Toimintamallit ja hankeprosessit Road Map. Pertti Lahdenperä VTT

Transkriptio

1 Toimintamallit ja hankeprosessit Road Map Pertti Lahdenperä VTT

2 Keinot tavoitteiden saavuttamiseksi Tausta: Omistamisen sekä tuotannon ja ylläpidon eriytyminen on jo osin tapahtunut ja etenee vauhdilla. Samalla tilaajat keskittyvät ensisijassa väyläomaisuuden hallintaan ja ostavat palvelut markkinoilta. Usein tämä tapahtuu aiempaa suurempina kokonaisuuksina, millä tavoitellaan innovaatiopelivaraa palvelukokonaisuuksiin ja edelleen alan kehittymistä. Kehitystehtävät: Siirryttäessä innovatiivisuutta edistäviin toimintamalleihin annetaan palvelun tuottajille suuremmat vapaudet palvelujen tuottamisessa ja lisäarvojen etsimisessä. Tämä edellyttää tilaajalta valmiuksia arvioida toimittajaverkostojen pätevyyttä ja erilaisten ratkaisujen paremmuutta. Samalla vaatimusten ja toimeksiantojen asettamiselle on kehitettävä yksiselitteiset menettelyt ja tavoitteiden ohjausvaikutusta on tehostettava kannustimin vielä prosessin aikanakin. Toimintatapojen muuttuessa tarvitaan pelisääntöjä myös muihin prosessin osiin ja yhteistoiminnan tehostamiseen myös yleisemmin. Lisäksi sähköinen toimintatapa on kehittämisessä läpileikkaava tekijä

3 Keinot tavoitteiden saavuttamiseksi Elinkaarivastuu-urakka Suunnittele ja toteuta Toteutamalli (perinteinen) Projektinjohtomalli A.3 Virtuaalimallinnus ja laadun todentaminen C.6 Ekotehokkuus ja ympäristöindikaattorit B.4 Riskien arviointi ja jakaminen B.2 Pätevyyden ja yhteistoimintakyvyn arvioinnin menettelyt Prioriteetti: C.4 Kustannusmallit ja elinkaaritalous B.5 Projektirahoitus - mallit B.3 Suunnitteluprosessin ohjeistaminen B.1 Toteutusmuodon ja -osien määrittely B.10 Elinkaaren aikaisten muutosten pelisäännöt B.6 Kokonaistaloudellisuuden arviointimenetelmät B.7 Toteutusosaamisen hyödyntäminen suunnittelussa A.11 Sähköinen kaupankäynti B.9 Kannustavat maksuperusteet B.8 Toimittajaverkostot ja palvelujen tuotteistaminen Innovaatioita ja kokonaistaloudellisuutta edistävä prosessi B.11 Pitkäkestoisten urakoiden päättäminen C.1 Toimivuusvaatimusmenettelyn kehittäminen C.3 Rakenteiden kunnon todentaminen Toimivuus ja tarpeenvastaavuus elinkaarella Parhaan ratkaisun etsiminen ja sen tehokas toteutus Selkeä työnjako ja toteuttajien tehokas yhteistyö Onnistumisen lähtökohtien luominen hankkeelle

4 B.1 Toteutusmuodon ja -osien määrittely Tarve: Hankkeet poikkeavat toisistaan niin teknisesti, toteutusolosuhteiltaan kuin tavoitteiltaan. Onnistunut toteutus edellyttää näiden lähtökohtien huomioon ottamista projektoinnissa, vaikkakaan systemaattiselle päätöksenteolle ei ole olemassa työkaluja. Tehtävä: Työssä kehitetään apuvälineitä hankkeen toteutusmuodon valintaan. Monikriteerinen valinta tehdään tilaajan hankekohtaisten tavoitteiden ja kyseisen hankkeen ominaisuuksien perusteella. Työkalupakkiin voi sisältyä apuvälineitä myös hankintakokonaisuuksien rajaukseen/ositteluun; mm. riskienjaon taloudellisuus ja innovaatioiden edistäminen ovat tässä keskeisiä näkökulmia. (ei ilmeisiä tiekartan sisäisiä riippuvuuksia)

5 B.2 Pätevyyden ja yhteistoimintakyvyn arvioinnin menettelyt Tarve: Siirryttäessä suurempiin ja monipuolisempaa osaamista edellyttäviin hankintoihin, tulee toimittajiksi yhä useammin yritysverkostoja. Tilaajilla on tarve arvioida verkoston pätevyyttä ennen sopimuksen solmimista. Myös työläät kilpailut edellyttävät kilpailijajoukon rajaamista ennakkoon. Tehtävä: Työssä kehitetään toimittajaverkoston pätevyyden ja yhteistoimintakyvyn arvioinnin menettelytavat, joiden avulla voidaan tarkastella toteutusedellytyksiä tarvittavilla osaamisalueilla, ja joilla kilpailevat yritykset tai verkostot voidaan asettaa paremmuusjärjestykseen. Menettelytavan käyttöönottamalla tilaaja pienentää niitä riskejä, jotka ovat seurausta epäonnistumisista hankkeiden eri tehtävien toteuttamisessa. B.10 Toimittajaverkostot ja palvelujen tuotteistaminen (periaatteet)

6 B.3 Suunnitteluprosessin ohjeistaminen Tarve: Hankintatapojen monimuotoistuessa tilaajien ohjaamasta suunnitteluprosessista on siirrytty liiketoimintaperiaattein ohjattaviin eri tavoin eteneviin prosesseihin, joissa toimeksiantojen innovaatiohakuisuus, organisaatiosuhteet, tietosisällöt ja valmiusastetavoitteet vaihtelevat. Tehtävä: Työssä määritellään tietosisällön mukaan tarkentuva alan yhteisesti tunnustama suunnitteluprosessi, sen eri vaiheiden mukaiset suunnitelmien lähtö- ja tulostasoja vastaavien tietosisältöjen tarkkuus- ja tietosisältövaatimukset. Kyseessä on alan yhteinen käsitteistö, joka palvelee erilaisten suunnittelutoimeksiantojen ja kilpailumenettelyjen hyödyntämistä sekä tuotemalliajattelujen kehittämistä. C.1 Toimivuusvaatimusmenettelyn kehittäminen

7 B.4 Riskien arviointi ja jakaminen Tarve: Riskin kantajana hankkeissa tulee olla se osapuoli, jolla on parhaat mahdollisuudet vaikuttaa riskin toteutumiseen. Näin luodaan kannustimet onnistuneelle toteutukselle, pienemmille riskipreemioille ja taloudellisuudelle. Eri hankkeet poikkeavat toisistaan, joten vakioitu riskinjako ei toimi. Tehtävä: Työssä kehitetään menettelytapa hankeriskien identifioimiseksi, todennäköisyyksien arvioimiseksi ja hinnoittelun parantamiseksi. Lähestymistapa sidotaan osaksi kilpailu- ja neuvottelumenettelyä, joten se palvelee hankkeiden riskien jakoa osapuolten välillä. Menettely on mahdollista laajentaa kattamaan rahoittajan näkökulma, jolloin rahoitukseen saadaan läpinäkyvyyttä ja lopulta myös alemmat korkomarginaalit. (ei ilmeisiä tiekartan sisäisiä riippuvuuksia)

8 B.5 Projektirahoitusmallit Tarve: Infrarakentaminen on pääomaintensiivistä ja pääomien tehokkaalla käytöllä on iso taloudellinen merkitys. Toisaalta pääomamarkkinat ovat muuttumassa ja julkisen sektorin budjettirahoitus ei ole enää ainoa vaihtoehto. Eri ratkaisut vaikuttavat myös organisointiin hanketasolla. Tehtävä: Työssä kehitetään apuvälineitä hankkeiden rahoitustarpeen suunnitteluun (esim. kassavirtaprofiili), erilaisten rahoitusmahdollisuuksien kartoittamiseen ja erityisesti eri rahoitusvaihtoehtojen taloudellisuuden arviointiin. Samalla tarkastellaan ja ohjeistetaan hankkeiden erilaisten organisatoristen ratkaisujen (työyhteenliittymä, projektiyhtiö, omistajuus) yhteyttä rahoitusratkaisuihin sekä syntyviä kannustinvaikutuksia. (ei ilmeisiä tiekartan sisäisiä riippuvuuksia)

9 B.6 Kokonaistaloudellisuuden arviointimenetelmät Tarve: Teollisuuden kehittyminen edellyttää siirtymistä kilpailemaan suuremman vapausasteen omaavista hankinnoista, jolloin tarjousratkaisujen paremmuuden arviointi vaikeutuu toteutuksen tarjoushinta ei ole enää yksin ratkaiseva vertailumittari. Tehtävä: Työssä kehitetään teoreettisesti kestävät käytännölliset työkalut, joilla EKM- ja ST-malleissa voidaan esim. vertailla kilpailevia tarjouksia ottamalla huomioon ja arvottamalla lähtökohtaisesti erimitallisia ja eri tavoitteisiin vastaavia tekijöitä. Näitä ovat mm. elinkaarenaikaiset kustannukset, ympäristötekijät, vaikutukset käyttäjien ja tilaajien toiminnalle sekä näihin liittyvät riskit. (ei ilmeisiä tiekartan sisäisiä riippuvuuksia)

10 B.7 Toteutusosaamisen hyödyntäminen suunnittelussa Tarve: Perinteisessä toteutusprosessissa suunnittelu ja rakentaminen ovat erillään eikä toteutusnäkökulma ja edullisuusohjaus toteudu parhaimmalla mahdollisimmalla tavalla. Myöskään ST-kilpailu ei aina toimi tältä osin tehokkaasti erikoisissa riskihankkeissa kiireisen kilpailuvaiheen johdosta. Tehtävä: Työssä kehitetään toimintatapa, jossa toteutustiimi kootaan suunnittelun aikaisessa vaiheessa ja jossa osaaminen on heti kattavasti käytössä, joten kehittymiselle ja innovaatioille on aiempaa paremmat edellytykset. Menettelyn osana kehitetään hinta-arviomalli, jonka avulla varmistetaan toteuttajan kilpailukykyinen hinta, joka kuitenkin palkitsee tiimin ideat takaporttina on toteutuksen avoin kilpailuttaminen. (ei ilmeisiä tiekartan sisäisiä riippuvuuksia)

11 B.8 Toimittajaverkostot ja palvelujen tuotteistaminen Tarve: Rakentamisessa yhteistyösuhteet ovat kertaluonteisia ja toimeksiannot eriytettyjä, millä ehkäistään oppimisesta ja osaamisen yhdistämisestä saatavat hyödyt. Toisaalta tulevaisuuden hankinta- ja palvelukokonaisuudet ovat laajoja ja edellyttävät yritysten verkottumista. Tehtävä: Työssä kehitetään apuvälineitä ja menettelytapoja toimittajaverkoston yhteistoiminnan kehittämiselle. Kyse on niistä toimintatavoista ja pelisäännöistä, joita käyttöönottamalla yritykset pystyvät kehittämään kokonaisuutena kilpailukykyisempiä tuote- ja palveluratkaisuja, ja jotka edistävät moninaisen osaamisen yhdistämisellä mahdollistuvien innovaatioiden syntymistä. B.2 Pätevyyden ja yhteistoimintakyvyn arvioinnin menettelyt (periaatteet)

12 B.9 Kannustavat maksuperusteet Tarve: Kiinteähintaiset sopimukset eivät tue ponnistelua tilaajan tavoitteiden täyttämiseksi. Palveluasennetta ei synny kun kate saadaan omista tavoitteista kiinni pitämällä. Erityisesti yleisiä yhteiskunnallisia tavoitteita on vaikea edistää, koska mittaaminen on vaikeaa. Tehtävä: Työssä kehitetään toimintamalli, jossa sekä riskiä että voittoa toteutettavasta kokonaisuudesta jaetaan. Kokonaisuus sisältää erilaisia tavoitekohtaisia kannustavia maksuperusteita, joita hyödynnettäessä maksu palveluntuottajalle on suuresti riippuvainen tämän suoritustasosta. Eri tavoitteiden mukaista suoritusta on tarkasteltava myös kokonaisuutena, jotta varmemmin edistetään kokonaistavoitteiden täyttymistä. C.1 Toimivuusvaatimusmenettelyn kehittäminen

13 B.10 Elinkaaren aikaisten muutosten pelisäännöt Tarve: Elinkaarihankkeissa sopimus palvelun tuottamisesta tehdään useaksi vuosikymmeneksi, jona aikana kehittyvää teknologiaa tulee käyttöönotettavaksi, markkinatilanne muuttuu ja yleisemminkin palvelun sisältöä on tarve muuttaa. Palveluyhtiöllä on kuitenkin monopoliasema. Tehtävä: Työssä kehitetään pelisäännöt elinkaarenaikaisten muutosten toteuttamiseksi ja hinnoittelemiseksi siten, ettei palvelun tuottajan jo ideallaan (investoinnillaan) ansaitsemaa tuottoa vaaranneta, mutta tarvittavat palvelut voidaan hinnoitella muuttuneissa olosuhteissa esimerkiksi vertaisarvioinnin keinoin. Kohtuullisuusnäkökulma ja jatkuva parantaminen korostuvat elinkaarenaikaisissa muutostöissä. C.x elinkaaritalous.kustannus?

14 B.11 Pitkäkestoisten urakoiden päättäminen Tarve: Pitkäkestoiset urakat jättävät vastuun rakenteen kunnossapidosta palveluntuottajalle. Sopimuksen kestäessä riittää toimivuuden todentaminen, mutta sopimuksen päättyessä kyse on lisäksi rakenteen jäännösarvosta. Tämä pitää kyetä todentamaan riittävän luotettavasti. Tehtävä: Sopimuksen päättymistä edeltävät lopputarkastukset aloitetaan hyvissä ajoin ennen sopimuksen päättymistä, jotta rakenteiden kunto ehditään tarkastaa ja vaadittavat korjaukset tehdä. Kuntoisuus voidaan määritellä periaatteessa viitekuvausten, suoritusarvojen, jäljellä olevan käyttöiän tai viimeisimpien kunnostustoimien ajoittumisen perusteella. Silti käytännön menettelyt ja pelisäännöt puuttuvat ja ne on tarve kehittää. C.3 Rakenteiden kunnon todentaminen

15 Hyödyt ja muutosvaikutukset Välittömät hyödyt hankkeisiin löydetään kokonaistaloudellisesti parhaat ratkaisut suunnitelmallisen ja jatkuvan yhteistyön johdosta toiminta on tehokasta: tuottavuus ja innovatiivisuus paranevat toiminnan tehostuminen hyödyttää osapuolia myös taloudellisesti Välilliset hyödyt tuottavuuden kehittyminen lisää alan kansainvälistä kilpailukykyä yhteiskunta hyötyy parempina väyläpalveluina ja tehokkaampana rahankäyttönä eturintamassa olevat yritykset hyötyvät muita paremmasta kannattavuudesta ja markkinaosuudesta