Tietueiden etsiminen:

Transkriptio

1 1 Bib-tietueiden muokkaus Jussi Kärki Tietueiden etsiminen: Ennen tietueisiin tehtäviä muutoksia on tietenkin haettava korjattavat tietueet esiin tavalla tai toisella esim. Accessin avulla. Ylipäänsä MarcEdit on vain pieni osa isompaa prosessia ja tässä on hyvä tehdä luetteloijan ja ylläpitäjän välistä yhteistyötä. Tietueiden ulosluvussa tarvitaan MarcExportia ja sisäänluvussa näppärintä on käyttää RecordReloaderia (tai jotain muuta vastaavaa ilmaisohjelmaa). Vastaavia työkaluja on muitakin, mutta MarcEditin hyvä puoli esim. Usemarconiin verrattuna on nopeus ja selkeys. Global Data Changeen verrattuna MarcEdit on helppokäyttöisempi, riippuu tietenkin siitä mitä on tottunut käyttämään. Joissakin tapauksissa Macro Express saattaa olla näppärämpi työkalu, tämäkin on makuasia ja riippuu siitäkin, mitä muutoksia tietueisiin tehdään. Tietueiden uloslukuun ja sisäänviemiseen ei juurikaan kulu aikaa, eikä myöskään MarcEditin pyörittämiseen. Isoin aika menee yleensä korjattavien tietueiden etsimiseen ja toisaalta MarcEditin harjoittelemiseen. Tässä esimerkissä oleva 530b-osakentän tietueiden haku accessilla vaatii blob-kyselyjä ja ne pyörivät kannassa kohtalaisen hitaasti. Kun halutut tietueet on tavalla tai toisella haettu, tallennetaan bib_id:t (tai mfhd_id:t) txt-tiedostoon, joka sitten ladataan Armas-palvelimelle hakemistoon /m1/voyager/xxxdb/sbin/. Tiedoston on oltava nimenomaan sbin-hakemistossa.

2 2 Datan ulosluku (Pmarcexport): Bib-tietueet Esimerkissä on ensin haettu tietokannasta tietueet, joissa 020-kentässä on merkintä nid (siis sidosasu ilman sulkeita). Käynnistetään datan ulosluku komennolla: >/m1/voyager/satakuntdb/sbin/pmarcexport Valitaan tietueen tyyppi, joko bib tai holdings (huom! isot kirjaimet). Record Type [B]ib [H]oldings [A]uthority [S]ubject [M]ain s[e]ries Bib-MFHD [G]roups Select :B Kun tiedostossa on valmiiksi haetut tietueet, valitaan seuraavaksi M. Pmarcexport kysyy seuraavaksi tiedostoa, annetaan koko polku (/m1/voyager/xxxdb/sbin/tiedosto.txt). Export Mode [M]ARC ID Input File [I]SBN Input File [R]ange of Marc Ids [C]reated - Date Range [U]pdated - Date Range [B]oth Dates - Date Range O[K] to Export [S]uppressed - Date Range [E]xcluded - Date Range E[X]cluded and suppressed - Date Range Select :M [käytetään isoa kirjainta] MARC ID input file name? :/m1/voyager/satakuntdb/sbin/bibit_020_nid.txt Record Type: BIB Export Mode: MARC ID Input File Export Target: Output File Name: /m1/voyager/satakuntdb/rpt/marc.exp [-> samasta kansiosta löytyy myös log.exp tiedosto] (# = 100 records) EXPORTING... ########################...COMPLETED Records written to Output File: 1883 No errors were encountered during processing. Kaikki tietueet saa ulos tällä komennolla: Select :R MARC ID range [ ]? :ALL

3 3 Holdings-tietueet >/m1/voyager/xxxdb/sbin/pmarcexport Record Type [B]ib [H]oldings [A]uthority [S]ubject [M]ain s[e]ries Bib-MFHD [G]roups Select :B -> Mikäli halutaan muokattavaksi mfhd:t valitaan H Export Mode [M]ARC ID Input File -> MFHD: anna tiedoston koko polku [I]SBN Input File [R]ange of Marc Ids [C]reated - Date Range [U]pdated - Date Range [B]oth Dates - Date Range O[K] to Export [S]uppressed - Date Range [E]xcluded - Date Range E[X]cluded and suppressed - Date Range Select :R MARC ID range [ ]? :ALL -> tämä annettava isoilla kirjaimilla Record Type: BIB Export Mode: Range of MARC IDs Export Target: Output File Name: /m1/voyager/xxxdb/rpt/marc.exp Qualified Records Found: (# = 3328 records) EXPORTING... #####################...COMPLETED Records written to Output File: Edellä mainitut parametrit voi antaa myös yhdellä komentorivillä, esimerkiksi näin: > /m1/voyager/xxxdb/sbin/pmarcexport -rb -mr -tall Kaikkien MFHD-tietueiden ulosluku tapahtuu näin: > /m1/voyager/xxxdb/sbin/pmarcexport -rh -mr tall Tiedoston siirto työasemalle Pmarcexport tuottaa marx.exp. tiedosdon Armaksen rpt-hakemistoon, samaan hakemistoon tulee myös log.exp tiedosto. Kun järjestää kohdasta Modified, saa viimeksi muutetut näytölle ylimmäksi. Tiedoston pääte on esim. 1302, mutta nykyisin se näyttää toimivan MarcEditissä eikä tiedoston päätettä tarvitse muuttaa (ennen piti muuttaa txt-päätteiseksi).

4 4 Marc Edit: Asennuspaketti löytyy Marc Editissä on monia pieniä osia, joilla tietuetta muokataan ja konvertoidaan. Marraskuussa 2012 oli uusin versio 5.8. Tässä on yksinkertaisia esimerkkejä siitä kuinka toimitaan, kun muutetaan valmiiksi haetusta tietuejoukosta jonkin kentän sisältöä. Klikataan kohtaa MARC Tools. Tietokannasta otettu tiedosto haetaan Input File -kohtaan ja Output File - kohtaan merkitään haluttu mrk-tiedoston nimi ja kansio. Seuraavaksi painetaan Execute ja ajo käynnistyy; tuhansia tietueita menee läpi muutamassa sekunnissa. Näytön alareunan Results kohtaan tulee tieto siitä, montako tietuetta on käsitelty.

5 5 Klikkaamalla alareunan painiketta Edit Recors saa käynnistettyä MarcEditorin. Nyt päästään varsinaisesti muokkaamaan tietueita. MarcEditorilla voi muokata tietueita monella eri tavalla. esim. osakenttä kerrallaan tai voi myös käyttää normaaleja Windowsin editointitoimintoja (etsi/korvaa). Sekä bibien että holdingsien muokkaaminen onnistuu. MarcEditissä on monta eri vaihtoehtoa tietueiden muokkaamiseksi, niitä kannattaa kokeilla ja tehdä sillä, mikä helpoimmalta ja luontevimmalta tuntuu. Edit-välilehdeltä löytyy valikkoja, joilla voi muuttaa kiinteämittaisia kenttiä. Voi myös käyttää ihan perinteisiä Find ja Replace toimintoja. Tools-välilehdellä on mm. Edit Indicator Data (jolla voi siis vaihtaa indikaattorin arvot toiseksi). Isoja tietuejoukkoja käsiteltäessä voi ensin joutua klikkaamaan load the entire file, niin saa kaikki käsiteltäväksi. Tietueet näyttävät tällaisilta: Tietueiden editointia voi tehdä monella eri tavalla. Kohdasta Tools klikataan ja valikosta valitaan Edit Subfield. Esimerkiksi osakentässä olevan merkinnän ympärille saa sulut näillä merkinnöillä ja klikkaamalla Replace Text. Tuosta saa myös ylimääräiset välilyönnit pois, samaan tyyliin kuin edelläkin ts. (nid.) replace with: _(nid.).

6 6 Toisessa esimerkissä muutetaan 530b-osakentässä oleva teksti toiseksi (WSOYPro -> SanomaPro): Klikataan yläreunasta Tools. Tässä tapauksessa valitaan listasta Edit Subfield Data. Valitaan kenttä, osakenttä ja korvattava teksti. Replace with kohtaan merkitään uusi teksti. Tämä on melko turvallista, koska muihin osakenttiin ei kajota. Huomaa, että isoilla ja pienillä kirjaimilla on merkitystä eli erilaiset kirjoitusmuodot (tässä esimerkiksi: WSOYPro, WSOYpro, WsoyPro) korjataan erikseen. Klikataan Replace Text. MarcEdit kertoo, kuinka monta korvausta on tehty. Korjattu tietue näyttää tältä:

7 Holdingsien kenttiä voi MarcEditorilla siivota samaan malliin. Näin tehdään hyllyluokan muutos: 7

8 8

9 9 Record Reloader: Kun tietueet on editoitu, ne pakataan Marc-muotoon klikkaamalla File -> Compile file into MARC. Tietueet on nyt muokattu ja ne voidaan loadata takaisin Voyager-tietokantaan esim. Gary Strawnin tekemällä Record Reloaderilla. Muitakin mahdollisuuksia on, mutta tuo on ainakin nopea ja helppo ohjelma. Ohjelman saa ladattua osoitteesta Record Reloader vaatii ODBC-yhteyden työasemalle. Options-välilehdelle laitetaan asetukset tähän tyyliin: RecordReloader tekee raportin Options -kohdassa kerrottuun Folder for Reports kansioon. Lataamista voi siis harjoitella ensin niin, että ei laita Production run -kohtaan rastia, vaan katsoo tuosta reportstiedostosta, että menee varmasti oikeat tietueet.

10 10 Production run kohtaan laitetaan rasti, niin tietueet menevät oikeasti tietokantaan. Lataaminen käynnistyy klikkaamalla Perform. Tietueiden lataaminen takaisin tietokantaan etenee n. 300 tietuetta minuutissa. Kun kaikki tietueet on ladattu, tulee RECORD REPLACE -raportti asetuksissa määriteltyyn kansioon. ************************************** * Replace Voyager records with new versions * Reading from: Z:\Jussi\hak mrc * Run started: :46:36 * Run ended: :54:57 ************************************** Run performed as production Voyager connection information: Data source: VGER Table name prefix: xxxdb. Read-only UID: xxxdb 2878 records read 2878 records updated Voyager UID: xxxx