Case APOTTI: kuvaus eräistä järjestelmäpalveluhankinnan piirteistä Senaattorit Jari Renko Johtaja, Teknologia ja Tuotanto Oy Apotti Ab

Transkriptio

1 Case APOTTI: kuvaus eräistä järjestelmäpalveluhankinnan piirteistä Senaattorit Jari Renko Johtaja, Teknologia ja Tuotanto Oy Apotti Ab

2 Asiasta tarkemmin kiinnostuneille: Hankinnan julkiset perustelumuistiot löytyvät mm osoitteesta: Mikä on Apotti-hanke? Apotti-nimi on yhdistelmä sanoista Asiakas- ja POTilasTIetojärjestelmä Sosiaalihuollon ja terveydenhuollon palveluiden ja toiminnan kehittämishanke Yhtenä osana hanketta on sosiaali- ja terveydenhuollon yhteisen asiakas- ja potilastietojärjestelmän hankinta ja käyttöönotto. Apotti on yhteistyöhanke. Hankintarenkaassa ovat mukana Helsinki, Vantaa, Kirkkonummi ja Kauniainen sekä HUS. Muut HUS-alueen kunnat voivat liittyä hankkeeseen KL-Kuntahankinnat Oy:n kautta. Hanketta valmistelee yhteistyössä hankintarenkaan jäsenkuntien ja HUS:n kanssa hanketoimisto, jonka henkilökunta koostuu terveydenhuollon, sosiaalihuollon ja ICT-alan asiantuntijoista.

3 Helsingin ja Uudenmaan sairaanhoitopiirin kartta Apotti-hankintarenkaan jäsenkunnat ympyröity mustalla

4 Ammattilaiset tarvitsevat uuden välineen VISIO Tukee sote integraatiota! Digitalisaatio: Sähköisten palvelujen käyttö lisääntyy Apotti, maailman ensimmäinen sosiaali- ja terveydenhuollon yhteinen tietojärjestelmä: Työntekijöille tulevaisuuden työväline asiakkaan ja potilaan auttamiseen, kuntalaisille sujuvuutta itsensä hoitoon ja elämänhallintaan.

5 Mikä on asiakas- ja potilastietojärjestelmä? Asiakas- ja potilastietojärjestelmällä tarkoitetaan asiakas- ja potilastietojen talletuspaikan lisäksi laajaa asiakas- ja hoitoprosessien toiminnanohjausjärjestelmää. Järjestelmä sisältää myös asiakas- ja potilasportaalin sähköistä asiointia ja palveluja varten. Toiminnanohjauksella tarkoitetaan esim. päätöksenteon, hoitoketjujen ja sovittujen työnkulkujen tukea ja toiminnan seurantaa sekä laatumittareita ja raportointia.

6 Mistä hanke koostuu? Apotti- hanke on laaja pääkaupunkiseudun kuntien yhteinen toiminnanmuutoshanke, jonka osana uusitaan asiakas- ja potilastietojen käsittelyyn tarvittavia tietojärjestelmiä Järjestelmäpalveluhankinta sisältää Apottijärjestelmäpalveluhankinta: neuvottelumenettelynä v toteutettu asiakas- ja potilastietojärjestelmäkokonaisuuden hankinta Apotti- käyttöpalveluhankinta: neuvottelumenettelynä v toteutettava konesali- ja käyttöpalveluiden hankinta järjestelmän ja sen käyttöoikeudet lokalisointi, toteutus- ja käyttöönottoprojektit tarvittavat integraatiot ylläpidon, tuen sekä järjestelmän uudet versiot 10 vuoden sopimuskaudelle varauksen mahdolliseen tuntihinnalla teetettävään erikseen tilattavaan työhön

7 Miksi hanke on olemassa juuri nyt? Asiakkaiden/potilaiden hoitoketjut sisältävät enenevässä määrin sekä sosiaalihuollon että terveydenhuollon palveluita yhteistyö Toiminnan kehittäminen ja yhtenäisemmät toimintatavat Käytössä on laaja kirjo eri tietojärjestelmiä, jotka eivät riittävästi tue toimintaa ja sen kehittämistä. Nykyiset asiakas- ja potilastietojärjestelmät ovat pääosin käyttöikänsä loppupuolella ja kehittyminen hidasta Käyttäjät ovat yleisesti tyytymättömiä. Valinnan vapaus ja yhteisten palvelujen käyttö

8 Uuden järjestelmän tuomat hyödyt Hyödyt kuntalaiselle Ajantasaiset tiedot ovat hyödynnettävissä ilman viiveitä paikassa, jossa hän asioi: lisää asiakas- ja potilasturvallisuutta sekä nopeuttaa palvelua. Asiakkaan / potilaan mahdollisuudet hyvinvointinsa edistämiseen helpottuvat Hyödyt ammattilaiselle Käytettävyys paranee, enemmän aikaa asiakkaalle / potilaalle Asiakkaan / potilaan ajantasaiset tiedot ovat hyödynnettävissä ilman viiveitä turvallisesti asiointi- ja hoitopaikasta riippumatta Työn tuki: muistutukset ja herätteet, toiminnan ohjaus Hyödyt toiminnan johtamiselle ja kehittämiselle Yhtenäiset toimintatavat: esim. päällekkäinen kehittämistyö vähenee Tieto toiminnasta ja sen laadusta helposti saatavilla Yhteiskunnallinen hyöty Tehokkaampi ja laadukkaampi toiminta Kustannustehokkuus

9 Erikoissairaanhoito, Perusterveydenhuolto ja Sosiaalihuolto. n ammattilaiskäyttäjää Kansalaisen portaali n. 1,5 miljoonaa asiakasta Valmistuotteeseen perustuva ja kansainväliset best practicet. KAUNIAINEN VANTAA Apotille palveluja tuottaville ulkoisille organisaatioille oma portaali Avoimet rajapinnat omassa hallussa KIRKKO- NUMMI Muut HUS kunnat voivat liittyä myöhemmin HELSINKI Integraatiot kansallisiin järjestelmiin, alueellisiin järjestelmiin sekä valittuihin paikallisiin järjestelmiin

10 Apotti- järjestelmäarkkitehtuuri: havainnekuva

11 Apotti- integraatioarkkitehtuuri: yksinkertaistettu periaatekuva 11

12 Esiselvitys & Tekninen vuoropuhelu Markkinoiden ja toimittajien kartoitus Tarjoukset Tarjousten vertailu Pyyntö osallistumishakem usten jättämiseen 8/ tarjoajaa Neuvottelukutsu & Alustava tarjouspyyntö 1/2014 APOTTI Järjestelmäpalvelun hankintamenettelyn yleiskuvaus Vaihe 1 Tarkennettu Tarjouspyyntö 9/2014 Neuvottelut & Laajuuden tarkentaminen Vaihe 2 Lopullinen tarjouspyyntö (päätökset) 4/2015 Jatkoneuvottelut & Toimittajavalinta Hankintapäätös 8-10/2015 Sopimus Sopimus 12/2015 (6) 4 tarjoajaa Neuvottelukierros 1 Toiminnalliset, tekniset ja kaupalliset neuvottelut 1) Toimittajien ratkaisukuvausten mukauttamiseksi vaatimuksiin nähden 2) Tarjouspyynnön tarkentamiseksi jatkovaiheita varten Tuotevertailu A Tuotteiden toiminnallisen laajuuden ja laadun, käytettävyyden ja mukautettavuuden vertailu toimittajien karsimiseksi keskeisissä toiminnallisuuskartan mukaisissa sosiaali- ja terveydenhuollon toiminnallisuuksissa (3) 2 tarjoajaa Neuvottelukierros 2 1) Ratkaisun, palveluiden, hinnoittelun ja sopimusehtojen tarkentaminen 2) Lopullisen tarjouspyynnön laadinta Tuotevertailu B Syvennetty arvio tuotteiden toiminnallisesta laajuudesta ja laadusta, käytettävyydestä sekä mukautettavuudesta Sopimus 1 toimittaja Sopimuksen muodostaminen ja allekirjoitus Lopullinen toimittajavalinta (tarjoukset): Tarjoajien välikarsinta Tarjouspyynnössä ilmoitettujen vertailuperusteiden mukaisesti

13 APOTTI järjestelmäpalvelun tarjousten vertailuperusteet Vertailuperuste Kuvaus sekä vertailuperusteen sisäiset painoarvot Painoarvo 1) Hinta 2) Ratkaisun toiminnallisuudet 3) Toteutus- ja käyttöönottokyky 4) Ratkaisun tekninen toteutus, ylläpito ja jatkokehittäminen Järjestelmän (käyttöoikeus) ja palveluiden (toteutus, käyttöönotot, tuki- ja ylläpito, jatkokehitys) hinta o Vertailuhinta tarjouksen selvityksen G mukaisesti (100 %) 2.1 Tuotevertailu B:n tulokset (toteutettu syksyllä 2014) o Tuotevertailun kokonaispisteet tuotevertailun kuvauksen ja arviointeja ennen toimitetun pisteytysmallin mukaisesti Käytettävyys (40 %) laatutekijöille. Toiminnallinen laajuus ja laatu (40 %) 2.2 Kirjalliset vastaukset järjestelmän toiminnalliseen vaatimusmäärittelyyn (20 %) o Tarjoajan vastaukset vaatimusmäärittelyyn selvityksen B mukaisesti 40 % APOTTI tarjousvertailussa käytettyjen painoarvojen valinnassa on annettu 30 % poikkeuksellisen suuri painoarvo 3.1 Projektisuunnitelman sisältö ja laatu (50 %) o Tarjoajan toteutus- ja käyttöönottosuunnitelman sisältö ja laatu (tarjouksen selvitykset C1-C3 sekä ratkaisukuvaus) 3.2 Toimittajan resurssit ja osaaminen (50 %) o Tarjoajan henkilöstön osaaminen ja kokemus vastaavan laajuisista ja sisältöisistä toteutus- ja käyttöönottoprojekteista (tarjouksen selvitys D) 4.1 Integroitavuus ja avoimet rajapinnat (50 %) o Apotti Avoin Rajapinta -arvioinnin tulokset 4.2 Järjestelmän ylläpidettävyys (50 %) o Järjestelmän ylläpidettävyyden arvioinnin tulokset Neuvottelumenettely (24% + 6%) EU alueella julkisissa hankinnoissa painotetaan mm. neuvottelumenettelyssä usein voimakkaasti hintaa. Jos laatukriteerien tai laadullisten 20 % minimivaatimusten määrittely (10% ei ole hyvin korkeatasoinen tulee näin valituksi + halvin 10%) palvelu jossa hinta on saatu alas laadusta tinkimällä. Riski korostuu hankinnan 10 % kohteen ollessa monimutkainen. (5% + 5%)

14 Vertailuperuste 2.1: Tuotevertailu B Tuotevertailu B toteutettiin syksyllä 2014 Tuotevertailu B:ssa pureuduttiin ratkaisujen toiminnalliseen laajuuteen laatuun käytettävyyteen eri arviointimetodeja käyttäen Arviointimetodiin sisältyi ammattilaisasiantuntijoiden ryhmä-arviointeja sekä sosiaali- että terveydenhuollon aihealueilla käytettävyysasiantuntijoiden toteuttamia arviointeja käytettävyystestejä, joissa käyttäjinä oli kansalaisia asiakas- ja potilasportaalin esteettömyyden arviointi asiantuntija-arviointina

15 Vertailuperuste 2.2: Kirjalliset vastaukset vaatimusmäärittelyyn Kirjalliset vastauksen vaatimusmäärittelyyn arvioitiin kirjallisten tarjousten perusteella. Molemmat tarjoukset täyttivät kaikki pakolliset vaatimukset. Vertailussa huomioitiin seuraavat vaatimukset ja tarjoajan täyttämät liitteet: Toiminnalliset vaatimukset (Liite B4) Ei-toiminnalliset vaatimukset (Liite B8) Vertailun pisteytykseen vaikuttivat Vaatimusten prioriteetti (3,2,1) sekä Tarjoajan vastaus vaatimuksen täyttymiseen (Kyllä / Ei)

16 Vertailuperuste 3.1: Projektisuunnitelman sisältö ja laatu Järjestelmän toteutus- ja käyttöönottosuunnitelman sisältöä ja laatua arvioitiin projektisuunnitelman, maksupostien aikataulun ja resurssisuunnitelma) perusteella. Lisäksi arvioinnissa hyödynnettiin ennalta määriteltyjen riskitekijöiden osalta tarjoajan ratkaisukuvausta Toteutus- ja käyttöönottosuunnitelman arviointi perustui riskien arviointiin. Tarjoajien tarjouksissaan esittämiä toteutus- ja käyttöönottosuunnitelmia arvioitiin etukäteen määriteltyjen riskitekijöiden perusteella. Jokaiselle riskitekijälle määriteltiin tarjoajan esittämän suunnitelman perusteella todennäköisyys (1-5). Todennäköisyys määriteltiin arviointityöryhmän (10 henkilöä) jäsenten arvioiden perusteella.

17 Vertailuperuste 3.2: Toimittajan resurssit ja osaaminen Toimittajan resursseja ja osaamista arvioitiin tarjouksissa nimettyjen avainhenkilöiden osaamisen ja kokemuksen perusteella. Nimettäviä avainhenkilöitä oli yhteensä 12. Rooleille oli määritelty vähimmäisvaatimukset tarjouspyynnössä. Kaikki nimetyt henkilöt täyttivät asetetut vähimmäisvaatimukset. Vähimmäisvaatimukset ylittävää osaamista arvioitiin roolikohtaisesti määriteltyjen perusteiden mukaisesti. Resurssien ja osaamisen arviointi perustui: Henkilökohtaiseen haastatteluun (enimmäispistemäärä 20p / henkilö) Kirjalliseen arviointiin (enimmäispistemäärä 10p / henkilö)

18 Vertailuperuste 4.1: Integroitavuus ja avoimet rajapinnat Integroitavuus ja avoimet rajapinnat arvioitiin tarjousaikana toteutetun Apotti Avointen Palvelurajapintojen arvioinnin perusteella. Arvioinnissa arviotiin ratkaisujen tarjoamien rajapintojen toiminnallista tehokkuutta ja joustavuutta, joiden tarkoituksena on mahdollistaa joustavasti ja kustannustehokkaasti muokattavan tietojärjestelmäekosysteemin luonti ja ylläpito. AAP-arvioinnin arviointimateriaali perustui Apotti Avointen Palvelurajapintojen vaatimuksiin, Määriteltyihin käyttötapauksiin sekä niiden perusteella laadittuihin arviointitehtäviin.

19 Vertailuperuste 4.2: Järjestelmän ylläpidettävyys Järjestelmän ylläpidettävyys arvioitiin tarjousaikana toteutetun ylläpidettävyyden arvioinnin perusteella. Arvioinnin tarkoituksena oli löytää ratkaisun ylläpidettävyyden ja kehittämisen kannalta hankinnan tavoitteita parhaiten vastaava ohjelmisto tuottaa informaatiota tuotteen ylläpidon suunnittelua varten Ylläpidettävyyden arviointi perustuu toistettavalla tavalla kansainväliseen ISO/IEC standardiin sekä arvioinnissa avustaneen asiantuntijapalvelun toimittajan (SIG) laajaan benchmark-tietokantaan. Arviointi kohdistui tarjoajan terveydenhuollon pääjärjestelmänä toimivaan valmisohjelmistoon.

20 Maintainability (selection criteria) Performance efiiciency Reliability Compatability Software Product Quality ISO/IEC Security Functional suitability Portability Usability Tarkastelun kohteena

21 KIITOS! Luotettavaa tietoa hankkeesta: Twitter: #Apotti_hanke Hankinnan julkiset perustelumuistiot löytyvät mm osoitteesta: