librarian service model, its effectiveness and sustainability. Library Management, 29, Saw, G., Lui, W. W. & Yu, F. (2008). 2010: A library odyssey. Library Management, 29, Sinikara, K. (2007). Ammatti, ihminen ja maailmankuva murroksessa. Tutkimus

20 20 yliopistokirjastoista ja kirjastonhoitajista tietoyhteiskuntakaudella Helsinki: Helsingin yliopisto, teologinen tiedekunta, uskontotieteen laitos. Storey, C. (2007). Treasuring our traditions and our people: Riding the wave and making a difference over the next 25 years. Library Management, 28, Virkkunen, J., Engeström, Y., Helle, M. & Pihlaja, J. (1999). Muutoslaboratorio, Uusi tapa oppia ja kehittää työtä. Helsinki: Työministeriö. Wells, A. (2007). A prototype twenty-first century university library: A case study of change at the University of New South Wales Library. Library Management, 28,