Hallituksen selvitykset valtuustolle vuoden 2014 arviointikertomuksen johdosta

Transkriptio

1 Valtuusto Valtuusto Hallituksen selvitykset valtuustolle vuoden 2014 arviointikertomuksen johdosta 484/ /2015 EKSTPHAL 126 Eksote on laatinut toimintakertomuksen tilivuodesta Tarkastuslautakunnan tehtävä on arvioida Eksoten toimintaa sille asetettujen tavoitteiden saavuttamisen näkökulmasta. Lautakunta on kokouksessaan (EKSTPTAR 21) käsitellyt arviointikertomusta. Tarkastuslautakunta päätti saattaa arviointikertomuksen valtuustolle tiedoksi ja esitti, että valtuusto pyytää arviointikertomuksessa esitetyistä havainnoista hallituksen selvitykset niin, että ne voidaan käsitellä valtuustossa vuoden loppuun mennessä ja selvitykset toimitetaan tämän jälkeen myös tarkastuslautakunnalle. Allekirjoitettu arviointikertomus on esityslistan liitteenä. Tj päättää saattaa asian valtuuston esityslistalle. Hyväksyttiin. Hallituksen puheenjohtaja pyysi, että seuraavaan hallituksen kokoukseen tuodaan selvitys siitä, miten palvelujen saatavuutta puhelimitse ja sähköisen asioinnin kautta on parannettu ja miten niitä edelleen aiotaan ja voidaan parantaa. EKSTPVAL 12 Valmistelija/lisätiedot Liisa Mänttäri, talousjohtaja, p Valtuusto päättää käsittellä arviointikertomuksen vuodelta 2014 ja pyytää arviointikertomuksessa esitetyistä havainnoista hallituksen selvitykset niin, että ne voidaan käsitellä valtuustossa vuoden 2015 loppuun mennessä ja selvitykset toimitetaan tämän jälkeen myös tarkastuslautakunnalle.

2 Puheenjohtaja esitti seuraavaa käsittelyjärjestystä: Keskustelu tästä ja seuraavasta asiakohdasta käydään yhdessä. Puheenvuorot käytetään seuraavassa järjestyksessä: - tarkastuslautakunnan puheenjohtaja Heikki Lohi - toimitusjohtaja Pentti Itkonen - valtuustoryhmien puheenvuorot suuruusjärjestyksessä - yksittäiset valtuutetut Valtuusto Valtuusto EKSTPHAL 195 Hyväksyttiin edellä mainittu käsittelyjärjestys. Valtuusto päätti käsitellä arviointikertomuksen vuodelta 2014 ja pyytää arviointikertomuksessa esitetyistä havainnoista hallituksen selvitykset niin, että ne voidaan käsitellä valtuustossa vuoden 2015 loppuun mennessä ja selvitykset toimitetaan tämän jälkeen myös tarkastuslautakunnalle. Merkittiin, että valtuutettu Marjut Sassi poistui kokouksesta klo asian käsittelyn aikana. Valtuusto käsitteli arviointikertomuksen vuodelta 2014 ja päätti pyytää siinä esitetyistä havainnoista hallituksen selvitykset niin, että ne voidaan käsitellä valtuustossa vuoden 2015 loppuun mennessä ja selvitykset toimitetaan tämän jälkeen myös tarkastuslautakunnalle. Seuraavassa on asiakokonaisuuksittain arviointikertomuksessa esiin tuodut havainnot ja suositukset sekä sisennettynä niihin liittyvät selvitykset. Valtuustoon nähden sitovien toiminnallisten tavoitteiden raportointi Arviointikertomuksessa on todettu, että raportoimatta jättämiselle tulee esittää aina syy, ja että tavoitteiden toteutumisen täsmälliseen raportointiin on kiinnitettävä huomiota. On totta, että raportoinnissa on kehitettävää. Tavoitteiden touteutumista ei ole kaikissa tapauksissa pystytty raportoimaan täsmällisesti, koska osa asetetuista tavoitteista on ollut luonteeltaan sellaisia, että niiden toteutumisen seuranta edellyttää muutoksia raportointijärjestelmään. Tavoitteiden toteutumisen raportointi on hakenut muotoaan. Arvointikertomuksessa on esimerkiksi todettu, että jos tavoitteeksi on asetettu sähköisen portaalin käyttäjien määrä, niin ei tule raportoida tämän sijasta kirjautumiskertojen määrää, koska tämä on eri asia.

3 Sähköisen asioinnin portaalin käyttäjät (lkm) on raportoitu, mutta eri kohdassa eli Sähköisten palveluiden käyttöaktiivisuus ja laajuus kohdassa Sähköiset sopimukset. Sopimuksia 6962 kappaletta eli suhteessa väestöön n. 6 %. Portaalin aktiivisia käyttäjiä ei saada selville, mutta tätä on pyritty kuvaamaan kirjautumisten lukumäärällä. Itseilmoittautumisen osalta on raportoitu ilmoittautumisten lukumäärät, mutta yksiköiden lukumäärä on jäänyt epähuomiossa raportoimatta. Itseilmoittautuminen on tavoitteen mukaisesti ollut vuonna 2014 käytössä Armilassa sekä EKKS:ssä (pl. poliklinikat, joille ei ilmoittauduta). Lisäksi itseilmoittautuminen on ollut käytössä keskushammashoitolassa ja Savitaipaleen terveysasemalla. Kansalaisen ajanvarauksen laajuuden raportointi eri yksiköissä on aiemmin ollut haasteellista. Luotettavampi yksikkökohtainen raportointi on tullut mahdolliseksi vasta 2015 vuonna. Raportointia on kehitetty uudistamalla mittareiden sisältöä ja tavoitetasoja sellaiseksi että ne ovat riittävällä tasolla mitattavissa. Uusi tietojohtamisen malli lisää ja monipuolistaa raportoinnin mahdollisuuksia. Jatkossa pyrimme täsmällisempään raportointiin. Toiminan arviointi taloudellisen tehokkuuden kautta Arviointikertomuksessa on todettu, että käytännön haasteista huolimatta lautakunta pitää tärkeänä, että liikkuvia palveluja samoin kuin kaikkea muutakin toimintaa arvioidaan muiden kriteerien lisäksi aina myös palvelun taloudellisen tehokkuuden kautta. Liikkuvien palvelujen taloudellisia vaikutuksia mitataan osana palveluverkkoa. Mallu-auton kustannusten seurantaa on kehitetty, jotta toiminnasta syntyvät kustannukset nähtäisiin kokonaisuudessaan entistä tarkemmin. Myös Malla-auton kustannukset kohdistetaan samalla mallilla kuin Mallun. Tavoite tilikauden menoille Arviointikertomuksessa on esitetty, että jotta valtuusto voi tosiasiassa vastata Eksoten toiminnasta ja taloudesta kuten kuntalaki määrää, on valtuuston syytä asettaa hallitukselle valtuustoon nähden sitovaksi tavoitteeksi tilikauden menoille katto ja siten asettaa verovarojen käytölle selkeät rajat. Eksoten hallintosäännön 36 :n mukaan valtuusto hyväksyy talousarviossa kuntayhtymän tilikauden tuloksen ja

4 toimintatavoitteet sekä pitkäaikaisten lainojen lisäyksen ja investointien kokonaismäärän. Hallintosäännön 37:ssä todetaan, että hallitus hyväksyy talousarvioon perustuvat vastuu- ja tulosaluekohtaiset käyttösuunnitelmat. Hallituksella on valtuus päättää talousarvion toimeenpanosta valtuuston vahvistaman tilikauden tuloksen rajoissa. Toiminnan ja palvelutarpeen muuttuessa on tärkeää, että hallituksella on liikkumavara esim. muita tuottoja tai maksutuottoja lisäämällä kompensoida lisääntyneen palvelutarpeen aiheuttamaa lisäkustannusta. Usein jo pelkkä palvelutarpeen kasvu ja siihen vastaaminen lisäävät omalta osaltaan maksutuottoja ilman erillisiä päätöksiä. Vuoden 2015 talousarvioon on jo tuotu valtuustoon nähden sitova mittari eli nettotoimintamenojen budjettiero ja tälle tavoitearvo nolla. Tämä mittari kuvaa juuri menojen hallintaa, kun jäsenkuntatuottojen vaikutus on eliminoitu. Tätä tietoa on raportoitu myös valtuustolle tulosraportoinnin yhteydessä ja jo vuosien ajan kuukausittain sekä hallitukselle että kuntiin. Arviointikertomuksessa on myös arvioitu KaukoIKÄ-hanketta ja todettu, että alustavan suunnitelman mukaan 3 MEUR laajuinen hanke olisi aiheuttanut Eksotelle 1,5 MEUR kustannukset (50% rahoitusosuus). Arviointikertomuksessa on kuitenkin todettu, että vuoden 2014 hankeraportoinnista ilmenee että hankkeen kokonaiskustannus on kasvanut 4,3 MEUR:oon ja Eksoten rahoitusosuus on kasvanut 2,7 MEUR:oon (63%). Kokonaiskustannukset tai Eksoten omarahoitusosuus hankkeessa eivät ole muuttuneet alkuperäisestä kustannusarviosta. Ulkopuolinen Kelan rahoitus on max eli 50 % hankkeen varsinaisista (eli ostopalveluna toteutettavan kotikuntoutuksen) kustannuksista. Eksotelle oli kuitenkin valmistelujen yhteydessä viestitetty, että kela voisi maksaa 50 % koko hankkeen kustannuksista eli myös tutkimuksen vertailuaineiston kustannuksista, joka koostuu Eksoten omana toimintana tuottamien palvelujen piirissä olevista asiakkaista. Tästä syystä Eksotessa päätettiin kohdentaa hankkeelle myös siihen liittyviä oman toiminnan kustannuksia. Kela kuitenkin päätti lopulta rahoittaa 50 % vain ostopalveluna toteutettavan kotikuntoutuksen osalta. Eksoten omarahoitusosuus hankkeesta ei siis ole muuttunut. Hankkeen raportoinnissa otetaan vain sisäisesti huomioon hankkeeseen liittyvät oman toiminnan kustannukset, jotka

5 olisivat aiheutuneet myös ilman hanketta. Kela ei kuitenkaan päätöksen mukaan rahoita oman toiminnan kustannuksia miltään osin. Eksoten omarahoitusosuudelle on tarkoitus hakea myös ulkopuolista rahoitusta vuoden 2016 aikana. Palvelujen saatavuus Arviointikertomuksessa on esitetty, että Eksoten tulee edelleen kehittää palvelujen saatavuutta helpottamalla asiakaskontaktin saamista puhelimitse, koska se nopeasti etenevästä ICT-alan kehityksestä huolimatta on kuitenkin vielä pääasiallinen yhteydenottotapa. Puhelinpalvelujen parantamiseksi on tehty parannuksia puhelintietojen raportointiin ja vastaamiskäytäntöihin sekä rajattu soittopyyntöjen määrää siten että sama asiakas voi jättää yhden soittopyynnön kerrallaan. Tällä toimintamallilla voidaan vähentää päällekkäisten soittojen määrää ja nopeuttaa asiakkaiden yhteydensaantia. Sähköisen asioinnin mahdollisuuksia on lisätty. Sisäinen valvonta ja riskienhallinta Arviointikertomuksessa on todettu, että hallituksen tulee ryhtyä välittömästi toimenpiteisiin, jotta sisäinen valvonta ja riskienhallinta saatetaan kuntalain edellyttämälle tasolle. Arviointikertomuksessa viitataan kuntalain 2 luvun 13 :n 2 momentin 3 a) kohdan säännökseen, jonka mukaan kunnan tai kuntayhtymän valtuuston tulee päättää kunnan ja kuntakonsernin sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan perusteista. Eksoten hallitus oli jo hyväksynyt riskienhallintasuunnitelman, joka sisälsi viimeksi mainitun kuntalain säännöksen edellyttämät sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan perusteet. Riskienhallintasuunnitelmaa ei kuitenkaan jostain syystä ollut tuolloin viety valtuuston käsiteltäväksi. Eksoten hallitus päätti esittää valtuustolle hyväksyttäväksi edellä mainitun riskienhallintasuunnitelman. Valtuusto hyväksyi riskienhallintasuunnitelman , joten sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan perusteista on päätetty kuntalain tarkoittamalla tavalla.

6 Tj päättää antaa edellä olevat selvitykset valtuustolle vuoden 2014 arviointikertomuksen johdosta. Hyväksyttiin. Valmistelijat/lisätiedot: Keijo Siiskonen, hallinto- ja henkilöstöjohtaja, p Tuula Karhula, terveys- ja vanhustenpalvelujen johtaja, p Liisa Mänttäri, talousjohtaja, p Merja Tepponen, kehitysjohtaja, p EKSTPVAL 25 Valtuusto Valtuusto päättää merkitä tiedoksi edellä annetut selvitykset vuoden 2014 arviointikertomuksen johdosta. Merkittiin tiedoksi. Valmistelija/lisätiedot: Keijo Siiskonen, hallinto- ja henkilöstöjohtaja, p Tuula Karhula, terveys- ja vanhustenpalvelujen johtaja, p Liisä Mänttäri, talousjohtaja, p Merja Tepponen, kehitysjohtaja, p Tiedoksi Tarkastuslautakunta