Alv:n vaihtumisen ohjeistus AutoFutur ja KoneFutur 2010 käyttäjille

Transkriptio

1 Alv:n vaihtumisen ohjeistus AutoFutur ja KoneFutur 2010 käyttäjille Päivitetty Moniyritys- ja monimyymälä ohjeisiin on tehty lisäyksiä päivättyyn ohjeeseen, muuten sisältö on ennallaan. YLEISTÄ... 2 OHJELMAPÄIVITYSTEN TEKO... 2 ENNAKKOON TEHTÄVÄT TOIMENPITEET... 3 RIITTÄVÄN KÄYTTÖOIKEUDEN VARMISTAMINEN TOIMINNON AJAMISEEN... 3 PÄÄRUUDUN ALV- TIEDOTUSTOIMINNON KÄYTTÖ JA KÄYTTÖÖNOTTO... 3 TIETOKANNAN HUOLTAMINEN ENNEN ALV- AJOA... 3 AJON TESTAAMINEN ETUKÄTEEN (VAPAEHTOINEN LISÄTOIMENPIDE)... 4 AJON NOPEUTTAMINEN AJASTAMALLA TIETOKANNAN SISÄINEN VARMUUSKOPIOINTI MUUHUN AIKAAN... 4 MONIYRITYSKÄYTÖSSÄ HUOMIOITAVAA, JOS SAMALLA PALVELIMELLA 2 TAI USEAMPIA YRITYKSIÄ... 4 MONIMYYMÄLÄ- JÄRJESTELMISSÄ HUOMIOITAVAA... 4 MUUNNOSAJON SUORITTAMINEN... 5 YLEISTÄ... 5 MUUNNOSAJON TOIMINTAPERIAATE... 5 KESKENERÄISTEN TAPAHTUMIEN KÄSITTELY... 7 TUOTE- JA HINNASTOHINTOJEN MUUTTAMINEN... 7 VALINTA, KÄYTETÄÄNKÖ ENSISIJAISESTI VEROTTOMIA HINTOJA... 7 MUUNNOSAJON SUORITTAMINEN JA SILLE VARATTAVA AIKA... 8 MAHDOLLISET TOIMENPITEET MUUNNOSAJON AJAMISEN JÄLKEEN... 9 KIRJANPITOTILIT, UUDET HINTALAPUT... 9 UUSIEN HINNASTOJEN PÄIVITTÄMINEN ALV- MUUTOKSEN JÄLKEEN... 9 HINTOJEN MAHDOLLINEN PYÖRISTÄMINEN AJON LOPUKSI... 9 ASETUKSINA OLEVIEN TUNTIVELOITUSTEN MUUTTAMINEN... 9 LASKUTUSLISIEN MUUTTAMINEN, JOS VEROLLINEN SUMMA TULEE MUUTTAA... 9 OSTORESKONTRAN KÄYTTÄMÄT TILIKARTAN TILIEN ALV- PROSENTIT KAHVIOTUOTTEIDEN VEROKANNAN VAIHTUMINEN TYÖMÄÄRÄYKSEN OSITTAMISESSA HUOMIOITAVAA: OSITETTUJA LASKUJA EI SAA JÄTTÄÄ AVOIMEKSI TUKIPALVELUISTA ALV- VAIHDOKSEN AIKAAN 30.6 JA LIITE 1 TIETOKANNAN VAPAAN TILAN KASVATTAMINEN KLOONAUS- TOIMINNOLLA LIITE 2 - ALV:N VAIHTUMISEEN LIITTYVÄT LISÄTOIMINNOT TARKISTUS, ETTEI SALLITA MYYNTIÄ VANHENTUNEELLA VEROKANNALLA ASETUS, NÄKYYKÖ VEROKANTA RIVEILLÄ MYYNNIN TEOSSA VANHAN MYYNTITAPAHTUMAN POHJALTA, VERON JA HINTOJEN MUUNTAMINEN LIITE 3- VAIN KORJAAMOKÄYTTÖÄ KOSKEVAT TOIMINNOT YLEISTÄ TYÖMÄÄRÄYKSEN HYVITTÄMISESSÄ MAHDOLLISUUS MUUTTAA MÄÄRÄYS UUDELLE ARVONLISÄVEROLLE TYÖMÄÄRÄYSLÄHETTEEN POISTAMINEN SUORITTAA TYÖMÄÄRÄYKSEN VEROKANTAMUUNNOKSEN TYÖMÄÄRÄYKSEN TEOSSA ALV 22 % MÄÄRÄYKSEN POHJALTA, ALV:N JA HINTOJEN MUUNTAMINEN TYÖPAKETIN TEOSSA ALV 22 % MÄÄRÄYKSEN POHJALTA VEROKANTOJEN JA HINTOJEN MUUNTAMINEN LIITE 4- HINTOJEN PYÖRISTÄMINEN JA MUUTA ALV:N VAIHDOKSEEN LIITTYVÄÄ HINTOJEN PYÖRISTÄMINEN TULOSTEIDEN ERITTELYT, KUN UUTTA JA VANHAA VEROKANTAA SAMALLA LASKULLA TAI KUITILLA LIITE 5 LISÄOHJEITA ERIKOISTILANTEISIIN MITEN TOIMITAAN, JOS AJO ON AAMULLA VIELÄ KESKEN? MITEN TOIMITAAN JOS AAMULLA EI OLE AJON VALMISTUMISRAPORTTIA RUUDULLA? TEKNISTÄ TIETOA MIKROTUKIHENKILÖILLE: AJON TOIMINTAPERIAATE JA SUORITUSKYKYASIAT

2 Yleistä Tässä kerrotut alv- ajot ovat tässä muodossaan mukana tai uudemmissa tuotanto- ja kehitysversioissa. Kaikkiin arvonlisäverokantoihin (nykyisin 8, 12, 22) tulee lisää yksi prosenttiyksikkö Ajankohta keskellä lomakautta ja se, että viimekertaisesta yleisen verokannan muuttumisesta on 15 vuotta, tuovat mukanaan omat haasteensa. Erikoistapauksena on vielä se, että jos yrityksessä myydään kahviotuotteita, niiden verokanta muuttuu 22:sta 13:een. Muutoksen läpivienti on erityisen haastavaa varaosakaupassa, koska nimikemäärät ja tietokannat ovat suuria. Milloinkaan aikaisemmin ei kaikkien käyttäjien tietokantoja ole samanaikaisesti muunnettu näin massiivisesti samaan aikaan; ajo koskee usein miljoonia tuotteita. Esimerkiksi euron käyttöönotossa oli siirtymäkausi, jolloin yritykset voivat muuntaa tietokantansa eri aikoihin. Tietokantojen kannalta ajo on hyvin kuormittava, koska kaikki tuotteet muuttuvat kerralla - usein miljoonia. Tällöin yksikin virheellinen tuote tietokannassa voi keskeyttää ajon, jolloin voidaan tarvita teknistä tukea. Lisäksi yritykset haluavat todennäköisesti toimia hintojen kanssa eri tavoin. Itse ajon lisäksi halutaan varmastikin päivittää toimittajien uudet hinnastot, mahdollisesti pyöristää muuttuneita hintoja, muuttaa tuotteiden hintoja manuaalisesti (tuotteille, joista ei saada hinnastoja) ja muuta vastaavaa, joka luo tarvetta käyttötukeen. Automaattisesti muunnettavia erityyppisiä tietoja on noin 15, näiden joukossa mm. erityyppiset avoimet tapahtumat, työvaiheet, tuotepaketit ym. Lisäksi yrityksen pitää harkinnan mukaan muuttaa esimerkiksi tuntiveloitusten asetukset. Käyttäjien neuvonta- ja tukitarve tulee ajoittumaan pitkälti samaan ajankohtaan. Muunnosajosta onkin pyritty kehittämään mahdollisimman helppokäyttöinen. Koska ajon ajankohta on lähes kaikilla sama, etukäteen valmistautuminen ja kysymysten miettiminen läpi etukäteen nousee äärimmäisen tärkeäksi. Vain näin toimimalla voidaan käyttötukea antaa niille, joilla ajossa tulee teknisiä ongelmia tai yrityskohtaisia erikoistilanteita. Tuessa on tarve keskittyä ensisijaisesti kriittisiin ja toiminnan estäviin ongelmiin, kuten ajojen keskeytymisiin tai tietokantojen saamiseen toimintaan, sikäli kun näitä tulee vastaan. Hinnastopäivitys- ja muut lisäneuvonnat ovat toissijaisia. Asiakkaille kun ei voida antaa vanhalla alv:lla tehtyjä kuitteja tai laskuja, vaan alv:n osuus tositteissa täytyy olla oikein, vaikkei hintoja muutettaisikaan. Ajon tarve ei siis riipu siitä, muutetaanko hintoja vai ei. Sadoilla käyttäjäyrityksillä on yli miljoonan tuotteen tietokantoja, ja muunnosvaiheessa nämä kaikki pitää muuttaa. Vaikka yrityksessä siis päädyttäisiin pitämään hinnat pidetään samoina, ja odottamaan esimerkiksi tukkureilta uusia hinnastoja, ei se poista ajon tarvetta. Tuotekohtaiset verokannat pitää joka tapauksessa muuntaa, muuten myyntitositteet tulevat vanhalla alv:lla. Vielä selvennyksenä se, että verokanta on ohjelmassa rivikohtainen ja tuotekohtainen tieto. Vaikka valtaosalla ohjelman käyttäjistä on käytössä vain yksi verokanta, ei muunnoksessa riitä, että vain jokin tietty asetus muutettaisiin toiseksi, vaan kaikki tiedot, joissa verokanta esiintyy, on päivitettävä prosentiltaan uudeksi. Tämä on muunnostoiminnon tehtävä, mutta käyttäjän tulee valita, muutetaanko kaikki hinnat, kuten avoimet pikatilaukset tai ostotilaukset, vai pidetäänkö esimerkiksi jo tehdyssä tilauksessa kiinni sovitusta verollisesta hinnasta. Kun tässä ohjeessa puhutaan hintojen muuttamisesta, tarkoitetaan koko ajan verollisia hintoja. Ohjelman tietokannassa kaikki tieto säilytetään pääasiassa verollisessa muodossa. Ohjelmapäivitysten teko Tämän ohjeen kertomat alv- toiminnot sisältyvät AutoFutur ja KoneFutur tuotantoversioihin joiden päiväys on tai uudempi, sekä kehitysversioihin, joiden päiväys on tai uudempi. Versiot ovat päivitettävissä ohjelman tukisivuilta omilla yrityskohtaisilla tukisivujen tunnuksilla, normaalien versiopäivitysten tapaan. Varaudumme siihen, että asiakkailta tulee vielä ennen esille lisätarpeita toimintojen liittyen, jotta manuaalinen työ ja virhemahdollisuudet jäisivät minimiin. Näin ollen suosittelemme päivittämään vielä lähempänä ajon ajankohtaa, kesäkuussa, sen hetken uusimman version tukisivuilta, erityisesti jos alv- tiedotussivulla näin neuvotaan ja uudempi versio on julkaistu. Tukisivulta ilmenee myös, mitä muutoksia versioon on mahdollisesti tehty (On toki mahdollista, ettei lisätarpeita ilmene). Selvää on, että kaikki ohjelman käyttäjäyritykset eivät saa kuitenkaan ohjelmiaan päivitettyä hetkessä, joten kehotamme vahvasti päivittämään jo nykyisen version hyvissä ajoin. Muistutamme, että välipäivityksistä ei postiteta paperitiedotteita, vaan tiedotus tapahtuu pääsääntöisesti sähköpostitse, yrityksen ilmoittamaan yhteys- sähköpostiin. Tukisivuilta löytyvät myös ajankohtaiset ohjeet. Tätä tiedotusta varten on myös avattu erityinen alv- infosivu, kohdassa A5, josta myöhempänä ohjeessa lisää. Ellei Teille tule FuturSoftilta noin kuukausittain ylläpitotiedotteita, kehotamme ehdottomasti ilmoittamaan yhteys-sähköpostinne FuturSoftille. Tämän voi ilmoittaa osoitteeseen helpdesk@futursoft.fi. 2

3 Ennakkoon tehtävät toimenpiteet Riittävän käyttöoikeuden varmistaminen toiminnon ajamiseen Oletuksena ajo vaatii käyttäjältä 9- tason käyttäjätunnukset, jotta ajoa ei päästä ajamaan vahingossa tai luvatta. Jos ajon suorittajalla on 9- tason käyttäjätunnukset, on asia kunnossa. Kuitenkin jos ajon tulee tekemään yrityksessä työntekijä, jolla ei ole ohjelmaan 9- tason käyttöoikeuksia, voidaan seuraavalla tavalla määritellä etukäteen käyttöoikeus alv- ajoon määrätylle henkilölle. Tämä tapahtuu käyttöoikeuksien hallinnasta seuraavasti: Mennään kohtaan Asetukset Toimintojen käyttöoikeudet. Siellä kohtaan Tietokannat Arvonlisäveron muunnosajo. Täysversiossa toiminto löytyy myös nimihaulla. Ellei toiminto löydy, suorita toiminto Huolto Rekisteröi toiminnot. HUOM! OIKEUS PITÄÄ EHDOTTOMASTI ANTAA ETUKÄTEEN. ALV- AJOJEN AIKAAN TUESSA EI OLE MAHDOLLISTA HANKKIA KÄYTTÖOIKEUKSIA. Ellei käyttöoikeuksien hallintatoiminto ole tuttu, suosittelemme määrittelemään oikeuden ajoissa, ja ottamaan jo etukäteen yhteyttä tukeen asian hoitamiseksi kuntoon. Pääruudun alv- tiedotustoiminnon käyttö ja käyttöönotto Pääruudulla on näkyvissä kuvan muistutuspainike alv:n muutoksesta (päivämäärältään tai uudemmassa versiossa). Painiketta napsauttamalla avautuu ohjelman tukisivujen alv- infosivu, jossa pidetään yllä reaaliaikaista tiedotusta, liittyen mahdollisiin uusiin päivityksiin, ohjeistuksiin, yleisiin kysymyksiin ja muuhun, jolla pyritään vähentämään ruuhkaa ohjelmatuessa. Painike toimii ajastetusti, eikä näy enää jälkeen. Ellei tukisivujen yrityskohtaisia tunnuksia ole syötetty, se tapahtuu seuraavasti: Mennään päävalikosta kohtaan Asetukset Yleiset asetukset. Siellä Yleiset- välilehdelle. Siellä täytetään kohdat Tukisivujen käyttäjätunnus ja salasana. Ellei tunnuksia ole, ne saadaan menemällä sivulle sieltä kohtaan AutoFutur ja KoneFutur tukisivut. Täällä painetaan Unohtuiko salasana ja seurataan ohjeita. Eli syötetään sähköpostiosoite, johon ylläpitotiedotteet tulevat. Ellei näitä tule, tai järjestelmä ei löydä tunnuksia osoitteella, lähetetään pyyntö tunnusten avaamiseksi tai puhelimitse (1,39/min). Näin päästään suoraan tukisivujen kohtaan A5, jossa pidetään yllä ALV- ohjeistusta. Toki sinne pääsee myös normaaliin tapaan, tukisivujen päävälilehden kohdasta A5. Tietokannan huoltaminen ennen alv- ajoa Suosittelemme tietokannan kloonaus- toiminnon ajamista etukäteen, jolla varmistutaan, ettei tietokannassa ole ennestään virheitä, ja että se toimii optimaalisella nopeudella. Sillä alv- ajon yhteydessä, joka käy läpi koko tuotekortiston ja paljon muitakin tietoja, vakavimmat ongelmat seuraavat siitä, jos ajossa tulee vastaan tietokantavirhe (jos tietokanta on ennestään vahingoittunut, joka ei tule esille normaalikäytössä) ja tietoja joudutaan palauttamaan varmuuskopiolta (jonka ohjelma tekee ennen ajoa). 3

4 Lisäksi on syytä tarkistaa tietokannan maksimikoko, ja että tietokannassa on vapaata tilaa mielellään 500 mt. Vapaan tilan näkee mm. Alv- ajotoiminnon välilehdeltä Tiedot, tästä myöhempänä ohjeessa tarkemmin. Haluttaessa voidaan järjestää tietokannan huoltotyö etätyönä, sovittuna aikana helpdeskistä. (Aika-arvio 1 h, tuntiveloitus 81 e + alv, työtilauksen voi tehdä helpdesk@futursoft.fi ) Ajon testaaminen etukäteen (vapaehtoinen lisätoimenpide) Jos yrityksessä on mikrotukihenkilö, hänellä on mahdollisuus testata etukäteen ajon suorittaminen omalla tietokannalla. Tämä tapahtuu pystyttämällä tietokannan esimerkiksi erilliselle kannettavalle tietokoneelle, asentamalla siihen AutoFutur/KoneFutur ohjelman ja kopioimalla demotietokannan päälle yrityksen tietokannan varmuuskopiolta. Tällöin voidaan etukäteen varmistaa, tuleeko tietokannassa vastaan mahdollisesti esimerkiksi jotakin virheellistä tietoa, ja samalla katsoa, kauanko ajo tulee kestämään. Samalla voidaan käydä läpi, mitä pitää ajon jälkeen vielä itse muuttaa, jotta hinnoittelu toimii kuten haluttu. Tämä on kuitenkin täysin vapaaehtoista, mutta mahdollista esimerkiksi suuremmille yrityksille. On myös mahdollista lähettää toukokuun aikana yrityksen tietokannan varmuuskopio FuturSoftille, joka ajaa testiajon tietokannasta, ja raportoi jos testiajossa havaittiin jotakin poikkeavaa. Samalla saadaan tieto, kauanko ajon suorittaminen tietokannalla kesti testikoneella. Palvelusta veloitetaan 1 h työveloitus. Postitukset saatteen kanssa FuturSoftin osoitteeseen Lars Sonckin Kaari 16, Espoo. Ajon nopeuttaminen ajastamalla tietokannan sisäinen varmuuskopiointi muuhun aikaan Ajoa voidaan nopeuttaa suurella tietokannalla noin tunti sillä, että ohjelman ajastettu tietokannan varmuuskopiointi kiintolevylle ajastetaan niin, ettei se käynnisty alv- muunnosajon kanssa samaan aikaan. Sen sijaan ajastetulla kopioinnilla muistitikulle tai vastaavalle ei ole merkitystä nopeuden kannalta, eikä siihen ole tarpeen tehdä muutoksia. Ajastus voidaan muuttaa seuraavasta kohdasta: Päävalikosta kohta Huolto Tietokannan aputoiminnot. Täältä painetaan Varmuuskopion ajastus. Ja syötetään kellonaika ja painetaan OK. Jotta ajastus tulee varmuudella voimaan, suositellaan palvelimen käynnistystä uudelleen, tai jos yrityksessä mikrotukihenkilö, Solid- palvelun uudelleenkäynnistystä ohjauspaneelista. Sen, milloin varmuuskopio on tällä hetkellä ajastettu, näkee mm. alv- muunnostoiminnon välilehdeltä Tiedot (palvelimella). Moniyrityskäytössä huomioitavaa, jos samalla palvelimella 2 tai useampia yrityksiä Jos samoissa tiloissa on moniyrityskäyttöä, ja samalla palvelimella kaksi eri tietokantaa, ajo ajetaan luonnollisesti kaikkiin tietokantoihin. Tällöin on varauduttava ajon kestämiseen kaksi kertaa pidempään, kun samanaikaisesti suoritetaan kahta ajoa. Tällöin ajoon pitää varata riittävästi aikaa, tarvittaessa jopa sulkea myymälä aikaisemmin. Lisäksi ajo tulee käynnistää toiseen tietokantaan toiselta koneelta kuin palvelimelta (ellei tehdä ajoa peräkkäin), sillä yhdellä koneella voi olla käynnissä vain yksi alvajo samaan aikaan (Tämä on siis poikkeus ohjeeseen, että ajo ajetaan aina palvelimelta). Monimyymälä- järjestelmissä huomioitavaa Alv- ajo on toteutettu niin, että se ajetaan joka toimipisteessä itsenäisesti. Alv:n tai hinnan muuttuminen esimerkiksi tuotteissa ei laukaise synkronointia. Näin ei synny tilannetta, että esimerkiksi 2 miljoonaa tuotetta lähtisi synkronoitumaan yhdellä kertaa. Vain normaaliin tapaan tehdyt tuotemuutokset synkronoituvat, ja niiden mukana välittyy mukaan alv- muutos, koska alv- ajo ajetaan aina päivän päätteeksi ja tämä viimeisin muutos jää voimaan. Myös synkronointien ajastukset olisi suositeltava muuttaa niin, etteivät ne käynnisty samaan aikaan ajon kanssa, varsinkaan tuotteiden synkronoinnit. Jos alv- ajo ja synkronointi päivittävät samaa tuotetta samaan aikaan, on mahdollista että ajo keskeytyy. Jos yrityksessä toimitaan niin, että lähetteet synkronoidaan päätoimipisteeseen ennen laskutusta, on kaksi vaihtoehtoa: joko käynnistetään synkronointi manuaalisesti, synkronoidaan lähetteet ja ajetaan laskutus normaaliin tapaan alv 22:n aikana. Tai alvmuunnoksessa jätetään muuntamatta avoimet lähetteet (ruksi pois), ja suoritetaan laskutus ajon jälkeen (voidaan muuttaa päiväys). 4

5 Muunnosajon suorittaminen Yleistä Ennen ajon käynnistämistä varmistetaan, että versio on päivitetty ja käytössä on vähintään päivätty versio. Jos on ajettu huhtikuussa 2010 päivätty versio, se on suositeltavaa päivittää, jotta ajo tapahtuu tarkalleen tämän ohjeen mukaan. Koska kesäkuun loppuun asti kaikki myynnit tehdään vanhalla verokannalla, muunnosajo tehdään liikkeen sulkemisen ja mahdollisen laskutuksen jälkeen, yleensä siis keskiviikkona Poikkeuksena oppilaitokset, joilla ei usein ole myyntiä kesällä. Nämä voivat halutessaan tehdä ajon siis jo etukäteen. AJO AJETAAN AINA JÄRJESTELMÄN PALVELINKONEELTA, jos kyse on verkkoversiosta. Tähän syynä ovat mm. ajossa tarvittavat tietokannan hallintatoiminnot, sekä se, että ajo tapahtuu riittävän nopeasti. Sivukoneilta voi kuitenkin etukäteen tutustua toiminnon käyttöön, tällöin osa Tiedot- välilehden tiedoista ei näy. Ennen alv:n vaihdosta tulee laskuttaa kaikki mahdolliset avoimet tapahtumat pois, eli lähetteet, työmääräykset ja vastaavat. Muunnosajon toimintaperiaate Ajo käynnistetään päävalikon välilehdeltä Tietojen ylläpito, painikkeesta Huoltotoiminnot, välilehdeltä Erikois. Ensin mennään siis päävalikon Tietojen ylläpito välilehdelle ja sieltä kohtaan Huoltotoiminnot. Ja täältä Erikois- välilehdelle. Ja täältä painetaan Arvonlisäveron muunnosajo. Arvonlisäveron muunnosajo- painiketta painamalla avautuu itse muunnosajo-ruutu. Ruudulla on välilehdet Toiminnot ja Tiedot. Toiminnot- lehdeltä suoritetaan itse ajo ja Tiedot- välilehdellä voidaan tarkistaa tärkeimmät tiedot ennen ajon suorittamista. 5

6 Kun valinnat on ensin huolella tehty (ajoa ei voi perua!), muunnosajo käynnistyy painikkeesta Suorita valitut toimenpiteet. Jos tiedetään, ettei käytössä ole muita verokantoja kuin 22 % (lisäksi voi olla verotonta myyntiä), ajoa voi hieman nopeuttaa valitsemalla ruudun ylälaidasta, että käsitellään vain 22 % verokanta. Jos yrityksen hinnoittelu perustuu verottomiin hintoihin, ruksataan ruudun yläreunasta kyseinen ruksi. Siitä myöhempänä ohjeessa lisätietoja. Normaalisti kaikki tiedot muunnetaan. Erikoistapauksissa voidaan ottaa pois ruksi Muunnetaan kaikki ja valita, mitkä muunnetaan. Se ei ole suositeltavaa. Vasemmanpuoleiseen sarakkeeseen tulevat ruksit sitä mukaa kun ajoa ajetaan, eli siitä näkee, onko tietty tieto jo muunnettu. Tiedot- välilehdeltä on syytä tarkistaa, että välimuistin koko on vähintään 250 Mt. Tietokoneen muistin määrä näkyy ruudulla, ja sen tulisi mieluiten olla vähintään 1,0 Gt (muistia saa edullisesti lisää - 0,5 Gt on minimivaatimus). Ruudulla näkyy lisäksi (kun ollaan palvelimella), paljonko tietokannassa on vapaata tilaa. Sitä tulisi olla mielellään 500 Mt (ehdoton minimi 300 Mt). 6

7 Ruudulla näkyvien tietojen lisäksi on syytä tarkistaa, että itse kiintolevyllä, jolla tietokanta sijaitsee, on vapaata riittävästi kiintolevytilaa. Se tarkistetaan Windowsin normaalista Oma tietokone- tai Resurssienhallinta toiminnosta. Vapaata tilaa on syytä olla useampia gigatavuja, sillä muunnosajo tekee jo pelkästään lokitiedostoja useamman sata megatavua. Ellei tietokannassa ole vapaata tilaa, on suositeltavaa suorittaa Kloonaus- toiminto, joka sekä tiivistää tietokannan, että lisää siihen tarvittaessa 2 Gt maksimikokoa. (Liite 1 kertoo tarkemmin). Koon tarkistus on syytä suorittaa hyvissä ajoin etukäteen, että ehtii tehdä tarvittavat toimenpiteet, itse alv-ajon hetkellä tuki tulee olemaan täystyöllistetty. Keskeneräisten tapahtumien käsittely Ennen alv:n vaihdosta tulee laskuttaa kaikki mahdolliset avoimet tapahtumat pois, eli lähetteet, työmääräykset ja vastaavat. Joka tapauksessa jää avoimeksi useimmiten mm. seuraavia tapahtumia, ja näissä voidaan harkinnanvaraisesti joko muuttaa verolliset hinnat uuden alv:n mukaiseksi, tai pitää hinnat ennallaan (jolloin veroton hinta laskee): - Työmääräykset ja kustannusarviot (korjaamoilla) - Tarjoukset - Pikalaskelmat - Pikatilaukset - Asiakastilaukset / tilausvahvistukset / kauppasopimukset (AKL kauppasopimuksia ajo ei muunna) Ostopuolta koskien voidaan muuntaa seuraavat tiedot: - Avoimet saapumattomat ostotilausten rivit (jotka siis hyväksytty ostotilauksiksi, mutta eivät saapuneet). Muunnos käsittelee vain rivit, joita ei ole vielä saapunut tai peruttu yhtään kappaletta (osatoimituksia ei muunneta) - Avoimet tilausehdotusten rivit (tilausrivit tilauskirjassa, joista ostotilausta ei vielä tehty) Lisäksi ajolla voidaan muuntaa seuraavan tyyppiset tapahtumat: - Myyntialennukset eli asiakas/asiakasryhmäkohtaiset nettohinnat. Esimerkiksi lehtikampanja-hinnat, jotka ajettu. - Ostoalennukset eli toimittajilta saatavat nettohinnat. Esimerkiksi lehtikampanja- ostohinnat, jotka ajettu. - Hinnastojen tulkintaohjeet (näissä on verokantatietoja mm. verottomien hintojen muuntamista varten) Varsinaisten hinnastotyyppisten tietojen muuttamiset käsitellään seuraavassa kappaleessa. Tuote- ja hinnastohintojen muuttaminen Kunkin ruudulla näkyvän tiedon kohdalla valitaan, muutetaanko verolliset hinnat uuden veron mukaiseksi. Oletuksena alv lisätään kaikkiin ko. hintoihin. Ajossa hinnoilla tarkoitetaan nimenomaan arvonlisäverollisia hintoja. JOS YRITYKSESSÄ KÄYTETÄÄN HINNOITTELUSSA VEROTTOMIA HINTOJA, on verollisten hintojen muuttaminen tehtävä ehdottomasti, vain tällä tavoin veroton hinta pysyy entisellään. Oletuksena alv:n muutos viedään (verollisiin) hintoihin. Muunnosajot käsittelevät seuraavia asioita: - Tuotekortisto: aktiiviset ja passiiviset tuotteet - Tuotepaketit - Korjaamokäytössä työvaiheet (työnimikkeet) ja työpaketit Yrityksessä pitää siis huolellisesti etukäteen määritellä, millä valinnoilla ajot ajetaan. Valinnoista riippumatta tuotteiden varastonarvo muunnetaan niin, ettei sen veroton arvo muutu. Eli keskihinnat muunnetaan tuotteiden ajon yhteydessä valinnoista riippumatta. Kun ajo ajetaan, veroton varastonarvo pysyy ennallaan (mahdollisia desimaalipyöristyksiä voi tapahtua n. 0,01 %). Valinta, käytetäänkö ensisijaisesti verottomia hintoja Ruudulla on valinta Yrityksessä hinnat käsitellään verottomina. Jos yrityksessä käytetään hinnoittelussa verottomia hintoja, tämä valinta tulee laittaa päälle. Näin hintoihin ei käytännössä synny pyöristyksiä, vaan muunnokset tehdään 6:n desimaalin tarkkuudella. Normaalisti muunnokset tehdään sen mukaan, ettei verollinen hinta muutu. 7

8 Ruksi on oletuksena päällä, jos ohjelmassa on päällä asetus Suurempi laskentatarkkuus hinnoille, jota verottomia hintoja käyttävät yritykset usein käyttävät. Lisätietoa: Ohjelman tietokannassa hinnat tallennetaan yleensä aina verollisessa muodossa (joita valtaosa käyttäjistä käyttää). Tarkoilla desimaalihinnoilla toimittaessa syntyy tilanne, että hinta voidaan pyöristää 2 desimaaliin joko verollisena tai verottomana hintana. Tämän ruksin päällä ollessa ohjelma tekee pyöristykset verottoman hinnan suhteen. Muunnosajon suorittaminen ja sille varattava aika Ajoon pitää varata aikaa koko yö, jos käytössä ovat tukkureiden hinnastot, jolloin tuotteita on useita satoja tuhansia. Testatuilla esimerkkitietokannoilla, uudehkoilla koneilla, ajoon kului aikaa seuraavasti: Esimerkki 1: Palvelin vuonna 2009 hankittu tehotyöasema (4-ydin), 4 Gt muistia, Vista: 2 miljoonan tuotekortistolla 5 tuntia. Esimerkki 2: Palvelin vuonna 2005 hankittu HP-työasemakone, 2 Gt muistia, XP: 2 miljoonan tuotekortistolla 9 tuntia. Ellei ohjelmaan ole ajettu tukkujen hinnastoja, jolloin tuotekortisto on esimerkiksi alle tuotetta, ei ajo tule kestämään todennäköisesti max. tuntia pidempään. Nopeimmillaan pienellä tietokannalla ajo voi tapahtua siis varsin nopeastikin, jolloin voidaan seurata sen valmistuminen loppuun asti. Hitailla koneilla ja isoilla tuotekortistoilla pitää varmistaa, että tietokannan asetukset ovat kunnossa, ja mielellään on äskettäin suoritettu tietokannan kloonaus, jotta ajo ehtii mennä yön aikana. Hitaan koneen tapauksessa pitää kiirehtiä, että ajo aloitetaan illalla mahdollisimman ajoissa. Tarvittaessa voi ottaa yhteyttä laitetoimittajaan tai mikrotukeen ja esim. lisätä keskusmuistia. Ylivoimaisesti suurin osa ajon viemästä ajasta kuluu passiivisten tuotteiden muuntamisessa. Keskimäärin aktiivisten tuotteiden ajo menee noin tunnissa ja muut ajot kestävät vain minuutteja, kun tietokanta toimii normaalilla nopeudella. Yrityksen pitää siis varata riittävästi aikaa ajojen ajamiseen, normaalin aukioloajan ulkopuolella. Ajo käynnistetään Suorita valitut toimenpiteet- painikkeesta kun valinnat on ensin tehty. Kun ajo käynnistyy, se ehdottaa ensin otettavaksi tuoreen varmuuskopion tietokannasta kiintolevylle. Tämä tulee hyväksyä. Tällä pyritään varmistamaan, että voidaan palata ainakin lähtötilanteeseen, jos ajossa tulee vastaan tietokantaongelmia. Jos tietokannassa on tilaa vähemmän kuin 300 Mt, tästä tulee varoitus ja tällöin on syytä keskeyttää ajo ja lisätä ensin tilaa (kts. ohjeen lopun Liite 1). Poikkeuksena on, että ellei ohjelmaan ole ajettu hinnastoja, voidaan ajo suorittaa, koska tietokanta on tällöin riittävän pieni. Näin ei aiheuteta tarpeetonta ruuhkaa tuelle ajon aikaan, ja kokoa voidaan kasvattaa erikseen myöhemmin. Kun ajo on valmis, sulkeutuu ohjelma automaattisesti, ja ruudulle tulee seuraavan kuvan mukainen raportti. Ellei raporttia ole jostakin syystä lopuksi näkyvissä ruudulla, tämän ohjeen lopusta, liitteestä 5 löytyy ohjeet, mistä raportti voidaan avata näkyviin manuaalisesti. Tilanteessa, että raporttia ei olisikaan näkyvissä, ja ohjelma on sulkeutunut, on hyvin todennäköistä, että ajo on mennyt onnistuneesti loppuun, koska ohjelma on sulkeutunut. Jos ajossa tapahtuu jokin virhe, on virheilmoitus todennäköisesti näkyvissä. Kun raportti on ruudulla ja ajo valmis, voidaan käydä läpi esimerkein, että tuotekortistossa verokanta näkyy alv 23, ja on hyvä myös tarkistaa asetus Yleiset asetukset Yleiset Oletusverokanta, että se on 23, ja sen jälkeen käytön voi aloittaa. Seuraavassa osiossa on kerrottu, mitä lisätoimenpiteitä voi tilanteesta riippuen olla syytä suorittaa itse ajon lisäksi. 8

9 Mahdolliset toimenpiteet muunnosajon ajamisen jälkeen Kirjanpitotilit, uudet hintalaput Edellä on käsitelty vain varsinaisen muunnosajon käyttö. Lisäksi joudutaan mahdollisesti perustamaan tilitoimiston ohjeiden mukaisesti uudet kirjanpidon tilit uusille verokannoille, esim. ostoreskontran käytössä, koska rinnakkain on olemassa vanhalla ja uudella verokannalla olevia laskuja ja kuitteja. Raporttien ottamisessa voi tulla esiin lisätarpeita. Nämä eivät ole kuitenkaan myyntityön jatkumisen kannalta kriittisiä, mutta muutettavat asiat on hyvä suunnitella hyvissä ajoin etukäteen. Luonnollisesti myymälän hintamerkinnät aiheuttavat paljon työtä hintojen muuttuessa. Uudet hinnat voidaan tulostaa ohjelman hintalappu-toiminnoilla luonnollisesti vasta muunnosajon jälkeen. Jos tämä nousee ongelmaksi, ole yhteydessä etukäteen tukeen. Erikois-hintalappujen tekeminen, joissa olisi rinnakkain vanha ja uusi hinta, voidaan tarvittaessa selvittää erillisenä asiana. Todennäköistä on kuitenkin, että uusia hintoja ei etukäteen voida tulostaa mm. pyöristysten ja uusien hinnastopäivitysten takia. Uusien hinnastojen päivittäminen alv- muutoksen jälkeen On syytä jo etukäteen syytä valmistella mahdollisimman pitkälle uusien hinnastojen ajot ja hankkia niihin tulkintaohjeet. Sillä FuturSoftin tuessa keskitytään alv- muunnoksen ajan vain akuuttien ongelmatilanteiden hoitoon, hinnastojen muokkaamista esim. Excelistä tai hinnastopäivitysten neuvontaa ei voida tehdä, vaan nämä lisätyöt tehdään alv- ajovaiheen mentyä ohi. Hintojen mahdollinen pyöristäminen ajon lopuksi Lisäksi yritys voi haluta tehdä hintojen pyöristyksiä. Ne voidaan tehdä normaalien toimintojen puitteissa. Niistä liitteessä 4, s. 14. Asetuksina olevien tuntiveloitusten muuttaminen Ainakin seuraavat asetukset on syytä käydä läpi sen mukaan, onko käytössä verolliset vai verottomat hinnat, ja halutaanko esimerkiksi verolliset tuntiveloitukset muuttaa. Kyseiset asetukset ovat ohjelmassa yleensä verollisina hintoina. Nämä kuvassa näkyvät, korjaamoille tärkeimmät ovat kohdassa Korjaamoasetukset Korjaamon oletustiedot. Asetuksista löytyy myös esimerkiksi kohdat Myyntireskontra Karhun huomautusmaksu, pientarvikelisä, joka voi olla myös euromääräinen, ja muuta vastaavia, jotka on syytä käydä asetuksista läpi. Laskutuslisien muuttaminen, jos verollinen summa tulee muuttaa Laskutuslisän oletus on kohdassa Yleiset asetukset Laskutuslisä. On huomattava, että tuntiveloitus- ja vastaavat asetukset ovat asetuksissa verollisina hintoina. Jos yritys toimii verottomilla hinnoilla, ja laskutuslisä on esim. 5+alv=6,10, pitää se muuttaa 6,15:ksi, jotta se on edelleen verottomana 5 e. Jos laskutuslisä muutetaan uuden alv:n mukaiseksi, asiakaskohtaiset laskutuslisät pitää lisäksi muuntaa uusiin summiin. Tämä tapahtuu Tietojen muokkaus- toiminnossa kohdassa Asiakkaat, muokkaustoiminnolla Muuta asiakaskohtaisia laskutuslisiä. 9

10 Ostoreskontran käyttämät tilikartan tilien alv- prosentit Kirjanpitäjän ohjeiden mukaan, muutetaan tilikartassa joko vanhojen tilien prosentit uusiin, tai tehdään uudet tilit uusilla tilinumeroilla ja prosenteilla. Tämä koskee ensisijassa osto/kulutilejä, mahdollisesti myös kassa-alennus tilejä, jos niitä on erilliset eri verokannoille. Joka tapauksessa tilikartta on syytä käydä läpi tili kerrallaan. Tilikartta löytyy ostoreskontran pääruudulta tai toimintojen nimihaulla, Tilikart. Varminta lienee kuitenkin uusien tilien lisääminen, jolloin ei synny mahdollisuutta esimerkiksi raportointiongelmiin, kun tilikartan veroprosentti muuttuu. Kahviotuotteiden verokannan vaihtuminen Ravintolamyynnin verokanta muuttuu nykyisestä 22:sta 13:een samaan aikaan. Tällöin jos yrityksellä on kahvio, näiden tuotteiden verokanta voidaan muuttaa 13:een. Tämä tapahtuu manuaalisesti tuote kerrallaan, rajaamalla tuotteiden hallintaruudulla esimerkiksi tietty tuoteryhmä, ja tuotteen tiedoissa verokannan vaihtaminen kohdassa Verokanta. Tähän ei ole siis automatiikkaa, koska kyse on erikoistapauksista; ohjelmistoa ei ole suunniteltu ravintolakäyttöön. Jos tuotteita on hyvin paljon, helpdesk voi tehdä ajoja tarvittaessa maksullisena etätyönä. (Koska verokanta laskee, on verokannan muuttaminen lähinnä yrityksen oma asia; myyntiä voi jatkaa, vaikkei tätä ehdittäisi heti muuttaa). Työmääräyksen osittamisessa huomioitavaa: ositettuja laskuja ei saa jättää avoimeksi Jos työmääräys ositetaan useammalle asiakkaalle, esimerkiksi omavastuu ja alv:n osuus, nämä summat eivät muutu muunnosajossa, eli esim. jos alv:n osuus on siirretty vakuutusyhtiölle ennen alv-muutosta, alv:n osuus voi ollakin tosiasiassa toinen heinäkuussa. Siksi ositetut työt pitää laskuttaa loppuun ennen kuun vaihdetta, tai jättää ne perustiedoille, odottamaan laskuttamista kokonaisuudessa heinäkuussa. Tukipalveluista alv- vaihdoksen aikaan 30.6 ja 1.7 Olemme keränneet ohjeen loppuun liitteeseen 5 ohjeita jo etukäteen tiedossa oleviin mahdollisiin erikoistilanteisiin. Jos ajossa siis tulee vastaan ongelma, katso onko asiaan ratkaisua liitteessä. Toki siihen on hyvä tutustua etukäteenkin. Normaali tukinumero on (1,39 e/ min) ja tuen sähköposti helpdesk@futursoft.fi (maksuton). Jonotus on puhelintuessa maksuton (eli pvm/mpm). Tuessa tulee 30.6 päivä iltana olemaan jonkin verran pidennetty aukioloaika (normaalisti kesäaikaan ). Ilmoitamme tarkan iltapäivystyksen aukioloajan tukisivuilla ja/tai ylläpitotiedotteissa. Mikäli todetaan tarpeelliseksi, ilmoitamme erikseen tukisivuilla poikkeusjärjestelyistä tuessa, esimerkiksi maksullisten soittopyyntöjen jättämiseksi, jolloin FuturSoftilta pyynnöstä soitettu tukipuhelu laskutetaan käytetyn työajan mukaisesti. Joka tapauksessa mahdollisimman moni mahdollinen kysymys kannattaa selvittää etukäteen, tukipalveluiden ruuhkien vähentämiseksi. Liite 1 tietokannan vapaan tilan kasvattaminen kloonaus- toiminnolla Solid- tietokannalle määritellään sen asetuksissa maksimikoko, minkä verran tietokannalle varataan tilaa kiintolevyltä. Uusissa asennuksissa se on oletuksena useimmiten 2 Gb (2100 Mt), mutta ellei tietokantaa ole koskaan huollettu, voi se olla vähemmän. Helpoin tapa kasvattaa tietokannan maksimikokoa ja lisäksi pienentää tietokannan kokoa on tietokannan kloonaustoiminto, joka ajaa tiedot uuteen tietokantatiedostoon, jolloin tietokannan koko on varmuudella riittävä, ja samalla tietokannasta jää tarpeeton tila pois, ja mahdolliset tietokannalle vuosien aikana syntyneet fyysiset korjaantuvat. Kloonaustoimintoon on tehty ja uudemmalla päivämäärällä oleviin versioihin ominaisuus, että kloonaustoiminto normaalin toiminnan lisäksi lisää uuden tietokantatiedoston entisen tai entisten lisäksi, jolloin tietokannassa on aina vapaana toiminnon suorittamisen jälkeen vähintään 2 Gb. Kloonaus käynnistyy kohdasta Tietojen ylläpito Tietokantatyökalut ja sieltä Kloonaus- välilehdeltä. Sen ajamisesta löytyy ohje ohjelman päävalikon kohdasta Ohje Tekniset ohjeet (ohjeen kirjoittamishetkellä sivulta 16). 10

11 Liite 2 - ALV:n vaihtumiseen liittyvät lisätoiminnot Nämä toiminnot ovat ja uudemmissa versioissa. Nämä eivät koske alv- ajoa, vaan sen jälkeistä toimintaa uusien alvprosenttien käytössä, ja koskevat mm. sitä, miten estetään, ettei vanhaa alv-kantaa kopioidu uusille myyntitapahtumille eri toimintojen yhteydessä. Muuten syntyisi alv 22 % myyntiä, kun esim. tehdään kauppa tai työmääräys kopiona vanhan pohjalta. Käytettävä arvonlisävero määräytyy tuotteen toimitushetken mukaan. Vanhaa verokantaa voidaan siis vielä joutua käyttämään, kun tehdään hyvityksiä, tai jos ennen toimitetusta tavarasta tehdään korjattu lasku (Tarkemmat ohjeet aina omalta kirjanpitäjältä tai verottajalta, mutta tämä on yleinen pääsääntö). Tarkistus, ettei sallita myyntiä vanhentuneella verokannalla Tämän oletuksena päällä olevan asetuksen avulla ei voida vahingossa (ainakaan helposti) tehdä alv 22 % tai esimerkiksi 12 % myyntiä verokanta-ajon jälkeen. Varoituksen voi kuitenkin ohittaa, esimerkiksi jos on tehty hyvityslasku ja mahdollisesti siitä uusi korjattu lasku, ennen toimituista tuotteista, jolloin hyvitys ja mahdollisesti myös uusi lasku pitää tehdä alv 22 % kannalla (kirjanpitäjän/ verottajan ohjeiden mukaisesti). Ohjelma tekee tämän tarkistuksen myyntiä, lähetettä, työmääräystä, tarjousta sekä asiakastilausta hyväksyttäessä. Asetus on kohdassa Yleiset asetukset Yleiset Tarkista tapahtumaa päätettäessä, että verokanta on voimassa. Ohjelma katsoo sen, onko verokanta vanhentunut, kohdasta Yleiset asetukset Myynti Verokannat (kts. kuva). Asetus, näkyykö verokanta riveillä On ennestään olemassa asetus, jolla säädetään, näkyykö alv- prosentti myynti- ja läheteruudulla riveillä. Tämän asetuksen avulla voidaan tarvittaessa saada verokanta näkyviin, jos halutaan eri tilanteissa nähdä, että verokanta menee oikein. Tämä asetus on kohdassa Yleiset asetukset Myyntiruutu Verokanta muutettavissa riveillä. Työmääräysruudulla prosentin näkyvyys määrätään hiiren oikealla rivien kohdalta, kohdasta Lisäkentät. Erikoistapauksissa tätä rivin verokantaa luonnollisesti myös muuttaa käsin, jos esimerkiksi halutaan tehdä pikatilaus jo etukäteen 23 % verokannalla, toimitettavaksi loppuvuodesta. Myynnin teossa vanhan myyntitapahtuman pohjalta, veron ja hintojen muuntaminen Jos myyntiruudussa käytetään toimintoa Vanhan myynnin rivien hakeminen, ohjelma muuntaa tarvittaessa verokannan uudeksi vastaavaksi verokannaksi ja hinnat sen mukaiseksi. Ohjelma näyttää ilmoituksen tästä. 11

12 Liite 3- Vain korjaamokäyttöä koskevat toiminnot Yleistä Koska korjaamolla on aina avoimia työmääräyksiä ja kustannusarvioita, ja määräyksiä tehdään myös vanhojen pohjalta, sekä tehdään jopa työpaketteja vanhojen pohjalta, ja määräyksen hyvittämisen jälkeen määräys muuttuu avoimeksi, on virheiden välttämiseksi ja toiminnan helpottamiseksi tehty useita toimintoja, jotka muuttavat automaattisesti verokannan uudeksi, kun käsitellään vanhoja 22 % aikaisia työmääräyksiä. Näistä seuraavassa tarkat ohjeet. Työmääräyksen hyvittämisessä mahdollisuus muuttaa määräys uudelle arvonlisäverolle Hyvitettäessä vanhalla verokannalla (22 %) tehty työmääräys, on mahdollisuus muuttaa verokanta ja hinnat uuden veron mukaiseksi. Lain mukaan alv 22 %:lla saa tehdä myyntiä heinäkuun alusta eteenpäin lähinnä vain tilanteissa, että lasku on edellisen virheellisen laskun korjaus, ja tuotteet on luovutettu vanhan veron voimassaoloaikana. Turvallisinta ja kirjanpidollisesti helpointa lienee siis muuttaa myynti uuden veron alaiseksi, kun määräys palautetaan avoimeksi. Huom! Hyvityslasku tehdään siis aina alkuperäisen laskun mukaisella verolla, jolloin hyvityslaskun summa on sama kuin alkuperäisen laskun. Tämä kysymys koskee siis sitä, että kun hyvityksen jälkeen määräys palautetaan avoimeksi, mille verokannalle ja hinnoille avoin työmääräys jätetään, uudelleen laskutusta varten. Kysymyksellä ei siis ole mitään merkitystä, jos koko lasku palautetaan, eli määräys poistetaan tai perutaan hyvityksen jälkeen. Kysymykset ovat seuraavia. Ensin ohjelma kysyy itse verokannan muuttamisesta. Sen jälkeen tulee kysymys, muutetaanko verolliset hinnat uuden mukaiseksi. Jos yrityksessä käytetään siis verottomia hintoja hinnoittelussa, tähän vastataan aina Kyllä, jotta veroton hinta pysyy ennallaan. Tämän jälkeen esimerkiksi määräyslistalta voidaan nähdä, että avoimen työmääräyksen summa on muuttunut uuden veron mukaiseksi. Jos kysymys on ositetusta työmääräyksestä usealle asiakkaalle, luonnollisesti tämä muutos koskee vain sillä kertaa hyvitettyjä rivejä. Vanhat rivit jäävät siis vanhalle verokannalle, joita ei hyvitetä. 12

13 Työmääräyslähetteen poistaminen suorittaa työmääräyksen verokantamuunnoksen Jos työmääräys on päätetty työmääräyslähetteeksi, peruminen tapahtuu poistamalla kyseinen työmääräyslähete. Tällöin kun ohjelma muuttaa työmääräyksen takaisin avoimeksi, ja verokanta on välillä muuttunut, ohjelma palauttaa avoimen työmääräyksen valinnaisesti uudelle verokannalle ja uusille hinnoille. Tämä tapahtuu samoin kysymyksin kuin jos hyvitetään työmääräys. Tarkemmat ohjeet työmääräyksen hyvityksen yhteydessä ohjeessa. Työmääräyksen teossa alv 22 % määräyksen pohjalta, alv:n ja hintojen muuntaminen Kun käytetään toimintoa Ota määräys uuden pohjaksi, ohjelma tarkistaa, ovatko riveillä olevat verokannat voimassa. Elleivät ole, ohjelma käyttää verokantojen muunnostietoja ja muuntaa rivien verokannat ja hinnat uuden alv:n mukaiseksi. Mahdolliseen verottomaan myyntiin tämä ei luonnollisesti vaikuta. Muunnos tapahtuu automaattisesti, ja ohjelma ilmoittaa muunnoksen tekemisestä. Työpaketin teossa alv 22 % määräyksen pohjalta verokantojen ja hintojen muuntaminen Jos muodostetaan työpaketti alv 22 % työmääräyksestä, ohjelma muuntaa verokannat ja hinnat uuden alv:n mukaiseksi. Näin ei päästä tekemään alv 22 % tuotepaketteja ja niitä myymällä vanhan alv:n alaista myyntiä. Ohjelma antaa muunnoksesta ilmoituksen. 13

14 Liite 4- Hintojen pyöristäminen ja muuta alv:n vaihdokseen liittyvää Hintojen pyöristäminen Hinnastopäivitysten yhteydessä ajon jälkeiset hinnat voivat pyöristyä itsestään, tai hinnastopäivitystä koskevilla asetuksilla voidaan asettaa omat pyöristykset, jotka tapahtuvat hinnastopäivityksen yhteydessä. Kuitenkin jos hintoja pidetään yllä itse, voi olla tarpeen pyöristää esimerkiksi tietyn hintaluokan tuotteiden hinnat lähimpään 5 senttiin tai 10 senttiin. Tämä tapahtuu menemällä tuotteiden hallintaan (Tiedot Tuotteet), rajaamalla ensin tuotteet, joiden hinnat halutaan pyöristää (esimerkiksi myyntihinta- sarakkeessa antaa hinnaksi >100) ja painamalla painiketta Lisätoiminnot. Täällä on kuvan mukainen toiminto, jossa valitaan ensin pyöristyksen tapa (esim. tasa-euroon) ja voidaan valita myös, että pyöristys tehdään aina ylöspäin. Pyöristys käynnistyy painikkeista Pyöristä myyntihinnat lähimpään tai Pyöristä tarjoushinnat lähimpään. Kuten todettu, pyöristys koskee kaikkia rajattuja tuotteita. Tuotteiden hallintaruudun puolella ensin rajataan, mitä pyöristetään, ja kerralla ei kannata rajata valtavaa määrää tuotteita, maksimissaan joitakin tuhansia kerrallaan. Tarvittaessa näitä voi pyöristää rajaamalla esimerkiksi toimittajan ja/tai tuoteryhmän kerrallaan, ja lisäksi hinnan mukaan hintaluokittain. Tai pyöristää esimerkiksi varastossa olevilta tuotteilta ensi vaiheessa, jos esimerkiksi halutaan tehdä uudet hintalaput tuotteille. Tulosteiden erittelyt, kun uutta ja vanhaa verokantaa samalla laskulla tai kuitilla Ohjelma tukee neljää verokantaa alv- erittelyissä samalla laskulla, joten samalla tapahtumalla voi palautustapauksissa olla mukana sekä vanhan ja uuden verokannan tuoterivejä. Tämä ei vaadi mitään muutoksia asetuksiin. 14

15 Liite 5 Lisäohjeita erikoistilanteisiin Miten toimitaan, jos ajo on aamulla vielä kesken? AJO TÄYTYY KESKEYTTÄÄ; OHJELMAA EI SAA SAMAAN AIKAAN KÄYTTÄÄ. Tämä sen vuoksi, että tietokanta toimii ajon aikana ns. yhden käyttäjän tilassa, eikä se salli käyttöä samaan aikaan. Ajo on suunniteltu siten, että viimeisimpänä muunnetaan passiiviset tuotteet. Näin ollen aktiiviset on todennäköisesti jo ajettu. Tässä tilanteessa on mahdollista keskeyttää ajo ruudulla passiivisten ajossa näkyviin tulevasta Keskeytä- painikkeesta. Heti kun mahdollisuus tulee, ajo pitää ajaa uudelleen loppuun, esim. siis ensimmäisen työpäivän jälkeen. Ajo jatkaa siitä, mihin se jäi, joten muuntoajo on joka kerta pidemmällä. Ellei ajo siis ehdi menemään läpi yhdessä yössä, se menee loppuun viimeistään seuraavana yönä. Kun ajo ajetaan seuraavan kerran, riittää että painetaan aloituspainiketta, jolloin ohjelma ohittaa jo käsitellyt muunnettavat kohdat, eli jatkaa suoraan passiivista tuotteista. JOS siis joudutaan käyttämään ohjelmaa tilanteessa, että passiiviset tuotteet ovat vielä osittain alv 22 %, pitää myynnissä olla TARKKANA. Ennen myyntitapahtuman päättämistä on suositeltavaa käydä joka tuoterivi läpi ja tarkistaa, että kaikkien rivien alv prosentti on oikea. Tätä varten voi ohjeessa kerrotulla tavalla laittaa alv- prosentin näkyviin tuoteriveillä, ellei se ennestään ole. Verokannan voi muuttaa näille tuotteille tuotteen tietoruudulta manuaalisesti. Ohjelma varoittaa tosin myyntitapahtuman lopussa myös, jos ollaan myymässä verokannalla, jota ei ole käytössä. Tämäkään ei auta, jos koko alv- ajo on tekemättä. Miten toimitaan jos aamulla ei ole ajon valmistumisraporttia ruudulla? Hyvin todennäköisesti ajo on tällöin onnistunut, kun virheilmoituksia ei ole ruudulla. Windows ei kaikissa tilanteissa saa avattua raporttia näytölle lopuksi, tämä saattaa johtua myös virransäästö-toiminnoista. Todennäköisesti riittää, että tarkistetaan muutamalla passiivisella tuotteella, että verokannaksi on muuttunut 23. Asia voidaan tarkistaa myös raportin avulla seuraavasti: Mennään Windows- versiosta riippuen kohtaan Oma tietokone tai Resurssienhallinta. Ellei tämä ole tuttua, löytyy resurssienhallinta esimerkiksi painamalla Windowsin käynnistysvalikon painikkeen kohdalla hiiren oikeaa, josta löytyy kohta Resurssienhallinta. Täältä mennään kohtaan Oma tietokone Paikallinen levy C, ja sieltä Program Files ja ohjelmasta riippuen joko hakemistoon AutoFuturPro tai KoneFutur. Täältä pitäisi löytyä tiedosto nimellä alv_muunnos_raportti.txt. Se avataan kaksoisnapsauttamalla, jolloin avautuu kuvan tyyppinen raportti, josta näkyy, että ajo on suoritettu onnistuneesti. Teknistä tietoa mikrotukihenkilöille: ajon toimintaperiaate ja suorituskykyasiat Ajon kuormittavin toiminto, tuotteiden muuntoajo on toteutettu siten, että se seuraa tietokannan tilaa, ja tasapainottaa ajoa siten, että ajoa jatketaan vasta kun tietokanta on purkanut riittävästi kuormaa. Ajo tehdään virheenkorjaavasti 1000 tuotetta kerrallaan siten, että jos tietokanta on vioittunut ja datassa on virheellisiä lukuja (esim. 10 potenssiin 20 tai 10 potenssiin -20), niin ohjelma yrittää korjata virheellisen datan ja jatkaa ajoa. Jos miljoonien tuotteiden päivitys suoritettaisiin ilman kuormantasausta, tietokannan koko moninkertaistuisi ajossa tapahtumajonon koon ja tarvittavan välimuistin vuoksi. Tästä syystä prosessorin kuorma ajon aikana on vain esim %. Tämä on siis tarkoituksellinen kuormitus, eikä merkitse, että toiminto hidastelisi. Ajo välittää käynnistyessään Windowsille järjestelmäkutsun, että Windows ei menisi ajon aikana virransäästötilaan, joka keskeyttäisi tai hidastaisi ajoa. Tämän on todettu testeissä toimivan. Suositeltavaa on lisäksi yleistä palvelinkäyttöä ja ajastuksia ajatellenkin määrittelemällä ohjauspaneelista, ettei palvelinkone mene koskaan virransäästötilaan. Virransäästötoiminnot eivät tässä suhteessa toimi loogisesti, sillä virransäästötila voi käynnistyä, vaikka ajo on käynnissä, sillä se ei vaadi käyttäjän toimia, eli esimerkiksi näppäimistöä ei käytetä. Tämä piirre koskee ensisijaisesti Windows 7:aa sekä Vistaa. 15