SADe -ohjelman hallintamalli. SADe-jory,

Transkriptio

1 SADe -ohjelman hallintamalli SADe-jory,

2 SADe-ohjelman hallintamallin sisältö 1. Peruskäsitteet ja standarditausta 2. hallintamenetelmä ja päätöksentekomalli 3. ohjausmalli 4. rakenne 5. hallinnan ohjaus- ja tukitehtävät 6. hallinnan dokumentit 7. hallinnan roolit 8. hallinnan tiimit 9. Muutosten hallinta olennainen muutos 10. raportointi ohjelmanhallintaan 11.hallinnan vuosikellot 12. vaikuttavuuden mittaaminen 13.Prosessikuvauksen kuvaustapaohjeet 14.hallinnan prosessi 2

3 Peruskäsitteet ja standarditausta Paluu sisällysluetteloon 3

4 SADe ohjelman hallinnan mallin peruskäsitteet 1(2) Käsite Ohjelma Ohjelmasalkku Hanke Hankesalkku Projekti Klusteriryhmä Kuvaus - on koko SADe-ohjelmaa kuvaava yleistermi - ohjelman hankkeiden ja ohjelman yhteisten toimenpiteiden muodostama kokonaisuus - omistaja on valtiovarainministeriö, joka asettaa ohjelmalle johtoryhmän - koostuu ohjelman kaikista hankkeista - omistaja on valtiovarainministeriö - on yhtä palvelukokonaisuutta tai erillishanketta kuvaava yleistermi - sisältää useita projekteja - on yleensä yhden ministeriön tai muun vastuutahon omistama - asetetaan ja päätetään SADe-ohjelman hallinta -prosessissa - on yhden hankkeen toteutuskokonaisuuden hallintatyökalu - koostuu yhden hankkeen kaikista projekteista - on osa SADe-ohjelmaa - kuuluu hankesalkkuun ja salkussa on useita projekteja - projekti voi jakautua vielä osaprojekteihin - VM:n asettama hankkeen johtoryhmä - vastaa hankkeen ohjauksesta ja seurannasta 4

5 SADe ohjelman hallinnan mallin peruskäsitteet 2(2) Käsite Palvelu Kuvaus Pilotti Käyttöönotto? 5

6 Menetelmien asemoituminen (mukailtu Cobit ISO 38500) Liiketoiminnan mittari Liiketoiminnan vastuulla mittari hallinta Arviointi Liiketoiminnan mittarit Ohjaus Seuranta Toteutus Toiminnan suunnittelu Päätöksen teko Kehittämisen toteutus Seuranta Ohjaus Arviointi Projektin hallinta Arviointi Ohjaus Seuranta Toteutus Liiketoiminnan mittarit Projektitoiminnan mittarit Liiketoiminnan mittarit Liiketoiminnan vastuulla Kehittämistoiminnan vastuulla Liiketoiminnan vastuulla 6

7 hallintamenetelmä ja päätöksentekomalli Paluu sisällysluetteloon 7

8 vaiheet ja päätökset ohjelmatasolla Arviointi Valmistelu Esiselvitys Toteutus Päättäminen ohjaus hallinta Hankeehdotusten arviointi P 0 Hankevalmistelu P 1 esiselvitys P 2 toteutus P 3 arviointi ja päättäminen P0 = VM:n päätös vastaanotetun hanke-ehdotuksen hyväksymisestä jatkovalmisteluun P1 = VM:n päätös valmistellun hanke-ehdotuksen siirtymisestä esiselvitysvaiheeseen P2 = VM:n päätös esiselvityksen perusteella ehdotettujen palveluiden toteutuksen käynnistämisestä P3 = ohjelman johtoryhmän päätös hankkeen valmistumisesta tavoitteiden mukaisesti ja hankkeen päätöstoimenpiteiden käynnistämisestä (mm. onnistumisen arviointi) ohjelmatasolla seurataan hankkeiden toteutumista niille päätöspisteissä P0 P3 asetettujen tavoitteiden mukaisesti 8

9 päätökset toteutusprojektissa Arviointi Valmistelu Esiselvitys Toteutus Päättäminen ohjaus hallinta Hankeehdotusten arviointi P 0 Hankevalmistelu P 1 esiselvitys P 2 toteutus P 3 arviointi ja päättäminen 1. Hankkeessa toteutettavien palveluiden toteutusprojektissa valmistelun, esiselvityksen, toteutuksen ja toteutuksen valmistumiseen liittyviä päätöksiä puolletaan hankkeen klusteriryhmässä ja tarvittaessa ohjelman johtoryhmässä 2. Vaiheen toteutuksen hyväksymisestä, vaiheen päättämisestä ja palvelun käyttöönottovalmiudesta päättää hankkeen omistaja ja rahoituksesta päättää valtiovarainministeriö palveluiden toteutustapaan, toteutuksen sisältöön ja resurssien käyttöön liittyvät päätökset tehdään hankkeen ohjauksessa 1 2 toteutus toteutuksen vaiheen toteutus 9

10 ohjausmalli Paluu sisällysluetteloon 10

11 SADe / ohjausmalli SADe Johtoryhmä SADe Tiimi hallinta ohjaus koordinointi ja tuki SADe hanke Arviointi ja valinta Valmistelu Esiselvitys Toteutusprojektit Päättäminen Vastuuministeriö ja klusteriryhmä Hankepäällikkö Hankesalkun hallinta Hankesalkun ohjaus Hankesalkun ylläpito SADe projekti Valmistelu Esisuunnittelu Vaiheen suunnittelu Vaiheen toteutus Päättäminen Projektin ohjausryhmä Projektipäällikkö Projektin hallinta Projektin ohjaus Projektin hallinta 11

12 rakenne Paluu sisällysluetteloon 12

13 SADe-ohjelman rakenne Tavoitteiden asettaminen SADe-ohjelman johtoryhmä / VM Kehittämistoiminnan ohjaus ja seuranta Tavoitteiden saavuttamisen arviointi tavoitteiden asettaminen etenemisen ohjaus kehittämistoiminnan hallinta muutosten hyväksyminen muiden portfolioiden, ohjelmien ja projektin muutosten vaikutukset SADe-tiimi SADe ohjelmasalkku toteutuksen / etenemisen raportointi muutospyyntöjen raportointi Osallistumisympäristö Etäpalvelut Projektit Oppijan verkkopalvelu Palvelukokonaisuudet ja erillishankkeet Yleisneuvontapalvelu Projektit Projektit Projektit Rakennettu ympäristö ja asuminen Yrityksen perustaja Työnantaja SOTE Projektit Projektit Projektit Projektit 13

14 hallinnan ohjaus- ja tukitehtävät Paluu sisällysluetteloon 14

15 SADe jory / ohjelmanhallinta Ohjaustehtävät 1/2 Tehtäväalue tavoitteiden asettaminen sisällön määrittely tavoitteiden asettaminen sisällön hyväksyntä käynnistyksen päätökset seuranta, laadunvarmistus ja muutosten hyväksyntä Tehtävät asettamispäätös toteutussuunnitelman hyväksyntä Tavoitteiden asettaminen Vision määrittäminen Mittarien määrittäminen kriteereiden määrittely Toimintamallien määrittely Hankkeiden määrittely sisältöön liittyvien aloitteiden tekeminen Sähköisen asioinnin tukipalveluiden hyödyntämismahdollisuuksien arviointi seuranta laadunvarmistus muutosten hyväksyntä seuranta laadunvarmistus muutosten hyväksyminen 15

16 SADe jory / ohjelmanhallinta Ohjaustehtävät 2/2 Tehtäväalue Palveluiden pilotoinnin hyväksyminen Palveluiden tuotannon hyväksyminen Tehtävät Pilotoinnin tavoitteiden hyväksyntä Pilotointisuunnitelman hyväksyntä Pilotoinnin tulosten arviointi ja hyväksyntä Palveluiden tuotannon ja ylläpitoratkaisun arviointi ja hyväksyminen Markkinointisuunnitelman arviointi ja hyväksyntä Palveluiden käyttöönoton hyväksyminen Palveluiden asiakaskäyttöönottosuunnitelman arviointi ja hyväksyntä Ohjelmalokin päivitys arviointi ja hyväksyminen arviointi ja hyväksyminen onnistumisen arviointi - tuotokset - hallinta - talous - aikataulu vaikuttavuuden arviointi SADe-ohjelman vaikutusten arviointi SADe-ohjelman vaikuttavuuden arviointi SADe-ohjelman hallintamenettelyn vaikutusten arviointi 16

17 SADe-tiimi / ohjelmanhallinta Koordinointi ja tukitehtävät Tehtäväalue hallinnan tuki suunnittelun tuki toteutuksen tuki Tehtävä ohjauksen organisointi Ohjaustiedon valmistelu ohjauksen tiedonhallinta viestinnän hallinta Prosessin ja osaamisen kehittäminen Vuorovaikutuksen kehittäminen Hankesuunnittelun tuki Projektin suunnittelun tuki Rahoituksen suunnittelu ja seuranta Hankkeiden auditointi Hankkeiden ja projektien hallinnan laadunarviointi Hyvien käytäntöjen, työkalujen ja oppien kerääminen ja levittäminen Prosessin ja työkalujen toimivuuden arviointi ja kehittäminen SADe ohjelman hankehallintaan osallistuvien osaamisen arviointi ja kehittäminen Palveluiden käyttöönoton tuki Käyttöönottosuunnitelmien laadinnan tuki 17

18 hallinnan dokumentit Paluu sisällysluetteloon 18

19 Dokumentti Sisällön kuvaus, käyttötarkoitus ja päivitys Vastuu* toteuttamissuunnitelma (TS) TSLiite: Arkkitehtuurikuvaus TSLiite: vuosikello TSLiite: viestintäsuunnitelma Riippumattoman arvioinnin raportit Ohjelmaloki rahoituspäätös (vuosittainen) hallinnan dokumentit - ohjelmataso 1/4 Kuvaus ohjelmakokonaisuudesta Helpottaa ohjelmakokonaisuuden hahmottamista ja tuo esiin myös eri hankkeiden ja palvelujen riippuvuudet toisistaan Päivitetään vuosittain Kuvaus ohjelmakokonaisuuden arkkitehtuurista Helpottaa ohjelmakokonaisuuden hahmottamista ja tuo esiin myös eri hankkeiden ja palvelujen riippuvuudet toisistaan Päivitetään tarvittaessa Visuaalinen kuvaus vuoden tehtävistä Havainnollistaa ohjelmatasoisten tehtävien ajoittumisen vuoden aikana Päivitetään tarvittaessa viestinnän suunnitelma Kuvaa ohjelman viestintätoimenpiteet ja siihen liittyvät periaatteet Päivitetään tarvittaessa, vähintään kerran vuodessa Arviointiraportti ohjelman toteutuksesta Arvioi miten ohjelma täyttää asetetut tavoitteet ja antaa kehittämissuosituksia Julkaistaan vuosittain Listaus ohjelman merkittävistä tapahtumista Listaa tapahtumat ohjelmatasolla, esim päätökset ja talousvalmisteluun liittyvät asiat Pidetään ajan tasalla koko ajan rahoitus ja valtiovarainministeriön vaatimukset hankkeelle Myöntää rahoituksen hankkeelle Päivitetään tarvittaessa, uusi päätös joka vuosi SADe-tiimi, VM SADe-tiimi, VM SADe-tiimi, VM SADe-ohjelman viestintätiimi, VM Seurantaryhmä, Riippumaton arvioija SADe-tiimi, VM Valtiovarainministeriö 19

20 Dokumentti Sisällön kuvaus, käyttötarkoitus ja päivitys Vastuu* Hanke-ehdotus Kustannus-/ hyötylaskelma Hanke-ehdotuksen arviointi käynnistyspäätös Hankesuunnitelma HSLiite: SADe - kriteerien toteutuminen HSLiite: Asiakaskäyttönottosuunnitelma HSLiite: Viestintäsuunnitelma hallinnan dokumentit - hanketaso 2/4 Kuvaus hanke-ehdotuksen sisällöstä Asiakirja, jonka pohjalta päätös valmisteluvaiheen käynnistämisestä tehdään Päivitetään valmisteluvaiheen aikana Pohja, jolla hankkeet tekevät kustannus-/ hyötyanalyysinsa Hankkeiden tuloksellisuuden ja vaikuttavuuden arviointi Päivitetään vuosittain Kriteerit ja perustelut hanke-ehdotuksen hyväksymiselle tai hylkäämiselle Kuvaa, onko hanke valmis siirrettäväksi toteutusvaiheeseen Päivitetään koko esiselvitysvaiheen ajan sisältö ja valtiovarainministeriön vaatimukset hankkeelle Kuvaa valtiovarainministeriön vaatimukset hankkeelle Päivitetään tarvittaessa kuvaus sisältäen palvelukartan ja suunnitelman toteuttamisesta Perusasiakirja, jonka pohjalta tehdään kaikki seuranta, arviointi ja päätökset Päivitetään tarvittaessa, vähintään kerran vuodessa Kuvaus miten SADe-kriteerit täyttyvät hankkeen toteutuksessa Varmistaa, että hanke on SADe-ohjelmallle asetettujen perusperiaatteiden mukainen Päivitetään tarvittaessa Suunnitelma, jossa kuvataan palvelujen yleisen käyttöönoton (ei ns. tekninen käyttöönotto) perusperiaatteet, ylläpito ja hallintamalli Kuvaa siirtymisen ylläpitovaiheeseen sekä mitä tapahtuu hankkeen loputtua Päivitetään tarvittaessa, vähintään kerran vuodessa viestinnän suunnitelma Kuvaa hankkeen viestintätoimenpiteet ja siihen liittyvät periaatteet Päivitetään tarvittaessa, vähintään kerran vuodessa Ehdottava organisaatio SADe-tiimi, VM SADe-tiimi, VM VM Hankepäällikkö Hankepäällikkö Hankepäällikkö Hankepäällikkö 20

21 hallinnan dokumentit seurantatyökalut 3/4 Dokumentti Sisällön kuvaus, käyttötarkoitus ja päivitys Vastuu* HSLiite: SADetoimintamallien hyödyntäminen HSLiite: Pilotointisuunnitelma HSLiite: Riskirekisteri HSLiite: Hankeorganisaatio HSLiite: Lainsäädäntövaatimukset HSLiite: Lainsäädäntövaatimukset HSLiite: Riskirekisteri Kuvaus miten SADe-toimintamallit otetaan huomioon hankkeen toteutuksessa ja tämän palvelujen kehittämisessä Varmistaa, että hanke noudattaa toimintamalleja Päivitetään tarvittaessa Suunnitelma pilottien toteuttamisesta Kuvaa kaiken pilotteihin liittyen, kuten sisällön, riippuvuudet, mittarit ymv Päivitetään tarvittaessa Excel-taulukko, johon listattu kaikki riskit ja toimenpiteet niihin liittyen Kuvaus hankkeen riskeistä ja miten niitä torjutaan Päivitetään tarvittaessa, vähintään kerran vuodessa Excel-taulukko, johon listattu kaikki työryhmät ja pilottien yhteyshenkilöt Yhteystietolista ja kuvaus koko hankeorganisaatiosta Päivitetään tarvittaessa, vähintään kerran vuodessa Kuvaus tarvitseeko lainsäädäntöä muokata, jotta hankkeen tuotokset olisivat käyttöönotettavissa Perustelut mahdollisille lainsäädäntömuutostarpeille Päivitetään tarvittaessa Kuvaus tarvitseeko lainsäädäntöä muokata, jotta hankkeen tuotokset olisivat käyttöönotettavissa Perustelut mahdollisille lainsäädäntömuutostarpeille Päivitetään tarvittaessa Excel-taulukko, johon listattu kaikki riskit ja toimenpiteet niihin liittyen Kuvaus hankkeen riskeistä ja miten niitä torjutaan Päivitetään tarvittaessa, vähintään kerran vuodessa Hankepäällikkö Hankepäällikkö Hankepäällikkö Hankepäällikkö Hankepäällikkö Hankepäällikkö Hankepäällikkö 21

22 Dokumentti Sisällön kuvaus, käyttötarkoitus ja päivitys Vastuu* HSLiite: Riskienhallinta HSLiite: Laatusuunnitelma Kustannus-/ hyötylaskelma tilanneraportti HSLiite: Markkinakartoitus Vuosiraportoinnin pohja Olennaisen muutokset kuvaus hallinnan dokumentit seurantatyökalut 4/4 Suunnitelma miten tunnistetut riskit hallitaan Tarkempi kuvaus miten riskejä hallitaan Päivitetään tarvittaessa Suunnitelma laadun takaamiseksi Kuvaa miten hankkeessa varmistetaan hankehallinnan ja lopputuotoksien hyvä laatu Päivitetään tarvittaessa Kuvaus markkinakartoituksen tuloksista Kuvaa mitä kartoitettiin, johtopäätökset ja miten ne vaikuttavat hankkeeseen Ei päivitetä Kuvaus hankkeen kustannuksista ja hyödyistä Kaiken talousvalmistelun perustyökalu Päivitetään tarvittaessa, vähintään kerran vuodessa Yleiskatsaus hankkeen tilanteeseen (yleistilanne 1kk, ongelmaloki 1kk, työajanseuranta 3 kk, riskirekisteri 3 kk, viestintä 6 kk ja tuotokset 6 kk) Seurantatyökalu SADe-tiimille, hankkeelle ja päättäjätahoille Täytetään ja lähetetään SADe-tiimille sovitun kaavan mukaan, ei päivitetä Yleiskatsaus hankkeen tilanteeseen (vuoden toteutuneet kustannukset ja henkilöresurssit) Seurantatyökalu SADe-tiimille ja SADe-ohjelman johtoryhmälle Täytetään ja lähetetään SADe-tiimille sovitun kaavan mukaan, ei päivitetä Kuvaus olennaisesta muutoksesta *tähän liittyvä päätös kirjataan ohjelmalokiin Päätöksenteon ja kommunikoinnin välinen muutostilanteessa Täytetään ja lähetetään SADe-tiimille käsittelyä, ei päivitetä Hankepäällikkö Hankepäällikkö Hankepäällikkö Hankepäällikkö Hankepäällikkö Hankepäällikkö Hankepäällikkö (laatii) ja klusterin puheenjohtaja (vie SADe-tiimille) ja SADe-tiimi (vie johtoryhmään) 22

23 hallinnan roolit Paluu sisällysluetteloon 23

24 OH-roolit SADe-ohjelman johtoryhmä Tehtävät ja vastuut Tarkentaa ohjelman tavoitteet, vision, mittariston Puoltaa ohjelman sisällön muodostumista Seuraa ja ohjaa ohjelman ja hankkeiden etenemistä ja tavoitteiden toteutumista Käsittelee merkittävät muutokset hankkeiden sisältöihin Edistää osaltaan toteutettavien palvelujen käyttöönoton Arvioi ohjelman toteutuksen ja antaa ohjelman jälkeiset toimenpidesuositukset Päätösvaltuudet Puoltaa hanke-ehdotukset valmisteluun Puoltaa hankkeiden esiselvityksen ja toteutuksen käynnistämisen Hyväksyy ohjelman ohjaus- ja toimintamallit Puoltaa toteutettujen palvelujen käyttöönottoa Puoltaa olennaisten muutosten tekemistä hankesuunnitelmiin, jos muutokset vaikuttavat olennaisesti ohjelman tavoitteisiin Puoltaa hankkeiden keskeyttämistä Hyväksyy hankkeet kokonaisuudessaan toteutetuiksi 24

25 OH VM / JulkICT johto (ohjelman omistaja) Tehtävät ja vastuut Vastaa ohjelman muodostamisesta ja tasapainottamisesta sekä seurannasta ja ylläpidosta Vastaa ohjelman ja hankkeiden arvioinnista ja tavoitteiden toteutumisen seurannasta Päätösvaltuudet Päättää hanke-esityksen valmistelun käynnistämisestä Päättää hankkeiden esiselvityksen ja toteutuksen käynnistämisestä Päättää ohjelman sisällöstä Päättää ohjelman resurssien jaosta, esim. vuosittaiset rahoituspäätökset ja htv-jako 25

26 OH-roolit - Ohjelmapäällikkö Tehtävät ja vastuut Ohjaa ohjelmalle asetettujen tavoitteiden toteutumista Vastaa ohjelman ohjaus- ja toimintamallien kehittämisestä Vastaa koko ohjelman toteutuksen seurannasta Tukee ja ohjaa ohjelmakoordinaattoreita näiden työssä Päätösvaltuudet Johtaa esittelyä/ valmistelua johtoryhmälle, VM:n sisäisesti ja ministerityöryhmälle 26

27 OH-roolit - SADe- ohjelmakoordinaattori Tehtävät ja vastuut Valmistelee hankkeiden käynnistys- ja rahoituspäätökset Vastaa ohjelman toteutuksen seurannasta omien hankkeidensa osalta Tukee ja ohjaa hankkeiden toteutusta Avustaa johtoryhmätyöskentelyn valmistelemisessa Osallistuu ohjelman ohjaus- ja toimintamallien kehittämiseen Päätösvaltuudet Ei päätösvaltuutta 27

28 OH-roolit omistaja (ministeriö x) Tehtävät ja vastuut Vastaa hankkeen toteuttamisesta ohjelman hallintamallin ja tavoitteiden mukaisesti Vastaa käyttöönotto- ja ylläpitovaiheen valmistelusta Vastaa hankkeen hankinnoista Päätösvaltuudet Päättää hankkeen resurssien käytöstä Päättää hankeorganisaation rakenteesta ja hankkeen sisäisestä ohjausmallista Päättää toteutettujen palvelujen käyttöönottovalmiudesta Päättää olennaisista muutoksista hanke- ja projektisuunnitelmiin, jos ne vaikuttavat olennaisesti hankkeen tavoitteisiin 28

29 OH-roolit Klusterin puheenjohtaja Tehtävät ja vastuut Toimii kuten hankkeen omistaja Vastaa klusteriryhmän toiminnasta ja toimivuudesta Vastaa olennaisten muutoksien viemisestä SADe-tiimille Edistää palveluiden käyttöönottoon sitoutumista sidosryhmissä ja hallinnon alallaan Päätösvaltuudet Päätösvalta määräytyy hankkeen omistajan valtuutuksen mukaisesti 29

30 OH-roolit klusteriryhmä (VM:n asettama johtoryhmä) Tehtävät ja vastuut Vastaa hankkeen ohjauksesta ja seurannasta Esittää toimijoiden ja sidosryhmien tarpeet hankkeelle Ottaa kantaa esitettyihin toteutusvaihtoehtoihin ja puoltaa haluamaansa vaihtoehtoa tai palauttaa asian valmisteluun Klusteriryhmän jäsen vastaa omalta osaltaan tiedonkulusta ja kahdensuuntaisesta viestinnästä omassa organisaatiossaan ja oman organisaationsa sidosryhmille sekä oman organisaationsa osaamisen välittämisestä hankkeelle Päätösvaltuudet Puoltaa hankepäällikön valmistelemat toimenpide-ehdotukset Puoltaa tuotoksien hyväksymistä Ohjaa päätösvastuun joko omistajalle tai ohjelman johtoryhmälle Projektin keskeyttämisaloitteen tekeminen Puoltaa esityksiä olennaisista muutoksista hankesuunnitelmin, jos vaikuttavat olennaisesti hankkeen tavoitteisiin 30

31 OH-roolit Hankepäällikkö Tehtävät ja vastuut Tehtävänä hankkeen operatiivinen johtaminen ja/ tai koordinointi Tuottaa hankesalkun tilannekatsaukset ja seurantaraportit omistajalle ja SADe-tiimille Vastaa oman hankesalkun sisältämien projektien liittyvän tiedon laadun yhteismitallisuudesta Valmistelee toimenpide-ehdotukset klusteriryhmälle ja omistajalle Hoitaa ja ylläpitää hankesalkkua Päätösvaltuudet Päätösvalta määräytyy hankkeen omistajan valtuutuksen mukaisesti 31

32 hallinnan tiimit Paluu sisällysluetteloon 32

33 OH-tiimit SADe-viestintätiimi Tehtävät ja vastuut?? Päätösvaltuudet 33

34 OH-tiimit SADe-projektipäällikkötiimi Tehtävät ja vastuut?? Päätösvaltuudet 34

35 OH-tiimit SADe-palvelukokonaisuuustiimi Tehtävät ja vastuut?? Päätösvaltuudet 35

36 Muutosten hallinta olennainen muutos Paluu sisällysluetteloon 36

37 Muutoksen hallinta Olennainen muutoksen hallinnan periaate SADe-johtoryhmä hyväksyy merkittävät muutoksen hankkeiden sisältöihin (asettamispäätös ) Merkittäviä, olennaisia muutoksia ovat mm. Muutos vaikuttaa merkittävästi hankkeen lopputuloksiin Muutos vaikuttaa hankkeen alkuperäisiin tavoitteisiin siten, että hankkeen tavoitteet eivät toteudu Muutos vaikuttaa ohjelman muihin hankkeisiin Merkittävien ja olennaisten muutosten käsittelyn kuvataan Olennaisen muutoksen hallinnan prosessikuvauksessa (kalvot 78-81), jossa on kuvattu eri osapuolten roolit ja tehtävät sekä päätöksentekomenettely pitäisikö olla linkki ja toiseen päähän erillinen paluulinkki??? 37

38 rahoitus ja raportointi ohjelmanhallintaan Paluu sisällysluetteloon 38

39 SADe-rahoitukseen liittyvät päätökset ja päätösperusteet ohjaus perustaminen käynnistäminen seuranta ja ohjaus Palveluiden käyttöönoton hyväksyminen arviointi ja hyväksyminen arviointi ja hyväksyminen koordinointi ja tuki koordinointi ja tuki arvioinnin tuki Arviointi Valmistelu Esiselvitys toteutus Päättäminen SADe hanke = Valmistelun rahoituspäätös: JulkICT-johto tekee päätöksen hankkeen valmistelun rahoituksesta, kun hankkeen Hanke-ehdotus on hyväksytty = Esiselvityksen rahoituspäätös: JulkICT-johto tekee päätöksen hankkeen esiselvityksen rahoituksesta, kun valmistelu ja Hankesuunnitelma on hyväksytty = Toteutuksen rahoituspäätös: JulkICT-johto tekee päätöksen hankkeen toteutukisen rahoituksesta, kun hankkeen esiselvitys ja toteutuksen Hankesuunnitelma on hyväksytty = Toteutuksen vuosittainen rahoituspäätös: JulkICT-johto tekee päätöksen hankkeen toteutuksen vuosittaisesta rahoituksesta

40 SADe / raportointi ohjelmanhallintaan ohjaus perustaminen käynnistäminen seuranta ja ohjaus Palveluiden käyttöönoton hyväksyminen arviointi ja hyväksyminen arviointi ja hyväksyminen koordinointi ja tuki koordinointi ja tuki arvioinnin tuki Arviointi Valmistelu Esiselvitys toteutus Päättäminen SADe hanke 1. SADe ohjelman tavoitteet: Hankkeelle asetetut kriteerit SADe ohjelman toimintamallien tavoitteet 2. Hankesuunnitelma: Hanke-ehdotus Hankesuunnitelma 3. Tilanneraportti: tilanneraportti (toteutuksen tilanne tavoitteeseen nähden, käytetyt resurssit, riskit ja ongelmat) 4. Toteutuksen tuotokset: Tuotosdokumentaatio Toteutetut palvelut / palvelukomponentit Hankesuunnitelman päivitys toteutuneen mukaiseksi 5. arviointi: Hankeen arviointiraportti loppuraportti (arvio hankkeen onnistumisesta ja toteutuksen onnistumisesta) 40

41 SADe / raportointi salkunhallintaan Salkunhallinta Salkunohjaus Hankesalkun tavoitteiden asettaminen Hankesalkun perustaminen Projektin käynnistyspäätös Hankesalkun seuranta Projektin toteutuksen arviointi Hankesalkun ylläpito Projektin hyväksyminen Hankesalkun hyväksyminen Arviointi Valmistelu Esiselvitys Toteutusprojekti Päättäminen SADe hanke 1. SADe ohjelman tavoitteet: Hankkeelle asetetut kriteerit SADe ohjelman toimintamallien tavoitteet 2. Toteutussuunnitelma: Palvelukokonaisuuden kuvaus / projektisuunnitelma (tavoitteena olevat palvelut, palveluiden toteutustapa, toteutusprojektin tiedot) 3. Toteutuksen seuranta: Projektin tilanneraportti (toteutuksen tilanne tavoitteeseen nähden, käytetyt resurssit, riskit ja ongelmat) 4. Toteutuksen tuotokset: Tuotosdokumentaatio Toteutetut palvelut / palvelukomponentit Projektisuunnitelman päivitys toteutuneen mukaiseksi Seuraavan vaiheen projektisuunnitelmat 5. Toteutuksen arviointi: Projektin loppuraportti (arvio tuotosten onnistumisesta ja projektitoiminnan onnistumisesta) 41

42 hallinnan vuosikellot Paluu sisällysluetteloon 42

43 tulevan vuoden suunnitelman päivittäminen VM:n rahoituspäätöstä varten: kokonaisbudjetti päivitetty hankesuunnitelma SADe-ohjelman hallinnollinen vuosikello VM:n rahoituspäätös hankkeille: tuotokset aikataulu resurssit SADe-momentin käytön yleisohje vastuuministeriöille SADe-ohjelman toimintasuunnitelma seuraavalle vuodelle ohjaus: -ohjelma käy Hallinnon- ja aluekehittämisen ministerityöryhmän (HALKE) ja Talouspoliittisen ministerivaliokunnan TALPOL) linjattavana - Ajankohtaiskatsaus esitetään JulkICT-toiminnon johdolle säännöllisesti - SADe-ohjelman johtoryhmä kokoontuu kuukauden välein -Ajankohtaiskatsaus esitetään Julkisen hallinnon tietohallinnon neuvottelukunnalle (JUHTA) 1-2 kertaa vuodessa Puolivuosittainen tilanneraportointi VM:lle (tammi- ja elokuu): hankkeen yleistilanne ongelmaloki resurssitilanne (htp) riskit viestintä tuotokset/ palvelut riippumaton arviointi Jatkuvaa arviointia Arviointiraportti vuosittain marras-joulukuussa Seurantaryhmä ohjaa ja tukee SADe-ohjelman toimintakertomus päättyneestä vuodesta VM:n htv-päätös : Htv-jako hankkeiden kesken Ohje htv:ien käytöstä Kuukausittainen tilanneraportointi VM:lle: hankkeen yleistilanne Ongelmaloki riskit talousarviovuosi: Kehyspäätös Talousarvio

44 vaikuttavuuden mittaaminen Paluu sisällysluetteloon 44

45 1. Mittareiden määrittely 2. Mittareiden hyväksyntä 3. Mittaustapa 4. mittaussuunnitelma 45

46 SADe-ohjelma - Vaikuttavuuden mittarit Ohjelmataso Tavoitteen kuvaus Mittarin nimi Mittarin laskentakaava Tavoitearvo / vuosi Mittarin omistaja / mittaaja Mittaussuunnitelma?????? 46

47 SADe-ohjelma - Vaikuttavuuden mittarit nimi Tavoitteen kuvaus Mittarin nimi Mittarin laskentakaava Tavoitearvo / vuosi Mittarin omistaja / mittaaja Mittaussuunnitelma?????? Toteutuksen tuloksellissus 47

48 Prosessikuvauksen kuvaustapaohjeet Paluu sisällysluetteloon 48

49 Prosessikuvauksen ohje 1/3 kohde aihe kuvaus Kuvauskokonaisuus Kuvauksen fokus ja soveltamisala Tämän prosessikuvauksen tarkoitus on kuvata projektinsalkun hallintaa ja ohjausta ja viestintää. Varsinaisessa projektin toteutuksessa noudatetaan projektijohtamisen parhaita käytäntöjä. Kuvattu prosessi on yleiskäyttöinen ja sitä voi soveltaa yhden projektisalkun tai usean projektisalkun hallinnassa Prosessikaavion kerrokset Hankesalkun ohjaus Kuvaa salkun ohjaukseen liittyvien roolien tehtävät prosessien eri vaiheissa hallintaan liittyvät hankehallinnan muut ja kokonaan ulkopuoliset prosessit Hankesalkun hallinta Projektin hallinta Projektin päättäminen Kuvaa projektisalkun hallintaan liittyvien roolien tehtävät prosessien eri vaiheissa Kuvaa projektisalkun hallintaprosessiin liittyvien ulkopuolisten prosessien (esim. projektinhallinta) rajapinnat projektisalkun hallintaan ja symbolin pohjaväri on harmaa. Valkoinen pohjaväri kuvaa hankehallinnan prosessikokonaisuuden ulkopuolista prosessia. Viestintä viestintä 49

50 kohde Symboli kuvaus Prosessikaavion symbolit Prosessikuvauksen ohje 2/3 Tehtävän nimi Tehtävälaatikko Tehtävälaatikko kuvaa prosessiin liittyvät tehtävät ja yksi tehtävälaatikko saattaa sisältää useita toisiinsa tiiviisti kytkeytyviä osatehtäviä Prosessin alku: Tyhjä ympyrä kuvaa prosessin alkamisen ilman tietoa edeltäneestä prosessista siirtyvästä informaatiosta Nuolen sisältävä ympyrä kuvaa siirtyvää informaatio prosessia edeltäneestä prosessista Prosessin loppu: Tyhjä ympyrä kuvaa prosessin päättymistä ilman tietoa seuraavaan prosessiin siirtyvästä informaatiosta Nuolen sisältävä ympyrä kuvaa prosessissa syntynyttä siirtyvää informaatiota prosessia seuraavaan prosessiin Nuolet: Yhtenäinen nuoli (virtasymboli) kuvaa toimintojen suoritusjärjestyksen prosessissa. Nuoleen voi liittyä myös prosessista tai tehtävästä toiseen siirtyvä tieto tai dokumentti. Katkoviiva nuoli (tietovirta) kuvaa tiedon tai dokumentin siirtymistä toimijalta toiselle tai toimijoiden ja tietovarastojen välillä. Päätös Päätökset: Päätös kuvaa projektisalkun toteutuksen kannalta merkittävän päätöspisteen (esim. projektin hyväksyntää projektisalkkuun) 50

51 Prosessikuvauksen ohje 3/3 kohde sarake kuvaus Prosessikaavioiden kuvaustaulukoiden sarakkeet tehtävä kuvaus lähtötiedot Prosessikaavion tehtävä - sarakkeen solun värillä viitataan prosessikaavion tasoihin (esim. hallinta, ohjaus) - solu on jaettu useisiin eri värisiin soluihin eri tehtävät toteutetaan yhtä aikaa eri tasoilla - solun oikea reuna on jaettu pienempiin soluihin useampi taso osallistuu saman tehtävän toteuttamiseen yhtä aikaa Kuvaus - sisältää tehtävän toteuttajan roolista ja tehtävien sisällöstä karkealla tasolla - kaikki eri asioiden nimet on kirjoitettu isolla Alkukirjaimella - kaikkien eri toimijoiden nimet on alleviivattu - Tehtävästä siirtymiset toiseen (ei suoraan seuraavaan tehtävään) prosessiin on kirjoitettu [ISOILLA KIRJAIMILLA] Lähtötiedot - nimeää dokumentin tai tietojoukon nimen, jota tehtävässä käytetään tuotostiedot Tuotostiedot - nimeää dokumentin tai tietojoukon nimen, joka tehtävässä tuotetaan 51

52 hallinnan prosessi Paluu sisällysluetteloon 52

53 SADe / hallinnan prosessikartta hallinta ohjaus koordinointi ja tuki perustaminen hallinnan tuen organisointi käynnistäminen käynnistämisen tuki seuranta ja ohjaus seurannan ja ohjauksen tuki Hankkeiden ohjaus ja tuki Palveluiden käyttöönoton hyväksyminen Palveluiden käyttöönoton tuki arviointi ja hyväksyminen arvioinnin tuki arviointi ja hyväksyminen arvioinnin tuki SADe hanke Arviointi ja valinta Valmistelu Esiselvitys Toteutus Päättäminen Hankesalkun hallinta Hankesalkun ohjaus Hankesalkun hallinta 53

54 hallinnan prosessit 1. SADe-ohjelmanhallinta esiselvitys 2. SADe-ohjelmanhallinta perustaminen 3. SADe-ohjelmanhallinta hallinnan tuki 4. SADe-ohjelmanhallinta valmisteluvaiheesta esiselvitykseen 5. SADe-ohjelmanhallinta esiselvityksestä toteutukseen 6. SADe-ohjelmanhallinta seuranta ja ohjaus 7. SADe-ohjelmanhallinta Olennaisen muutoksen hallinta 8. SADe-ohjelmanhallinta Palveluiden käyttöönoton hyväksyminen 9. SADe-ohjelmanhallinta arviointi ja hyväksyminen 10.SADe-ohjelmanhallinta arviointi ja hyväksyminen 54

55 SADe-ohjelmanhallinta esiselvitys - 0 ohjaus JulkICT-johto SADe-johtoryhmä esiselvityksen toimeksianto Asettaa ohjelman esiselvityksen tavoitteet Organisoi esiselvityksen toteutuksen Ohjaa esiselvityksen toteuttamista Arvioi ja hyväksyy esiselvityksen tulokset Ei Päätös Kyllä Hyväksyy viestinnän sisällön ja toteutustavan koordinointi ja tuki SADe-ohj.päällikkö SADe-koordinaattori esiselvityksen tavoitteet Ehdotus ohjelman tavoitteiksi Päätös ohjelman käynnistämisestä Esiselvityksen raportti esiselvitys Viestintä Paluu prosessilistaan esiselvityksen toteutus Lausuntokierros viestintä 55

56 Tehtävä Kuvaus Lähtötiedot Tuotostiedot esiselvityksen tavoitteiden asettaminen Esiselvityksen toteutuksen organisointi SADe OH esiselvitys - 1 JulkiICT-johto: vastaanottaa ohjelman esiselvityksen toimeksiannon asettaa ohjelman esiselvityksen tavoitteet JulkiICT-johto: suunnittele ja hankki resurssit esiselvityksen toteutukseen laatii toimeksiannon antaa esiselvityksen toteutuksen tehtäväksi esiselvityksen tavoitteet Esiselvityksen toteutuksen toimeksianto Esiselvityksen toteutuksen ohjaus Esiselvityksen toteutuksen arviointi ja hyväksyntä [OHJELMAN ESISELVITYS: OHJELMAN ESISELVITYKSEN TOTEUTUS ] JulkiICT-johto: ohjaa ja tukee esiselvityksen toteuttamista määrittelee lausuntokierroksen tavoitteet [OHJELMAN ESISELVITYS: OHJELMAN ESISELVITYKSEN TOTEUTUS ] [OHJELMAN ESISELVITYS: LAUSUNTOKIERROS TOTEUTUS ] JulkiICT-johto: arvioi esiselvityksen tuotokset ja lausuntokierroksen tulokset päättää esiselvityksen hyväksymisestä ja ohjelman käynnistämisestä tai kommentoi ja palauttaa esiselvityksen tarkennettavaksi Edistymisraportointi Esiselvityksen raportti Viestinnän sisällön ja toteutustavan hyväksyntä JulkiICT-johto: määrittelee viestinnän tavoitteet ja antaa viestinnän tehtäväksi arvioi ja hyväksyy viestinnän sisällön ja toteutustavan [VIESTINTÄ: OHJELMAN VIESTINTÄ ] Ehdotus ohjelman tavoitteiksi Päätös ohjelman käynnistämisestä Paluu prosessikaavioon 56

57 SADe-ohjelmanhallinta perustaminen - 0 ohjaus JulkICT-johto SADe-johtoryhmä toimeksianto tavoittet Organisoituu ja käynnistää toimintansa Asettaa ohjelman tavoitteet Hyväksyy hanke-ehdotusten arviointikriteerit Ohjaa hanke-ehdotusten arviointikriteerien määrittelyä toimintamallit Arvioi, tarkentaa ja puoltaa ohjelman sisällön vahvistamista Vahvistaa ohjelman sisällön Ohjelmaloki Ei Päätös Kyllä Päätös ohjelman sisällöstä koordinointi ja tuki SADe-ohj.päällikkö SADe-koordinaattori toimeksianto Ottaa vastaan ohjelman tavoitteet ja koordinoi ohjelman käynnistämisen Osallistuvat ohjelman käynnistämistä Koordinoi ohjelman sisällön määrittelyä Arvioi ja tukee hanke-ehdotuksen valmistelua Hankeehdotuksen arviointiikriteerit Laatii ehdotuksen ohjelman sisällöksi Hankeehdotus Hankeehdotuksen arviointi Hyväksyy viestinnän sisällön ja toteutustavan Hanke-ehdotuksen valmistelu Viestintä Paluu prosessilistaan kuvaus arviointi viestintä 57

58 Tehtävä Kuvaus Lähtötiedot Tuotostiedot tavoitteiden asettaminen ja ohjelman johtoryhmän organisointi tavoitteiden vastaanotto ja ohjelman käynnistämisen koordinointi SADe OH perustaminen - 1(3) JulkICT-johto: asettaa ohjelman tavoitteet perustaa SADe-ohjelman johtoryhmän nimittää SADe-ohjelmapäällikön ja SADe-koordinaattorit SADe johtoryhmä: ottaa vastaan SADe-johtoryhmän tehtävän suunnittelee, organisoi ja käynnistää toimintansa SADe-ohjelmapäällikkö ottaa vastaan SADe-ohjelman tavoitteet ja ohjelmapäällikön tehtävät rekrytoi SADe-koordinaattorit ja perustaa SADe-tiimin koordinointi ja ohjelman toteutuksen käynnistämisen raportoi JUlkICT-johdolle käynnistämisen edistymisestä SADe-koordinaattori ottaa vastaan SADe-koordinaattorin tehtävät ja osallistuu ohjelman käynnistämisen organisointiin SADe- tavoitteet SADeohjelman toimeksianto Paluu prosessikaavioon 58

59 Tehtävä Kuvaus Lähtötiedot Tuotostiedot sisällön määrittelyn koordinointi ja Hanke-ehdotusten laadinnan tuki sisällön määrittelyn ohjaus SADe OH perustaminen - 2(3) SADe-ohjelmapäällikkö: sopii JulkICT-johdon kanssa ohjelman sisällön määrittelyn puitteista määrittelee Hanke-ehdotuksen arviointikriteerit koordinoi ja ohjaa ohjelman sisällön ja Hanke-ehdotusten valmistelua ja määrittelyä hanke-ehdotuksia valmistelevien tahojen kanssa keskustelee JulkICT-johdon kanssa ohjelman sisällöstä SADe-koordinaattori arvioi Hanke-ehdotusten laatua ja valmiusastetta tukee Hanke-ehdotusten valmistelua JulkiICT-johto: ohjaa hanke-ehdotusten arviointikriteerien määrittelyä ohjaa ohjelman sisällön määrittelyä yhdessä SADe-ohjelmapäällikön kanssa SADe johtoryhmä: hyväksyy Hanke-ehdotusten arviointikriteerit hyväksyy sisällön SADe- tavoitteet SADeohjelman toimeksianto Hankeehdotuksen arviointikriteerit Hanke-ehdotus Hankeehdotuksen arviointi [HANKE-EHDOTUKSEN VALMISTELU: HANKE-KUVAUS ] [HANKE-EHDOTUKSEN VALMISTELU: HANKKEEN ARVIOINTI ] Paluu prosessikaavioon 59

60 SADe OH perustaminen - 3(3) Tehtävä Kuvaus Lähtötiedot Tuotostiedot sisällön ehdottaminen sisällön vahvistaminen SADe-ohjelmapäällikkö laatii ehdotuksen ohjelman sisällöksi yhteistyössä JulkICT-johdon kanssa esittelee SADe-johtoryhmälle Ehdotuksen ohjelman sisällöksi merkitsee päätöksen sisällön Ohjelmalokiin SADe johtoryhmä: arvioi ja tarkentaa Ehdotusta ohjelma sisällöksi puoltaa ohjelman sisältöehdotuksen vahvistamista Ehdotus ohjelman sisällöksi Päätös ohjelman sisällöstä Ohjelmaloki Viestinnän sisällön ja toteutustavan hyväksyntä JulkiICT-johto: vahvistaa ohjelman sisällön tai pyytää tarkentamaan ohjelman sisältöä SADe-ohjelmapäällikkö: määrittelee viestinnän tavoitteet ja antaa viestinnän tehtäväksi arvioi ja hyväksyy viestinnän sisällön ja toteutustavan [VIESTINTÄ: OHJELMAN VIESTINTÄ ] Viestinnän suunnitelma Paluu prosessikaavioon 60

61 SADe-ohjelmanhallinta hallinnan tuki - 0 ohjaus JulkICT-johto SADe-johtoryhmä Arvioi, tarkentaa ja puoltaa ohjelman ohjausmallin vahvistamista Hyväksyy ohjelman ohjausmallin SADejohtoryhmän kokousmateriaalit SADejohtoryhmän kokousaikataulu Hyväksyy ohjelman toteuttamisen ohjaussuunnitelman Hyväksyy ohjelman toteuttamisen ohjaussuunnitelman Hyväksyy ohjelman viestintäsuunnitelman SADe- viestintäsuunnitelma SADeohjelmanhallinnan vuosikelllo koordinointi ja tuki SADe-ohj.päällikkö SADe-koordinaattori Suunnittelee ohjelman ohjauksen ja koordinoinnin Suunnittelee ja ylläpitää ohjausmallin kuvausta Varmistaa ohjausmallin soveltamisen osaamisen SADe ohjelman ohjausmallin kuvaus Arvioi ja ylläpitää ohjausmallin soveltamisen osaamista Suunnittelee ja organisoi ohjauksen toteutuksen Suunnittelee ja organisoi ohjauksen toteutuksen Asettaa ohjauksen tiedonhallinnan tavoitteet Suunnittelee ja organisoi ohjauksen tiedonhallinnan Asettaa ohjauksen viestinnän tavoitteet Suunnittelee ja organisoi ohjelman viestinnän Hankkeiden ohjaus ja toteutus Viestintä Paluu prosessilistaan SADe-ohjausmallin soveltaminen viestintä 61

62 Tehtävä Kuvaus Lähtötiedot Tuotostiedot ohjauksen ja koordinoinnin suunnittelu ja ohjausmallin ylläpito SADe OH hallinnan tuki - 1(3) SADe-ohjelmapäällikkö: suunnittelee ohjelman ohjauksen ja koordinoinnin yhteistyössä SADe-koordinaattoreiden kanssa tavoitteiden pohjalta keskustelee ohjausmallista JulkICT-johdon kanssa esittelee Ohjausmallin SADe-johtoryhmälle hyväksyttää Ohjausmallin JulkICT-johdolla SADe- tavoitteet SADe ohjelman ohjausmallin kuvaus ohjausmallin hyväksyntä SADe-koordinaattori suunnittelee ohjausmallin ja laatii Ohjausmallin kuvauksen pitää yllä Ohjausmallin kuvausta SADe johtoryhmä: arvioi ja tarkentaa ehdotusta ohjausmallin sisällöksi puoltaa ohjelman sisältöehdotuksen vahvistamista Ohjausmallin soveltamisen osaamisen varmistaminen JulkiICT-johto: hyväksyy ehdotuksen ohjausmalliksi SADe-ohjelmapäällikkö seuraa ja arvioi ohjausmallin soveltamisen osaamista ohjelman ohjauksen osalta varmistaa ohjauksen soveltamisen osaamisen SADe-koordinaattori seuraa ja arvioi ohjausmallin soveltamisen osaamista hankkeiden ohjauksen ja toteutuksen osalta organisoi osaamisen ylläpitotoimenpiteet [HANKKEIDEN OHJAUS JA TOTEUTUS: SADe-OHJAUSMALLIN SOVELTAMINEN ] Paluu prosessikaavioon 62

63 Tehtävä Kuvaus Lähtötiedot Tuotostiedot ohjauksen ja suunnittelu, organisointi ja kokousmateriaalien laatiminen ohjauksen toteututtamisen ohjaussuunnitelman ja materiaalien hyväksyntä SADe OH hallinnan tuki - 2(3) SADe-ohjelmapäällikkö ja SADe-koordinaattori: suunnittelee ja laatii ohjelman ohjauksen toteutuksen kokousaikataulun ja SADe-ohjelmanhallinnan vuosikellon yhteistyössä SADe-johtoryhmän puheenjohtajan kanssa suunnittelee ja laatii ohjausryhmän kokousten materiaalin yhteistyössä Hankkeiden edustajien kanssa JulkICT-johto: arvioi ja tarkentaa ehdotusta ohjaussuunnitelmaksi arvioi ja hyväksyy kokousmateriaalit ja päätösehdotukset SADe johtoryhmä: arvioi, tarkentaa ja hyväksyy ehdotusta ohjaussuunnitelmaksi sekä siihen liittyvät dokumentit SADe- tavoitteet SADe ohjelman hallinnan vuosikello SADejohtoryhmän kokousaikataulu SADejohtoryhmän kokousmateriaali [HANKKEIDEN OHJAUS JA TOTEUTUS: SADe-OHJAUSMALLIN SOVELTAMINEN ] Ohjauksen tiedonhallinnan suunnittelu ja organisointi SADe-ohjelmapäällikkö asettaa tiedonhallinnan tavoitteet varmistaa, että Ohjausmallia osataan soveltaa SADe-koordinaattori suunnittelee ja organisoi ohjauksen tiedonhallinnan toteutuksen ja ylläpidon suunnittelee ja ylläpitää ohjauksen mallipohjia organisoi ohjelman tiedonhallintaratkaisun viestinnän ja koulutuksen seuraa, arvioi ja tukee ohjauksen tiedonhallinnan toteuttamista SADe ohjelman ohjausmallin kuvaus Tiedonhallintaratkaisun kuvaus Dokumenttien mallipohjat [HANKKEIDEN OHJAUS JA TOTEUTUS: SADe-OHJAUSMALLIN SOVELTAMINEN ] Paluu prosessikaavioon 63

64 SADe OH hallinnan tuki - 3(3) Tehtävä Kuvaus Lähtötiedot Tuotostiedot viestinnän tavoitteiden asettaminen, viestinnän suunnittelu ja toteutuksen organisointi viestintäsuunnitelman hyväksyntä SADe-ohjelmapäällikkö: asettaa ohjelman viestinnän tavoitteet yhteistyössä JulkICT-johdon kanssa suunnittelee viestinnän toteutuksen suunnittelee ja laatii ohjausryhmän kokousten materiaalin yhteistyössä Hankkeiden edustajien kanssa SADe-koordinaattori suunnittelee ja organisoi ohjelman viestinnän toteuttamisen JulkICT-johto: hyväksyy viestintäsuunnitelman SADe- tavoitteet SADe ohjelman viestintäsuunnitelma [VIESTINTÄ: OHJELMAN VIESTINTÄ ] Paluu prosessikaavioon 64

65 SADe-ohjelmanhallinta valmisteluvaiheesta esiselvitykseen - 0 ohjaus JulkICT-johto SADe-johtoryhmä Puoltaa hankkeen valmistelun käynnistämistä Päättää hankkeen valmistelun käynnistämisestä ja rahoituksesta Ei Päätös Kyllä Päätös valmisteluvaiheen käynnistämisestä Puoltaa siirtymistä hankkeen esiselvitysvaiheeseen Päättää hankkeen esiselvityksen käynnistämisestä ja rahoituksesta Ohjelmaloki Ei Päätös Kyllä Päätös esiselvityksen käynnistämisestä koordinointi ja tuki SADe-ohj.päällikkö SADe-koordinaattori Paluu prosessilistaan Ehdottaa hankkeen valmistelun käynnistämistä Tukee hanke-ehdotuksen rikastamista kuvaus valmistelu Suunnittelee ja organisoi hankkeen valmistelun tuen Arvioi ja tukee hankkeen valmistelua arviointi Arvioi hankkeen valmistelun onnistumista ja ehdottaa esiselvitysvaiheeseen siirtymistä Hankeehdotus Hankeehdotuksen arviointi Alustava kust./hyötylaskelma Palveluiden käyttöönottosuunnitelma organisointisuunnitelma Hyväksyy viestinnän sisällön ja toteutustavan Viestintä viestintä 65

66 SADe OH valmisteluvaiheesta esiselvitykseen - 1(3) Tehtävä Kuvaus Lähtötiedot Tuotostiedot valmistelun käynnistämisen ehdottaminen SADe-ohjelmapäällikkö: laatii ehdotuksen hankkeen valmistelun käynnistämisestä SADe-ohjelman tavoitteiden ja Hanke-ehdotuksen pohjalta neuvottelee ja hyväksyttää hankkeen valmistelun käynnistämisen ja rahoituksen JulkICT-johdon kanssa esittelee hankkeen valmistelemisen ehdotuksen SADe-johtoryhmässä Hankeehdotuksen arviointikriteerit Hanke-ehdotus SADeohjelman tavoitteet Päätös hankkeen valmistelun käynnistämisestä valmistelun käynnistämisestä päättäminen SADe-koordinaattori tukee hanketta Hanke-ehdotuksen rikastamisessa JulkiICT-johto: myöntää hankkeelle rahoituksen valmistelua varten hyväksyy ehdotuksen hankkeen valmistelun käynnistämisestä tai pyytää tarkentamaan ehdotusta SADe johtoryhmä: arvioi ja tarkentaa Hanke-ehdotusta puoltaa hankkeen valmistelun käynnistämistä HANKE-EHDOTUKSEN VALMISTELU: HANKKEEN KUVAUS ] [HANKE-EHDOTUKSEN VALMISTELU: HANKKEEN ARVIOINTI ] Paluu prosessikaavioon 66

67 SADe OH valmisteluvaiheesta esiselvitykseen - 2(3) Tehtävä Kuvaus Lähtötiedot Tuotostiedot valmistelun organisointi ja tuki valmistelun arviointi ja esiselvityksen käynnistämisen ehdottaminen valmistelun hyväksyminen ja esiselvitysvaiheen käynnistämisestä päättäminen SADe-ohjelmapäällikkö suunnittelee ja organisoi hankkeen valmistelun tuen SADe-koordinaattori arvioi hankkeen valmistelun toteutusta ja tuotoksia tukee hankkeen valmistelua [HANKE-EHDOTUKSEN VALMISTELU: HANKKEEN KUVAUS ] [HANKE-EHDOTUKSEN VALMISTELU: HANKKEEN ARVIOINTI ] SADe-ohjelmapäällikkö: arvioi ja hyväksyy omalta osaltaan hankkeen valmistelun tai pyytää tarkentamaan valmistelua neuvottelee JulkICT-johdon kanssa valmisteluun edistymisestä ja tuen tarpeesta neuvottelee hankkeen esiselvityksen rahoituksen myöntämisestä ja ehdottaa siirtymistä esiselvitysvaiheeseen esittelee hankkeen valmistelun SADe-johtoryhmässä ja ehdottaa siirtymistä esiselvitysvaiheeseen merkitsee päätöksen Ohjelmalokiin JulkiICT-johto: myöntää hankkeelle rahoituksen esiselvitystä varten hyväksyy valmistelun ja ehdotuksen hankkeen esiselvityksen käynnistämisestä tai pyytää tarkentamaan valmistelua tai ehdotusta SADe johtoryhmä: arvioi valmistelun tuloksia puoltaa hankkeen esiselvitysvaiheen käynnistämistä Päätös hankkeen valmistelun käynnistämisestä Hanke-ehdotus SADeohjelman tavoitteet Hanke-ehdotus Alustava kust / hyöty-laskelma organisointisuunnitelma Palveluiden käyttöönottosuunnitelma Hankeehdotuksen arviointi Päätös hankkeen esiselvityksen käynnistämisestä Ohjelmaloki Paluu prosessikaavioon 67

68 SADe OH valmisteluvaiheesta esiselvitykseen - 3(3) Tehtävä Kuvaus Lähtötiedot Tuotostiedot Viestinnän sisällön ja toteutustavan hyväksyntä SADe-ohjelmapäällikkö: määrittelee viestinnän tavoitteet ja antaa viestinnän tehtäväksi arvioi ja hyväksyy viestinnän sisällön ja toteutustavan [VIESTINTÄ: OHJELMAN VIESTINTÄ ] Päätös esiselvityksen käynnistämisestä Viestinnän suunnitelma Viestinnän tavoitteet Paluu prosessikaavioon 68

69 SADe-ohjelmanhallinta esiselvityksestä toteutukseen - 0 ohjaus JulkICT-johto SADe-johtoryhmä Puoltaa hankkeen toteutuksen käynnistämistä Päättää hankkeen toteutuksen käynnistämisestä ja rahoituksesta Ei Päätös Kyllä Päätös toteutuksen käynnistämisestä Ohjelmaloki koordinointi ja tuki SADe-ohj.päällikkö SADe-koordinaattori Organisoi hankkeen esiselvityksen tuen Arvioi ja tukee hankkeen esiselvitystä esiselvityksen suunnitelma Tarkennettu kust./hyötylaskelma Hankesuunnitelma Palveluiden käyttöönottosuunnitelma Arvioi hankkeen esiselvityksen onnistumista ja ehdottaa toteutusvaiheeseen siirtymistä Organisoi hankkeen suunnitelmien auditoinnin Hyväksyy viestinnän sisällön ja toteutustavan Paluu prosessilistaan kuvaus esiselvitys arviointi Hankesuunnitelman arviointi Auditointi Hankesuunnitelman auditointi Viestintä viestintä 69

70 Tehtävä Kuvaus Lähtötiedot Tuotostiedot esiselvityksen tuen organisointi ja tuki esiselvityksen arviointi ja hankkeen toteutuksen käynnistämisen ehdottaminen esiselvityksen hyväksyminen ja hankkeen toteutuksen käynnistämisen päättäminen SADe OH esiselvityksestä toteutukseen - 1(2) SADe-ohjelmapäällikkö suunnittelee ja organisoi hankkeen esiselvityksen tuen SADe-koordinaattori arvioi hankkeen esiselvityksen toteutusta ja tuotoksia tukee hankkeen esiselvityksen toteutusta [HANKEEN ESISELVITYS: HANKKEEN KUVAUS ] [HANKEEN ESISELVITYS: HANKKEEN ARVIOINTI ] SADe-ohjelmapäällikkö: arvioi ja hyväksyy omalta osaltaan hankkeen esiselvityksen onnistumista tai pyytää tarkentamaan esiselvitystä hankkeen esiselvityksen auditoinnin tulosten perusteella neuvottelee JulkICT-johdon kanssa esiselvityksen edistymisestä ja tuen tarpeesta neuvottelee hankkeen toteutuksen rahoituksen myöntämisestä ja ehdottaa siirtymistä toteutusvaiheeseen esittelee hankkeen esiselvityksen SADe-johtoryhmässä ja ehdottaa siirtymistä toteutusvaiheeseen Merkitsee päätöksen Ohjelmalokiin SADe-koordinaattori organisoi Hankesuunnitelman auditoinnin ja arvioi hankkeen esiselvityksen toteutusta ja tuotoksia Päätös hankkeen esiselvityksen käynnistämisestä esiselvityksen suunnitelma Tarkennettu kust / hyötylaskelma Hankesuunnitelma Palveluiden käyttöönottosuunnitelma Hankesuunnitelman arviointi esiselvityksen suunnitelma Tarkennettu kust / hyötylaskelma Hankesuunnitelma Palveluiden käyttöönottosuunnitelma Hankesuunnitelman arviointi Päätös hankkeen toteutuksen käynnistämisestä Ohjelmaloki kuvaus jatkuu Paluu prosessikaavioon 70

71 Tehtävä Kuvaus Lähtötiedot Tuotostiedot kuvaus jatkuu JulkiICT-johto: myöntää hankkeelle rahoituksen toteutusta varten hyväksyy esiselvityksen ja ehdotuksen hankkeen toteutuksen käynnistämisestä tai pyytää tarkentamaan esiselvitystä tai ehdotusta toteutusvaiheeseen siirtymisestä esiselvityksen arviointi ja hankkeen toteutuksen käynnistämisen ehdottaminen esiselvityksen hyväksyminen ja hankkeen toteutuksen käynnistämisen päättäminen SADe OH esiselvityksestä toteutukseen - 2(2) SADe johtoryhmä: arvioi esiselvityksen tuloksia puoltaa hankkeen esiselvityksen hyväksymistä ja toteutusvaiheen käynnistämistä [RIIPPUMATON AUDITOINTI: HANKESUUNNITELMAN AUDITOINTI ] Viestinnän sisällön ja toteutustavan hyväksyntä SADe-ohjelmapäällikkö: määrittelee viestinnän tavoitteet ja antaa viestinnän tehtäväksi arvioi ja hyväksyy viestinnän sisällön ja toteutustavan [VIESTINTÄ: OHJELMAN VIESTINTÄ ] Päätös toteutuksen käynnistämisestä Viestinnän suunnitelma Viestinnän tavoitteet Paluu prosessikaavioon 71

72 SADe-ohjelmanhallinta seuranta ja ohjaus - 0 ohjaus JulkICT-johto SADe-johtoryhmä Pyytää selvitystä hankkeen toteutuksesta Arvioi ja ohjaa hankkeen toteutusta Hyväksyy päätösesityksen ja päättää hankkeiden rahoituksesta Arvioi palveluiden pilotoinnin tuloksia Pyytää selvitystä asiaan Osallistuu ja hyväksyy selvityksen Ei Päätös Kyllä SADe johtoryhmän kokouspöytäkirja Johdon tilanneraportti Ohjelmaloki koordinointi ja tuki SADe-ohj.päällikkö SADe-koordinaattori tilanneraportti Arvioi hankkeen toteutusta Arvioi ja tukee hankkeen toteutusta Raportoi ohjelman tilanteesta ja edistymisestä Raportoi hankkeen tilanteesta ja edistymisestä Palveluiden pilotoinnin suunnitelmat ja tulokset Arvioi palveluiden pilotoinnin onnistumista Arvioi ja tukee palveluiden pilotoinnin toteutusta ohjaus ja toteutus Organisoi selvityspyynnön käsittelyn ja raportoi tuloksista Ohjaa selvityksen laatimista Hyväksyy viestinnän sisällön ja toteutustavan Viestintä Hankesuunnitelma Paluu prosessilistaan toteutus muutoshallinta Palveluiden pilotointi viestintä 72

73 Tehtävä Kuvaus Lähtötiedot Tuotostiedot edistymisen seuranta ja tuki SADe OH seuranta ja ohjaus - 1(4) SADe-koordinaattori arvioi hankkeen toteutuksen edistymistä tukee hankkeen toteutusta vastaa JulkICT-johdon selvityspyyntöihin puuttuu ongelmiin ja ehdottaa SADe-ohjelmpäällikölle muutostarpeen käsittelyä Olennaisen muutoksen hallinta-prosessissa tilanneraportti Hankesuunnitelma Selvitysraportti Muutosesitys seuranta ja ohjaus SADe-ohjelmapäällikkö: arvioi hankkeen toteutuksen edistymistä vastaa JulkICT-johdon selvityspyyntöihin puuttuu ongelmiin ja siirtää olennaisen muutostarpeen havaittuaan asian JulkiICT-johto: hyväksyy hankkeen etenemisen tai esittää selvityspyynnön ja hyväksyy selvityksen tulokset [HANKKEEN TOTEUTUS: HANKKEEN TOTEUTUS ] [HANKKEEN OHJAUS: HANKKEEN MUUTOSHALLINTA ] [HANKKEEN TOTEUTUS: PALVELUIDEN PILOTOINTI ] Paluu prosessikaavioon 73

74 Tehtävä Kuvaus Lähtötiedot Tuotostiedot ja ohjelman edistymisen seuranta raportointi seuranta ja ohjaus sekä rahoituksesta päättäminen SADe OH seuranta ja ohjaus - 2(4) SADe-koordinaattori arvioi ja tukee hankkeen tilanneraportointia vertaa hankkeen tilanteesta ja edistymistä Hankesuunnitelmaan koostaa Johdon tilanneraportin hankkeiden osalta SADe-ohjelmapäällikkö: raportoi hankkeen tilanteesta ja edistymisestä kokousaikataulun mukaisesti SADe-johtoryhmälle neuvottelee hankkeen toteutuksen vuosittaisen rahoituksen myöntämisestä vuosikellon mukaisesti laatii JUlkICT-johdolle päätösesitykset koostaa Johdon tilanneraportin ohjelman yhteisten asioiden osalta JulkiICT-johto: ohjaa hankkeen toteutusta hyväksyy hankkeen etenemisen päättää hankkeen vuosittaisesta rahoituksesta ja hyväksyy muut päätösesitykset SADe-johtoryhmä: arvioi hankkeen tilannetta ja edistymistä hyväksyy hankkeen edistymisen tai pyytää selvitystä ohjaa päätöksillään hankkeen toteutusta [HANKKEEN TOTEUTUS: HANKKEEN TOTEUTUS ] SADejohtoryhmän kokousaikataulu Vuosikello tilanneraportti Hankesuunnitelma Johdon tilanneraportti SADejohtoryhmän kokouspöytäkirja Johdon tilanneraportti Paluu prosessikaavioon 74

75 Tehtävä Kuvaus Lähtötiedot Tuotostiedot Palveluiden pilotoinnin arviointi ja tuki SADe OH seuranta ja ohjaus - 3(4) SADe-ohjelmapäällikkö: arvioi pilotoinnin tuloksia esittelee pilotoinnin tuloksia SADe-johtoryhmälle tekee merkinnän Ohjelmalokiin palveluiden pilotoinnista Palveluiden pilotoinnin suunnitelma ja tulokset SADejohtoryhmän kokous Ohjelmaloki Palveluiden pilotoinnin arviointi SADe-koordinaattori arvioi ja tukee palveluiden pilotoinnin suunnittelua ja toteutusta sekä arvioi pilotoinnin tuloksia raportoi palveluiden pilotoinnin tuloksista SADe-ohjelmapäällikölle SADe-johtoryhmä: arvioi pilotoinnin tuloksia hyväksyy palveluiden pilotoinnin ja tulokset tai pyytää selvitystä ohjaa päätöksillään pilotointia Selvityspyynnön esittäminen ja selvityksen hyväksyminen Selvityksen laatimisen organisointi ja ohjaus kuvaus jatkuu Paluu prosessikaavioon [HANKKEEN TOTEUTUS: PALVELUIDEN PILOTOINTI ] SADe-johtoryhmä: pyytää selvitystä hankkeen toteutukseen tai pilotointiin liittyvään asiaan hyväksyy selvityksen tai pyytää tarkentamaan selvitystä SADe-ohjelmapäällikkö: organisoi arvioi selvityksen laatimisen ja hyväksyttää selvityksen JulkICT-johdolla raportoi selvityksestä SADe-johtoryhmälle SADe-koordinaattori ohjaa hanketta selvityksen laatimisessa Selvityspyyntö Selvityksen raportti 75