Alv:n vaihtumisen ohjeistus AutoFutur ja KoneFutur käyttäjille

Transkriptio

1 Alv:n vaihtumisen ohjeistus AutoFutur ja KoneFutur käyttäjille Päivitetty YLEISTÄ... 3 OHJELMAPÄIVITYSTEN TEKO... 3 ENNAKKOON TEHTÄVÄT TOIMENPITEET... 4 RIITTÄVÄN KÄYTTÖOIKEUDEN VARMISTAMINEN TOIMINNON AJAMISEEN... 4 TUKISIVUJEN TUNNUSTEN TALLENTAMINEN OHJELMAAN, ELLEI ENNESTÄÄN... 4 TIETOKANNAN HUOLTAMINEN ENNEN ALV- AJOA... 4 AJON NOPEUTTAMINEN AJASTAMALLA TIETOKANNAN VARMUUSKOPIOINTI MUUHUN AIKAAN... 5 MONIYRITYSKÄYTÖSSÄ HUOMIOITAVAA, JOS SAMALLA PALVELIMELLA 2 TAI USEAMPIA YRITYKSIÄ... 5 MONIMYYMÄLÄ- JÄRJESTELMISSÄ HUOMIOITAVAA... 5 MUUNNOSAJON SUORITTAMINEN... 6 YLEISTÄ... 6 MUUNNOSAJON TOIMINTAPERIAATE... 6 KESKENERÄISTEN TAPAHTUMIEN KÄSITTELY... 8 TUOTE- JA HINNASTOHINTOJEN MUUTTAMINEN... 8 VALINTA, KÄYTETÄÄNKÖ ENSISIJAISESTI VEROTTOMIA HINTOJA... 9 MUUNNOSAJON SUORITTAMINEN JA SILLE VARATTAVA AIKA MAHDOLLISET TOIMENPITEET MUUNNOSAJON AJAMISEN JÄLKEEN KIRJANPITOTILIT, UUDET HINTALAPUT UUSIEN HINNASTOJEN PÄIVITTÄMINEN ALV- MUUTOKSEN JÄLKEEN HINTOJEN MAHDOLLINEN PYÖRISTÄMINEN AJON LOPUKSI ASETUKSINA OLEVIEN TUNTIVELOITUSTEN MUUTTAMINEN LASKUTUSLISIEN MUUTTAMINEN, JOS VEROLLINEN SUMMA TULEE MUUTTAA OSTORESKONTRAN KÄYTTÄMÄT TILIKARTAN TILIEN ALV- PROSENTIT TYÖMÄÄRÄYKSEN OSITTAMISESSA HUOMIOITAVAA: OSITETTUJA LASKUJA EI SAA JÄTTÄÄ AVOIMEKSI TUKIPALVELUISTA ALV- VAIHDOKSEN AIKAAN LIITE 1 TIETOKANNAN VAPAAN TILAN KASVATTAMINEN KLOONAUS- TOIMINNOLLA LIITE 2 - ALV:N VAIHTUMISEEN LIITTYVÄT LISÄTOIMINNOT TARKISTUS, ETTEI SALLITA MYYNTIÄ VANHENTUNEELLA VEROKANNALLA ASETUS, NÄKYYKÖ VEROKANTA RIVEILLÄ MYYNNIN TEOSSA VANHAN MYYNTITAPAHTUMAN POHJALTA, VERON JA HINTOJEN MUUNTAMINEN LIITE 3A - VAIN KORJAAMOKÄYTTÖÄ KOSKEVAT VAIHDOKSEN JÄLKEISET TOIMINNOT YLEISTÄ TYÖMÄÄRÄYKSEN HYVITTÄMISESSÄ MAHDOLLISUUS MUUTTAA MÄÄRÄYS UUDELLE ALV:LLE TYÖMÄÄRÄYSLÄHETTEEN POISTAMINEN SUORITTAA TYÖMÄÄRÄYKSEN VEROKANTAMUUNNOKSEN TYÖMÄÄRÄYKSEN TEOSSA ALV 23 % MÄÄRÄYKSEN POHJALTA, ALV:N JA HINTOJEN MUUNTAMINEN TYÖPAKETIN TEOSSA ALV 23 % MÄÄRÄYKSEN POHJALTA VERON JA HINTOJEN MUUNTAMINEN LIITE 3B -TYÖVAIHEIDEN HINTOJEN MUUNTAMINEN UUSILLE TASAHINNOILLE YLEISTÄ TUNTIVELOITUKSEN PITÄMISESSÄ ENTISELLÄÄN TAI MUUTTAMISESTA ALV AJOSSA MUOKKAUSTOIMINNOT, JOILLA KAIKKIIN TYÖVAIHEISIIN KERRALLA UUSI HINTA TUNTIHINNAN KOROTUKSEN MUOKKAUSTOIMINTO KIINTEÄHINTAISTEN TÖIDEN HINTOJEN MUOKKAUSTOIMINTO

2 LIITE 4- HINTOJEN PYÖRISTÄMINEN HINTOJEN PYÖRISTÄMINEN LIITE 5 LISÄOHJEITA ERIKOISTILANTEISIIN MITEN TOIMITAAN, JOS AJO ON AAMULLA VIELÄ KESKEN? MITEN TOIMITAAN JOS AAMULLA EI OLE AJON VALMISTUMISRAPORTTIA RUUDULLA? TEKNISTÄ TIETOA MIKROTUKIHENKILÖILLE: AJON TOIMINTAPERIAATE JA SUORITUSKYKYASIAT LIITE 6- ALV 0 % HINTOJEN KÄYTTÄJILLE HUOMIOITAVAA ALV- VAIHDOKSESSA YLEISTÄ HINTOJEN PYÖRISTÄMINEN EI TARVITSE, EIKÄ PIDÄ TEHDÄ ALV- MUUNNOSAJON AJAMISESSA HUOMIOITAVAA LIITE 7 - KIRJANPIDON TILIEN MAHDOLLINEN VAIHTAMINEN ALV- VAIHDOKSEN YHTEYDESSÄ YLEISTÄ YLEISIMMÄT MUUTOSKOHDAT YLEISET ASETUKSET- TILIKARTTA TILIKARTAN HALLINTARUUTU TUOTERYHMÄN TIEDOISSA OLEVAT TILIT ASIAKKAAN POIKKEAVA MYYNTITILI MUUT KOHDAT LIITE 8 - KYSYMYKSIÄ JA VASTAUKSIA ENNEN AJON SUORITTAMISTA LIITE 9 - VAIHDOKSEN JÄLKEISIÄ KYSYMYKSIÄ VASTAUKSINEEN (VUODELTA 2010) Viimeisimmät muutokset tähän ohjeeseen: päivätyssä versiossa on täsmennetty, milloin ohjelma ehdottaa varmuuskopion ottamista ennen ajoa, sivulla 10. Eli varmuuskopiota ehdotetaan otettavaksi vain, ellei varmuuskopiota ole otettu kiintolevylle viimeistään edellispäivänä. 2

3 YLEISTÄ Ohjeessa kerrotut alv- vaihdostoiminnot ovat tällaisenaan mukana päivätyissä (tai uudemmissa) versioissa. Versionumero on Kaikkiin arvonlisäverokantoihin tullaan tekemään yhden prosenttiyksikön korotus Ajankohta vuodenvaihteessa inventaarioiden ja vuositoimien sekä ehkä joululomienkin aikaan luo haasteita sujuvalle vaihdokselle, ja korostaa tarvetta hyvään etukäteen valmistautumiseen. Ajo joudutaan luonnollisesti tekemään lähes joka yrityksessä samanaikaisesti. Muutoksen läpivienti on varaosakaupassa tavallista suurempi operaatio, koska muunnettavat tuotemäärät ovat jopa miljoonia. Tietokantojen kannalta muunnosajo on kuormittava ja on tärkeää, ettei tietokannassa ole vikoja, jotka voisivat keskeyttää ajon. Tuen tarvetta kasvattaa, että eri yritykset haluavat toimia hintojen kanssa eri tavoin. Muunnosajon lisäksi halutaan usein päivittää samassa yhteydessä toimittajien hinnastot, ehkä pyöristellä hintoja, muuttaa hintoja manuaalisesti (ellei saada hinnastoja) ja vastaavaa, joka lisää tarvetta käyttötukeen. Automaattisesti muunnettavia erityyppisiä tietoja on noin 15, näiden joukossa mm. avoimet tapahtumat, työvaiheet, tuotepaketit ym. Lisäksi pitää harkinnan mukaan muuttaa esimerkiksi tuntiveloitusten asetukset. Muunnosajosta on kehitetty mahdollisimman helppokäyttöinen, ja muuttuvat veroprosentit ovat valmiiksi sisäänrakennettuna ohjelmaan, jotta virheiltä vältytään. Etukäteen valmistautuminen on tärkeää. Vain näin voidaan käyttötukea antaa vaihdoshetkellä niille, joilla ajossa tulee teknisiä ongelmia tai yrityskohtaisia ongelmatilanteita. Tuessa on tarve keskittyä ensisijaisesti kriittisiin ja toiminnan estäviin ongelmiin, kuten ajon keskeytymisiin tai tietokantojen palauttamiseen, sikäli kun näitä tulee vastaan. Hinnastopäivitys- ja muut lisäneuvonnat pyritään toteuttamaan mahdollisuuksien mukaan näiden jälkeen. Ajojen läpi saaminen on kuitenkin ensisijaista, koska kuitteja tai laskuja ei voida tehdä, ennen kuin ajo on saatu läpi. Ajon tarve ei siis riipu siitä, muutetaanko hintoja. Myös passiiviset tuotteet pitää muuntaa aina, koska ne tietokantaan ei saa jäädä tuotteita vanhalla verokannalla. Vaikka päädyttäisiin pitämään hinnat pidetään ennallaan ja odottamaan esimerkiksi uusia hinnastoja, ei se poista ajon tarvetta. Kaikki verokannat pitää aina muuntaa, muuten myynti tulee vanhalla alv:lla. Muunnostoiminnossa käyttäjän tulee valita, muutetaanko kaikki hinnat (kuten avoimet pikatilaukset tai ostotilaukset), vai pidetäänkö esimerkiksi jo tehdyssä tilauksessa kiinni sovitusta verollisesta hinnasta. Kun tässä ohjeessa puhutaan hintojen muuttamisesta, tarkoitetaan aina verollisia hintoja. Tietokannassa kaikki tieto säilytetään pääasiassa verollisessa muodossa. Huom! FuturSoft.net nettipalvelun käyttäjille toimitetaan muunnoksesta tämän ohjeen lisäksi erikoisohjeet, hyvissä ajoin ennen ajon suorittamista. OHJELMAPÄIVITYSTEN TEKO Tämän ohjeen kertomat toiminnot sisältyvät tuotantoversioihin joiden päiväys on tai uudempi, sekä kehitysversioihin, joiden päiväys on tämä tai uudempi. Versiot ovat päivitettävissä tukisivuilta yrityskohtaisilla tunnuksilla. Tiedotamme kaikkia käyttäjiä sähköpostitse, mikäli tiedotettavaa ilmenee. Kehotamme vahvasti päivittämään version hyvissä ajoin. Vuodenvaihde on joka tapauksessa inventaarioiden ja vuositoimien vuoksi aina kiireistä aikaa, ja ohjelman päivitykset olisi suositeltavaa hoitaa niihin liittyvine kysymyksineen ennen joulukuuta. Tiedotus tapahtuu sähköpostitse yrityksen ilmoittamaan yhteys- sähköpostiin. Ellei Teille tule FuturSoftilta noin kuukausittain ylläpitotiedotteita, kehotamme ehdottomasti ilmoittamaan yhteys-sähköpostinne FuturSoftille 3

4 ENNAKKOON TEHTÄVÄT TOIMENPITEET RIITTÄVÄN KÄYTTÖOIKEUDEN VARMISTAMINEN TOIMINNON AJAMISEEN Oletuksena ajo vaatii käyttäjältä 9- tason käyttäjätunnukset, jotta ajoa ei päästä ajamaan vahingossa tai luvatta. Jos ajon suorittajalla on 9- tason käyttäjätunnukset, on asia kunnossa. Jos ajon tulee tekemään yrityksessä työntekijä, jolla ei ole ohjelmaan 9- tason käyttöoikeuksia, voidaan seuraavalla tavalla määritellä etukäteen käyttöoikeus alv- ajoon. Tämä tapahtuu käyttöoikeuksien hallinnasta, joka avautuu päävalikon kohdasta Asetukset Toimintojen käyttöoikeudet. Siellä kohtaan Tietokannat Arvonlisäveron muunnosajo. Ellei toiminto löydy, suorita toiminto Huolto Rekisteröi toiminnot. TUKISIVUJEN TUNNUSTEN TALLENTAMINEN OHJELMAAN, ELLEI ENNESTÄÄN Ohjelman tukisivut ovat tärkeä tietolähde, jota kautta tiedotus ja päivitykset tapahtuvat vaihdoksen yhteydessä. Elleivät tukisivut avaudu pääruudun vasemman alareunan Tukisivut- painikkeesta, tunnuksia ei ole syötetty, jolloin ne voidaan syöttää pääruudulta mahdollisesti näkyvästä huomautustoiminnosta, tai menemällä kohtaan Asetukset Yleiset asetukset - Yleiset- välilehdelle. Siellä täytetään kohdat Tukisivujen käyttäjätunnus ja salasana. Ellei tunnuksia ole, ne saadaan menemällä kohtaan AutoFutur ja KoneFutur tukisivut. Täällä painetaan Unohtuiko salasana ja seurataan ohjeita, eli syötetään sähköpostiosoite. Ellei näitä tule sähköpostiin tai järjestelmä ei löydä osoitteella tunnuksia, voidaan pyytää tunnuksia helpdeskistä: helpdesk@futursoft.fi tai (1,39/min). TIETOKANNAN HUOLTAMINEN ENNEN ALV- AJOA Tietokannan kloonaus- toiminnon ajamisella voidaan tarvittaessa etukäteen varmistaa, ettei tietokannassa ole virheitä ja että se toimii optiminopeudella. Alv- ajon yhteydessä vakavimmat ongelmat seuraavat, jos ajossa tulee vastaan tietokantavirhe (jos tietokanta on ennestään vahingoittunut, joka ei tule esille normaalikäytössä) ja tietoja joudutaan palauttamaan varmuuskopiolta. Kloonauksen ohje löytyy ohjelman pääruudun Ohjeet- valikon kohdasta Tekniset ohjeet ja varmuuskopiointi, s. 22, tästä lisää myös liitteessä 1. Jos tietokanta on kuitenkin kloonattu vuoden 2010 alv- vaihdoksen yhteydessä ja/tai se toimii nopeasti ja vapaata tilaa tietokannassa on riittävästi, ei kloonaukseen ole todennäköisesti syytä. Lisäksi on syytä tarkistaa tietokannan maksimikoko ja että tietokannassa on vapaata tilaa noin 500 mt. Vapaan tilan näkee mm. Alv- ajotoiminnon välilehdeltä Tiedot, tästä myöhempänä ohjeessa tarkemmin. 4

5 AJON NOPEUTTAMINEN AJASTAMALLA TIETOKANNAN VARMUUSKOPIOINTI MUUHUN AIKAAN Ajoa voidaan nopeuttaa suurella tietokannalla noin tunti sillä, että ohjelman ajastettu tietokannan varmuuskopiointi kiintolevylle ajastetaan niin, ettei se käynnisty alv- muunnosajon kanssa samaan aikaan. Sen sijaan ajastetulla kopioinnilla muistitikulle tai vastaavalle ei ole merkitystä nopeuden kannalta, eikä siihen ole tarpeen tehdä muutoksia. Ajastus voidaan muuttaa päävalikon kohdasta Huolto Tietokannan aputoiminnot. Täältä painetaan Varmuuskopion ajastus ja syötetään kellonaika. Jotta ajastus tulee varmuudella voimaan, suositellaan palvelimen käynnistystä uudelleen, tai jos yrityksessä mikrotukihenkilö, Solid- palvelun uudelleenkäynnistystä ohjauspaneelista. Varmuuskopion tämänhetkisen ajastuksen näkee mm. alv- muunnostoiminnon välilehdeltä Tiedot (palvelimella). MONIYRITYSKÄYTÖSSÄ HUOMIOITAVAA, JOS SAMALLA PALVELIMELLA 2 TAI USEAMPIA YRITYKSIÄ Jos samoissa tiloissa on moniyrityskäyttöä, ja samalla palvelimella kaksi eri tietokantaa, ajo ajetaan luonnollisesti kaikkiin tietokantoihin. Tällöin on varauduttava ajon kestämiseen kaksi kertaa pidempään, kun samanaikaisesti suoritetaan kahta ajoa. Tällöin ajoon pitää varata riittävästi aikaa, tarvittaessa jopa sulkea myymälä aikaisemmin. Lisäksi ajo tulee käynnistää toiseen tietokantaan toiselta koneelta kuin palvelimelta (ellei tehdä ajoa peräkkäin), sillä yhdellä koneella voi olla käynnissä vain yksi alv- ajo samaan aikaan (Tämä on siis poikkeus sääntöön, että ajo ajetaan aina palvelimelta). MONIMYYMÄLÄ- JÄRJESTELMISSÄ HUOMIOITAVAA Alv- ajo on toteutettu niin, että se ajetaan joka toimipisteessä itsenäisesti. Alv:n tai hinnan muuttuminen esimerkiksi tuotteissa ei laukaise synkronointia. Näin ei synny tilannetta, että esimerkiksi 2 miljoonaa tuotetta lähtisi synkronoitumaan yhdellä kertaa. Vain normaaliin tapaan tehdyt tuotemuutokset synkronoituvat, ja niiden mukana välittyy mukaan alv- muutos, koska alv- ajo ajetaan aina päivän päätteeksi ja tämä viimeisin muutos jää voimaan. Myös synkronointien ajastukset olisi suositeltava muuttaa niin, etteivät ne käynnisty samaan aikaan ajon kanssa, varsinkaan tuotteiden synkronoinnit. Jos alv- ajo ja synkronointi päivittävät samaa tuotetta samaan aikaan, on mahdollista että ajo keskeytyy. Jos yrityksessä toimitaan niin, että lähetteet synkronoidaan päätoimipisteeseen ennen laskutusta, on kaksi vaihtoehtoa: joko käynnistetään synkronointi manuaalisesti, synkronoidaan lähetteet ja ajetaan laskutus normaaliin tapaan alv 23:n aikana. Tai alvmuunnoksessa jätetään muuntamatta avoimet lähetteet (ruksi pois), ja suoritetaan laskutus ajon jälkeen (voidaan muuttaa päiväys). 5

6 MUUNNOSAJON SUORITTAMINEN YLEISTÄ Ennen ajon käynnistämistä varmistetaan, että versio on päivitetty vähintään päivättyyn versioon. Koska vuoden loppuun asti kaikki myynnit tehdään vanhalla verokannalla, muunnosajo tehdään liikkeen sulkemisen ja mahdollisen laskutuksen jälkeen. AJO AJETAAN AINA JÄRJESTELMÄN PALVELINKONEELTA, jos kyse on verkkoversiosta. Tähän syynä ovat mm. ajossa tarvittavat tietokannan hallintatoiminnot, sekä se, että ajo tapahtuu riittävän nopeasti. Sivukoneilta voi kuitenkin etukäteen tutustua toiminnon käyttöön, tällöin osa Tiedot- välilehden tiedoista ei näy. Ennen alv:n vaihdosta tulee laskuttaa kaikki mahdolliset avoimet tapahtumat pois, eli lähetteet, työmääräykset ja vastaavat. Alv- ajon aikana ohjelman muu käyttö on ehdottomasti kiellettyä! MUUNNOSAJON TOIMINTAPERIAATE Ajo käynnistetään päävalikon välilehdeltä Tietojen ylläpito, painikkeesta Huoltotoiminnot, välilehdeltä Erikois. Ensin mennään päävalikon Tietojen ylläpito välilehdelle ja sieltä kohtaan Huoltotoiminnot. Ja täältä Erikois- välilehdelle. Täältä painetaan Arvonlisäveron muunnosajo. Tällöin avautuu muunnosajon ruutu. Otsikkona tulee olla toiminnon versio 2.0. Ruudulla on välilehdet Toiminnot ja Tiedot. Toiminnot- lehdeltä suoritetaan itse muunnosajo ja Tiedot- välilehdellä voidaan tarkistaa tärkeimmät tiedot ennen ajoa. 6

7 Kun valinnat on ensin huolella tehty (ajoa ei voi perua), muunnosajo käynnistyy painikkeesta Suorita valitut toimenpiteet. Jos tiedetään, ettei käytössä ole muita verokantoja kuin 23 % (tai lisäksi 0 % myyntiä), ajoa voi hieman nopeuttaa valitsemalla ruudun ylälaidasta, että käsitellään vain 23 % verokanta. Jos yrityksen hinnoittelu perustuu verottomiin hintoihin, ruksataan yläreunasta Yrityksessä hinnat käsitellään verottomina. Siitä myöhempänä lisätietoja, mm. mitä se tarkalleen tekee. Normaalisti muunnetaan kaikki tiedot. Erikoistapauksissa voidaan ottaa pois ruksi Muunnetaan kaikki ja valita, mitkä muunnetaan ja mitkä jätetään ennalleen. Tämä ei ole suositeltavaa. Eli vasemman reunan ruksivalintoja ei normaalisti koskaan muuteta, ainoastaan säädetään ns. pollakohtia. Aivan vasemmanpuoleiseen sarakkeeseen tulevat näkyviin ruksit sitä mukaa kun ajoa ajetaan. Niistä näkee, onko tietty tieto jo muunnettu. 7

8 Tiedot- välilehdeltä on syytä tarkistaa, että välimuistin koko on vähintään 200 Mt. Tietokoneen muistin määrän sen tulisi mielellään olla vähintään 1,0 Gt ja 0,5 Gt on minimivaatimus. Ruudulla näkyy lisäksi oltaessa palvelimella, paljonko tietokannassa on vapaata tilaa. Sitä tulisi olla mielellään 500 Mt (minimi 300 Mt). Ellei tietokannassa ole vapaata tilaa, on suositeltavaa suorittaa Kloonaus- toiminto, joka tiivistää tietokannan ja lisää siihen tarvittaessa 2 Gt maksimikokoa. (kts. Liite 1). On myös syytä tarkistaa, että kiintolevyllä, jolla tietokanta sijaitsee, on vapaata riittävästi kiintolevytilaa, kohdassa Tietokantaasemalla vapaata. Vapaata tilaa on syytä olla useampia gigatavuja sillä varmuuskopio esimerkiksi tuplaa aina tilantarpeen. Kokojen tarkistus on syytä suorittaa hyvissä ajoin, jotta ehtii tehdä tarvittavat toimenpiteet. KESKENERÄISTEN TAPAHTUMIEN KÄSITTELY Ennen alv:n vaihdosta tulee laskuttaa kaikki mahdolliset avoimet tapahtumat pois, eli lähetteet, työmääräykset ja vastaavat. Joka tapauksessa jää avoimeksi useimmiten mm. seuraavia tapahtumia, ja näissä voidaan harkinnanvaraisesti joko muuttaa verolliset hinnat uuden alv:n mukaiseksi, tai pitää hinnat ennallaan (jolloin veroton hinta laskee): - Työmääräykset ja kustannusarviot (korjaamoilla) - Tarjoukset - Pikalaskelmat ja pikatilaukset - Asiakastilaukset / tilausvahvistukset / kauppasopimukset (AKL kauppasopimuksia ajo ei muunna) Ostopuolta koskien voidaan muuntaa seuraavat tiedot: - Avoimet saapumattomat ostotilausten rivit (jotka hyväksytty ostotilauksiksi, mutta eivät saapuneet). Muunnos käsittelee vain rivit, joita ei ole vielä saapunut tai peruttu yhtään kappaletta (osatoimituksia ei muunneta) - Avoimet tilausehdotusten rivit (tilausrivit tilauskirjassa, joista ostotilausta ei vielä tehty) Lisäksi voidaan muuntaa: - Myyntialennukset eli asiakas- tai asiakasryhmäkohtaiset nettohinnat. Esimerkiksi lehtikampanja-hinnat, jotka ajettu. - Ostoalennukset eli toimittajilta saatavat nettohinnat. Esimerkiksi lehtikampanja- ostohinnat, jotka ajettu. - Hinnastojen tulkintaohjeet (näissä on verokantatietoja mm. verottomien hintojen muuntamista varten) TUOTE- JA HINNASTOHINTOJEN MUUTTAMINEN Kunkin ruudulla näkyvän tiedon kohdalla valitaan, muutetaanko verolliset hinnat uuden veron mukaiseksi. Oletuksena alv lisätään kaikkiin ko. hintoihin. Ajossa hinnoilla tarkoitetaan nimenomaan arvonlisäverollisia hintoja. 8

9 JOS YRITYKSESSÄ KÄYTETÄÄN HINNOITTELUSSA VEROTTOMIA HINTOJA, on verollisten hintojen muuttaminen tehtävä ehdottomasti, vain tällä tavoin veroton hinta pysyy entisellään. Oletuksena alv:n muutos viedään (verollisiin) hintoihin. Muunnosajot käsittelevät seuraavia asioita: - Tuotekortisto: aktiiviset ja passiiviset tuotteet - Tuotepaketit - Korjaamokäytössä työvaiheet (työnimikkeet) ja työpaketit Yrityksessä pitää siis huolellisesti etukäteen määritellä, millä valinnoilla ajot ajetaan. Valinnoista riippumatta tuotteiden varastonarvo muunnetaan niin, ettei sen veroton arvo muutu. Keskihinnat muunnetaan tuotteiden ajon yhteydessä valinnoista riippumatta. Kun ajo ajetaan, veroton varastonarvo pysyy ennallaan, mahdollisia sentinpyöristyksiä lukuunottamatta. VALINTA, KÄYTETÄÄNKÖ ENSISIJAISESTI VEROTTOMIA HINTOJA Ruudulla on valinta Yrityksessä hinnat käsitellään verottomina. Jos yrityksessä käytetään hinnoittelussa verottomia hintoja, tämä valinta tulee laittaa päälle. Näin hintoihin ei käytännössä synny pyöristyksiä, vaan muunnokset tehdään 6:n desimaalin tarkkuudella. Normaalisti muunnokset tehdään sen mukaan, ettei verollinen hinta muutu. Ruksi on oletuksena päällä, jos ohjelmassa on päällä asetus Suurempi laskentatarkkuus hinnoille, jota verottomia hintoja käyttävät yritykset usein käyttävät. Lisätietoa: Ohjelman tietokannassa hinnat tallennetaan yleensä aina verollisessa muodossa (joita valtaosa käyttäjistä käyttää). Tarkoilla desimaalihinnoilla toimittaessa syntyy tilanne, että hinta voidaan pyöristää 2 desimaaliin joko verollisena tai verottomana hintana. Tämän ruksin päällä ollessa ohjelma tekee pyöristykset verottoman hinnan suhteen. 9

10 MUUNNOSAJON SUORITTAMINEN JA SILLE VARATTAVA AIKA Ajoon pitää varata aikaa useita tunteja (tai koko yö), jos käytössä ovat tukkureiden hinnastot, jolloin tuotteita on satoja tuhansia. Testatuilla esimerkkitietokannoilla, ajoon kului aikaa testeissä seuraavasti: Esimerkki 1: Palvelin vuonna 2009 hankittu tehotyöasema (4-ydin), 4 Gt muistia, Vista: 2 miljoonan tuotekortistolla 5 tuntia. Esimerkki 2: Palvelin vuonna 2005 hankittu HP-työasemakone, 2 Gt muistia, XP: 2 miljoonan tuotekortistolla 9 tuntia. Ellei ohjelmaan ole ajettu tukkujen hinnastoja, jolloin tuotekortisto on esimerkiksi alle tuotetta, ajo menee läpi alle tunnissa. Nopeimmillaan käsin perustetulla tuotekortistolla ajo voi mennä läpi minuuteissa. Hitailla koneilla ja isoilla tuotekortistoilla pitää varmistaa, että tietokannan asetukset ovat kunnossa, ja mielellään on äskettäin suoritettu tietokannan kloonaus, jotta ajo ehtii mennä yön aikana. Hitaan koneen tapauksessa pitää kiirehtiä, että ajo aloitetaan illalla mahdollisimman ajoissa. Tarvittaessa voi ottaa yhteyttä laitetoimittajaan tai mikrotukeen ja esim. lisätä keskusmuistia. Pääosa ajon viemästä ajasta kuluu passiivisten tuotteiden muuntamisessa. Keskimäärin aktiivisten tuotteiden ajo menee noin tunnissa ja muut ajot kestävät vain minuutteja, kun tietokanta toimii normaalilla nopeudella. Yrityksen pitää siis varata riittävästi aikaa ajojen ajamiseen, normaalin aukioloajan ulkopuolella. Ajo käynnistetään Suorita valitut toimenpiteet- painikkeesta kun valinnat on ensin tehty. Kun ajo käynnistyy, se ehdottaa ensin otettavaksi tuoreen varmuuskopion tietokannasta kiintolevylle, mikäli havaitsee, ettei varmuuskopiota ole otettu kiintolevylle kuluvana tai edellisenä päivänä. Tämä kysymys tulee siis hyväksyä. Tällä pyritään varmistamaan, että voidaan palata tuoreeseen varmuuskopioon, jos ajossa tulisi vastaan esimerkiksi tietokantaongelmia. Jos tietokannassa on tilaa vähemmän kuin 300 Mt, tästä tulee varoitus ja tällöin on syytä keskeyttää ajo ja lisätä ensin tilaa (kts. Liite 1). Poikkeuksena on, että ellei ohjelmaan ole ajettu hinnastoja, voidaan ajo suorittaa, koska tietokanta on tällöin riittävän pieni. Näin ei aiheuteta tarpeetonta ruuhkaa tuelle ajon aikaan, ja kokoa voidaan kasvattaa erikseen myöhemmin. Kun ajo on valmis, sulkeutuu ohjelma automaattisesti, ja ruudulle tulee seuraavan kuvan mukainen raportti. Ellei raporttia ole jostakin syystä lopuksi näkyvissä ruudulla, tämän ohjeen lopusta, liitteestä 5 löytyy ohjeet, mistä raportti voidaan avata näkyviin manuaalisesti. Tilanteessa, että raporttia ei olisi näkyvissä, ja ohjelma on sulkeutunut, on hyvin todennäköistä, että ajo on onnistunut, koska ohjelma on sulkeutunut. Jos ajossa tapahtuu jokin virhe, on virheilmoitus todennäköisesti näkyvissä. Kun raportti on ruudulla ja ajo valmis, voidaan käydä läpi esimerkein, että tuotekortistossa verokanta näkyy alv 24, ja on hyvä myös tarkistaa asetus Yleiset asetukset Yleiset Oletusverokanta, että se on 24, ja sen jälkeen käytön voi aloittaa. Seuraavassa osiossa on kerrottu, mitä lisätoimenpiteitä voi tilanteesta riippuen olla syytä lisäksi tehdä. 10

11 MAHDOLLISET TOIMENPITEET MUUNNOSAJON AJAMISEN JÄLKEEN KIRJANPITOTILIT, UUDET HINTALAPUT Muunnosajon lisäksi voidaan joutua perustamaan tilitoimiston ohjeiden mukaisesti uudet kirjanpidon tilit uusille verokannoille, esim. ostoreskontran käytössä, koska rinnakkain on vanhalla ja uudella verokannalla olevia laskuja ja kuitteja. Raporttien ottamisessa voi tulla esiin lisätarpeita. Nämä eivät ole kuitenkaan myyntityön jatkumisen kannalta kriittisiä, mutta muutettavat asiat on hyvä suunnitella hyvissä ajoin. Luonnollisesti hintamerkinnät aiheuttavat paljon työtä hintojen muuttuessa. Jos hintamerkintöjä ei ehditä tekemään yön yli ja myymälässä on paljon hintamerkintöjä, saattaa olla, että hinnat halutaan säilyttää ajossa ennallaan. Uudet hinnat voidaan tulostaa hintalapputulostuksen toiminnoilla luonnollisesti vasta muunnosajon jälkeen. UUSIEN HINNASTOJEN PÄIVITTÄMINEN ALV- MUUTOKSEN JÄLKEEN On syytä jo etukäteen syytä valmistella mahdollisimman pitkälle uusien hinnastojen ajot ja hankkia niihin tulkintaohjeet. Sillä FuturSoftin tuessa keskitytään alv- muunnoksen ajan vain akuuttien ongelmatilanteiden hoitoon, hinnastojen muokkaamista esim. Excelistä tai hinnastopäivitysten neuvontaa ei voida tehdä, vaan nämä lisätyöt tehdään alv- ajovaiheen mentyä ohi. HINTOJEN MAHDOLLINEN PYÖRISTÄMINEN AJON LOPUKSI Lisäksi yritys voi haluta tehdä hintojen pyöristyksiä. Ne voidaan tehdä normaalien toimintojen puitteissa. Niistä liitteessä 4. ASETUKSINA OLEVIEN TUNTIVELOITUSTEN MUUTTAMINEN Ainakin seuraavat asetukset on syytä käydä läpi sen mukaan, onko käytössä verolliset vai verottomat hinnat, ja halutaanko esimerkiksi verolliset tuntiveloitukset muuttaa. Kyseiset asetukset ovat ohjelmassa yleensä verollisina hintoina. Nämä kuvassa näkyvät, korjaamoille tärkeimmät ovat kohdassa Korjaamoasetukset Korjaamon oletustiedot. Asetuksista löytyy myös esimerkiksi kohdat Myyntireskontra Karhun huomautusmaksu, pientarvikelisä, joka voi olla myös euromääräinen, ja muuta vastaavia, jotka on syytä käydä asetuksista läpi. LASKUTUSLISIEN MUUTTAMINEN, JOS VEROLLINEN SUMMA TULEE MUUTTAA Laskutuslisän oletus on kohdassa Yleiset asetukset Laskutuslisä. On huomattava, että tuntiveloitus- ja vastaavat asetukset ovat asetuksissa verollisina hintoina. Jos yritys toimii verottomilla hinnoilla, ja laskutuslisä on esim. 5+alv=6,15, pitää se muuttaa 6,20:ksi, jotta se on edelleen verottomana 5 e. Jos laskutuslisä muutetaan uuden alv:n mukaiseksi, asiakaskohtaiset laskutuslisät pitää lisäksi muuntaa uusiin summiin. Tämä tapahtuu Tietojen muokkaus- toiminnossa kohdassa Asiakkaat, muokkaustoiminnolla Muuta asiakaskohtaisia laskutuslisiä. OSTORESKONTRAN KÄYTTÄMÄT TILIKARTAN TILIEN ALV- PROSENTIT Kirjanpitäjän ohjeiden mukaan, muutetaan tilikartassa joko vanhojen tilien prosentit uusiin, tai tehdään uudet tilit uusilla tilinumeroilla ja prosenteilla. Tämä koskee ensisijassa osto/kulutilejä, mahdollisesti myös kassa-alennus tilejä, jos niitä on erilliset 11

12 eri verokannoille. Joka tapauksessa tilikartta on syytä käydä läpi tili kerrallaan. Tilikartta löytyy ostoreskontran pääruudulta tai toimintojen nimihaulla, Tilikart. Varminta lienee kuitenkin uusien tilien lisääminen, jolloin ei synny mahdollisuutta esimerkiksi raportointiongelmiin, kun tilikartan veroprosentti muuttuu. TYÖMÄÄRÄYKSEN OSITTAMISESSA HUOMIOITAVAA: OSITETTUJA LASKUJA EI SAA JÄTTÄÄ AVOIMEKSI Jos työmääräys ositetaan useammalle asiakkaalle, esimerkiksi omavastuu ja alv:n osuus, nämä summat eivät muutu muunnosajossa, eli esim. jos alv:n osuus on siirretty vakuutusyhtiölle ennen alv-muutosta, alv:n osuus voi ollakin tosiasiassa toinen ajon jälkeen. Siksi ositetut työt pitää laskuttaa loppuun ennen kuun vaihdetta, tai jättää ne perustiedoille, odottamaan laskuttamista kokonaisuudessa. TUKIPALVELUISTA ALV- VAIHDOKSEN AIKAAN Olemme keränneet ohjeen loppuun liitteeseen ohjeita jo etukäteen tiedossa oleviin mahdollisiin erikoistilanteisiin. Jos ajossa siis tulee vastaan ongelma, katso onko asiaan ratkaisua liitteessä. Toki siihen on hyvä tutustua etukäteenkin. Normaali tukinumero on (1,39 e/ min + alv) ja tuen sähköposti helpdesk@futursoft.fi (maksuton). Jonotus on puhelintuessa maksuton (eli pvm/mpm). Mikäli todetaan tarpeelliseksi, ilmoitamme erikseen poikkeusjärjestelyistä tuessa, esimerkiksi maksullisten soittopyyntöjen jättämiseksi, jolloin FuturSoftilta pyynnöstä soitettu tukipuhelu laskutetaan käytetyn työajan mukaisesti. Joka tapauksessa mahdollisimman moni mahdollinen kysymys kannattaa selvittää etukäteen. 12

13 LIITE 1 TIETOKANNAN VAPAAN TILAN KASVATTAMINEN KLOONAUS- TOIMINNOLLA Tietokannalle määritellään sen asetuksissa maksimikoko, minkä verran tietokannalle varataan tilaa kiintolevyltä. Uusissa asennuksissa se on useimmiten 2 Gb, mutta ellei vanhempaa tietokantaa ole aiemmin huollettu, voi se olla vähemmän. Helpoin tapa kasvattaa tietokannan maksimikokoa ja samalla pienentää tietokannan kokoa on kloonaustoiminto, joka ajaa tiedot uuteen tietokantatiedostoon, jolloin tietokannan koko on varmuudella riittävä, ja samalla tietokannasta jää tarpeeton tila pois, ja mahdolliset tietokannalle vuosien aikana syntyneet fyysiset korjaantuvat. Kloonaus tekee tiivistämisen lisäksi uuden tietokantatiedoston entisen (tai entisten) lisäksi, jolloin tietokannassa on aina vapaata tilaa toiminnon suorittamisen jälkeen vähintään 2 Gb. Kloonaus käynnistyy kohdasta Tietojen ylläpito Tietokantatyökalut ja sieltä Kloonaus- välilehdeltä. Sen ajamisesta löytyy ohje ohjelman päävalikon kohdasta Ohje Tekniset ohjeet ja varmuuskopiointi, s. 22. Kloonauksen aikana ohjelmaa ei missään tapauksessa saa käyttää. Kloonauksen jälkeen tietokone/palvelin on hyvä käynnistää uudelleen, jotta kloonauksen aikainen väliaikainen tietokanta sammuu automaattisesti ja uusi käynnistyy normaalisti. LIITE 2 - ALV:N VAIHTUMISEEN LIITTYVÄT LISÄTOIMINNOT Nämä eivät koske alv- ajoa, vaan sen jälkeistä toimintaa, ja koskevat mm. sitä, miten estetään, ettei vanhaa alv-kantaa kopioidu uusille myyntitapahtumille. Muuten syntyisi vanhan alv:n myyntiä, kun esim. tehdään kauppa tai työmääräys vanhan pohjalta. Käytettävä arvonlisävero määräytyy tuotteen toimitushetken mukaan. Vanhaa verokantaa voidaan vielä joutua käyttämään, jos tehdään hyvityksiä, tai jos ennen vaihdosta toimitetusta tavarasta tehdään korjattu lasku (tarkemmat ohjeet aina omalta kirjanpitäjältä tai verottajalta, mutta tämä on yleinen pääsääntö). TARKISTUS, ETTEI SALLITA MYYNTIÄ VANHENTUNEELLA VEROKANNALLA Tämän oletuksena päällä olevan asetuksen avulla ei voida vahingossa (helposti) tehdä alv 23 % tai esimerkiksi 13 % myyntiä muunnosajon jälkeen. Varoituksen voi ohittaa, esimerkiksi jos on tehty hyvityslasku ja mahdollisesti siitä uusi korjattu lasku, ennen vaihdosta toimituista tuotteista, jolloin hyvitys ja mahdollisesti myös uusi lasku pitää tehdä alv 23 % kannalla (kirjanpitäjän/ verottajan ohjeiden mukaisesti). Ohjelma tekee tämän tarkistuksen myyntiä, lähetettä, työmääräystä, tarjousta sekä asiakastilausta hyväksyttäessä. Asetus on kohdassa Yleiset asetukset Yleiset Tarkista tapahtumaa päätettäessä, että verokanta on voimassa. Ohjelma katsoo, onko verokanta vanhentunut, kohdasta Yleiset asetukset Myynti Verokannat. ASETUS, NÄKYYKÖ VEROKANTA RIVEILLÄ Asetuksella voidaan säätää, näkyykö verokanta myynti- ja läheteruudulla tuoteriveillä. Asetus on Yleiset asetukset Myyntiruutu Verokanta muutettavissa riveillä. Työmääräysruudulla sama määrätään rivien kohdalta hiiren oikealla, kohdasta Lisäkentät. Erikoistapauksissa verokantaa tätä kautta myös muuttaa käsin, jos esimerkiksi halutaan tehdä tilaus etukäteen 24 % alv:lla. MYYNNIN TEOSSA VANHAN MYYNTITAPAHTUMAN POHJALTA, VERON JA HINTOJEN MUUNTAMINEN Jos myyntiruudussa käytetään toimintoa Vanhan myynnin rivien hakeminen, ohjelma muuntaa verokannan ja hinnan uudeksi. 13

14 LIITE 3A - VAIN KORJAAMOKÄYTTÖÄ KOSKEVAT VAIHDOKSEN JÄLKEISET TOIMINNOT YLEISTÄ Koska korjaamolla on aina avoimia työmääräyksiä ja kustannusarvioita, ja määräyksiä tehdään myös vanhojen pohjalta, sekä tehdään jopa työpaketteja vanhojen pohjalta, ja määräyksen hyvittämisen jälkeen määräys muuttuu avoimeksi, on virheiden välttämiseksi ja toiminnan helpottamiseksi useita toimintoja, jotka muuttavat automaattisesti verokannan uudeksi, kun käsitellään vanhoja työmääräyksiä. TYÖMÄÄRÄYKSEN HYVITTÄMISESSÄ MAHDOLLISUUS MUUTTAA MÄÄRÄYS UUDELLE ALV:LLE Hyvitettäessä vanhalla verokannalla tehty työmääräys, on mahdollisuus muuttaa verokanta ja hinnat uuden veron mukaiseksi. Lain mukaan vanhalla verokannalla saa tehdä myyntiä vaihdoksen jälkeen lähinnä vain tilanteissa, että lasku on virheellisen laskun korjaus ja tuotteet on luovutettu vanhan veron voimassaoloaikana. Turvallisinta ja kirjanpidollisesti helpointa lienee siis muuttaa myynti uuden veron alaiseksi, kun määräys palautetaan avoimeksi. Huom! Hyvityslasku tehdään siis aina alkuperäisen laskun mukaisella verolla, jolloin hyvityslaskun summa on sama kuin alkuperäisen laskun. Tämä kysymys koskee siis sitä, että kun hyvityksen jälkeen määräys palautetaan avoimeksi, mille verokannalle ja hinnoille avoin työmääräys jätetään uudelleen laskutusta varten. Kysymyksellä ei siis ole merkitystä, jos koko lasku palautetaan eli määräys poistetaan tai perutaan hyvityksen jälkeen. Ensin ohjelma kysyy itse verokannan muuttamisesta. Sen jälkeen tulee kysymys, muutetaanko verolliset hinnat uuden verokannan mukaiseksi. Jos yrityksessä käytetään siis verottomia hintoja hinnoittelussa, tähän vastataan aina Kyllä, jotta veroton hinta pysyy ennallaan. Jos kyse on eri asiakkaille ositetusta työmääräyksestä, muutos koskee luonnollisesti vain sillä kertaa hyvitettyjä rivejä. Vanhat rivit jäävät siis vanhalle verokannalle, joita ei hyvitetä. TYÖMÄÄRÄYSLÄHETTEEN POISTAMINEN SUORITTAA TYÖMÄÄRÄYKSEN VEROKANTAMUUNNOKSEN Jos työmääräys on päätetty työmääräyslähetteeksi, peruminen tapahtuu poistamalla työmääräyslähete. Tällöin kun ohjelma muuttaa työmääräyksen takaisin avoimeksi ja verokanta on välillä muuttunut, ohjelma palauttaa avoimen työmääräyksen valinnaisesti uudelle verokannalle ja uusille hinnoille. Tämä tapahtuu samoin kysymyksin kuin jos hyvitetään työmääräys. TYÖMÄÄRÄYKSEN TEOSSA ALV 23 % MÄÄRÄYKSEN POHJALTA, ALV:N JA HINTOJEN MUUNTAMINEN Kun käytetään toimintoa Ota määräys uuden pohjaksi, ohjelma tarkistaa, ovatko rivien verokannat voimassa. Elleivät ole, ohjelma muuntaa rivien verokannat ja hinnat uuden alv:n mukaiseksi. Verottomaan myyntiin tämä ei vaikuta. TYÖPAKETIN TEOSSA ALV 23 % MÄÄRÄYKSEN POHJALTA VERON JA HINTOJEN MUUNTAMINEN Jos muodostetaan työpaketti vanhan alv:n ajan työmääräyksestä, verokannat ja hinnat muunnetaan uuden alv:n mukaiseksi. 14

15 LIITE 3B -TYÖVAIHEIDEN HINTOJEN MUUNTAMINEN UUSILLE TASAHINNOILLE YLEISTÄ TUNTIVELOITUKSEN PITÄMISESSÄ ENTISELLÄÄN TAI MUUTTAMISESTA ALV AJOSSA Alv- muunnosajossa on työvaiheiden ja työpakettien hintojen muuttamiseen seuraava kohta, jossa valitaan, jätetäänkö verolliset hinnat ennalleen vai muutetaanko ne uuden alv:n mukaiseksi. Oletuksena nämä, kuten muutkin tiedot ovat valinnassa Muutetaan hinnat alv:n mukaiseksi. JOS yrityksessä käytetään hinnoittelussa verottomia hintoja, hinnan muuttaminen on välttämätöntä, että hinta pysyy ennallaan. Useimmat korjaamot haluavat todennäköisesti kuitenkin, että tuntiveloitus pidetään vaihdoksessa joko entisellään, tai korotetaan sitä erikseen manuaalisesti seuraavaan tasa- euroon tms. Siksi onkin alv- ajoa tehdessä syytä huolellisesti varmistaa, että ajoa ajettaessa muutetaan valinta kohtaan Jätetään hinnat entisiksi, JOS työveloitukset halutaan pitää entisellään tai muuntaa niitä myöhemmin manuaalisesti. Näillä muunnoksilla on merkitystä kuitenkin vain silloin, jos korjaamo käyttää työvaiheita tai työpaketteja. Jos työrivejä syötetään määräykselle ilman valmiiksi tehtyjä työvaiheita, ja verollinen tuntihinta pidetään ennallaan, ei alv- ajon suhteen tarvitse tehdä mitään, ja jos tuntiveloitusta haluaa muuttaa, se tapahtuu kohdasta Asetukset Korjaamoasetukset Tuntiveloitus yleinen (ja Tuntiveloitus Autodatasta siirrettäessä), kts. kuva. Ellei korjaamo muuta verollista tuntihintaa tai perustettuna ei ole työvaiheita, ei tämän ohjeen loppuosaan ole tarve perehtyä. MUOKKAUSTOIMINNOT, JOILLA KAIKKIIN TYÖVAIHEISIIN KERRALLA UUSI HINTA Entäpä, jos tietokannassa on satoja työvaiheita ja kaikkiin halutaan korottaa uusi tuntiveloitus, esimerkiksi 80 e halutaan korottaa 81 euroon? Seuraavilla toiminnoilla voidaan muokata työveloitusten hintoja euromääräisinä. Muunnos tapahtuu muokkaustoiminnoilla, joilla voidaan korvata työvaiheissa olevat tuntiveloitukset yhdellä kertaa, antamalla vanha ja korvaava tuntiveloitus. Sama voidaan tehdä kiinteille työhinnoille, antamalla vanha ja uusi hinta. Eli jos työvaiheissa on paljon esimerkiksi 100 e kiinteähintaisia töitä, voidaan kerralla korottaa kaikki nämä haluttuun hintaan. Muunnos tapahtuu päävalikon kohdassa Tietojen ylläpito välilehti Muokkaustoiminnot. Nämä muokkaustoiminnot ovat ruudun vasemmanpuoleisen valikon kohdassa Työmääräys. Toiminnot ovat Työvaiheiden kiinteästi veloitetun hinnan muuttaminen toiseksi ja Työvaiheiden tuntihinnan asetus halutulle tuntihinnalle. 15

16 TUNTIHINNAN KOROTUKSEN MUOKKAUSTOIMINTO Kun käynnistetään toiminto Työvaiheiden tuntihinnan asetus halutulle tuntihinnalle, ohjelma pyytää syöttämään vanhan ja uuden tuntihinnan. Toiminto pyytää varmistuksen, ja muutos on sen jälkeen voimassa. KIINTEÄHINTAISTEN TÖIDEN HINTOJEN MUOKKAUSTOIMINTO Toiminnossa Työvaiheiden kiinteästi veloitetun hinnan muuttaminen toiseksi syötetään vastaavasti vanha ja sen korvaava uusi kiinteä veloitus (samoin kuin edellisessä kuvassa). Toiminto pyytää varmistuksen, ja muutos on sen jälkeen voimassa. LIITE 4- HINTOJEN PYÖRISTÄMINEN HINTOJEN PYÖRISTÄMINEN Hinnastopäivitysten yhteydessä ajon jälkeiset hinnat voivat pyöristyä itsestään, tai hinnastopäivitystä koskevilla asetuksilla voidaan asettaa omat pyöristykset, jotka tapahtuvat hinnastopäivityksen yhteydessä. Kuitenkin jos hintoja pidetään yllä itse, voi olla tarpeen pyöristää esimerkiksi tietyn hintaluokan tuotteiden hinnat lähimpään 5 tai 10 senttiin. Tämä tapahtuu menemällä tuotteiden hallintaan (Tiedot Tuotteet), rajaamalla ensin tuotteet, joiden hinnat halutaan pyöristää (esimerkiksi myyntihinta- sarakkeessa antaa hinnaksi >100) ja painamalla Lisätoiminnot. Täällä on kuvan mukainen toiminto, jossa valitaan ensin pyöristyksen tapa (esim. tasa-euroon) ja voidaan valita myös, että pyöristys tehdään ylöspäin. Pyöristys käynnistyy painikkeista Pyöristä myyntihinnat lähimpään tai Pyöristä tarjoushinnat lähimpään. Pyöristys koskee kaikkia rajattuja tuotteita. Tuotteiden hallintaruudun ensin puolella rajataan, mitä pyöristetään, ja kerralla ei kannata rajata valtavaa tuotemäärää, maksimissaan joitakin tuhansia. Tarvittaessa näitä voi pyöristää rajaamalla esimerkiksi toimittajan ja/tai tuoteryhmän tuotteet kerrallaan, ja lisäksi hinnan mukaan hintaluokittain. Tai pyöristää esimerkiksi varastossa olevilta tuotteilta ensi vaiheessa, jos esimerkiksi halutaan tehdä uudet hintalaput tuotteille. 16

17 LIITE 5 LISÄOHJEITA ERIKOISTILANTEISIIN MITEN TOIMITAAN, JOS AJO ON AAMULLA VIELÄ KESKEN? AJO TÄYTYY KESKEYTTÄÄ; OHJELMAA EI SAA SAMAAN AIKAAN KÄYTTÄÄ. Tämä sen vuoksi, että tietokanta toimii ajon aikana yhden käyttäjän tilassa, eikä se salli käyttöä samaan aikaan. Ajo on suunniteltu siten, että viimeisimpänä muunnetaan passiiviset tuotteet. Näin ollen aktiiviset on todennäköisesti jo ajettu. Tässä tilanteessa voidaan keskeyttää ajo ruudulla passiivisten ajossa näkyviin tulevasta Keskeytä- painikkeesta. Heti kun mahdollista, ajo tulee ajaa uudelleen loppuun, esim. 1. työpäivän jälkeen. Ajo jatkaa siitä, mihin se jäi, joten muunnos on joka kerta pidemmällä. Ellei ajo siis ehdi menemään läpi yhdessä yössä, se menee loppuun todennäköisesti seuraavana yönä. Kun ajo ajetaan seuraavan kerran, riittää että painetaan aloituspainiketta, jolloin ohjelma ohittaa jo muunnetut kohdat ja jatkaa suoraan passiivista tuotteista. JOS joudutaan käyttämään ohjelmaa tilanteessa, että passiiviset tuotteet ovat vielä osittain muuntamatta, pitää myynnissä olla tarkkana. Ennen myyntitapahtuman päättämistä on suositeltavaa käydä joka tuoterivi läpi ja tarkistaa, että kaikkien rivien alv % on oikein. Tätä varten voi ohjeessa kerrotulla tavalla laittaa alv- prosentin näkyviin tuoteriveillä, ellei se ennestään ole. Verokannan voi muuttaa näille tuotteille tuotteen tietoruudulta manuaalisesti. Ohjelma varoittaa myyntitapahtuman lopussa myös, jos ollaan myymässä verokannalla, jota ei ole käytössä. MITEN TOIMITAAN JOS AAMULLA EI OLE AJON VALMISTUMISRAPORTTIA RUUDULLA? Hyvin todennäköisesti ajo on onnistunut, kun virheilmoituksia ei ole ruudulla. Windows ei kaikissa tilanteissa saa avattua raporttia näytölle lopuksi, saattaa johtua mm. virransäästötoiminnoista. Yleensä riittää, että tarkistetaan muutamalla passiivisella tuotteella, että verokannaksi on muuttunut 24 (niiden ajo tehdään viimeisenä). Asia voidaan tarkistaa myös raportin avulla seuraavasti: Mennään Windows- versiosta riippuen kohtaan Oma tietokone tai Resurssienhallinta. Resurssienhallinta löytyy myös painamalla Windowsin käynnistysvalikon painikkeen kohdalla hiiren oikeaa. Täältä mennään kohtaan Oma tietokone Paikallinen levy C, ja sieltä Program Files ja ohjelmasta riippuen joko hakemistoon AutoFuturPro tai KoneFutur. Täältä pitäisi löytyä tiedosto alv_muunnos_raportti.txt. Tämä avataan kaksoisnapsauttamalla, jolloin avautuu kuvan tyyppinen raportti, josta näkyy, että ajo on suoritettu onnistuneesti. TEKNISTÄ TIETOA MIKROTUKIHENKILÖILLE: AJON TOIMINTAPERIAATE JA SUORITUSKYKYASIAT Ajon kuormittavin toiminto, tuotteiden muuntoajo on toteutettu siten, että se seuraa tietokannan tilaa ja tasapainottaa ajoa siten, että ajoa jatketaan vasta kun tietokanta on purkanut riittävästi kuormaa. Ajo tehdään virheenkorjaavasti 1000 tuotetta kerrallaan siten, että jos tietokanta on vioittunut ja datassa on virheellisiä lukuja, niin ohjelma yrittää korjata virheellisen datan ja jatkaa ajoa. Jos miljoonien tuotteiden päivitys suoritettaisiin ilman kuormantasausta, tietokannan koko moninkertaistuisi. Tästä syystä prosessorin kuorma ajon aikana on vain esim %. Tämä on siis tarkoituksellinen kuormitus, eikä merkitse, että toiminto hidastelisi. Ajo välittää käynnistyessään Windowsille järjestelmäkutsun, että Windows ei menisi ajon aikana virransäästötilaan, joka keskeyttäisi tai hidastaisi ajoa. Suositeltavaa on lisäksi yleistä palvelinkäyttöä ja ajastuksia ajatellenkin määritellä ohjauspaneelista, ettei palvelinkone mene koskaan virransäästötilaan. Virransäästötoiminnot eivät tässä suhteessa toimi loogisesti, sillä virransäästötila voi käynnistyä, vaikka ajo on käynnissä, sillä se ei vaadi käyttäjän toimia, eli esimerkiksi näppäimistöä ei käytetä. Tämä piirre koskee ensisijaisesti Windows 7:aa sekä Vistaa. 17

18 LIITE 6- ALV 0 % HINTOJEN KÄYTTÄJILLE HUOMIOITAVAA ALV- VAIHDOKSESSA YLEISTÄ Tämä on ohje yrityksille, jotka käyttävät hinnoittelussa verottomia hintoja, ja mm. myyntiruudulla hintoja käsitellään verottomina. HINTOJEN PYÖRISTÄMINEN EI TARVITSE, EIKÄ PIDÄ TEHDÄ Ohjelman hintojen pyöristämistoiminnot tekevät pyöristyksen aina verolliselle hinnalle. Jos siis käytetään verottomia hintoja, ei hintojen pyöristämistoimintoja esim. tasa- euroon tule käyttää. Verottomia hintoja käytettäessä pyöristämisiä EI OLE MYÖSKÄÄN TARVETTA käyttää, koska alv- muutosajo pitää verottoman hinnan entisellään, vain verollinen muuttuu. ALV- MUUNNOSAJON AJAMISESSA HUOMIOITAVAA Pääosa ohjelman käyttäjistä käsittelee hintoja verollisina kuluttajahintoina. Tästä syystä kun käytetään verottomia hintoja, on syytä painottaa sitä, että kun valitaan Muutetaan hinnat, tarkoitetaan verollista hintaa, jolloin veroton hinta pysyy ennallaan. Kaikki verottomien hintojen käyttäjät siis valitsevat jokaiseen kohtaan oletusarvon, että hinnat muutetaan uuden verokannan mukaiseksi. Ruudulla on tärkeä ruksi Yrityksessä hinnat käsitellään verottomina. Se on oltava ruksattuna. Sen tarkoitus on, että jos hinta on ennestään esimerkiksi 0,39 e + alv = 0,4758 e, että tämä hinta säilytetään; uudella verolla verollinen hinta on 0, Ellei ruksia ole, pyöristetään hinnat muunnoksessa verolliseen tasasenttiin. LIITE 7 - KIRJANPIDON TILIEN MAHDOLLINEN VAIHTAMINEN ALV- VAIHDOKSEN YHTEYDESSÄ YLEISTÄ Tämä ohje on yhteenveto yleisimmistä paikoista, joissa kirjanpitotilejä muutetaan. Samat ohjeet löytyvät käyttöohjeista (ohjevalikko), joissa on yksityiskohtaisempaa tietoa. Verokantojen muuttuminen ei välttämättä tarkoita kirjanpidon tilien vaihtumista. Tilien muuttaminen päätetään kirjanpitäjän kanssa. Jos tilejä muutetaan, kannattaa huomioida, että kirjanpitotilien numerot tulee muuttaa heti kuukauden vaihteessa. Tämä sen vuoksi, että myyntitapahtumien kirjanpidon tili tallentuu laskulle tai kuitille heti. Tilien muuntaminen jälkeenpäin on mahdollista etätyönä, mutta muutokset tiliasetuksiin tulisi siis tehdä sillä hetkellä, kun tilit muuttuvat. Ostoreskontran osalta reaaliaikaisuuden vaatimus ei ole niin huomattava, koska tiliöintejä voidaan korjata jälkeenpäin omatoimisesti. YLEISIMMÄT MUUTOSKOHDAT Kirjanpidon tilien määrittämiselle on kaksi pääasiallista paikkaa: kohta Yleiset asetukset- Tilikartta, sekä päävalikon välilehdellä Tiedot, kohdassa Lisätoiminnot, Tilikartta. Toiminto löytyy täysversiossa helposti toimintojen nimihaulla. Lisäksi tilinumeroita voi olla määritelty tuoteryhmän tiedoissa, asiakastiedoissa sekä muissa asetuksissa. YLEISET ASETUKSET- TILIKARTTA Tällä ruudulla säädellään perusasetukset tileille. Nämä muutetaan tarvittaessa tilitoimiston ohjeiden mukaan. TILIKARTAN HALLINTARUUTU Tämä löytyy siis päävalikon välilehdellä Tiedot, kohdasta Lisätoiminnot - Tilikartta, tai ostoreskontran pääruudulta. Jos käytössä on ostoreskontra, on tämä tärkeä paikka tilien muuttamiselle. Ellei tällä ruudulla ei ole ennestään määriteltynä tilejä, ei ole 18

19 tarvetta tässä vaiheessa lisätä tilejä, koska ohjelma toimii myyntipuolen osalta edellä mainittujen tiliasetusten mukaisesti. Tänne tilit on tarpeen lisätä monissa tapauksissa lähinnä, jotta tilin nimi tulostuu tiettyihin raportteihin. TUOTERYHMÄN TIEDOISSA OLEVAT TILIT Tuoteryhmän tiedoissa, päävalikon Tiedot- välilehden kohdassa Tuoteryhmät, voi olla myös määriteltynä tuoteryhmittäisiä poikkeavia myyntitilejä. Jokainen tuoteryhmä muutetaan erikseen ja jos tuoteryhmiä on satoja, voidaan helpdeskistä etätyönä suorittaa niiden konversio vanhasta tilinumerosta uudeksi, jos siihen on tarvetta. Yleensä poikkeavia ryhmiä on kuitenkin vain vähän ja niiden muuttaminen on vain kertaluonteinen ja mahdollisesti myös tarkempaa harkintaa vaativa työ. ASIAKKAAN POIKKEAVA MYYNTITILI Lähinnä ulkomaankauppaa käyvillä yrityksillä saattaa olla asiakastiedoissa poikkeava myyntitili, esim. EU-myynti tms. Tällöin tili vaihdetaan asiakkaan tietoruudulla, Lisätiedot välilehdellä, kohdassa Poikkeava myyntitili. MUUT KOHDAT Ohjelmassa on monia lisätoimintoja ja liitäntöjä mm. kirjanpito- ja myyntireskontra ohjelmiin. Myyntitilin numero, samoin kuin alv- prosentti viedään kuitenkin laskun rivien perustiedoista, joissa uusi tili ja alv-prosentti välittyvät liitäntöihin pääasiassa ilman muutoksia. On olemassa räätälöityjä liitäntöjä, joihin joudutaan mahdollisesti muuttamaan erikseen tiettyihin parametreihin tilinumerot, mutta niissä neuvotaan asiakaskohtaisesti. LIITE 8 - KYSYMYKSIÄ JA VASTAUKSIA ENNEN AJON SUORITTAMISTA K: Pitääkö uusi AutoFutur / KoneFutur päivittää joulukuun viimeinen päivänä? V: Ohjelman päivittäminen ja verokannan muunnos-ajo ovat kaksi eri asiaa. Ohjelman päivitys on ehdottomasti tehtävä hyvissä ajoin, jotta päivitysongelmilta ja päivityskysymyksiltä vältyttäisiin vuodenvaihteessa. Ohjelmassa on sitten erillisenä toimintona verokannan muunnosajo julkaistu ja uudempi tuotantoversio (tai vastaava kehitysversio) on riittävän uusi alv- ajon suorittamiseen uusille prosenteille. Jos asia on epäselvä, tutustu huolella ohjeisiin. K: Voiko FuturSoftilta tilata jonkun ajamaan ajon? V: Jokainen yritys pystyy tekemään ajon omatoimisesti ohjeen mukaan. Jos ohjeissa on epäselvää tai herää kysymyksiä, kannattaa soittaa tukeen ja selvittää kysymykset ajoissa etukäteen. Toinen vaihtoehto on sähköpostituki, mutta puhelimessa tulee helpoimmin käytyä läpi kaikki askarruttavat asiat kerralla. K: Onko kaikki lähetteet pakko laskuttaa joulukuun viimeinen päivä? Eli suorittaa laskutus esim. illalla? V: Tämä ei ole välttämätöntä. Verokantamuunnoksessa voidaan jättää ruksaamatta, että avoimet lähetteet muunnetaan. Tällöin ne voidaan laskuttaa vielä tammikuun puolella vanhalla verokannalla. Jos käytetään automaattilaskutusta, laskut voidaan päivätäkin joulukuun puolelle. Oletusarvona verokantamuunnos muuntaa avoimet lähetteet uudelle verokannalle, jotta tammikuussa ei syntyisi vahingossa vanhan verokannan laskuja. Suositus on siis, että kuten normaalistikin, kaikki avoimet lähetteet laskutetaan sen kuun puolella, kun ne on toimitettu. Kesken-tilassa olevien lähetteiden tilanteen jokainen yritys ratkaisee itse, periaatteessa jos tavarat on jo toimitettu, ne tulee laskuttaa vanhalla alv:lla. K: Voidaanko ajossa pitää myyntihinnat ennallaan, mutta muuttaa ostohinnat uuden alv:n mukaiseksi V: Tämä ei ollut mahdollista vuoden 2010 ajossa, mutta nyt on. Tilanne siis koskee lähinnä sitä, jos toimittajilta ei saa uusia hinnastoja, ja toimittaja joka tapauksessa pitää verottoman hinnan ennallaan eli se nousee, mutta myymälähintoja ei haluta muuttaa. Tälle on valinta verokantamuunnosajon ruudulla. K: Muuttaako muunnnos ajo esim. Fixus- tai Motoral- tarjouslehden tarjoushinnat tai asiakkaiden nettohinnat? V: Ajon kohta 1 - Tuotekohtaiset myyntialennukset muuttaa nämä. Jos nämä haluaa jättää ennalleen, jätetään kohta muuntamatta. Muunnettaessa niistä tulee luonnollisesti verottomana desimaalihintoja, kuten 10 eur > 10,08 e. K: Tarvitseeko tehdä muutoksia asetusten kohtaan Verokannat, yleisten asetusten Myynti- välilehdellä? V: Ajo muuttaa myös kyseisen kohdan, eli ei tarvitse muuttaa käsin. Ajon jälkeen on kuitenkin hyvä tarkistaa että täällä näkyvät uudet prosentit. (Kyseessä on ajon kohta 15). 19

20 LIITE 9 - VAIHDOKSEN JÄLKEISIÄ KYSYMYKSIÄ VASTAUKSINEEN (VUODELTA 2010) K: Pitää tehdä uusi lasku viime kuun laskusta. Laskussa oli virhe. Miten toimitaan alv:n suhteen? V: Jos tavara on toimitettu tai auto luovutettu huollosta viime kuun puolella, ja siitä on tehty aikaisempi laskukin siis vanhalla alv:lla, niin myös hyvityslasku ja korjauslasku on verottajan ohjeiden mukaan tehtävä alv 23 %:na. Ohjelma ohjaakin tähän, eli kun esimerkiksi työmääräys hyvitetään, ohjelma ehdottaa, että rivit jätetään entiselleen (23 %) ja kun se laskutetaan uudelleen, uusi laskukin tulee alkuperäisellä verokannalla. Sama pätee lähetemyyntiin, eli jos tehdään palautus, ohjelma palauttaa lähetteen avoimeksi 23 % verokannalla. Viime kädessä ohjeet kuitenkin kysyttävä omalta tilitoimistolta, mutta tämä ohje perustuu verottajan sivuilla olevaan ohjeeseen. K: Pitää tehdä viime kuun puolta koskeva lasku, joka pitäisi olla alv 23. Eli tehdä käsin lasku alv 23:lla. Miten tämä tehdään? V: Ensin pitää katsoa, onko verokanta näkyvissä myyntiruudulla, jotta sitä voidaan laskun tekovaiheessa muuttaa. Tämä katsotaan (alv- ohjeen mukaisesti) kohdasta Yleiset asetukset Myyntiruutu Verokanta muutettavissa riveillä. Kun tämä on Kyllä asennossa, myyntiruudulla on sarake veroprosentille, jossa muutetaan prosentti manuaalisesti 23:ksi, kun on ensin haettu tuote ruudulle. Huomioithan, että verokannan muuttaminen ei muuta hintaa, joten tarvittaessa on laskettava 24 % verokannan hinnasta 23 % verokannan mukainen verollinen hinta, kuten laskimella tai antamalla alennus -0,81%. K: Olemme yrittäneet muuttaa ohjeen mukaan tuntiveloituksia uuteen verokantaan, mutta se ei onnistu, alv vaihdoksen jälkeinen tuntiveloitus on esim. 80,65 ja se halutaan muuttaa 81:ksi. V: Liitteenä oleva muunnostoiminto on tehty ensisijaisesti tilanteeseen, että tuntiveloitukset pidetään ajossa entisellään ja muutetaan tällä työkalulla. Jos niihin on jo tehty alv- korotus, pitää muunnostoiminnossa syöttää tarkka desimaalihinta, jotta ohjelma osaa korvata vanhan hinnan uudella. Tähän on kaksi tapaa: pyöristetään ensin tuntihinnat kahteen desimaaliin ja korvataan hinnat sen jälkeen, tai selvitetään tarkka desimaalihinta tietokannasta. Molemmat toimenpiteet tehdään toiminnossa Tietojen ylläpito Tietokantatyökalut. Koska toimenpide ei ole aivan yksinkertainen, voitte pyytää ohjeet tarvittaessa erikseen helpdeskistä. K: Ostoreskontra: Miten toimitaan kun pidetään samoja ostotilejä, mutta osa ostolaskuista on alv 23 ja 24, ja näitä tulee vuoron perään? V: Ohjelma katsoo uusia ostolaskuja kirjattaessa verokannan tilikartasta. Eli ohjelma kirjaa alv:t sen mukaan, mikä on sillä hetkellä tilikartassa. Jos on siis muutettu tilikarttaan jo esimerkiksi ostotilin 4000 verokannaksi 24 %, ja joudutaan kirjaamaan vielä vanha alv 23 % ostolasku, siksi aikaa voidaan muuttaa tilikarttaan uusi alv-prosentti. Vanhoilla ostolaskuilla käytäessä kannattaa varmistaa, ettei tiliöintejä käydä muuttamassa, jotta tiliöinnit pysyvät entisellään. Tilikartan muuttamiseen pääsee suoraan ostoreskontran pääruudusta. Automaattiset alv- ajot eivät koske tilikarttaan, koska muutokset sinne ovat aina harkinnanvaraisia (esimerkiksi milloin ostotilin alv-% halutaan muuttaa (yleensä sitten kun on kirjattu ensin kaikki vanhan alv:n aikaiset ostolaskut), vai perustetaanko kokonaan uudet tilit uudelle verokannalle). K: Tammikuussa joudutaan tekemään sekä alv 24 % myyntiä että alv 23 % myyntiä (hyvityslaskut ja korjauslaskut, sekä erikoistapaukset ). Miten kuun lopussa saadaan kirjanpitoon luvut eriteltynä verokannoittain 23 ja 24? V: Esimerkiksi kuukauden kassaraportissa on tämä erittely myynnistä verokannoittain. Tätä on käytetty tähänkin saakka, kun on ollut esimerkiksi kirjamyyntiä jne. Tarvittaessa raportoinnista löytyy esim. raportti Myynti Myynti verokannoittain, jolloin voidaan ottaa raportti esim. tarkemmin halutulta aikaväliltä. Verokanta näkyy myös esim. Myynninhallinta- ruudun alareunassa, jossa voidaan selata, mitä verokantaa on kullakin laskulla/kuitilla. 20