Espoon kaupunki Pöytäkirja 83

Transkriptio

1 Sivu 1 / / / Kuntien Tiera Oy:n osakkeiden merkitseminen (Kh-asia) Valmistelijat / lisätiedot: Tuori Reijo, puh. (09) Franck Matti, puh. (09) etunimi.sukunimi@espoo.fi Päätösehdotus Kaupunginjohtaja Jukka Mäkelä ehdottaa, että kaupunginhallitus päättää, 1 että Espoon kaupunki liittyy Kuntien Tiera Oy:n osakkaaksi ja merkitsee kappaletta osakkeita merkintähintaan kolme (3) euroa per osake, 2 että osakkeiden merkintähinta euroa maksetaan vuoden 2012 talousarvion Osakkeisiin ja osuuksiin varatuista määrärahoista sekä 3 oikeuttaa rahoitusjohtajan toteuttamaan osakemerkinnän. Lisäksi kaupunginhallituksen päättää, että Kuntien Tiera Oy:n osalta toimiohjeet antaa ja edustajat nimeää kaupunginjohtaja. Päätös Oheismateriaali : Esittelijän ehdotus hyväksyttiin yksimielisesti. - Kuntien Tiera Oy - Kuntien Tiera Oy:n organisaatio - Kuntien Tiera Oy:n hallintosääntö - Kuntien Tiera Oy:n yhtiöjärjestys - Kuntien Tiera Oy:n tilinpäätos ja tase - Kuntien Tiera Oy:n osakasluettelo - Kuntien Tiera Oy:n palvelukortit - Kuntien Tiera Oy:n hallintomalli - Kuntien Tiera Oy:n asiakastyytyväisyystutkimus

2 Sivu 2 / 2 Selostus Taustaa Kuntien Tiera Oy on kuntatoimijoiden yhteinen ICT-yhtiö. Kuntatoimijat (Kuntatoimijalla tarkoitetaan kuntia, kuntayhtymiä ja muita kuntakonsernien yksiköitä) perustivat KPK ICT ja KPK THH -yhtiöt tietoyhteistyön tiivistämiseksi Kuntatalolla allekirjoitetulla perustamisasiakirjalla. Yhtiöiden perustaminen pohjautui Sitran koordinoimaan Kuntien Palvelukeskus -hankkeeseen, jossa oli mukana laaja joukko kuntia, kuntayhtymiä sekä sidosryhmiä, kuten Kuntaliitto ja valtiovarainministeriö. Yhteistyössä laaditut liiketoimintasuunnitelmat konkretisoituivat kahden, kuntatoimijoiden omistaman yhtiön perustamiseen. Tietohallinnon palveluita tuottavassa KPK ICT Oy:ssä (nykyinen Kuntien Tiera Oy) oli 24 perustajaosakasta ja talous- ja henkilöstöhallinnon palveluita tuottavassa KPK THH Oy:ssä 11 perustajaosakasta. Kuntien Tiera Oy:n (jäljempänä Tiera) perustamisen taustalla oli tietoisuus Suomen kuntien talouden kiristymisestä sekä tulevasta työvoiman laajamittaisesta siirtymisestä eläkkeelle. Perustamalla vahva kuntatoimijoiden omistama tietoteknisiä palveluja koordinoiva yritys harmonisoidaan kuntien toimintaprosesseja sekä tarjotaan niitä tukevia järjestelmäpalveluita. Tavoitteena on useiden miljardien eurojen vaikutus kuntien kustannuksiin uudistuneiden ja tehokkaampien toimintaprosessien avulla. Keskittämällä nykyisiä tietotekniikkatoimintoja on myös mahdollista säästää merkittäviä summia jatkuvista tietotekniikkamenoista. Yhtiö on hankintalain näkökulmasta rakennettu omistajiensa inhouse-asemassa olevaksi toimijaksi. Tällä hetkellä Tieran omistavat 199 kuntaa, 41 kuntayhtymää ja 7 kuntaomisteista osakeyhtiötä sekä Suomen Kuntaliitto ( osaketta). Viisi suurinta omistajaa ovat: 1. Turku ( osaketta) 2. Lahti ( osaketta) 3. Kouvola ( osaketta) 4. Lappeenranta ( osaketta) 5. Hämeenlinna ( osaketta) Uudenmaan kunnista omistajina ovat: 1. Porvoo ( osaketta) 2. Hyvinkää ( osaketta) 3. Nurmijärvi ( osaketta) 4. Lohja ( osaketta) 5. Järvenpää ( osaketta) 6. Tuusula ( osaketta) 7. Kirkkonummi ( osaketta) 8. Kerava ( osaketta) 9. Raasepori ( osaketta)

3 Sivu 3 / Vihti ( osaketta) 11. Mäntsälä ( osaketta) 12. Sipoo ( osaketta) 13. Hanko (9 597 osaketta) 14. Karkkila (9 109 osaketta) 15. Nummi-Pusula (6 125 osaketta) 16. Siuntio (6 024 osaketta) 17. Inkoo (5 546 osaketta) 18. Pornainen (5 067 osaketta) 19. Askola (4 831 osaketta) 20. Lapinjärvi (2 926 osaketta) 21. Myrskylä (2 021 osaketta) 22. Pukkila (2 004 osaketta) 23. Karjalohja (1 504 osaketta) Yhtiön henkilöstön määrä on 106 henkilöä ja liikevaihto vuonna ,4 milj. euroa. Yhtiön toiminta perustuu osaamisverkostoon ja yhtiöllä on tällä hetkellä toimipisteet seuraavissa kunnissa: Helsinki, Tammasaarenkatu 3, Helsinki (HTC Helsinki) Kuusamo, Keskuskuja 6, Kuusamo Mikkeli, Jääkärinkatu 33, Mikkeli Oulunsalo, Lentokatu 2, Oulunsalo Pietarsaari, Jaakonkatu 41, Pietarsaari Pihtipudas, Asematie 11, Pihtipudas Tampere, Hatanpään valtatie 24, Tampere Turku, Lemminkäisenkatu C, Turku Tieran toiminnan keskeisenä tarkoituksena on hyödyntää kuntatoimijoilla jo olevaa osaamista laajemmin kuntakentän käyttöön. Osoituksena tästä ovat aiesopimukset Turun ja Lahden kaupunkien kanssa Tieran osaamiskeskusten perustamisesta ko. kaupunkeihin. Osakkuuden ehdot Tieran osakkeita voivat merkitä kunnat, kuntayhtymät sekä muut kuntakonsernien itsenäiset juridiset yksiköt kuten kuntaomisteiset yhtiöt, jotka ovat hankintalain mukaisia hankintayksiköitä ja jotka yhtiön hallitus hyväksyy. Kukin kunta merkitsee yhden osakkeen jokaista kuntalaista kohden. Tieran yhtiökokous on päättänyt, että yhtiön osakkeen merkintähinta on asti 3 euroa / osake. Espoon asukasluku on , joten Tieran osakkaaksi liittyminen maksaisi Espoolle 3 * = euroa. Tähän kustannukseen on varauduttu talousarviossa.

4 Sivu 4 / 4 Omistuksen hyödyt ja riskit Yleistä - Tieran Strategia Tieran toiminta-ajatuksena on muodostaa asiakkaiden kesken kansallinen osaamisverkosto, joka tavoittelee prosessien, tietojärjestelmien ja toimintatapojen yhtenäistämistä. Tiera organisoi yhteistoiminnan sekä toimii prosesseja tukevien ICT-ratkaisujen tehokkaana toteuttajana. Tieran asiakkuuden edellytys on omistajuus. Tieran ICT- ja prosessipalvelujen ytimessä on kuntien ja kuntayhtymien toiminnan kattava kokonaisarkkitehtuuri. Arkkitehtuurin mukaiset toimintaprosessit ja vastaavat tietojärjestelmät mahdollistavat asiakkaiden toiminnan tehostamisen kautta mittavat tuottavuushyödyt. Arkkitehtuurin mukaisesti / arkkitehtuuriin pohjautuen Tiera kehittää asiakkaidensa ohjauksessa eri toimialojen prosesseja palvelevat ohjelmistoratkaisut. Ratkaisut pyritään rakentamaan markkinoilla olevista komponenteista, mutta tarvittaessa Tiera kehittää uusia ratkaisuja. Tiera tarjoaa myös tietohallinnon johtamiseen liittyviä asiantuntijapalveluja sekä infrastruktuuripalveluja. Näiden tehtävänä on auttaa asiakkaita kokonaisarkkitehtuurin mukaisten ratkaisujen käyttöönotossa. Tieran ensisijainen tapa laajentaa toimintaansa on tuottaa kokonaisarkkitehtuurin mukaiseen ohjelmistosalkkuun uusia, asiakkaita tukevia palveluja. Palvelujen tekninen tuotantotapa voi vaihdella. Yhtiö on valmis toteuttamaan tätä myös liiketoimintaa ostamalla, jos ostettava toiminta tukee ydintavoitetta ja kauppa on Tieran näkökulmasta taloudellisesti kannattava. Ostettuja yksiköitä käytetään Tieran valtakunnallisen palvelun toteuttamiseen. Jotta Tiera kykenee järjestelemään toiminnan optimaalisesti eri yksiköiden välillä, edellytetään kaupassa saatavaksi määräysvalta. Palveluidensa kehittämisessä Tiera nojaa toisaalta asiakkaiden osaamisverkostoon ja toisaalta tietotekniikan palvelumarkkinoihin. Yhtiö palkkaa omaan palvelukseensa henkilökunnan, joka mahdollistaa palveluiden osaavan ostamisen, toimitusten ammattimaisen valvonnan ja ohjauksen sekä palveluiden jatkuvan kehittämisen. Toiminta tapahtuu koko valtakunnan käsittävässä verkosto-organisaatiossa. Sellaisille paikkakunnille, jonne on muodostunut vahvaa osaamista, voidaan muodostaa yhteistoiminnassa asiakkaiden kanssa osaamiskeskuksia. Hyödyt Kustannussäästöjä syntyy, kun Tiera kilpailuttaa ja toteuttaa kunnallisia tietojärjestelmien kehitys- ja uudistustarpeita vain kerran. Sama ratkaisu on sen jälkeen monistettavissa muihin kuntiin. Säästyvät kustannukset eivät realisoidu pelkästään ICT- kustannusten alenemisena, vaan rahat on tarkoitus kohdentaa kehitystyön nopeuttamiseen. Säästöt realisoituvat kuntien ydinprosessien tuottavuuden paranemisena.

5 Sivu 5 / 5 Tieran toimintamallin yleiset hyödyt: - Kunta jakaa palvelun kehitysprojektin kulut muiden Kuntatoimijoiden kanssa (vrt. kuntatoimijan oma kehityshanke). - Kunnan ei itse tarvitse kilpailuttaa palvelua. - Kunta saa valtakunnallisen osaamisverkoston osaamisen käyttöönsä. - Kunta pääsee hyödyntämään Tieran kautta suurempaa neuvotteluvoimaa palvelun toimittajien suuntaan. - Kunnan järjestelmäkehitys pohjautuu kokonaisarkkitehtuuriin eikä irrallisiin ohjelmistohankintoihin. Tieran palveluiden järjestäminen toteutetaan yhdessä edelläkävijäasiakkaiden kanssa. Edelläkävijäasiakkaita ovat ne Tieran omistaja-asiakkaat, jotka sitoutuvat palveluiden kehityshankkeisiin heti niiden käynnistyessä ja rahoittavat palveluiden järjestämisen. Edelläkävijäasiakkaat pääsevät ohjaamaan kehitysprojektia ja vaikuttamaan kehitettävien palveluiden sisältöön ja laajuuteen. Edelläkävijäasiakkaat saavat jopa 80 % kehitysprojektista maksamistaan kuluista takaisin myöhemmin uusien asiakkaiden käyttöönottaessa Tieran palvelun. Edelläkävijäasiakkaiden yhteistyönä muodostetaan kehitettävän palvelun osalta osaamisverkoston ydin. (Kuvio 1) Kuvio 1 Edelläkävijöiden investointikustannus pienenee kun uudet mukaan tulijat maksavat käyttöönottomaksuja Esimerkki: Espoon Tietoliikenne ja puhe -kilpailutus Tietoliikenne ja puhe -kilpailutuksen (arvo 15 miljoonaa euroa) kustannukset Espoon kaupungille olivat euroa. Konsultti Oma työ Yhteensä euroa euroa euroa

6 Sivu 6 / 6 Kilpailutuksen toteutuksen läpimenoaika oli yli vuosi. Kilpailutuksella saavutetun paremman sopimuksen myötä Espoo saa 1,5 miljoonan euron vuosisäästön. Espoo olisi voinut järjestää ratkaisun myös Tieran kautta. Tällöin olisi saavutettu muun muassa seuraavia hyötyjä: - Espoolla ei tarvitse itsellään olla kaikkea erityisosaamista - Espoon ei tarvitse neljän vuoden välein uudelleen kilpailuttaa palvelua - Espoolla ei olisi itsenäisesti riskiä markkinaoikeusprosesseista - Espoon oma hankintaosaaminen vapautuu muiden hankintojen hoitamiseen, kun ICT-ratkaisut saadaan kilpailutettuina palveluina - Monimutkaisten ICT-hankintojen hallinta ja toteuttaminen eivät olisi enää yksin Espoon organisaation tehtävänä Mitä nopeammin Espoo olisi pystynyt hankkimaan uuden tietoliikenne ja puhe -palvelun, sitä nopeammin myös vuotuiset säästöt olisivat realisoituneet. Esimerkiksi hankinta-ajan puolittuminen sekä säästöt omassa työssä ja konsulttien käytössä olisivat tuoneet heti euron säästöt. Tieran kautta palveluiden yhteinen järjestäminen poistaa yksittäiseltä kuntatoimijalta oman kilpailutusvaiheen. Tiera järjestäessään palvelut hoitaa niihin liittyvät mahdollisesti liittyvät kilpailutusvaiheet ja näistä aiheutuneet kustannukset jaetaan palvelua käyttäville kuntatoimijoille. Huomioitavaa on, että tyypillisesti isojen ICT-järjestelmien, kuten potilastietojärjestelmät, ERP, perus-it, kilpailutukset ovat miljoonaluokkaa. Kilpailutukset maksavat ICT-palveluiden toimittajillekin, jotka siirtävät kilpailutusprosesseista syntyneet kustannukset palveluidensa hintoihinsa. Esimerkkejä Espoolle kiinnostavista Tieran palveluista Sovelluspalvelut - Toiminnanohjausjärjestelmä - Palvelusetelien käyttöä ja ostopalvelujen hankintaa tukeva tietojärjestelmäratkaisu - Identiteetti- ja käyttövaltuushallinto - Sähköinen arkistointi - Tiera Toimisto - Projektisalkun hallinta - Sähköinen asioiminen - Tiera Tiedonhallinta - Tiedolla johtaminen Infrastruktuuripalvelut - Konesali- ja kapasiteettipalvelut - Tiera Tietoliikenne - Tiera Tuki - Tiera Työasema

7 Sivu 7 / 7 Tietohallinnon johtamisen palvelut - Kokonaisarkkitehtuuripalvelut - Tietoturvapalvelut Espoon omistajuuspäätös Investointi Kuntien Tiera Oy:n osakkeisiin olisi Espoon kaupungille hyvä ratkaisu. Espoo tukee kaupunkien välistä ICT-yhteistyötä toiminnan tehokkuuden varmistamiseksi ja palveluja tukevien parempien ratkaisujen kehittämiseksi. Tällä hetkellä Tiera on ainoa toimija joka pystyy konkreettisesti kehittämään, ottamaan käyttöön ja hallinnoimaan kuntien yhteisiä it-palveluita. Espoo ei osakemerkinnällä sitoudu omien toimintojen siirtämiseen Tieran hoidettavaksi eikä osakkeiden hankintapäätöksellä ole henkilöstövaikutuksia. Mikäli Espoo myöhemmin haluaisi siirtää toimintojaan ja henkilöstöään yhtiöön, käydään siirtämiseen liittyvät neuvottelut henkilöstön kanssa yhteistoimintalain mukaisesti, ja päätökset tuodaan erikseen kaupunginhallituksen hyväksyttäväksi. Taloudellisiksi vaikutuksiksi jää tässä vaiheessa osakkeiden hankintameno. Osakkeiden hankintameno ei ole tulosvaikutteinen erä. Osakkuus ei velvoita Espoota palveluostoihin, mutta mahdollistaa nk. inhouse-palveluiden ostot Tieralta ilman hankintalainmukaista kilpailutusta. Mahdolliset palveluostot liittyvät talousarvioon sisältyviin palveluiden ostoihin, eivätkä siten ole Espoolle lisäkustannus. Hyödyt investoinneista realisoituvat, kun Espoo omien ratkaisujensa sijaan käyttää Tieran kuntatoimijoille tuottamia yhteisiä palveluita ja kun yhtiö on saavuttanut tuloksia toimintaprosessien ja sovellusten yhdenmukaistamisessa. Karkealla tasolla voidaan arvioida, että Tieran osakkuuden hinta Espoolle tämän hetkisellä osakehinnalla (3 euroa / asukas) tulee katettua esim. 2-3 yhteisen kehitysprojektin ja niiden kautta saavuttavien hyötyjen (mm. alhaisemmat palvelumaksut) kautta. Osakkuus ei sulje Espoolta pois muita vaihtoehtoja ICT palvelujen ostamisessa. Huomioitavaa on, että Tieran omistajilta ei peritä vuosittaisia automaattisia maksuja, vaan ne maksavat vain käyttämistään palveluista. Kunta päättää itse, minkä palvelun haluaa käyttöönsä. Riskit Mikäli Tiera epäonnistuu liiketoiminnassaan, kantaa Espoo riskin sijoittamansa oman pääomaehtoisen rahoituksen menettämisestä. Aktiivisella omistajaohjauksella voidaan rajoittaa liiketoiminnan vastuiden kertyminen yli yhtiöiden oman pääoman määrän.

8 Sivu 8 / 8 Tieran hallintoa ja päätöksentekomenettelyä säädellään hallintosäännöllä, jolla pyritään turvaamaan osakkaiden mahdollisuus ohjata yhtiön toimintaa ja vaikuttaa yhtiön strategisiin tavoitteisiin ja keskeisimpiin päätöksiin sekä sisällöllisesti että muodollisen päätöksenteon kautta. Tieran hallintamalli: Keskeiset omistaja-ohjauksen elimet Yhtiökokous Omistajilla on yhtiökokouksessa äänivalta suhteessa omistamiensa osakkeidensa määrään (= kunnan asukaslukuun). Äänileikkuria ei ole käytössä. Omistajilta ei peritä vuosittaisia automaattisia maksuja, vaan ne maksavat vain käyttämistään palveluista. Kunta päättää itse, minkä palvelun haluaa käyttöönsä. Yhtiökokous päättää normaalien velvoitteidensa lisäksi yhtiöjärjestyksessä määritellyistä yhtiön kannalta tärkeistä asioista, mm. strategian vahvistuksesta/muuttamisesta, isoista toiminnallisista muutoksista, yrityskaupoista ja ohjausryhmien asettamisesta. Nimitysvaliokunta Yhtiökokouksen valitsema nimitysvaliokunta tekee yhtiökokoukselle esityksen hallituksen ja ohjausryhmien jäseniksi (aloittaa työnsä syksyllä 2012). Mikä Mäkinen, konsernipalvelujohtaja, Lahti, puheenjohtaja Jyrki Harjula, talous- ja strategiajohtaja, Kouvola Tuomas Heikkinen, johtava kaupunginsihteeri, Turku Pyry Lautsuo, hallituksen puheenjohtaja, Symbioosi Partners Timo Leivo, talous- ja hallintojohtaja, Kuntaliitto Riku Moisio, tietohallintojohtaja, Hämeenlinna Markku Silén, toimitusjohtaja, Winnovation Oy Juha Willberg, kaupunginsihteeri, Lappeenranta Jarmo Väänänen, Kanta-Hämeen sairaanhoitoiirin kuntayhtymä johtaja Hallitus Hallituksessa on vähintään 5 ja enintään 10 jäsentä (nyt yhdeksän jäsentä) Hallitus valitaan vuodeksi kerrallaan. Yhtiön hallituksen puheenjohtaja on Sitran yliasiamies Mikko Kosonen ja muut jäsenet ovat: Sosiaali- ja terveysjohtaja Maire Ahopelto, Kainuun maakunta kuntayhtymä Kaupunginjohtaja Timo Halonen, Kuusamo Kaupunginjohtaja Tapani Hellstén, Hämeenlinna Ekonomi, MBA Anja Hurme

9 Sivu 9 / 9 Talousjohtaja Jukka Laiho, Turku Kaupunginjohtaja Lauri Lamminmäki, Kouvola Toimitusjohtaja Juho Malmberg, ZenRobotics Oy Kaupunginjohtaja Jyrki Myllyvirta. Lahti Ohjausryhmät Ohjausryhmien kautta omistajat ohjaavat Tieran toimintaa kuin omaansa. Toimialakohtaiset ohjausryhmät (4 kpl + läpileikkaava tietohallinnon ohjausryhmä) linjaavat yhteisen kehittämisen painopisteet ja priorisoivat kehitystarpeet. Ohjausryhmät perustavat tarvittaessa vastuualueelleen asiantuntijaryhmiä jonkun osakokonaisuuden suunnittelua ja ohjausta varten. Tiedoksi

10 Sivu 10 / 10