ARVIOINTIKERTOMUS 2013

Transkriptio

1 ARVIOINTIKERTOMUS 2013

2 TIIVISTELMÄ Tarkastuslautakunnan tehtävä on arvioida valtuuston asettamien tavoitteiden toteutumista. Tarkastuslautakunnan näkökulma Eksoten toimintaan on sama kuin kuntalaisen. Kuntalaista kiinnostaa tietää kuinka hyvin Eksote on onnistunut järjestämään ja tuottamaan sosiaali- ja terveyspalveluita. Eksoten valtuusto on talousarviossa asettanut hallitukselle taloudelliset ja toiminnalliset tavoitteet, joiden toteutumista tarkastuslautakunta vuosittain arvioi. Palvelujen hinta on kuntalaisille yhtä tärkeää kuin niiden saatavuus ja laatu. Koko olemassaolonsa ajan Eksote on käyttänyt enemmän varoja kuin mitä sille on talousarviossa osoitettu, mistä Eksotea onkin voimakkaasti kritisoitu. Moitteet ovat olleet osin aiheettomia, kun Eksote on kiistattomasti ollut suurten kuntien vertailussa kustannustehokas. Eksote saavutti tilivuonna 2013 kaikki sille asetetut taloudelliset tavoitteet. Tarkastuslautakunta antaa erityistä tunnustusta talousarvion raamissa pysymiselle. Taloushallinnon raportoinnista jäsenkunnille on keskusteltu Eksoten toiminnan alusta lähtien ja kunnat ovat esittäneet kritiikkiä toiminnan läpinäkyvyyden suhteen. Raportoinnissa on tapahtunut myönteistä kehitystä tilivuonna mutta se voisi olla saatavilla vieläkin nopeammin raportointijakson päättymisen jälkeen. Nyt viive on kuukausia, kun sen pitäisi olla viikkoja. Nykyaikaista olisi tarjota jäsenkunnille suora käyttöliittymä Eksoten talousraportointiin. Toimintakertomus tilivuodelta sisältää paljon numeerista tietoa, myös valtuustoon nähden sitovien tavoitteiden toteutumisen osalta. Lukujen taustoista olisi syytä raportoida perusteellisemmin jotta ne olisivat informatiivisempia. Osa tuloksista on jäänyt kokonaan raportoimatta. Logistiikan ja hankintojen kehittäminen ei ole edennyt toivotulla nopeudella. Tämä johtuu joko riittämättömästä resursoinnista, organisaation sisäisestä muutosvastarinnasta tai molemmista. On joka tapauksessa ensisijaisen tärkeää tehostaa Eksoten tukitoimintoja, koska näin saadaan säästöjä ilman kuntalaisten palvelutason heikentymistä. Jäsenkuntien maksuosuutta päätettiin lisätä vuonna 2013 jotta Eksoten olisi mahdollista saattaa menot ja tulot tasapainoon ja vähentää toiminnan alusta lähtien kertynyttä talouden alijäämää. Kunnat suostuivat maksujen korotuksiin, kun Eksote esitti toiminnan tehostamiseksi nk. palveluverkkouudistuksen. Kuntalaisen näkökulmasta palveluverkkouudistussuunnitelmat näyttävät myönteisiltä, koska ne lisäävät ja monipuolistavat koko Eksoten alueella annettavien palvelujen määrää ja tehostavat yhteistyötä yhteiskunnan hyvinvointiin ja terveyteen liittyvien toimijoiden välillä. Suunnitelmien kytkentä talouden tasapainottamiseen jää kuitenkin epäselväksi ja vain tulevaisuus osoittaa syntyykö toivottuja säästöjä. ARVIOINTIKERTOMUS 2013

3 SISÄLLYS Tarkastuslautakunta... 1 Kokoonpano... 1 Tehtävät... 1 Toiminta... 1 Valtuustoon nähden sitovat toiminnalliset tavoitteet... 1 Asiakas ja palvelut... 1 Palvelujen laatu ja asiakkaan valinnamahdollisuuksien lisääminen... 2 Toimintamallit ja prosessit... 4 Henkilöstö... 5 Valtuustoon nähden sitovat taloudelliset tavoitteet... 6 Talous ja tuloksellisuus... 6 Henkilötyövuosien lukumäärä... 6 Eksoten vertailu muihin kuntiin ja kuntayhtymiin... 7 Alijäämät... 7 Toiminnan tehostaminen... 8 Toiminnan ohjaaminen... 9 Raportointi jäsenkunnille... 9 Organisaatiomuutos... 9 Kuntayhtymä ja liiketoiminta... 9 Kehityshankkeet... 9 Liikkuvat terveyspalvelut... 9 Logistiikka ja hankinnat...10 Tarkastuslautakunnan esitys valtuustolle...12 ARVIOINTIKERTOMUS 2013

4 TARKASTUSLAUTAKUNTA KOKOONPANO Tarkastuslautakunnan varsinaisia jäseniä ovat olleet Heikki Lohi (puheenjohtaja), Esko Ijäs (varapuheenjohtaja), Päivi Sivenius, Anneli Myllärinen ja Jarmo Semi. Heidän varajäseninään ovat toimineet Asmo Karhu, Juhani Liimatta, Titta Miikkulainen, Virpi Torniainen ja Esa Hirvonen. Tilintarkastuksesta on vastannut JHTT-yhteisö BDO Audiator Oy ja päävastuullisena tilintarkastajana on toiminut JHTT, KHT Ulla-Maija Tuomela. TEHTÄVÄT Tarkastuslautakunnan tehtävä kuntalain mukaan on arvioida, ovatko valtuuston asettamat toiminnalliset ja taloudelliset tavoitteet toteutuneet. Valtuusto on hyväksynyt toiminnalliset ja taloudelliset tavoitteet talousarviossa. Tarkastuslautakunnan muut tehtävät on yksityiskohtaisesti määritetty Eksoten tarkastussäännössä. TOIMINTA Tarkastuslautakunta kokoontui tilikauden aikana 7 kertaa, Tarkastuslautakunnan tarkastuskohteet vuonna 2013 perustuivat vuosisuunnitelmaan ja sisälsivät seuraavat toiminnan osa-alueet ja erityiskysymykset: hallinto ja strategiset palvelut kuntoutus, tutustuminen Armilan sairaalan kuntoutusosastoon talous päihdehuolto, tutustuminen Pajarilan päihdehuoltoyksikköön Mallu -auto ja liikkuvat palvelut Eksoten pohjoisiin kuntiin (Rautjärvi, Parikkala, Ruokolahti) tutustuminen VALTUUSTOON NÄHDEN SITOVAT TOIMINNALLISET TAVOITTEET Toiminnan tavoitteet asetetaan strategian mukaisesti neljästä näkökulmasta: 1) asiakas ja palvelut, 2) toimintamallit ja prosessit, 3) henkilöstö sekä 4) talous ja tuloksellisuus. Eksoten valtuusto on vahvistanut Eksoten toiminnalle vuodelle 2013 sitovat tavoitteet, joiden toteutumista lautakunta arvioi näkökulmittain. ASIAKAS JA PALVELUT Asiakkaan ja palvelujen näkökulmasta seurataan palvelujen laatua, saatavuutta sekä asiakkaan valinnanmahdollisuuksien lisäämistä. Palvelujen saatavuutta ja laatua arvioidaan hoito- ja palvelutakuun toteutumisella säädösten mukaisesti sekä ensikontaktin saamisella keskeisimpien palvelujen osalta. Aika pysyminen on tärkeä mittari niin sosiaali- kuin terveyspalveluissa. Hoidon tarpeen arviointi lasten ja nuorten psykiatriapalveluissa on toteutunut edellisvuotta paremmin mutta on edelleen epätyydyttävällä tasolla. Vain 58 % tapauksista pystyttiin hoitamaan säädöksen mukaisen ajan puitteissa. Terveysasemien hoidontarpeen arviointi ja hoitoon pääsy jäi toimintakertomuksessa raportoimatta. Erikseen asiaa kysyttäessä avoterveydenhuollosta vastaava kertoo toteuman olleen tavoitteenmukaiset. Potilasasiamiehen raportin mukaan hoitoon pääsyssä on ollut ongelmia. Tarkastuslautakunta kyseenalaistaa raportoidun toteuman. ARVIOINTIKERTOMUS

5 Mittari Tavoite Raportoitu Toteuma Tarkastuslautakunnan arvio tulos hoidon tarpeen arviointi / lasten ja nuorten psykiatria 58 % 50 % Tilanne on edelleen heikko. hoitoon pääsy / lasten ja nuorten psykiatria hoidon tarpeen arviointi / aikuispsykiatria hoitoon pääsy / aikuispsykiatria hoidon tarpeen arviointi / sairaala hoitoonpääsy / sairaala hoidon tarpeen arviointi / terveysasema hoitoonpääsy / terveysasema päätös toimeentulotuesta vammaispalvelujen käsittelyajat lastensuojelun vireilletulo lastensuojelutarpeen selvitys 96 % 94 % Tavoite on saavutettu 98 % 96 % Tavoite on saavutettu 99 % 91 % Tavoite on saavutettu 98 % 84 % Tavoite on saavutettu 93 % 95 % Kehitettävää on vielä ei raportoitu ei raportoitu Taulukko 1. Palvelujen saatavuus tavoitteen toteutuminen tarkastuslautakunta edellyttää, että tavoitteiden toteutuminen raportoidaan ilman että tietoja on erikseen pyydettävä. Potilasasiamies on raportoinut hoitoon pääsyyn liittyvistä ongelmista. tarkastuslautakunta edellyttää, että tavoitteiden toteutuminen raportoidaan ilman että tietoja on erikseen pyydettävä. Potilasasiamies on raportoinut hoitoon pääsyyn liittyvistä ongelmista. 96 % 94 % Tavoite on saavutettu 99 % 98 % Tavoite on saavutettu 90 % 91 % Kehitettävää on vielä 96 % 95 % Tavoite on saavutettu PALVELUJEN LAATU JA ASIAKKAAN VALINNAMAHDOLLISUUKSIEN LISÄÄMINEN Asiakastyytyväisyys on hyvä valinta sosiaali- ja terveystoimen onnistumisen mittapuuksi; toiminnassa tulee tavoitella korkeaa asiakastyytyväisyyttä, koska palvelut ovat olemassa vain kuntalaisia varten. Eksotessa palvelujen laatua mitataan vuosittain eri palvelualueilla tehtävillä kyselytutkimuksilla. Raportoinnin hyödyllisyys kärsii siitä, että mittauskohdetta vaihdetaan vuosittain eikä vertailua näinollen vuosien välillä voi tehdä. Absoluuttisia mittaustuloksia tärkeämpää olisi nähdä kehityssuuntia, trendejä ja raportoida syitä ja seurauksia. Onko tyytyväisyystasossa tapahtunut muutoksia ja jos on niin mistä se johtuu? Pelkät raportoidut numerot sisältävät muutoinkin hyvin niukasti informaatiota raportoitavasta asiasta. Suhdelukuja ja annettujen arvosanojen keskiarvoja pitää avata ainakin sen verran että tiedetään mistä ne on laskettu. Kyselyiden tulosten arvioiminen on mahdotonta jos asiakastyytyväisyyskyselyn tuloksista ei kerrota keneltä ja kuinka monelta kysyttiin, mitä kysyttiin ja kuinka moni vastasi tai puhelutietojen suhdeluvuista ei avata laskentaperusteita. Vuonna ARVIOINTIKERTOMUS

6 2013 vammaispalvelujen asiakastyytyväisyyttä oli tutkittu perusteellisesti yhteistyössä Saimaan Ammattikorkeakoulun kanssa, mutta tästä ei ole mainintaa toimintakertomuksessa. Erikseen arviointikertomusta varten saadusta terveyskeskusten puhelutilastosta havaitaan, että vuoden 2014 alusta lähtien on viidessä minuutissa vastattujen puheluiden määrä (sekä lukumäärä että osuus kaikista saapuneista puheluista) selvästi vähentynyt. Saapuvien puheluiden määrä on säilynyt ennallaan mutta luurin nostamisen nopeudessa on tapahtunut selvää hidastumista. Vastaavasti kuitenkin takaisinsoittojen määrä on lähtenyt kasvuun. Kuva 1. Terveyskeskuksiin saapuneiden puheluiden nopea vastaaminen on vähentynyt loppuvuodesta 2013 lähtien Terveyskeskusten saapuvat puhelut 2013/ / / / / / / / / / / / / / /03 saapuneet viidessä minuutissa vastattujen osuus 45% 40% 35% 30% 25% 20% 15% 10% 5% 0% Puhelun jonotusaikajakauma vuonna 2013 alle 1min alle 5min alle alle alle 1h alle 5h 10min 20min Kuntalaisen mahdollisuutta valita omat palvelunsa on lisätty ottamalla käyttöön nk. palveluseteleitä. Onnistumista mitataan palvelusetelien käytön lisääntymisellä. On tärkeää, että palvelusetelien käyttö ei lisää palvelujen käyttöä kokonaisuutena vaan että se nimenomaan korvaa olemassa olevia palveluja. Tätä kehitystä olisi hyvä seurata esimerkiksi niin, että raportoidaan rinnakkain palvelusetelikäyttö ja oma palvelu, jotta voidaan todeta ovatko käyttäjät siirtyneet palvelusta toiseen vain onko ostopalvelusetelillä lisätty palvelujen kokonaiskäyttöä. Mittari Tavoite Raportoitu tulos 2013 ensikontaktin saaminen <5 min 85 % keskeisimpien palveluiden (<5 min tai callback 94 % osalta / terveyskeskusten takaisinsoitto) puhelinvastausaika (%) asiakastyytyväisyyskysely: vammaistyö, avo- ja lähipalvelut vammaistyö, asumispalvelut vammaistyö, päivä- ja työtoiminta Palvelusetelien käyttö ja laajuus (palveluiden lukumäärä ja euromäärä) yksittäisen kyselyn tulosten keskiarvo > 3,5 yksittäisen kyselyn tulosten keskiarvo > 3,5 yksittäisen kyselyn tulosten keskiarvo > 3,5 Palveluseteli käytössä vähintään kuudessa palvelussa (2013), Toteuma 2012 <5 min 82 % callback 27 % (kesä-jouluk) Tarkastuslautakunnan arvio Tilastojen laskentatapa ei ole läpinäkyvää, kokemusperäinen tieto ei tue raportoituja lukuja. Raportoidut luvut on suhteutettu vastattuihin puheluihin (294 tuh kpl). Saapuneita puheluita oli yhteensä 731 tuh kpl. Tavoitetta ei saavutettu. 3,61 3,55 3,61 ei raportoitu ei raportoitu ei raportoitu Raportoidut luvut perustuvat hyvään ja perusteelliseen tutkimukseen, mistä ei ole kuitenkaan mainintaa toimintakertomuksessa. Kehitettävää on vielä tulosten raportoinnin osalta Ei ole raportoitu, mitkä palvelut ovat palvelusetelijärjestelmän ARVIOINTIKERTOMUS

7 Matalan kynnyksen palvelukeskittymät Liikkuvat palvelut Monipalvelupisteet euromäärä kasvaa vuosittain ja korvaa nykyisiä palveluja Lukumäärä kasvaa vähintään kolmella ja korvaa nykyisiä palveluja Otetaan käyttöön vähintään kahdessa merkittävässä palvelussa Lukumäärä kasvaa vähintään yhdellä ja korvaa nykyisiä palveluja Lasten ja nuorten talo Hammashuolt o, Nuoli, Hyvinvointias ema -pilotit Lasten ja nuorten talo piirissä eikä sitä, miten setelien käyttö on korvannut nykyisiä palveluja. - Kehitettävää on vielä Tavoite saavutettu Tavoite saavutettu Taulukko 2. Palvelujen laatu ja asiakkaan valinnanmahdollisuuksien lisääminen tavoitteen toteutuminen TOIMINTAMALLIT JA PROSESSIT Toimintamallien ja prosessien näkökulmasta seurataan palvelurakenteen muutosta laitoshoidosta avopalveluihin sekä prosessien sähköistämistä. Strategisena pitkän tähtäimen tavoitteena on vähentää laitoshoitoa niin vanhustenpalveluissa kuin muissakin palveluissa. Ikäihmisten ympärivuorokautisten pitkäaikaishoitopaikkojen lukumäärä suhteessa yli 75 -vuotiaaseen väestöön (pl. Imatra) on raportoitu 10,9 %, mikä alittaa tavoitetason (11 %). Nettotoimintamenojen suhteellinen osuus on myös laskenut tavoitetason alle. Vanhustenpalveluissa on vähennetty henkilötyövuosia 28 :lla. Sähköisen asioinnin vastaanotto on onnistunut suunnitellulla tavalla. Kuukausittain oma Hyvis -portaalissa on satoja käyttäjiä. Muita välineitä ovat itseilmoittautuminen, turvallinen viestinvälitys, sähköiset sopimukset ja ajanvaraus. Ylätason tavoite on ollut 70 % käyttöaktiivisuus kokonaisuutena. Tästä tavoitteesta ollaan vielä kaukana mutta selvää kasvua on havaittavissa. Vuonna 2013 tehtiin lähes 100 tuhatta ilmoittautumista (14 % käynneistä) kun vasta edellisenä vuonna koko toiminto käynnistettiin. Turvallisessa viestinvälityksessä on 665 aktiivista käyttäjää, mikä on vielä vähän. Mittari Tavoite Raportoitu tulos 2013 Toteuma 2012 Tarkastuslautaku nnan arvio Ikäihmisten 11 % ,9 % 12,2 % tavoite saavutettu ympärivuorokautisten pitkäaikaishoitopaikkoje n lukumäärä suhteessa yli 75 vuotiaaseen väestöön pl. Imatra Laitoshoidon nettotoimintamenojen osuus Eksoten nettotoimintamenoista (%). Lähtötaso vuonna 2011 on 35,3 % 31 % vuonna 2013 ja laskee 27 %:iin vuonna ,9 % 32,3 % tavoite saavutettu Sähköiset palvelut Sähköisten palveluiden käyttöaktiivisuus ja laajuus (%-osuus Kaikkien yksiköiden käytössä oleva työväline. Portaalin uniikkikävijät 40/kk. Käyttöaktiivisuus kokonaisuutena lisääntyy 70%:iin ja käyttäjää/kk 0-36 käyttäjää/ kk kts. toteuma alla tavoite saavutettu kehitettävää on vielä ARVIOINTIKERTOMUS

8 käyttäjistä, toimintojen lukumäärä) itseilmoittautuminen turvallinen viestinvälitys ajanvaraus käyttö laajenee uusiin toimintoihin Kaikki EKKS:n yksiköt ja Armilan terveysasema mukana itseilmoittautumisess a käyttäjää. Yksiköiden lisääminen 15:een. Kaikki Eksoten yksinkertaiset ajanvaraukset ovat palvelun piirissä ilmoittautumista (14 %) käynneistä 665 aktiivista käyttäjää, 33 tiimiä mukana Ajanvarauksen kaikkien aikojen katseluoikeus on käytössä kaikissa terveyspalvelujen yksiköissä. Perusterveydenhuollossa ajanvaraus on käytössä hammashuollossa ja neuvoloissa lasten ikäkausitarkastuksissa. Lisäksi perusterveydenhuollon omahoitajien osalle vastaanotoille. Erikoissairaanhoidossa ajanvaraus yleensä ja moniajanvaraus ovat kehitteillä. Käyttöönotto näissä vaati teknisiä muutoksia ilmoittautumista (1% käynneistä) 76 aktiivista käyttäjää ei käytössä Ei raportoitu. Itseilmoittaumisten määrä on lisääntynyt merkittävästi. Kehitettävää on vielä. tavoite saavutettu kehitettävää on vielä Taulukko 3. Toimintamallit ja prosessit tavoitteen toteutuminen HENKILÖSTÖ Henkilöstö muodostaa suurimman osan Eksoten kustannuksista ja on siten tärkein tuotannontekijä. Työtyytyväisyydellä on vaikutusta työn tuottavuuteen. On tärkeää selvittää henkilöstön hyvinvointia säännöllisesti, jotta mahdollisiin epäkohtiin voidaan puuttua ajoissa. Henkilöstön tyytymättömyys on lisääntynyt. Tämä lienee seurausta sekä toteutetusta organisaatiouudistuksesta että kustannusten karsimisesta johtuvista toimenpiteistä. Työtyytyväisyyskyselyn arvosanat olivat laskeneet kaikilla osaalueilla pois lukien tyytyväisyys palkkaukseen. Palkkatyytyväisyydessä ei tapahtunut merkittävää muutosta. Vastausprosentti-tavoite oli 73 % mutta toteumaa ei raportoitu toimintakertomuksessa. Se oli 57,7 %. Tarkastuslautakunta pitää huolestuttavana alhaista vastausprosenttia työtyytyväisyyskyselyyn vastaamisessa. Mittari Tavoite Raportoitu Toteuma Tarkastuslautakunnan arvio tulos Sairauspoissaolojen osuus henkilötyövuosista (pv/htv) <15 päivää /henkilötyövuosi 15,3 % 15,3 % Vaikka tavoitteeseen ei päästy, poissaolojen määrä ei ole kuitenkaan lisääntynyt edellisestä vuodesta. Kehitettävää on vielä. Työtyytyväisyyskysely Henkilötyövuosien vertailukelpoinen määrä Vastausprosentti 73 ja tulosten keskiarvo paranee kaikilla osa-alueilla Vakiintuu 4000 henkilötyövuoden tasolle Taulukko 4. Henkilöstö tavoitteen toteutuminen Johtaminen 3,2; työyhteisön toimivuus 3,36; työolot ja osaaminen 3,2; omat voimavarat 3,72; palkkaus 2, htv (muutos - 3,8 %) Johtaminen 3,35; työyhteisön toimivuus 3,46; työolot ja osaaminen 3,24; omat voimavarat 3,82; palkkaus 2,62 Työtyytyväisyydessä on tapahtunut merkittävä heikentyminen. Tämä voi liittyä organisaatiouudistukseen ja/tai säästöohjelmien toteuttamiseen 3959 htv tavoite saavutettu ARVIOINTIKERTOMUS

9 VALTUUSTOON NÄHDEN SITOVAT TALOUDELLISET TAVOITTEET Eksoten toiminta suunniteltiin 17,1 m alijäämäiseksi. Toteutunut toiminnan tappio oli kuitenkin merkittävästi pienempi 10,5 m. TALOUS JA TULOKSELLISUUS Talouden ja tuloksellisuuden näkökulmasta seurataan kustannustehokkuutta. Palvelujen hinta on kuntalaisille yhtä tärkeää kuin niiden saatavuus ja laatu. Eksote saavutti tilivuonna kaikki sille asetetut taloudelliset tavoitteet. Tarkastuslautakunta antaa erityistä tunnustusta talousarvion raamissa pysymiselle. Mittari Tavoite Raportoitu Toteuma Tarkastuslautakunnan arvio tulos Tarvevakioidut nettotoimintamenot pl. Imatra ( /asukas), Tammi-Elokuu Alle 60 suurimman kunnan keskiarvon: 2013 Tammi-Elokuu 1.992, , ,60 tavoite saavutettu Tarvevakioitujen nettotoimintamenojen kasvu pl. Imatra ( /asukas) Talousarvio Alle 60 suurimman kunnan keskiarvon: 2013 Tammi-Elokuu 4,94 % Talousarvion toteutuminen (nettotoimintamenot) 3,72 % 6,40 % tavoite saavutettu Toteuma 99,5 % Taulukko 5. Talous ja tuloksellisuus tavoitteen toteutuminen HENKILÖTYÖVUOSIEN LUKUMÄÄRÄ Toteuma 104,1 % tavoite saavutettu Sitovana tavoitteena oli henkilötyövuosien vakiintuminen 4000 tasolle. Tämä tavoite on toteutunut huolimatta siitä, että joitakin ostopalveluita on lopetettu ja otettu omaksi toiminnaksi. Merkittävin muutos oli vanhustenpalveluissa jossa henkilötyövuodet vähenivät 28:lla. Kuva 2. Henkilöstön määrä on pysynyt käytännössä ennallaan Henkilöstön määrässä ei olennaista muutosta Terveyspalvelut Perhe- ja sosiaalipalvelut yht Vanhustenpalvelut Yhteiset palvelut ARVIOINTIKERTOMUS

10 EKSOTEN VERTAILU MUIHIN KUNTIIN JA KUNTAYHTYMIIN Ainut kattavan vertailutiedon lähde on Kuntaliiton kehityspäällikkö Heikki Punnosen laatima poikkileikkaus alustavista tilinpäätöstiedoista (tammi-elokuu). Punnonen tähdentää, että tiedot sisältävät monia epävarmuustekijöitä ja niiden tulkinnassa on huomioitava monia selittäviä syitä. Koska parempaakaan tietolähdettä ei ole käytettävissä arviointikertomuksen laatimisajankohtana, on tässäkin kertomuksessa Eksoten toimintaa arvioitu mainittujen vertailulukujen valossa. Kuva 3. Eksote kestää kustannustehokkuusvertailun suurten kuntien kesken. Vihreät tolpat osoittavat, kuinka paljon kunnan (kuntayhtymän) sote-kustannus oli henkeä kohden kun huomioidaan kuntalaisten ikä ja sairastavuus. Käyrä osoittaa kunnan väestömäärän. Eksote pärjää kustannusvertailussa (tammi-elo) /as asukkaat ALIJÄÄMÄT Jäsenkunnat sopivat vuonna 2013 talouden tasapainottamistoimista, joiden avulla velkaantumiskehitys pysäytetään ja kertyneet alijäämät maksetaan hallitusti pois lähivuosina. Ratkaisuna on sekä lisätä kuntien rahoitusta että tehostaa Eksoten toimintaa. Rahoituksen lisääminen edellytti jäsenkunnilta veronkorotuksia ja Eksotelta konkreettista suunnitelmaa säästöjen aikaansaamiseksi. Asetettu tavoite on kova; vuoden 2013 toteutunut tulos oli 10,5 M alijäämäinen ja vuoden 2014 suunniteltu tulos on 8,6 M ylijäämäinen. Nettotoimintamenojen kasvu saa olla korkeintaan 0,3 % kun vertailun vuoksi se vuonna 2012 oli 6,4 % ja vuonna ,72 %. Tarkastuslautakunta pitää tehtyä suunnitelmaa oikeansuuntaisena. Talouden tasapainottaminen on välttämätöntä. ARVIOINTIKERTOMUS

11 kuva 4. Alijäämän kasvu pysähtyy jos talousarviossa 2014 pysytään Alijäämän kertymä ta 2014 M TOIMINNAN TEHOSTAMINEN Loppuvuodesta 2013 Eksote teki suunnitelman palvelurakennemuutoksen toimeenpanosta ja siihen liittyen suunnitelman palveluverkon uudistamisesta vuosina Lähtökohta suunnitelmille on toiminnan sopeuttaminen jäsenkuntien taloudelliseen kantokykyyn unohtamatta kuitenkaan toiminnallisia tavoitteita. Strategiaa toteutetaan seuraavin keinoin: - päivystävä sairaala säilytetään maakunnassa - lääkäripalveluita tarjotaan jokaisessa kunnassa - hyvinvointiasemaverkosto rakennetaan vuoteen 2016 mennessä - sähköisten palveluiden avulla parannetaan tiedonkulkua kansalaisten ja Eksoten välillä - perusterveydenhuollon ja erikoissairaanhoidon integraatiota vahvistetaan - laitoshoidon purkamista jatketaan - kuntoutuksen kehittämiseen panostetaan - perustettava yhteyskeskus lisää palveluiden saatavuutta ja hoidon tarpeen arviointia - maakunnallisen palveluverkon suunnittelua jatketaan yhdessä kuntien kanssa Suunnitelmassa ei ole auki kirjattua yhteyttä nettotoimintamenojen kasvun hillitsemisen ja suunniteltujen toimenpiteiden välillä. Tämä aiheuttaa epävarmuutta tavoitteen saavuttamisen suhteen. Suunnitelmassa esitetyt asiat ovat sinällään hyviä ja kannatettavia mutta on mahdollista, että vaikka kaikki yllämainitut toimenpiteet toteutetaan niin tavoiteltu säästö voi jäädä syntymättä. Ilman konkreettisia, suoraan kustannusten karsimiseen liittyviä ja aikataulutettuja tavoitteita välitavoitteineen ei ole mahdollista ylläpitää tiukkaa talousseurantaa. Eksote on mm. sitoutunut 3 M laajuiseen tutkimushankkeeseen, jonka tarkoituksena on selvittää kuntoutuksen merkitystä kotona selviytymiselle. Hanke on suunniteltu rahoitettavaksi avustuksilla (1,5M ) ja palveluverkkouudistuksesta saatavilla säästöillä (1,5M ). Tarkastuslautakunta on huolestunut budjettikurin pitävyydestä jos suunniteltuja ja korvamerkittyjä talouden tasapainottamistoimia käytetään perusteluna uusien kustannuksien synnyttämiseksi jo ennen kuin säästötoimenpiteiden vaikutukset ovat todettavissa. Näin suuret päätökset tulisi tehdä talousarviomenettelyn kautta jotta rahoituksella olisi alusta pitäen valtuuston hyväksyntä. Palveluverkkouudistus tehtiin Eksoten talouden saattamiseksi tasapainoon ja aikaisempina vuosina muodostuneen alijäämän kattamiseksi, ei perustutkimuksen rahoittamiseksi. Tarkastuslautakunnan mielestä hallituksen päätös ei siten ole talousarvion eikä toimintasäännön mukaan hallituksella ole ollut toimintavaltuuksia mainitun päätöksen tekemiseksi. ARVIOINTIKERTOMUS

12 TOIMINNAN OHJAAMINEN Talouden ohjaaminen on onnistunut paremmin vuonna 2013 kuin edellisinä vuosina 2012 ja Toiminnan taloudellinen tulos oli talousarviota merkittävästi parempi. Kunnallisen demokratian ja poliittisen ohjauksen toteutumisen vuoksi on tärkeää, että valtuusto tekee tosiasiallisesti ja etukäteen päätöksen niistä resursseista joiden puitteissa Eksote toimii. Tarkastuslautakunnan mielestä toiminnan ohjaamisessa on tapahtunut myönteistä kehitystä. RAPORTOINTI JÄSENKUNNILLE Pohjoisten kuntien kierroksella lautakunnalle kerrottiin, että Eksoten raportointi jäsenkunnille on parantunut, mutta se saisi olla vieläkin oikea-aikaisempaa; raportit tulevat useita kuukausia raportointijakson päättymisen jälkeen. Toivotaan että olisi yhteinen käyttöliittymä taloushallinnon järjestelmään, josta kunnat voisivat itse tarkkailla talouden kehitystä. Se olisi nykyaikainen ratkaisu verrattuna sähköpostitettuihin raportteihin. ORGANISAATIOMUUTOS Organisaatiouudistusta on Eksotessa tehty pitkin tilivuotta. Kesällä 2013 Eksoten hallitus päätti nimittää vastuualuejohtajat. Tulosyksiköiden päälliköt valittiin syyskuussa. Uudistuksella pyrittiin vähentämään esimiesten lukumäärää muodostamalla suurempia toiminnallisia yksiköitä. Käytännössä tämä on tarkoittanut esimerkiksi erikoissairaanhoidon osastojen yhdistämistä. Näin on haluttu parantaa kokonaisvaltaista toiminnan suunnittelua vähentämällä osastokohtaista optimointia. Suuret yksikkökoot luovat haasteita esimiestyölle. Suurempien toiminnallisten kokonaisuuksien muodostaminen mahdollistaa kuitenkin toiminnan joustavamman järjestämisen ja resurssien tehokkaamman käytön, mikä on kuntalaisen edun mukaista. Lautakunta pitää kehitystä kuntayhtymän tavoitteiden suuntaisena. KUNTAYHTYMÄ JA LIIKETOIMINTA Vuoden aikana käytiin hallituksessa keskustelu yksityissairaalahankkeeseen osallistumisesta omistajan roolissa. Tavoitteena oli saada liikevoittoa venäläisten terveysturismista ja näin parantaa Eksoten tulorahoitusta. Epäilyjä herätti riskin suuruus, suunniteltujen kumppanien taustat ja liiketoiminnan yhteensopivuus kuntayhtymän tavoitteiden kanssa. Yhteistyötä ei toistaiseksi aloitettu. Lappeenranta käytti suurimman omistajan valtaa ja kehotti hallitusta ottamaan kielteisen päätöksen uuteen käsittelyyn. Lopuksi kumppani vetäytyi hankkeesta ja keväällä 2014 uutisoitiin yhtiön lopettaneen toimintansa. Tarkastuslautakunta haluaa kiinnittää huomiota päätöksentekoprosessiin. Talousarviossa ja toimintasuunnitelmassa ei ole mainintaa kuntayhtymän harjoittamasta liiketoiminnasta ansaintatarkoituksessa. Mikäli tällainen halutaan sisällyttää Eksoten perustehtäviin, tulisi se kirjata auki toimintasuunnitelmaan ja valtuuston tulisi se hyväksyä. KEHITYSHANKKEET Tarkastuslautakunta suositteli hankeraportin käyttöönottoa, jotta yhdestä tietolähteestä olisi mahdollista todeta millaisiin hankkeisiin Eksote on sitoutunut ja kuinka suurella panoksella. Vuosikertomus 2013 on vasta tekeillä (per ). Vuosien 2012 ja 2011 kertomuksista puuttuu taloudellinen yhteenveto. Eksoten intranetissä on yhteen paikkaan kerätty kaikki hankkeet, joten hanketoiminnan läpinäkyvyydessä on kuitenkin otettu oikean suuntaisia askeleita. LIIKKUVAT TERVEYSPALVELUT ARVIOINTIKERTOMUS

13 Eksote on pyrkinyt tehostamaan avoterveydenhuollon palveluverkon toimintaa karsimalla haja-asutusalueiden kiinteitä palvelupisteitä. Jäljelle jäävää palvelutarvetta on pyritty tyydyttämään liikkuvilla palveluilla kuten Mallu autolla, joka on matkailu-auton alustalle räätälöity terveydenhuollon palvelupiste. Auton kuljettaminen edellyttää kuorma-auton ajo-oikeutta. Autossa on hammashoitoon soveltuva kalusto. Mallun käyttämiseen tarvitaan kuljettaja ja vähintään yksi hoitaja. Mallun reitit ja aikataulut on nähtävillä Eksoten verkkosivuilla ja autoon voi tehdä ajanvarauksia verkon välityksellä. kuva 5. Mallu-auton sisätilat Mallun toimintamalli on uusi ja kokeilujen kautta on haettu tehokkaimpia tapoja menetelmän hyödyntämiseen. Asiakkaiden luokse vietävät suuhygieniapalvelut antavat merkittävästi lisäarvoa kuntalaisille. Hammashuollon parantuminen on viime vuosikymmenien aikana johtanut siihen että yhä useammalla vanhuksella on omat hampaat kun aikaisemmin usein vanhuusiässä omat hampaat oli jo menetetty. Sekä vanhukset, että hajaasutusalueiden koululaiset tarvitsevat henkilökuljetusapua jos palveluita ei viedä heidän lähelleen. Tähän työhön Mallu-autolla on kustannustehokkuudenkin näkökulmasta hyvät edellytykset. Tarkastuslautakunta haluaa läpinäkyvyyttä liikkuvien terveyspalvelujen kustannuksiin, jotta olisi mahdollista arvioida niiden taloudellista järkevyyttä vaihtoehtona kiinteiden toimipaikkojen ylläpitämiseen tai asiakkaiden kuljettamiseen. Kustannuslaskentaa on kehitettävä. LOGISTIIKKA JA HANKINNAT Tavara- ja potilaskuljetukset ovat erityisesti terveystoimille tärkeä tukitoiminto. Tarvikkeiden, kojeiden ja laitteiden, rakennusten ja palvelujen hankinta edellyttää Eksoten mittakaavassa juridista ja teknistä erityisosaamista. Eksote on ostanut logistiikka- ja hankintapalveluita Lappeenrannan kaupungin omistamalta Etelä-Karjalan hankintapalvelut yksiköltä Eksoten perustamisesta lähtien. Logistiikan kehittäminen ei ole edennyt sillä nopeudella kuin vuoden 2012 suunnitelmat antoivat ymmärtää. Kehityksen esteenä on mahdollisesti ollut organisaation muutosvastarinta kun vanhoista toimintatavoista on haluttu pitää kiinni. Vaadittavat muutokset edellyttävät myös muutoksia nykyisissä työtehtävissä. Eksoten, Imatran ja Lappeenrannan kaupungin sisäinen tarkastus on tehnyt yhteistyötä vuosina logistiikan ja hankintojen tehokkuuden ja tarkoituksenmukaisen järjestämisen selvittämiseksi. Tarkastajien yhteinen raportti valmistui toukokuussa LPR ja Eksoten tarkastuslautakunnat järjestivät yhteisen kuulemistilaisuuden maaliskuussa 2014, johon kutsuttiin isäntäkunta Lappeenrannan, Etelä-Karjalan hankintapalveluiden sekä Eksoten edustajia. Eksote teetti viimeisimmän ulkopuolisen selvityksen logistiikka- ja hankintatoiminnoista konsulttiyhtiöllä maaliskuussa Sen olennainen johtopäätös oli että järkevintä on a) ryhtyä sairaalatarvikehankinnoissa yhteistyöhön merkittävästi suuremman toimijan kanssa sekä b) lisätä oman organisaation sisällä hankintojen hallintaa. Selvityksen mukaan on kehitettävä kahta asiakokonaisuutta: 1. Hankinta (palvelut ja laitteisto) sekä tarvikehankintojen koordinointi HUS Logistiikkaan 2. Varastointi ja logistiikka Vaiheista ensimmäisen kanssa on suositeltavaa edetä ensin, joka tarkoittaa hankintaosaamisen palkkausta Eksoten omaan organisaatioon ja tuomista palveluiden sekä laitteiston kilpailuttaminen EKHP:ltä Eksoten omalle vastuulle. ARVIOINTIKERTOMUS

14 Ennen toista vaihetta on syytä pyytää vielä useammalta taholta tarjouspyynnöt sekä neuvotella sopimukseen kustannukset, palvelut ja tarvittava raportointi, jotta päästään yhteisymmärrykseen rooleista ja vastuista Eksoten ja valittavan logistiikkapartnerin välillä. Tarkastuslautakunta pitää tärkeänä että asiassa edetään määrätietoisesti. Kuntalaisen näkökulmasta tärkeintä on kehittää toimintatapoja tehokkaammiksi ja tämä edellyttää integroitumista suurempien toimijoiden kanssa. Eksoten omaan toimintaan tarvittavat uudet henkilöresurssit tulee valita substanssiosaamisen perusteella ja vähintään yhden rekrytoitavan henkilön tulee olla sopimusjuridiikan asiantuntija. ARVIOINTIKERTOMUS

15 TARKASTUSLAUTAKUNNAN ESITYS VALTUUSTOLLE Tarkastuslautakunta esittää valtuustolle, että se myöntää tilivelvollisille vastuuvapauden tilikaudelta Tarkastuslautakunta jättää arviointikertomuksen vuodelta 2013 valtuustolle käsiteltäväksi ja esittää, että valtuusto pyytää arviointikertomuksessa esitetyistä havainnoista hallituksen selvitykset niin, että ne voidaan käsitellä valtuustossa mennessä ja toimittaa selvitykset myös tarkastuslautakunnalle. ARVIOINTIKERTOMUS