Sisällysluettelo. Extranet-käyttöohje PALAUTUSPISTEET

Transkriptio

1 Sisällysluettelo UUDEN TOIMITTAJAN TAI PALAUTUSPISTEEN REKISTERÖINTI... 2 KIRJAUTUMINEN JA OMIEN TIETOJEN MUOKKAUS... 2 Yrityksen vaihto... 3 PALAUTUSPISTE-OSIO... 4 Yhteystietojen hallinta... 4 Ilmoitus palauttamisen lopettamisesta... 4 Käyttäjien hallinnointi... 4 Palautusautomaatit... 4 Palautustarvikkeiden tilaaminen... 4 TARRATILAUKSET-OSIO... 5 PALAUTUSTIEDOT-OSIO... 5 Hyvitetyt palautukset... 5 Palautusten tarkistaminen Näin tietohaku toimii... 5 Virheelliset palautukset... 5 Palautusmäärät... 5 REKLAMAATIOT-OSIO... 6 Reklamaatio puuttuvasta manuaalipalautuksesta... 6 Reklamaatio manuaalipalautuksen määräpoikkeamasta... 6 Reklamaatio automaattipalautuksesta... 7 Reklamaatioiden listaus... 7 MATERIAALIPANKKI... 7 UUTISET JA TIEDOTTEET... 7 OHJEET JA DOKUMENTIT... 7 VIESTIT... 7 PALPAN YHTEYSTIEDOT / 7

2 UUDEN TOIMITTAJAN TAI PALAUTUSPISTEEN REKISTERÖINTI Uudet toimittajat ja palautuspisteet rekisteröidään Palpalle aina verkkolomakkeen kautta. Käyttäjätunnusta ja salasanaa ei tarvita rekisteröintilomakkeelle pääsyä varten. Lomakkeelle täytetään pyydetyt tiedot ja tutustutaan palautusjärjestelmien sääntöihin. Lomake lähetetään verkosta ja siitä voi tallentaa tai tulostaa itsellensä kopion. Palpan asiakaspalvelu tarkastaa toimitetut tiedot ja hyväksyy rekisteröinnin yleensä muutaman työpäivän sisällä. Mikäli palauttamisen aloituspäivämäärä on tulevaisuudessa hyväksytään rekisteröinti muutama arkipäivä ennen palauttamisen aloittamista. Hyväksynnän yhteydessä Palpa lähettää 1 lkn postissa ensimmäisen erän tunnistetarroja automaattisesti. Lisätilaukset tilataan erikseen Tarratilaukset-osiosta. Hyväksynnän jälkeen viralliselle yhteyshenkilölle lähetetään sähköpostiviesti. Myös rekisteröinnin yhteydessä määritellyille Extranet-käyttäjille lähetetään sekä käyttäjätunnus että salasana sähköpostilla. KIRJAUTUMINEN JA OMIEN TIETOJEN MUOKKAAMINEN Palpan Extranet-palveluun kirjaudutaan käyttäjätunnuksella (sähköpostiosoite) ja salasanalla. Mikäli salasana on unohtunut, voidaan uusi salasana tilata kirjautumissivun Unohditko salasanasi? linkin kautta. Järjestelmän muodostama ensimmäinen salasana on mahdollista vaihtaa kirjautumisen jälkeen Käyttäjätiedot-osiossa Salasanan on oltava vähintään 8 ja enintään 20 merkkiä pitkä. Muita sääntöjä ei ole. 2 / 7

3 Yrityksen vaihtaminen Käyttäjä voi olla liitettynä useampaan palautuspisteeseen. Linkittäminen tehdään Palpan asiakaspalvelun toimesta ja sitä voi pyytää sähköpostiviestillä osoitteesta Käyttäjä voi vaihtaa yritystä kirjautumisen jälkeen painamalla yrityksen nimen alla olevaa Vaihda yritystä -linkkiä: Hakuruudulla listataan kaikki ne palautuspisteet, joille käyttäjä on linkitetty. Lisää hakuehtoja -toiminto tuo käyttäjälle enemmän hakuehtoja: Tietyn palautuspisteen Extranet-palveluun päästään valitsemalla kyseinen palautuspiste listalta sekä painamalla Valitse yritys kohtaa. 3 / 7

4 PALAUTUSPISTE-OSIO Yhteystietojen hallinta Käyttäjän roolista riippuen Yhteystietojen hallinta -osiossa voidaan tarkastella ja muokata kyseisen palautuspisteen tietoja. Virallista nimeä, Y-tunnusta tai virallista yhteyshenkilöä ei voi muuttaa palvelun kautta. Virallisen nimen tai yhteyshenkilön muuttuessa lähetetään asiakaspalveluun vapaamuotoinen muutospyyntö. Y-tunnuksen muutos vaatii lähes poikkeuksetta uuden rekisteröinnin. Ilmoitus palauttamisen lopettamisesta Lomakkeella ilmoitetaan asiakaspalvelulle palauttamisen loppumisesta selityksineen. Tieto tallennetaan kantaan Palpan toimesta. Palautuspisteelle voidaan tilata tunnistetarroja lopetuspäivään saakka. Tämän jälkeen tunnistetarrojen tilaaminen onnistuu vain asiakaspalvelun kautta. Extranet-palveluun pääsee kirjautumaan vielä 3 kuukautta lopetuspäivästä, jonka jälkeen tili sulkeutuu automaattisesti. Käyttäjien hallinnointi Pääkäyttäjä voi lisätä, muokata tai poistaa Extranet-käyttäjiä tässä osiossa. Lisäys on rajattu rooleihin Tilitysten tarkastaja, Tunnistetarrojen tilaaja ja Katselija. Virallisen yhteyshenkilön ylläpito tehdään myös tässä osiossa. Uuden pääkäyttäjän voi lisätä lähettämällä viestin asiasta asiakaspalveluun. Käyttäjäroolien kuvaukset: Pääkäyttäjä Kirjoitus- ja katseluoikeus kaikkiin palvelun eri osioihin. Tilitysten tarkastaja - Oikeus tehdä reklamaatioita ja katseluoikeus kaikkiin palvelun eri osioihin. Tunnistetarrojen tilaaja Oikeus muuttaa ja muokata tarrojen toimitusosoitetta, oikeus tehdä tunnistetarratilauksia sekä katseluoikeus kaikkiin palvelun eri osioihin. Katselija Katseluoikeus kaikkiin palvelun eri osioihin. Palautusautomaatit Palautusautomaattia käyttävä vähittäiskaupan palautuspiste saa tässä osiossa näkyviin palautustautomaatin tiedot. Osioon tallentuu myös tieto, mikäli tiettyyn palautusautomaattiin on automaattivalmistajan toimesta raportoitu toimimaton linjayhteys. Palpa päivittää palautusautomaattivalmistajien lähettämät palautusautomaattitiedot järjestelmäänsä kahden viikon välein. Mikäli Extranetissä esitettävissä tiedoissa on puutteita tai virheellisyyttä, pyydetään siitä viipymättä olemaan yhteydessä asiakaspalveluun. Palautustarvikkeiden tilaaminen Palpa ei myy palautuksiin tarvittavia laatikoita, säkkejä, sulkimia tai astioita. Nämä palautuspiste tilaa itse valitsemaltaan tarviketoimittajalta. Tarviketoimittajat on listattu Pakkaustarvikkeiden tilausohjeessa. 4 / 7

5 TARRATILAUKSET-OSIO Tilaushistoria näyttää viimeisen 24 kuukauden ajalta tunnistetarratoimitukset ja niiden tilan. Uusi tilaus tehdään lomakkeella suoraan järjestelmään. Tilausmäärät on rajattu arkilla olevan tarramäärän (27 kpl) mukaiseksi. Tunnistetarratilausten tulostus- ja postitustiedostot luodaan päivittäin noin klo 12:00. Näin ollen ennen tilauskatkoa tehdyt tilaukset lähetetään samana arkipäivänä 1 lkn postissa palautuspisteen toimitusosoitteeseen. PALAUTUSTIEDOT-OSIO Hyvitetyt palautukset Osio tuo käyttäjän näkyville kuittitasoisen palautustiedon sekä kuittien tilan. Tiedot löytyvät sekä automaatti- että manuaalipalautuksista ja ne on järjestettävissä esim. kuittinumeron tai päivämäärän mukaan. Palautustiedot voi halutessaan ladata MS Exceliin omaa jatkokäyttöä varten. Hyvitettyjen palautusten listalta voi tehdä manuaalipalautusten määräeroreklamaatiot. Kts. lisää REKLAMAATIOT-osiosta. Palautusten tarkistaminen Näin tiedonhaku toimii Laitenumerolla haetaan ensisijaisesti automaattipalautuksia. Laitenumero on aina 6- numeroinen ja sen löytää säiliöraportilta tai Extranetin Palautusautomaatit-osiosta. Kuittinumero on automaattipalautuksissa säiliöraportin numero ja manuaalipalautuksissa tunnistetarran numero. Tyyppi-valinta erottelee automaatti- ja manuaalipalautukset. Palautuksen sisältö erottelee tölkkien, muovipullojen ja lasipullojen palautukset. Vuosivalintaa käytetään rajaamaan tulos tietylle vuodelle. Valinta on pakollinen, jos hakutekijänä on esim. pelkkä laitenumero. Virheelliset palautukset Virheellisten palautusten listasta löytyvät sekä virhe-tilassa olevat että hylätyt kuitit. Palpa tarkistaa ja hyvittää/hylkää virhetilassa olevat kuitit. Palautusmäärät Palautusmäärät-raportti näyttää vuositasolla palautuneiden pakkausten lukumäärän. Raportin voi halutessaan ladata MS Exceliin omaa jatkokäyttöä varten. 5 / 7

6 REKLAMAATIOT-OSIO Reklamaatio puuttuvasta manuaalipalautuksesta Reklamaation puuttuvasta manuaalipalautuksesta voi tehdä palautuspisteen pääkäyttäjä tai tilitysten tarkastaja. Puuttuvasta manuaalipalautuksesta voidaan reklamoida silloin, kun Extranetistä ei löydy palautustietoa ollenkaan. Reklamaatiolomakkeelle täytetään vähintään pakolliset tiedot. Palpa tarkistaa kuljetustiedoista palautuksen pakkaustyypin ja noutopäivän. Palpa hyvittää vain ne palautukset, jotka on pakattu Palpan ohjeistuksen mukaisesti ja merkitty tunnistetarralla. Reklamaatio voidaan hyväksyä ja hyvittää tai hylätä mikäli palautukseen on käytetty väärää kuljetusyksikköä tai se on sisältänyt ohjeistuksen vastaisia materiaaleja. Palpa laskee hyvitettävälle reklamaatiolle palautuspisteen palautustilastosta keskiarvon per panttikoodi ja hyvittää palautuksen sen mukaisesti. Reklamaatiot käsitellään Palpan asiakaspalvelussa viikoittain ja niihin vastataan siten, että vastaus näkyy reklamaatioiden listauksella. Käyttäjä saa myös vastauksesta viestin Extranet-palveluun. Reklamaatio manuaalipalautuksen määräpoikkeamasta Palpa hyvittää tölkkien ja muovipullojen manuaalipalautukset käsittelylaitosten toimittamien laskentatietojen perusteella. Laskentalinjalla suoritetaan tarkkuudenvarmistamista varten vuoron alussa aina tarkistuslaskenta, joka raportoidaan Palpalle. Mikäli tarkkuus ei vastaa Palpan asettamaa vaatimusta, ei kyseisellä linjalla lasketa palautuspisteiden palautuksia. Tölkki- tai kierrätysmuovipullopalautuksen hyvitetystä määrästä voi reklamoida ainoastaan silloin, jos käsittelylaitoksen työntekijä on ilmoittanut palautuksesta merkinnällä säkki auki tai säkki rikki. Reklamaation voi tehdä palautuspisteen pääkäyttäjä tai tilitysten tarkastaja. Palpa tarkistaa palautuspisteen aiempien palautusten keskimääräisen sisällön ja laskentapäivän tarkkuuslaskennan tuloksen. Määräeroreklamaatio voidaan hyväksyä ja hyvittää tai hylätä mikäli kokonaismäärä on liian suuri. Palpa ei hyvitä pantittomia tai lukukelvottomia juomapakkauksia. Palpa hyvittää kierrätyslasipullojen manuaalipalautukset kuljetustiedon perusteella KLP-astian koon ja sisällön määrän mukaan. Reklamaatiot käsitellään Palpan asiakaspalvelussa viikoittain ja niihin vastataan siten, että vastaus näkyy reklamaatioiden listauksella. Käyttäjä saa myös vastauksesta viestin Extranet-palveluun. 6 / 7

7 Reklamaatio automaattipalautuksesta Reklamaation automaattipalautuksesta voi tehdä palautuspisteen pääkäyttäjä tai tilitysten tarkastaja. Reklamaatio automaattipalautuksesta tehdään silloin, kun Extranetistä ei löydy kyseistä automaattikuittia ja kyseiselle laitteelle ei ole raportoitu toimimatonta linjayhteyttä. Automaattipalautukset hyvitetään säiliöraportin (kuittinumeron) perusteella. Yksilöintitietona toimivat yhdessä kuitin numero, kuitin päivämäärä ja laitenumero. Hyvitysperusteena ovat palautusautomaatin laskemat panttikoodikohtaiset kappalemäärät. Palautustieto säiliöraporteille muodostuu siten, että palautusautomaatti kuitataan säiliöraportille aina, kun automaatin säiliö on täynnä. Sama käytäntö koskee kaikkia kierrätysjakeita eli tölkkejä, kierrätysmuovipulloja sekä lasipulloja. Säilöraportti jää automaatin muistiin ja laitevalmistaja noutaa tiedon automaatilta ja toimittaa sen Palpalle hyvitettäväksi sähköisessä muodossa. Jos kuittia ei ole hyvitetty ja sitä ei ole Palpan järjestelmässä, vastaa laitevalmistaja palautustiedon tuottamisesta Palpalle seuraavassa mahdollisessa laskutuskatkossa. Reklamaatiot käsitellään Palpan asiakaspalvelussa viikoittain ja niihin vastataan sähköpostitse reklamaation tehneelle käyttäjälle. Reklamaatioiden listaus Listaukselle tallentuvat manuaalipalautuksia koskevat reklamaatiot ja niiden vastaukset. MATERIAALIPANKKI Materiaalipankki on sama toiminnallisuus, joka löytyy Palpan verkkosivuilta. Materiaalipankkiin on koottu kaikki Palpan julkiset säännöt, ohjeet sekä kuvat. UUTISET JA TIEDOTTEET Palpa julkaisee muutaman kerran vuodessa sähköisiä tiedotteita ja uutisia asiakkailleen. Näihin uutiskirjeisiin pääsee myös Extranet-palvelun etusivulta. OHJEET JA DOKUMENTIT Osioon on koottu olennaisimmat ohjeet palvelun käyttöä ja palautusjärjestelmien toimintaa helpottamaan. VIESTIT Viestit-osioon tuodaan tieto, joka kohdennetaan tietylle käyttäjälle. Esimerkiksi reklamaation tekijälle ilmoitetaan viestit-osiossa, että reklamaatioon on vastattu. PALPAN YHTEYSTIEDOT Asiakaspalvelu palvelee puhelimitse arkisin klo 8:00 16:00. Asiakaspalvelun tavoittaa myös sähköpostitse: 7 / 7