Paikallisyhdistysten hyvä hallinto

Transkriptio

1 Paikallisyhdistysten hyvä hallinto Omaishoitajat ja Läheiset Liitto ry Anneli Pahta, lakimies, SOSTE

2 Sisältö Hyvän hallinnon taustaa Yhdistyksen jäsenet Hallitus Puheenjohtaja /anneli pahta 2

3 Hyvän hallinnon taustaa Hyvä hallintotapa on itsesääntelyä - vrt. lainsäädäntö Hyvä hallintotapa on hyväksi todettujen käytäntöjen noudattamista Hyvä hallintotavan mukaiset käytännöt lisäävät yhdistyksen hallinnon avoimuutta ja luotettavuutta - sekä toiminnassa mukana olevien että sidosryhmien luottamus Hyvän hallintotapa liittyy ensisijaisesti jäsenten, luottamushenkilöiden, toimivan johdon sekä sidosryhmien välisiin suhteisiin ja toimintatapoihin - vrt. yhtiön omistaja, hallitus ja toimiva johto /anneli pahta 3

4 Miksi hyvä hallinto on tärkeää? Edistää vuorovaikutusta hallituksessa sekä hallituksen ja operatiivisessa toiminnassa mukana olevien välillä Luodaan pelisäännöt ja työnjako sekä tehtävät ja tavoitteet hallitukselle ja operatiiviselle toiminnalle Turvataan toimivat kokouskäytännöt ja tehokas päätöksenteko Hyvään hallintotapaan kuuluu erityisesti jäsenten tasapuolinen kohtelu ja osallistumaan rohkaiseminen Tuotetaan oikea-aikaista, eri sidosryhmien tarpeita palvelevaa tietoa järjestön taloudesta ja toiminnasta Hyvä hallintotapa tehostaa järjestön toimintaa ja parantaa sen menestymisen mahdollisuuksia /anneli pahta

5 Hyvän hallinnon periaatteet Jäsenten oikeudet ja tasapuolinen kohtelu Jäsenten oikeuksien kunnioittaminen sekä jäsenten tukeminen ja rohkaiseminen oikeuksiensa käyttämiseen Muiden sidosryhmien intressit Järjestön pitää tunnistaa keskeiset sidosryhmänsä sekä velvoitteensa näitä sidosryhmiä kohtaan Hallituksen rooli ja vastuut Hallituksella on oltava riittävästi kokemusta ja asiantuntemusta järjestön ja sen johdon toiminnan arvioimiseksi ja ohjaamiseksi /anneli pahta 5

6 Hyvän hallinnon periaatteet Rehellisyys ja eettinen käyttäytyminen Rehellisyys ja oikeudenmukaisuus ovat ehdottomia edellytyksiä johdon ja hallituksen jäsenten valinnassa. Eettistä ja vastuullista päätöksentekoa tukevat toimintamallit Tiedottaminen ja avoimuus Hallituksen vastuut ja tehtävät määritetään selvästi ja kommunikoidaan sidosryhmille niiden luottamuksen saavuttamiseksi. Taloudellisen ja muun tiedon on oltava eri sidosryhmien näkökulmasta ajantasaista ja riittävää /anneli pahta 6

7 Hyvän hallinnon taustaa Yritystoimintaan liittyvän itsesääntelyn taustalla on ollut joukko epäonnistumisia ja virheitä: Taloudelliset väärinkäytökset Riittämättömät liiketoimintojen kontrollimekanismit Valta on keskittynyt liian harvojen käsiin Heikko hallitus Ylioptimistiset taloudelliset raportit /anneli pahta 7

8 Hyvän hallinnon taustaa Suomen ensimmäinen Corporate Governance -suositus annettiin 1997 ja vuonna 2003 suositus listayhtiöiden hallinnointi- ja ohjausjärjestelmistä (uusin versio 2010) Keskuskauppakamari: Asialuettelo listaamattomien yhtiöiden hallinnon kehittämiseksi (2006) Perheyritysten liitto: Hyvät hallintotavat perheyrityksissä (2009) Säätiöiden ja rahastojen neuvottelukunta: Säätiön hyvä hallinto (2010) Suomen palloliitto: Seuran hyvä hallinto (2010) SLU: Hyvä hallinto lajiliitossa (2010) SOSTE: Hyvä hallintotapa järjestössä (2011) /anneli pahta 8

9 Yhdistyksen jäsenet Yhdistyksessä ylintä päätösvaltaa käyttävät jäsenet (yleinen toimivalta) - vertaa hallituksen toimivalta, toimeenpanovalta Jäsenten tulee arvioida toiminnan tarkoitusta, toimintatapaa, tavoitteita ja niiden saavuttamista - ajantasaisuus, yhteiskunnan muutokset Jäsenten tulee valita hallitukseen henkilöitä, jotka ovat sitoutuneita ja aktiivisia ja joilla on hallituksen kokoonpanoon nähden riittävästi asiantuntemusta ja kokemusta /anneli pahta 9

10 Yhdistyksen jäsenet Jäsenen oikeuksia: - äänioikeus (yhdistyksen kokouksessa) - puheoikeus (yhdistyksen kokouksessa) - kyselyoikeus (yhdistyksen kokouksessa ja muulloin) - aloiteoikeus (kokouksien välisenä aikana) - esityksenteko-oikeus (yhdistyksen kokouksessa) - tietojensaantioikeus oikeus saada tietoja jäsenluettelosta (tilaisuus tutustua) oikeus tutustua yhdistyksen kokouksen pöytäkirjoihin ei oikeutta tutustua hallituksen pöytäkirjoihin (poikkeus jäseneen liittyvän asian käsittely) /anneli pahta 10

11 Yhdistyksen jäsenet Jäsenten päätettäviä asioita ovat: - hallituksen valinta sitoutuminen, aktiivisuus, asiantuntemus, monimuotoisuus - tilitarkastajan tai toiminnantarkastajan valinta objektiivisuus, ammattitaito - äänestys- ja vaalijärjestys - kiinteistön luovuttaminen tai kiinnittäminen - tilinpäätöksen vahvistaminen ja vastuuvapauden myöntäminen - sääntöjen muuttaminen - yhdistyksen purkaminen /anneli pahta 11

12 Yhdistyksen jäsenet Jäsen on esteellinen asiassa, jos hänen yksityinen etunsa on ristiriidassa yhdistyksen edun kanssa - jäsen ei saa yhdistyksen kokouksessa äänestää eikä tehdä päätösehdotuksia päätettäessä hänen ja yhdistyksen välisestä sopimuksesta tai muusta asiasta, jossa hänen yksityinen etunsa on ristiriidassa yhdistyksen edun kanssa - menettelyvirhe, pätemätön päätös /anneli pahta 12

13 Yhdistyksen jäsenet Jäsenet eivät ole vastuussa yhdistykselle kokouksessa tekemistään päätöksistä - hallitus ei saa toimeenpanna lain tai sääntöjen vastaisia päätöksiä - toimihenkilöt eivät ota toimeksiantoja jäseniltä, ohi hallituksen Jäsenvelvollisuuksien laiminlyönnistä voi aiheutua korvausvastuu yhdistykselle (jäsenmaksu) Jäsenen tulee pidättyä sellaisista toimista, jotka aiheuttavat yhdistykselle vahinkoa (lojaalisuusvelvollisuus) Aktiivinen jäsenistö on yhdistyksen toiminnan paras turva /anneli pahta 13

14 Hallituksen toimivalta ja tehtävät Yhdistyksellä on oltava hallitus, johon kuuluu vähintään kolme jäsentä Hallituksen jäsenten lukumäärästä ja jäsenten toimikaudesta on oltava määräykset yhdistyksen säännöissä Hallitus hoitaa yhdistyksen asioita ja on yhdistyksen lakimääräinen edustaja /anneli pahta 14

15 Hallituksen toimivalta ja tehtävät Hallitus toimii kollektiivina Hallitus voi delegoida sille kuuluvia tehtäviä toisaalle, mutta vastuu säilyy aina hallituksella - asioiden valmistelu ja hoitaminen - valmistelu- ja täytäntöönpanotehtäviä voidaan jakaa myös hallituksen jäsenten kesken Päätöksenteko-oikeuttaan hallitus ei voi delegoida toisaalle /anneli pahta 15

16 Hallituksen toimivalta ja tehtävät 1. Päätösten toimeenpano (toimivalta) - jäsenten tekemien päätösten toimeenpano - jäsenistön näkemysten selvittäminen 2. Kirjanpidon ja varainhoidon järjestäminen - taloushallinnon prosessit ja toimintatavat - varallisuuden turvaaminen ja säilyttäminen - asianmukaiset vakuutukset 3. Toiminnan ohjauksen ja valvonnan toteuttaminen - strategia ja toimintasuunnitelma - taloussuunnitelma - osavuosi- ja tilinpäätösraportointi - sisäinen valvonta /anneli pahta 16

17 Hallituksen toimivalta ja tehtävät Toimeenpanotehtävä (toimivaltakysymys) - hallituksen toimivaltaa rajaa yhdistyksen jäsenille kuuluva päätöksenteko-oikeus - hallitus toimeenpanee yhdistyksen kokouksessa tehtyjä päätöksiä - toisin kuin osakeyhtiössä, yhdistyksen hallituksella ei ole yleistoimivaltaa - ellei laissa tai säännöissä ole määrätty päätöksentekijää, hallituksen on käännyttävä toimivaltakysymyksessä jäsenten puoleen taloudellisesti tai muutoin merkittävä päätös /anneli pahta 17

18 Hallituksen toimivalta ja tehtävät Ohjaus ja valvontatehtävä - arvot, missio ja toiminnassa noudatettavat periaatteet - strategian luominen (jäsenistön näkemys) - talousarvio ja toimintasuunnitelma - riskien tunnistaminen ja niihin varautuminen - tarkoituksen ja toiminnan ajanmukaisuus (säännöt) - sidosryhmien odotukset ja näkemykset - toiminnan arviointi ja kehittäminen - tulosten mittaaminen ja niiden raportointi /anneli pahta 18

19 Hallituksen toimivalta ja tehtävät Ohjaus ja valvontatehtävä - hallituksen huolellisuusvelvollisuus edellyttää riittävää ohjausta ja valvontaa - toiminnassa noudatetaan lakeja ja muita velvoittavia normeja - kokouksessa tehtyjen päätösten lainmukaisuus - jäsenten tekemien päätösten toimeenpanon valvonta - tarkoituksenmukainen organisaatiorakenne - selkeät toimenkuvat - resurssien allokointi /anneli pahta 19

20 Hallituksen toimivalta ja tehtävät Ohjaus ja valvontatehtävä (sisäinen valvonta) - riittävän sisäisen valvonnan järjestäminen hyväksymisvaltuudet, työtehtävien jako jne. vaaralliset työyhdistelmät (laskujen maksaminen, käsittely, kirjanpito) taloushallinnon järjestelmien sisältämät kontrollit - sisäiset menettely- ja toimintatavat, joiden avulla varmistetaan toiminnan laillisuus ja tuloksellisuus - ehkäistään virheitä, erehdyksiä ja väärinkäytöksiä (luottamus) - varmistutaan, että taloudellinen informaatio (kirjanpito) on luotettavaa sekä lakien ja säädösten mukaista /anneli pahta 20

21 Hallituksen toimivalta ja tehtävät Ohjaus ja valvontatehtävä (sisäinen valvonta) Hallituksen tulee saada taloudellista tietoa vähintään vuosineljänneksittäin ja toimivalle johdolle taloudellinen tieto tulisi antaa kuukausittain Hallituksen on tarvittaessa otettava kantaa ja annettava ohjeita toimivalle johdolle, mikäli taloudelliset tiedot antavat tähän aiheen Taloushallinnon rooli on muuttunut historiatietojen keräämisestä tulevaisuuden ennustamiseen ja sellaisen taloudellisen tiedon tuottamiseen, joka tukee järjestön toiminnan suunnittelua /anneli pahta 21

22 Hallituksen toimivalta ja tehtävät Hallitus työnantajan roolissa - työnantajan roolissa yhdistyksessä toimii hallitus, puheenjohtajan erityinen asema - hallitus voi toimia sekä työnantajan että esimiehen roolissa - hallituksen tulee olla perillä työsuhdetta määrittävästä lainsäädännöstä - hallituksen tulee huolehtia toimihenkilön perehdyttämisestä sekä muusta tarvittavasta esimiestuesta ja motivoimisesta - hallituksen tulee sopia kuka on toimihenkilön/toimihenkilöiden esimies/lähiesimies jos toimihenkilöitä on useampia, on suositeltavaa että esimies on joku toimihenkilöistä /anneli pahta 22

23 Hallituksen toimivalta ja tehtävät Hallitus työnantajan roolissa - esimerkiksi terveydentilaa koskevia tietoja saavat käsitellä vain ne henkilöt, jotka valmistelevat tai tekevät työsuhdetta koskevia päätöksiä taikka panevat niitä toimeen eikä tietoja saa ilmaista sivulliselle työsuhteen aikana eikä sen päättymisen jälkeen - hallituksen tulee kaikissa tilanteissa toimia yhdistyksen edun mukaisesti versus avoimuus (yhdistyksen maineen ja arvostuksen vaaliminen) vrt. yhdistyksen jäsenen lojaalisuusvelvollisuus (yhdistystä vahingoittavat toimet) - liittymällä työnantajaliittoon yhdistys voi saada tukea myös työnantajana toimimiseen /anneli pahta 23

24 Hallituksen toimivalta ja tehtävät Tärkeimpiä työsuhteessa sovellettavia lakeja ovat: työehtosopimuslaki työsopimuslaki työaikalaki vuosilomalaki työntekijäin eläkelaki laki työnantajan sosiaaliturvamaksusta työterveyshuoltolaki työturvallisuuslaki laki yksityisyyden suojasta työelämässä henkilötietolaki sähköisen viestinnän tietosuojalaki yhdenvertaisuuslaki laki naisten ja miesten välisestä tasa-arvosta laki lasten kanssa työskentelevien rikostaustan selvittämisestä /anneli pahta 21

25 Hallituksen toimivalta ja tehtävät Hallitus työnantajan roolissa - Tuija Hänninen: Nöyrä, ymmärtävä ja kannustava Suomen Punaisen Ristin vapaaehtoistyön johtamisen kehittämishaasteet - ammattikorkeakoulun opinnäytetyö, maaliskuu toivottiin puheenjohtajilta kannustavampaa, innostavampaa ja yhteisöllisempää otetta johtamiseen - enemmän arjessa mukana olemista ja me-henkeä - tulevaisuuden haasteina nousi esille puheenjohtajan vuorovaikutustaidot sekä puutteet aika- ja henkilöresursseissa /anneli pahta 25

26 Hallituksen jäsenen oikeudet Hallituksen jäsenellä on oikeus saada tietoja yhdistyksestä, sen toiminnasta ja taloudesta - tämä on välttämätöntä vastuunäkökulmasta - huolellinen tehtävien hoitaminen edellyttää riittävästi tietoja Hallituksen jäsenellä on oikeus esittää eriävä mielipiteensä - imaistava heti päätöksenteon jälkeen ja tehtävä merkintä pöytäkirjaan, myös perusteista - ei voi osallistua päätöksen toimeenpanoon - vastuusta vapautuminen - tieto asiasta harkinnan mukaan joko jäsenille ja/tai tilintarkastajalle /anneli pahta 26

27 Hallituksen jäsenen oikeudet Hallituksen jäsenyys perustuu vapaaehtoisuuteen Hallituksen jäsenellä on oikeus erota tehtävästään - hallituksen jäsenen on ilmoitettava erostaan hallitukselle - jäsenen tulisi erota tehtävästään vain perustellusta syystä, jotta hallituksen päätöksenteko ja toiminta voidaan turvata - tarvittaessa on kutsuttava yhdistyksen tai valtuutettujen kokous valitsemaan uutta hallituksen jäsentä Hallituksen jäsen voidaan erottaa milloin tahansa toimikautensa aikana (luottamuspula) - erottamispäätöstä ei tarvitse perustella eikä hallituksen jäseniä tarvitse kohdella tasavertaisesti /anneli pahta 27

28 Hallituksen kokoonpano Hallituksen jäsenten lukumäärästä ja toimikaudesta on määräys yhdistyksen säännöissä Rotaatiolla varmistetaan hallituksen uudistuminen ja mahdollistetaan osaamisen päivittäminen Kokoonpanossa tulee ottaa huomioon tarvittava osaaminen, henkilöiden sitoutuminen tehtävään sekä hallituksen monimuotoisuus Esteellisyysnäkökohdat on syytä ottaa huomioon jo jäsenehdokkaita nimettäessä Ennakkoon saadut tiedot jäsenehdokkaista ja heidän kompetenssistaan auttavat valinnassa /anneli pahta 28

29 Hallitustyöskentelystä Työjärjestys tai muu vastaava kirjallinen ohjeistus - muodollista ohjeistusta ei ole (hyvä kokouskäytäntö) - kokoustekniikka ja ryhmän vuorovaikutustekijät - arvioidaan ajoittain Kokouksessa käsiteltävien asioiden hyvä valmistelu turvaa tehokkaan hallitustyöskentelyn (puheenjohtaja) Hallituksen jäsenillä on selonotto-oikeus - kaikille sama tieto - riittävän laajat tiedot toiminnasta ja toimintaympäristöstä /anneli pahta 29

30 Hallitustyöskentelystä Hallituksen jäsenillä pitää olla monipuolista kokemusta ja heidän tulisi edustaa erilaisia ajattelutapoja - haastaja ja sparraaja suhteessa operatiiviseen toimintaan - kriittisten näkemysten arvon ymmärtäminen Hallituksen pitää tietää mitä järjestössä tapahtuu ja miten toiminta on järjestetty - tekemisen meininki ja ilmapiiri Hallituksessa toimiminen edellyttää toisinaan omalta mukavuusalueelta poistumista Keskusteleva, avoin ja yhteistyökykyinen hallitustyö /anneli pahta 30

31 Hallituksen jäsenen vastuu Hallituksen päätöksenteon tulee lähtökohtaisesti sisältää seuraavat elementit: 1. riittävät tiedot asiasta ja hyvä ennakollinen valmistautuminen tarvittaessa ulkopuolista asiantuntijaa käyttäen huolimaton menettely, tietämättömyys, vahingonkorvausvelvollisuus 2. keskustelu ja perusteellinen arvio ratkaisuvaihtoehdoista hallituksen jäsenten osaaminen ja ammattitaito 3. perusteltu päätös, joka kirjataan asianmukaisesti perustelut ja päätös /anneli pahta 31

32 Hallituksen puheenjohtaja Kutsuu koolle hallituksen kokoukset - ellei säännöissä tai muussa ohjeessa ole muuta sovittu - kokousaikatauluista sopiminen yhdessä hallituksen kanssa - vastaa viime kädessä siitä, että hallitus kokoontuu riittävän usein - ei säännöksiä siitä voiko hallituksen jäsen/jäsenet kutsua koolle kokouksen (vrt. huolellisuusvelvollisuus) - oikeuskirjallisuudessa esitetty tulkinta, että vähintään puolet hallituksen jäsenistä voi kutsua koolle - voisiko yksikin jäsen kutsua koolle, jos sääntöjen tai ohjesäännön mukaan kutsu olisi pitänyt lähettää? - vrt. osakeyhtiöoikeus, jokaisella jäsenellä oikeus kutsua koolle /anneli pahta 32

33 Hallituksen puheenjohtaja Johtaa hallitustyöskentelyä ja vastaa työn tuloksista Vastaa siitä, että kokoukset on hyvin valmisteltu - kaikilla on riittävän ajoissa ennen kokousta tietoa käsiteltäväksi tulevista asioista - hyvä valmistelu turvaa tehokkaan ja oikeudenmukaisen asioiden hoitamisen ja päätöksenteon - priorisoi ja valitsee hallituksen käsiteltäväksi tulevat asiat - ohjaus ja kontrolli / näkee metsän puilta - toimivaltakysymyksen ratkaiseminen - valmistelee asiantuntijan kuulemisen tai pyytää muuta hallituksen jäsentä valmistelemaan Valmistelun tavoitteena on että kokous pysyy aikataulussa ja käsiteltävässä asiassa /anneli pahta 33

34 Hallituksen puheenjohtaja Huolehtii siitä, että hallituksen jäsenillä oleva kokemus ja asiantuntemus hyödynnetään hallitustyöskentelyssä Vastaa siitä, että uudet jäsenet perehdytetään Ylläpitää keskustelevaa ilmapiiriä hallituksessa Motivointitehtävä ja palautteen antaminen - yhdistysaktiivit - hallituksen jäsenet - toimihenkilöt Johtavan toimihenkilön aisapari ja esimies Toimii yhdistyksen keulakuvana /anneli pahta 34

35 Hallituksen jäsenen esteellisyys 1. Hallituksen jäsen on esteellinen äänestämään yhdistyksen kokouksessa, kun päätetään tilintarkastajan valitsemisesta tai erottamisesta, tilinpäätöksen vahvistamisesta taikka vastuuvapauden myöntämisestä silloin, kun asia koskee hallintoa, josta hän on vastuussa 2. Hallituksen jäsen ei saa osallistua hänen ja yhdistyksen välistä sopimusta koskevan eikä muunkaan sellaisen asian käsittelyyn eikä ratkaisemiseen, jossa hänen yksityinen etunsa saattaa olla ristiriidassa yhdistyksen edun kanssa Esteellisyyden vaikutelma (luottamus, avoimuus) Yhtiöpuolen lähipiiriajattelu (luottamus, avoimuus) - johtava toimihenkilö, hallituksen jäsenet, muu avainhenkilö sekä heidän puolisonsa ja muut samassa kotitaloudessa asuvat sukulaiset /anneli pahta 35

36 Hallituksen jäsenen vastuu 1. Parlamentaarinen vastuu (luottamusasema) - luottamusasema, jonka hoitamisesta hallituksen jäsen on vastuussa valitsijoilleen 2. Siviilioikeudellinen vastuu (vahingonkorvausvelvollisuus) - vastuu tahallisesti tai tuottamuksesta yhdistykselle aiheutetusta vahingosta (huolimaton menettely, laiminlyönti, tietämättömyys) - vastuu jäsenelle tai muulle aiheutetusta vahingosta, jos on toiminut yhdistyslain tai yhdistyksen sääntöjen vastaisesti 3. Rikosoikeudellinen vastuu - henkilö, joka hoitaa toisen taloudellisia tai oikeudellisia asioita, ryhtyy toimeen, johon hänellä ei ole oikeutta, tai jättää tehtävänsä suorittamatta aiheuttaen vahinkoa - luottamusaseman väärinkäyttö /anneli pahta 36

37 Toiminnanjohtaja Johtava toimihenkilö on muiden toimihenkilöiden tavoin yhdistyksen työntekijä (vrt. yhtiön toimitusjohtajaelin) Irtisanominen ainoastaan työsopimuslaissa mainituin perustein 1. yksilöstä johtuvat syyt 2. tuotannollis- taloudelliset syyt Toiminnanjohtajan työtehtävistä on syytä sopia kirjallisesti Vastaa yhdistyksen juoksevasta hallinnosta Kirjanpidon ja varainhoidon asianmukainen järjestäminen Valmistelee asiat hallitukselle Toimihenkilöiden ja vapaaehtoisten esimies /anneli pahta 37

38 Toiminnanjohtaja Toiminnanjohtajan vastuu perustuu työsopimuslakiin ja vahingonkorvauslakiin - vastuu yhdistystä kohtaan arvioidaan työsopimuslain mukaan - vastuu työtovereita ja ulkopuolisia kohtaan arvioidaan vahingonkorvauslain mukaan - vrt. hallituksen jäsenen vastuu, joka perustuu yhdistyslakiin Toimihenkilö ei saa osallistua hänen ja yhdistyksen välistä asiaa koskevan asian käsittelyyn tai ratkaisemiseen, jossa hänen etunsa saattaa olla ristiriidassa yhdistyksen edun kanssa (esteellisyys) /anneli pahta 38

39 Hallituksen jäsen ja toiminnanjohtaja Koska hallituksen tehtävistä on vain niukasti määräyksiä yhdistyslaissa, ja säännöt ovat usein tältä osin hyvin suppeat, on tärkeää, että hallitus laatii kirjallisen ohjeen omasta toiminnastaan (työjärjestys tmv.) Koska yhdistyslaissa ei ole määräyksiä toiminnanjohtajasta tai pääsihteeristä, on tärkeää, että johtavan toimihenkilön tehtävistä, sekä hallituksen ja johtavan toimihenkilön välisestä tehtäväjaosta sovitaan kirjallisesti /anneli pahta 39

40 Kiitos! Anneli Pahta, lakimies SOSTE Suomen sosiaali ja terveys ry /anneli pahta 40