Tarjouspyyntö numero 261/2014 1(5) TARJOUSPYYNTÖ KARJALAISTEN LAULUN UUDESTA SOVITUKSESTA JA MUSIIKKIVIDEOSTA

Transkriptio

1 Tarjouspyyntö numero 261/2014 1(5) TARJOUSPYYNTÖ KARJALAISTEN LAULUN UUDESTA SOVITUKSESTA JA MUSIIKKIVIDEOSTA 1. Hankintayksikön perustiedot Hankintayksikkönä toimivat Etelä-Karjalan liitto ja Pohjois-Karjalan maakuntaliitto. Päätöksen kilpailun voittajista tekee nimetty tuomaristo. Virallisen hankintapäätöksen voittajasta ja musiikkivideon toteuttajasta tekevät Etelä-Karjalan liitto ja Pohjois-Karjalan maakuntaliitto. 2. Hankinnan kohde Hankinnan kohteena on uusi versio Karjalaisten laulusta ja sen musiikkivideon toteutus. Pohjois- Karjalan ja Etelä-Karjalan maakuntaliitot toteuttavat yhteistyössä Karjalaisten laulun uudelleen sovittamisesta ja musiikkivideon ideoimisesta ja toteuttamisesta kilpailun. Tavoitteena on positiivinen, virkistävä ja tulevaisuuteen suuntaava versio Karjalaisten laulusta, jonka tulee olla sovituksesta selvästi tunnistettavissa. Karjalaisten laulu on karjalaisille tärkeä identiteetin osa ja uuden sovituksen toivotaan huomioivan tämän tunnesiteen. Kokonaisuuden eri osat tukevat toisiaan ja valmiista toteutuksesta nousee esille karjalaisiin maakuntiin vahvasti liittyviä tekijöitä, kuten järviluonto, vuodenajat ja karjalaiset ihmiset. Kyseessä ei tavanomainen tarjouspyyntö vaan kilpailun muotoinen tapa saada uusi versio Karjalaisten laulusta ja sen toteutuksesta. Kilpailussa palkitaan useita teoksia, mutta vain yhdestä niistä tehdään musiikkivideo. Varsinainen tarjouspyyntöosa koskee musiikkivideon toteutusta. Kilpailuun osallistutaan Karjalaisten laulun sovituksella ja videokäsikirjoituksella, joiden lisäksi tehdään samalla tarjous niiden toteutuksesta musiikkivideona. Kilpailutuksen ensimmäisen vaiheen päätyttyä toukokuussa 2015 julkistetaan voittaja ja kaksi muuta palkittua sekä kolme kunniamaininnan saanutta. Kilpailun tuloksia voidaan esittää kesällä 2015 joissakin sopivissa kesätapahtumissa. Toiseen vaiheeseen eli voittaneen kilpailutyön toteutukseen varataan aikaa vuoden 2015 loppuun. Uuden musiikkivideon tulee olla julkistettavissa tammikuussa Kilpailun kulku ja ohjeet 1) Kilpailun muodossa toteutettava tarjouspyyntö avataan kaikille kiinnostuneille osallistujille ilmoittamalla asiasta tiedotusvälineiden kautta ja lähettämällä osallistumispyyntö suoraan sellaisille tahoille, joiden arvellaan olevan kiinnostuneita kilpailusta. Kilpailu on tarkoitettu täysi-ikäisille. 2) Tarjouksena jätettyjen kilpailutöiden tulee sisältää seuraavat kolme osaa: a) Karjalaisten laulun sovitus. b) Sovitukseen perustuva musiikkivideokäsikirjoitus. c) Projektisuunnitelma sovitukseen ja käsikirjoitukseen perustuvan musiikkivideon toteuttamisesta. Suunnitelman tulee sisältää tiedot kaikista toteutukseen osallistuvista toimijoista/yrityksistä (muusikot, solistit, kuvaajat, leikkaajat yms.). Toteutuksen hinta voi olla korkeintaan euroa (alv 0%). Hinta pitää sisällään kaikki musiikkivideon toteutuskulut (muusikko ym. palkkiot, matkakulut yms.)

2 Tarjouspyyntö numero 261/2014 2(5) 3) Kukin kilpailuun osallistuva konsortio voi osallistua kilpailuun yhdellä kilpailutyökokonaisuudella. Vain osan kokonaisuudesta kattavat kilpailutyöt jätetään kilpailun ulkopuolelle. 4) Kilpailutyöt tulee lähettää anonyymisti, nimimerkillä varustettuna ja kahtena samanlaisena, kilpailun kohdassa 2c määritellyt osat kattavana kokonaisuutena. Sen tulee sisältää seuraavat osatekijät: a) Karjalaisten laulun uudesta sovituksesta kirjallinen esitys (partituuri) ja äänidemo. b) Videokäsikirjoituksesta selkeä kirjallinen käsikirjoitus kuva- ja videonäytteillä täydennettynä. c) Videon toteuttamisesta yksityiskohtainen projektisuunnitelma, jossa esitetään sen toteuttamisessa mukana olevat tahot ja näiden osaaminen sekä toteuttajiksi ilmoitettuja tahoja sitovat kustannustiedot normaalin hankintamenettelyn mukaisesti tarjouksen muodossa. Viimeksi mainittu vertautuu jatkossa toteutettavaksi hyväksyttyyn tarjoukseen. Projektisuunnitelmasta on käytävä ilmi myös sääntöjen pykälässä 7c edellytetyt tiedot. d) Kilpailutyön yhteydessä toimitetaan erillisessä suljetussa kirjekuoressa jokaisesta kilpailutyöhön osallistujasta (sovittaja, käsikirjoittaja, käsikirjoituksen ja videon toteuttaja) ilmoittautumislomake, johon tulee merkitä seuraavat tiedot: nimi ja mahdollinen yrityksen nimi ja Y-tunnus, postiosoite, puhelinnumero ja sähköpostiosoite. Kukin mukana oleva täyttää ja allekirjoittaa lomakkeen ja sitoutuu allekirjoituksellaan noudattamaan kilpailun sääntöjä sekä tuomariston ratkaisuja. Ilmoittautumislomake on liitteenä. e) Mikäli tarjoaja on yrittäjä tai yritys, tulee tarjoukseen liittää - todistus verojen maksamisesta tai verovelkatodistus taikka selvitys siitä, että verovelkaa koskeva maksusuunnitelma on tehty - todistus eläkevakuutusmaksujen maksamisesta tai selvitys erääntyneiden eläkevakuutusmaksujen maksusopimuksesta 5) Kilpailutyökokonaisuudet toimitetaan tai lähetetään postitse anonyyminä lähetyksenä Etelä- Karjalan tai Pohjois-Karjalan maakuntaliittoon niin, että ne ovat perillä viimeistään klo 14. Kuoressa ei saa olla näkyvissä mitään lähettäjään liittyviä tunnistetietoja. Myöhemmin toimitetut kilpailutyöt hylätään. 6) Kun kilpailuun osallistumisen määräaika on päättynyt, käy kilpailun tuomaristo jätetyt kilpailukokonaisuudet läpi. Tuomariston (yhteensä 6 henkilöä) asettamisessa on otettu huomioon maakuntien alueellinen edustavuus sekä tuomaroinissa tarvittava asiantuntemus ja osaaminen: a) Musiikin ja säveltämisen asiantuntijat (2 henkilöä) b) Elokuvakäsikirjoittamisen asiantuntija (1 henkilö) c) Kuvaamisen ja videototeutuksen asiantuntemus (1 henkilö) d) Etelä-Karjalan ja Pohjois-Karjalan maakuntajohtajat (2 henkilöä) Etelä-Karjalan ja Pohjois-Karjalan maakuntaliittojen asiantuntijat toimivat esittelijöinä sekä tarvittaessa maakuntajohtajien varajäseninä (2 henkilöä). 7) Tuomaristo arvioi anonyymit kilpailutyöt keväällä Kilpailutyökokonaisuuden muodossa jätetyt tarjoukset arvioidaan seuraavien valintakriteereiden perusteella: a) Karjalaisten laulun sovitus, painoarvo 50 % b) Sovitukseen perustuva musiikkivideokäsikirjoitus, painoarvo 30 % c) Projektisuunnitelma sovitukseen ja käsikirjoitukseen perustuvan musiikkivideon toteuttamisesta, painoarvo 20 %, joka jakautuu seuraavasti osakriteereille: - Toteuttajien projektisuunnitelmassa esiin tuoma osaaminen 40 % - Toteuttajien esittämät referenssit vastaavanlaisista toimeksiannoista 40 % - Hinta 20 %

3 Tarjouspyyntö numero 261/2014 3(5) 8) Kilpailussa lunastetaan kolmen parhaan sovituksen ja musiikkivideon käsikirjoituksen käyttöoikeudet seuraavasti: I palkinto euroa II palkinto euroa III palkinto euroa Lisäksi jaetaan tuomariston harkinnan mukaan korkeintaan kolme kunniamainintaa. Kilpailun tuomaristolla on oikeus jakaa palkinnot toisin. Palkituille ja kunniamaininnan saaneille ilmoitetaan sen jälkeen, kun kilpailijoiden tiedot sisältävät kuoret on avattu. Muut kilpailijat saavat tiedon palkittujen julkistamisen jälkeen alkukesästä ) Musiikkivideo toteutetaan kilpailun ensimmäisen palkinnon saaneesta kilpailutyöstä. Kilpailun järjestäjät pidättävät itsellään oikeuden jättää voittaneen musiikkivideon toteutus tekemättä tai toteuttaa se muokattuna. Jälkimmäinen vaihtoehto tarkoittaa sitä, että voittajatyötä muokataan yhteistyössä sen jättäjien kanssa esimerkiksi muuttamalla sen käsikirjoitusta tai toteutustapaa. Tekijänoikeudet jäävät sovittajalle ja käsikirjoittajalle, mutta kilpailun järjestäjillä eli Etelä-Karjalan ja Pohjois-Karjalan maakuntaliitoilla on oikeus käyttää ja esittää palkittuja teoksia sekä valmista musiikkivideota omassa toiminnassaan ja markkinoinnissa, esimerkiksi tapahtumissa, kokouksissa, nettisivuilla, sosiaalisessa mediassa, YuoTubessa jne., ilman sovittajalle, käsikirjoittajalle ja muille tuotantoon osallistuneille maksettavia lisäkorvauksia. 4. Hankintamenettely Käytännössä hankinta on kilpailu. Se toteutetaan käänteisenä kilpailutuksena rajoitetulla menettelyllä. Käänteisellä kilpailutuksella tarkoitetaan sitä, että hankinnan kokonaishinta on sidottu alle euroon ja hankintapäätös tehdään laadullisin perustein. Rajoitetulla menettelyllä tarkoitetaan sitä, että tarjouspyyntöä ei julkaista Hilmassa vaan tarjouspyyntö lähetetään tietyille tahoille ja siitä ilmoitetaan paikallisissa medioissa. Hankinnan arvo ei ylitä kansallista kynnysarvoa ( euroa), joten kyseessä on pienhankinta. Pienhankinnoissa noudatetaan hankintalain henkeä, maakuntaliittojen hankintaohjeita sekä hyvää hallintotapaa. Hankintalakia ei sovelleta pienhankintoihin. 5. Hinta ja kaupalliset ehdot Hinta musiikkivideon toteutukselle on ilmoitettava kiinteänä, arvonlisäverottomana nettohintana, joka koskee koko toteutusta. Hinta voi olla yhteensä korkeintaan euroa. Kilpailun järjestäjät varaavat mahdollisuuden yhteistyössä voittajan kanssa muokata musiikkivideon toteutussuunnitelmaa. 6. Laskutus ja maksuehto Laskutusoikeus syntyy kun musiikkivideon toteutus on kilpailun järjestäjien toimesta hyväksytty tai erikseen sovittaessa toteutuksen eri vaiheissa. Mikäli laskutus tapahtuu useassa osassa, syntyy laskutusoikeus vasta kun kilpailun järjestäjä on hyväksynyt jo valmistuneen työosuuden. Viivästyskorko on korkolain mukainen. Kilpailun järjestäjällä on oikeus saada palveluntuottajalta laskutuksen tarkistamista varten tarpeelliset tiedot.

4 Tarjouspyyntö numero 261/2014 4(5) 7. Voimassaoloaika ja työn toimitusaika Kilpailutyöhön sisällytetyn toteutustarjouksen on oltava voimassa 4 kuukautta tarjouksen jättöpäivästä. Musiikkivideo on pystyttävä toteuttamaan niin, että se on kilpailun järjestäjien käytössä vuoden 2016 alussa. 8. Hylkäämisperusteet Kilpailutyökokonaisuus tai siihen sisällytetty tarjous voidaan hylätä, jos tässä tarjouspyynnössä esitetyt vaatimukset eivät täyty tai kokonaisuus ei muilta osin vastaa tarjouspyyntöä tai saapuu myöhästyneenä. Kilpailutyökokonaisuus tai siihen sisällytetty tarjous ei vastaa tarjouspyyntöä muun muassa silloin kun siihen ei sisälly vaadittuja tietoja ja liitteitä. Kilpailutöiden arviointi ja vertailu suoritetaan kolmessa vaiheessa: Tarjoajien kelpoisuuden arviointi. Tarjousten tarjouspyynnön mukaisuuden tarkistaminen. Tarjousten vertailu. 9. Sopimus Musiikkivideon toteuttajan kanssa tehdään sopimus sen tuottamisesta. Sopimus tehdään sen osallistujan kanssa, jonka nimissä tarjous on tehty. Kyseinen osallistuja on vastuussa kaikista toteuttamiseen liittyvistä velvoitteista myös silloin kun se käyttää alihankkijoita. 10. Lisätiedot ja kysymysten esittäminen Kysymyksiä voi esittää seuraaville henkilöille: - Maakuntasuunnittelija Anu Talka, Etelä-Karjalan liitto, puh , anu.talka@ekarjala.fi - Projektipäällikkö Reijo Muje, Pohjois-Karjalan maakuntaliitto, puh , reijo.muje@pohjois-karjala.fi 11. Kilpailutyönä jätettävän tarjouksen lähettäminen Tarjouksena jätetty kilpailutyö on toimitettava siten, että se on perillä viimeistään kello 14 toisessa seuraavista osoitteista: Etelä-Karjalan liitto Kauppakatu 40 D Lappeenranta Pohjois-Karjalan maakuntaliitto Pielisjoen linna Siltakatu Joensuu Kuoren päälle on kirjoitettava selkeästi tarjouspyyntönumero 261/2014. Kuoressa ei saa olla näkyvissä lähettäjään liittyviä tunnistetietoja.

5 Tarjouspyyntö numero 261/2014 5(5) Lappeenrannassa Pentti Hyttinen maakuntajohtaja Pohjois-Karjalan maakuntaliitto Matti Viialainen maakuntajohtaja Etelä-Karjalan liitto Liitteet Ilmoittautumislomake