Tekemisen pohja on taottu NEO-SEUTU hankkeen ulkoisen arvioinnin raportti

Transkriptio

1 Tekemisen pohja on taottu NEO-SEUTU hankkeen ulkoisen arvioinnin raportti Sari Pitkänen, Matti Tuusa & Henna Harju arviointi- ja koulutusyksikkö

2 Arvioinnin kohdentuminen, aikataulu ja toteuttajataho Arvioinnin kohteena on NEO-SEUTU -hanke. Arviointi on hankkeen loppuarviointi. Arviointialueet ovat 1) hankkeen tuotokset ja tulokset sekä 2) hyöty ja kestävyys. Arviointi toteutetaan aikavälillä syyskuu-marraskuu Arvioinnin toteuttaa n arviointi- ja koulutusyksikkö. Arvioinnin vetäjänä toimii projektipäällikkö Sari Pitkänen. Muut arviointitiimin jäsenet ovat koulutuspäällikkö Matti Tuusa ja arviointipäällikkö Henna Harju

3 Arviointiaineisto 1) Kirjallinen materiaali hankesuunnitelmat, väliraportit ja muu hankkeesta kertova aineisto, jota on koottu hankkeen portaaliin ( 2) Sähköinen kysely projektihenkilöstölle, hankkeen ohjausryhmän edustajille ja muille yhteistyötahoille 41 vastaanottajaa ja 24 vastausta, vastausprosentti 59 % Vastaajista Helsingin kaupungista 6, Espoon kaupungista 4, Vantaan kaupungista 5, muu taho 8 Vastaajista ohjausryhmän jäseniä (koko hanke tai osahanke) 14, muu yhteistyötaho 6, projektityöntekijä 4 3) Avainhenkilöhaastattelut 7 puhelinhaastattelua Helsingin, Espoon ja Vantaan kaupunkien edustajille

4 1. Yhteenveto

5 Yhteenveto NEO-SEUTU hanke on vastannut sidosryhmien tarpeita etenkin työpajojen ja koulutukseen järjestämisessä sekä kaupunkien välisen yhteistyön tiivistämisessä. Hanke ei ole vastannut niin hyvin tarpeisiin kaupungin eri hallintokuntien välisen yhteistyön rakentamisessa sekä muiden toimijoiden kuten järjestöjen ja yritysten välisen yhteistyön tiivistämisessä sekä kaupungin ja valtion välisen yhteistyön kehittämisessä. Haasteellisesta lähtökohdasta lähtevä hanke on onnistumisellaan ylittänyt osallistujien odotukset. NEO-SEUTU hanke on saavuttanut hyvin tavoitteensa. Hankkeen myötä on tapahtunut myönteistä kehitystä toimivien seudullisten rakenteiden syntymisessä yleisopastus- ja neuvontapalveluille, ulkomaalaisten alkuvaiheen opastus- ja neuvontapalveluiden laadun paranemisessa, kuntien yleisopastus- ja neuvontapalveluissa tiedottamisessa sekä verkostoitumisen tiivistymisessä kuntien ja valtion kesken. Sen sijaan yhteistyön kehittymisessä valtion viranomaisten ja muiden toimijoiden kuten järjestöjen ja yritysten välillä ei tapahtunut yhtä suurta muutosta. Hankkeen vaikutuksesta yhteistyö eri tahojen välillä on vahvistunut, henkilöstön osaaminen on lisääntynyt, palveluiden laatu on parantunut ja yhdenmukaisempi ulkomaalaisten opastus- ja neuvontapalveluiden rakenne on kehittynyt. Hankkeesta ovat hyötyneet etenkin opastus- ja neuvontapalveluiden esimiehet ja henkilöstö. Vähiten hankkeesta ovat hyötyneet muut yhteistyötahot kuten järjestöt ja yritykset

6 Tuotokset ja tulokset Mitä tuloksia on saatu aikaiseksi suhteessa asetettuihin tavoitteisiin? NEO-SEUTU -hankkeen tavoitteiden saavuttaminen (N=21~22) Hyvät ja laadukkaat alkuvaiheen opastus- ja neuvontapalvelut ulkomaalaisille 18 % 64 % 18 % Toimivat rakenteet seudullisille yleisopastus- ja neuvontapalveluille 14 % 59 % 27 % Pääkaupunkiseudun kuntien ulkomaalaisten asiakkaiden yleisopastuksen palvelukuvaukset ja niiden laadunvarmistus 29 % 57 % 14 % Kumppanuus valtion (esim. Maahanmuuttovirasto, poliisi, maistraatti, Kela, verottaja) kanssa 19 % 48 % 33 % Kumppanuus muiden toimijoiden (esim. järjestöt, yrittäjät) kanssa 14 % 38 % 43 % 5 % Kuntien yleisopastus- ja neuvontapalveluista tiedottaminen 18 % 50 % 32 % 0 % 10 % 20 % 30 % 40 % 50 % 60 % 70 % 80 % 90 % 100 % Heikosti Tyydyttävästi Hyvin Kiitettävästi

7 Yhteenveto Pääkaupunkiseudun kunnissa on otettu erittäin hyvin käyttöön NEO-SEUTU hankkeessa kehitettyjä menetelmiä ja toimintamalleja, joista saatavan hyödyn arvioidaan olevan pysyvää. Tuloksia, jotka halutaan juurruttaa, ovat yhteistyöhön, laadukkaisiin ja yhtenäisiin palveluihin, osaavaan henkilökuntaan ja koulutuksiin sekä tiedottamiseen liittyvät hankkeen saavutukset. Edellytyksiä tulosten juurruttamiselle ovat yhteisvastuullinen kaupungin johtajien sekä neuvonta- ja opastuspalveluiden esimiesten ja henkilöstön sitoutuminen kehitettyjen palveluiden ja toimintatapojen käyttämiseen arkityössä, panostaminen viestintään ja yhteydenpitoon sekä halu jatkaa kehittämistyötä edelleen. Tulosten juurruttamista estäisivät resursseihin, organisaatiomuutoksiin, yhteistyön ja sitoutumisen ongelmiin sekä kehitettyjen toimintamallien käytön taantumiseen liittyvät tekijät. Hankkeen yhteistyötahot ovat pyrkineet edistämään tulosten juurruttamista niistä viestimisen, kehittämistoiminnan tukemisen ja jatkuvuuteen sitoutumisen avulla. Hyvät edellytykset jatkoa varten luo pääkaupunkiseudulla laadittu sopimus jatkosta sekä esimiesten tapaamiset ja niiden yhteydessä tapahtuva yhteyshenkilöiden määrittäminen tarvittaville toimenpiteille

8 Hyöty ja kestävyys Ovatko hankkeen tuotokset, tulokset ja vaikutukset kestäviä myös pidemmällä tähtäimellä? Missä määrin hankkeessa kehitetyt menetelmät ja toimintamallit on otettu hyötykäyttöön ja millä edellytyksillä ne ovat vakiinnutettavissa? NEO-SEUTU -hankkeen tulosten juurruttamisessa onnistuminen (N=21) Pääkaupunkiseudun kunnissa on otettu käyttöön hankkeessa kehitettyjä menetelmiä ja toimintamalleja 43 % 57 % Hankkeessa kehitetyistä menetelmistä ja toimintamalleista syntyvä hyöty on lyhytkestoista 57 % 38 % 5 % Hankkeessa kehitetyistä menetelmistä ja toimintamalleista syntyvä hyöty on pysyvää 57 % 43 % 0 % 10 % 20 % 30 % 40 % 50 % 60 % 70 % 80 % 90 % 100 % Olen täysin eri mieltä Olen jokseenkin eri mieltä Olen jokseenkin samaa mieltä Olen täysin samaa mieltä

9 Yhteenveto Jatkon kehittämiskohteet liittyvät aineiston perusteella juuri niihin asioihin, joihin on tähdätty NEO-SEUTU- hankkeessa: neuvonta- ja ohjauspalveluiden työvälineiden ja osaamisen kehittämiseen, tiedottamisen ja markkinoinnin lisäämiseen sekä yhteistyön ja yhteistyömallien kehittämiseen. Tulevassa kehittämistyössä tulisi tarkentaa etenkin projektin johtamiseen ja systemaattiseen etenemiseen liittyviä asioita

10 2. Johtopäätökset ja kehittämissuositukset

11 Johtopäätökset Tulosten perusteella NEO-SEUTU hanke on saavuttanut jopa odotettua paremmin tavoitteensa. Kehittymistä on tapahtunut etenkin palveluiden laadun paranemisessa palvelurakenteen kehittymisessä ja kaupunkien välisen yhteistyön tiivistymisessä. Tulosten juurruttamisen kannalta keskeisessä asemassa ovat kaupunginjohtajien allekirjoittama sopimus, jolla varmistetaan pääkaupunkiseudun neuvontatyön jatkuvuutta sekä esimiesten kokoukset, joissa voidaan päättää mm. koulutusten ja työnkierron järjestämisestä. Arvioinnin toteuttamisen aikana sopimuksen käyttöönoton kannalta keskeiset toimijat ovat sitoutuneet sen noudattamiseen. NEO-SEUTU hankkeen myötä käynnistynyttä yhteistyötä pidetään tarpeellisena ja suhtautuminen jatkokehittämiseen on myönteistä. Raportin nimen mukaisesti, NEO-SEUTU hankkeessa on luotu hyvä pohja pääkaupunkiseudun ulkomaalaisten neuvonta- ja opastuspalveluille. Jatkokehittämisen kannalta on hyvä tilanne, että seudun kuntien välinen yhteistyö on tiivistynyt ja palvelurakenne on kehittynyt. NEO-SEUTU hankkeen myötä on löydetty hyviä keinoja yhteistyön kehittämiseen sekä saatu aikaan yhteinen tahtotila seudullisten palveluiden järjestämiseksi. Näihin kahteen asiaan nojautuen on hyvä jatkaa pääkaupunkiseudun ulkomaalaisten neuvonta- ja opastusjärjestelmän kehittämistä

12 Kehittämissuositukset 1. Pääkaupunkiseudun neuvonta- ja ohjauspalveluissa on suunniteltu hyväksi havaittujen työnkiertojen, seudullisten koulutusten ja esimiesten tapaamisten jatkamista. Keskeisessä asemassa hyviksi havaittujen työkäytäntöjen jatkuvuudessa ovat esimiesten tapaamiset, joissa suunnitellaan pääkaupunkiseudun yhteisten toimintamallien toimeenpanoa. Toimintamallien jatkuvuuden kannalta on tärkeää suunniteltu kiertävä puheenjohtajuus. Tällaisella menettelytavalla varmistetaan kaupunkien sitoutuminen ja tasapuolinen tarpeiden huomioiminen. Arvioinnissa suositellaan näiden kaikkien käytäntöjen jatkuvuutta suunnitellulla tavalla. 2. Jokaisessa kunnassa on tarpeen panostaa seudullisten tarpeiden mukaan niihin kehittämiskohteisiin, joka katsotaan paikallisesti merkittävimmäksi haasteeksi. Aineiston perusteella Vantaalla on tarpeen panostaa jatkossa poikkihallinnollisen yhteistyön tiivistämiseen, Espoossa kunnan ja valtion välisen yhteistyön tiivistämiseen ja Helsingissä riittävien henkilöstöresurssien turvaamiseen jatkoa varten. 3. Kokonaisuutena katsoen tulevassa kehittämistyössä on tärkeää panostaa etenkin valtion ja kuntien, kuntien ja järjestöjen sekä yritysten ja muiden yhteistyötahojen kanssa tehtävän yhteistyön tiivistämiseen. 4. Sopimuksen seurantaa on suunniteltu toteutettavaksi säännöllisesti. On tärkeää, että sopimuksen seurantaa varten luodaan aikataulutus, arviointikriteerit ja määritellään, miten korjaavia toimenpiteitä tehdään ja miten niihin sitoutuminen varmistetaan. 5. Mahdollisessa jatkohankkeessa on hyödyllistä panostaa projektin organisoimiseen, johtamiseen ja toimijoiden sitouttamiseen. Projektipäällikkö voisi olla toteuttajaorganisaatioiden ulkopuolinen taho. Tällainen toimija voisi pyrkiä huolehtimaan etenkin seudullisen yhteistyön kehittämisestä ilman, että toimintaan vaikuttaisivat yksittäisten kaupunkien muutokset ja intressit

13 3. Yhteisesti pohdittavaksi

14 Mitä tapahtuu kehittämishankkeen päättymisen jälkeen? 1. Mikä on tuleva kehittämissuunta ulkomaalaisten ohjaus- ja neuvontapalveluissa pääkaupunkiseudulla? -mikä on kaupunkikohtainen ja mikä pääkaupunkiseudun yhteinen linjaus? 2. Mitä tehdään seuraavaksi? -Minkä tahojen kanssa on jatkossa tarve kehittää yhteistyötä? -Miten varmistetaan käytännössä hyväksi havaittujen toimintamallien kuten työnkierron ja esimieskokousten jatkuvuus -Miten taataan palveluiden ja kehittämistyön jatkuvuus organisaatiomuutoksista ja resurssien vähentymisestä huolimatta? 3. Miten seurantaa ja arviointia toteutetaan jatkossa? - Miten varmistetaan, että sopimus toteutuu käytännössä? Alaviite