LIIKKEELLÄ. Opas yrityksen autopolitiikan suunnitteluun

Transkriptio

1 LIIKKEELLÄ Opas yrityksen autopolitiikan suunnitteluun

2 SISÄLLYS Johdanto Luku 1: Autoasiat järjestykseen.. 5 Luku 2: Hyvä autopolitiikka Luku 3: Miten alkuun? Johdanto 2

3 JOHDANTO Tiedätkö, kuinka paljon yritysautoilu yrityksellesi todella maksaa? Moni kuvittelee säästävänsä hankkimalla mahdollisimman halpoja autoja. Todellisuudessa auton kokonaiskustannuksiin vaikuttavat ostohinnan lisäksi myös arvon alenema, pääomakorko, vakuutukset, verot ja muut käyttökustannukset. Keskihintaisessa autossa näihin uppoaa jopa euroa kuukaudessa. Jos autoja on useampia jopa kymmeniä tai satoja myös tarpeettomat kustannukset ja autoasioiden hoitamiseen kuluva aika moninkertaistuvat. Johdanto 3

4 Ainoa tapa pitää kokonaiskustannukset aisoissa on suunnitella ja ohjata autojen hankintaa, käyttöä ja niihin liittyviä henkilöstöpoliittisia kysymyksiä etukäteen niin hyvin kuin mahdollista. Sitä kutsutaan autopolitiikaksi. Johdanto 4

5 Luku 1: AUTOASIAT JÄRJESTYKSEEN Eli mistä autopolitiikassa on kysymys.

6 Jokaisella yrityksellä on yrityskulttuuri, oli sitä kirjattu paperille tai ei. Yrityskulttuurilla tarkoitetaan yrityksen arvoja, normeja ja toimintatapoja. Sen pohjalta jokainen työntekijä tietää, miten erilaisissa tilanteissa toimitaan. Samaan tähtää autopolitiikka. Autopolitiikka on autoasioihin liittyvien käytäntöjen summa. Se vähentää byrokratiaa ja turhia kustannuksia organisaatiossa. Autoasiat järjestykseen 6

7 Pienessäkin firmassa autojen omistaminen aiheuttaa paljon kuluja ja hallinnollista työtä. Mitä paremmin autoihin liittyvät käytännöt on suunniteltu ja kirjattu, sitä helpompaa ja nopeampaa autoasioiden käsittely on. Autoasiat järjestykseen 7

8 Hyvällä autopolitiikalla yrityksessä parannetaan ainakin: 1. Oikeudenmukaisuutta Autopolitiikka on tasapuolinen ja kohtelee kaikkia samoin perustein. 2. Ajankäyttöä Autojen käyttämiseen liittyviä keskusteluja ei tarvitse käydä kaikkien kanssa erikseen. Kun autopolitiikka on selkeä, käyttäjäkään ei kuluta siihen turhaa aikaa. 3. Taloutta Isojakin säästöjä voi syntyä, kun käytettävät autot rajataan kustannustehokkaisiin merkkeihin ja malleihin. Oikealla auto politiikalla pienikin firma pystyy säästämään jopa yhden henkilön palkkakulut joka vuosi. Autoasiat järjestykseen 8

9 Luku 2: HYVÄ AUTOPOLITIIKKA Eli miten autopolitiikka palvelee parhaiten juuri sinun yrityksesi tarpeita.

10 HYVÄN AUTOPOLITIIKAN HUONEENTAULU 1. Laadi selkeä ohjeistus. 2. Pidä ohjeet ajantasaisina. 3. Älä tee poikkeuksia. Hyvä autopolitiikka 10

11 Autopolitiikka on paitsi tekemistä yritystasolla ohjaava säännöstö, myös yksittäisen auton käyttöohje koko sen elinkaaren ajan. Hyvä autopolitiikka on yksityiskohtainen ja järkkymätön, mutta silti tarvittaessa joustava ja kannustava. Hyvä autopolitiikka 11

12 AUTO: ENEMMÄN KUIN OSIENSA SUMMA Autoedun on tuotava yrityksen henkilöstölle lisäarvoa, kuten palkkaa tai vaikkapa vapauden tunnetta. Siksi autopolitiikassa pitää olla riittävästi valinnanvaraa ja vaihtoehtoja. Kun auton valintaan ja käyttämiseen liittyvät asiat on tehty autopolitiikassa selväksi, käyttäjää ei tarvitse vaivata pikkuasioilla. Autopolitiikassa tehtävillä valinnoilla voi usein olla kauaskantoisemmat seuraukset kuin äkkiseltään luulisi. Autot eivät ole vain autoja. Esimerkiksi käyvät yrityksessä sallitut automerkit ja -mallit: olisi hullua sallia urheiluautojen hankkiminen, jos firma haluaa brändäytyä ympäristöasiantuntijaksi. Hyvä autopolitiikka 12

13 Ympäristöasiat ovat muutenkin yhä merkittävämmässä osassa yritysten autopolitiikoissa. Yritykseen hankittavien autojen hiilidioksidipäästöille voi autopolitiikassa määrittää ylärajan, vaikkapa 140 g/km. Samalla yritys voi kannustaa työntekijöitään vieläkin vähäpäästöisempien autojen hankkimiseen keventämällä työsuhdeautosta aiheutuvaa työntekijän palkkavaikutusta auton päästöjen mukaan. Hyvä autopolitiikka 13

14 Autopolitiikkaan kirjattu ympäristöteko voi siis olla myös henkilökohtainen, palkkaa lisäävä palkinto. Hyvä autopolitiikka 14

15 Auto on työväline, ja hyvä autopolitiikka parantaa myös työturvallisuutta ja -hyvinvointia. Se toimii houkuttimena uusien työntekijöiden rekrytoinnissa. Työhyvinvointi- ja ympäristöhyötyjen lisäksi autopolitiikalla on mahdollista saada myös imagohyötyjä: aiempaa yhtenäisempi ja tyylikäs autokalusto herättää huomiota asiakkaiden keskuudessa. Lisäksi toimiva autopolitiikkaa säästää byrokratiaan kuluvaa aikaa. Autoasioiden hoitoon menee nyt minulta pari tuntia viikossa ja lisäksi satunnaista aikaa yhtiöiden talousihmisillä. Ero aiempaan on todella suuri. Autoiluun liittyvien käytäntöjen optimoinnin tulokset ovat olleet merkittäviä, BLC-konsernin ostopäällikkö Tomi Makkonen sanoo. Hyvä autopolitiikka 15

16 MISTÄ BENCHMARK? Yrityksen autopolitiikan määritteleminen on tietenkin helpompaa, jos käytettävissä on vertailuaineistoa muiden yritysten käytännöistä. Yksittäiselle yritykselle tämä voi olla ilman vahvoja kontakteja haastavaa. Tietoakin on kuitenkin saatavilla: esimerkiksi LeasePlan vertailee säännöllisesti suurimpien asiakkaidensa autopolitiikkoja toisiinsa. Näin asiakkaat pystyvät benchmarkkaamaan omaa suunnitelmaansa niihin. Se on hyödyllistä esimerkiksi autojen sallittuja päästörajoja mietittäessä. Hyvä autopolitiikka 16

17 Autopolitiikassa kannattaa antaa tarkat ohjeet myös ainakin: 1. Autoedun tyypistä (onko auto palkan lisä vai työkalu) 2. Autojen vakuutuksista ja toiminnasta vahinkojen sattuessa (omavastuuosuudet, vahinkoilmoituksen tekeminen) 3. Autojen käyttöoikeuksista (saavatko esimerkiksi perheenjäsenet käyttää autoa) 4. Tilanteista, joissa työntekijä jättää yrityksen (siirtyykö etu toiselle työntekijälle vai purkautuuko sopimus) Hyvä autopolitiikka 17

18 ÄLÄ TEE POIKKEUKSIA Autopolitiikka ei kuitenkaan ole minkään arvoista, jos sitä ei noudateta. Hyvä autopolitiikka ei ole tempoilevaa, mutta sitä on syytä päivittää esimerkiksi kerran vuodessa. Suhdanteet vaihtelevat, automalleja vyöryy markkinoille tiuhaan tahtiin ja trendit tulevat ja menevät. Esimerkiksi sähkö- ja hybridiautojen vallankumouksesta on puhuttu viime vuosina paljon. Niidenkin hankkimiseen tai hankkimatta jättämiseen on hyvä ottaa kantaa autopolitiikassa. Vielä tällä hetkellä sähköautojen yleistymisen esteenä ovat kalliit hankintahinnat ja heikot latausverkostot. Lisäksi moni yritys seuraa, miten erityisesti sähköautojen verotus tulevaisuudessa kehittyy. Hyvä autopolitiikka 18

19 Autopolitiikka on onnistunut, jos sen perusteella yrityksen jokainen työntekijä tietää, minkälainen autoetu hänellä itsellään on ja mitä vastuita siihen sisältyy. Autopolitiikka ajaa niitä tavoitteita, joita yrityksellä on esimerkiksi kustannuksiin, henkilöstöetuihin ja ympäristövaikutuksiin liittyen. Mutta miten oman yrityksen autopolitiikkaa kannattaa käytännössä ryhtyä rakentamaan? Hyvä autopolitiikka 19

20 Luku 3: MITEN ALKUUN? Eli miten se tehdään käytännössä.

21 Autopolitiikan rakentaminen lähtee kriittisistä kysymyksistä. Mitä kuluja autoilusta firmalle syntyy, miten ne vaikuttavat yrityksen toimintaan ja ovatko prosessit tehokkaita? Entä onko autoissa kiinni pääomaa, jota voisi vapauttaa yritystoiminnan käyttöön? Kenelle autoetu ylipäätään firmassa kuuluu? Monessa yrityksessä autoetu rajataan työtehtävien luonteen mukaan. Liikkuvaa työtä tekeville voidaan esimerkiksi määrittää vapaa autoetu ja muille auton käyttöetu. Autopolitiikkaan kirjataan yksityiskohtaisesti, mitä kukin etu tarkoittaa. Miten alkuun? 21

22 Autopolitiikan suunnitteluun kannattaa jo alkuvaiheessa sitouttaa riittävä määrä henkilöstöä hr-, talous- ja/tai hankintaosastolta riippuen siitä, ajatellaanko autoja yrityksessä ensisijaisesti työsuhde-etuina, työkaluina vai ympäristönäkökulmasta. Varsinkin taloudellisesti tiukkoina aikoina yrityksen voi olla vaikea löytää tasapaino yritysautojen kustannustehokkuuden ja henkilöstöetuusajattelun välillä. Autopolitiikkaa määritettäessä yrityksessä joudutaan myös ottamaan kantaa moniin sellaisiin asioihin, joita ei ole aikaisemmin mietitty lainkaan. Miten alkuun? 22

23 Kaipaatko neuvoja? LeasePlan on mukanasi autopolitiikan suunnittelusta aina sen käytännön toteuttamiseen ja päivittämiseen asti. KLIKKAA JA OTA YHTEYTTÄ! Miten alkuun? 23