Apply. Master s Admissions.

Transkriptio

1 Apply Master s Admissions

2 Agenda General and Academic Evaluation How to use Apply Finding the applications and attachments Academic evaluation For LES personnel Raportointi Valintojen toinen vaihe ja haastattelukutsut Valintaesitykset ja apurahaesitykset

3 Logging in Aalto personnel will log in Apply at with Aalto username and password Choose: Aalto University staff and students (WebLogin) User role Academic evaluator given to academic personnel Gives permission to see applications and update the Academic Evaluation form Only the programmes head user (study co-ordinator) can fill in the selection proposal -form

4 How to identify applicants All applications have individual ID s that are generated by the application system The applicant s is his/her user name An applicant can only have one application for the field of art and design in the application system 4

5 Where to go first? The language used can be changed here. All eligible applications for the study option can be found from Pending / Odottavat. You can arrange the applications in ID order (ascending or descending order). 5

6 Pending applications / Odottavat näyttö If you have a right to see several study options, you can filter the applications by study options. First you need to choose the case (in Finnish asia), arts2017. Filters: Form (hakulomake), Field (study option), Value (the preferred study option). 6

7 Archive / Arkisto All applications can always be found from Archive / Arkisto. 7

8 Individual applications Open an application by clicking. If you need to find a certain application, you can e.g. search with the application ID. 8

9 Different forms for the process User s menu Whole processing history of the application 9

10 Locking the application for processing If you want to process the application, you must first lock it to yourself by clicking Lock for processing / Lukitse asia itsellesi käsiteltäväksi. You can view the information also without locking. 10

11 Locking the application for processing If the application is already locked by another user, the application will have infront of it. You can unlock the application and lock it to yourself by clicking Lock for yourself / lukitse itsellesi. 11

12 Academic Evaluation 12

13 Application and attachments Paper attachments have been scanned and attached to Scanned attachment / Skannatut liitteet. These are e.g. transcript of records, copy of the degree certificate, copy of the passport. The original documents have been delivered to the programmes as well. The documents are scanned in order: 1) Cover letter 2) Degree certificate 3) Transcript of records 4) Passport 5) Other possible documents From the application form you can find the information on the applicant s degree and the motivation letter. Applicant has uploaded a CV and possible electronic portfolio in the application system. 13

14 Academic evaluation When you lock the application for the first time, Academic evaluation form will show in red until something has been written and saved on the form. It is possible to view the other pages but not possible to make any changes to them. 14

15 Academic evaluation From the Academic evaluation page you can see e.g. the degree the applicant is applying with, the university, information about language skills and whether the applicant is applying for a scholarship Also the motivation letter can be seen from this page It is possible write and save comments about the application and make preliminary selection proposals. The applicant cannot see these. 15

16 If an applicant is required to pay tuition fee and is applying for a scholarship it can be seen here. If the applicant is not required to pay or is not applying for a scholarship, this section will be missing. Language proficiency 16

17 Information about the university of the previous degree(s) and the degree 17

18 It is possible to mark preliminary selection proposals to help the processing of the applications. Remember to save the form! 18

19 Valintaesitykset ja raportointi 19

20 Raportointi Kaikki hakijat (myös muiden hakukohteiden hakijat) saadaan näkyville Raportit toiminnon kautta. Järjestelmään on määritelty erilaisia raporttipohjia, joita voidaan hyödyntää. 20

21 Raportointi Avaa raportti hakemuksista (Raportit) Jos sinulla on oikeudet useampaan asiaan, tai asiastasi on useita toteutuksia (esim. vuosittaiset hakukierrokset), näet jokaisen asian raporttikansion erikseen Raportit tulostuvat Applyn käyttökielen mukaan 21

22 Raportit Tästä avaat raportin Excel-muodossa Jos haluat muokata raporttia, avaa raportti-pohja Vinkki: Exceliin avatusta raportista voit avata yksittäisen hakemuksen klikkaamalla sen tunnistenumeroa. 22

23 Raportit oman raportin luominen Voit luoda raportille haluamiasi asioita valitsemalla tiedon klikkaamalla Lomakkeiden kentät osiosta haluttua tietoa. Valitse Raportit-näkymässä haluamasi raportointikohde klikkaamalla esim. maisteriohjelmasi nimeä. Lisää kentiksi aina Tunniste ja Vaihe 23

24 Raportit raporttipohjan lataaminen Valitse valikosta Raportit hakulomakkeen ( asian ) nimi. Valitse Lataa raportti painikkeen alta haluamasi raporttipohja. 24

25 Raporttipohjan lataaminen Lataa raportti -valikosta löytyvät valmiit raporttipohjat. Raporttipohjan saa ladattua klikkaamalla raportin nimeä. Vinkki: Valintaesitykset/Selection proposals raportti sisältää hyödyllisiä tietoja. Myös Perustiedot/Basic information raportti on käytännöllinen. 25

26 Raporttipohjan lataaminen Raporttipohjaan määritellyt tiedot tulevat näkyville Sarakkeet osioon. Voit poistaa raportilta tietoja valitsemalla sarakkeen edessä olevan punaisen rastin. Raporttiin voi määritellä kaavan tai suodattimen Lisää kaavasarake tai Lisää suodatin painikkeiden edessä olevista vihreistä + -painikkeista. Lopuksi valitse raportin muoto (Excel, Open-office, Html) ja paina Luo raportti -painiketta. 26

27 Poista sarake Voit vetää sarakkeen oikealle paikalleen Lisää suodatin Huom! Suodatin poistetaan klikkaamalla sitä Lisää sarake klikkaamalla haluttua tietoa 27

28 SUODATTIMET Voit suodattaa raportille tietoja kenttien arvojen perusteella (esim. kaikki paikan vastaanottaneet/tietyn hakukohteen hakijat) Valitse kenttä jonka mukaan suodatetaan (täytyy olla raportilla sarakkeena) Valitse haluttu arvo Vertailumerkki on yleensä yhtä suuri kuin merkki (=) 28

29 Valintaesitys-lomakkeen muokkaus Kun olet lukinnut hakemuksen itsellesi, näkyy Valintaesitys-lomake punaisella. 29

30 Valintojen 2. osa: Haastatteluun kutsuttavien merkitseminen Valitse hakija esim. valitsemalla vasemmasta valikosta Pikahaku ja syöttämällä hakijan ID avautuvaan laatikkoon Lukitse hakemus itsellesi sivun yläosasta painamalla Lukitse asia itsellesi - painiketta Mene hakijan tiedoissa Valintaesitys-lomakkeelle Merkitse lomakkeelle kohtaan Kutsutaan haastatteluun -> Kyllä mikäli hakija kutsutaan haastatteluun ja Kutsutaan haastatteluun -> Ei mikäli hakijaa ei kutsuta haastatteluun. Kirjaa haastatteluun kutsutuille lisätietokenttään tarvittavat tiedot. HUOM! Hakija näkee heti tiedot järjestelmästä. Mikäli hakijaa ei kutsuta haastatteluun, kirjaa Valintaesitys -> Esitetään hylättäväksi ja valitse syy hylkäykselle Lopuksi paina sinun alaosasta Tallenna lomake painiketta. Lähetä kutsu hakijalle. 30

31 Haastattelukutsu Merkitse kohtaan Kutsutaan haastatteluun = Kyllä tai Ei ja kirjaa ohjeet. Muista tallentaa. Tallennettuasi tieto näkyy heti hakijalla. 31

32 Hylkäyksen merkitseminen Merkitse sellaisten hakijoiden kohdalle, joita ei kutsuta haastatteluun Valintaesitys -> Esitetään hylättäväksi ja valitse syy (Huom! Haastatteluun kutsuttavilta älä merkitse tähän vielä mitään) 32

33 Muista tallentaa! Paina lopuksi sivun alaosasta Tallenna lomake -painiketta. 33

34 Sähköpostin lähettäminen hakijalle Valmiita sähköpostipohjia on tallennettu Tallennetut sähköpostipohjat -valikkoon. Voit valita sieltä Kutsu haastatteluun pohjan ja lisätä kutsutekstin siihen. Viesti tulee kirjoittaa hakijan asiointikielellä, joka näkyy samalla näytöllä. Sähköpostin lähettämiseen avautuu ikkuna, johon viesti voidaan kirjoittaa. Muista valita viestin lähettäjäksi ikkunan alaosasta oma osoitteesi. Lähetetyt sähköpostit tallentuvat Asian tiedot -välilehdelle. 34

35 Tarkistusraportin ottaminen haastattelukutsuista Kun kaikki haastatteluun kutsutut ja ei kutsutut on merkitty palveluun, voit tarkistaa lopputuloksen vielä raportin kautta seuraavasti: Valitse vasemmasta valikosta Raportit 35

36 Valitse asian arts2017 (Maistervaiheen valintojen hakulomake 2017 (taiteiden ala) kohdalta raporttipohja Valintaesitykset / Selection proposal. 36

37 Rajaa haettavia tietoja omaan hakukohteeseesi: lisää suodatin painamalla vihreää + painiketta, valitse ja [Hakulomake] Hakukohde = (oma hakukohteesi) Paina Lisää suodatin. 37

38 Valitse sivun yläosasta tiedoston muoto (esim. Excel) ja paina Luo raportti -painiketta. 38

39 Hakemusten arviointi ja valintaesitykset Hakukohteen hakijat asetetaan paremmuusjärjestykseen. Järjestelmä ei itse järjestä hakijoita paremmuusjärjestykseen, vaan järjestely tehdään ohjelmassa (akateeminen arviointi). Järjestely voidaan tehdä esim. hyödyntämällä järjestelmästä saatavaa exceliä. Lopuksi valintaesitys merkitään hakijan Valintaesitys lomakkeelle Applyyn. Varasijoja voidaan merkitä hakukohteelle kuinka paljon tahansa. Varasijat merkitään hakukohdekohtaisesti numeroin (1,2,3) Valittujen hakijoiden paremmuusjärjestyksen numeroita ei merkitä järjestelmään. 39

40 Valintaesityksen merkitseminen haastattelussa olleille hakijoille hyväksyttävät hakijat Kirjaa hyväksyttäville hakijoille Valintaesitys Esitetään valittavaksi 40

41 Valintaesityksen merkitseminen Apurahat ja lukuvuosimaksut Apurahat merkitään Valintaesitys lomakkeelle Apurahavalikko tulee näkyviin, kun Valintaesitys-kohdan valikosta on valittu Esitetään valittavaksi. Apurahojen määrä: X % ohjelmaan valittujen maksuvelvollisten lukuvuosimaksusta palautetaan apurahana (waiver). Rehtorin päätös: Prosenttiosuudesta päättää yliopiston johto sen jälkeen, kun tiedetään lukuvuosimaksuvelvollisten hakijoiden määrä. Apuraha: joko 100% waiver tai 50 % waiver Apuraha allokoidaan akateemisen arvioinnin rankingin mukaisesti Apurahalle ei ole varasijoja 41

42 Apurahan merkitseminen Apuraha- /lukuvuosimaksupäätös tulee näkyviin kun apurahaa hakenutta hakijaa esitetään valittavaksi. Kategoriat tulevat valittaviksi kun apurahapäätös kohtaan valintaan myönnetään. Hakija näkee apurahapäätöksen ja mahdollisesti myönnetyn apurahan kategorian tulosten julkaisun ( ) jälkeen Hakemuksen seuranta näytöltä. Apurahatiedot tulevat myös hyväksymiskirjeeseen. 42

43 Hakija näkee apurahapäätöksen ja mahdollisesti myönnetyn apurahan kategorian tulosten julkaisun ( ) jälkeen Hakemuksen seuranta näytöltä. Apurahatiedot tulevat myös hyväksymiskirjeeseen. 43

44 Valintaesityksen merkitseminen haastattelussa olleille hakijoille varasijalle asetettavat hakijat Kirjaa varasijalle esitettävälle hakijalle Valintaesitys -> Esitetään varasijalle sekä varasijanumero 44

45 Valintaesityksen merkitseminen haastattelussa olleille hakijoille hylättävät hakijat Kirjaa hylättäville hakijoille Valintaesitys -> Esitetään hylättäväksi ja hylkäyksen syy 45

46 Täydentävät opinnot ja palaute hakijalle Kirjaa tähän mahdolliset täydentävät opinnot (huomioi asiointikieli) Kirjaa tähän ohjeet miten, milloin ja keneltä hakija voi tiedustella palautetta valintojen tulosten julkaisun jälkeen. (huomioi asiointikieli) Muista tallentaa! 46

47 Hakukohteen tehtävät 1. Tehdä päätökset valintakokeen 2. osaan kutsuttavista hakijoista 2. Merkitä Valintaesitys-lomakkeelle tiedot haastatteluun kutsutuille/ei kutsutuille 3. Lähettää haastattelukutsut hakijoille sähköpostitse 4. Toimittaa 1. osan tulokset Hakijapalveluihin 5. Tehdä päätökset hyväksyttävistä ja varasijalle esitettävistä hakijoista 6. Tehdä apurahaesitykset korkeakoulun prosessin mukaisesti 7. Merkitä hyväksyttävät ja varasijalle esitettävät Valintaesitys-lomakkeelle Valintaesitys -> Esitetään valittavaksi tai Esitetään varasijalle sekä varasijanumero, Merkitä Valintaesitys-lomakkeelle Valintaesitys -> Esitetään hylättäväksi 8. Merkitä apurahapäätökset valintaesityslomakkeelle valintaesitysten yhteydessä 9. Merkitä mahdolliset täydentävät opinnot Valintaesitys-lomakkeelle 10. Merkitä tiedot palautteen antamisesta Valintaesitys-lomakkeelle 47

48 Yhteystiedot Helpdesk ja käyttöoikeudet: Wiki-sivut: Sisältöön liittyvät kysymykset: Hakijapalvelut Heidi Pellinen,