Hallinnollinen koulutus

Transkriptio

1 Hallinnollinen koulutus Sisäasioiden rahastot AMIF Sonja Lyytikäinen Helsinki

2 Yleiset velvoitteet laki sisäasioiden rahastoista asetus sisäasioiden rahastoista EU:n yleisasetus (horisontaaliasetus) ja rahastokohtaiset erityisasetukset tukipäätös liitteineen hallinnointiopas (julkaistu rahaston internetsivuilla osoitteessa

3 Hallinnointivelvoitteet 1(3) kirjanpito kirjanpitoon tulee perustaa hankkeelle oma kustannuspaikka, projektikoodi tai muu tunniste kustannukset tulee kirjata kustannuspaikalle ja olla sieltä todennettavissa kirjanpidonotteet (pääkirja) tulee toimittaa aina maksatushakemuksen yhteydessä oikeaksi todistettuna viimeisen maksatushakemuksen yhteydessä pääkirja koko hankkeen ajalta (huom! kaikki kalenterivuodet) kaikki hankkeen tulot tulee myös kirjata hankkeen kirjanpitoon

4 Hallinnointivelvoitteet 2(3) ohjausryhmä tulee olla asetettu hankkeelle käsittelee maksatushakemukset ja tukipäätöksen muutokset kokouskutsut tulee toimittaa myös vastuuviranomaiselle pidettävä pöytäkirjaa allekirjoitetut osallistujalistat

5 Hallinnointivelvoitteet 3(3) hankekohtainen tilintarkastus loppumaksatushakemuksessa asiakirjat tulee olla säilytetty joko paperiversioina tai sähköisesti asiakirjojen säilytysvelvollisuus 10 vuotta tuen päättymispäivästä tositteet, hankinta-asiakirjat, osallistujalistat, julkaisut, jne hankkeet ovat velvollisia osallistumaan arviointeihin

6 Hankkeen rahoitus hankerahoitus koostuu EU-osuudesta (pääsääntöisesti 75% kokonaiskustannuksista) sekä yhteisrahoitusosuudesta yhteisrahoitus = omarahoitus, siirron saajien osoittama rahoitus, muu julkinen tai yksityinen rahoitus tai hankkeen tuotto yhteisrahoitus (pl. omarahoitus) tulee kirjata hankkeen kirjanpitoon ja raportoida julkinen ja yksityinen rahoitus tulee eritellä laskennallinen rahoitus ei ole tukikelpoista hanke ei saa tuottaa voittoa

7 Siirron saajat siirron saaja= hankekumppani, jolle syntyy hankkeesta kustannuksia ja jolle siirretään EU-tukea tuen saajan ja siirron saajan laadittava sopimus! siirron saajien tulee perustaa kirjanpitoonsa hankkeelle oma kustannuspaikka kulutositteet ja kustannuspaikan kirjanpidonote sekä muu oleellinen materiaali tulee toimittaa hanketoteuttajalle päätoteuttaja myös juridisesti vastuussa siirron saajasta

8 Tukikelpoiset kustannukset kustannusten tulee olla tosiasiallisesti aiheutuneita ja maksettuja tukikelpoisuusaikana (pl. tilintarkastuskustannukset) HUOM! Erityisesti loma-ajan palkat ja lomarahat ne tulee olla kirjattuja hankkeen kirjanpitoon EU-näkyvyydestä on huolehdittu mikäli arvonlisävero sisällytetään hankkeen kustannuksiin, tulee alv- ohjaus toimittaa ensimmäisen maksatushakemuksen yhteydessä muutoin alv ei ole tukikelpoinen kustannus! alv- ohjauksen tulee ulottua koko hankekaudelle

9 Välittömät kustannukset / Välilliset kustannukset välittömät kustannukset suoraan hankkeen toiminnoista aiheutuva kustannuksia tosiasiallisesti aiheutuneita ja maksettuja kustannuksia tulee olla todennettavissa kirjanpidosta sekä kirjanpidontosittein (kulutositteet ja kirjanpidonote) välilliset kustannukset yleisiä hallinnollisia kustannuksia ei pystytä yksiselitteisesti kohdistamaan suoraan hankkeen kustannukseksi flat rate: 17%,15% tai 0% ei tarvitse erikseen olla kirjanpidosta todennettavissa

10 Kustannuslajit henkilöstökustannukset päätös hankkeelle siirtämisestä (määräys tulee olla kirjallisesti koko sille ajalle, kun henkilön kustannuksia raportoidaan hankkeen kustannuksiksi) työaikakirjanpito osa-aikaisten osalta kuukausi- tai tuntipalkkalaskelmat (sis. sivukulut ja lomarahat) matkakustannukset ovat pääsääntöisesti välillisiä kustannuksia ostopalvelut ks. hankinnat huom! sisäinen laskutus ei suositeltavaa käyttö- ja kiinteä omaisuus käyttöaste käyttöaika

11 Tukikelvottomia kustannuksia välittömien kustannusten osalta ne kustannukset, joita ei ole todennettavissa kirjanpidosta ja kulutosittein hankinnat, joita ei ole tehty sääntöjen mukaisesti laskennalliset osuudet kustannukset, jotka eivät jää tuen saajan tai siirron saajan lopullisiksi kustannuksiksi (esim. KELA-korvaukset)

12 Hankinnat laki julkisista hankinnoista kynnysarvot: yli euroa laki julkisista hankinnoista kopiot asiakirjoista toimitettava vastuuviranomaiselle raportoinnin yhteydessä euroa vähintään 3 tarjouspyyntöä asiakirjat oltava todennettavissa tarkastusten yhteydessä euroa hintavertailu kustannusten kohtuullisuus pystyttävä osoittamaan tarkastusten yhteydessä alle euroa kustannusten kohtuullisuus oltava perusteltavissa

13 Indikaattorit indikaattoritavoitteet määritelty tukipäätöksessä indikaattoritoteuma tulee raportoida maksatushakemuksessa sekä raportointijaksolta että koko hankkeen ajalta raportoitavien indikaattorien tulee olla identtiset tukipäätöksessä määriteltyjen indikaattorien kanssa poikkeamat toteumassa tulee perustella indikaattorien laskentaperusteet: mihin tietoihin raportoidut luvut perustuvat

14 Kohderyhmän todentaminen hanketoteuttajalla velvollisuus todentaa henkilöiden kuuluminen rahaston kohderyhmään kansalaisuustiedot tai tarvittaessa kopiot passeista tai oleskeluluvista tiedot säilytettävä niin ettei ulkopuolisilla ole pääsyä niihin haavoittuvassa asemassa olevien osalta kyettävä osoittamaan kuuluminen haavoittuvassa asemassa olevien kohderyhmään henkilötietojen käsittelyssä tulee noudattaa henkilötietolakia

15 Osallistujalistat järjestettyjen tilaisuuksien kustannusten tukikelpoisuuden edellytys on allekirjoitetut osallistujalistat! jokaisen osallistujan tulee allekirjoittaa mikäli osallistujalistoja ei ole, kyseiseen tilaisuuteen liittyvät kulut katsotaan tukikelvottomiksi!

16 Tukipäätöksen muutokset tyypillisiä muutoksia: hankkeen toimikauden jatkaminen muutokset tai lisäykset hankkeen toimintoihin muutokset tai lisäykset hankkeen talousarvioon muutokset kalenterivuosikohtaisessa budjetoinnissa rahoittajiin liittyvät muutokset kirjallinen muutoshakemus tulee toimittaa aina ennen muutoksen toteuttamista ja muutoksesta aiheutuvien kustannusten syntymistä tehtävä viimeistään kuukautta ennen hankkeen päättymistä muutostarpeet käsiteltävä ohjausryhmässä

17 Muutokset talousarviossa muutoshakemus tulee toimittaa seuraavissa tapauksissa: kun toiminnon euromäärä ylittää euroa ja muutos on yli 10 % toiminnon sisällä olevasta kustannuslajista toiseen - henkilöstökustannukset käsitellään yhtenä toimintona uusista tehtävistä tulee toimittaa muutoshakemus muut hankekustannukset käsitellään yhtenä toimintona

18 Kalenterivuosikohtainen budjetointi kulut raportoidaan kalenterivuosittain kokonaiskustannusten perusteella mikäli kustannukset eivät jakaudu suunnitellun vuosibudjetoinnin mukaan, tulee siitä ilmoittaa vastuuviranomaiselle ja hakea muutosta tukipäätökseen muutosta kalenterivuosikohtaiseen budjetointiin tulee hakea hyvissä ajoin!

19 Viestintä ja EU-näkyvyys EU näkyvyys on tukikelpoisuuden edellytys! tiedottamisen muotona hyvien käytäntöjen levittäminen ja myönteisen EU-julkisuuden lisääminen EU-tunnuksen (rahaston logon) puuttuminen ja tiedotusvelvollisuuden noudattamatta jättäminen on peruste tuen hylkäämiselle tai takaisinperimiselle

20 Rahaston logon käyttö rahaston logosta tulee käyttää värillistä versiota rahaston logoa ei saa muunnella infrahankkeissa (rakennukset, rakennelmat, rakenteet), joiden EU-tuen osuus ylittää euroa, tulee pystyttää pysyvä tiedotuskyltti laitteet merkittävä myös rahaston logolla rahaston logo ladattavissa ja lisätietoja rahastojen nettisivuilta osoitteesta

21 Raportointiin liittyvää kustannukset raportoidaan kustannuslajeittain ja toiminnoittain maksatushakemukset on toimitettava määräajassa! myöhässä saapunutta maksatushakemusta ei voida hyväksyä raportointijakson kustannukset katsotaan tukikelvottomiksi indikaattoreilla iso painoarvo sisäasioiden rahastojen hankkeissa

22 Raportointijaksot Vakioidut raportointijaksot: Kustannukset jaksolta N N loppumaksatushakemus Maksatushakemuksen toimittaminen 15.8.N 15.2.N+1 2 kk hankkeen päättymisen jälkeen kustannukset tulee olla tosiasiallisesti aiheutuneita ja maksettuja kyseisen raportointijakson aikana maksatushakemuksessa raportoitavat kustannukset tulee niinikään olla kirjattu raportointijakson kirjanpitoon vuodenvaihde tulee erityisesti huomioida

23 Maksatukset tuki maksetaan toteutuneita kustannuksia vastaan maksatushakemuksen perusteella välimaksatusten maksaminen hallinnollinen tarkastus loppumaksatus hallinnollinen tarkastus tarkastuskäynnit

24 Maksatushakemuksen liitteet arvonlisävero-ohjaus 1. maksatushakemuksen yhteydessä! kirjanpidon pääkirjanote raportoivalta raportointijaksolta myös siirron saajien osalta (mikäli sovellettavissa) ohjausryhmän kokousten pöytäkirjat mikäli raportointijakson aikana on hankittu yli euron hankintoja, tulee hankinta-asiakirjat liittää maksatushakemukseen (riippuen hankinnan vaiheesta) tilintarkastuskertomus (viimeinen maksatushakemus)

25 Erityishuomioita hankehallinnosta osa-aikaisten palkkakustannukset: tuntipalkkaperusteinen, ei hyväksytä prosenttiosuuksiin perustuen vuosilomapalkoista ja lomakorvauksista tulee kohdentaa hankkeelle ainoastaan hankkeelle työskenneltyjen tuntien määrän mukainen osuus. osallistujalistat hankinnat valtion matkustussääntöä tulee noudattaa matkustamisessa taksin käyttö

26 Tarkastukset ja valvonta painopiste paikan päällä suoritettavat tarkastukset tarkastuksia suoritetaan sekä hankkeen aikana että sen päättymisen jälkeen paikan päällä tehtäviä tarkastuksia suoritetaan tarkastusstrategian mukaisesti osaan hankkeista tarkastukset voivat olla ennalta ilmoitettuja tai ennalta ilmoittamattomia tarkastuksia suorittavat tahot: vastuuviranomainen hallinnolliset tarkastukset toiminnalliset tarkastukset taloustarkastukset tarkastusviranomainen Euroopan komissio tai sen valtuuttamat tahot muut EU:n toimielimet (Euroopan tilintarkastustuomioistuin)

27 Tarkastustyypit Hallinnolliset tarkastukset tehdään kaikkiin maksatushakemuksiin Toiminnalliset tarkastukset tehdään toimeenpanon eri vaiheissa varmistutaan, että hanke toteutuu sääntöjen mukaisesti tarkastus kohdistuu dokumentteihin, laitteistoihin, järjestelmiin, kalustoon, toimintoihin jne. Taloustarkastukset tehdään toimeenpanon eri vaiheissa saavutetaan riittävä varmuus raportoitujen menojen oikeellisuudesta kohdistuu hankkeen kustannuksiin ja kirjanpitoon sekä muihin asiakirjoihin

28 Yhteystiedot Elina Sillanpää Sonja Lyytikäinen Artsi Alanne Angelika Forsström

29 Kiitos!