Onnistunut ICT hankinta faktoilla vai fiiliksillä?

Transkriptio

1 Onnistunut ICT hankinta faktoilla vai fiiliksillä? 103. Businesstreffit: Ostettua osaamista Helsinki, Pekka Forselius 1 Onnistuminen? Ostajalle (product owner) tietojärjestelmän hankinnan onnistuminen tarkoittaa hyvän, tarvetta vastaavan järjestelmän saamista mahdollisimman nopeasti ja suhteellisen edullisesti. Toimittajalle (developer team) onnistuminen tarkoittaa taloudellisesti kannattavaa, mahdollisesti jatkotoimeksiantoihin johtavaa järjestelmän toimittamista tyytyväiselle asiakkaalle. Onnistumista voidaan tarkastella kaikkien tunteman projektinhallinnan kolmion avulla. 2 1

2 Project Management Knowledge Areas One of the ten knowledge areas of project management is SCOPE management. Source: Project Management Body of Knowledge, PMI) Everybody is concerned about COST and TIME management. 3 Project Management Triangle 4 2

3 Project Management Triangles (Google) Everybody KNOWS Project Management triangle, but unfortunately very few ICT decision makers understand its nature correctly! 5 PM triangle message for us If you can t measure it, you cannot manage it! For management purposes all three dimensions need to be measured, and the measurement principles shall be defined. Examples: Cost = Supplier s development cost from requirements specification to ready to install. Time = Duration of development in months, from the same activities as above. Scope = Quantity or size of the outcomes. Shape and size of the triangle are not constant! 6 3

4 A new look at the PM triangle Every Product Owner wants more outcomes with same cost and time, i.e. higher triangle, but how to get it? What are the important elements of a triangle? How to influence the shape of a triangle? 7 Elements of a PM triangle 8 4

5 Examples of IT PM triangles 9 Public sector reality in 2013 The numbered projects (1-6) used northernscope management concept! 10 5

6 My target cost and speed for budgeting Is this level acceptable for my company? Is it too ambitious? What will be the target Pay Back Period? 11 My sub-system estimates vs. standards 12 6

7 Business case, starting point Early requirements from a feasibility study, including business processes Stakeholder analysis, including users Scope statement, system overview picture Will another system be replaced? Investment calculations, including numbers of transactions, volumes, etc. Rough budget and schedule 13 Amount of outcomes Size of the software, estimated and measured in Function Points Methods: all ISO/IEC FSM standards, most likely FiSMA method (ISO/IEC 29881:2010) at all accuracy levels Tools: FiSMA 1.1 Size Estimator and Experience Service An independent Scope Manager recommended (not necessary to be external) 14 7

8 Focus on quality too Quality requirements MUST be connected to functional requirements Method: start connection from entire system and business processes Tools: FiSMA Quality Requirements Analysis, ISO/IEC 9126 and (Software product quality standards) 15 Capability of Developer Team The better the capability of developer team, the less re-work needed, and the more competitive price they can propose! The capability level depends on how well the developers can: Read, question, communicate, and understand the functional requirements Design the functions Provide the program code Test the outcome units and integrated components Prepare the installation of software. NOTE! The required developer skills are all related to SDLC standard (ISO/IEC 12207) 16 8

9 Capability of Product Owner The better the capability of product owner, the faster the delivery of software! The capability level depends on how clearly the product owner can: Recognize and define all users Write all necessary user stories Specify terms and define ER model Draw business process charts Write and update use cases Define functional requirements Specify quality requirements NOTE! The skills required from the product owner have NOTHING to do with management approach (agile or not). 17 The most important metrics To evaluate first the reality of project plans, and in the end the success of the project we need to measure: Delivery speed = h/b (FPs/month) Unit price = a/h ( /FP) 18 9

10 Ostettavaa osaamista - mikä? Ostaja (Product Owner) voi täydentää järjestelmän määrittely-, kuvaus- ja testaustaitojaan määräaikaisilla resursseilla, jos oman henkilöstön taidot ovat riittämättömiä. Hankkeelle voidaan palkata puolueeton Scope Manager konsultti huolehtimaan mittauksista hankkeen koko keston ajalle. Toimittaja (Developer Team) varmistakoon että kaikkiin keskeisiin tehtäviin (määrittelyjen ymmärtäminen, design, koodaus, testaus ja käyttöönoton valmistelu) on riittävästi osaamista. 19 Puolueettomat Scope Managerit Noin 150 northernscope Certifioitua Scope Manageria (see ECQA and 4sumpartners.com) Suomessa yli 120, loput Saksassa, Tanskassa, Hollannissa, Perussa ja USAssa. Kaikki CSM:t ovat käyneet läpi viisipäiväisen koulutuksen, johon sisältyy vaativa tentti. Noin 1/3 sertifioiduista on valmiina toimimaan puolueettoman asiantuntijan roolissa, 1/3 toimii ostaja- ja 1/3 toimittajaorganisaatioissa

11 Lopuksi ICT hankintojen onnistumisen takaamiseksi pitäisi kiinteähintaisista toimitusprojekteista luopua kokonaan. Tuntihintaiset ( /h tai /htpv) pitäisi yhä useammin korvata yksikköhintaisilla ( /FP). Hyvä toimittaja pystyy toimittamaan pienemmillä yksikkökustannuksilla ( /FP) kuin huono, koska hyvä käyttää vähemmän tunteja saman toiminnallisuuden tuottamiseen (h/fp). Esim. 3 h/fp vs. 15 h/fp. Mitä ketterämpää kehittäminen, sitä tärkeämpää on mitata aikaansaannosten laatua ja määrää. Jos tunteja ostaa, niin tunteja saa. Kaikki toimittajat haluaisivat myydä mahdollisimman paljon kannattavasti hinnoiteltuja tunteja. Siksi ketteryyttä kehutaan kaikkialla. Ostajaorganisaatioiden hankintapäättäjillä ei ole yleensä mitään tietoa yksikköhinnoittelun tarjoamista mahdollisuuksista ja sen hyödyntämisen asettamista vaatimuksista. He haluavat tehdä kaiken kuten ennenkin, jolloin on turha odottaa entistä parempaa lopputulosta. 21 Kiitos! Pekka Forselius, MSc, MBA, CSM pekka.forselius@4sumpartners.com Kts. myös ja