Ohjeita maksatuksen hakuun

Transkriptio

1 Ohjeita maksatuksen hakuun Lappeenranta Kouvola Tuula Puolakka Sivu

2 Ensisijaisesti hankkeen toteuttamista ja hallinnointia ohjaa maaseuturahastoa koskeva lainsäädäntö ja rahoituspäätös. Laki maaseudun kehittämisen tukemisesta (28/2014) Valtioneuvoston asetus maaseudun hanketoiminnan tukemisesta (1174/2014) Maaseutuviraston määräykset 31/15, 53/15 Rahoituspäätöksellä hyväksytään hankesuunnitelma, kustannusarvio ja rahoitussuunnitelma, joiden mukaan hanke on toteutettava. Tukipäätökseen, sen ehtoihin ja asetettuihin erityisehtoihin tulee aina tutustua huolella. Tuensaajan tulee tutustua myös maksatusta koskevaan materiaaliin ennen hankkeen ensimmäisen kustannuksen syntyä. Samoin tulee huolehtia siitä, että kirjanpidosta vastaavalla henkilöllä ja maksuhakemuksen laatijalla on materiaali käytössä. Sivu

3 Tuensaajan on seurattava kustannusten ja rahoituksen toteutumista. Tarvittaessa tehtävä hakemus tukipäätöksen muuttamisesta -> muutosesitys ennen muutoksen toteutumista. Jokaiselle ELY-keskuksen rahoituskiintiöstä rahoitettavalle kehittämishankkeelle järjestetään hankekohtainen aloituspalaveri. Palaverissa paneudutaan yksityiskohtaisesti rahoituspäätökseen ja käydään läpi maksatuksen ehtoja ja hakemista. ELYkeskuksesta palaveriin osallistuu rahoituspäätöksen esittelijä ja maksatustarkastaja. Hakijan puolelta aloituspalaveriin kutsutaan mm. hankkeen vastuuhenkilö, hankevetäjä ja kirjanpitäjä. Sivu

4 HANKINNAT SELVITYS HINTATASOSTA Hankintojen on oltava hyväksytyn hankesuunnitelman mukaisia. Tuensaaja vastaa siitä, että kustannusten kohtuullisuus on selvitetty. Selvityksestä on käytävä ilmi, miten hintavertailu on tehty ja mihin toimittajaan on päädytty ja miksi. Kilpailuttamisessa on noudatettava avoimuuden, tasapuolisuuden ja syrjimättömyyden periaatteita. Hankintaan ja kilpailutukseen liittyvä materiaali tulee toimittaa maksuhakemuksen liitteenä ja säilytetään säädösten mukaisesti (arvion mukaan vuoden 2027 loppuun). Sivu

5 Säilytysvelvollisuus koskee myös hankkeen kirjanpitoa, muistiinpanoja, tositteita ja hankkeen muuta materiaalia. Kaikki dokumentointi pitää olla kirjallista euron tai sen alittavissa hankinnoissa ei selvityksiä tarvitse antaa. Poikkeuksen tekevät kuitenkin hankinnat, jotka on tehty tuensaajalta, hänen perheenjäseneltään, tuensaajan tai hänen perheenjäsentensä määräysvallassa olevalta yritykseltä tai tuensaajan yrityksen johtavassa asemassa olevalta henkilöltä. Näissä hankinnoissa tukikelpoisuuden edellytyksenä on aina, että on hankittu riittävä määrä (pääsääntöisesti 3 kpl) tarjouksia muilta asianmukaisilta tahoilta. Sivu

6 Yli 2500 euroa mutta alle euroa kohtuullisuuden voi todentaa useammalla tavalla (koskee kaikkia hankkeen hankintoja, esim. ostopalveluita, matkojen järjestämistä) : Selvitys tavanomaisesta hintatasosta (tarkoitetaan tavaran- tai palvelutoimittajien yleisesti käyttämiä hintoja) Hankinnan kohtuullisuus todennetaan viitekustannuksilla (tarkoitetaan sellaisia yleisesti käytössä olevia yhtenäisiä kustannuksia, joita yritykset tai viranomaiset kyseisellä toimialalla pääasiassa käyttävät arvioidessaan toimenpiteiden kustannuksia) Hankitaan riittävä määrä tarjouksia (3 kpl). Selvitykset pitää dokumentoida, eli esim. netistä hankituista hintaselvityksistä pitää tallentaa tulosteet ja mahdollisesti suullisista tarjouksista laaditaan muistio Sivu

7 Maksuhakemuksen liitteet: Kilpailutukseen ja hankintaan liittyvä materiaali esim. tarjouspyyntö, saadut tarjoukset, tarjousten avauspöytäkirja, muu selvitys (miten kustannusten kohtuullisuus on selvitetty) Maaseutuviraston Muistilista tuenhakijoille hankintalain noudattamisesta Hankintalainsäädännön tarkoitus on tehostaa julkisten varojen käyttöä ja edistää tarjoajien tasapuolisia mahdollisuuksia tarjota palveluitaan ja tavaroitaan. Laki julkisista hankinnoista tulee sovellettavaksi silloin kun hankinnan ennakoiva arvo: (kansalliset kynnysarvot, ilman alv.) Tavara- palveluhankinnoissa vähintään euroa Rakennusurakoissa vähintään euroa Sivu

8 Maksuhakemuksen liitteet: Hilma-ilmoitus, tarjouspyyntö, tarjousten avauspöytäkirja, tarjousten vertailu, voittanut tarjous, hankintapäätös jasopimus. Kansalliset kynnysarvot ylittyvät hankinnat on aina ilmoitettava HILMAssa Tietoa hankinnoista Valtion säädöstietopankki TEM Mikä tahansa hankinnan tekijä on hankintayksikkö silloin, kun se on saanut hankinnan tekemistä varten julkista tukea yli puolet hankinnan arvosta. Hankintaa ei saa keinotekoisesti jakaa osiin hankintalain soveltamisen välttämiseksi. Sivu

9 MAKSATUKSEN HAKUAIKA JA MAKSUERÄT Maksua pitää hakea vähintään kerran vuodessa Jos hankkeen kestoaika enintään 24 kk voidaan hakea harvemmin Tukea maksetaan enintään neljässä erässä /vuosi Yleishyödyllisen investoinnin tuki maksetaan enintään kuudessa erässä, viimeinen erä on vähintään 20 % myönnetyn tuen määrästä Tuen viimeisen erän maksamista on haettava neljän kuukauden kuluessa hankkeen määräajan päättymisestä Lomarahan, -palkan tai korvauksen osalta kuukauden kuluessa siitä kun mainittu palkkaerä on työsuhteen perusteella viimeistään maksettu Ennakkoa (20 % tuen määrästä) voidaan maksaa, jos se on hyväksytty tukipäätöksessä Sivu

10 MAKSATUKSEN HAKEMINEN Maksatusta haetaan toteutuneiden, maksettujen ja lopullisten kustannusten perusteella jälkikäteen sähköisessä Hyrräjärjestelmässä. Kustannukset tulee syntyä toteutusaikana (poikkeus investoinnin suunnittelukust.). Voidaan hakea myös paperilomakkeella jos Hyrrä-järjestelmän käyttäminen ei ole tuensaajalle mahdollista (lomakenro 3316 kehittämis- ja investointihanke, nro 3315 yritystuki, nro 3318 teemahanke) Kustannukset pitää olla kirjattuna tuensaajan kirjanpitoon hankkeen menoksi (hankkeella oma kustannuspaikka) Tositekopioihin tulee merkitä tositenumerot, jotta ne voidaan yhdistää kirjanpidon vienteihin (kust. liittyminen hankkeeseen selvittävä tositteista/kirjanpidosta) Tositteet tulee olla kirjanpidon mukaisessa järjestyksessä kustannuslajeittain Tuensiirtohankkeissa tuen päähakija kokoaa tarvittavat tiedot tuensiirronsaajilta ja laatii hakemuksen niiden pohjalta Sivu

11 Maksuhakemuksen liitteet toimitetaan myös Hyrrän kautta. MAKSUHAKEMUKSEN LIITTEET (todelliset kustannukset): Selvitys tukipäätöksellä hyväksytyn suunnitelman toteuttamisesta maksuhakemuksen ajalta, loppuraportti viimeisen maks.hak. yhteydessä (ei vuosiraporttia) Ote pääkirjasta maksuhakemuksen ajalta Kopiot meno- ja maksutositteista Selvitys kustannusten kohtuullisuudesta, julkisista hankinnoista Työ- ja muut sopimukset (mahdolliset työpaikkailmoitukset) Selvitys työajan käytöstä (tuntikirjanpito lom. 3321L tai vast. tiedot sis. asiakirja) Matkalasku( (3322L tai vast. tiedot sis. asiakirja), liitetään seminaarin, koulutusmatkan ohjelma, kustannukset hyväksytään valtion matkustussäännön mukaan. Oman auton käyttö tulee aina perustella. Huom! Yleisten kulkuneuvojen käyttö. Virkamiehen matkakustannukset ovat tukikelvottomia, jos tehtävä kuuluu viranhoitoon. Sivu

12 Selvitys vastikkeetta hankkeen hyväksi tehdystä työstä (3322L tai vast. tiedot sis. asiakirja) Muut tarpeelliset asiakirjat (esim. selvitykset rahoituksesta, tuloista, jäljennökset rakennusluvassa edellytettyjen katselmusten pöytäkirjoista, jäljennös kauppakirjasta) Jos hankkeelle on kertynyt tuloja, on ne myös esitettävä maksuhakemuksessa. Tulot vähennetään tukikelpoisista kustannuksista maksatuskausittain Hankkeessa, johon tuki maksetaan toteutuneiden kustannusten perusteella, ja jonka tukikelpoiset kustannukset ovat enintään euroa, tuloja ei tarvitse selvittää Lomakkeet osoitteesta Sivu

13 Prosenttimääräinen kustannusmalli (Flat rate) Välittömät kustannukset Ilmoitetaan todellisiin kustannuksiin perustuen Hankkeen sisällölliseen toteuttamiseen liittyviä Kustannusten tulee olla suoraan kohdennettavissa hankkeelle. Ei laskennallisia kustannuksia. Merkitään maksuhakemukseen Todennetaan hankkeen kirjanpidosta, meno- ja maksutositteista Välilliset kustannukset Hyväksytään prosenttimääräisenä kiinteällä %-osuudella hyväksytyistä palkkakustannuksista (15 % tai 24 %) Ei tarvitse todentaa kirjanpidosta, eikä toimittaa tositteita maksuhakemuksen liitteenä Vain välittömien kustannusten tukikelpoisuus tarkastetaan, välillisiä kustannuksia ei tarkasteta Mikäli palkkakustannuksia hylätään, pienentää se myös välillisistä kustannuksista maksettavaa tukea Sivu

14 Flat rate hankkeen kustannusrakenne Välittömät kustannukset Korvataan tositteiden mukaan Välilliset kustannukset Katetaan flat ratella, ei tositteita Palkkakustannukset - muodostavat flat raten -laskentapohjan Muut välittömät kustannukset, esim. Palkkiot Hankkeen sisällölliset, hankesuunnitelman mukaiset ostopalvelut Hankkeen tiedotus- ja viestintä Kohderyhmän käyttöön varattujen tilojen vuokrat Kohderyhmän käyttöön tehdyt pienhankinnat 15 % Flat rate -mallissa myös hankehenkilöstön matkakulut Toimistokustannukset Hankehenkilöstön osallistumismaksut koulutuksiin ja seminaareihin Hankehenkilöstön työterveyskustannukset Hankehenkilöstön käyttöön varatuista toimitiloista ja koneista sekä laitteista aiheutuvat kustannukset Tarjoilukustannukset Ohjausryhmän palkkiot ja matkakulut 24 % Flat rate -mallissa hankehenkilöstön matkakulut Sivu

15 Flat rate hankkeen kustannusrakenne Välittömät kustannukset Palkat Muut välittömät kustannukset, esim. ostopalvelut Välilliset kustannukset Palkat x 24 % tai 15 % = Tukikelpoiset kustannukset x Tuki-% = Maksettava tuki Sivu

16 Huomioitavaa: Tukea ei myönnetä, lista rajoituksista Vna 1174/ sekä tukipäätöksessä Jos tukikelvottomia kustannuksia on yli 10 % tukikelpoisista kustannuksista seuraa sanktiovähennys Jos muu rahoitusosuus toteutuu etupainotteisesti, maksupäätöksessä otetaan rahoituserät huomioon rahoitussuunnitelman mukaisessa suhteessa. Loppuosa huomioidaan seuraavassa maksatuksessa Hanke ei saa tuottaa voittoa Seurantatiedot tallennetaan sähköiseen Hyrrä-järjestelmään tammikuun loppuun mennessä raportointijakson (yleensä kalenterivuosi) osalta. Alle vuoden kestävissä hankkeissa loppumaksun yhteydessä. Seurantatietojen ilmoitus v tammikuussa Tuensaajan viestintäohjeet Sivu

17 Lisätietoja maksatuksen hakemisesta: Kirsi Hyrkäs p hanke- ja yritystuet Arja Jaakkola p hanketuet Johanna Kauppinen p yritystuet Tuula Puolakka p hanketuet Sivu