Klubin rotarysäätiökomitean opaskirjan tulevaisuussuunnitelmapainos

Transkriptio

1 Klubin rotarysäätiökomitean opaskirjan tulevaisuussuunnitelmapainos Sisältyy Klubin toimihenkilöiden opaskirjat -sarjaan 226E-FV-FI (1111)

2 Tämä Klubin rotarysäätiökomitean opaskirjan tulevaisuussuunitelmapainos on tarkoitettu klubin komiteoiden käyttöön ja tulevaisuussuunnitelmapilottiin osallistuvissa piireissä. Sen sisältö perustuu Rotaryklubin järjestysmuotoon ja mallisääntöihin, Rotary Internationalin järjestysmuotoon ja sääntöihin sekä Rotaryn menettelytapaohjeisiin ja Rotarysäätiön menettelytapaohjeisiin. Näistä lähteistä saat tarvittaessa lisää tietoa. Sääntövaltuuskunnan, RI:n hallituksen tai Rotarysäätiön hallituksen tekemät päätökset voivat muuttaa tämän julkaisun määräyksiä tai ohjeita. Disclaimer Statement - The translation of this manual from English into Finnish has been completed by the translation committee appointed by the Finnish District Governors. Please note that Rotary International has not reviewed the translation and is not responsible for its accuracy or content. Vastuuvapautuslauseke - Tämän opaskirjan englanninkielisen tekstin on suomentanut Suomen Rotary ry:n käännöstoimikunta. Rotary International ei ole tarkastanut käännöstä eikä vastaa sen täsmällisyydestä eikä sisällöstä.

3 Sisällysluettelo Johdanto 1 1 Rotarysäätiö 3 Rotarysäätiön apurahat ja ohjelmat 3 Lahjoitukset Rotarysäätiölle 9 2 Komitean rooli ja tehtävät 11 Rotarysäätiökomitean puheenjohtaja 12 Jäsenten perehdyttäminen Rotarysäätiöön 13 Komiteasi 14 Alakomiteat 15 Tavoitteenasettelu 15 Talousarvio 17 Tiedonvälitys 17 3 Tietolähteet ja resurssit 19 Liitteet 21 Klubin rotarysäätiöosio Suunnitteluoppaasta tehokkaille rotaryklubeille 21 Klubin yhteistyösopimus 23 Maailmanlaajuisten apurahojen elinkaari 25 Piirineuvottelun keskusteluaiheet 26 Muistilistat 27 Yhteenveto 27 Tavoitteet 28 Toimintasuunnitelma 29 Rotarysäätiön apurahat 30 Rotarysäätiökomitea Case-harjoitus 31

4

5 Johdanto Pilottipiiriin kuuluvana klubina tulette testaamaan uutta apurahamallia. Säätiön aktiviteetit, jotka pysyvät samoina koko tulevaisuussuunnitelmapilotin ajan, ovat PolioPlus, Rotaryn kansainväliset opintokeskukset, varainhankinta ja Rotarysäätiön tunnustukset. Klubin rotarysäätiökomitean opaskirjan tulevaisuussuunnitelmapainos auttaa rotaryklubien rotarysäätiökomiteoita ympäri maailman laatimaan tavoitteensa ja ymmärtämään, että heidän tulee osaltaan lisätä klubin tehokkuutta. Koska komitean tehtävät vaihtelevat alueellisten lakien, kulttuurikäytänteiden ja klubin vakiintuneiden menettelytapojen mukaan, sinun tulisi soveltaa tämän julkaisun ehdotuksia niin, että ne vastaavat klubisi tarpeita. Eri kulttuureissa esiintyvistä erityispiirteistä kerrotaan opaskirjan Maailmalla-osioissa. Yleisluontoisia neuvoja löytyy Muistutusosioissa. Tämä julkaisu sisältää kolme osaa. Ensimmäisessä osassa käydään läpi komiteasi päätehtävät. Toinen osa kertoo, mitä erityistehtäviä sinulla on komitean puheenjohtajana. Kolmannessa osassa on tietolähteitä, joista voi olla hyötyä sinulle ja komitean jäsenille. Kolmannen osan perässä on liitteinä klubin rotarysäätiöosio Suunnitteluopasta tehokkaille rotaryklubeille, luettelo keskusteluaiheista, samoin kuin muistilistat, joita käytetään piirineuvottelussa. Sinun tulisi käyttää tätä opaskirjaa valmistautuessasi toimikauteesi rotarysäätiökomitean puheenjohtajana. Ota se mukaan piirineuvotteluun ja käy sen sisältö läpi etukäteen. Kiinnitä erityistä huomiota liitteen 4 kysymyksiin, jotka auttavat sinua saamaan eniten irti kokouksessa järjestetyistä ryhmäkeskusteluista. Koulutuksesi päätyttyä tämä opaskirja toimii tietolähteenä. kun teet yhteistyötä klubin toimihenkilöiden ja jäsenten kanssa. KLUBIN ROTARYSÄÄTIÖKOMITEAN OPASKIRJAN TULEVAISUUSSUUNNITELMAPAINOS 1

6 Muistutus Komitean puheenjohtajien tulisi lähettää kopio luvusta 1 komitean jäsenille niin, että he tuntevat komitean tehtävät läpikotaisin. Klubijohtosuunnitelman mukaisesti rotaryklubissa pitäisi olla seuraavat viisi pysyvää komiteaa: Hallinto Jäsenyys Julkisuuskuva Palveluprojektit Rotarysäätiö Jokaista komiteaa varten on opaskirja, joka antaa yleiskuvan komiteasta ja sen tehtävistä sekä käytettävissä olevista tietolähteistä, joista on hyötyä sinulle ja komiteasi jäsenille. Kaikki komitean jäseniä koskeva tieto tulee toimittaa tai tiedottaa heille. Lisäkappaleita opaskirjasta voi vapaasti imuroida osoitteesta Tämä opaskirja sisältyy Klubin toimihenkilöiden opaskirjat -sarjaan (225-FI). Kaikki tulevaisuussuunnitelmaa koskevat lisäykset löytyvät kuitenkin osoitteesta Kun valmistaudut auttamaan klubia sen johtamisessa, muista että rotaryklubisi on Rotary Internationalin jäsen. Tämä jäsenyys yhdistää sen yli ympäri maailmaa olevaan rotaryklubiin ja sille on myönnetty oikeus käyttää hyväksi järjestön palveluita ja tietolähteitä, joihin kuuluvat yhdeksänkieliset julkaisut, tieto osoitteessa Rotarysäätiön apurahat ja pääkonttorin ja seitsemän kansainvälisen toimiston henkilökunnan tuki. Kommentteja? Jos sinulla on tätä opaskirjaa tai jotain muuta RI:n koulutusaineistoa koskevia kommentteja tai kysymyksiä, lähetä ne suoraan seuraavaan osoitteeseen: Leadership Education and Training Division Rotary International One Rotary Center 1560 Sherman Avenue Evanston, IL USA S-posti: leadership.training@rotary.org Puhelin: Faksi: KLUBIN ROTARYSÄÄTIÖKOMITEAN OPASKIRJAN TULEVAISUUSSUUNNITELMAPAINOS

7 L U K U 1 Rotarysäätiö Rotarysäätiö on Rotary Internationalin hyväntekeväisyyttä hoitava osa ja sen varat koostuvat yksinomaan rotareiden ja Säätiön ystävien vapaaehtoisista lahjoituksista. Rotarysäätiön apurahojen avulla rotarit pystyvät edistämään maailman yhteisymmärrystä, hyvää tahtoa ja rauhaa parantamalla terveydenhuoltoa, tukemalla koulutusta ja lievittämällä köyhyyttä. Rotarysäätiön apurahat ja ohjelmat Rotarysäätiön hallitus hyväksyi tulevaisuussuunnitelman, eteenpäin katsovan, strategisen lähestymistavan Säätiön tehtävän toteuttamiseen, tavan, jonka avulla Säätiö jatkaa muuttumistaan ja kehittymistään. Laajalta ja monipuoliselta rotarijoukolta saadun palautteen pohjalta Rotarysäätiön hallitus laati tulevaisuussuunnitelman, jonka tarkoitus on yksinkertaistaa Säätiön ohjelmia ja menettelytapoja niin, että ne ovat Säätiön tehtävän mukaisia keskittää Rotaryn palvelutoiminta sinne, missä sillä on suurin vaikutus suuntaamalla se tarpeisiin joissa rotareiden mielestä maailmassa vallitsee suuri puute tarjota ohjelmavaihtoehtoja, joilla päästään sekä maailmanlaajuisiin että paikallisiin tavoitteisiin lisätä osallistumisen tunnetta piiri- ja klubitasoilla siirtämällä enemmän päätösvaltaa piireille saada enemmän ymmärtämystä Rotarysäätiön työlle ja parantaa Rotaryn julkista kuvaa ROTARYSÄÄTIÖ 3

8 Muistutus Lähetä s-postilla kysymyksiä liittyen tulevaisuussuunnitelmaan osoitteella rotary.org tai katso lisää tietoja osoitteesta www. rotary.org/en/fvdistrict. Tulevaisuussuunnitelman aikataulu. Tulevaisuussuunnitelman kolmevuotiseen pilottiin osallistuu sata piiriä: : Klubit ovat yhteistyössä piirin rotarysäätiökomitean kanssa saadakseen kelpoisuuden Rotarysäätiön apurahoihin. Hyväksymisen jälkeen klubit ja piirit aloittavat apurahojen hakemisen. Rotarysäätiö aloittaa apurahojen myöntämisen pilottiin osallistuville piireille ja klubeille : Rotarysäätiön apurahoja myönnetään pilottipiireille ja -klubeille : Rotarysäätiön apurahoja myönnetään pilottipiireille. Apurahamallia muokataan tarpeen mukaan pilottipiirien palautteen pohjalta. Piirit ja klubit on koulutettu ja kelpuutettu : Uusia apurahoja myönnetään maailmanlaajuisesti ja poistetaan vaiheittain jäljellä olevat Säätiön ohjelmat. New grants structure. Uuden apurahamallin mukaan Rotarysäätiö tarjoaa kahden tyyppisiä apurahoja: Rotary Foundation District Grants and Rotary Foundation Global Grants. Rotarysäätiön piiriapurahat ja Rotarysäätiön maailmanlaajuiset apurahat. Maailmanlaajuisten apurahojen kaksi vaihtoehtoa ovat klubin ja piirin kehittämät apurahat ja yhdistetyt apurahat. Perehdy Rotarysäätiön piiri- ja maailmanlaajuisten apurahojen sääntöin ja ehtoihin. Rotarysäätiön apurahat Piiriapurahat Maailmanlaajuiset apurahat Klubin ja piirin kehittämät apurahat Yhdistetyt maailmanlaajuiset apurahat Selvitä piirisi rotarysäätiökomitean puheenjohtajan kanssa sinun piirisi piiriapurahojen hakemusmenettely. Rotarysäätiön piiriapurahat mahdollistavat klubien ja piirien tuen niiden erityisille palveluhankkeille, jotka ovat yhdenmukaisia Rotarysäätiön tehtävän kanssa ja kohdistuvat välittömiin puutteisiin sekä omalla paikkakunnalla että ulkomailla. Piiri hallinnoi näitä apurahoja. Klubit pyytävät projektin rahoitusta piiriltä ja piiri päättää sen jälkeen Rotarysäätiön piiriapurahan suuruuden, jota pyydetään Säätiöltä. Piiri on oikeutettu saamaan vuosittain yhden piiriapurahan. Kun apuraha on saatu, piiri maksaa varat klubeille. 4 KLUBIN ROTARYSÄÄTIÖKOMITEAN OPASKIRJAN TULEVAISUUSSUUNNITELMAPAINOS

9 Esimerkkejä Klubi pyytää USD piiriltä ostaakseen uusia sanakirjoja kolmelle paikalliselle alakoululle. Tarjotakseen stipendin paikalliselle lukion oppilaalle kesällä pidettävälle kielikurssille osallistumiseen, klubi hakee piiriltä USD tätä kurssimaksua varten. Klubi hakee piiriltä USD pyörremyrskyn vahingoittaman kylän korjaustöitä varten, jotta se hankkisi työkaluja, ruokaa ja maksaisi kolmen rotarin matkakulut. Rotarysäätiön maailmanlaajuiset apurahat antavat mahdollisuuden osallistua strategisempiin, pysyvämpiä tuloksia tuottaviin aktiviteetteihin Rotarysäätiön suuremmalla tuella. Apurahojen ansiosta voidaan toteuttaa isompia projekteja yhdellä kuudesta keskittymisalueesta ja aikaansaada kestäviä ja suuria tuloksia: Rauhantutkimus ja konfliktien sovittelu Sairauksien ehkäisy ja hoito Vesi ja sanitaatio Äidin ja lapsen terveys Peruskoulutus sekä luku- ja kirjoitustaito Taloudellinen ja yhteiskunnallinen kehittäminen Klubit ja piirit voivat kehittää joko oman maailmanlaajuisen projektin jollakin keskittymisalueista tai valinnaisesti hyödyntää yhdistettyä maailmanlaajuista apurahaa, joita Rotarysäätiö on kehittänyt yhdessä strategisten kumppaneidensa kanssa. Klubien ja piirien kehittämiin maailmanlaajuisiin projekteihin on tarjolla Maailmanrahaston USD:n minimiapuraha projektiin, jonka budjetti on vähintään USD. Maailmanrahaston apuraha perustuu 100 % kaksinkertaistavaan Piirirahasto-osuuteen (DDF) tai 50 % osuuteen käteislahjoituksesta. Maailmanlaajuiset apurahat edellyttävät kahden klubin tai piirin osallistumista: isäntäklubi maassa, jossa aktiviteetti tapahtuu ja kansainvälinen kumppani maan ulkopuolelta. Sekä isännän että kansainvälisen kumppanin tulee olla jäseniä tulevaisuussuunnitelmapilotissa. Ennen kuin maailmanlaajuista apurahaa haetaan, rotarysponsorien tulee ensin tehdä Rotarysäätiölle ehdotus, jossa selostetaan odotettavissa olevat aktiviteetit ja tulokset. Kun ehdotus on hyväksytty, klubilla tai piirillä on aikaa kuusi kuukautta tehdä hakemus netin kautta. Piirin rotarysäätiökomitean puheenjohtaja hyväksyy hakemuksen ennen kuin Säätiö tarkastaa sen. ROTARYSÄÄTIÖ 5

10 Muistutus Lisää tietoa hyväksynnästä saat osoitteesta fvdistrict tai s-postilla osoitteella Esimerkkejä Joukko klubeja tahtoo lähettää kuusi rotarilääkäriä ja yhden rotarin ryhmän johtajana Nigeriaan perehtymään äitiyshuoltoon ja lasten terveydenhoitoon ja antamaan paikallisille lääkäreille uusia lääketieteellisiä tekniikoita koskevaan koulutusta kaupunki- ja maaseutusairaaloissa. Matkan ja lääkintätarvikkeiden kustannukset klinikkaa varten ovat USD. Sairaaloiden koulutusjakson jälkeen rotarilääkärit tapaavat omien klubiensa rotareiden kanssa paikallisten isäntäklubien jäseniä jakaakseen heidän kanssaan äitiyspakkauksia maaseudun terveyskeskuksille. Lääkärien johtamat rotaritiimit antavat käyttöönoton peruskoulutuksen yhdessä maaseudulla toimivan lääkintähenkilöstön kanssa, jotta USD:n arvoisia äitiyspakkauksia käytettäisiin oikein. Projektiin, jonka budjetti on USD, klubi käyttää USD DDF-varoja ja Rotarysäätiö antaa sitä vastaan USD Maailmanrahastosta. Klubi haluaa tarjota stipendin jatko-opintoja suorittavalle opiskelijalle toisen maan yliopistoon, missä hän opiskelee trooppisten sairauksien estämistä ja hoitoa. Opiskelu-, matka- ja asumiskustannukset ovat yhteensä USD. Klubi ja sen kumppani siinä piirissä, jossa yliopisto sijaitsee, lähettävät yhdessä Rotarysäätiölle hakemuksen, jonka kokonaisbudjetti on USD. Sponsoripiirit käyttävät yhdessä USD DDF-varojaan ja Rotarysäätiö antaa sitä vastaan Maailmanrahastosta USD. Klubia, joka on aikaisemmin avustanut rotaryklubia kaivoprojektissa Guatemalassa, on pyydetty järjestämään paikkakunnalla koulutusohjelma, jonka tarkoitus on neuvoa, miten paikkakunnalla aloitetaan yritystoiminta ja miten yritystä pyöritetään. Varoja tarvitaan koulutusmateriaaliin, tarvikkeisiin ja matkakustannuksiin kahdeksalle rotarille, jotka kouluttavat yhden kuukauden ajan 100 paikkakuntalaista Guatemalassa. Rotarit järjestäisivät myös osallistuville paikalliselle liikeyrityksille alkurahoituksen, jolla maksetaan mm. markkinointikustannukset, tuotevarasto tai muita vastaavia asioita. Guatemalalaiset rotarit pitäisivät yhteyttä paikallisiin liikeyrityksiin projektin päätyttyä ja huolehtisivat seurantakäynneistä ja tarvittaessa jatkokoulutuksesta. Rotaryklubi voi lahjoittaa DDF-varoista USD ja Rotarysäätiö antaa vastaavasti USD Maailmanrahastosta, joilla katetaan loput projektin USD:n kokonaiskustannuksista. Rotarysäätiö ja strategiset kumppanit kehittävät yhdessä yhdistettyjä maailmanlaajuisia apurahoja. Maailmanrahasto ja strateginen kumppani tarjoavat 100 %:n rahoituksen ja rotarit toteuttavat apurahaprojektin. Yhdistetyistä apurahamahdollisuuksista kerrotaan Member Accessissä sitä mukaa kun ne ovat käytettävissä. Hallinnointi ja hyväksyminen. Kaikkien apurahasponsorien tulee osoittaa, että ne hoitavat Rotarysäätiön apurahavaroja hyvää hallintotapaa noudattaen. Valvontaan, joka heijastaa Neljän kysymyksen kokeen henkeä, kuuluu mm. että: Projektit suunnitellaan tarkkaan Tehdään tarkat ja täydelliset hakemukset asiaankuuluvine liitteineen Rotareiden tulee osallistua hankkeiden käytännön toteutukseen Kaikki maksatus tapahtuu läpinäkyvästi Projektien raportointi tapahtuu ajallaan Hyväksytyt klubit voivat hakea Rotarysäätiön maailmanlaajuisia apurahoja. Tullakseen hyväksytyksi klubin tulee: lähettää yksi tai useampi klubin jäsen piirin järjestämään Säätiön apurahojen hallinnointia koskevaan seminaariin allekirjoittaa ja noudattaa klubin yhteistyösopimusta noudattaa muita piirin asettamia hyväksymisehtoja Lisätietoja apurahojen hallinnoinnista löytyy opaskirjasta Grant Management Manual. 6 KLUBIN ROTARYSÄÄTIÖKOMITEAN OPASKIRJAN TULEVAISUUSSUUNNITELMAPAINOS

11 PolioPlus. PolioPlus on Rotary Internationalin ja Rotarysäätiön yhteinen ohjelma. Se on Rotaryn tunnetuin ohjelma ja sen tavoite on polion hävittäminen maailmasta. Yli miljoona rotaria kaikkialta maailmasta on lahjoittanut PolioPlussaan yli 800 miljoonaa USD. Lisäksi rotarit palvelevat vahvana vapaaehtoisverkostona paikallisella tasolla työskentelemällä terveysasemilla ja mobilisoimalla ihmisiä osallistumaan polion rokotustalkoisiin tai muihin polion hävittämisaktiviteetteihin. Bill & Melinda Gates -säätiö lahjoitti Rotarysäätiölle kaksi apurahaa yhteensä 355 MUSD ja sitä vastaan Rotary sitoutui hankkimaan 200 MUSD. Koska poliovirus on hävitetty neljää maata lukuun ottamatta kaikkialta maailmasta, niin useimpien rotaryklubien osallisuus PolioPlussaan on pääasiassa varainkeräystä, jotta pystytään vastaamaan tähän 200 MUSD:n haasteeseen. Toteuttamalla seuraavia aktiviteettejä, klubisi voi auttaa varmistamaan, että tavoite polion hävittämisestä kaikkialta maailmasta toteutuu: Järjestäkää suurelle yleisölle suunnattu rahankeräystapahtuma, jolla autetaan Rotarya vastaamaan 200 MUSD:n haasteeseen ja jonka avulla ihmisille kerrotaan enemmän Rotaryn polionhävityskampanjasta. Lahjoittakaa rahaa Rotaryn haasteeseen, jolla tuetaan kriittisessä vaiheessa olevaa polion hävittämisoperaatiota maissa, joissa vielä on kotoperäisiä poliotapauksia. Järjestäkää klubin viikkokokouksessa ohjelmaa polion hävittämisestä. Huolehtikaa siitä, että klubin jäsenillä on tarpeeksi tietoa polion hävittämisoperaatiosta ja että he ovat toiminnassa mukana siihen saakka, kunnes polio vahvistetaan hävitetyksi maailmasta. Jos klubisi on maassa, jossa on kotoperäistä poliota, klubi voi ottaa yhteyttä kansallisen PolioPlus-komitean puheenjohtajaan ja auttaa taudin seurantatoimissa, tehdä yhteistyötä paikallisten terveystyöntekijöiden kanssa ja varmistaa, että mahdollisimman moni tulee rokotetuksi poliota ja muita sairauksia vastaan Rotaryn kansainvälisten opintojen keskukset. Rotaryn opintokeskukset tarjoavat Rotaryn rauhanstipendejä niille jotka opiskelevat jossakin Rotaryn opintokeskuksista master-tason tutkintoa aiheenaan kansainväliset suhteet, rauha ja konfliktien ratkaisu sekä näihin liittyvät oppiaineet tai jotka suorittavat ammatillista jatkotutkintoa aiheena rauha ja konfliktit. Tämä ohjelma toimii samalla tavoin sekä pilottipiireissä että muissa piireissä. Klubit voivat tehdä hakemuksia Rotaryn rauhanstipendiaateiksi piirin rotarysäätiökomitealle. Tarkista hakuaika piirisi rotarysäätiökomitealta. Rotarysäätiön tulee saada kaikki hakemukset 1.7. mennessä. Rotarit ovat mukana valintaprosessissa, opastuksessa ja stipendiaattien majoittamisessa. Klubisi voi olla mukana monella tavalla: Kutsu nykyinen tai entinen Rotaryn rauhanstipendiaatti klubiisi kertomaan kokemuksistaan. Nimeä Rotaryn rauhanstipendiaattiehdokkaita ja toimita esitykset piirille. Toimi stipendiaatin isäntänä tai neuvonantajana. ROTARYSÄÄTIÖ 7

12 Yhteistyö Säätiön alumnien kanssa. Yli stipendiaattia on saanut apurahan Säätiöltä vuodesta 1947 lähtien. On tärkeätä pitää yhteyttä alueellasi asuviin aiemmin Rotarysäätiön ohjelmiin osallistuneisiin, koska heidän kokemuksensa on mitä parhainta PR:ää Rotarysäätiölle. Lisäksi he ovat niitä, jotka todennäköisimmin tekevät lahjoituksia Rotarysäätiölle. Alumnit voivat myös auttaa klubiasi saattamalla eri maiden rotaryklubeja yhteen, jotta voitaisiin paremmin toteuttaa joku palveluprojekti ja samalla edistää toveruutta. kertomalla klubille ja tiedotusvälineille omista kokemuksistaan stipendiaattina ja siitä kuinka Säätiö parantaa ihmisten elämänlaatua. kertomalla ohjelmista tuttavapiirissään. neuvomalla valikoimasta, suuntaamisesta ja isännöiviä piirejä ja klubeja ohjelmista. tulemalla klubien jäseniksi. Ota yhteyttä piirisi jäsenyyskomitean puheenjohtajaan ja miettikää kuinka alumnit voitaisiin saada mukaan klubin aktiviteetteihin. SHARE ja Piirirahasto. SHARE-järjestelmän kautta Rotarysäätiön saamat lahjoitukset muutetaan Säätiön apurahoiksi, joilla parannetaan maailmaa ja muutetaan ihmisten elinoloja. Rotarysäätiön hallitus ottaa kaikki maailman rotarit mukaan Säätiön apurahoja ja ohjelmia koskevaan päätöksentekoon. Missään muussa säätiössä ei lahjoittajilla ole näin suurta vapautta päättää varojen käytöstä. Jokaisen rotaryvuoden päättyessä jaetaan kaikki kunkin piirin rotaryklubien Vuosirahastoon lahjoittamat varat kahteen rahastoon: 50 % siirretään Maailmanrahastoon 50 % siirretään Piirirahastoon (DDF) Maailmanrahaston osuuden Säätiö käyttää rahoittaakseen maailmanlaajuisia ohjelmia, jotka ovat kaikkien rotarypiirien haettavissa. Piirisi käyttää DDF-osuuden niiden Säätiön apurahojen ja ohjelmien rahoittamiseen, jotka se itse valitsee. Rotarysäätiön ainutlaatuinen varojen kierrätysjärjestelmä palauttaa piirien lahjoitukset käyttöön kolmen vuoden kuluttua rahojen vastaanottamisesta. Kolmen vuoden ajanjakso antaa piireille aikaa suunnitella ohjelmia ja valita osallistujat sekä antaa Säätiölle mahdollisuuden sijoittaa lahjoitukset. Sijoitusten tuotoilla maksetaan yleishallintokulut ja rahaston kehittämiskustannukset. Piirisi rotarysäätiökomitea päättää, kuinka piirin Piirirahaston DDF-varoja käytetään neuvoteltuaan ensin klubien kanssa. Ota yhteyttä piirin rotarysäätiökomiteaan, jos haluat lisätietoja. 8 KLUBIN ROTARYSÄÄTIÖKOMITEAN OPASKIRJAN TULEVAISUUSSUUNNITELMAPAINOS

13 Lahjoitukset Rotarysäätiölle Maailmalla Joissakin päin maailmaa rotaryklubit käyttävät paikallisia versioita lomakkeista TRF Global Contribution Form (123-EN) ja Multiple Donor Form (094-EN). Kysy klubisi eroavalta rahastonhoitajalta, mitä lomakkeita klubinne käyttää. Rotarysäätiön ohjelmat rahoitetaan ympäri maailmaa asuvien rotareiden vapaaehtoisilla lahjoituksilla. Kun rotarit näkevät koulutusprojektien, ammatillisten ja humanitaaristen projektien erinomaiset tulokset, he ymmärtävät, miksi Rotarysäätiön taloudellinen tukeminen on elintärkeää, kun tehdään maailmasta parempi paikka elää. Lahjoitukset Rotarysäätiölle tulisi suunnata Vuosirahastolle, Pysyvälle rahastolle tai PolioPlus-rahastolle. Lahjoitukset annetaan TRF Global Contribution Form -lomakkeella tai Multiple Donor Form -lomakkeella. PolioPlus-rahasto/Rotaryn 200 MUSD:n haaste. Suurin haaste tänään taistelussa poliota vastaan on taloudellinen. Huolimatta niistä valtavista summista, jotka jo on käytetty, rahaa tarvitaan kipeästi lisää, jotta saavutamme kaikki lapset neljässä jäljellä olevassa polioendeemisessä maassa. Bill ja Melinda Gates -säätiö lahjoitti Rotarylle kaksi apurahaa yhteismäärältään 355 MUSD, tunnustuksena Rotaryn päättäväisyydelle hävittää polio maailmasta sekä sen laajalle vapaaehtoistyöntekijöiden verkostolle. Vastaavasti Rotary on sitoutunut keräämään 200 MUSD mennessä. Rotary International ja Gatesin säätiö tulevat antamaan yhdessä yli puoli miljardia dollaria, jotta meidän ykköstavoitteemme eli poliosta vapaa maailma saavutettaisiin. Rotareita kannustetaan tekemään lahjoituksia PolioPlus-rahastoon, mikä auttaa meitä vastaamaan Rotaryn 200 MUSD:n polion hävittämishaasteeseen. Tämän lisäksi klubeja kannustetaan järjestämään rahankeräyskampanjoita PolioPlussan tukemiseksi. Tästä rahastosta annetuilla apurahoilla maksetaan osaltaan kansallisten rokotuspäivien ja seuranta-aktiviteettien aiheuttamia kustannuksia. Muistutus Klubien rotarysäätiökomitean puheenjohtajat voivat nyt nähdä Rotarysäätiön lahjoitusja palkitsemisraportteja Member Accessin kautta osoitteessa org. Klubin presidentti tai sihteeri aktivoi oikeudet. Vuosirahasto. Rotarysäätiön ohjelmiin käytettävät rahat tulevat suurimmalta osalta Vuosirahastosta. Vuosirahaston varoja käytetään joka vuosi Säätiön apurahoihin ja ohjelmiin. Rotareja kannustetaan lahjoittamaan rahaa Rotarysäätiölle vuosittain. Tukeaksesi Jokainen rotari, joka vuosi -kampanjaa sinun tulisi tehdä lahjoituksesi Säätiölle rotaryvuoden alussa, kannustaa jokaista klubin jäsentä tekemään lahjoituksen joka vuosi, kertoa jäsenille miten heidän lahjoituksensa Vuosirahastoon tukee Säätiön apurahoja ja aktiviteettejä, joilla saadaan aikaan hyvää maailmassa, antaa tunnustusta niille, jotka tukevat Rotarysäätiötä. Pysyvä rahasto. Pysyvä rahasto on Rotaryn pääomarahasto. Pääomaan ei kosketa ja vain osa tuotosta käytetään Säätiön apurahoihin ja aktiviteetteihin. Lahjoitukset Pysyvään rahastoon voivat olla suoranaisia rahalahjoja, arvopapereita, testamenttilahjoituksia tai elinkorkosopimuksia. Monet rotarit lahjoittavat huomattavia summia Pysyvään rahastoon. Rotarit, jotka haluavat tukea Rotaryn rauhankeskuksia voivat tehdä niin lahjoittamalla tähän ohjelmaan Pysyvän rahaston kautta. Jos klubissasi on jäsen, jolla on mahdollisuus tehdä suuri lahjoitus Säätiölle, ota yhteys alueelliseen Rotarysäätiön koordinaattoriin tai apulaiskoordinaattoriin. ROTARYSÄÄTIÖ 9

14 Rotarysäätiön rahoitus Lahjoitukset rotareilta SHARE Piirirahasto (DDF) Säätiön ohjelmien rahoitus Sijoitusten tuotot Maailmanrahasto Paikkakunnalta saatu rahoitusapu. Vaikka suuri osa Säätiön rahoituksesta saadaan lahjoituksina rotareilta, paikkakunnalta saadaan myös varoja varainkeruukampanjoilla ja yksittäisinä lahjoituksina. Mieti, voisitko järjestää varainkeruutempauksia, joiden avulla saisit paikkakuntasi tukemaan klubia ja koko järjestöä. Lisätietoa löytyy Klubin palveluprojektikomitean opaskirjasta sen varainkeruuta koskevasta luvusta. Tunnustukset lahjoittajille. Lahjoituksesta myönnettävä vilpitön tunnustus on perusedellytys sille, että saadaan lahjoituksia myös tulevaisuudessa. Rotarysäätiö antaa tunnustusta lahjoittajille kiitollisuuden osoituksena rahalahjoituksista tai sitoutumisesta tuleviin lahjoituksiin. TUNNUSTUKSET ROTARYSÄÄTIÖLTÄ TUNNUSTUKSET YKSITYISHENKILÖILLE ROTARY FOUNDATION SUSTAINING MEMBER PAUL HARRIS FELLOW -TUNNUSTUS MULTIPLE PAUL HARRIS FELLOW MEMORIAL PAUL HARRIS FELLOW MEMORIAL PAUL HARRIS -KUNNIAKIRJA MAJOR DONOR BENEFACTOR VUOSIRAHASTON TUNNUSTUSSTANDAARI ROTARY FOUNDATION BEQUEST SOCIETY KUNNIAKIRJA KIITOLLISUUDENOSOITUKSENA (JAETAAN MYÖS YRITYKSILLE) TUNNUSTUKSET KLUBEILLE 100 % ROTARYSÄÄTIÖN KANNATTAJAJÄSEN KLUBISTANDAARI (VUOSITTAIN) EVERY ROTARIAN, EVERY YEAR -STANDAARI (VUOSITTAIN) STANDAARI KOLMELLE PARHAALLE PER CAPITA VUOSIRAHASTOLAHJOITTAJAKLUBILLE (PIIREITTÄIN, VUOSITTAIN) 100 % PAUL HARRIS FELLOW KLUBISTANDAARI (PYYNNÖSTÄ) TARKEMPAA TIETOA TUNNUSTUKSISTA LÖYTYY HAKUSANALLA APPRECIATION AND RECOGNITION OPPORTUNITIES OSOITTEESTA 10 KLUBIN ROTARYSÄÄTIÖKOMITEAN OPASKIRJAN TULEVAISUUSSUUNNITELMAPAINOS

15 L U K U 2 Komitean rooli ja tehtävät Muistutus Rotarysäätiökomitean työ on osa yhteiskuntapalvelua ja kansainvälistä palvelua. Muistutus Alakomiteoita voi perustaa hoitamaan komitean erilaisia tehtäviä, varsinkin jos klubisi on suuri. Rotarysäätiökomitean tehtävä on laatia ja toteuttaa suunnitelma, jolla tuetaan Säätiötä osallistumalla sen apurahaprojekteihin ja aktiviteetteihin ja antamalla taloudellista tukea yhteiskuntapalveluun ja kansainvälisen palveluun. Komitean tehtävät on kerrottu alla olevassa yhteenvedossa ja niitä selostetaan tarkemmin tässä luvussa: Laatikaa komitean tavoitteet, jotta klubin säätiötavoitteet saavutetaan tulevana vuonna. Kertokaa klubin jäsenille Säätiöstä. Kannustakaa ja edistäkää jäseniä osallistumaan Säätiön apurahoihin ja aktiviteetteihin. Varmistakaa, että klubisi ja sen jäsenet lahjoittavat Rotarysäätiölle. Varmistakaa, että klubi täyttää Rotarysäätiön apurahojen saantiehdot ja että sillä on sellainen apurahojen hallinnointijärjestelmä, joka on kuvattu klubin yhteistyösopimuksessa. Lukiessasi lisää näistä tehtävistä edempänä, mieti komiteasi tavoitteita, mikä on toimintasuunnitelmasi ja mitä tietolähteitä tarvitset toimintavuotenasi. KOMITEAN ROOLI JA TEHTÄVÄT 11

16 Rotarysäätiökomitean puheenjohtaja Muistutus Vastaa liitteen 4 kysymyksiin ja keskustele niistä asioista muiden klubien virkatovereidesi kanssa piirineuvottelussa. Muistutus Klubin presidentti on kaikkien komiteoiden itseoikeutettu jäsen. Kun valmistaudut toimikauteesi komitean puheenjohtajana, ota selvää mitä klubin hallitus, jäsenet, piiri ja Rotary International odottavat sinulta ja komitealtasi. Sinun on syytä tehdä yhteistyötä eroavan komiteapuheenjohtajan kanssa, ennen kuin otat toimen vastaan, jotta ymmärtäisit paremmin oman roolisi. Mieti seuraavia asioita: Mikä on tehtäväsi komitean puheenjohtajana? Miten säätiökomitea voi auttaa klubin jäseniä perehtymään Säätiöön? Miten voit käytännössä hallinnoida kunnolla Rotarysäätiön varoja? Miten voit auttaa komiteajäseniä työssään? Mitkä ovat komiteasi pitkän aikavälin tavoitteet ja vuositavoitteet? Komitean puheenjohtajana sinun tulee varmistaa, että komitea hoitaa tehtävänsä hyvin. Ennen toimikautesi alkua sinun tulee tehdä useita asioita, jotta olisit valmis tehtävääsi. Sen lisäksi, että osallistut piirineuvottelun koulutukseen, sinun tulee myös käydä läpi koko tämä opaskirja ennen piirineuvottelua. perehtyä klubisi sääntöihin, jotta tunnet sen menettelytavat ja ohjeet. valita komiteasi jäsenet yhdessä tulevan presidentin kanssa. perehdyttää komiteasi jäsenet tulevaan vuoteen. perustaa tarvittaessa alakomiteoita. määritellä komitean tavoitteet, joiden avulla saavutetaan klubin rotarysäätiötavoitteet. laatia tiedottamissuunnitelma toimikauttasi varten. käydä läpi ja määritellä klubin pitkän aikavälin tavoitteet ja vuositavoitteet tulevan presidentin kanssa. Kun valmistaudutaan hyvin, saadaan tulevana vuonna myös tuloksia. Otettuasi toimesi vastaan sinun tärkeimmät tehtävät komitean puheenjohtajana ovat seuraavat: Hoida komiteasi taloudenpitoa. Tee yhteistyötä klubisi muiden komiteoiden ja piirin vastaavan komitean kanssa aktiviteeteissä ja aloitteissa, jotka koskevat useampaa piirin klubia. Suunnittele ja pidä säännöllisesti komitean kokouksia ja muita aktiviteettejä. Seuraa komitean tavoitteiden toteutumista ja raportoi komitean tekemisistä ja hankkeiden edistymisestä klubin presidentille, hallitukselle ja koko klubille. Valvo pätevöitymisprosessia, jolla klubisi saa oikeuden hakea Rotarysäätiön maailmanlaajuisia apurahoja. Ota selvää eroavalta puheenjohtajalta sellaisista tehtävistä, joita on ehkä vain sinun klubissasi. Laadi oma lista säännöllisistä tehtävistäsi, sillä se pitää sinut ja komiteasi tehtävienne tasalla. Yllämainitut päätehtävät on selostettu seuraavassa kappaleessa. 12 KLUBIN ROTARYSÄÄTIÖKOMITEAN OPASKIRJAN TULEVAISUUSSUUNNITELMAPAINOS

17 Jäsenten perehdyttäminen Rotarysäätiöön Yksi rotarysäätiökomitean tehtävistä on klubin jäsenten rotarysäätiökoulutus. Kun rotarit ymmärtävät, että Säätiö pystyy muuttamaan ihmisten elämää, he innostuvat osallistumaan ohjelmiin ja tukemaan niitä taloudellisesti. Kun kerrot klubitovereillesi Rotarysäätiön ohjelmista ja perustelet, miksi niitä tulisi tukea taloudellisesti, autat säätiökomiteaa saavuttamaan tavoitteensa. Tätä koulutusta voidaan tarjota alla mainituilla tavoilla. Klubin ohjelmat. Sovi presidentin ja hallintokomitean kanssa, että viikkokokouksissa olisi Rotarysäätiöön liittyvää ohjelmaa jokaisen vuosineljänneksen aikana. Laadi ohjelma siten, että joku kertoo omia henkilökohtaisia kokemuksiaan siitä, mitä Säätiö tekee pelastaakseen ihmishenkiä tai muuttaakseen ihmisten elämää. Esittele säätiöapurahoja kutsumalla alumneja kertomaan kokemuksistaan säätiöaktiviteeteistä, kuten: PolioPlus kansalliset rokotuspäivät (NID) Rotaryn kansainvälisten opintojen keskukset Rotarysäätiön apurahat Ennen viikkokokousta voisit keskustella esitelmöitsijän kanssa ja pyytää häntä kertomaan erityisesti siitä, mitä Säätiön ohjelmiin osallistuminen antaa stipendien saajille tai heidän yhteisölleen, rotareille, rotaryklubille ja alumneille. Säätiön tuottamia videoita ja esitteitä, joita saa RI Catalogin kautta antavat säätiöesityksille lisää uskottavuutta. Osallistuminen apurahoihin ja ohjelmiin. Kannusta jäseniä osallistumaan Säätiön ohjelmiin siten, että he suunnittelevat jonkin projektin tai ilmoittautuvat vapaaehtoisiksi johonkin projektiin. Kun jäsenet ovat kerran kokeneet Rotarysäätiössä olevan voiman, pyydä heitä kertomaan kokemuksistaan klubin jäsenille. Kun klubisi ottaa osaa Säätiön ohjelmiin, se houkuttelee usein uusia jäseniä klubiin. Viikoittainen rotarysäätiöajatus. Kerro jokaisen viikkokokouksen alussa ajatus liittyen Rotarysäätiöön. Näin klubin jäsenet perehtyvät Säätiön toiminnan eri puoliin. Varmista, että klubin jäsenet ymmärtävät viikon ajatuksen tarkoituksen ja että jokainen ajatus kertoo siitä, kuinka Säätiö pelastaa ihmishenkiä ja parantaa elämänlaatua. Viikon ajatukseen saa aineistoa omista kokemuksista, The Rotarian tai Rotary Norden -lehdestä ja RI:n nettisivuilta (hakusana: weekly Foundation thought). Säätiöseminaarit. Kannusta klubin jäseniä osallistumaan piirin järjestämiin rotarysäätiöseminaareihin, joissa he voivat tutustua Säätiöön ja kuulla kuinka he voisivat osallistua toimintaan. Rotarysäätiökomitea voi myös järjestää oman klubin säätiöseminaarin, jonka ohjelma voidaan räätälöidä sen mukaan, mitä jäsenet jo tietävät ja mikä heitä kiinnostaa. Ohjelma voisi sisältää mm. seuraavia aiheita: katsaus Säätiön toimintaan klubin ja piirin rotarysäätiökomitean rooli PolioPlus/Rotaryn 200 MUSD:n haaste KOMITEAN ROOLI JA TEHTÄVÄT 13

18 Rotarysäätiön apurahat Varojen hoito ja pätevöityminen Säätiön rahoitus Varainhankinta Rotaryn kansainväliset rauhan ja konfliktien sovittelun opintokeskukset Suunnittelun tietolähteisiin kuuluu District Rotary Foundation Seminar Manual for Future Vision Pilot Districts -opaskirja, piirin rotarysäätiökomitean jäsenet ja alueellinen Rotarysäätiön koordinaattorisi. Apurahojen hallinnointia koskeva seminaari. Apurahojen hallinnointia koskevan seminaarin tarkoitus on auttaa klubin jäseniä ymmärtämään pätevöitymistä ja kehittämään niitä taitoja, joita tarvitaan apurahojen hallinnoinnissa ja apurahavarojen valvonnassa. Seminaarissa keskitytään sellaisiin parhaisiin käytänteisiin, joilla varmistetaan, että kaikkien Rotarysäätiön saamien lahjoitusten asianmukainen käsittely on kunnossa. Klubi voi pätevöityä saamaan Rotarysäätiön maailmanlaajuisia apurahoja vain, jos yksi tai useampi jäsen osallistuu tähän koulutukseen ja allekirjoittaa sekä hyväksyy klubin yhteistyösopimuksen. Piireillä saattaa olla lisävaatimuksia hyväksymistä hakeville klubeille. Jotkut piirit voivat vaatia, että piirin klubien tulee olla hyväksyttyjä voidakseen saada piiriapurahavaroja. Opaskirja Grant Management Manual on imuroitavissa osoitteesta www. rotary.org/en/fvdistrict. Komiteasi Maailmalla Klubien koot ja tavoitteet vaihtelevat ja ne voivat perustaa komiteoita tarpeen mukaan. Valitse tulevan presidentin kanssa komiteassa vapautuville paikoille uudet jäsenet ja pidä suunnittelukokouksia ennen uuden rotaryvuoden alkua. Komitean jäsenet tulisi mahdollisuuksien mukaan nimittää kolmeksi vuodeksi jatkuvuuden varmistamiseksi. Komitean jäsenillä tulisi olla erinomaiset viestintätaidot. Uusien jäsenten tärkeimpiä valintakriteerejä ovat kansainvälinen kokemus, kokemus vapaaehtoistyöstä, ja kokemus varainhankintatoiminnasta. Kun komitean jäsenet on valittu, sinun tehtäväsi on perehdyttää heidät tulevaa rotaryvuotta varten. Voit perehdytä komiteajäsenet tehtäviinsä seuraavasti: Kerro uusille jäsenille komiteasta ja sen menossa olevista aktiviteeteistä ja suunnitelmista, jotka liittyvät klubin strategiasuunnitelmaan. Pane jokainen uusi komiteajäsen työskentelemään kokeneemman jäsenen työparina. Kannusta verkostoitumaan muiden klubien komiteoiden kanssa käyttäen Rotarymatrikkelia. Tutustuta jäsenet kaikkeen komitean käytettävissä oleviin tietolähteisiin. Kerro jäsenille piirin aktiviteeteistä ja kokouksista. 14 KLUBIN ROTARYSÄÄTIÖKOMITEAN OPASKIRJAN TULEVAISUUSSUUNNITELMAPAINOS

19 Alakomiteat Muistutus Klubien suunnitteluun on käytettävissä erilaisia välineitä, kuten Klubijohtosuunnitelma, Strategiasuunnittelun opas ja Suunnitteluopas tehokkaille rotaryklubeille. Klubin koosta ja tavoitteista riippuen voidaan rotarysäätiökomitea jakaa alakomiteoiksi, esimerkiksi alla olevan luettelon mukaisesti tai klubisi tarpeiden mukaisesti: Apurahat Varainhankinta Jos klubisi on suuri, saatat tarvita useampia komiteoita, kuten: Vuosirahastolahjoitukset Piiriapurahat Maailmanlaajuiset apurahat Suurlahjoitukset PolioPlus Rotaryn kansainvälisten opintojen keskukset Mieti, kuinka voit parhaiten hyödyntää sen, mitä jäsenet osaavat ja mistä he ovat kiinnostuneita ja anna heille sen mukaan tehtäviä. Pidä huolta siitä, että komitean jäsenet hoitavat ne tehtävät, jotka he ovat ottaneet vastaan ja anna heille tunnustusta kovasta työstä. Tavoitteenasettelu Komiteasi puheenjohtajana vastaat siitä, että komitea asettaa ja toteuttaa tavoitteensa. Komitean tavoitteiden tulee perustua klubin pitkän aikavälin tavoitteisiin ja vuositavoitteisiin. Ajattele klubin strategiasuunnitelmaa ja mitä komiteasi voi tehdä toteuttaakseen siinä olevan vision. Suunnitteluopas tehokkaille rotaryklubeille on hyvä apuväline, kun klubin tuleva presidentti arvioi yhdessä komiteoidensa kanssa klubin nykytilaa ja suunnittelee tulevan vuoden ja pitkän aikavälin tavoitteita. Jokaisella ehdotetulla klubikomitealla on oma osionsa suunnitteluoppaassa. Täytä oma osiosi (ks. liite 1) yhdessä komiteasi kanssa ja ota se mukaan piirineuvotteluun, jossa sinulla on tilaisuus käydä sitä läpi tulevan presidentin ja muiden klubin johtohenkilöiden kanssa. Suunnitteluopasta voidaan käyttää koko vuoden ajan, kun arvioidaan, miten asetettuihin tavoitteisiin ollaan pääsemässä. Opas tulisi käydä läpi aika ajoin ja tarvittaessa päivittää. Sellaisten tavoitteiden asettaminen, joilla on vaikuttavuutta. On tärkeää, että asetetuissa tavoitteissa on otettu huomioon tarkoin se, mihin komitea pystyy ja mitä klubi havittelee. Siksi komitean tavoitteiden pitää olla seuraavanlaisia Kaikki ovat niistä yhtä mieltä. Ne, jotka ovat suunnittelemassa tavoitteita ja kehittelemässä toimintasuunnitelmaa niiden toteuttamiseksi, haluavat olla myös toteuttamassa suunnitelmia. Neuvottele tavoitteista klubin hallituksen, sen jäsenten ja piirin johdon kanssa. Tavoitteet ovat mitattavissa. Tavoitteen pitäisi olla konkreettinen niin, että tiedetään, mitä pitää saada aikaan. TIETOLÄHTEET JA RESURSSIT 15

20 Tavoitteen tulee olla haasteellinen. Tavoitteen tulee olla niin haastava, että se ylittää klubin aiemmat saavutukset. Tavoitteen tulee olla saavutettavissa. Klubin pitää pystyä saavuttamaan tavoite olemassa olevien resurssien puitteissa. Vertaa asettamianne tavoitteita aiempiin saavuttamiinne tavoitteisiin. Tavoitteen saavuttamisella pitää olla tarkka aikataulu. Tavoitteen toteutuksella pitää olla selvä takaraja tai aikataulu. Toimintasuunnitelma. Laadi yhdessä klubin hallituksen ja komitean jäsenten kanssa toimintasuunnitelma, joka määrittelee ne toimenpiteet, joilla kukin tavoite saavutetaan. Seuraavat toimenpiteet voivat auttaa suunnitelman tekemisessä: Aseta kullekin toimenpiteelle aikataulu. Päätä kuka on vastuussa mistäkin toimenpiteestä. Määrittele kriteerit, joilla mitataan toimenpiteiden edistymistä ja onnistumista. Mieti, mitä resursseja ja välineitä klubilta, piiriltä tai RI:ltä on saatavilla. Ennen kuin ryhdyt toteuttamaan suunnitelmia, varmista, että teillä on tarpeeksi tietoa, työväkeä ja rahaa käytettävissä. Vertaa edellisten tavoitteiden saavuttamistuloksia nykyiseen suunnitelmaan ja muuta sitä tarvittaessa. Arvioi tavoitteet säännöllisesti. jotta varmistut siitä, että ollaan todella matkalla asetettuihin tavoitteisiin, joita tarvittaessa tarkistetaan. Motivaatio. On tärkeää muistaa, että rotarit ovat vapaaehtoisia ja että heidän sitoutumisensa riippuu erittäin paljon henkilökohtaisesta motivaatiosta. Eräs sinun tehtävistäsi komitean puheenjohtajana on pitää jäsenet motivoituneina. Tässä muutama yleinen motivointikeino: usko siihen, että tavoite hyödyttää paikkakuntaa, klubia, piiriä ja Rotarya mahdollisuus toveruuteen tilaisuus verkostoitumiseen usko siihen, että tavoite on toteutettavissa ja että projekti tai aktiviteetti onnistuu tehtävät ovat haastavia tai että ne edellyttävät asianomaisten erityisosaamista tunnustuksen antaminen komitean tavoitteiden eteen tehdystä työstä ja siihen käytetystä ajasta Näiden motivointitekijöiden käyttö voi lisätä jäsenten sitoutumista Rotaryyn ja kannustaa heitä osallistumaan klubin aktiviteetteihin yhä uudelleen. 16 KLUBIN ROTARYSÄÄTIÖKOMITEAN OPASKIRJAN TULEVAISUUSSUUNNITELMAPAINOS

21 Talousarvio Laadi ennen 1.7. talousarvio yhdessä komitean ja tulevan rahastonhoitajan kanssa, jotta teillä on käsitys siitä, mitä varoja komiteanne tarvitsee saavuttaakseen tavoitteensa. Ottakaa laadinnassa huomioon myös suunnitellut varainhankinta-aktiviteetit. Varmista, että komitean tarvitsemat varat ovat mukana klubin talousarviossa. Valvo varojen käyttöä, maksusuorituksista ja raportointia sekä seuraa koko ajan komitean rahatilannetta. Kun pidät yhteyttä rahastonhoitajaan säännöllisesti, korjaavat toimenpiteet voidaan tarvittaessa tehdä ajoissa. Tiedonvälitys Ennen rotaryvuoden alkua sinun tulee sopia klubin muiden johtohenkilöiden kanssa viestintätavoista ja sopia kenen kanssa, koska ja kuinka hoidat yhteydenpidon seuraaviin tahoihin: Komitean jäsenet. Komitean tulee kokoontua säännöllisesti ja tarkistaa käytettävissä olevat resurssit, keskustella käynnissä olevista projekteista tai uusista aloitteista sekä suunnitella keinoja, joilla komitean ja klubin tavoitteet saavutetaan. Klubisi. Kerro klubin presidentille, hallitukselle ja jäsenille komiteasi aktiviteeteistä, toimintasuunnitelmista ja siitä, miten tavoitteisiin ollaan pääsemässä. Muut komiteat. Komitean työskentely vaikuttaa usein jonkun toisen komitean työhön. Tehokas viestintä tukee komiteoiden yhteistyötä, kun ne koordinoivat projekteja ja aloitteita. Rotarysäätiökomitean tulisi toimia yhteistyössä seuraavien komiteoiden kanssa, jotta klubin rotarysäätiötavoitteet saavutettaisiin: Palveluprojektikomitea (harkitaan yhdessä voidaanko säätiön apurahoja käyttää palveluprojekteihin) Julkisuuskuvakomitea (varmistetaan, että säätiön projekteista ja jäsenten osallistumisesta tiedotetaan oikeaan aikaan) Hallintokomitea (aikataulutetaan rotarysäätiöohjelma neljästi vuodessa ja jaetaan tunnustukset palvelusta ja lahjoituksista) Jäsenyyskomitea (ylläpidetään yhteyksiä Rotary Internationalin ja Rotarysäätiön alumneihin ja otetaan heidät mukaan klubiin sekä harkitaan alumneja jäseniksi) Piirisi. Jos komiteasi tarvitsee opastusta tai tietoja, voit kääntyä piirin vastaavan komitean tai apulaiskuvernöörin puoleen. Alueesi. RI:n alueellinen Rotarysäätiön koordinaattori on käytettävissä avustamaan klubia rotarysäätiöasioissa. Tilaa RRFC:n tiedotuskirje tai blogi varmistaaksesi, että saat kaikki viimeisimmät oman alueesi Rotarysäätiön uutiset ja aloitteet. KOMITEAN ROOLI JA TEHTÄVÄT 17

22

23 L U K U 3 Tietolähteet ja resurssit Käytettävissä on monta tietolähdettä, jotka auttavat komiteaasi toteuttamaan tehtäväänsä. Käytä hyväksi Rotary Internationalin tuottamaa tietoa ja RI:n nettisivuilta löytyvää tietoa tai pyydä neuvoja rotaritovereiltasi ja ota yhteyttä RI:n henkilökuntaan. Käytettävissä olevat henkilöt Muistutus Imuroi julkaisuja osoitteesta /downloadlibrary, tai tilaa niitä osoitteesta shop. rotary.org, tai Zürichin kansainvälisestä toimistosta. Suomenkielisiä käännöksiä löydät osoitteesta fi/suoja Piirin rotarysäätiökomitea Vastaa kaiken rotarysäätiöaktiviteetin valvonnasta piirissä. PolioPlus-komiteat Palvelevat kansainvälisinä, alueellisina, kansallisina tai paikallisina neuvonantajina Rotaryn osallistumisessa polion hävittämisaloitteeseen. Alueellinen Rotarysäätiön koordinaattori (RRFC) Rotari, joka on nimitetty auttamaan piirejä ja klubeja kaikissa Rotarysäätiön asioissa. Alueellinen Rotarysäätiön apulaiskoordinaattori Avustaa RRFC:tä, piirejä ja klubeja kysymyksissä liittyen vuosirahastolahjoituksiin, suurlahjoituksiin ja ohjelmiin osallistumiseen. Rotarysäätiön alumnikoordinaattorit Avustavat RRFC:tä, klubeja ja piirejä uudelleen yhdistämään säätiöohjelmien alumneja mukaan Rotaryn aktiviteetteihin. Vyöhykkeen haastekoordinaattorit Avustavat RRFC:tä, klubeja ja piirejä varainhankinnassa PolioPlus-rahastoon ja Rotaryn 200 MUSD:n haasteeseen. TIETOLÄHTEET JA RESURSSIT 19

24 Rotarysäätiö RI:n pääkonttorissa ja Zürichin kansainvälisessä toimistossa olevat henkilöt, joiden tehtävänä on auttaa rotareita, klubeja ja piirejä Rotarysäätiön ohjelmia ja varainhankintaa koskevissa asioissa. Rotary Foundation Contact Center Säätiön käytettävissä olevat henkilöt, jotka vastaavat Rotarysäätiötä koskeviin kysymyksiin osoitteessa Tietolähteet End Polio Now Kahden kuukauden välein julkaistava tiedote Rotaryn edistymisestä polion hävittämisessä ja Rotaryn 200 MUSD:n haasteen päivitetystä tilanteesta. Future Vision Pilot News Kuukausittainen päivitys tulevaisuussuunnitelmapilotin aikataulutuksesta, uutta koulutusaineistoa, vihjeitä ja parhaita käytänteitä. Every Rotarian, Every Year Club Success Kit (958-EN) Esitteitä, tarroja ja ohjeita klubeille vuosirahastolahjoitusten hankintaan. Gift Acceptance Policy Manual Yhteenveto Rotarysäätiön hyväksymistä lahjoituksista, joihin kuuluvat myös lahjat Pysyvään rahastoon. Rotarysäätiön osio Suunnitteluoppaasta tehokkaille rotaryklubeille Klubin arviointi- ja tavoitteenasetteluopas, jonka avulla laaditaan klubin rotarysäätiötavoitteet. Rotary s US$200 Million Challenge Brochure (986-EN) Esite kertoo rotareille ja ulkopuolisille tukijoille Rotaryn sitoumuksesta hävittää polio ja rohkaisee tukemaan Rotaryn varainhankintaprojektia. Rotarysäätiö TIEDOT 2011 (159-FI) Rotarysäätiön uusimmat tilastotiedot taskukoossa. Imuroitavissa osoitteesta Rotary International and The Rotary Foundation Annual Report (187- EN) Edellisen rotaryvuoden vuosikertomus palvelutoiminnoista sekä taloutta koskevat tärkeimmät asiat ja päätapahtumat. Sisältää mm. Rotarysäätiön vuosikertomuksen, Säätiön tavoitteet ja tietoja ohjelmista. Ajan tasalla olevaa informaatiota Rotarysäätiön tulevaisuussuunnitelmasta. Taloudelliset resurssit Lahjoitukset yksittäisiltä ihmisiltä ja paikallisilta yrityksiltä Rotarysäätiön piiri- ja maailmanlaajuiset apurahat Klubirahastot Klubin varainhankinta 20 KLUBIN ROTARYSÄÄTIÖKOMITEAN OPASKIRJAN TULEVAISUUSSUUNNITELMAPAINOS

25 Liite 1: Klubin rotarysäätiöosio Suunnitteluoppaasta tehokkaille rotaryklubeille Tammikuu 2011 Suunnitteluopas tehokkaille rotaryklubeille on hyvä apuväline, kun klubi arvioi nykytilaansa ja suunnittelee tulevan vuoden tavoitteita. Opas perustuu klubijohtosuunnitelmaan. Jokaisessa osiossa kuvatut toimintatavat ovat yleisesti käytössä olevia tapoja, joita klubi voi harkintansa mukaan käyttää, kun se pyrkii tavoitteisiinsa. Klubien toivotaan kehittelevän myös vaihtoehtoisia tapoja, joilla ne voisivat saavuttaa tavoitteensa. Tulevan presidentin tulee täyttää tämä lomake yhdessä klubinsa kanssa ja lähettää siitä kopio apulaiskuvernöörille 1.7. mennessä. Imuroi osoitteesta PDF-lomake suunnitteluoppaasta. ROTARYSÄÄTIÖ Nykytilanne Saatujen apurahojen lukumäärä: Yksinkertaistetut piiriapurahat: Kaksinkertaistavat apurahat: Hyvän tahdon lähettiläs -stipendiaattien määrä: Ehdotettu Valittu Isännöity GSE-ryhmän jäsenten määrä: Ehdotettu Valittu Isännöity Rotaryn rauhanstipendiaattien määrä: Ehdotettu Valittu Isännöity Kuluvan vuoden lahjoitukset PolioPlus-aktiviteetteihin: Kuluvan vuoden lahjoitukset Vuosirahastoon: Kuluvan vuoden lahjoitukset Pysyvään rahastoon: Klubin jäsenten lukumäärä, jotka ovat Paul Harris Fellows: Benefactors: Major Donors: TRF Sustaining Members: TRF Bequest Society: Klubin tiedossa olevat Rotarysäätiön alumnit: Tulevan tilanteen arviointi Klubimme on määritellyt seuraavat rotarysäätiötavoitteet tulevalle rotaryvuodelle (kuten ilmoitettu Fund Development Club Goal Report Form -lomakkeella): Varainhankinta polio-ohjelmaan: Major Donors: Lahjoitamme Vuosirahastoon: Benefactors: TRF Bequest Society: Klubimme osallistuu seuraaviin Rotarysäätiön ohjelmiin: Kuinka klubi aikoo saavuttaa omat rotarysäätiötavoitteensa? (rastita sopivat vaihtoehdot) Varmistamme että rotarysäätiökomitean jäsenet ymmärtävät, millaisia säätiön ohjelmat ovat, ja että he ovat sitoutuneet edistämään Rotarysäätiön taloudellista tukemista. Autamme klubin jäseniä ymmärtämään, miksi lahjoitukset ovat säätiön ohjelmien kannalta tärkeitä. TIETOLÄHTEET JA RESURSSIT 21

26 Järjestämme klubissa Rotarysäätiötä koskevan esityksen vuosineljänneksittäin, erityisesti säätiön teemakuukautena marraskuussa. Pidämme joka viikkokokouksessa lyhyen rotarysäätiötietoiskun. Järjestämme jäsenille Rotarysäätiöstä kertovia esityksiä. Varmistamme, että klubin rotarysäätiökomitean puheenjohtaja osallistuu piirin rotarysäätiöseminaariin. Käytämme Rotarysäätiön apurahoja klubin kansainvälisiin projekteihin. Annamme tunnustusta niille klubin jäsenille, jotka ovat tukeneet Rotarysäätiötä lahjoituksin tai osallistuneet Rotarysäätiön ohjelmiin. Kannustamme klubin jäseniä tekemään lahjoituksen Rotarysäätiölle joka vuosi. Osallistumme: Opintoryhmien vaihtoon PolioPlus Kaksinkertaistavaan apurahaohjelmaan Hyvän tahdon lähettiläs -stipendiaattiohjelmaan Yksinkertaistettuun piiriapurahaohjelmaan Rotaryn rauhanstipendiaatin tukemiseen Kutsumme Rotarysäätiön ohjelmiin osallistuneita ja entisiä stipendiaatteja osallistumaan klubin ohjelmiin tai aktiviteetteihin. Näiden lisäksi teemme (kuvaile): Käytännössä toimimme näin: 22 KLUBIN ROTARYSÄÄTIÖKOMITEAN OPASKIRJAN TULEVAISUUSSUUNNITELMAPAINOS

27 Liite 2: Klubin yhteistyösopimus ROTARYSÄÄTIÖN TULEVAISUUSSUUNNITELMAN PILOTTIPROJEKTI KLUBIN YHTEISTYÖSOPIMUS Tämä asiakirja on virallinen yhteistyösopimus (MOU), jonka Rotarysäätiö on laatinut niille klubeille, jotka osallistuvat tulevaisuussuunnitelmapilottiin. Se on klubin ja piirin välinen sopimus, joka selittää mihin toimenpiteisiin klubin tulee ryhtyä, jotta se varmistaa, että apuraha-aktiviteettien toteuttaminen ja Rotarysäätiön myöntämien maailmalaajuisten apurahavarojen käyttöä valvotaan asiallisesti. Allekirjoittamalla tämän asiakirjan klubi sitoutuu noudattamaan kaikkia Rotarysäätiön ehtoja. Piirit voivat päättää mikäli klubit, jotka saavat Rotarysäätiön piiriapurahoja velvoitetaan ottamaan käyttöön klubin yhteistyösopimus. 1. Kelpoisuusehdot 2. Klubin johdon vastuu kelpoisuudesta 3. Taloushallinto 4. Asiakirjojen säilyttäminen 5. Apurahavarojen käytön raportointi 6. Raportointimenettely ja varojen väärinkäytön selvittely 1. Kelpoisuusehdot A. Kun kelpoisuusehdot on täytetty, klubi on hyväksytty yhden vuoden kaudeksi. B. Liityttyään tähän sopimukseen ja saatuaan Rotarysäätiöltä apurahavaroja klubi suostuu ja vahvistaa yhteisönä, että se on vastuussa apurahavarojen käytöstä, riippumatta siitä, kuka tai ketkä henkilöt tai ryhmät valvovat varoja. C. Klubin täytyy ilmoittaa kaikki mahdolliset eturistiriidat ja noudattaa Rotarysäätiön menettelytapaohjeiden kohdan mukaista apurahojen vastaanottajia koskevaa eturistiriitojen toimintaohjetta. D. Klubin tulee olla yhteistyössä kaikissa piirin ja Rotarysäätiön suorittamissa tilintarkastuksissa. 2. Klubin johdon vastuu kelpoisuudesta A. Klubin kelpoisuuden toteamista varten tulee nimittää klubin jäsen, joka varmistaa, että valvontatoimenpiteet ja asiamukainen varojen hallintomenettely otetaan käyttöön kaikissa Rotarysäätiön apurahoissa. B. Klubin tulee laatia suunnitelma siitä, kuinka apuraha-asiakirjat siirretään henkilöltä toiselle, ja huolehtia siitä, että tiedot ja asiakirjat säilytetään. C. Klubin tulevan presidentin tai klubin valitseman henkilön tulee osallistua piirin järjestämään koulutukseen, joka koskee apurahojen valvontaa ja kelpoisuusmenettelyä. 3. Taloushallinto A. Klubilla täytyy olla erityinen pankkitili, jota käytetään vain Rotarysäätiön maailmalaajuisiin apurahoihin voimassa olevien lakien mukaisesti. 1. Tilin tulee olla matalakorkoinen tai koroton ja kaikki kertyneet korot täytyy osoittaa tosittein sekä käyttää ne sopiviin, ennalta hyväksyttyihin apurahatarkoituksiin tai palauttaa ne Rotarysäätiölle tai piirille. 2. Apurahavaroja ei saa sijoittaa sijoitusinstrumentteihin, joiksi katsotaan mm. talletustodistukset, obligaatiot ja osakkeet. 3. Shekkeihin ja tilisiirtoihin vaaditaan kahden rotaryn allekirjoitukset. TIETOLÄHTEET JA RESURSSIT 23