Projektikoulutus (20) JY/mo

Transkriptio

1 Projektikoulutus (20) Projektin hakeminen ja projektin ohjaustietojen tarkastelu CJ03 Näytä projekti:... 2 Tarkistuspisteiden (maksupostien) perustaminen ja ylläpito CN41 Rakenneyleistiedot Prosessin kuvaus Tapahtumien tarkka kuvaus Rakenneraportti Maksupostien perustaminen Maksupostien muuttaminen Maksupostien poistaminen Toteutumatiedon kirjaaminen maksuposteille Yksittäisen toteumatiedon kirjaus Projektin kustannus- ja tuottosuunnittelu (taloussuunnitelma) CJR2, CJR3, CN Projektiraportteja CN41 - Rakenneyleistiedot S_ALR_ Tot./sit./summa/suunn. LaskAlVal... 19

2 Projektikoulutus (20) Projektin hakeminen ja projektin ohjaustietojen tarkastelu CJ03 Näytä projekti: Tällä transaktiolla voit etsiä yhtä projektia vastuuhenkilön, nimen tai projektikoodin avulla ja tarkastella projektin ohjaustietoja. Valitse projektimääritys. Siirryt seuraavalle näytölle. Tutki eri välilehdillä olevaa tietoa. Valitse sitten projektirakenteen osien yleistiedot. Siirryt seuraavalle näytölle. Valitse rakenneosa (rivi), jota haluat tarkastella ja klikkaa lisätiedot-kuvaketta: Näet projektin toteutusosalta mm. mikä on projektin yleiskustannuskäsittely, projektin purkuohjeen rahoitusosille jne.

3 Projektikoulutus (20) Tarkistuspisteiden (maksupostien) perustaminen ja ylläpito CN41 Rakenneyleistiedot 1 Prosessin kuvaus Hallintokeskus perustaa projektin avausilmoituksen perusteella. Sisäisessä palvelukeskuksessa projekteista vastaava henkilö saa projektinsa rakenteen valmiina. Hänen tehtäviinsä siitä eteenpäin kuuluvat - projektin kustannussuunnittelu ja tuottojen suunnittelu - projektin maksujen suunnittelu ja maksupostien ylläpito - laskutusluvan antaminen - raportointi. Projektin maksupostit toteutetaan SAPin tarkistuspisteiden avulla. Jokaista maksupostia vastaa yksi tarkistuspiste, jolla on tiedoissaan suunniteltu laskutuspäivämäärä sekä laskutettavan erän suuruus joko prosentteina kokonaishinnasta tai rahamääränä. Projektille määritellyt maksupostit välittyvät liittyvälle myyntitilauksen rivin laskutussuunnitelmaan, kun se on tiliöity projektirakenneosalle, jonka alle maksupostit on perustettu. Jokaisella maksupostilla on laskutusesto päällä, kunnes projektipäällikkö kirjaa maksupostille toteutuneen pvm:n. Kun muutos on tallennettu projektilla, se poistaa laskutuseston laskutussuunnitelman vastaavalta riviltä. Laskuttaja hakee maksupostin tiedot projektilta saatuaan tiedon maksupostin vapauttamisesta. Maksupostien luonti, ylläpito ja poisto Maksupostit luodaan ja ylläpidetään Projektin rakenneraportin avulla. - Käynnistä rakenneraportti (CN41). - Valitse infoprofiili Z , mikäli et ole laittanut sitä käyttäjäparametreihisi (parametrin tunnus PFL) - Anna raportin käynnistysnäytöllä haluamasi hakuehdot ja käynnistä raportti. Maksupostien perustaminen: - Valitse Rahoittaja-projektirakenneosa, jolle haluat perustaa maksuposteja - Klikkaa Luo objekti-painiketta - Valitse projektirakenneosa, jolle haluat perustaa maksupostit ja valitse valikolta Projektirakenteen osa Tarkistuspisteyleistiedot - Perusta maksupostit luetteloon - Täydennä maksupostitietoihin liitos myynninjärjestelmään sekä prosenttityyppisille maksuposteille %-arvo - Tallenna Maksupostien muutos - Valitse maksuposti tai -postit, joita haluat muuttaa, ja klikkaa Luo objekti-painiketta - Muuta tiedot - Tallenna Maksupostien poisto - Valitse maksuposti tai -postit, joita haluat poistaa, ja klikkaa Luo objekti-painiketta - Valitse luettelonäytössä maksuposti, jonka haluat poistaa - Klikkaa roskakoria - Vahvista poisto - Tallenna

4 Projektikoulutus (20) 2. Tapahtumien tarkka kuvaus 2.1 Rakenneraportti Käynnistä rakenneraportti transaktiolla CN41: Valitse infoprofiiliksi Z , jos järjestelmä kysyy sitä: Raportin käynnistysnäytöllä anna haluamasi hakuehdot. Esimerkissä haetaan yksi tietty projekti käsiteltäväksi. Käynnistä raportti suorita-painikkeella (painikerivissä vasemmalla). Raportilla näkyy projektin rakenne, objektien tunnukset sekä muuta tietoa, esim. kustannustietoa. Myös olemassa olevat maksupostit näkyvät raportilla, jos niitä on perustettu. Tässä projektissa maksuposteja ei ole vielä liitetty rahoittaja-rakenneosalle:

5 Projektikoulutus (20) 2.2 Maksupostien perustaminen Poista valintatäpät klikkaamalla Poista kaikki valinnat -painiketta: Klikkaa merkki sen rahoittaja-rakenneosan edessä olevaan ruutuun, jolle haluat perustaa maksuposteja. Klikkaa sitten luo objekti-painiketta :

6 Projektikoulutus (20) Klikkaa seuraavassa näytössä sen rahoittaja-projektirakenneosan edessä olevaa ruutupainiketta, jolle haluat tarkistuspisteet perustaa. Valitse sitten valikolta Projektirakenteen osa Tarkistuspisteyleistiedot: Seuraavalla näytöllä perusta maksupostit syöttämällä seuraavat tiedot: - Käyttö (maksupostin tyyppi), Yleensä käytetään arvoperusteista laskutusta. Huom. Jos %- perusteinen, myyntitilauksella annetaan koko projektin laskutettava arvo ja järjestelmä laskee %-osuuden. - Paina enter ja vastaa kysymykseen Halutaanko tiedot vakiotarkistuspisteestä kopioida -> Kyllä

7 Projektikoulutus (20) - Valitse vakiotarkistuspiste valikosta - Nimitys (huom! laita näkyviin laskutettavat kaudet) sekä - Kiinteä alkurajapäivä = suunniteltu laskutuspvm: Valitse maksuposti tai maksupostit klikkaamalla kunkin rivin alussa olevaa ruutupainiketta (rivin väri vaihtuu keltaiseksi) ja siirry maksupisteiden lisätietoihin klikkaamalla Lisätieto-painiketta :

8 Projektikoulutus (20) Käy läpi maksupostit: - Lisää sekä arvo- että prosenttityyppisille maksuposteille käyttö-osioon täppä kohtaan Myyntitositteen pvm - > tämän avulla maksuposti siirtyy myyntitilausrivin laskutussuunnitelmalle - Jos maksuposti on prosenttityyppinen (käyttö = ENPRO, OSPRO tai LOPRO), syötä maksupostia vastaava prosenttiosuus Toteuma-aste-osion Laskutuspros.-kenttään: Jos ENPRO OSPRO LOPRO Ikkunan alaosan nuolipainikkeilla voit liikkua maksupostista seuraavaan. Kun olet ylläpitänyt viimeisen maksupostin tiedot, klikkaa vihreää väkäspainiketta. Tämän jälkeen palaat tarkistuspisteen yleistiedot -näytölle. Klikkaa tallenna-painiketta :

9 Projektikoulutus (20) Palaat takaisin Rakenneraportille CN41. Saat lisätyt maksupostit näkyviin klikkaamalla raportin päivityspainiketta :

10 Projektikoulutus (20) 2.3 Maksupostien muuttaminen Käynnistä Rakenneraportti CN41, valitse projekti, jonka maksuposteja haluat käsitellä ja käynnistä raportti samaan tapaan kuin 2.2.2:ssa on ohjeistettu. Rakenneraportilla poista kaikki valintatäpät, valitse maksupostit, joita haluat käsitellä ja klikkaa Luo objekti-painiketta : Huom! Myös Muuta objekti-painikkeen avulla päästään ylläpitämään maksuposteja. Luo objekti-painikkeessa on kuitenkin se etu, että käyttäjä siirtyy suoraan maksupostiluetteloon. Näytölle aukeaa ko. projektirakenneosan maksupostilista. Voit ylläpitää maksupostien perustiedot suoraan tässä luettelonäytössä. Tässä voit myös lisätä uusia maksuposteja ja poistaa olemassa olevia maksuposteja. Jos haluat muuttaa nimeä tai (prosenttia) tai tarkistaa, että siirto myynninjärjestelmään-täppä on päällä, valitse rivi sen alussa olevaa ruutupainiketta klikkaamalla ja klikkaa sitten suurennuslasipainiketta siirtyäksesi ylläpitoikkunaan.

11 Projektikoulutus (20) Ensimmäisen valitun maksupostin tiedot aukeavat ylläpitoikkunaan. Tee tarvittavat muutokset ja siirry nuolipainikkeella seuraavaan. Kun olet tehnyt muutokset, klikkaa vihreää väkäspainiketta ikkunan vasemmassa alakulmassa: Siirryt takaisin maksupisteiden luettelonäkymään. Tallenna muutoksesi. Palaat takaisin raportille. Mikäli et käynyt kaikkia valitsemiasi maksuposteja läpi, näytölle aukeaa pikkuikkuna, joka suljetaan klikkaamalla punaista ruutupainiketta.

12 Projektikoulutus (20) Saat maksupostien perustietojen muutokset näkyviin klikkaamalla raportinpäivityspainiketta kuten maksupostia perustettaessa. 2.4 Maksupostien poistaminen Käynnistä Rakenneraportti CN41, valitse projekti, jonka maksuposteja haluat käsitellä ja käynnistä raportti samaan tapaan kuin 2.2.2:ssa on ohjeistettu. Rakenneraportilla poista kaikki valintatäpät, valitse maksupostit, joita haluat käsitellä ja klikkaa Luo objekti-painiketta kuten maksupostia perustettaessa. Siirryt maksupostien luettelonäytölle. Tee poisto seuraavasti: - Klikkaa poistettavan maksupostin rivin alussa olevaa ruutupainiketta -> rivi aktivoituu - Klikkaa roskapönttöpainiketta näytön alalaidassa:

13 Projektikoulutus (20) Vahvista poisto klikkaamalla Kyllä : Tallenna lopuksi tekemäsi muutokset! 3 Toteutumatiedon kirjaaminen maksuposteille Toteutumatiedon kirjaaminen maksupostille poistaa laskutuseston liittyvältä myyntitilausrivin laskutussuunnitelmariviltä. Käytännössä toteutumatieto tarkoittaa sitä, että projektipäällikkö tallentaa toteutumapvm:n maksupostille projektilla.

14 Projektikoulutus (20) 3.1 Yksittäisen toteumatiedon kirjaus - Käynnistä rakenneraportti (CN41). - Valitse infoprofiili Z , mikäli et ole laittanut sitä käyttäjäparametreihisi (parametrin tunnus PFL) - Anna raportin käynnistysnäytöllä haluamasi hakuehdot (projektinumero) ja käynnistä raportti. Maksupostin toteutumatiedon kirjaus - Valitse maksuposti tai -postit, joita haluat muuttaa, ja klikkaa Luo objekti-painiketta - Lisää maksupostille toteutunut pvm - Tallenna Käynnistä Rakenneraportti CN41, valitse projekti, jonka maksuposteja haluat käsitellä ja käynnistä raportti samaan tapaan kuin 2.2.2:ssa on ohjeistettu. Rakenneraportilla poista kaikki valintatäpät, valitse maksuposti, jolle haluat toteumatiedon kirjata ja klikkaa Luo objekti-painiketta Näytölle aukeaa ko. projektirakenneosan maksupostilista. Kirjaa haluamallesi maksupostille toteutumapvm ja tallenna:

15 Projektikoulutus (20) Palaat takaisin raporttinäytölle. Saat infon, että tieto on tallennettu: Projekti 21XXXXXX muutetaan. Useiden projektien maksupostien tarkistaminen: Tehdyt maksupostit saa näkyviin myös usealta projektilta valitsemalla rakenneraportille CN41 useita projekteja, rajaamalla raportti vain maksupostien näyttöön. Esim. useiden projektien yhtenäinen laskutusaikataulu maksupostien tarkistus ja tieto laskuttajalle.

16 Projektikoulutus (20) Projektin kustannus- ja tuottosuunnittelu (taloussuunnitelma) CJR2, CJR3, CN41 Projektien taloussuunnitelma tallennetaan SAPin projektitietoihin. Projekti avataan hallintokeskuksessa ja sisäisessä palvelukeskuksessa tallennetaan Kustannus- ja tuottosuunnitelma heti tämän jälkeen. Jyväskylän yliopistossa käytetään projektien kustannus- ja tuottosuunnittelun työvälineitä (trx. CJR2 ja CJR3). SAPin PS-modulissa on myös omana toimintonaan projektibudjetointi, mutta tämä toiminto soveltuu paremmin projektin kustannusten rajoittamiseen kuin toiminnan talouden suunnitteluun. CJR2 kustannusten suunnittelu projektin toteutusrakenneosalle Versio: 1 Alkukausi: 11 Loppukausi: 12 Tilikausi: 2009 Projekti XXXX (T) Kustannuslajiryhmä: PSARVOLYHT Syöttö: Kaavakeperusteinen Tarkista tiedot painamalla Enter.

17 Projektikoulutus (20) Klikkaa Yleistietonäyttö-painiketta (vuorenhuippupainike). Syötä kustannukset arvoluokkien ensimmäisille kustannuslajeille, Ks erillinen liite Tallenna. Näytöllä Suunnittelu kustannuslajit/toimintopanokset Muuta: Aloitus Siirry nuolikuvakkeilla (Seuraava asettelu) kunnes teksti Tuotot/tuottokustannuslajit Syötä seuraavat tiedot: Versio: 1 Alkukausi: 11 Loppukausi: 12 Tilikausi: 2009 Projektin rakenneosa XXXX (R,Muu) Kustannuslajiryhmä: PSARVOL001 Tuotot Suunnittele tuotot tuottokustannuslajeille. HUOM: Etumerkki -! Tallenna CJR3 transaktiolla voit katsoa tekemääsi suunnitelmaa, valitse kaikki projektinrakenneosat. Näytön yläosan mustilla nuolilla voit liikkua rakenneosasta toiseen. Huom. SAP muistaa edellisessä vaiheessa syöttämäsi raportin rajaukset, joten tarkista ne. Jos saat nähtäväksesi vain tuotot tai kulut, syynä on usein se, että raportti on rajattu vain kustannus- tai tuottoarvoluokilla. Kun projektille on jo tehty suunnitelmia, laskutettu, tehty maksuposteja, on raportilla CN41 arvoja useissa sarakkeissa: PrTuottSuun001 = tehdyt suunnitelmat PrTuottSuun000 =tehdyt maksupostit, laskut Saapuvat maksut lskuttamattomat Toteutuneet tuotot laskutetut Luvut projektin koko keston ajalta, ei tilikausirajausta.

18 Projektikoulutus (20) Projektiraportteja CN41 - Rakenneyleistiedot Tällä raportilla voit hakea projekteja eri valintojen mukaan. Polku: Taloushallinto - Projektijärjestelmä - Infojärjestelmä - Rakenteet Raportin käynnistyksessä kysytään infoprofiilia (infoprofiilin voi asettaa käyttäjäparametreihin, parametri PFL): - Haetaan ensin kaikki projektit ( ) (Tuotannossa tarvitaan aina myös muu rajaus, koska massa olisi liian suuri) - Palataan tallentamatta ja rajataan raporttia dynaamisen valinnan kautta: Kansiossa Org.yksiköt, Määritys: Laskenta-alue 2100 Tulosyksikkö - haetaan monivalinnan kautta oma tiedekunta tai erillislaitokset ( voit käyttää valitse välit välilehteä, tai Monivalinta-ikkunan alareunasta Monivalinta painikkeen takaa valita haluamasi tulosyksiköt) (voi hakea myös esim. Perustiedot - määritys- kansio: Vastuuhenkilö tai Käyttäjäkentät - kansiosta esim. Suomen Akatemian rahoittamat projektit) Kun dynaamisen haun valintoja on tehty, näkyy rajausten lukumäärä kuvakkeen perässä: Suorita raportti - Muokataan raportin tietoja: Vaihdetaan Profiili/variantti ; valitse Z_RAHA_KKENT Valitse kentät: -painikkeella pääset valitsemaan raportin tietoja, valitse tai poista raportilta sarakkeita nuolilla:

19 Projektikoulutus (20) S_ALR_ Tot./sit./summa/suunn. LaskAlVal Tällä raportilla näet yhden tai useamman projektin kustannukset ja tuotot Polku: Taloushallinto - Projektijärjestelmä - Infojärjestelmä - Sisäinen laskenta - Kustannukset - Suunnitelman mukainen - Kustannuslajien mukaan - projekti Laskenta-alue Suunnitelmaversio 0 - Alkutilikausi Lopputilikausi Alkukausi 1 - Loppukausi 12 - Kustannuslajiryhmä CO-MENOT2 - Kokeile myös arvoluokkia: Kustannuslajiryhmä = PSARVOLYHT - Katso tapahtumat koko projektilta ja eri rakenneosilta valitsemalla vasemmalta taso - Poraudutaan tutkimaan tarkemmin projektin kustannuksia, tuplaklikkaus summan päällä, jatka edelleen rekisteröintinäkymään ja pääkirjanäkymään. Peruuta takaisin vihreällä nuolella.

20 Projektikoulutus (20) Mitä tämän jälkeen? - Kirjautuminen SAPiin ja oman tiedekunnan /erillislaitosten projektien tarkistus: onko tarvittavat rakenneosat perustettu, myös omarahoitusosuus, onko purkuprosentti oikein, muut taustatiedot jne. - Maksupostit projekteille Suomen Akatemian, Tekesin jne. - Kustannus- ja tuottosuunnitelmat (kun mahdollista)