Tarjouspyyntö sähköisten sanomien välityksestä (operaattoripalvelu)

Transkriptio

1 Tarjouspyyntö sähköisten sanomien välityksestä (operaattoripalvelu) Seutukeskus Oy Häme on Hämeenlinnan seudun kuntien omistama osakeyhtiö. Sen tehtävänä on vastata keskitetysti Hämeenlinnan seudun kuntien ja kuntayhteisöjen palkka- ja taloushallinnosta, ICT-palveluista sekä hankinnoista ja niiden kilpailuttamisesta. Seutukeskus Oy Hämeen talous- ja palkkahallinto tuottaa Hämeenlinnan seudun kunnille ja kuntayhteisöille talous- ja henkilöstöhallinnon tukipalveluja. Taloushallinnon palvelutuotantoon kuuluvat mm. osto- ja myyntireskontrien valvonta, kirjanpito, maksuliike, taloussuunnittelu ja raportointi sekä niihin liittyvien ilmoitus- ja itsepalvelujärjestelmien sekä raportointivälineiden tarjoaminen asiakkaiden käyttöön taloushallinnon prosesseissa. Palkkahallinnon palvelutuotantoon kuuluvat mm. palkanlaskenta, viranomaistahojen ilmoitusliikenne ja raportointi sekä niihin liittyvien ilmoitus- ja itsepalvelujärjestelmien sekä raportointivälineiden tarjoaminen asiakkaiden käyttöön henkilöstöhallinnon prosesseissa. Seutukeskus Oy Häme pyytää tarjoustanne sähköisten sanomien operaattoripalvelusta tämän tarjouspyynnön ja sen liitteiden mukaisesti. Sopimusaika on vuoden 2012 loppuun palvelun toimitusten alkamisesta lukien, minkä jälkeen sopimus jatkuu toistaiseksi voimassa olevana (ostajan puolelta) 6 kk:n irtisanomisajalla/(myyjän puolelta) 12 kk:n irtisanomisajalla. Sopimus tehdään vain yhden toimittajan kanssa per osakokonaisuus. Hankinnan kohde ja laajuus Yhteisöt Hankinta koostuu tarjouspyynnön ja sen liitteiden mukaisesti seuraavista palveluista: 1. OSAKOKONAISUUS 1 - Myyntilaskujen ja vastaanottoilmoitusten välityspalvelu, sisältäen myyntilaskujen sähköisen välityksen (yrityksille, kuluttajille ja yhteisöille) sekä myyntilaskujen toimittamisen paperilla (tulostuspalvelu), JA - Ostolaskujen välityspalvelu, sisältäen ostolaskujen sähköisen vastaanoton 2. OSAKOKONAISUUS 2 - Palkkalaskelmien välityspalvelu, sisältäen palkkalaskelmien sähköisen välityksen ja toimittamisen paperilla (tulostuspalvelu) Hankinnan laajuus ja tarkempi erittely sen sisällöstä on esitetty tarjouspyynnön liitteessä 2. Seutukeskus Oy Häme (hankinnan tekijä/tilaaja) Loppuasiakkaat, ks. liite 1 Forssan kaupunki (optio) Forssan seudun terveydenhuollon kuntayhtymä (optio) Kanta-Hämeen sairaanhoitopiirin kuntayhtymä (optio) Pidätetään oikeus siirtää sopimus myöhemmin perustettavan yhtiön tai loppuasiakkaiden nimiin. Pidätetään oikeus ottaa Forssan kaupunki, Forssan seudun terveydenhuollon kuntayhtymä ja Kanta-Hämeen sairaanhoitopiirin kuntayhtymä mukaan sopimukseen hyväksytyssä tarjouksessa esitetyin ehdoin ja hinnoin. 1 (30)

2 Hankintapolitiikan tavoitteet Sopimuksen laajentaminen Hankintamenettely Asiakirjojen julkisuus Hankittavan palvelun keskeisimpiä tavoitteita ovat: Kustannustehokas ja kannattava sähköisten sanomien välityspalvelu osana kuntaorganisaatioille tuotettavia talous- ja henkilöstöohjauspalveluja Seutukeskuksen ja asiakkaiden välistä liiketoimintamallia tukevan yhteistyökumppanuuden luonti Seutukeskuksen liiketoimintamallia tukevan hinnoitteluperiaatteen toteutuminen Pidätetään oikeus liittää tämän tarjouspyynnön perusteella tehtävän sopimuksen piiriin myös muut Seutukeskus Oy Hämeen osakasyhteisöjen yhdessä tai erikseen enemmistöosuudella hallinnoimat kuntayhtymät, osakeyhtiöt ja säätiöt ilman erillistä kilpailuttamista. Tarjoajan tulee huomioida tämä tarjousta antaessaan ja tarjoushintaa määrittäessään. Mahdolliset sopimuksen laajentamisesta aiheutuvat volyymilisäykset on huomioitu hankintamenettelyä valittaessa. Hankintakauden aikana myös tällä hetkellä tarjouspyynnössä mainittujen yhteisöjen omistuksessa olevissa kohteissa ja toiminnassa saattaa tapahtua muutoksia, jotka vaikuttavat tämän tarjouspyynnön kohteena olevan hankinnan/toiminnan järjestämiseen, laajentamiseen tai supistamiseen. Tällöin laadittavaa hankintasopimusta tarkistetaan tarvittavin osin, eikä tarjouksen antajalla ole oikeutta vaatia vahingonkorvauksia ko. muutoksista johtuen. Tarjouksen antaessaan tarjoaja sitoutuu tähän ehtoon. Hankintaan käytetään avointa menettelyä. Kyseessä on EU-kynnysarvon ylittävä hankinta. Hankinnasta on tallennettu ilmoitus HILMA-palveluun. Hankintapäätöksen jälkeen Seutukeskus Oy Häme tulee käymään valitun toimittajan kanssa yksityiskohtaiset kahdenväliset hankintaneuvottelut. Neuvottelujen tarkoituksena on hankintasopimuksen yksityiskohtien täsmentäminen. Tarjousten käsittely: 1. Tarjoajan kelpoisuuden/soveltuvuuden tarkastaminen (mukaan lukien tarjouksen tarjouspyynnön mukaisuus ja kohta 2 tarvittaessa) 2. Tarjoajien tasapuolisen kohtelun varmistamiseksi tarvittaessa tarjouksen läpikäynti tarjoajan kanssa 3. Tarjousvertailu 4. Hankintapäätös 5. Tarjouskäsittelyn jälkeen Seutukeskus Oy Hämeen johdolla käydään valitun toimittajan kanssa yksityiskohtaiset kahdenväliset hankintaneuvottelut, joiden tarkoituksena on hankintasopimuksen yksityiskohtien täsmentäminen Hankinnassa noudatetaan lakia julkisista hankinnoista (348/2007). Hankinta-asiakirjat ovat asiakirjojen julkisuutta koskevan lainsäädännön mukaan pääsääntöisesti julkisia. Hankintapäätös ja sen liitteet ovat julkisia päätöksen allekirjoituksen jälkeen. Muut hankinta-asiakirjat ovat julkisia sopimuksen teon jälkeen. Tarjoajalla on oikeus saada tieto asiansa käsittelyyn liittyvistä hankinta-asiakirjoista päätöksen allekirjoittamisen jälkeen. Päätöksen jälkeen tarjousasiakirjat ovat nähtävillä Seutukeskus Oy Hämeen tiloissa, joissa tarjoaja voi käydä tutustumassa ko. aineistoon. 2 (30)

3 Tarjoukset on pyrittävä laatimaan siten, etteivät ne sisällä liikesalaisuuksia. Jos liikesalaisuuksien sisällyttäminen tarjoukseen on välttämätöntä, on niistä mainittava tarjouksessa erikseen. Julkisia hankintoja sekä asiakirjoja koskevan lainsäädännön mukaan tarjoushintaa koskevat tiedot ovat pääsääntöisesti julkisia. Tarjouskilpailuasiakirjojen kopioinnista ja lähettämisestä tietoa pyytäneelle veloitetaan 50 per tarjous (alv 0 %). Hyväksytty tarjous kopioidaan veloituksetta. Sopimusehdot Hankinnassa noudatetaan ensisijaisesti tarjouspyynnön mukaisia ehtoja. Tarjoaja ei saa liittää tarjouksensa liitteeksi omia tai oman alansa sopimusehtoja. Tarjoajan omat tai tarjoajan oman alan ehdot otetaan sopimukseen mukaan soveltuvin osin ja tästä sovitaan tarkemmin sopimusneuvotteluissa. Pidätetään oikeus hyväksyä osatarjoukset (*). Pidätetään oikeus jakaa hankinta osakokonaisuuksittain osiin. Vaihtoehtoisia tarjouksia ei hyväksytä. (*) Osatarjoukset voidaan hyväksyä vain osakokonaisuuksiin kohdistuen (ks. Hankinnan kohde ja laajuus -kohta). Osatarjouksia osakokonaisuuksien sisältä ei hyväksytä (esimerkiksi tarjous vain osasta palkkalaskelmien välityspalvelusta ei ole hyväksyttävä). Pidätetään oikeus olla hyväksymättä mitään annetuista tarjouksista. Pidätetään oikeus keskeyttää hankinta, jos saadaan vain yksi (1) hyväksyttävissä oleva tarjous tai jos tarjouksen pyytäjän rahat eivät riitä hankinnan toteuttamiseen tai jos yhtään tarjousta ei ole hyväksytty. Myöhästyneitä tarjouksia ei oteta huomioon. Myyjällä ei ole oikeutta vaatia ostajalta korvausta tarjouksen tekemisestä (ei myöskään siinä tapauksessa, että tarjouskilpailu keskeytettäisiin). Tarjoaja sitoutuu tarjouksen jättäessään automaattisesti tässä tarjouspyynnössä esitettyihin ehtoihin. Hankintayksiköillä on oikeuskäytännössä katsottu olevan velvollisuus hylätä tarjoukset, jotka eivät ole tarjouspyynnön mukaisia tai eivät täytä tarjouspyynnön mukaisia ehtoja. Asiakirjojen pätevyysjärjestys: 1. Sopimus liitteineen 2. Tarjouspyyntö liitteineen 3. Seutukeskuksen poikkeukset JIT ehtoihin (Internet-osoitteessa: a_materiaalia/) 4. Julkisen hallinnon IT-hankintojen yleiset sopimusehdot (JIT 2007) soveltuvine liitteineen 5. Tarjous liitteineen (tarjouksessa annetut tiedot tulevat osaksi sopimusta) Tarjoajan ei tule ilmoittaa tarjouksessaan asiakirjojen pätevyysjärjestystä, koska tarjouksen tekemällä tarjoaja sitoutuu em. asiakirjojen pätevyysjärjestykseen. Hankintasopimus laaditaan ostajan (eli tarjouksen pyytäjän) sopimuspohjalle. Hankintapäätös ei luo sopimussuhdetta ostajan ja myyjän välille. Sopimus ostajan ja valitun toimittajan välillä katsotaan syntyneeksi, kun hankintapäätös on saanut lainvoiman ja hankinnasta on allekirjoitettu erillinen kirjallinen sopimus. 3 (30)

4 Hinnat, hinnoittelumekanismi, hinnan muutokset Sopimus tulee voimaan allekirjoitushetkellä ja on voimassa sopimuskauden ajan, ellei sitä ostajan toimesta pureta. Valitulla toimittajalla ei ole oikeutta minkäänlaisiin korvauksiin, mikäli purkaminen tapahtuu heikkoon palvelutasoon/toimimattomaan palveluun vedoten. Purkamisperusteeksi riittää tilaajan toimesta todettu sovitun palvelutason toistuva alitus, jos palvelun tarjoaja ei ole huomautuksista huolimatta nostanut palvelutasoaan sopimuksen mukaiselle tasolle. Mikäli ostaja ei pura sopimusta yllä mainituin perustein, sopimus päättyy aikaisintaan Sopimuskauden siirryttyä toistaiseksi voimassa olevaksi on ostajalla oikeus irtisanoa sopimus 6 kuukauden irtisanomisajalla. Tällöin irtisanomista ei tarvitse perustella. Sopimuskauden siirryttyä toistaiseksi voimassa olevaksi on myyjällä oikeus irtisanoa sopimus 12 kuukauden irtisanomisajalla. Tällöin irtisanomista ei tarvitse perustella. Ennen irtisanomista/purkamista on toiselle osapuolelle poikkeuksetta varattava mahdollisuus neuvotteluihin, jotka on saatettava päätökseen 14 päivän kuluessa neuvottelupyynnön esittämisestä. Tässä yhteydessä tarjouksen pyytäjä kuitenkin korostaa, että tarjouskilpailun tavoitteena on pitkäaikainen sopimuskumppanuus, jonka lopulliseen pituuteen valittu toimittaja voi itsekin vaikuttaa pitämällä palvelun laadun sovitulla tasolla ja hinnan oikeassa suhteessa markkinahintoihin. Sopimusneuvotteluiden täyttämisessä todetut puutteet ratkaistaan ensisijaisesti sopijaosapuolten välisin neuvotteluin, joissa pyritään sopimaan välittömästä virheen oikaisemisesta, yhteisesti hyväksytystä sopimuksen tulkinnasta sekä osoitetun vahingon täysimääräisestä korvaamisesta toiselle sopijaosapuolelle. Sopijaosapuolet eivät kuitenkaan vastaa välillisistä vahingoista. Jos edellä mainituilla puutteellisuuksilla on niiden kohteeksi joutuneelle osapuolelle oleellinen merkitys, eikä edellä mainituissa neuvotteluissa päästä sopimukseen, on puutteellisuuksien kohteeksi joutunut osapuoli oikeutettu purkamaan sopimuksen ilman irtisanomisaikaa sekä saamaan toiselta osapuolelta täysimääräisen korvauksen sopimuksen purkamisesta aiheutuneesta vahingosta enintään irtisanomisajalta. Edellä mainittuihin vahinkojen korvaamisiin ei ole velvollisuutta, mikäli JIT ehtojen mukainen vapauttamisperuste (force majeure) on estänyt sopimusvelvoitteiden täyttämisen. Oikeuspaikkana on Hämeenlinnan käräjäoikeus. Tarjouspyynnön liitteenä on Excel-muotoinen hinnoitteluliite (liite 5). Tarjoukseen liitettävän hinnoitteluliitteen saatte Internet-osoitteesta: Hinnoitteluliitteessä esitetyt volyymimäärät perustuvat vuoden 2008 tietoihin, eikä ostaja sopimuksessa sitoudu näihin määriin. Hinnat on ilmoitettava euroina ( ) ilman arvonlisäveroa, eivätkä ne saa sisältää valuuttasidonnaisuuksia, eli valuuttariskiä ostajalle. 4 (30)

5 Hinnoittelun on kaikilta osin sisällettävä tarjouspyynnössä ja sen liitteissä esitetyt ehdot. Mitään sellaisia maksuja/veloituksia, joita ei ole tarjouksen mukana täytetyssä hinnoitteluliitteessä mainittu, ei hyväksytä. Hinnoitteluliitteen hintojen on sisällettävä kaikki palvelun tuottamisesta ja tämän tarjouspyynnön ehdoista tarjoajalle aiheutuvat sellaiset kustannukset, jotka tarjoaja haluaa ostajalta sopimusaikana veloittaa. Tarjoaja EI SAA esittää tarjouksessaan mitään muita veloituksia kuin mitä hinnoitteluliitteellä on tilaajan toimesta mahdollistettu. Hinnoitteluliite on tarjouksen jättämisen yhteydessä palautettava täydellisesti/ohjeen mukaan täytettynä tarjotun osakokonaisuuden/tarjottujen osakokonaisuuksien suhteen. Hinnoitteluliitteessä annetut hinnat sisältävät kaikki palvelusta tarjouspyynnön tekijälle aiheutuvat kustannukset (paitsi pankkien verkkopalkkalaskelmista työnantajilta veloittamat kulut). Tulostuspalvelun kautta lähetettävien aineistojen postimaksut (eli perille toimittamisen kulut) voi ilmoittaa tai olla ilmoittamatta (ks. alla oleva kappale). Edellisissä kappaleissa mainitun osalta hinnoitteluliitteeseen ei voi lisätä ko. kustannuksia sisältäviä lisärivejä. Tarjoaja voi hinnoitella tarjouksensa siten, että se sisältää postimaksun (myyntilaskut, palkkalaskelmat). Tarjoaja voi hinnoitella tarjouksensa myös ilman postimaksua. Se, että sisältääkö tarjous postimaksun vai ei, on ilmoitettava tarjouslomakkeessa (liite 4). Tarjouksen pyytäjän lähtökohtana on, että paperiversiot lähetetään economy (2. luokan) vakiokirjeinä siten, että kirjeiden hinta tarjouksen pyytäjälle on maksimissaan 0,36 /kirje (tällä hetkellä voimassa oleva Postin hinta, sopimusta tehdessä voidaan soveltaa myös 1. luokan postimaksua tarvittaessa). Tällöin tarjousvertailussa lisätään 0,36 niiden tarjoajien hintaan, jotka ovat ilmoittaneet, että heidän tarjouksensa ei sisällä postimaksua. Tätä siis kukin tarjoaja käyttää laskenta-arvonaan tarjousta tehdessään, elleivät tarjoajan omat sopimukset tai kirjeiden vaihtoehtoiset perilletoimitusjärjestelyt mahdollista edullisempaa hinnoittelua tältä osin (tällöin hinnat on kannattavaa tarjota siten, että hinnat sisältävät toimituksen perille asti, eli yllä mainitun postimaksun). Jos tarjoaja ei sisällytä postimaksua hinnoitteluliitteen hintoihin, niin postimaksu economy (2. luokan) kirjeiden osalta voi olla korkeintaan 0,36 /kirje, vaikka tarjoaja käyttäisi postituksiin esimerkiksi frankeerauskonetta, jolloin postimaksu on todellisuudessa todennäköisesti suurempi kuin 0,36 /kirje. Jos tarjoaja veloittaa postimaksusta enemmän kuin 0,36 /kirje, tulee hinnat tällöin tarjota siten, että hinnat sisältävät toimituksen perille asti eli postimaksun. Mahdolliset muutokset todellisissa lähetyssisällöissä verrattuna mainittuun postimaksuun huomioidaan toteutuman perusteisesti Postin (Itella Oyj:n) kulloinkin voimassa olevan valtakunnallisen hinnoittelun mukaisesti. Sopimusta laadittaessa postimaksuun liittyvät menettelyt edullisimman ratkaisun takaamiseksi tarkennetaan yhteistyössä valitun toimittajan kanssa. Mikäli tarjoaja on tehnyt tarjouksensa hinnoittelun siten, että se sisältää postimaksun, on tarjoajalla oikeus veloittaa postimaksu palvelulaskutuksen yhteydessä. Tällöin on kuitenkin huomioitava se, että postimaksu voi olla maksimissaan Postin (Itella Oyj:n) kulloinkin voimassa olevan valtakunnallisen hinnaston mukainen. Tarjoajan on kaikissa tapauksissa kerrottava postimaksun osuus kokonaishinnasta sopimusneuvotteluissa. Hinnoitteluliitteessä ilmoittamatta jätetyt pyydetyn laajuisen ja sisältöisen palvelun kustannuskomponentit ovat veloituksettomia. Hinnat ovat voimassa sopimusvuoden kerrallaan. Tarjoajan tulee hinnoitteluliitteessä ilmoittaa sopimusvuosittainen hinnankorotus-/alennusprosentti. Esitetty korotusprosentti on maksimitaso hinnankorotukselle. Sopimuskaudella korotus on kuitenkin perusteltava. Korotusta on esitettävä vähintään kolme kuukautta ennen sopimusvuoden 5 (30)

6 umpeutumista. Hinnankorotus hyväksytään perustelluin osin. Esitetty hinnanalennusprosentti on sitova alennus ja se tulee voimaan ilman erillistä ilmoitusta. HUOM! HINNAT TULEE EHDOTTOMASTI ILMOITTAA HINNOITTE- LULIITTEESSÄ HINNOILLE VARATUISSA KOHDISSA. TARJOUK- SEN EI TULE SISÄLTÄÄ MITÄÄN MUITA HINTATIETOJA KUIN TÄYTETTY HINNOITTELULIITE (kokemuksemme mukaan erikseen ilmoitettavat hintatiedot, joita ei ole sisällytetty hinnoitteluliitteen hintoihin, ovat suurin yksittäinen tarjousten hylkäämiseen johtava tekijä). TARJOUKSESSA EI TULE MISSÄÄN KOHDIN MAINITA MUISTA HINTAEHDOISTA KUIN MITÄ HINNOITTELULIITTEELLÄ ON MAHDOLLISTETTU. TARJOUKSEEN EI SAA LIITTÄÄ MITÄÄN OMIA HINTAEHTOJA/HINTAVARAUMIA. Vertailuhinta lasketaan neljälle vuodelle esitettyjen maksimikorotusten perusteella ja/tai esitettyjen sitovien hinnanalennusten perusteella. Neljän vuoden jälkeen sopimushinnasta sovitaan erikseen neuvotellen. Kaikki hinnat on ilmoitettava alv 0 %. Tarjoajan on hinnoittelussaan huomioitava, että tarjouspyynnön kohteen volyymit voivat kasvaa sopimuskauden aikana (kunta- ja palvelurakennemuutokset, konserniyhteisöt yms., optioyhteisöjen sekä uusien tietojärjestelmien käyttöönotto). Tällöinkin sopimushinnat määräytyvät tarjotun perusteella. Sopimuskauden aikaisissa veloituksissa noudatetaan maksuja, jotka tarjoaja on hinnoitteluliitteellä tarjonnut. Muunlaista hinnoittelua ei hyväksytä. Tietoturva Laatu- ja ympäristöjärjestelmä Sanktiot Toimitusehto Tietoturvarajapinnan tarkempi määrittely tehdään sopimuksen teon yhteydessä. Valituksi tulevalta toimittajalta edellytetään tämän ehdon täyttämistä. Valittu toimittaja on velvollinen allekirjoittamaan salassapitosopimuksen hankinnan kohteeseen liittyen. Tarjoaja vastaa siitä, että se ja mahdolliset alihankkijat toimivat voimassa olevien lakien ja säädösten mukaisesti. Toimittajan tulee määritellä tarjouslomakkeessa (liite 4) sanktiot: a) Käyttöönottoprojektin/toimitusprosessin viivästymistä koskien b) Palvelun käytettävyyteen liittyviä poikkeamia koskien Tarjottu sanktiomenettely arvioidaan laatukriteerinä. Hinnoitteluliitteessä annetut hinnat sisältävät kaikki palvelusta tarjoajalle aiheutuvat kustannukset. Mukaan lukien mm. sopimusaikainen ylläpito-/viankorjauspalvelu, versiopäivitykset ja muut toimitus- ja käyttöönottokustannukset, liittymä- ja 6 (30)

7 mahdolliset muut ohjelmistokustannukset sekä käyttöön, ylläpitoon sekä toimivuuteen ja asiakaspalavereihin liittyvät matka-, työ-, päiväraha-, majoitus- jne. kustannukset sekä sopimusaikaiset palaverit asiakkaalla ja muut kustannukset. Maksuehto 14 pv netto. Lyhyempää ei hyväksytä ja pidemmästä ei tarjousvertailussa hyvitetä. Laskutus Tarjouksessa esitettävät tiedot Kelpoisuus-/soveltuvuusehdot Hankintapäätös ja vertailuperusteet Hankintapäätös ja -sopimus Laskujen on sisällöltään täytettävä voimaan tulleen alv-lain vaatimukset. Sopimuskauden aikaisten veloitusten osalta laskutus perustuu jälkikäteislaskutukseen. Laskutus lähtökohtaisesti 3 kk:n välein jälkikäteen, mutta tästä voidaan sopimusta tehdessä neuvotella. Käyttöönottoprojektin kaltaisten kertaluonteisten maksujen laskutus tapahtuu pääsääntöisesti jälkikäteen työvaiheen hyväksynnän jälkeen. Kaikki laskutettavat kustannukset perustuvat tarjouspyyntöön ja annettuun tarjoukseen. Laskutuslisiä tms. kustannuksia ei hyväksytä. Välityspalvelusta laskutetaan Seutukeskus Oy Hämettä (ei organisaatiota). Lasku tulee eritellä Seutukeskus Oy Hämeen asiakasorganisaatioittain erillisinä laskuriveinä. Tarjous tulee tehdä Excel-muotoiselle tarjouslomakkeelle (liite 4). Tarjouslomakkeen saatte Internet-osoitteesta: Tarjoukseen tulee sellaisenaan liittää tarjouspyynnön liite 7 (sähköisten sanomien ominaisuusvertailutaulukko), jossa on kunkin vaatimuksen kohdalla yksiselitteisesti ilmoitettu tarjoajan sitoutuminen ko. vaatimukseen tai mahdollisen ehdollisen sitoutumisen ehto siltä osin, mitä osakokonaisuutta tarjous koskee. Sähköisten sanomien ominaisuusvertailutaulukon saatte Internet-osoitteesta: Kelpoisuus-/soveltuvuusehdot on esitetty tarjouslomakkeessa (liite 4). Hankintapäätöksen perusteena on kokonaistaloudellisesti edullisin tarjous, jossa huomioidaan tarjouspyynnön liitteen 6 mukaiset perusteet ja niiden painoarvot. Kummastakin osakokonaisuudesta tehdään oma, erillinen hankintapäätös. Sopimus tehdään vain valitun toimittajan kanssa, eikä siihen sisällytetä kolmatta (esimerkiksi rahoitusyhtiö) osapuolta. Sopimuksen tarkoituksena on kokonaiskustannuksiltaan edullisimman toimintamallin toteuttaminen. Sopimuksen yksityiskohtia voidaan sopimuksen voimassaoloaikana yhteisesti sopien tarkistaa ilman koko sopimuksen 7 (30)

8 purkamista/irtisanomista. Päätös tulee sopimusoikeudellisesti sitovaksi, kun se tulee lainvoimaiseksi, ja sopimus on allekirjoitettu. Seutukeskus Oy Häme voi halutessaan käyttää valitsemaansa konsulttia tai konsultteja apuna tarjousten vertailussa ja hankintaprosessissa. Hankintasopimus on tarkoitus allekirjoittaa viimeistään Vastausaika klo mennessä. Tarjouksen tulee olla sitovana voimassa 6 kuukautta em. päivästä lukien. Sekä kirjallisesti että sähköpostitse toimitettujen tarjousten on oltava perillä hankintayksikössä em. ajankohtaan mennessä. Vastausosoitteet Tarjoaja sitoutuu tarjouksen antaessaan tämän tarjouspyynnön ja sen liitteiden mukaisiin ehtoihin. Tarjous (eli tarjouslomake) liitteineen tulee palauttaa allekirjoitettuna kirjallisena versiona (suljetussa kirjekuoressa tms. pakkauksessa) ja sähköpostitse. Tarjous ja sopimus tehdään suomen kielellä. Palvelu sopimusaikana on annettava suomen kielellä. Sähköposti Osoite aapo.korte@seutukeskus.net Seutukeskus Oy Häme Aapo Korte Arvi Kariston katu 1 B, 1. kerros HÄMEENLINNA Tarjouskilpailuun liittyvät kysymykset Kuoreen/pakkaukseen ja sähköpostiviestin otsikkoon merkintä Sähköisten sanomien välityspalvelutarjous. Tarjouspyyntöön ja sen sisältöön liittyvät kysymykset tulee toimittaa sähköpostitse osoitteeseen aapo.korte@seutukeskus.net klo mennessä. Puhelimitse kysymyksiin ei vastata. Kysymyksiin laaditaan kirjallinen vastaus niiden käsittelyn jälkeen. Kysymykset ja niihin annetut vastaukset julkaistaan viimeistään kuusi päivää ennen tarjousten jättöajan umpeutumista Internet-osoitteessa: Mika Kantola Toimitusjohtaja SEUTUKESKUS OY HÄME 8 (30)

9 Tarjouspyynnön liitteet 1 Kuvaus asiakasrakenteesta 2 Palvelulle asetetut tavoitteet 3 Palvelun käyttöönottoaikataulusuunnitelma 4 Tarjouslomake 5 Hinnoitteluliite 6 Vertailu- ja hankintapäätösperusteet 7 Sähköisten sanomien ominaisuusvertailutaulukko 8 Yleisimmät virheet edellisessä keskeytetyssä tarjouskilpailussa 9 (30)

10 KUVAUS ASIAKASRAKENTEESTA LIITE 1 Näiden organisaatioiden osalta tarjotaan käyttöönottokustannukset hinnoitteluliitteen kohdassa 1, siten, että kaikki asiakkaat tulee käyttöönotossa toteutetuksi: Hämeenlinnan kaupunki Janakkalan kunta Hattulan kunta Hämeenlinnan seudun koulutuskuntayhtymä (Koulutuskeskus Tavastia) Hämeenlinnan Seudun Vesi Oy Seutukeskus Oy Häme Työvalmennussäätiö Luotsi Hoitokoti Koivikko Vanajaveden Opisto Hämeenlinnan Kaupungin Teatteri Oy Työsyke Oy Tekninen Palvelukeskus Oy Häme Kantolan Kiinteistöt Oy Hämeenlinnan Palvelukiinteistöt Oy Hämeenlinnan Liikuntahallit Oy Hämeenlinnan Palloiluhalli Oy Hämeenlinnan Jäähalli Oy Kiinteistö Oy Poltinahon Liikuntahallit Kulttuuri- ja kongressikeskus Verkatehdas Oy Pikassos Oy Sosiaalikehitys Oy Seuturekry Oy Koivikkosäätiö Janakkalan Asunnot Oy Janakkalan Kiinteistöt Oy 10 (30)

11 Yleistietoa nykytapahtumista Seutukeskus Oy Häme noutaa tällä hetkellä verkkolaskuja seuraaville organisaatioille: Hämeenlinnan kaupunki Janakkalan kunta Hattulan kunta Hämeenlinnan seudun koulutuskuntayhtymä (Koulutuskeskus Tavastia) Hämeenlinnan Seudun Vesi Oy Seutukeskus Oy Häme Työvalmennussäätiö Luotsi Hoitokoti Koivikko Vanajaveden Opisto Hämeenlinnan seutu Hämeenlinnan Kaupungin Teatteri Oy Tavoitteena on, että verkkolaskuja noudetaan kaikille Seutukeskus Oy Hämeen asiakasorganisaatioille ja että vastaanotettujen verkkolaskujen määrää saadaan lisättyä nykyisestä määrästä. Myyntilaskujen osalta voidaan todeta että, kunnat ja kunnalliset organisaatiot laskuttavat pääasiassa kuluttajaasiakkaita. Nykyasiakkaiden volyymit Kaikkien Seutukeskus Oy Hämeen asiakasorganisaatioiden ostolaskujen kokonaismäärä ja myyntilaskujen määrä yhteensä vuonna 2008: Ostolaskut Myyntilaskut kpl (sisältäen skannatut laskut ja verkkolaskut) kpl Verkkolaskujen vastaanotto vuonna 2008: Hämeenlinnan kaupunki Janakkalan kunta Hattulan kunta Hämeenlinnan seudun koulutuskuntayhtymä Muut yhteisöt yhteensä Kaikki yhteensä kpl kpl kpl kpl kpl kpl Verkkolaskujen osuus kaikista ostolaskuista on vastaanottavasta organisaatiosta riippuen 0-20 %. Kaikkien Seutukeskus Oy Hämeen asiakasorganisaatioiden palkkalaskelmien lukumäärä yhteensä vuonna 2008: Palkkalaskelmat kpl 11 (30)

12 Hämeenlinnan kaupunki Tytäryhteisöt Kuntayhtymät Yhteis- ja omistusyhteysyhteisöt Säätiöt Konserni 1 As Oy Säästötillikka 2 Aulangon kylpylä Oy 3 Hlinnan Asunnot Oy konserni 4 Hlinnan Kaupungin Teatteri Oy 5 Hlinnan Keilakeskus Oy 6 Hlinnan Liikuntahallit Oy 7 Hlinnan Jäähalli Oy 8 Hlinnan Palloiluhalli Oy 9 Poltinahon liikuntahallit Oy 10 Hlinnan Poltinahontie 15 Oy 11 Hlinnan Seudun Vesi Oy 12 Hlinnan vanhusten asuntosäätiö 13 Idänpään toimintakeskus Oy 14 Kantolan Kiinteistöt Oy KOy Hlinnan Kasarmikatu 23 Koy Hlinnan Turuntien Liiketalo Moreeni 2002 KOy Harvialantien 420 C 15 Koy KOy Sahratie Hlinnan 2-3 Raatihuoneenkatu KOy Vanajanportti 17 Koy Katistentie KOy Metsäpirtti 19 Onesto Oy 20 KOy OP-Talo 21 Verkatehdas 22 Peruskorjauskeskus Oy Häme (ent. Yh-rak.) 23 Rakennustietokeskus Tawastica Oy 24 Seutukeskus Oy Häme 25 Sosiaalikehitys Oy Häme 26 Teknologiakeskus Innopark Oy 27 Hämeen ammatillisen korkeakoul. ky 28 Hämeen maakunnan kuntayhtymä 29 Hämeen päihdehuollon ky 30 Hlinnan seudun kansalaisopiston ky 31 Hlinnan seudun kansanterveystyön ky 32 Hlinnan seudun koulutuskuntayhtymä 33 Kanta-Hämeen sairaanhoitopiirin ky 34 Pääjärven kuntayhtymä 35 Hämeen Messut Oy 36 Hlinnan linja-autoasemakiint. Oy 37 Jukolan Lintukoto Oy 38 Kanta-Hämeen Sairaskotisäätiö 39 Kehittämiskeskus Oy Häme 40 KOy Peltokatu Kiinteistö Oy Hansalogistiikka 42 Pikassos Oy 43 Virtaa Hämeeseen ky 44 Fredrika Wetterhoff-säätiö 45 Hlinnan seudun opisk.asuntosäätiö 46 Hlinnan Erityisasuntosäätiö 47 Korttien Tarinat -säätiö 48 Panssarisoittokunnan tukisäätiö 12 (30)

13 Janakkalan kunta Konserni Tytäryhteisöt 49 Janakkalan Asunnot Oy Palkanlaskenta Seutukeskuksessa Kiinteistö Oy Turengin Kolmonen 50 Janakkalan Teollisuusalueet Oy Palkanlaskenta Seutukeskuksessa Kiinteistö Oy Janakkalan Virastotalo Kuntayhtymät Kanta-Hämeen Sairaanhoitopiirin ky Hämeenlinnan Seudun Koulutus ky Hämeen Päidehuollon ky Hämeen maakunta liiton ky Pääjärven ky Hml Seudun kansalaisopisto ky 51 Riihimäen seudun ammattioppilaitoksen ky Osakkkuus- ja yhteisyhteisöt 52 Kiinteistö Oy Turengin Kauppakuja, 25 % Kehittämiskeskus Oy Häme, 20 % 53 Janakkalan Lämpö Oy, 50 % 54 Kiinteistö Oy Kulma-Juttila, 50 % Säätiöt 55 Janakkalan Palvelutalosäätiö Hattulan kunta Konserni Tytäryhteisöt 56 Hattula-Kiinteistöt Oy As Oy Hattulan Nummela As Oy Nummenpiha As Oy Nummenportti As Oy Renginraitti As Oy Rouvanraitti Hattulan Yhteisasunnot Oy Kiinteistö Oy Katinheikki Kiinteistö Oy Katinkauppa Kiinteistö Oy Kinnalanhovi 57 Kiinteistö Oy Parolan Vuorela 58 Hattulan Yrityspalvelu Oy Kuntayhtymät Yhteis- ja omistusyhteysyhteisöt Hauhon kunta Tytäryhteisöt Kuntayhtymät Yhteis- ja omistusyhteysyhteisöt Kanta-Hämeen Sairaanhoitopiirin ky Hml Seudun Kansanterveystyön ky Hämeenlinnan Seudun Koulutus ky Hämeen Päidehuollon ky Hämeen maakunta liiton ky Pääjärjven ky Hml Seudun kansalaisopisto ky 59 Hattulan Lämpö Oy Konserni 60 Kiinteistö Oy Hauhon Vuokratalot 61 Hauhon Lämpö Oy Kanta-Hämeen Sairaanhoitopiirin ky Hml Seudun Kansanterveystyön ky Hämeenlinnan Seudun Koulutus ky Hämeen Päidehuollon ky Hämeen maakunta liiton ky Pääjärjven ky Hml Seudun kansalaisopisto ky 62 Hauhon Kiinteistö- ja Kauppakeskus Oy 13 (30)

14 Rengon kunta Tytäryhteisöt Kuntayhtymät Lammi kunta Tytäryhteisöt Kuntayhtymät Yhteis- ja omistusyhteysyhteisöt Kalvolan kunta Tytäryhteisöt Asunto-osakeyhtiöt Muut yhtiöt Kuntayhtymät Yhdistelemättömät osakkuusyhteisöt Tuuloksen kunta Tytäryhteisöt Konserni 63 Rengon Keskustalo 64 Rengon Härkäpirtti 65 Rengon Asunnot Oy Kanta-Hämeen Sairaanhoitopiirin ky Hml Seudun Kansanterveystyön ky Hämeenlinnan Seudun Koulutus ky Hämeen Päidehuollon ky Hämeen maakunta liiton ky Pääjärven ky Hml Seudun kansalaisopisto ky Konserni 66 Kiint. Oy Lammin vuokratalot 67 Asunto Oy Lammin Herala 68 Asunto Oy Lammin Heinäpuisto 69 Asunto Oy Lammin Puistomäki 70 Lammin-Tuuloksen kansanterveystyön ky Kanta-Hämeen Sairaanhoitopiirin ky Pääjärjven ky Hämeen Päidehuollon ky Hämeen maakunta liiton ky Hämeenlinnan Seudun Koulutus ky Hämeen ammatillisen korkeakoulutuksen ky Hml Seudun kansalaisopisto ky 71 Lammin Aluelämpö Oy 72 Kiint. Oy Lamminraitti 73 Lammin Kehittämisosakeyhtiö Myötätuuli Konserni 74 Kalaasi 75 Kotilaidun 76 Laukkurivi 77 Lenninlaidun 78 Kalvolan Meijerinhovi 79 Mestaripelimanni 80 Kalvolan Vuokkorivi 81 Iittalan Kehitysyhtiö Oy Kanta-Hämeen Sairaanhoitopiirin ky Hml Seudun Kansanterveystyön ky Hämeenlinnan Seudun Koulutus ky 82 Iittalan Kiinteistö Oy Konserni 83 As. Oy Heiskalanpuisto 84 As. Oy Heiskalanrinne 85 As. Oy Käpyhonka 86 Kiit. Oy Rinnejuttila 87 As. Oy Viserrys Kuntayhtymät Lammin-Tuuloksen kansanterveystyön ky Kanta-Hämeen Sairaanhoitopiirin ky Pääjärjven ky Hämeen Päidehuollon ky Hämeen maakunta liiton ky Hämeenlinnan Seudun Koulutus ky Hml Seudun kansalaisopisto ky Hauhon, Rengon, Lammin, Kalvolan ja Tuuloksen kuntien tytäryhteisöt sekä osakkuusyhteisöt ovat kuntaliitoksen myötä siirtyneet vuoden 2009 alusta alkaen Hämeenlinnan kaupungin konserniin. Samoin Hämeenlinnan seudun kansanterveystyön kuntayhtymä on kuntaliitoksen myötä lakkautettu. 14 (30)

15 PALVELULLE ASETETUT TAVOITTEET LIITE 2 Yleiset tavoitteet Tarkennetut tavoitteet Palvelun tuottajan tulee olla yhteistyökumppani, jolla on kyky toteuttaa palvelu kustannustehokkaasti ja laadukkaasti. Yhteistyökumppanilla tulee myös olla kyky, halu ja resurssit jatkokehittää palvelukokonaisuutta yhdessä Seutukeskus Oy Hämeen kanssa. Hyväksyttävän tarjouksen tulee täyttää kaikki sähköisten sanomien välitykselle asetetut pakolliset vaatimukset (liite 7), siltä osin, mitä osakokonaisuutta tarjous koskee. Sitoutuminen vaatimuksiin tai sitoutumisen ehto on erikseen ilmoitettava tarjouksen liitteessä 7 (sähköisten sanomien ominaisuusvertailutaulukko). Sähköisten sanomien välityspalvelulle osakokonaisuuksineen on asetettu seuraavat yleiset vaatimukset: Välityspalvelu on ns. valmistuoteratkaisu, joka voidaan ottaa käyttöön ilman merkittävää räätälöintityötä. Välityspalvelun hinnoittelurakenne tukee Seutukeskuksen liiketoimintamallia. Toimittaja resursoi käyttöönottoprojektin riittävällä henkilö- ja osaamispanoksella. Toimittaja vastaa kaikista käyttöönottokoulutuksista, jotka on huomioitu käyttöönottosuunnitelmassa. Toimittaja sitoutuu sanktiomenettelyyn, jossa määrittelee sanktiomenettelyt tarjoamansa palvelun käyttöönottoon ja/tai käytettävyyteen liittyvissä poikkeamissa. Sanktiomenettely on yksi hankinnan laatukriteereistä. Tietojärjestelmän/palvelun toiminnalle asetettuja tavoitteita sekä niiden toiminnallisia lähtökohtia on tarkemmin kuvattu erillisessä liitteessä 2 Sähköisten aineistojen välityspalvelu. Erillinen liite 2 on saatavilla Internet-osoitteesta: 15 (30)

16 PALVELUN KÄYTTÖÖNOTTOAIKATAULUSUUNNITELMA LIITE 3 Suunniteltu käyttöönotto Hämeenlinnan seutu Forssan seutu (optio) Kanta-Hämeen sairaanhoitopiirin kuntayhtymä (optio) (30)

17 TARJOUSLOMAKE LIITE 4 Tarjous tulee tehdä tarjouslomakkeelle. Tarjouslomake on täytettävä täydellisesti tarjotun osakokonaisuuden/tarjottujen osakokonaisuuksien suhteen. Tarjouslomakkeen saatte Internet-osoitteesta: 17 (30)

18 HINNOITTELULIITE LIITE 5 Tarjouksen hinnoittelumalli Nykyasiakkaiden volyymit vuonna 2008 on esitetty liitteessä 1 (kuvaus asiakasrakenteesta). Hinnoitteluliite Hinnoitteluliite on saatavilla erillisenä Excel-tiedostona Internet-osoitteesta: HUOM! Osakokonaisuudet ovat Excel-tiedostossa omilla välilehdillään/laskentataulukoillaan. Hinnoitteluliitteen täyttöohjeet Hinnoitteluliite tulee täyttää täydellisenä tarjotun osakokonaisuuden/tarjottujen osakokonaisuuksien suhteen. Tarjoaja syöttää hintatiedot taulukkoon/taulukoihin vaaleankeltaisiin soluihin. Taulukkoon ei saa tehdä muutoksia (lisätä rivejä, muuttaa kaavoja, tms.). 1. KERTAKUSTANNUKSET - Kertakustannusten alakohdissa 1a-1g ilmoitetaan Hämeenlinnan seudun käyttöönottoa koskevat kertaluonteiset kustannukset (ei siis optiona pyydetyn Forssan seudun käyttöönottokustannuksia). - Kertakustannusten alakohdissa 1a-1g hinnoitellaan kaikki sähköisten sanomien palvelun ja toimintaympäristön perustamiseen sekä koulutukseen liittyvät kertaluonteiset kustannukset seuraavasti: 1a Palvelun perustamisen kustannukset - Ko. riville merkitään kaikki palvelun perustamisesta mahdollisesti aiheutuvat perustamiskustannukset. 1b Käyttöönottoprojektin kustannukset - Riveille merkitään käyttöönottoprojektiin käytettävät htpv:t (kpl) sekä htpv:ien yksikköhinta ( ). Annettuun hintaan tulee sisältyä kaikki käyttöönottoprojektiin liittyvät kustannukset sekä käyttöönottoon liittyvät matka-, työ-, päiväraha- ja majoitus- ym. kustannukset sekä käyttöönottopalaverit ja muut kustannukset (tarjottu summa on maksimisumma, jonka toimittaja voi projektista veloittaa, riippumatta siitä ylittyykö toimittajan arvio vai ei): Projektin suunnittelu, toteutus ja testaus Projektin dokumentointi Projektin johto (toimittajan osuus) - Taulukko laskee automaattisesti käyttöönottoprojektin kustannusten yhteismäärän kertomalla annetun käyttöönottoprojektin yksikkökustannuksen annetulla htpv-määrällä. 1c Koulutuskustannukset - Riveille merkitään tarjoajan arvio järjestelmän käyttöönottoon liittyvästä koulutustarpeesta sekä koulutukseen tarvittavat htpv:t (kpl) sekä htpv:ien yksikköhinta ( ). Ylemmälle riville arvioidaan, montako htpv koulutusta tarvitaan (noin 5 hengelle) tarjottavan järjestelmän käyttöönottamiseksi. Annettuun hintaan tulee sisältyä kaikki koulutuksiin liittyvät koulutukset sekä niihin liittyvät matka-, työ-, päiväraha- ja majoitus- ym. kustannukset sekä muut kustannukset. - Hintavertailussa käytetään tarjoajan määrittelemää koulutuspäivien lukumäärää. Mikäli koulutusmäärä ei perustellusta syystä riitä, tulee toimittajan järjestää lisäkoulutukset veloituksetta. - Taulukko laskee automaattisesti koulutuskustannusten yhteismäärän kertomalla annetun koulutusten yksikkökustannuksen tarjoajan arvioimalla tarvittavien koulutusten htpv-määrällä. 18 (30)

19 1d Visualisointikustannukset - Peruslaskupohjan sekä verkkolaskun että tulostettavan laskun osalta tulee olla veloitukseton. Peruslaskupohjan on oltava sellainen, että logoa ja yhteys- yms. tietoja vaihtamalla se saadaan soveltumaan kaikkien organisaatioiden käyttöön. OSAKOKONAISUUS 1 - Peruspalkkalaskelmapohjan sekä verkkopalkkalaskelman että tulostettavan palkkalaskelman osalta tulee olla veloitukseton. Peruspalkkalaskelmapohjan on oltava sellainen, että logoa ja yhteys- yms. tietoja vaihtamalla se saadaan soveltumaan kaikkien organisaatioiden käyttöön. OSAKOKONAISUUS 2 - Riveille merkitään asiakasorganisaatiokohtaisesti visualisoidun verkkolaskun/verkkopalkkalaskelman sekä tulostettavan myyntilaskun/palkkalaskelman yksikköhinta (hinnan on oltava muodossa /pohja). Asiakaskohtaisella pohjalla tarkoitetaan erityisesti asiakasta varten visualisoitua pohjaa, joka on selkeästi visuaalisuudeltaan kehittyneempi versio peruslaskupohjasta. 1e 1f Muut kertakustannukset - Jos tarjoukseen sisältyy muita kertakustannuksia, ne ilmoitetaan yhteissummana omalla rivillään. Kertakustannukset yhteensä - Taulukko laskee automaattisesti edellä lueteltujen kertakustannusten yhteissumman omalle rivilleen. 1g Tilaajan omat käyttöönoton työkustannukset - Tarjoaja ilmoittaa arvion tilaajalle aiheutuvasta tarjoukseen liittyvästä työmäärästä (htpv) omalle rivilleen. - Tilaaja arvioi tarjoukseen liittyvän itselleen aiheutuvan työmäärän (htpv) omalle rivilleen jälkikäteen. Tilaajalla on oikeus muuttaa toimittajan työmääräarviota tarjousvertailua tehdessään. - Tilaaja on esittänyt omalla rivillään oman työkustannuksensa /htpv. - Taulukko laskee automaattisesti tilaajan omat käyttöönoton työkustannukset kertomalla tilaajan/toimittajan työmääräarvion (htpv) tilaajan määrittelemällä oman työn yksikkökustannuksella ( /htpv). Vertailussa sovelletaan tilaajan määrittämää henkilötyöpäivien määrää, jos tilaaja katsoo tarpeelliseksi poiketa toimittajan arviosta. 1h KÄYTTÖÖNOTTOKUSTANNUKSET YHTEENSÄ - Taulukko laskee automaattisesti edellä lueteltujen kertakustannusten ja käyttöönoton työkustannusten yhteissumman omalle rivilleen. 2. VUOSIKUSTANNUKSET - Vuosikustannusten alakohdissa (2a-2j) ilmoitetaan kaikki tarjottavan järjestelmän vuosikustannukset. 2a Välityspalvelun vuosittainen kustannus Laskennallinen kustannus tulee ilmoittaa tilaajan määrittämän yksikkövolyymin kohdalle välitettyjen verkkolaskujen (myyntilaskujen) ja tulostettavien myyntilaskujen määrä yhden vuoden aikana OSAKOKONAISUUS 1 välitetyn verkkolaskun lisäsivun hinta/kpl OSAKOKONAISUUS 1 tulostettavan ja kuoritettavan laskun lisäsivun hinta/kpl OSAKOKONAISUUS 1 välitetyn vastaanottajailmoituksen hinta/kpl OSAKOKONAISUUS 1 vastaanotettujen verkkolaskujen (ostolaskujen) määrä yhden vuoden aikana OSAKOKO- NAISUUS 1 välitettyjen verkkopalkkalaskelmien ja tulostettujen palkkalaskelmien määrä yhden vuoden aikana OSAKOKONAISUUS 2 välitetyn verkkopalkkalaskelman lisäsivun hinta/kpl OSAKOKONAISUUS 2 tulostettavan palkkalaskelman lisäsivun hinta/kpl OSAKOKONAISUUS 2 19 (30)

20 - Yksikkökustannuksen tulee sisältää kaikki järjestelmän käyttämiseen liittyvät sovellus- ja käyttöpalvelukustannukset, kuten esimerkiksi: mahdolliset lisenssit, sovelluksien käyttöoikeus, kaikki versiopäivitykset ja niihin liittyvät työkustannukset kaikki käyttöpalveluun ja sovellusten ylläpitoon liittyvät kustannukset sekä järjestelmän sisäisen tiedonsiirron ja siirtojen valvonnan kustannukset 2b Palveluun sopimusaikana veloitettavat uusien yhteisöjen liittymiskustannukset - Kohdassa 2b ilmoitetaan optiona pyydettyjen Forssan seudun ja Kanta-Hämeen sairaanhoitopiirin kertaluonteiset palvelun käyttöönottokustannukset (palvelun perustaminen, käyttöönottoprojekti- ym. kertakustannukset). - Hintavertailussa käytetään oletusta, että uusia asiakkaita tulee sopimuskauden (vuoden 2012 loppuun) aikana: 10 uutta yhteisöä (kuntaa/kuntayhtymää/pieniä yhteisöjä) Tarjoaja ilmoittaa uuden yhteisön (kaikki) palvelun perustamiskustannukset (yksikköhinta /yhteisö) - Perustamiskustannukset ilmoitetaan ilman tiedonsiirtokustannuksia. - Sopimusaikana laajennuksissa noudatetaan tarjottua hintaa riippumatta liittyjämääristä. 2c Vuosikustannukset yhteensä - Taulukko laskee automaattisesti edellä lueteltujen vuosikustannusten yhteissumman omalle rivilleen. 2d Käyttökustannus / vuosi, 1. vuosi - Taulukko käyttää automaattisesti 1. sopimusvuoden kustannukseksi edellisen kohdan (2c) vuosikustannukset yhteensä. 2e Vuosikustannusten enimmäiskorotus tai sitova alennus toisena vuonna, % - Aikaisintaan toisena sopimusvuonna mahdollisesti toteutuva vuosikustannusten enimmäiskorotus tai sitova alennus (%). - Tarjoaja merkitsee taulukkoon omalle rivilleen mahdollisesti toteutuvan vuosikustannusten enimmäiskorotus- tai sitovan alennusprosentin. 2f Käyttökustannus / vuosi, 2. vuosi - Taulukko laskee automaattisesti 2. sopimusvuoden vuosikustannuksen lisäämällä tarjoajan määrittelemän prosentuaalisen korotuksen tai alennuksen edellisen vuoden vuosikustannukseen. 2g Vuosikustannusten enimmäiskorotus tai sitova alennus kolmantena vuonna, % - Kolmantena sopimusvuonna mahdollisesti toteutuva vuosikustannusten enimmäiskorotus tai sitova alennus (%). - Tarjoaja merkitsee taulukkoon omalle rivilleen mahdollisesti toteutuvan vuosikustannusten enimmäiskorotus- tai sitovan alennusprosentin. 2h Käyttökustannus / vuosi, 3. vuosi - Taulukko laskee automaattisesti 3. sopimusvuoden vuosikustannuksen lisäämällä tarjoajan määrittelemän edellisen vuoden prosentuaalisen korotuksen tai alennuksen edellisen vuoden vuosikustannukseen. 2i Vuosikustannusten enimmäiskorotus tai sitova alennus neljäntenä vuonna, % - Neljäntenä sopimusvuonna mahdollisesti toteutuva vuosikustannusten enimmäiskorotus tai sitova alennus (%). - Tarjoaja merkitsee taulukkoon omalle rivilleen mahdollisesti toteutuvan vuosikustannusten enimmäiskorotus- tai sitovan alennusprosentin. 20 (30)

21 2j Käyttökustannus / vuosi, 4. vuosi - Taulukko laskee automaattisesti 4. sopimusvuoden vuosikustannuksen lisäämällä tarjoajan määrittelemän edellisen vuoden prosentuaalisen korotuksen tai alennuksen edellisen vuoden vuosikustannukseen. 2k Käyttökustannukset 4 vuotta yhteensä - Taulukko laskee automaattisesti edellä lueteltujen vuosikustannusten yhteissumman omalle rivilleen. 2l KOKONAISKUSTANNUKSET - Taulukko laskee automaattisesti edellä lueteltujen kerta-, käyttöönotto- ja vuosikustannusten yhteissumman omalle rivilleen. Tietoliikenneyhteyksiä ja tiedonsiirtovälineitä ulkoisiin järjestelmiin ei sisällytetä hintoihin. HUOM! Tarjoajan tulee ehdottomasti hinnoitteluliitettä täyttäessään ottaa huomioon tarjouspyynnön Hinnat, hinnoittelumekanismi, hinnan muutokset -kohdassa mainitut ohjeet ja periaatteet. 21 (30)

22 VERTAILU- JA HANKINTAPÄÄTÖSPERUSTEET LIITE 6 Tarjouksen arviointi- ja hankintaperusteet Tarjouksen tulee sisältää kaikki tarjouspyynnössä ja sen liitteissä pyydetyt tiedot ja tarvittavat osoitukset hankinnan kohteen pakollisten vaatimusten täyttämisestä. Kummassakin osakokonaisuudessa ovat samat vertailu- ja hankintapäätösperusteet. Hyväksyttävistä tarjouksista valitaan kokonaistaloudellisesti edullisin seuraavasti laskettavan kokonaispistemäärän perusteella: 1. Kustannukset ylläpitoajalla 4 vuotta, painoarvo 70 % Kokonaishinta on kaikkien kertakustannusten ja neljän vuoden käyttökustannusten summa hinnoitteluliitteeltä. Kokonaishinta muodostuu liitteen 5 mukaan. Kokonaishinnan osuus on 70 %. Halvin tarjous saa pistemäärän 70 ja muut suhteutetaan tähän arvoon. Hinnoittelu on tehtävä hinnoitteluliitettä (liite 5) käyttäen, joka on täytettävä täydellisesti tarjotun osakokonaisuuden/tarjottujen osakokonaisuuksien suhteen. 2. Palvelun laadullinen, toiminnallinen ja tekninen soveltuvuus, painoarvo 20 % Järjestelmän laadullisten, toiminnallisten ja teknisten vaatimusten painoarvo on 20 %. Vertailussa huomioidaan liitteen 7 (sähköisten sanomien ominaisuusvertailutaulukko) vastauksissa annetut tiedot. Laadulliset, toiminnalliset ja tekniset vaatimukset pisteytetään seuraavasti: Tarjouksen laatijan tulee vastata kaikkiin ominaisuusvertailutaulukon (liite 7) kysymyksiin tai väittämiin tarjotun osakokonaisuuden/tarjottujen osakokonaisuuksien suhteen. Tilaaja on määritellyt erilliseen sarakkeeseen, onko ominaisuus hankinnan kannalta pakollinen (P) vai vapaaehtoinen (V) vaatimus. Tilaaja pisteyttää tarjoajien vastaukset seuraavasti: pakolliseksi merkityistä ominaisuuksista paras vaihtoehto (tarjous) saa 60 pistettä, loput suhteutetaan tähän arvoon, Vapaaehtoisiksi merkityistä ominaisuuksista paras vaihtoehto (tarjous) saa 30 pistettä, loput suhteutetaan tähän arvoon. Toimittajan tulee merkitä kunkin rivin kohdalle sarakkeeseen "Toimittaja" 2, jos ominaisuus sisältyy nykyratkaisuun, 1, jos kyse on räätälöitävästä ominaisuudesta, ja 0, jos ominaisuus ei ole toteutettavissa. Toiminnallisuuden toteutumisasteen tarjottavan tietojärjestelmän osalta toimittaja määrittää taulukossa 1 esitetyllä tavalla: Taulukko 1: On valmiina tarjouksen kohteena olevassa välityspalvelussa (palvelun ominaisuus). Toimittaja merkitsee taulukkoon 2 Ei ole välityspalvelussa ja eivät sisälly tarjoukseen. Toimittaja merkitsee taulukkoon 0 Ovat palvelun laajennuksia tai lisäpalveluja, jotka sisältyvät tarjoukseen. Toimittaja merkitsee taulukkoon 1 Tai ovat sellaisia, jotka vaativat erillistä määrittelyä tai kehitystyötä ja sisältyvät tarjoukseen (räätälöitäviä), räätälöintityö sisältyy hintaan. X = Tilaajan kullekin yksittäiselle ominaisuudelle antama pisteytys Y = Toiminnallisuuden toteutumisaste (0, 1, 2) X * Y = Tarjoajan saama yhden yksittäisen ominaisuuden kokonaispistemäärä Kaikkien yksittäisten ominaisuuksien saamat kokonaispisteet lasketaan yhteen. 22 (30)

23 Ominaisuuksittain tehdyn pisteytyksen perusteella eniten yhteispisteitä saanut tarjous saa lopullisessa tarjousvertailussa palvelun laadullisesta, toiminnallisesta ja teknisestä soveltuvuusosasta 20 pistettä, muut suhteutetaan tähän lukuun. Mikäli pakolliseksi merkityn ominaisuuden kohdalle merkitään 0, tarjous hylätään. Mikäli tarjottavan välityspalveluratkaisun ominaisuus poikkeaa ominaisuusvertailutaulukossa pakolliseksi määritellystä ominaisuudesta, mutta se on toteutettavissa muulla tavalla, merkitään taulukkoon ominaisuutta vastaavalle riville 1 ja sarakkeeseen Poikkeama/selvitys selkeästi, millä tavalla toimittajan vaihtoehto poikkeaa pyydetystä ominaisuudesta ja vaihtoehtoinen ratkaisu, jotta tarjous voidaan huomioida. Ominaisuusvertailutaulukkoon annettavat pisteet ja niitä vastaavat toiminnallisuudet tarkistetaan sekä tarjousten vertailun yhteydessä että mahdollisissa tarjousneuvotteluissa ja väärien tietojen antaminen johtaa tarjouksen hylkäämiseen. 3. Toimittajan sanktioehdot, painoarvo 10 % Tarjoajan tulee antaa kuvaus sanktioehdoistaan tarjouslomakkeessa (liite 4). Parhaiten tilaajan tarpeisiin soveltuva sanktioehtojen kuvaus (tarjous) saa pistemäärän 10, muut suhteutetaan tähän lukuun. 23 (30)

24 SÄHKÖISTEN SANOMIEN OMINAISUUSVERTAILUTAULUKKO LIITE 7 Tarjoukseen tulee liittää täydellisesti täytettynä (tarjotun osakokonaisuuden/tarjottujen osakokonaisuuksien suhteen) sähköisten sanomien ominaisuusvertailutaulukko (liite 7). Ominaisuusvertailutaulukon riveille ja sarakkeille määritellyt kohdat tulee täyttää. Tarjouksen laatijan tulee vastata vertailutaulukon kysymyksiin tai väittämiin tarjotun osakokonaisuuden/tarjottujen osakokonaisuuksien suhteen seuraavalla tavalla: Sarake D Tilaaja on määritellyt erilliseen sarakkeeseen, onko ominaisuus (tilaaja on kuvannut pyytämänsä ominaisuudet tarjouspyynnön liitteellä 2) hankinnan kannalta pakollinen (P) vai vapaaehtoinen (V) vaatimus. Toimittajan tulee merkitä kunkin rivin kohdalle sarakkeeseen "Toimittaja": 2, jos ominaisuus sisältyy nykyratkaisuun 1, jos kyse on välityspalveluratkaisun laajennuksesta tai räätälöitävästä ominaisuudesta 0, jos ominaisuus ei ole toteutettavissa Mikäli pakolliseksi merkityn ominaisuuden kohdalle merkitään 0, tarjous hylätään. Jos kyse on laajennuksesta tai räätälöitävästä ominaisuudesta, on laajennuksen/räätälöinnin sisällyttävä hinnoitteluliitteen hintoihin. Sarake E HUOM! Jos kysymyksen kohdalla on pyydetty kuvaamaan ko. ratkaisu/ominaisuus, näin on tehtävä, muussa tapauksessa tähän kohtaan täytetään informaatiota tilaajan rivikohtaisen ominaisuuden/väitteen toteutumisesta. Sarake F Mikäli tarjottavan järjestelmäratkaisun ominaisuus poikkeaa ominaisuusvertailutaulukossa pakolliseksi määritellystä ominaisuudesta, mutta se on toteutettavissa muulla tavalla, merkitään taulukkoon ominaisuutta vastaavalle riville 1 ja sarakkeeseen Poikkeama/selvitys selkeästi, millä tavalla toimittajan vaihtoehto poikkeaa pyydetystä ominaisuudesta ja vaihtoehtoinen ratkaisu, jotta tarjous voidaan huomioida. Ominaisuusvertailutaulukon arviointi ja pisteytys on kuvattu liitteessä 6. Sähköisten sanomien ominaisuusvertailutaulukko (liite 7) on saatavilla Internet-osoitteesta: 24 (30)

25 YLEISIMMÄT VIRHEET EDELLISESSÄ KESKEYTETYSSÄ TARJOUSKILPAILUSSA LIITE 8 Sähköisten sanomien välityksen tarjouskilpailu jouduttiin vuonna 2008 keskeyttämään, koska määräaikaan mennessä ei saatu yhtään hyväksyttävissä olevaa tarjousta. Alle on koottu tiedot tarjoajien edellisessä tarjouskilpailussa tekemistä yleisimmistä virheistä sen takia, että tässä uudessa tarjouskilpailussa tarjoajat eivät enää tekisi virheitä. 1) Tarjouksessanne olette maininneet seuraavasti: Tarjouksen pohjalta tehtävässä sopimuksessa noudatetaan tämän tarjouksen ehtoja ja sen jälkeen liitteiden ehtoja yllä olevassa järjestyksessä. Kyseisen tekstin yllä on luettelo tarjouksenne liitteistä. Tarjouspyynnössä on mainittu seuraavasti: Asiakirjojen pätevyysjärjestys: 1. Sopimus liitteineen 2. Tarjouspyyntö liitteineen 3. Julkisen hallinnon IT-hankintojen yleiset sopimusehdot (JIT 2007) soveltuvine liitteineen 4. Tarjous liitteineen (tarjouksessa annetut tiedot tulevat osaksi sopimusta) Hankintasopimus laaditaan ostajan (eli tarjouksen pyytäjän) sopimuspohjalle. Ilmoittamanne sopimusasiakirjojen järjestys on tarjouspyynnön vastainen. 2) Tarjouksessanne olette maininneet seuraavasti: Palveluiden suunnitteluun, tuotantoon ja seurantaan liittyvät matkakustannukset, matka-ajan korvaukset ja päivärahat sekä muut kustannukset veloitetaan erikseen. Tarjouspyynnössä on mainittu seuraavasti: Hinnoitteluliitteessä annetut hinnat sisältävät kaikki palvelusta tarjoajalle aiheutuvat kustannukset. Mukaan lukien mm. sopimusaikainen huolto- / viankorjauspalvelu, liittymä- ja mahdolliset muut ohjelmistokustannukset sekä käyttöön, ylläpitoon sekä toimivuuteen liittyvät matka-, työ-, päiväraha- ja majoitus jne. kustannukset sekä sopimusaikaiset palaverit asiakkaalla ja muut kustannukset. Ilmoituksenne palvelujen suunnitteluun, tuotantoon ja seurantaan liittyvien matkakustannusten, matka-ajan korvausten ja päivärahojen sekä muiden kustannusten veloittamisesta erikseen on tarjouspyynnön vastainen, koska ko. kustannukset tuli sisällyttää hinnoitteluliitteen hintoihin/ilmoittaa hinnoitteluliitteessä. 3) Tarjouksessanne olette maininneet seuraavasti: Palvelun käyttöönottoaikataulu ja laajuus sovitaan Toimittajan ja Asiakkaan kesken yhteisesti. Tarvittaessa palveluiden käyttöönotto suoritetaan projektina. Projektin laajuudesta, kokoonpanosta ja kustannuksista sovitaan projektikohtaisesti erikseen. Projektitehtävät eivät sisälly vakiotoimitukseen. Tarjouspyynnössä on mainittu seuraavasti: Hinnoitteluliite on tarjouksen jättämisen yhteydessä palautettava täydellisesti / ohjeen mukaan täytettynä. Siinä on ilmoitettava kaikki hankintaan vaikuttavat kustannuskomponentit, paitsi tulostuspalvelun kautta lähetettävien aineistojen postimaksuja tai pankkien mahdollisesti perimiä veloituksia verkkopankkitunnistuksista. Tarjouspyynnössä on lisäksi mainittu seuraavasti: Hinnoittelun on kaikilta osin sisällettävä tarjouspyynnössä esitetyt ehdot. Mitään sellaisia maksuja / veloituksia, joita ei ole tarjouksen mukana täytetyssä hinnoitteluliitteessä mainittu, ei hyväksytä. Hinnoitteluliitteen hintojen on sisällettävä kaikki palvelun tuottamisesta ja tämän tarjouspyynnön ehdoista tarjoajalle aiheutuvat sellaiset kustannukset, jotka tarjoaja haluaa ostajalta sopimusaikana veloittaa. Tarjouspyynnössä on mainittu myös seuraavasti: Hinnoitteluliitteessä annetut hinnat sisältävät kaikki palvelusta tarjouspyynnön tekijälle aiheutuvat kustannukset. Mukaan lukien mm. sopimusaikainen ylläpito/huolto-/viankorjauspalvelu, versiopäivitykset ja muut toimitus- ja käyttöönottokustannukset. 25 (30)