LIIKETOIMINTATIEDON HALLINTA SUOMESSA TOIMIVISSA YRITYKSISSÄ VUONNA 2013 RAPORTTI TUULI TYRVÄINEN TIMO TUOMENPURO MIKA HANNULA

Transkriptio

1 LIIKETOIMINTATIEDON HALLINTA SUOMESSA TOIMIVISSA YRITYKSISSÄ VUONNA 2013 RAPORTTI TUULI TYRVÄINEN TIMO TUOMENPURO MIKA HANNULA

2 2 Sisällysluettelo 1. Tiivistelmä Tutkimuksen tausta ja tavoite Toteutus Tutkimuksen tulokset Toiminnan määrittely Liiketoimintatiedon hallinnan organisointi Liiketoimintatiedon hallinnan menetelmät ja työkalut Liiketoimintatiedon hallinnan hyödyt Tulevaisuus Johtopäätökset LÄHTEET LIITTEET... 42

3 3 1. Tiivistelmä Liiketoimintatiedon hallinnan tutkimus toteutettiin vuonna 2013 Tampereen teknillisen yliopiston Tiedonhallinnan ja logistiikan laitoksen ja KPMG:n yhteistyöprojektina tarkoituksena jatkaa 2000-luvun alussa aloitettua tutkimusperinnettä sekä tunnistaa alan kehityssuuntia. Tutkimuksen tulokset on raportoitu tässä dokumentissa sekä englanninkielisessä diplomityössä (Tuuli Tyrväinen, Business intelligence trends in Finland in 2013, Tampereen teknillinen yliopisto). Aikaisempien tutkimusten tapaan tavoitteena oli selvittää, miten Suomessa toimivat yritykset toteuttavat liiketoimintatiedon hallintaa ja mihin suuntaan se on kehittymässä. Poiketen vuosien 2002, 2005, 2007 ja 2009 tutkimuksista, vuonna 2013 vastaajiksi haettiin yrityksiä liikevaihdollisesti Suomen 500 suurimman yrityksen joukosta, eikä otos keskittynyt enää vain 50 suurimpaan yritykseen. Vuonna 2013 tavoitteena oli saada 60 vastaajaa tasaisesti eri toimialoilta. Kontaktoiduista 96 yrityksestä 56 osallistui tutkimukseen, joten vastausprosentiksi muodostui 58%. Tutkimuksien vertailtavuuden säilyttämiseksi kyselylomakepohjassa (liite 1) on pyritty säilyttämään pääosa vuoden 2009 tutkimuksen kysymyksistä, mutta niitä on muokattu ja jäsennelty uudelleen uusimman tutkimuksen tavoitteiden mukaisesti. Tutkimuksen tulokset osoittavat, että kaikki tutkimukseen osallistuneet yritykset hyödyntävät liiketoimintatiedon hallintaa toiminnassaan. Kuitenkaan 69% yrityksistä ei ole määritellyt erillistä strategiaa liiketoimintatiedon hallinnalle, 63% yrityksistä ei ole omaa erillistä budjettia liiketoimintatiedon hallinnalle, eikä liiketoimintatiedon hallinnalle ole usein määritelty päävastuullista henkilöä (53% yrityksistä). Vastanneista 61% koki olevansa kehittymisvaiheessa tai tunnistaneensa joitain kehityskohtia liiketoimintatiedon hallinnan suhteen. Yrityksistä 83% aikoo kasvattaa huomattavasti tai hieman liiketoimintatiedon hallinnan panostuksia seuraavan viiden vuoden aikana. Keskeisimmiksi johtopäätöksiksi voidaan muodostaa, että liiketoimintatiedon hallinta on vakinaistanut asemansa Suomessa toimivien suurien yritysten toiminnassa. Sitä ei kuitenkaan käsitellä yrityksissä erillisenä kokonaisuutena, vaan liiketoimintatiedon hallinta on usein hajautunut yrityksen eri toimintoihin. Liiketoimintatiedon hallinnassa ei koeta vielä oltavan parhaalla mahdollisella tasolla ja toiminnassa on havaittu kehityskohteita, joita ollaan viemässä eteenpäin. 2. Tutkimuksen tausta ja tavoite Tiedon määrän kasvu teknologisen kehityksen vauhdittamana on ollut huomattavaa viimeisten vuosikymmenien ajan. Samalla on kasvanut myös tarve löytää oleellinen tieto laajenevasta datamassasta. Liiketoimintatiedon hallinnalla (eng. business intelligence) tarkoitetaan systemaattista toimintaa, jonka avulla organisaatio kerää, analysoi ja hyödyntää tietoa päätöksenteon tueksi. Tiedon jalostamisen prosessissa voidaan käyttää hyödyksi sekä organisaation sisäistä (esim. tuotanto- ja myyntiluvut) että ulkoista liiketoimintatietoa (esim. toimialaa koskevat uutiset). Tampereen teknillisen yliopiston tiedonhallinnan ja logistiikan laitos on tutkinut Suomessa toimivien suurten yritysten liiketoimintatiedon hallinnan toimintoja, organisoitumista ja kehittymistä säännöllisin

4 4 väliajoin. Tutkimus on toteutettu aikaisemmin vuosina 2002, 2005, 2007 ja Viimeisin tutkimuskerta vuodelta 2013 on siis jo viides toteutus tutkimussarjassa. Tutkimuksen tavoitteena on edellisten tutkimusten tapaan selvittää, miten Suomessa toimivat yritykset toteuttavat liiketoimintatiedon hallintaa ja mihin suuntaan se on kehittymässä. Aikaisemmista toteutuskerroista poiketen tutkimuksen kohteena ei ole enää Suomen 50 liikevaihdollisesti suurinta yritystä. Vuoden 2013 liiketoimintatiedon hallinnan tutkimukseen osallistujat on valittu 500 liikevaihdollisesti suurimman yrityksen joukosta (Talouselämän listaus 2012), sillä tavoitteena on ollut saada vaihtelevampi otos toimialojen näkökulmasta. Aikaisempina vuosina Suomen suurimmat yritykset, ja tätä kautta myös osallistujat, ovat painottuneet teollisuuden alalle. Vaikka tutkittava kohderyhmä laajeni 50 suurimman yrityksen ulkopuolelle, on silti pienimmänkin yrityksen liikevaihto vähintään 87 miljoonaa euroa. 3. Toteutus Tutkimus toteutettiin keväällä 2013 kyselytutkimuksena, jossa osallistujat haastateltiin puhelimitse muutamia poikkeuksia lukuun ottamatta. Yksi haastattelu toteutettiin kasvotusten ja kahdeksan osallistujaa vastasi itsenäisesti sähköiseen kyselyyn. Kaikille vastaajille välitettiin etukäteen kyselylomake (liite 1) sekä saatekirje (liite 2), jossa oli avattu tutkimuksen taustaa ja selitetty kyselyssä esiintyviä termejä. Puhelimitse tehtyjen haastatteluiden aikana haastattelija kirjasi vastaukset suoraan Webropoltyökalulla toteutettuun sähköiseen lomakkeeseen. Vastausten analysointi tapahtui hyödyntämällä Webropol-, Excel- ja Word -työkaluja. Kysymykset olivat aikaisempien toteutusten tapaan suurelta osin monivalintakysymyksiä, mutta myös avoimia kysymyksiä käytettiin paremman kokonaiskuvan saamiseksi. Vertailtavuus aikaisempiin tutkimuksiin pyrittiin säilyttämään mahdollisuuksien mukaan. Vain yksi kysymys poistettiin kokonaan ja muita kysymyksiä muokattiin kysymyksen muotoilun ja vastausvaihtoehtojen osalta. Myös uusia kysymyksiä lisättiin muutama ja kyselyn rakennetta muokattiin uuden tutkimuksen tarpeisiin sopivammaksi. Uusien kysymyksien ja tehtyjen muokkausten seurauksena lomakkeen pituus kasvoi hieman aikaisempiin vuosiin verrattuna. Tutkimuksen tavoitteena oli saada 60 osallistujaa tasaisesti eri toimialoilta. Kontaktoiduista 96 yrityksestä kyselyyn vastasi lopulta 56, jotka jaettiin seitsemään toimialaryhmään taulukon 1 mukaisesti. Vastausprosentiksi muodostui siis 58%. Aikaisemmilla kerroilla, kun tarkastelun kohteena on ollut vain 50 suurinta yritystä, vastausprosentti on ollut 92% vuonna 2002, 82% vuonna 2005, 96% vuonna 2007 ja 64% vuonna Osallistuvat yritykset valittiin niiden liikevaihdon perusteella. Valinnan pohjana käytettiin Talouselämän vuonna 2012 tekemää listausta Suomen liikevaihdollisesti 500 suurimmasta yrityksestä (Talouselämä 2012). Pääpaino pysyi kuitenkin edelleen listan kärkipäässä, sillä osallistuneista 56 yrityksestä 27 kuului 50 suurimman yrityksen joukkoon ja 38 yritystä 100 suurimman yrityksen joukkoon. Tutkimukseen osallistuneista yrityksistä melkein kaikki (51 kpl) kuuluivat 300 liikevaihdollisesti suurimman yrityksen joukkoon. Yksittäiset vastaajat olivat pääasiassa johtotason henkilöitä (esimerkiksi

5 5 talousjohtaja ja kehitysjohtaja) tai liiketoimintatiedon hallinnan, talous- ja IT-yksiköiden ylempiä toimihenkilöitä (esimerkiksi BI-päällikkö, group controller, business controller ja group IT-manager). Taulukko 1. Osallistuneiden yritysten toimialajako Toimiala Energia Kiinteistöt ja rakentaminen Yritysten lukumäärä Kuluttajatuotteet ja kaupan ala Pankki- ja rahoitustoiminta, vakuutus ja omaisuuden hoito Tietotekniikka, media ja telekommunikaatio Teollisuus Tarkasteltaessa kaikkien vastausten tuloksia, voidaan tuloksia pitää jossain määrin yleistettävinä kaikille Suomessa toimiville suurille yrityksille. Toimialakohtaisten tarkastelujen suhteen tulee olla kriittisempi, sillä kuten taulukko 1 kertoo, yhtä toimialaa edustaa joissain tapauksissa vain kuusi yritystä. Vastauksia tarkasteltaessa on huomioitava, että vastaajat saattoivat jättää joitain kysymyksiä tai niiden osioita tyhjäksi, joten kaikkien kysymysten N ei ole sama. Esimerkiksi jos haastateltavan rooli oli enemmän sisäisen liiketoimintatiedon hallinnan puolella, niin ulkoisen liiketoimintatiedon hallintaa koskeviin kysymyksiin saatettiin jättää vastaamatta. Myös toimiala saattoi vaikuttaa vastauksiin, sillä kaikkia vastausvaihtoehtojen toimintoja ei välttämättä löytynyt yrityksestä tai kysymyksien kohdat eivät olleet relevantteja yrityksen toimialan näkökulmasta. Vastausmäärien vaihtelut on huomioitu raportissa tarkemmin yksittäisten kysymyksien tarkastelussa. Raportti tulee käsittelemään kyselylomakkeen osiot niiden esiintymisjärjestyksessä kysymyksittäin. Muu 1 4. Tutkimuksen tulokset 4.1. Toiminnan määrittely Taustatietojen määrittämisen jälkeen, ensimmäisessä varsinaisessa kysymyksessä tiedusteltiin, onko yrityksessä tai konsernissa tietoisesti toteutettua toimintaa omaan liiketoimintaan tai liiketoimintaympäristöön liittyvän tiedon keräämiseksi ja analysoimiseksi (kysymys 3, liite 1). Kaikilla osallistuneilla yrityksillä (100%) oli tunnistettavissa kysymyksen määrittelemää toimintaa. Tutkimussarjaan liittyvien aikaisempien tuloksien perusteella voidaan sanoa, että liiketoimintatiedon hallinta on vakinaistanut asemansa osana yrityksien toimintaa. Taulukosta 2 käy ilmi liiketoimintatiedon hallintaa hyödyntävien yritysten osuus tutkimuksiin osallistuneista yrityksistä. Taulukko 2. Liiketoimintatiedon hallintaa hyödyntävät yritykset % 95% 98% 100% 100% 1 Ryhmän Muu yritykset toimivat kuluttajapalveluiden, yrityspalveluiden tai kuljetuksen ja huolinnan alalla.

6 6 Kysymyksen 4 (liite 1) tarkoituksena oli virittää vastaajat aihepiirin pariin kysymällä, mitkä ovat tärkeimmät keinot ja työkalut, joiden avulla yrityksen johto pysyy ajan tasalla yrityksen tilanteesta. Todennäköisesti kysymyksen avoimesta luonteesta johtuen jotkin vastaukset jäivät hyvin yleiselle tasolle kun taas joissain vastaukissa mentiin yksityiskohtaisemmalle tasolle. Vastauksista voitiin kuitenkin tunnistaa tiettyjä teemoja kuten raportointi, tietojärjestelmäratkaisut, mittaristot ja seuranta, ennustaminen, vuorovaikutus, kilpailijoihin ja asiakkaisiin liittyvä tiedonkeruu sekä muut selvitykset ja palvelut kuten uutis- ja markkinaseuranta. Yleisin vastaus, joka esiintyi 66% vastauksista, oli raportointi. Vastauksissa puhuttiin yleisesti raportoinnista, raporteista tai raportoinnin ratkaisuista, mutta käytettiin myös kohdistetumpia termejä kuten taloudellinen raportointi, johdon raportointi ja tulosraportointi. Raportoinnin saatettiin kertoa pohjautuvan portaaliratkaisuun ja joissain tapauksissa raportointi kytkeytyi yrityksen erilaisiin järjestelmiin, ohjelmistoihin ja tietokantoihin. Erilaiset tietojärjestelmäratkaisut ja ohjelmistot esiintyivät myös muissa yhteyksissä. Vastauksissa mainittiin erikseen kaksi kertaa toiminnanohjausjärjestelmät (ERP), neljästi asiakastiedon hallinnan järjestelmät (CRM) ja neljästi tietovarastoinnin ratkaisut (data warehouse). Seitsemässä vastauksessa puhuttiin myös tietojärjestelmistä ja operatiivisista järjestelmistä sekä yleisesti erilaisista järjestelmistä. Kahdeksassa vastauksessa viitattiin myös erikseen liiketoimintatiedon hallintaan tarkoitettuihin työkaluihin termeillä BI-portaali, BI-järjestelmä, BIplatform, BI-välineet ja BI-toiminto. Erilaiset toiminnan mittarit ja seuranta nähtiin myös tärkeinä elementteinä johdon näkökulmasta. Vastausten yhteydessä puhuttiin muun muassa palveluprosessien mittaristosta, osaamismittareista, KPImittareista, balanced scorecard ratkaisuista, tiettyjen toimialojen kokonaiskehittymisen luvuista, lainsäädännön seurannasta sekä poliittisesta ja yhteiskunnallisesta seurannasta. Seurannan alla olivat myös omalle henkilöstölle suunnattujen kyselyiden tulokset. Mittareita mainittiin seurattavan erilaisin aikavälein esimerkiksi vuosittain, puolivuosittain, kvartaaleittain ja kuukausittain. Yhdessä vastauksessa mainittiin mittareiden seurantaan olevan oma ohjelmistonsa. Ennustaminen oli myös eräs teema, jota käsiteltiin muutamissa vastauksissa. Ennustaminen, ennusteet ja suhdanne-ennusteet mainittiin neljässä eri vastauksessa. Vastauksissa kävi ilmi myös johdon mielenkiinto kilpailijoihin ja asiakkaisiin liittyvään tietoon. Vastauksissa puhuttiin yleisesti kilpailijaseurannasta ja kilpailijatiedosta sekä kerrottiin yritysten hyödyntävän kilpailijaprofiileita, kilpailija-analyysejä sekä kilpailijoiden vuosikertomuksia. Asiakkaisiin liittyvä tieto ja asiakkaiden käyttäytyminen, yleisesti asiakkailta saatava tieto, asiakaskyselyt ja - keskustelut sekä asiakastyytyväisyyden mittaaminen esiintyivät myös vastaukissa. Yritykset hyödynsivät myös selvityksiä ja muita palveluita kuten konsultointia, bechmarkingia, makrokatsauksia, ulkopuolisia tutkimuksia ja yritykselle teetettäviä lopputöitä. Eniten mainintoja tällaisista selvityksistä ja palveluista saivat kuitenkin uutispalvelut (vaihtoehtoisesti uutisportaali, lehdistökatsaus tai yleisemmin mediaseuranta) ja markkinaseuranta (vaihtoehtoisesti markkinatutkimukset, markkina-analyysit, markkinainformaatiopalvelut, markkinakatsaus jne.). Melkein yhtä usein mainittiin myös Ad hoc selvitykset ja muut tapauskohtaiset analyysit.

7 7 Keskustelut ja yleinen vuorovaikutus koettiin myös tärkeiksi keinoiksi yrityksen johdon ajan tasalla pitämisessä. Johtoryhmien kokoukset, seurantapalaverit ja verkostoituminen kollegoiden kanssa mainittiin tärkeinä asioina. Yhdessä vastauksessa nähtiin, että tieto kulkeutuu alemmilta portailta johtoportaalle työnteon kautta. Myös eräässä toisessa vastauksessa mainittiin erikseen, että alaiset ovat tärkeä tiedonlähde ja viitattiin tiedon välittyvän juuri palaverien ja ohjausryhmien kautta. Alan liitot korostuivat myös yhdessä vastauksessa tärkeäksi tietolähteeksi. Kyselyssä omaan liiketoimintaan tai liiketoimintaympäristöön liittyvän tiedon keräämisestä ja analysoimisesta käytettiin termiä liiketoimintatiedon hallinta. Kysymyksessä 5 (liite 1) haluttiin tietää, millä nimellä toimintaa kutsutaan yrityksissä. Vastausvaihtoehtoina kysymykseen oli annettuna business intelligence, competitive intelligence, liiketoimintatiedon hallinta, market intelligence, tiedolla johtaminen ja täydennettävä vaihtoehto ( Jokin muu, mikä? ). Vastausten jakautuminen eri vaihtoehtoihin voidaan nähdä kuvasta % 40 % 35 % 30 % 25 % 20 % 15 % 10 % 5 % 0 % 40 % 33 % 16 % 5 % 4 % 2 % N = 55 Kuva 1. Toiminnasta käytetyt termit Jokin muu vaihtoehdossa kolmessatoista vastauksessa oltiin mainittu useampia nimityksiä. Näistä vastauksista kymmenessä mainittiin käytettävän myös termiä business intelligence. Samalla tavalla myös market intelligence (7 mainintaa), liiketoimintatiedon hallinta (4 mainintaa), tiedolla johtaminen (4 mainintaa) ja competitive intelligence (1 maininta) nostettiin esille Jokin muu kohdassa. Kahdeksan vastaajaa ilmoitti, että toiminnalle ei ole vakiintunutta nimitystä, mutta tästä huolimatta saattoivat mainita jotain yleisesti käytettyjä termejä. Toiminnasta käytettiin myös nimityksiä management reporting, customer insight, market insight, toimintaympäristön seuranta, johdon raportointi, raportointi, control function, markkinatiedon hallinta, finance and control reporting ja information management. Vastaajat kertoivat, että termejä käytetään riippuen siitä, millä osastolla siitä puhutaan tai mistä näkökulmasta sitä tarkastellaan. Esimerkiksi eräs vastaaja kertoi sisäisen toiminnan kulkevan nimellä business intelligence ja ulkoisen toiminnan market intelligence -nimellä. Toinen vastaaja puolestaan kertoi tiedolla johtamisen olevan kattotermi toiminnalle.

8 8 Vuonna 2009 business intelligence oli suosituin termi 56% osuudella, toiseksi suosituimpana vaihtoehtona oli tällöin vastaus Jokin muu (34%), kolmantena competitive intelligence (6%) ja neljäntenä liiketoimintatiedon hallinta (3%). Aikaisempaan tutkimukseen verrattuna termistö vaikuttaa hieman hajautuneemmalta. Tämä selittynee osittain kuitenkin sillä, että vastausvaihtoehtojen määrää lisättiin vuoden 2013 tutkimukseen. Kun listalla oli useampia vaihtoehtoja (vuonna kpl ja vuonna kpl) myös vastaukset hajautuivat näiden vaihtoehtojen kesken. Business intelligence -termin suosion laskua 56 prosentista 33 prosenttiin voidaan arvioida paremmin, kun otetaan huomioon, että termi mainittiin myös Jokin muu vastausten yhteydessä. Jos otetaan huomioon kaikki vastaukset, joissa business intelligence mainittiin vuonna 2013, vaihtoehdon suosio nousee 51 prosenttiin Liiketoimintatiedon hallinnan organisointi Liiketoimintatiedon hallinnan organisointia kartoitettiin kysymyksellä 6 (liite 1) kysymällä, onko yritykselle määritelty erillinen strategia liiketoimintatiedon hallinnalle. Erillinen strategia löytyi 31 prosentista yrityksiä. Kieltävästi vastanneita oli siis 69%, joista useat kommentoivat liiketoimintatiedon hallinnan strategian olevan hajautunut osaksi muita yrityksen strategioita. Esimerkiksi IT-strategia, tietojärjestelmästrategia ja asiakkuusstrategia saattoivat sisältää liiketoimintatiedon hallintaan liittyviä asioita. Liiketoimintatiedon hallinnalla saattoi olla yhteisesti hyväksytty toimintasuunnitelma, mutta virallista kirjattua strategiaa ei löytynyt. Vuonna 2009 vastanneista 47 prosentilla oli strategia liiketoimintatiedon hallinnalle, mikä on 16 prosenttiyksikköä vähemmän kuin vuonna Täytyy kuitenkin huomioida, että vuonna 2009 kysymys oli aseteltu muotoon: Onko yrityksellänne liiketoimintatiedon hallintastrategia? kun taas vuonna 2013 kysyttiin nimenomaan erillistä liiketoimintatiedon hallinnan strategiaa. Liiketoimintatiedon hallinnan erillisen strategian määrittäminen vaihtelee toimialoittain. Kuten kuvasta 2 voidaan nähdä, useimmin erillinen strategia liiketoimintatiedon hallinnalle on laadittu kuluttajatuotteiden ja kaupan alalla. Tällä alalla 50% yrityksistä löytyy strategia liiketoimintatiedon hallinnalle. Harvemmin erillinen strategia on tehty energia -alalla, jossa vain 17% yrityksistä on strategia liiketoimintatiedon hallinnalle.

9 9 Energia (N=6) 17 % 83 % Kiinteistöt ja rakentaminen (N=7) 29 % 71 % Kuluttajatuotteet ja kaupan ala (N=8) Pankki- ja rahoitustoiminta, vakuutus ja omaisuudenhoito (N=7) Tietotekniikka, media ja telekommunikaatio (N=9) 29 % 33 % 50 % % 67 % Ei Kyllä Teollisuus (N=12) 25 % 75 % Muu (N=6) 33 % 67 % 0 % 10 % 20 % 30 % 40 % 50 % 60 % 70 % 80 % 90 % 100 % Kuva 2. Erillisen liiketoimintatiedon hallinnan strategian määrittäminen eri toimialoilla Kysymyksessä 7 (liite 1) tiedusteltiin, onko sisäisen ja ulkoisen liiketoimintatiedon hallinnalle nimetty päävastuullinen henkilö. Sisäisen ja ulkoisen liiketoimintatiedon määritelmät oli avattu saatteessa (liite 2). Vastausvaihtoehdoissa oletettiin, että yrityksissä toimii yksi henkilö, joka vastaa sekä sisäisestä että ulkoisesta liiketoimintatiedon hallinnasta tai kaksi henkilöä, joista toinen vastaa sisäisestä ja toinen ulkoisesta liiketoimintatiedon hallinnasta. Jos tilanne ei vastannut kumpaakaan edellä mainituista, niin kysymykseen pystyi vastaamaan kieltävästi ja avaamaan tilannetta sanallisesti. Vastausten jakautuminen näiden kolmen vaihtoehdon kesken voidaan nähdä kuvasta 3. Vastauksia pyydettiin myös tarkentamaan kertomalla mahdollisten päävastuullisten henkilöiden asema yrityksessä. Tämä osoittautui joissain tapauksissa hankalaksi, sillä henkilöiden titteleitä ei välttämättä muistettu tai osattiin vain arvioida, että henkilö työskentelee jossain tietyssä yksikössä esimerkiksi tietohallinnossa. 60 % 50 % 53 % 40 % 30 % 20 % 10 % 18 % 29 % 0 % N=55 Kyllä, yksi ja sama henkilö Kyllä, kaksi henkilöä Ei Kuva 3. Onko sisäisen ja ulkoisen liiketoimintatiedon hallinnalle nimetty päävastuullinen henkilö?

10 10 Yritykset, joissa toiminnasta vastasi yksi ja sama henkilö, olivat vähemmistössä (18%). Näissä yrityksissä toiminnasta vastaavan titteli oli kolmessa tapauksessa talousjohtaja ja muita yksittäisiä titteleitä olivat esimerkiksi BI-manager, BI-päällikkö, kehitysjohtaja ja asiakkuusjohtaja. Yrityksistä 29 % toiminnasta oli vastuussa kaksi henkilöä, toinen ulkoiselle ja toinen sisäiselle liiketoimintatiedon hallinnalle. Näissä tapauksissa vastuuseen nimitettyjen henkilöiden tittelit olivat sisäisessä liiketoimintatiedon hallinnassa neljässä tapauksessa controller-tyyppisiä (esim. business controller ja pääcontroller), kahdessa tapauksessa talousjohtaja ja muita yksittäisiä titteleitä olivat esimerkiksi CTO, suunnittelun johtaja ja tietohallintojohtaja. Ulkoisen liiketoimintatiedon hallinnassa päävastuullisia olivat neljässä tapauksessa kehitysjohtaja tai päällikkö, kahdessa tapauksessa BI-manager ja muita yksittäisiä mainintoja saivat esimerkiksi market insight manager, talouspäällikkö ja tutkimusjohtaja. Kuten kuvasta 3 nähdään, suurimmassa osassa yrityksiä (53%) liiketoimintatiedon hallinta ei ollut yhden tai kahden henkilön vastuulla. Tarkemmista sanallisista vastauksista kävi ilmi, että toiminnalle ei ollut nimitetty yhtä tai useampaa vastuuhenkilöä, vaan vastuu oli hajaantunut. Vastuullisia saattoi olla nimettynä useampia kuin kaksi henkilöä tai vastuu saattoi olla osoitettu suuremmalle kokoonpanolle esimerkiksi erikseen kootulle ohjausryhmälle tai liiketoimintajohdolle. Vastuun kerrottiin olevan joissain tapauksissa jaettu osastoittain ja joissain liiketoiminta-aloittain. Jotkut mainitsivat, että toiminnalla ei ole sinänsä päävastuullisia, mutta käytettäville mekanismeille ja työkaluille löytyy vastuuhenkilöt. Kysymykseen 7 vastattiin kieltäväsi myös silloin kun toiselle toiminnolle, joko ulkoiselle tai sisäiselle liiketoimintatiedon hallinnalle, löytyi päävastuullinen, mutta toisen toiminnon osalta vastuu saattoi olla hajautunut. Joissain yrityksissä jakoa ei tehty lainkaan sisäisen ja ulkoisen näkökulmasta, vaan esimerkiksi operatiivisen tiedon ja taloustiedon välillä. Kysymyksessä 8 (liite 1) vastaajia kehotettiin tarkentamaan, kenen tai keiden alaisuudessa liiketoimintatiedon hallinnasta vastaavat henkilöt työskentelevät. Jos vastuuhenkilöitä oli vain yksi, niin hän toimi toimitusjohtajan alaisuudessa tai jonkun muun johtajan alla (esim. talousjohtaja tai strategiajohtaja). Jos vastuuhenkilöitä löytyi kaksi, niin sisäisestä liiketoimintatiedon hallinnasta vastaava toimi esimerkiksi talousjohtajan, business controllerin, ICT-palvelujohtajan tai johtoryhmän jäsenen alla. Ulkoisesta liiketoimintatiedon hallinnasta vastaavan mainittiin toimivan esimerkiksi toimitusjohtajan, vice presidentin, strategiajohtajan, viestintäjohtajan tai johtoryhmän jäsenen alla. Kielteisesti kysymykseen 7 vastanneet eli yritykset, joilla liiketoimintatiedon hallinnasta vastasi esimerkiksi useampi kuin kaksi henkilöä tai vastuu oli määritelty jotenkin muuten, kertoivat päävastuullisten toimivan esimerkiksi toimitusjohtajan, liiketoimintayksikön vetäjän, talousjohtajan tai johtoryhmän jäsenen alla. Kysymyksessä 8 pyydettiin myös kertomaan osasto, jolla henkilö työskentelee. Useimmiten henkilöiden kerrottiin toimivan talousosastolla, huolimatta siitä, mitä kysymykseen 7 oli vastattu. Vastauksissa mainittiin myös muita osastoja kuten markkinointi, liiketoiminnan suunnittelu, liiketoiminnan kehitys ja strategiaosasto. Joissain tapauksissa osastoa ei välttämättä pystytty määrittämään lainkaan (esim. johtoryhmän jäsenille). Kysymyksessä 9 vastaajat määrittelivät, kuinka monta henkilöä liiketoimintatiedon hallinta työllistää kokopäiväisesti ja osapäiväisesti. Kysymys osoittautui kuitenkin melko haastavaksi, sillä useilla vastaajilla oli vaikeuksia sanoa, mitkä kaikki työtehtävät luetaan liiketoimintatiedon hallinnaksi. Näin ollen myös liiketoimintatiedon hallinnan parissa työskentelevien henkilöiden määrää oli vaikea arvioida.

11 11 Haastavuutta lisäsi myös se, että suurissa yrityksissä vastaaja ei ollut välttämättä tietoinen kaikista yrityksen liiketoimintatiedon hallinnan toiminnoista. Vastauksien maksimiarvot olivat 2000 kokopäiväisten osalta (toiseksi suurin arvo 150 ja kolmanneksi suurin 55) ja 250 osapäiväisten osalta (toiseksi suurin arvo 75 ja kolmanneksi suurin 50). Maksimiarvot poikkesivat huomattavasti muista annetuista vastauksista, joten niistä kumpaakaan ei huomioitu keskiarvoja laskettaessa. Nämä rajoitukset huomioiden, kokopäiväisesti liiketoimintatiedon hallinta työllisti keskimäärin 10 henkilöä ja osapäiväisesti 11 henkilöä. Vuonna 2009 liiketoimintatiedon hallinta on työllistänyt keskimäärin 6 henkilöä kokopäiväisesti ja 15 henkilöä osapäiväisesti. Kysymyksessä 10 (liite 1) selvitettiin, onko yrityksillä liiketoimintatiedon hallinnalle omaa budjettia. Vastaajista 37% kertoi yrityksellä olevan oma budjetti liiketoimintatiedon hallinnalle. Yritykset, joista budjettia ei löytynyt (63%), olivat yleensä hajauttaneet budjetin muihin yrityksen budjetteihin. Pienin mainittu budjetti oli euroa ja suurin 12 miljoonaa euroa. Kaikkien budjettien mediaani oli euroa. Keskiarvoksi muodostui noin miljoona euroa, kun muista tuloksista huomattavasti poikkeavaa maksimiarvoa ei otettu huomioon. Vuonna 2009 hieman yli puolella yrityksistä (53%) oli oma budjetti liiketoimintatiedon hallinnalle ja se oli keskimäärin 0,5-1 miljoonaa euroa. Vastauksissa mainittu suurin budjetti oli tuolloin 2 miljoonaa euroa. Kuten kuvasta 4 voidaan nähdä, erillisen liiketoimintatiedon hallinnan budjetin esiintyminen vaihtelee toimialoittain. Kiinteistöt ja rakentaminen alalla yksikään yrityksistä ei laatinut erillistä budjettia kun taas teollisuudessa 58% yrityksistä kertoi liiketoimintatiedon hallinnalle löytyvän oma budjetti. Energia (N=6) 67 % 33 % Kiinteistöt ja rakentaminen (N=7) 0 % 100 % Kuluttajatuotteet ja kaupan ala (N=8) Pankki- ja rahoitustoiminta, vakuutus ja omaisuudenhoito (N=6) Tietotekniikka, media ja telekommunikaatio (N=9) 25 % 75 % 33 % 67 % 56 % 44 % Ei Kyllä Teollisuus (N=12) 42 % 58 % Muu (N=6) 50 % 50 0 % 10 % 20 % 30 % 40 % 50 % 60 % 70 % 80 % 90 % 100 % Kuva 4. Erillisen liiketoimintatiedon hallinnan budjetin esiintyminen eri toimialoilla Kysymys 11 (liite 1) koski yrityksen erilaisten toimintojen hyödyntämistä ja ulkoistamista. Vastaukset on esitetty kuvassa 5, mistä käy ilmi arvotettujen toimintojen nimet ja se, millä tasolla toiminto on ulkoistettu. Kuten kuvasta voidaan nähdä, toiminnot ovat yleensä ulkoistettu osittain tai kokonaan,

12 12 paitsi kilpailijaseurannassa, jota 53% yrityksistä toteuttaa sisäisesti. Vain yksi yritys mainitsi, että he eivät hyödynnä kilpailijaseurantaa. Muutoin kaikki yritykset toteuttivat listattuja toimintoja. 70 % 60 % 50 % 40 % 30 % 20 % 10 % 0 % 65,0 % 11,0 % 24,0 % 64,0 % 55,5 % 53,0 % 54,0 % 39,0 % 38,0 % 33,0 % 23,5 % 12,5 % 13,0 % 5,5 % 7,0% 2,0 % Toiminto hoidetaan sisäisesti Toiminto on ulkoistettu osittain Toiminto on ulkoistettu kokonaan Toimintoa ei hyödynnetä yrityksessä Kuva 5. Yrityksen toimintojen ulkoistamisen aste. Valmiiksi annettuja toimintoja oli myös mahdollista täydentää kohdassa Jokin muu, mikä?, johon tuli joitakin yksittäisiä vastauksia. Sisäisesti hoidettaviksi toiminnoiksi lisättiin sisäinen taloustieto, asiakaskannan analytiikka ja mallinnukset, mittariseuranta, messut ja haastattelut, yrityksen kansainväliseltä puolelta tulevat raportit, viranomaistiedot ja toimialaseuranta. Osittain ulkoistettujen toimintojen osalta lisättiin henkilöstötyytyväisyyskyselyt ja toimialan omat tilastot. Kokonaan ulkoistetuksi eräs yritys mainitsi tilastokeskuksen materiaalit. Kysymyksessä 12 (liite 1) vastaajia pyydettiin arvioimaan, ketkä ovat liiketoimintatiedon hallinnan keskeisiä käyttäjiä yrityksessä. Käyttäjäryhmiä piti arvioida sen mukaan, kuinka tärkeää liiketoimintatiedon hallinnan tuottama tieto niille on. Vastauksien keskiarvot ryhmäkohtaisesti on esitetty kuvassa 6.

13 13 Ylin johto 4,84 Keskijohto 4,33 Asiantuntijat 3,56 Muu henkilöstö N=55 2, Kuva 6. Liiketoimintatiedon hallinnan keskeiset käyttäjät sen mukaan, kuinka tärkeää liiketoimintatiedon hallinnan tuottama tieto niille on. (1 = ei lainkaan tärkeää, 5 = erittäin tärkeää) Liiketoimintatiedon hallinnan tuottama tieto on tärkeintä ylimmälle johdolle (4,84), jonka jälkeen laskevassa järjestyksessä tulevat keskijohto (4,33), asiantuntijat (3,56) ja muu henkilöstö (2,36). Vuonna 2009 vastaavat keskiarvot olivat 4,81 ylimmälle johdolle, 4,25 keskijohdolle, 3,75 asiantuntijoille ja 2,77 muulle henkilöstölle. Ylin johto ja keskijohto ovat siis aavistuksen verran vahvistaneet asemaansa liiketoimintatiedon hallinnan keskeisinä käyttäjinä. Kysymyksessä 13 (liite 1) kysyttiin, missä yrityksen toiminnoissa liiketoimintatiedon hallinnan tuottamaa tietoa käytetään. Toimintoja tuli arvioida tiedon hyödyntämismäärän perusteella. Kooste vastauksien keskiarvoista on esitetty kuvassa 7, jonka mukaan kolme tärkeintä toimintoa ovat strateginen liiketoiminnan suunnittelu ja kehittäminen (4,55), myynti ja/tai markkinointi (4,15) ja asiakkuuksien hallinta (4,07).

14 14 Strateginen liiketoiminnan suunnittelu ja kehittäminen (N=55) 4,55 Myynti ja/tai markkinointi (N=55) Asiakkuuksien hallinta (N=55) Taloushallinto (N=54) 4,07 3,96 4,15 Tuote- ja teknologiakehitys (N=48) Toimitusketjun hallinta (N=53) Tuotannon ohjaus (N=47) Tuotannon suunnittelu ja laatu (N=46) 3,31 3,26 3,21 3,11 Henkilöstöhallinto (N=54) 2, Kuva 7. Toiminnot, joissa liiketoimintatiedon hallinnan tuottamaa tietoa käytetään tiedon hyödyntämismäärän perusteella. (1=ei käytetä lainkaan, 5=käytetään erittäin paljon) Kysymyksen 13 annettua listaa toiminnoista oli myös mahdollista täydentää. Eräs vastaaja arvotti arvosanalla kolme tuotehallinnan ja muissa vastauksissa arvosanan neljä saivat viestintä (kaksi mainintaa), sidosryhmät ja lobbaus sekä palvelukehitys. Korkeimman arvosanan viisi saivat tavarantoimittajien ja oston hallinta, liiketoiminnan päivittäinen johtaminen, valikoiman hallinta sekä sijoittajasuhdeviestintä ja kommunikaatio. Aikaisemmista tutkimuskerroista poiketen yrityksiltä kysyttiin myös, mihin tarkoitukseen liiketoimintatiedon hallinnan tuottamaa tietoa käytetään. Annettuja prosesseja tuli arvioida tiedon hyödyntämismäärän perusteella. Kysymyksen 14 (liite 1) tulokset on avattu kuvassa 8. Uuden kysymyksen vastaukset paljastavat, että liiketoimintatiedon hallinnan tuottamaa tietoa käytetään melko tasaisesti kysymyksessä listatuissa prosesseissa. Ainoastaan henkilöstön ohjaamisessa (3,09) liiketoimintatiedon hallinnan tuottaman tiedon käyttö on vähäisempää muihin prosesseihin verrattuna.

15 15 Liiketoiminnan seurantaan (N=55) Strategiseen suunnitteluun (N=55) Talouden ennustamiseen (N=55) Budjetointiin (N=53) Tulevaisuuden ennustamiseen (N=55) Tavoitteiden asetantaan (N=54) 4,67 4,42 4,24 4,19 4,02 3,93 Henkilöstön ohjaamiseen (N=53) 3, Kuva 8. Prosessit, joissa liiketoimintatiedon hallinnan tuottamaa tietoa käytetään tiedon hyödyntämismäärän perusteella. (1=ei käytetä lainkaan, 5=käytetään erittäin paljon) Kysymyksen 14 valmiiksi annettua listaa oli mahdollista täydentää omilla vaihtoehdoilla. Arvosanan neljä saivat seuraavat yksittäiset vastaukset: prosessien suorituskyky, henkilöstöresurssien optimointi, markkinointi ja hinnoittelu. Tuotekehitys, risk and compliance -toiminta sekä riskien hallinta saivat puolestaan arvosanan viisi. Kysymyksessä 15 (liite 1) haluttiin tietää, millaisia keinoja yrityksessä käytetään tiedon keräämiseksi henkilöstöltä. Suosituimmaksi keinoksi nousivat erilaiset kyselytutkimukset ja henkilöstökyselyt, jotka mainittiin 52 prosentissa vastauksista. Suosituin yksittäinen työkalu, esimerkiksi kyselyiden ja keskustelun toteuttamiselle, oli intranet (esiintyi 19% vastauksista). Vastauksissa 15% mainittiin erikseen henkilöstötyytyväisyystutkimukset ja intranetin lisäksi yksittäiset vastaajat kertoivat yrityksen hyödyntävän tiedonjakeluportaalia, palautesivustoja, erillistä nettisovellusta ja BI-työkalua henkilöstöltä saatavan tiedon keräämiseen ja jakamiseen. Vastauksista 13% mainittiin keskustelupalstat, jotka oli saatettu toteuttaa esimerkiksi intranetissä. Sähköposti (10%) mainittiin työkaluna, jolla annetaan palautetta tai toteutetaan kyselyitä. Tietoa kerätään henkilöstöltä myös sosiaalisen median sovelluksia hyödyntämällä. Yksittäisissä vastauksissa kerrottiin tiedon keruun tapahtuvan esimerkiksi sisäisen LinkedIn-tyyppisen sovelluksen avulla, Facebookin yksityisiä keskusteluryhmiä hyödyntämällä tai blogien kautta. Joka kymmenennessä yrityksissä käytössä oli myös sähköinen idealaatikko tai vastaava toteutus (10%), johon henkilöstö pystyy antamaan ideansa ja ajatuksensa esimerkiksi tuotekehitykseen tai ilmoittamaan jonkin aloitteen. Useissa vastauksissa tieto koettiin saatavan tietojärjestelmistä ja tietokannoista kuten ERP ja CRM (19%). Eräs vastaaja kommentoi esimerkiksi, että kaikki tieto, mitä työntekijät tuottavat työnsä aikana, kerätään järjestelmiin ja varastoihin, joista sitä käytetään edelleen liiketoiminnan ohjaamisen tukemiseksi. Yrityksissä hyödynnettiin myös keskusteluihin pohjautuvaa ja kasvotusten tapahtuvaa tiedonkeruuta henkilöstöltä. Yleisesti haastatteluja mainitsi hyödyntävänsä 10% yrityksistä ja yksi yritys kertoi

16 16 tekevänsä lähtöhaastatteluja yrityksen palveluksesta poistuville henkilöille. Vastaajista 29% ilmoitti tiedon keräämisen tapahtuvan palaverien, kokousten ja keskusteluiden kautta. Kehityskeskustelut mainittiin erikseen 13% vastauksista. Joissain vastauksissa painotettiin tiedon keräämisen tapahtuvan erilaisten prosessien yhteydessä. Esimerkiksi johtoryhmätyöskentelyn, budjetoinnin, strategian laatimisen tai arvoprojektien yhteydessä käytävät keskustelut ja työskentely olivat tärkeitä asioita tiedon keräämisen kannalta. Henkilöstöltä koettiin saatavan kerättyä tietoa myös toiminnan suunnitteluun ja projekteihin osallistamalla sekä raportointiprosessien kautta. Workshopeja ja työpajoja hyödynsi 8% vastaajista, joista yksi kertoi tapahtuman olevan virtuaalinen ja osallistumisen tapahtuvan nettiportaalin kautta. Vastaajista 6% painotti asiakkaita tärkeänä tietolähteenä. Kerrottiin, että henkilöstöltä ei tarvitse kerätä tietoa, sillä tarvittava tieto tulee asiakasrajapinnasta. Vastaajista 6% ilmoitti, että henkilöstöltä ei kerätä tietoa ja 15% kertoi, että toiminta ei ole systemaattista. Toiminnan kerrottiin perustuvan esimerkiksi epäsäännöllisiin tempauksiin tai henkilökohtaisiin suhteisiin. Muutamassa vastauksessa kerrottiin suoraan, että toiminnassa on parantamisen varaa tai että hiljaisen tiedon kerääminen koetaan vaikeaksi Liiketoimintatiedon hallinnan menetelmät ja työkalut Liiketoimintatiedon hallinnan menetelmät ja työkalut -osiossa keskityttiin erilaisiin analyysimenetelmiin, tietojärjestelmiin ja tietotuotteisiin. Kysymyksessä 16 (liite 1) pyydettiin arvioimaan, mitä keinoja yrityksen liiketoimintatiedon hallinnasta vastaava taho hyödyntää pyrkiessään tunnistamaan käyttäjien kriittiset tietotarpeet. Vastauksien keskiarvot on esitetty kuvassa 9. Yleinen vuorovaikutus ja keskustelu käyttäjien kanssa 4,31 Tiedon käyttäjien haastatteleminen 3,98 Mutu-tuntuma Tiedon käytön seuraaminen (esim. tiedostojen latausmäärät) Kyselylomakkeet 2,71 2,55 3,11 N=55 Palautesivustot 2, Kuva 9. Keinot, joita liiketoimintatiedon hallinnasta vastaava taho hyödyntää pyrkiessään tunnistamaan käyttäjien kriittiset tietotarpeet. (1 = ei lainkaan, 5 = erittäin paljon) Vastauksissa painottuivat yleinen vuorovaikutus ja keskustelu käyttäjien kanssa (4,31) ja tiedon käyttäjien haastatteleminen (3,98). Kysymystä oli mahdollista täydentää omilla vaihtoehdoilla ja eräs

17 17 yritys arvotti arvosanalla kolme erityiset tilaisuudet, joissa tietotarpeet tunnistetaan yhdessä. Arvosanan neljä saivat palautesähköposti, erilliset studyt, strategiasuunnitteluprosessi ja kehitysprojektit sekä eräs vastaaja kertoi tietotarpeiden tunnistamisen tapahtuvan epäsuorasti johtoryhmien kautta, kun esimiehet informoivat liiketoimintatiedon hallinnasta vastaavia henkilöitä. Arvosanan viisi saivat workshop -työskentely (kolme mainintaa), eksploratiivinen data-analyysi, oma henkilökohtainen liiketoiminnan tuntemus ja oma näkemys olennaisesta. Kysymyksessä 17 (liite 1) kysyttiin, kuinka yleisiä annetut tietotuotetyypit ovat yrityksen sisäisessä liiketoimintatiedon hallinnassa. Vastakkain oli asetettu ad hoc tyyppiset tapauskohtaiset selvitykset ja ennalta määriteltyihin tietotarpeisiin perustuvat tietotuotteet. Kysymyksessä 18 (liite 1) tarkasteltiin samaa asiaa, mutta ulkoisen liiketoimintatiedon hallinnan näkökulmasta. Näiden kahden kysymyksen vastaukset on esitetty kuvassa 10. Kuten kuvan keskiarvot (KA) ja vastausten jakautuminen arvosanoihin 1-5 osoittavat, hyödynnetään ennalta määriteltyihin tietotarpeisiin perustuvia tietotuotteita enemmän sekä sisäisen että ulkoisen liiketoimintatiedon hallinnassa. Ulkoista ja sisäistä liiketoimintatietoa verrattaessa, molempia tietotuotetyyppejä hyödynnetään enemmän sisäisen liiketoimintatiedon hallinnan puolella Sisäinen liiketoimintatieto (N=53): KA Ad hoc tyyppiset tapauskohtaiset selvitykset ,70 Ennalta määriteltyihin tietotarpeisiin perustuvat tietotuotteet ,38 Ulkoinen liiketoimintatieto (N=55): Ad hoc tyyppiset tapauskohtaiset selvitykset ,53 Ennalta määriteltyihin tietotarpeisiin perustuvat tietotuotteet ,82 0 % 10 % 20 % 30 % 40 % 50 % 60 % 70 % 80 % 90 % 100 % Kuva 10. Ad hoc tyyppisten ja ennalta määriteltyihin tietotarpeisiin perustuvien tietotuotteiden yleisyys (1 = ei hyödynnetä lainkaan, 5 = hyödynnetään erittäin paljon) Kysymyksessä 19 (liite 1) tiedusteltiin, kuinka monta säännöllistä sisäistä tietotuotetta yritys tuottaa. Tietotuotteen määritelmä oli annettu kyselyn saatteessa (liite 2). Kuten kuvasta 11 nähdään, kaikilla yrityksillä tietotuotteita oli vähintään yksi ja suurin osa yrityksistä (65%) tuotti yli 10 säännöllistä tietotuotetta. Haastatteluiden yhteydessä kävi ilmi, että yli 10 -vaihtoehto tarkoitti useimpien kohdalla tietotuotetta. Muutama vastaajista kertoi tietotuotteita olevan yli sata ja yksi vastaaja arvioi määrän olevan jopa tuhat.

18 18 70 % 65 % 60 % 50 % 40 % 30 % 20 % 15 % 20 % 10 % 0 % N=55 0 % Ei yhtään Yli 10 Kuva 11. Yritysten tuottamien säännöllisten sisäisten tietotuotteiden määrä Kysymyksessä 20 (liite 1) pyydettiin arvioimaan eri analyysimenetelmien ja työkalujen tärkeyttä yrityksen liiketoimintatiedon analysoinnissa. Kuvassa 12 menetelmät on esitetty keskiarvon mukaisessa tärkeysjärjestyksessä. Finanssianalyysi (N=51) Riskianalyysi (N=55) SWOT (N=53) Skenaariot (N=54) Benchmarking (N=55) Kilpailutekijöiden analyysi (N=53) Yrityksen maineen analyysi (N=54) Trendianalyysi (N=52) Teknologian ennakointi (N=52) Yritys-, markkina- ja/tai henkilöprofilointi (N=48) Portfolioanalyysi (N=45) Strategy canvas/strategiakartta (N=45) PESTEL/APESTE/STEEP (N=32) Erottuvuustekijöiden analyysi (N=43) Arvoketju-/arvoverkkoanalyysi (N=42) Muutosvoima-analyysi (N=30) Porterin viiden voiman analyysi (N=37) Patenttianalyysi (N=34) 4,02 3,87 3,83 3,63 3,58 3,57 3,39 3,37 3,13 3,08 3,07 2,87 2,72 2,60 2,57 2,50 2,16 2, Kuva 12. Eri analyysimenetelmien ja työkalujen tärkeys yrityksen liiketoimintatiedon analysoinnissa (0=en osaa sanoa, 1=ei lainkaan tärkeä, 5=erittäin tärkeä)

19 19 Vastausten keskiarvoa laskettaessa ei ole otettu huomioon vaihtoehtoa 0 eli en osaa sanoa, joten vastausten lukumäärä (N) saattaa vaihdella vaihtoehtokohtaisesti. Vuoden 2013 tutkimuksessa kärkikolmikon muodostivat finanssianalyysi (4,02), riskianalyysi (3,87) ja SWOT (3,83). Vuonna 2009 tärkeimmiksi työkaluiksi arvotettiin benchmarking (4,35), yritys-, markkina- ja/tai henkilöprofilointi (4,16) ja SWOT (4,10) (kun ei oteta huomioon vaihtoehtoa Jokin muu keskiarvolla 5). Finanssianalyysi nousi sijalta neljä sijalle yksi, riskianalyysi sijalta seitsemän sijalle kaksi ja SWOT säilytti paikkansa kolmantena. Analyysimenetelmiä ja työkaluja pystyi myös nimeämään itse. Listan ulkopuolelta mainittiin kolme menetelmää, joista arvosanan kolme sai balance scorecard ja arvosanan viisi saivat asiakaspalautteen analyysi sekä henkilöstöpalautteen analyysi. Kysymyksessä 21 (liite 1) kysyttiin, kuinka paljon yritykset hyödyntävät eri menetelmiä sisäisistä tietojärjestelmistä saatavien tietojen analysoinnissa. Vastausvaihtoehdoiksi oli annettu valmiiksi kuusi menetelmää, jotka on esitetty keskiarvojen osoittamassa tärkeysjärjestyksessä kuvassa 13. Suunnittelun ratkaisut (budjetointi, ennustaminen) (N=52) 4,46 Ad hoc -kysely ja -raportointi (N=53) 4,08 Mittaamisjärjestelmät (balanced scorecard, prosessimittarit tms.) (N=53) 3,55 Tiedon visualisointi (N=53) 3,15 Moniulotteinen analyysi, OLAP (N=49) 2,92 Tiedon louhinta (data mining) (N=53) 2, Kuva 13. Kuinka paljon yritykset hyödyntävät eri menetelmiä sisäisistä tietojärjestelmistä saatavien tietojen analysoinnissa? (1 = ei lainkaan, 5 = erittäin paljon) Suunnittelun ratkaisut kuten budjetointi ja ennustaminen sekä ad hoc kysely ja raportointi olivat vuoden 2009 tapaan myös vuonna 2013 eniten käytetyimmät menetelmät. Vastaajat eivät aina olleet tietoisia kyseisten menetelmien käytöstä yrityksessä, mikä nähdään esimerkiksi moniulotteinen analyysi, OLAP vaihtoehdon vastausmäärän vähäisyytenä vastauksien kokonaismäärään verrattuna. Yksi vastaaja kertoi näiden menetelmien lisäksi yrityksessä käytettävän arvonmäärityksiä yrityksen arvon kehittymiseen ja tämä oli arvotettu arvosanalla viisi. Kysymyksessä 22 (liite 1) haluttiin selvittää, kuinka paljon yrityksen eri toiminnot hyödyntävät tiedon analysoinnissa liiketoimintatiedon hallinnan teknisiä ratkaisuja. Liiketoimintatiedon hallinnan teknisistä ratkaisuista oli annettu esimerkkejä kyselyn saatteessa (liite 2). Vastauksien keskiarvot eri toiminnoittain

20 20 on esitetty kuvassa 14. Yksittäiset vastaajat lisäsivät annetulle listalle myös vaihtoehdot tuotehallinta arvosanalla neljä ja liiketoiminnan päivittäinen johtaminen arvosanalla viisi. Taloushallinto (N=55) Myynti ja/tai markkinointi (N=55) Strateginen liiketoiminnan suunnittelu ja kehittäminen (N=55) Asiakkuuksien hallinta (N=55) 4,16 3,96 3,85 3,82 Toimitusketjun hallinta (N=52) Tuotannon ohjaus (N=49) Tuotannon suunnittelu ja laatu (N=49) Tuote- ja teknologiakehitys (N=49) Henkilöstöhallinto (N=54) 3,37 3,18 3,08 3,08 2, Kuva 14. Liiketoimintatiedon hallinnan teknisten ratkaisuiden hyödyntäminen tiedon analysoinnissa yrityksen eri toiminnoissa (1 = ei lainkaan, 5 = erittäin paljon) Liiketoimintatiedon hallinnan teknisiä ratkaisuja hyödynnettiin eniten taloushallinnon sekä myynnin ja markkinoinnin tarkoituksiin. Vuonna 2009 kärkikolmikon muodostivat myynti ja markkinointi (3,97), liiketoiminnan suunnittelu ja kehittäminen (3,70) sekä asiakkuuden hallinta (3,69). Huomattavin muutos vuoteen 2009 verrattuna oli taloushallinnon (2009: 3,60) nousu sijalta neljä nykyisten vaihtoehtojen kärkeen keskiarvolla 4,16. Täytyy kuitenkin huomioida, että aikaisemmin kysymys oli esitetty hieman eri muodossa: Kuinka paljon eri toiminnot hyödyntävät liiketoimintatiedon hallinnan teknisiä ratkaisuja omista operatiivisista tietojärjestelmistä saatavan tiedon analysoinnissa?. Kysymyksen merkitys ei kuitenkaan muuttunut oleellisesti tehtyjen muokkauksien myötä. Yrityksien sisäisten tietotuotteiden jakamiseen käytettäviä kanavia arvotettiin kysymyksessä 23 (liite 1). Kuten kuvasta 15 käy ilmi, suosituimmat kanavat ovat sähköposti (3,84), henkilökohtainen esitys (3,67) ja liiketoimintatiedon hallinnan portaali (3,58). Vuoteen 2009 verrattuna portaalin (4,23) suosio on hieman laskenut. Tämä selittynee sillä, että vuonna 2009 vaihtoehto oli yleisesti portaali kun taas vuonna 2013 se oli määritetty tarkemmin liiketoimintatiedon hallinnan portaaliksi. Sähköpostin suosio puolestaan on kasvanut aavistuksen verran vuoden 2009 keskiarvosta 3,78 arvoon 3,84.

21 21 Sähköposti Henkilökohtainen esitys Liiketoimintatiedon hallinnan portaali Intranet Infotilaisuudet 3,84 3,67 3,58 3,55 3,29 Puhelinkeskustelu Yrityksen sisäiset vuorovaikutteiset välineet (esim. pikaviestinsovellukset ) 2,44 2,76 N = 55 Sosiaalinen media 1, Kuva 15. Yrityksen sisäisten tietotuotteiden jakamisessa käytettävien eri kanavien tärkeys (1 = ei lainkaan tärkeä, 5 = erittäin tärkeä) Vastaajien itse lisäämät yksittäiset vastaukset info-tv, sisäisen intranetin blogikirjoitukset ja ERPjärjestelmän moduulit arvotettiin arvosanalla kolme. Arvosanan neljä saavuttivat myynnin ja markkinoinnin kokoukset, omat tietointensiivistä tietoa sisältävät järjestelmät ja raportointi. Yksi vastaaja arvotti erittäin tärkeäksi yrityksen käytössä olevan erillisen BI-välineen Liiketoimintatiedon hallinnan hyödyt Liiketoimintatiedon hallinnan avulla saavutettuja hyötyjä arvioitiin annettuja väittämiä arvottamalla kysymyksessä 24 (liite 1). Kuten kuvasta 16 käy ilmi, tärkeimmäksi saavutetuksi hyödyksi koettiin, että liiketoimintatiedon hallinnan avulla on saatu laadukkaampaa tietoa päätöksenteon tueksi. Toiselle sijalle ylsi tiedon keräämisen ja analysoinnin järkiperäistäminen ja kolmannelle sijalle yleisen tietopohjan kasvattaminen. Yleisesti koettiin, että esitetyt hyödyt oli saavutettu suhteellisen hyvin, sillä alle kolmen keskiarvon saivat vain uusien liiketoimintamahdollisuuksien tunnistaminen sekä tuotannon ja tuotteiden laadun paraneminen.

22 22 Tiedon keräämisen ja analysoinnin järkiperäistäminen Asiakas- tai tuotekannattavuuden paraneminen Strategisten päämäärien/tavoitteiden asettamisen tehostaminen Päätöksentekijät saatu ymmärtämään tiedon merkitys liiketoiminnalle Myynnin ja markkinaosuuksien kasvattaminen N 54 Laadukkaampaa tietoa päätöksenteon tueksi Yleisen tietopohjan kasvattaminen Tiedon jakamisen lisääminen organisaatiossa Operatiivisen raportoinnin tehostaminen Strategian määrittämisen tehostaminen Uhkien ja mahdollisuuksien havaitsemisen aikaistaminen Ajan säästäminen Kustannussäästöt Nopeutetut päätöksentekoprosessit Nopeutettu reagointi kilpailutilanteessa Vahvistunut kilpailukyky Hankintojen ja kustannuksien optimointi Resurssien suunnittelun parantaminen Uudet liiketoimintamahdollisuudet Tuotannon/tuotteiden laadun paraneminen 4,27 3,96 3,95 3,95 3,89 3,89 3,85 3,81 3,58 3,58 3,49 3,44 3,44 3,35 3,27 3,22 3,16 3,07 2,82 2, Kuva 16. Liiketoimintatiedon hallinnan avulla saavutetut hyödyt (1 = ei sovellu yritykseemme, 5 = soveltuu yritykseemme erittäin hyvin) Yksittäisissä vastauksissa täydennettiin annettua listaa kertomalla, että liiketoimintatiedon hallinnan avulla on parannettu yrityksen mainetta ja houkuttelevuutta sijoituskohteena ja tälle oli annettu arvosana neljä. Kerrottiin myös, että toiminnan avulla on pystytty mallintamaan paremmin liiketoiminnan kannattavuutta ja sen vaikutusta yrityksen arvoon. Tiedon läpinäkyvyyden ja

23 23 yhteismitallisuuden lisääntyminen koettiin myös saavutetuksi hyödyksi. Nämä hyödyt oli arvotettu arvosanalla viisi. Kysymyksessä 25 (liite 1) pyydettiin kertomaan, mitataanko yrityksessä liiketoimintatiedon hallinnasta saatuja hyötyjä ja perustelemaan myönteistä tai kielteistä vastausta. Vastaajista 22% kertoi mittaavansa hyötyjä, mikä on hieman enemmän kuin vuonna 2009, jolloin hyötyjä mittasi vain 16%. Mittaamisen kerrottiin tapahtuvan tavoitteiden ja tuloksien toteutumisen seurannan kautta sekä kilpailumittareita, hankekohtaisia metriikoita ja yleisesti kustannuksia tai kustannussäästöjä tarkkailemalla. Myös asiakaskannan tuottaman lisäarvon ja käyttöasteen paranemisen kerrottiin indikoivan saavutetuista hyödyistä. Konkreettisina keinoina mainittiin sisään ja ulos myytävän datan määrän seuraaminen sekä tarkastelu siitä, kuinka hyvin pystytään vastaamaan ad hoc kyselyihin. Muutamat vastaajat kertoivat mittaamisen tapahtuvan kyselyillä, joiden toteuttamisesta oli vastuussa liiketoimintatiedon hallinnasta vastaava taho. Liiketoimintatiedon hallinnasta saatuja hyötyjä ei mitattu 78% yrityksistä. Useimmin vastauksissa mainittiin, että liiketoimintatiedon hallintaa ei ollut määritelty omana prosessinaan, joten tällöin sen mittaaminen kokonaisuutena oli haasteellista. Kuten joissain vastauksissa kävi ilmi, liiketoimintatiedon hallintaa ei tehty systemaattisesti omana toimintona vaan se oli hajautunut ympäri organisaatiota. Näin ollen myös sen hyötyjen mittaaminen koettiin ongelmalliseksi. Useissa vastauksissa todettiin yksinkertaisesti liiketoimintatiedon hallinnan hyötyjen mittaamisen olevan haasteellista tai vaikeaa. Joitain vastauksia perusteltiin sillä, että ei pystytä sanomaan, mikä prosessi on johtanut tiettyyn päätökseen tai ei ole helppo määritellä miten liiketoimintatiedon hallinta on muuttanut käytännön toimintaa. Eräässä vastauksessa mainittiin mittaamisen olevan haasteellista, sillä keinot mittaamiseen pitäisi muuttaa tilanteen mukaisesti ja tämä ei ole nähtävän vaivan arvoista. Monet vastaajista mainitsivat, että mittaamiseen ei ole olemassa sopivia mittareita ja keinoja tai mittaamiseen ei löydy osaamista. Muutamissa yrityksissä mittaamisen kerrottiin olevan vasta suunnitteilla kun taas joissain yrityksissä liiketoimintatiedon hallinnan toiminnot olivat vasta kehittymässä, joten toiminnan mittaamiseen ei oltu vielä valmiita. Useammissa vastauksissa painotettiin, että liiketoimintatiedon hallinta on yritykselle elinehto, joten sen hyödyllisyyttä ei siis tarvitse erikseen mitata. Kuten eräässä vastauksessa mainittiin, liiketoimintatiedon hallinta nähtiin itsestäänselvyytenä, jotta voidaan tehdä päätöksiä oikeaan aikaan. Joistain vastauksista kävi ilmi, että mittaamiselle ei yleisesti nähty tarvetta tai sen ei koettu olevan tarpeeksi hyödyllistä. Eräässä vastauksessa muistutettiin, että toimintaan vaikuttaa niin monta muutakin asiaa, että on vaikea tarkastella vain liiketoimintatiedon hallinnasta johtuvia hyötyjä. Eräs toinen vastaaja kertoi mittaamisessa olevan vaikeaa suorien hyötyjen osoittaminen sekä se, että osa hyödyistä näkyy vasta viiveellä. Kysymyksessä 26 (liite 1) kysyttiin, kerätäänkö käyttäjiltä palautetta liiketoimintatiedon hallinnasta. Vastauksia pyydettiin myös täydentämään kertomalla, miten palautetta kerätään tai vaihtoehtoisesti, miksi palautetta ei kerätä. Yrityksistä 71% keräsi palautetta käyttäjiltä. Suosituimmiksi keinoiksi mainittiin kyselyt, jotka saattoivat käsitellä pelkästään liiketoimintatiedon hallintaa tai sisältää kysymyksiä useampiin teemoihin liittyen (esim. sisäinen asiakastyytyväisyyskysely). Henkilökohtaiset

24 24 tapaamiset, keskustelut ja haastattelut olivat myös suosittuja keinoja palautteen hankkimisessa. Eräässä yrityksessä selvityksiä varten koottiin referenssiryhmät, joissa esimerkiksi viisi projektipäällikköä edusti kaikkien projektipäälliköiden mielipidettä. Muutamissa tapauksissa palautetta saatettiin kysellä puhelimitse. Palautetta saatiin myös projektien ja uudistusten yhteydessä sekä tapauskohtaisten selvitysten avulla. Muutamat vastaajat mainitsivat keinoksi workshopit ja yhdessä tapauksessa järjestettiin myös erillisiä tilaisuuksia. Yksittäisissä vastauksissa palautteen kerrottiin tulevan käytettävästä portaalista tai palaute yksikön kautta ja kahdessa tapauksessa sähköpostitse. Yhdessä tapauksessa kerrottiin palautetta saatavan, vaikka sitä ei erikseen kerättäisi. Käyttäjiltä ei kerätty palautetta 29% yrityksistä. Perusteluiksi kerrottiin samantyyppisiä syitä kuin kysymyksessä 25. Koska liiketoimintatiedon hallintaa ei nähdä erillisenä toimintona, siitä ei myöskään kerätä erikseen palautetta. Liiketoimintatiedon hallinta saattoi olla vasta kehitysasteella, minkä takia siitä ei vielä pystytty keräämään kunnolla palautetta. Vastaajat kertoivat myös, että palautteen kerääminen ei ollut systemaattista vaan se tapahtui päivittäisen toiminnan ohella tai ongelmien ilmetessä. Edelliseen tutkimukseen verrattuna palautetta keräsi entistä harvempi, sillä vuonna 2009 palautetta keräsi 84% ja vuonna 2013 vastaava osuus oli 71%. Liiketoimintatiedon hallinnalla pyritään useimmiten vastaamaan erilaisiin tietotarpeisiin, joiden tärkeyttä vastaajien pyydettiin arvioimaan kysymyksessä 27 (liite 1). Tärkeimmiksi tietotarpeiksi keskiarvon mukaan tarkasteltuna nousivat asiakkaita koskeva tieto, tuote- ja asiakaskannattavuustieto ja omaa toimialaa koskeva tieto (katso kuva 17). Kysymyksessä luetellut tietotarpeet nähtiin tärkeinä, sillä rinnakkaisiin toimialoihin liittyvää tietoa lukuun ottamatta, kaikkien vaihtoehtojen keskiarvo oli yli kolme. Muita erikseen mainittuja tietotarpeita olivat patentteja koskeva tieto (3), asiakaskäyttäytyminen (4), maantieteellisiä alueita koskeva tieto (4), henkilöstöä koskeva tieto ja heiltä saatu palaute (4) sekä riskeihin liittyvä tieto (5). Asiakkaita koskeva tieto Tuote- ja asiakaskannattavuustieto Omaa toimialaa koskeva tieto Kilpailijoita koskeva tieto Omia liiketoimintaprosesseja koskeva tieto Markkinakohtainen tieto Taloussuhdanteita ja makrotrendejä koskeva tieto Asiakkaiden toimialaa koskeva tieto Teknologioita koskeva tieto Rinnakkaisiin toimialoihin liittyvä tieto N 54 4,38 4,20 4,20 4,11 4,07 4,02 3,78 3,35 3,13 2, Kuva 17. Tietotarpeiden tärkeys yrityksille (1 = ei lainkaan tärkeä, 5 = erittäin tärkeä)

25 25 Eri toimialojen tärkeimmät tietotarpeet ja niiden keskiarvot on esitetty taulukossa 3. Pääsääntöisesti listalla on kaksi tärkeintä tietotarvetta, mutta tasatilanteen sattuessa mukaan on otettu useampia vaihtoehtoja. Kuten taulukosta voidaan huomata, energia sekä kiinteistö ja rakentaminen aloilla korostuu kilpailijoita koskeva tieto sekä omaa toimialaa koskeva tieto, kun taas muilla aloilla asiakkaita koskeva tieto on olennaisessa asemassa. Taulukko 3. Tärkeimmät tietotarpeet eri toimialoilla Toimiala Tärkeimmät tietotarpeet ja keskiarvo Energia (N=6) Kilpailijoita koskeva tieto (4,5) Omaa toimialaa koskeva tieto (4,5) Kiinteistöt ja rakentaminen (N=7) Omaa toimialaa koskeva tieto (4,71) Kilpailijoita koskeva tieto (4,43) Kuluttajatuotteet ja kaupan ala (N=8) Omaa toimialaa koskeva tieto (4,63) Asiakkaita koskeva tieto (4,38) Omia liiketoimintaprosesseja koskeva tieto (4,38) Pankki- ja rahoitustoiminta, vakuutus Asiakkaita koskeva tieto (4,57) ja omaisuudenhoito (N=6) Tuote- ja asiakaskannattavuustieto (4,43) Tietotekniikka, media ja Omia liiketoimintaprosesseja koskeva tieto (4,78) telekommunikaatio (N=9) Asiakkaita koskeva tieto (4,67) Teollisuus (N=12) Asiakkaita koskeva tieto (4,33) Markkinakohtainen tieto (4,17) Taloussuhdanteita ja makrotrendejä koskeva tieto (4,17) Muu (N=6) Asiakkaita koskeva tieto (4,33) Tuote- ja asiakaskannattavuustieto (4,33) Kysymyksessä 28 (liite 1) haluttiin selvittää, kuinka hyvin yritykset kokevat onnistuvansa liiketoimintatiedon hallinnan eri osa-alueilla ja liiketoimintatiedon hallinnassa kokonaisuutena. Vastaukset on koottu kuvaan 18, josta käy ilmi, että parhaiten koetaan onnistuttavan sisäisen liiketoimintatiedon hallinnassa ja huonoimmin tiedon keräämisessä henkilöstöltä.

26 26 Sisäisen liiketoimintatiedon hallinta Liiketoimintatiedon hyödyntäminen strategisessa päätöksenteossa Liiketoimintatiedon analysointi Liiketoimintatiedon hyödyntäminen operatiivisessa päätöksenteossa Liiketoimintatiedon hallinta kokonaisuutena Ulkoisen liiketoimintatiedon hallinta Liiketoimintatiedon hallinnan teknisten ratkaisuiden hyödyntäminen 3,54 3,53 3,47 3,36 3,33 3,20 3,09 N 54 Tiedon kerääminen henkilöstöltä 2, Kuva 18. Onnistuminen liiketoimintatiedon hallinnan osa-alueilla (1 = huonosti, 5 = erinomaisesti) Onnistuminen liiketoimintatiedon hallinnassa kokonaisuutena arvioitiin arvosanalla kolme suurimmassa osassa yrityksiä (49%). Vain yksi yritys kertoi onnistumisen olevan huonoa (arvosana 1) ja yksi erinomaista (arvosana 5). Sisäinen liiketoimintatiedon hallinta ja liiketoimintatiedon analysointi olivat osa-alueita, joiden kohdalla kuusi yrityksistä arvioivat onnistuvansa erinomaisesti. Vastavuoroisesti tiedon keräämisessä henkilöstöltä koettiin onnistuttavan huonosti seitsemässä yrityksessä. Nämä olivat suurimmat vastaajaryhmät, jotka olivat sijoittuneet asteikon ääripäihin. Kuten kuvasta 18 nähdään, keskiarvoja tarkasteltaessa kaikilla osa-alueilla koettiin onnistuttavan suhteellisen tasaisesti. Kysymyksessä 28 toimialakohtainen vaihtelu oli huomattavaa liiketoimintatiedon hallinnan teknisten ratkaisuiden osalta (taulukko 4). Parhaiten teknisten ratkaisuiden hyödyntämisessä kokivat yritykset, jotka toimivat tietotekniikan, median ja telekommunikaation alalla ja huonoiten kokivat onnistuneensa kiinteistöt ja rakentaminen alan vastaajat. Taulukko 4. Onnistuminen liiketoimintatiedon hallinnan teknisten ratkaisuiden hyödyntämisessä eri toimialoilla (1 = huonosti, 5 = erinomaisesti) Toimiala Keskiarvo Energia (N=6) 2,83 Kiinteistöt ja rakentaminen (N=7) 2,14 Kuluttajatuotteet ja kaupan ala (N=8) 3,38 Pankki- ja rahoitustoiminta, vakuutus ja omaisuudenhoito (N=7) 2,86 Tietotekniikka, media ja telekommunikaatio (N=9) 4,00 Teollisuus (N=12) 3,00 Muu (N=6) 3,17

27 27 Keskiarvojen jakautuminen toimialoittain oli hieman tasaisempi tarkasteltaessa liiketoimintatiedon hallintaa kokonaisuutena. Parhaiten liiketoimintatiedon hallinnassa kokonaisuutena koki onnistuneensa tietotekniikan, median ja telekommunikaatio alan yritykset ja huonoiten kiinteistöt ja rakentaminen alalla. Toimialakohtaiset keskiarvot on esitetty taulukossa 5. Taulukko 5. Onnistuminen liiketoimintatiedon hallinnassa kokonaisuutena (1 = huonosti, 5 = erinomaisesti) Toimiala Keskiarvo Energia (N=6) 3,17 Kiinteistöt ja rakentaminen (N=7) 2,86 Kuluttajatuotteet ja kaupan ala (N=8) 3,38 Pankki- ja rahoitustoiminta, vakuutus ja omaisuudenhoito (N=7) 3,14 Tietotekniikka, media ja telekommunikaatio (N=9) 3,56 Teollisuus (N=12) 3,50 Muu (N=6) 3,50 Kysymyksen 28 valintoja oli mahdollista perustella kysymyksessä 29 (liite 1). Vastanneista 61% kertoi olevansa kehittymisvaiheessa liiketoimintatiedon hallinnan suhteen tai että toiminnassa oltiin tunnistettu tiettyjä kehityskohtia. Eräs vastaajista kertoi, että ongelmakohdat on tunnistettu ja niitä ryhdytään kehittämään. Toinen vastaaja mainitsi, että heillä on voimakas tahtotila parantaa toimintaa kaikilla osa-alueilla. Muutamassa vastauksessa painotettiin erityisesti analysoinnin merkitystä ja kuinka sille pitäisi löytää enemmän aikaa. Tiedon keräämisessä henkilöstöltä nähtiin ongelmaksi se, että toiminta ei ollut systemaattista eikä organisaatiokulttuurin tukemaa. Eräs vastaaja kertoi strategisessa päätöksenteossa olevan vielä kehitettävää etenkin heikkojen signaalien tunnistamisessa. Useammassa vastauksessa ongelmaksi oli tunnistettu yleisesti toiminnan hajanaisuus. Kokonaisuutta ei johdettu yhdestä paikasta tai tieto oli siiloutunut ympäri organisaatiota. Joissain tapauksissa mainittiin, että käytettävissä olevat resurssit eivät olleet riittävät toiminnan viemiseen huippuunsa. Eräässä vastauksessa kerrottiin, että liiketoimintatiedon hallintaan ei keskitytä erikseen, joten siksi siinä ei myöskään menestytä hyvin. Kahdessa vastauksessa korostettiin, että toimintaa on tehty jo useiden vuosien ajan, joten sen suhteen ollaan jo pitkällä. Eräs vastaaja kertoi liiketoimintatiedon hallinnalla olleen suuri merkitys yrityksen hyvän menestymiseen, minkä takia eri osa-alueille oli helppo antaa hyviä arvosanoja. Yksittäisissä vastauksissa kerrottiin yrityksen panostaneen tiettyihin liiketoimintatiedon hallinnan alueisiin ja siksi näillä koettiin myös onnistuttavan. Esimerkiksi tietojärjestelmien osalta eräs yritys kertoi eri järjestelmien olevan integroitu siten, että tiedon saa yhden luukun periaatteella. Mainittiin myös, että annetut arvosanat pohjautuivat liiketoimintatiedon hallinnan toimiviin perusprosesseihin ja siihen, että yrityksen johto ymmärtää asian tärkeyden. Hyvien arvosanojen yhteydessä kerrottiin myös, että päätökset tehdään tietoon perustuen. Avoimessa kysymyksessä 30 (liite 1) tiedusteltiin, mihin kysymyksiin yritykset haluaisivat saada vastauksia liiketoimintatiedon hallinnan avulla. Vastauksilla voidaan nähdä olevan yhtymäkohta kysymyksen 27, sillä esille nousseet teemat olivat samantyyppisiä kuin kuvassa 17 listatut tietotarpeet.

28 28 Vastauksia haluttiin erityisesti tulevaisuuden ennustamiseen, markkinoihin, kannattavuuteen, asiakkuuksiin ja tuotteisiin sekä palveluihin liittyen. Ennustamisessa korostuivat muun muassa kehityssuuntien tunnistaminen ja hiljaisten signaalien parempi tulkinta. Markkinoita haluttiin ymmärtää paremmin niiden kehittymisen näkökulmasta ja omaan asemointiin markkinakentässä toivottiin selkeyttä. Kannattavuuteen liittyvä data ja esimerkiksi kustannuksiin, myyntiin ja liiketoiminnan mittareihin liittyvä informaatio olivat myös asioita, joiden suhteen yritykset halusivat saada vastauksia liiketoimintatiedon hallinnalla. Kilpailijoihin ja kilpailukykyyn liittyviä asioita kuten benchmarking, kilpailukyvyn säilyttäminen ja kilpailija-analyysit esiintyivät myös vastauksissa. Asiakkuuksien hallinta, lisäarvon tuottaminen asiakkaille ja asiakkaiden haasteiden ymmärtäminen olivat suosittuja teemoja kuten myös tuote- ja palveluportfolion hallinta sekä tuotteiden erottuminen markkinoilla. Muutamia mainintoja saivat myös henkilöstöön liittyvät kysymykset sekä yksittäisinä mainintoina kumppaneihin ja ulkoistamiseen liittyvät asiat. Myös tiedon yhdisteleminen, tiedon nopeampi analysointi ja tiedon suodattaminen mainittiin vastauksissa Tulevaisuus Kyselyn tulevaisuus osiossa haluttiin kartoittaa yritysten suunnitelmia liiketoimintatiedon hallinnan suhteen. Kysymyksessä 31 (liite 1) pyydettiin arvioimaan liiketoimintatiedon hallinnan panostuksissa tapahtuvia muutoksia viiden vuoden aikana. Vastausten jakautuminen annettuihin vastausvaihtoehtoihin on esitetty kuvassa % 60 % 58 % 50 % 40 % 30 % 25 % 20 % 13 % 10 % 0 % N=55 Kasvavat huomattavasti Kasvavat hieman Pysyvät samansuuruisina 4 % Pienenevät hieman 0 % Pienenevät huomattavasti Kuva 19. Panostukset liiketoimintatiedon hallintaan seuraavan viiden vuoden aikana Vuonna 2009 kysymyksessä tiedusteltiin samaa asiaa, mutta käyttäen termiä investointi panostuksen sijaan. 2 Tällöin liiketoimintatiedon hallinnan investointeja uskoivat kasvattavan huomattavasti 9%, 2 Investoinneilla viitataan yleensä vain rahallisiin toimiin, kun taas panostukset voidaan nähdä laajempana terminä sisältäen esimerkiksi myös työntekijöiden aktiivisuuden asian suhteen. Termi vaihdettiin, sillä kysymyksellä 31 haluttiin kartoittaa panostuksia kokonaisuutena.

29 29 kasvattavan hieman 50%, pitävän samansuuruisina 34%, pienentävän hieman 6% ja pienentävän huomattavasti 0%. Näihin prosenttiosuuksiin verrattuna liiketoimintatiedon hallinnan panostusten suuntaus on kasvava, sillä panostuksia huomattavasti ja hieman kasvattavat vastausryhmät ovat nousseet useampia prosenttiyksiköitä. Tarkasteltaessa viidelle seuraavalle vuodelle suunniteltuja panostuksia toimialoittain, voidaan huomata, että panostuksia vähentävät toimijat tulevat kuluttajatuotteiden ja kaupan alalta sekä teollisuuden alalta (kuva 20). Huomattavasti toimintaan tullaan jatkossa panostamaan erityisesti kiinteistöt ja rakentaminen -alalla. Energia (N=6) Kiinteistöt ja rakentaminen (N=7) Kuluttajatuotteet ja kaupan ala (N=8) Pankki- ja rahoitustoiminta, vakuutus ja omaisuudenhoito (N=7) Tietotekniikka, media ja telekommunikaatio (N=9) Teollisuus (N=12) Pienenevät huomattavasti Pienenevät hieman Pysyvät samansuuruisina Kasvaa hieman Kasvaa huomattavasti Muu (N=6) % 20 % 40 % 60 % 80 % 100 % Kuva 20. Panostukset liiketoimintatiedon hallintaan toimialoittain seuraavan viiden vuoden aikana Kysymyksen 31 vastauksia oli mahdollista perustella kysymyksessä 32 (liite 1). Panostuksia huomattavasti kasvattavat yritykset (25%) perustelivat vastaustaan sillä, että tulevaisuudessa tieto on keskeinen kilpailutekijä ja liiketoimintatiedon hallinta yleisesti tärkeä alue. Erilaiset projektit ja kehityshankkeet, kuten järjestelmäalustan uusiminen ja tietovarastoratkaisujen uusiminen, sekä yleisesti analysointitarpeiden kasvaminen olivat myös syitä huomattavasti kasvaviin panostuksiin. Myös yrityksien laajentuminen sekä fuusio- ja rakennemuutokset vaikuttivat panostuksiin kohottavasti. Hieman panostuksia kasvattavat yritykset (58%) mainitsivat vastauksissaan samantyyppisiä asioita kuin panostuksia huomattavasti kasvattavat. Lisäksi korostettiin ulkoisen ympäristön seurantaa ja maailmalla vallitsevaa yleistilannetta (esim. finanssikriisi), jotka voivat kasvattaa tarvetta lisäpanostuksille. Teknologian kehittyminen, esimerkiksi mobiiliratkaisuihin siirtyminen, nähtiin myös kasvattavana tekijänä. Kerrottiin myös, että olemassa olevat resurssit halutaan nyt parempaan käyttöön suuntaamalla ne oikein ja toimimalla koordinoidummin. Eräs yritys mainitsi, että panostukset kasvavat vain hieman eivätkä huomattavasti, sillä toiminnalta puuttuu vielä johdon sitoutuminen.

30 30 Panostukset samalla tasolla pitävät yritykset (13%) perustelivat valintaansa usein sillä, että panostuksia oli jo ollut paljon, joten ne eivät tule kasvamaan tähän nähden enempää. Haluttiin keskittyä enemmän siihen, että tehdyt panostukset saadaan tuottamaan. Liiketoimintatiedon hallinnan koettiin olevan jo hyvällä tasolla, joten se ei vaatinut enää lisää panostuksia. Eräässä vastauksessa mainittiin, että panostukset pysyvät suhteessa samansuuruisina, sillä uudet projektit alkavat kun edelliset loppuvat. Panostuksiaan hieman vähentävät yritykset (4%) perustelivat valintaa kustannussäästöillä ja toiminnan järkiperäistämisellä. Kerrottiin myös että lähivuosina liiketoimintatiedon hallintaan oli investoitu huomattavasti, joten panostukset pienenivät tähän nähden. Yksikään yritys ei kertonut panostusten vähenevän huomattavasti. Kysymyksellä 33 (liite 1) tarkennettiin edellisiä kysymyksiä luokittelemalla, mihin liiketoimintatiedon hallinnan osa-alueisiin tullaan panostamaan samalla tavalla kuin aikaisemmin, enemmän kuin aikaisemmin ja vähemmän kuin aikaisemmin. Yritykset tulevat panostamaan samalla tavalla kuin aikaisemmin esimerkiksi kilpailija-, asiakas- ja toimialaseurantaan sekä raportointiin (erityisesti talous- ja johdonraportointi). Vastauksissa mainittiin myös sisäisen liiketoimintatiedon hallinta ja analysointi sekä ulkoisten tutkimusten hankinta. Suurimmassa osassa vastauksista kerrottiin, että tämän hetkinen toiminta tulee pysymään kutakuinkin samana tai toimintaan tullaan lisäämään jotain aikaisempaan verrattuna. Eniten tarkentavia avoimia vastauksia keräsi enemmän kuin aikaisemmin vaihtoehto, jota kommentoi 48 vastaajaa. Näistä vastaajista 29% mainitsi panostusten koskevan asiakkaita koskevia toimintoja. Esimerkiksi asiakaskannan optimointi, asiakkaiden käyttäytyminen digitaalisessa maailmassa ja yleisesti asiakkuuksien hallinta koettiin tärkeiksi panostuskohteiksi. Tietojärjestelmät, tietovarastot ja erilaiset teknologiat mainittiin yhteensä 27% vastauksissa. Esimerkkeinä annettiin muun muassa ERPjärjestelmän kehittäminen, mobiilien ratkaisuiden käyttöönotto, tietovarastoinnin uusinta ja pilvipalvelut. Raportointi (17%) ja analysointi (17%) keräsivät myös mainintoja. Analysointi saattoi käsitellä ulkoista liiketoimintatiedon analysointia, strategista analysointia, tiedon analysointia yleisesti tai analysointityökalujen tarvetta. Muutamia mainintoja keräsivät myös analytiikka ja ennakointi sekä kilpailijat ja markkinat. Muutamat yritykset aikovat panostaa enemmän kuin aikaisemmin big dataan, sosiaaliseen mediaan ja yleisesti ulkoiseen liiketoimintatietoon. Kysymyksen 31 vastauksista (katso kuva 19) voitiin päätellä, että panostukset liiketoimintatiedon hallintaan tulevat ennemminkin kasvamaan kuin vähenemään. Tätä vahvisti myös vastausten vähäinen määrä kysymyksen 33 alakohdassa kun tuli määrittää, mihin liiketoimintatiedon hallinnan osa-alueisiin tullaan panostamaan vähemmän kuin aikaisemmin. Vastauksissa kerrottiin yleensä, että mitään toimintaa ei vähennetä, vaan tullaan säilyttämään vähintäänkin saavutettu taso. Muutamissa vastauksissa kerrottiin panostusten tietojärjestelmiin vähenevän, mutta tämä siksi, että niihin oli jo panostettu. Jotkin yritykset toivoivat manuaalisten raporttien ja ad hoc- tyyppisten irrallisten analyysien tai kyselyiden vähenevän. Kysymyksessä 34 (liite 1) tuli valita menetelmät, joita yritys aikoo ottaa käyttöön tai merkittävästi laajentaa seuraavan vuoden aikana. Annettujen vaihtoehtojen valintamäärät näkyvät

31 31 prosenttiosuuksina vastausten kokonaismäärästä kuvassa 21. Suosituimmat vastaukset mittaamisjärjestelmät ja tiedon visualisointi keräsivät molemmat 32% osuuden vastauksista. Mittaamisjärjestelmät (balanced scorecard, prosessimittarit tms.) Tiedon visualisointi Jokin muu Tiedon louhinta (data mining) Suunnittelun ratkaisut (budjetointi, ennustaminen) 32 % 32 % 30 % 30 % 29 % Moniulotteinen analyysi, OLAP Ad hoc -kysely ja -raportointi Ei mitään näistä 11 % 13 % 16 % N=56 0 % 5 % 10 % 15 % 20 % 25 % 30 % 35 % Kuva 21. Menetelmät, joita yritykset aikovat ottaa käyttöön tai merkittävästi laajentaa seuraavan vuoden aikana Annettua listaa pystyi myös täydentämään omilla vaihtoehdoilla (kuvassa 21 vaihtoehto Jokin muu ). Neljä vastausta käsitteli ratkaisuja tiedon jakamiseen ja hallintaan. Käyttöön oli suunniteltu otettavan esimerkiksi liiketoimintatiedon hallinnan portaali. Mobilisointi mainittiin kolmessa vastauksessa ja yksittäisiä mainintoja saivat muun muassa analysointi, teknologian uusiminen, toimintaympäristön ennakoiva seuranta ja eri tietolähteiden integrointi. Vuonna 2009 vastaajista 25 prosenttia ilmoitti, että eivät tule ottamaan käyttöön tai merkittävästi laajentamaan mitään mainituista menetelmistä seuraavan vuoden aikana. Valintoihin oli vaikuttanut silloisen taloustilanteen vaatima tiukka taloudenpito. Vuonna 2009 kyseinen vastaus oli suosituin 25% osuudellaan, kun taas vuonna 2013 se oli tipahtanut vähiten suosituksi 11% osuudella. Vuonna 2009 muiden vaihtoehtojen osuudet vaihtelivat välillä 8-17%. Esimerkiksi suunnittelun ratkaisut olivat 17% osuudella toiseksi suosituin vaihtoehto Ei mitään näistä vaihtoehdon jälkeen (vtr. 29% vuonna 2013). Kaikki muutkin vaihtoehdot kasvattivat prosenttiosuuttaan vuoteen 2009 verrattuna. Kysymyksessä 35 (liite 1) haluttiin selvittää, missä toiminnoissa yritykset aikovat ottaa käyttöön tai merkittävästi laajentaa liiketoimintatiedon hallinnan teknisten ratkaisuiden hyödyntämistä seuraavan vuoden sisällä. Annetulta listalta oli mahdollista valita useampia vaihtoehtoja, joille vastaukset kertyivät kuvan 22 mukaisesti.

32 32 Myynti ja/tai markkinointi Asiakkuuksien hallinta Strateginen liiketoiminnan suunnittelu ja kehittäminen Taloushallinto Toimitusketjun hallinta Henkilöstöhallinto 24 % 22 % 27 % 47 % 53 % 51 % Tuotannon ohjaus Tuote- ja teknologiakehitys 16 % 16 % Tuotannon suunnittelu ja laatu 11 % N=55 Ei missään 7 % 0 % 10 % 20 % 30 % 40 % 50 % 60 % Kuva 22. Toiminnot, joissa yritykset aikovat ottaa käyttöön tai merkittävästi kasvattaa liiketoimintatiedon hallinnan teknisten ratkaisuiden hyödyntämistä seuraavan vuoden sisällä Kyselylomake ei mahdollistanut omien vaihtoehtojen lisäämistä tämän kysymyksen osalta. Yhdessä vastauksessa kirjattiin kuitenkin erillisenä kommenttina, että teknisiä ratkaisuja aiotaan hyödyntää myös päivittäisessä johtamisessa ja liiketoimintajohdossa (mobiililaitteiden hyödyntäminen). Erästä Ei missään valintaa kommentoitiin, että teknisten ratkaisuiden myötä saatavat parannukset eivät näy merkittävästi missään tietyssä toiminnossa, vaan ne vaikuttavat kaikissa toiminnoissa hieman. Yli puolet vastaajista (53%) aikoivat hyödyntää liiketoimintatiedon hallinnan teknisiä ratkaisuja myynnin ja markkinoinnin tarkoituksiin. Vuonna 2009 myynti ja markkinointi olivat listalla toiseksi suosituimpana 38% osuudella. Asiakkuuksien hallinta oli vuonna 2009 ensimmäisenä (50%) 3, kun taas vuonna 2013 se oli toisena menettämättä kuitenkaan oleellisesti prosentuaalista merkitystään (katso kuva 22). Muiden vaihtoehtojen kohdalla oli havaittavissa kasvua. Vuoteen 2009 verrattuna esimerkiksi henkilöstöhallinto kohosi 9 prosenttiyksikköä, tuote- ja teknologiakehitys 13 prosenttiyksikköä, taloushallinto 18 prosenttiyksikköä, ja strateginen liiketoiminnan suunnittelu ja kehittäminen 4 19 prosenttiyksikköä. Kysymyksessä 36 (liite 1) pyydettiin arvioimaan liiketoimintatiedon hallinnan mahdollisia kehittämiskohteita. Vastaukset on esitetty kuvassa 23 vaihtoehtojen saamien keskiarvojen mukaisessa järjestyksessä. Listaa oli mahdollista täydentää omilla vaihtoehdoilla, mutta kukaan ei kokenut sitä tarpeelliseksi. 3 Vuonna 2009 termi oli asiakkuuden hallinta ja vuonna 2013 asiakkuuksien hallinta. 4 Vuonna 2009 termi oli pelkästään liiketoiminnan suunnittelu ja kehittäminen.

33 33 Nykyisten liiketoimintatiedon hallinnan järjestelmien parempi ja laajempi hyödyntäminen Toiminnan kyky priorisoida ja vastata tietotarpeisiin Kyky suojautua kilpailijan vastaavalta toiminnalta N = 56 Tiedon jalostusasteen syventäminen Kriittisten tietotarpeiden tunnistaminen Tiedon jakamisen tehostaminen Sopivien tietojärjestelmien tai työkalujen kehittäminen Organisaation sisäisen tiedon hyödyntäminen Henkilöstön osaaminen Analyysikapasiteetin kasvattaminen Tiedon hankinnan tehostaminen Henkilöstön kiinnostuksen lisääminen Johdon sitoutuminen Henkilöstöresurssit Toiminnan hyödyllisyyden mittaaminen Toiminnan tuotteistaminen Aikataulujen pitävyys 3,98 3,79 3,57 3,57 3,43 3,39 3,38 3,34 3,32 3,13 3,05 2,89 2,78 2,68 2,68 2,64 2, Kuva 23. Liiketoimintatiedon hallinnan kehittämiskohteet (1 = ei lainkaan tärkeä, 5 = erittäin tärkeä) Kuten kuvasta 23 voidaan nähdä, tärkeimmäksi kehittämiskohteeksi nähtiin nykyisten liiketoimintatiedon hallinnan järjestelmien parempi ja laajempi hyödyntäminen. Myös vuonna 2009 sama asia nähtiin tärkeimpänä kehityskohtana 4,13 keskiarvolla. Toiseksi tärkeimpänä nähtiin tiedon jalostusasteen syventäminen 3,79 keskiarvolla (vrt. 3,93 vuonna 2009) ja kolmanneksi tärkeimpänä kriittisten tietotarpeiden tunnistaminen 3,57 keskiarvolla (vrt. 4,00 vuonna 2009). Tärkeimmät kehittämiskohteet toimialoittain (taulukko 6) mukailivat kutakuinkin yleisesti tunnistettuja kehittämiskohteita. Vaikkakin tietotekniikan, median ja telekommunikaation alalla voidaan huomata suurempi kiinnostus henkilöstöön liittyviin parannuksiin muihin aloihin verrattuna.

34 34 Taulukko 6. Tärkeimmät kehittämiskohteet toimialoittain Toimiala Tärkeimmät kehittämiskohteet ja keskiarvo Energia (N=6) Kriittisten tietotarpeiden tunnistaminen (4,17) Tiedon jalostusasteen syventäminen (4,17) Kiinteistöt ja rakentaminen (N=7) Sopivien tietojärjestelmien tai työkalujen kehittäminen (4,43) Tiedon jakamisen tehostaminen (4,43) Kuluttajatuotteet ja kaupan ala (N=8) Nykyisten liiketoimintatiedon hallinnan järjestelmien parempi ja laajempi hyödyntäminen (4,38) Tiedon jakamisen tehostaminen (4,00) Pankki- ja rahoitustoiminta, vakuutus Nykyisten liiketoimintatiedon hallinnan järjestelmien parempi ja omaisuudenhoito (N=7) ja laajempi hyödyntäminen (4,57) Tiedon jalostusasteen syventäminen (4,43) Tietotekniikka, media ja telekommunikaatio (N=9) Teollisuus (N=12/13) Nykyisten liiketoimintatiedon hallinnan järjestelmien parempi ja laajempi hyödyntäminen (3,89) Henkilöstön kiinnostuksen lisääminen (3,56) Henkilöstön osaaminen (3,56) Nykyisten liiketoimintatiedon hallinnan järjestelmien parempi ja laajempi hyödyntäminen (3,75) Toiminnan kyky priorisoida ja vastata tietotarpeisiin (3,54) Muu (N=6) Tiedon jalostusasteen syventäminen (4,17) Nykyisten liiketoimintatiedon hallinnan järjestelmien parempi ja laajempi hyödyntäminen (3,83) Verrattaessa kuvan 23 keskiarvoja vuoden 2009 vastaaviin arvoihin ainoastaan aikataulujen pitävyyden merkitys on noussut aavistuksen (vuonna 2013 ka 2,64 ja vuonna 2009 ka 2,45) kun taas kaikkien muiden kohtien merkitys on laskenut. Suurimmat vaihtelut ovat havaittavissa toiminnan hyödyllisyyden mittaamisessa (vuonna 2013 ka 2,68 ja vuonna 2009 ka 3,38) ja organisaation sisäisen tiedon hyödyntämisessä (vuonna 2013 ka 3,38 ja vuonna 2009 ka 4,03). Kysymys 37 (liite 1) käsitteli erilaisia trendejä, joiden merkityksen kehittymistä tuli arvioida yrityksessä sen liiketoimintatiedon hallinnan saralla kolmen vuoden aikajänteellä. Trendejä oli tunnistettu alan uutisista ja kansainvälisistä tutkimuksista, ja listaa oli mahdollista täydentää omilla vaihtoehdoilla. Arvioitavat trendit niiden saamien keskiarvojen saamassa järjestyksessä ja vastausten jakautuminen eri arvosanojen välille on esitetty kuvassa 24.

35 35 Merkitys laskee huomattavasti (1) Merkitys laskee jonkin verran (2) Merkitys pysyy ennallaan (3) Merkitys kasvaa jonkin verran (4) Merkitys kasvaa huomattavasti (5) KA Teknisten työkalujen helppokäyttöisyyden ja omaksuttavuuden kehittäminen ,04 Mobiilin teknologian hyödyntäminen ,04 Analytiikan hyödyntäminen ,95 Liiketoimintatiedon integrointi osaksi yrityksen eri toimintoja ,89 Tietoturvallisuuden huomioiminen ,77 Erilaisten liiketoimintatiedon hallinnan ratkaisuiden yhteensovittaminen ,71 Reaaliaikaisen datan hyödyntäminen ,70 Pilvipalveluiden hyödyntäminen ,66 Liiketoimintatiedon jakaminen kaikilla yrityksen hierarkiatasoilla ,63 Sosiaalisen median hyödyntäminen ,59 Big datan hyödyntäminen ,59 Liiketoimintatiedon hallinnan arkipäiväistyminen ja sulautuminen jokapäiväisiin työkaluihin ,55 Omien henkilökohtaisten laitteiden käyttö liiketoimintatiedon hallinnan toiminnoissa ,55 Juridinen säätely, sertifiointivaatimukset ja muut valvontaympäristön vaatimukset ,52 Työntekijöiden oma-aloitteinen tiedonhaku ,42 Avoimen datan hyödyntäminen ,36 Ulkomaalaisten liiketoimintatiedon hallinnan palveluntarjoajien hyödyntäminen ,96 Liiketoimintatiedon hallinnan toimintojen ulkoistaminen ,80 N 55 0 % 20 % 40 % 60 % 80 % 100 % Kuva 24. Trendien merkityksen kehittyminen yrityksissä liiketoimintatiedon hallinnan saralla kolmen vuoden aikajänteellä

36 36 Arvosana kolme toimi vastauksien neutraalina pisteenä, jossa arvioitavan trendin vaikutus pysyi ennallaan. Esimerkiksi ulkomaalaisten liiketoimintatiedon hallinnan palveluntarjoajien hyödyntäminen (2,96) keräsi 42 vastausta sarakkeeseen kolme. Haastattelujen yhteydessä ilmeni, että ulkomaalaisia palveluntarjoajia ei hyödynnetä tällä hetkellä, eikä toimintaa ole tarkoitus lisätä kolmen vuoden aikana, joten päädyttiin neutraaliin valintaan kolme. Mobiilin teknologian hyödyntäminen (4,04) ja teknisten työkalujen helppokäyttöisyyden ja omaksuttavuuden lisääntyminen (4,04) olivat keskiarvoja verrattaessa trendit, joiden merkitys tulee kasvamaan eniten. Toisaalta kukaan vastaajista ei uskonut esimerkiksi reaaliaikaisen datan hyödyntämisen (3,70) ja omien henkilökohtaisten laitteiden käyttö liiketoimintatiedon hallinnan toiminnoissa (3,55) vähentävän merkitystään. Annetuista trendeistä liiketoimintatiedon hallinnan toimintojen ulkoistamisen (2,80) merkitys oli laskemassa eniten. Annettua listaa täydennettiin muutamilla trendeillä, jotka saivat yksittäisiä mainintoja. Arvosanalla kaksi arvotettiin digitalisoitumisen vastustaminen. Vastaaja käytti esimerkkinä sitä, että jonkin dokumentti halutaan saada edelleen sähköpostitse vaikka se löytyisi uudesta intranetistä. Arvosanan kaksi sai myös Excel taulukoiden käyttö. Trendiksi, jonka merkitys kasvaa jonkin verran tunnistettiin uusien liiketoimintatiedon hallinnan työkalujen vakiinnuttaminen. Merkitystään huomattavasti kasvattaviin trendeihin luettiin lahjontaan liittyvä lainsäädäntö ja omistajavalvonta, tiedon kerääminen organisaatiosta järjestelmiä ja prosesseja hyödyntämällä ja toimialarajojen hämärtyminen (tietojen yhdisteleminen eri toimialoilta). Arvosana viisi annettiin myös optimoinnille, tiedon visualisoinnille ja ympäristösäätelyn vaatimuksille. Viimeisessä kysymyksessä 38 (liite 1) vastaajia pyydettiin pohtimaan, millaisia yleisiä muutoksia liiketoimintatiedon hallinnassa tulee tapahtumaan seuraavan viiden vuoden aikana. Kysymykseen sai vastata oman yrityksen näkökulmasta tai tarkastella asiaa laajemmin. Suurin osa vastaajista ottikin yleisemmän näkökulman liiketoimintatiedon hallinnan tulevaisuuskuviin. Vastauksia ohjasi todennäköisesti hieman edellinen kysymys 37, jonka vastausvaihtoehtoja eri trendeistä käytettiin joissain kommenteissa ajatusten pohjana. Vastaajien mainitsemat asiat käsittelivät pääsääntöisesti kahdeksaa eri teemaa, jotka olivat Tiedon määrän kasvaminen ja muutossyklin nopeutuminen (34%) Mobilisoituminen ja reaaliaikaisuus (28%) Tiedon analysoinnin merkityksen lisääntyminen ja analytiikan hyödyntäminen (26%) Teknologian, tietojärjestelmien ja työkalujen kehittyminen (24%) Tietolähteiden integrointi (20%) Liiketoimintatiedon hallinnan arkipäiväistyminen ja integroituminen muuhun toimintaan (18%) Verkostomainen työskentely ja vuorovaikutteisuus (14%) Liiketoimintatiedon hallinnan merkityksen ja arvostuksen kasvaminen (12%) Sulkeissa olevat teemojen esiintymisporosentit on suhteutettu kysymykseen saatuun 50 vastaukseen. Yhdessä vastauksessa saatettiin käsitellä myös useampaa edellä mainituista teemoista ja näkökulmat aihealueisiin saattoivat hieman vaihdella (esim. oma toiminta tai toiminta yleisesti). Teemoja ja muutamia näiden ulkopuolelle jääneitä ajatuksia on avattu tarkemmin seuraavissa kappaleissa.

37 37 Suosituimmaksi teemaksi muodostui tiedon määrän kasvaminen ja muutossyklin nopeutuminen (34%), mihin liittyi oleellisesti myös tarve tiedon pelkistämiseen ja priorisointiin. Tiedon nähtiin myös vanhenevan nopeammin ja ennakointiajanjaksojen lyhenevän, minkä vuoksi esimerkiksi pitkien projektien aikana asiat saattoivat jo ikääntyä. Tällainen kehitys vaatii erään vastaajan mielestä jatkossa enemmän ymmärrystä, sillä muutoin tietoon hukutaan. Myös tiedonlouhinnan työkalujen tärkeyden epäiltiin kasvavan, sillä halutaan erottaa oleellinen tieto kohinasta. Tiedon määrän kasvamiseen liittyy myös big data, joka mainittiin tällä nimellä kuudessa eri vastauksessa. Nähtiin, että big dataa tulee oppia hyödyntämään ja että se tulee olemaan merkittävässä roolissa. Eräs vastaaja arveli, että big data hypen ympärille syntyy ensimmäisiä työkaluja, jolloin strukturoimatonta dataa voidaan alkaa analysoimaan. Mobilisoituminen ja reaaliaikaisuus (28%) esiintyivät monesti samoissa vastauksissa. Mobilisoitumisella tarkoitettiin tiedon saatavuutta missä ja milloin vain ja usein juuri reaaliajassa. Kerrottiin myös että saatavuus tietoon (eng. access to information) paranee ja tieto tulee olemaan aina läsnä. Tällaista kehitystä tukee mobiiliteknologia ja riippumattomuus laitealustasta ja ympäristöstä. Myös pilvipalvelut mainittiin keinona, joka mahdollistaa tiedon helpomman jakamisen. Eräs vastaaja koki, että loppukäyttäjän näkökulmasta tiedon käyttö tulee yksinkertaistumaan. Liittyen tiedon määrän jatkuvaan kasvuun ja sen strukturoimattomaan olemukseen, tiedon analysoinnin merkitys kasvaa ja analytiikan hyödyntäminen lisääntyy (26%). Nähtiin, että analysointikapasiteetti kasvaa ja tätä kautta tiedosta pystytään löytämään enemmän riippuvuuksia. Eräässä vastauksessa analysointityökalujen arveltiin kehittyvän niin pitkälle, että tiedon absoluuttinen määrä menettää merkityksensä. Tulevaisuudessa on myös mahdollista tehdä syvempiä ja priorisoidumpia analyysejä. Lisäksi uskottiin, että työvälineet mahdollistavat tekemään analyysejä itsenäisesti ja esimerkiksi dashboard ratkaisuilla näkymiä pystyy muokkaamaan itse tarpeidensa mukaan. Teknologian, tietojärjestelmien ja työkalujen kehittyminen (24%) nähtiin myös eräänä kehityssuuntana ja se linkittyykin oleellisesti jo esiteltyihin teemoihin. Vastauksissa saatettiin mainita yleisesti, että järjestelmät kehittyvät tai tarkentaa, että erityisesti työkalutun mahdollistavat jatkossa tiedon paremman visualisoinnin. Nähtiin, että jatkossa välineet mahdollistavat entistä paremmin yhdessä tekemisen ja että niiden helppokäyttöisyys ja käytettävyys paranevat. Vastaajat kertoivat myös uskovansa, että pilvipalvelut yleistyvät, järjestelmien välinen integroitavuus paranee ja että prosessointikapasiteetti kasvaa. Tietolähteiden integrointia (20%) kuvailtiin vastauksissa esimerkiksi sirpaleiden yhteen kokoamisena, jonka avulla tiedosta saadaan laadukkaampaa. Muutamissa vastauksissa toivottiin, että jakoa sisäiseen ja ulkoiseen liiketoimintatietoon ei tehtäisi jyrkästi, vaan tarkasteltaisiin asiaa korkeammalta tasolta. Sisäinen ja ulkoinen tieto haluttiin linkittää paremmin toisiinsa esimerkiksi työkalujen näkymien avulla. Nähtiin myös, että yrityksen sisäisen tiedon ja avoimen datan yhdistäminen tulee kehittymään. Vastaajat kokivat, että viiden vuoden aikana tiedon yhdistely eri tietojärjestelmistä helpottuu ja pienet ja isot järjestelmät alkavat keskustella keskenään sujuvammin.

38 38 Yleisenä muutoksena nähtiin myös liiketoimintatiedon hallinnan arkipäiväistyminen ja integroituminen muuhun toimintaan (18%). Liiketoimintatiedon nähtiin tulevan saataville useammille eri hierarkiatasoille, eikä sitä jatkossa nähdä enää vain johdon aarrearkkuna. Vastaajat kokivat, että liiketoimintatiedon hallinta vakioituu ja yhdistyy johtamisprosesseihin. Esimerkkinä annettiin, että jatkossa on normaalia saada kännykkään myyntiraportti kerran päivässä. Vastaajat arvioivat, että tulevaisuudessa käyttäjillä on itse mahdollisuus etsiä ja analysoida tietoa ja että työntekijöillä on matalampi kynnys oma-aloitteiseen tiedonhakuun. Eräässä vastauksessa korostettiin erityisesti ulkoisen tiedon seurannan tehostumista ja integroitumista paremmin muuhun toimintaan. Verkostomainen työskentely ja vuorovaikutteisuus (14%) nousivat myös esille vastauksista. Esimerkkeinä mainittiin käytännön yhteisöjen (eng. community of practice) yleistyminen ja vuorovaikutteisten järjestelmien käyttö. Sosiaalisen median hyödyntämisen nähtiin myös lisääntyvän ja yrityksen sisäisien sosiaalisen median työkalujen merkityksen nähtiin korostuvan. Ylipäätään koettiin yhteistyön lisääntyvän, jolloin tiedon omistajuuden nähtiin häviävän. Viiden vuoden aikajänteellä arvioitiin liiketoimintatiedon hallinnan merkityksen ja arvostuksen kasvavan (12%) edelleen. Mainittiin esimerkiksi, että tulevaisuudessa liiketoimintatiedon hallinnan parissa työskentelevät tulevat nousemaan hallituksien ja johtoryhmien jäseniksi. Yksittäisissä vastauksissa muutoksena nähtiin esimerkiksi se, että asioiden syy-seuraussuhteet tulevat yhä kauempaa, mikä vaatii seurannan laajentamista omalta alalta myös muille aloille. Uskottiin myös, että viranomaisten jatkuva vaatimusten lisääntyminen johtaa siihen, että täytyy olla erityisen tarkkana, mistä tietoa saa kerätä. Tiedon sensitiivisyyteen tulee siis jatkossa kiinnittää enemmän huomiota. Eräässä vastauksessa korostettiin fokuksen siirtymistä prosesseista ja työkaluista ihmisten väliseen toimintaan ja psykologiseen puoleen. 5. Johtopäätökset Vuodesta 2002 lähtien liiketoimintatiedon hallintaa hyödyntävien yritysten osuus on kasvanut jokaisella tutkimuskerralla ja vuodesta 2009 lähtien liiketoimintatiedon hallinta on ollut osa kaikkien (100%) tutkimukseen osallistuneiden yritysten toimintaa (kysymys 3). Voidaan siis sanoa, että liiketoimintatiedon hallinta on vakinaistanut asemansa Suomessa toimivien suurien yritysten toiminnassa. Termistönsä puolesta liiketoimintatiedon hallinta on edelleen kirjava ja asiasta käytettävien termien lukumäärä tuntuu olevan vain kasvussa vuoteen 2009 verrattuna. Myös yritysten sisällä asiasta saatetaan puhua useilla erilaisilla termeillä. Selkeästi suosiotaan vuoteen 2009 verrattuna on kasvattanut termi liiketoimintatiedon hallinta, jota käytetään esisijaisena terminä toiminnalle 16% yrityksistä (kysymys 5). Suomessa toimivissa suurissa yrityksissä liiketoimintatiedon hallintaa ei yleensä käsitellä erillisenä kokonaisuutena, vaan se on usein hajautunut yrityksen eri toimintoihin. Esimerkiksi 69% yrityksistä ei ole määritellyt erillistä strategiaa liiketoimintatiedon hallinnalle (kysymys 6) ja 63% yrityksistä ei ole omaa

39 39 erillistä budjettia liiketoimintatiedon hallinnalle (kysymys 10). Näiden ominaisuuksien välillä on myös yhteys, sillä niistä 69% vastaajista, joilla ei ole erillistä strategiaa, 68% ei ole myöskään erillistä budjettia liiketoimintatiedon hallinnalle. Liiketoimintatiedon hallinnan strategia ja budjetti nähtiin ennemminkin osana yrityksen muita strategioita ja budjetteja. Toiminnan hajanaisuudesta kertoo myös se, että 53% yrityksistä liiketoimintatiedon hallinnalle ei ole määritelty yhtä tai kahta päävastuullista henkilöä (kysymys 7). Vuoden 2009 tutkimusta sävyttänyt talouslama tuli esille myös vuoden 2013 haastatteluissa. Tilanne tuntuu olevan kuitenkin hieman parempi, sillä liiketoimintatiedon hallinnalle suunnatut budjetit ovat kasvaneet (kysymys 10). Taloudellisesti paremmasta tilanteesta kertoo myös se, että vastanneista yrityksistä 83% aikoo kasvattaa huomattavasti tai hieman liiketoimintatiedon hallinnan panostuksia seuraavan viiden vuoden aikana (kysymys 31). Liiketoimintatiedon hallinnan merkityksen ja arvostuksen uskotaan myös kasvavan tulevaisuudessa (kysymys 38). Yritysten panostukset tulevat kasvamaan liiketoimintatiedon hallinnan teknisten ratkaisuiden osalta, sillä menetelmiä kuten mittaamisjärjestelmät, tiedon visualisointi ja tiedon louhinta aiotaan ottaa käyttöön tai merkittävästi laajentaa seuraavan vuoden aikana (kysymys 34). Panostuksia lisäävistä vastaajista 27% kertoivat keskittyvänsä jatkossa enemmän tietojärjestelmiin, tietovarastoihin ja erilaisiin teknologioihin (kysymys 33). Liiketoimintatiedon hallinnan teknisiä ratkaisuja tullaan hyödyntämään erityisesti myynnissä ja markkinoinnissa sekä asiakkuuksien hallinnassa (kysymys 35). Asiakkuuksien hallintaan kiinnitettään jatkossa enemmän huomiota, sillä liiketoimintatiedon hallintaan enemmän panostavista yrityksistä 29% mainitsi panostusten kohdistuvan juuri asiakkaita ja asiakkuuksia koskeviin toimintoihin (kysymys 33). Liiketoimintatiedon hallintaan panostettaneen myös siksi, että liiketoimintatiedon hallinnan ei koeta olevan vielä halutulla tasolla. Onnistumisen arviointi liiketoimintatiedon hallinnan eri osa-alueilla oli keskiarvollisesti aina alle neljän asteikolla 1-5 (kysymys 28). Vastanneista 61% koki olevansa kehittymisvaiheessa tai tunnistaneensa joitain kehityskohtia liiketoimintatiedon hallinnan suhteen (kysymys 29). Merkittävimmiksi kehittämiskohteiksi nousivat nykyisten liiketoimintatiedon hallinnan järjestelmien parempi ja laajempi hyödyntäminen sekä tiedon jalostusasteen syventäminen (kysymys 36). Järjestelmien parempaan ja laajempaan hyödyntämiseen ei näytä löytyneen ratkaisuja, sillä se on ollut tärkein kehityskohde myös vuonna Ulkoiseen liiketoimintatietoon liittyvät toiminnot kuten asiakastutkimukset, bränditutkimukset, markkinatutkimukset ja uutisseuranta on ulkoistettu osittain tai kokonaan suurimmassa osassa yrityksistä. Vain kilpailijaseuranta hoidetaan yleensä sisäisesti (kysymys 11). Kolmen vuoden aikajänteellä liiketoimintatiedon hallinnan toimintojen ulkoistamisen nähtiin pysyvän samalla tasolla tai ulkoistamisen nähtiin jopa hieman vähenevän (kysymys 37). Verrattaessa ulkoisia ja sisäisiä tietotuotteita, ulkoiset tietotuotteet nähtiin vähemmän yleisiksi (kysymys 17) ja erilaisia liiketoimintatiedon osa-alueita verrattaessa, huonommin koettiin onnistuttavan ulkoisen liiketoimintatiedon hallinnassa (kysymys 28). Tulevaisuudessa ulkoisen ja sisäisen liiketoimintatiedon uskottiin linkittyvän paremmin toisiinsa (kysymys 38).

40 Toimialakohtaisen tarkastelun mukaan liiketoimintatiedon hallinnassa on havaittavissa vaihtelua eri toimialoja verrattaessa. Esimerkiksi kiinteistöt ja rakentaminen alalla yksikään yrityksistä ei ollut laatinut erillistä budjettia liiketoimintatiedon hallinnalle kun taas teollisuuden yrityksistä 58% omisti erillisen budjetin. Kiinteistöt ja rakentaminen alalla on kuitenkin ymmärretty toiminnan tarpeellisuus, sillä panostukset liiketoimintatiedon hallintaan seuraavan viiden vuoden aikana tulevat kasvamaan eniten juuri kyseisellä alalla. Onnistuminen liiketoimintatiedon hallinnan teknisten ratkaisuiden hyödyntämisessä koetaan vahvimpana tietotekniikan, median ja telekommunikaation alalla. Oli myös havaittavissa, että kilpailijoita ja omaa toimialaa koskeva tieto korostuu erityisesti energia sekä kiinteistöt ja rakentaminen -aloilla. Tulee kuitenkin muistaa, että vastauksien yleistettävyys ei toimialakohtaisten pienten otosten vuoksi ole kovin hyvä. Jatkossa tutkimusta voidaan toivottavasti syventää eri toimialojen suhteen, jolloin niiden erot ja kehitys nähdään paremmin. 40

41 41 LÄHTEET Talouselämä Yritysraportti Helsinki, Talentum Media Oy. 273 s.

42 42 LIITTEET 1. Kyselylomake 2. Saatekirje

43 LIITE 1 (1/17) Liiketoimintatiedon hallinta suomalaisissa yrityksissä vuonna Taustatiedot Yritys / Konserni Vastaajan nimi Vastaajan asema yrityksessä 2. Toimiala a) Hyvinvointipalvelut ja terveydenhuolto b) Kiinteistöt ja rakentaminen c) Kuluttajatuotteet ja kaupan ala d) Pankki- ja rahoitustoiminta, vakuutus ja omaisuudenhoito e) Teknologia, media ja telekommunikaatio f) Teollisuus ja energia g) Muu, mikä?

44 LIITE 1 (2/17) A. TOIMINNAN MÄÄRITTELY 3. Onko yrityksessänne tai konsernissanne (jäljempänä yritys) tietoisesti toteutettua toimintaa omaan liiketoimintaan tai liiketoimintaympäristöön liittyvän tiedon keräämiseksi ja analysoimiseksi? a) Kyllä b) Ei. (Vastatkaa kysymykseen 4. ja siirtykää kysymykseen 33.) 4. Mitkä ovat tärkeimmät keinot ja työkalut, joiden avulla yrityksenne johto pysyy ajan tasalla yrityksen tilanteesta? 5. Millä nimellä tätä toimintaa kutsutaan? a) Business Intelligence b) Competitive Intelligence c) Liiketoimintatiedon hallinta d) Market Intelligence e) Tiedolla johtaminen f) Jokin muu, mikä? Jatkossa kyseiseen toimintaan viitataan tässä kyselyssä termillä liiketoimintatiedon hallinta.

45 LIITE 1 (3/17) B. LIIKETOIMINTATIEDON HALLINNAN ORGANISOINTI 6. Onko yrityksellenne määritelty erillinen strategia liiketoimintatiedon hallinnalle? a) Kyllä b) Ei 7. Onko sisäisen ja ulkoisen liiketoimintatiedon hallinnalle nimetty päävastuullinen henkilö? a) Kyllä, yksi ja sama henkilö vastaa sekä sisäisestä että ulkoisesta liiketoimintatiedon hallinnasta. Liiketoimintatiedon hallinnan päävastuullisen henkilön asema yrityksessä: b) Kyllä, kaksi henkilöä, joista toinen vastaa sisäisestä ja toinen ulkoisesta liiketoimintatiedon hallinnasta. Sisäisen ja ulkoisen liiketoimintatiedon hallinnan päävastuullisten henkilöiden asemat yrityksessä: c) Ei. Kuka yrityksessänne vastaa sisäisestä ja ulkoisesta liiketoimintatiedon hallinnasta? 8. Kenen/keiden alaisuudessa liiketoimintatiedon hallinnasta vastaavat henkilöt työskentelevät? 1) Henkilön asema yrityksessä: Osasto: 2) Henkilön asema yrityksessä: Osasto: 3) Henkilön asema yrityksessä: Osasto:

46 LIITE 1 (4/17) 9. Kuinka monta henkilöä liiketoimintatiedon hallinta työllistää......kokopäiväisesti?...osapäiväisesti? 10. Onko liiketoimintatiedon hallinnalla omaa budjettia? a) Kyllä. Kuinka suuri budjetti on? b) Ei. 11. Mitä seuraavista toiminnoista hyödynnätte yrityksenne toiminnan tukena ja mitä näistä toiminnoista olette ulkoistaneet? a) Asiakastutkimukset b) Bränditutkimukset c) Kilpailijaseuranta d) Markkinatutkimukset e) Uutisseuranta f) Jokin muu, mikä? g) Jokin muu, mikä? Toiminto hoidetaan sisäisesti Toiminto on ulkoistettu osittain Toiminto on ulkoistettu kokonaan Toimintoa ei hyödynnetä yrityksessä

47 LIITE 1 (5/17) 12. Ketkä ovat liiketoimintatiedon hallinnan keskeisiä käyttäjiä yrityksessänne? Arvioikaa käyttäjäryhmiä sen mukaan, kuinka tärkeää liiketoimintatiedon hallinnan tuottama tieto niille on. (1 = ei lainkaan tärkeää, 5 = erittäin tärkeää) a) Ylin johto b) Keskijohto c) Asiantuntijat d) Muu henkilöstö Missä yrityksenne toiminnoissa liiketoimintatiedon hallinnan tuottamaa tietoa käytetään? Arvioikaa oheisia toimintoja tiedon hyödyntämismäärän perusteella. (1 = ei käytetä lainkaan, 5 = käytetään erittäin paljon) a) Asiakkuuksien hallinta b) Henkilöstöhallinto c) Myynti ja/tai markkinointi d) Strateginen liiketoiminnan suunnittelu ja kehittäminen e) Taloushallinto f) Toimitusketjun hallinta g) Tuotannon ohjaus h) Tuotannon suunnittelu ja laatu i) Tuote- ja teknologiakehitys j) Jokin muu, mikä? k) Jokin muu, mikä?

48 LIITE 1 (6/17) 14. Mihin tarkoitukseen liiketoimintatiedon hallinnan tuottamaa tietoa käytetään yrityksessänne? Arvioikaa oheisia prosesseja tiedon hyödyntämismäärän perusteella. (1 = ei käytetä lainkaan, 5 = käytetään erittäin paljon) a) Budjetointiin b) Henkilöstön ohjaamiseen c) Liiketoiminnan seurantaan d) Strategiseen suunnitteluun e) Talouden ennustamiseen f) Tavoitteiden asetantaan g) Tulevaisuuden ennustamiseen h) Jokin muu, mikä? i) Jokin muu, mikä? 15. Millaisia keinoja yrityksessänne käytetään tiedon keräämiseksi henkilöstöltä?

49 LIITE 1 (7/17) C. LIIKETOIMINTATIEDON HALLINNAN MENETELMÄT JA TYÖKALUT 16. Mitä seuraavista keinoista yrityksenne liiketoimintatiedon hallinnasta vastaava taho hyödyntää pyrkiessään tunnistamaan käyttäjien kriittiset tietotarpeet? (1 = ei lainkaan, 5 = erittäin paljon) a) Kyselylomakkeet b) Mutu-tuntuma c) Palautesivustot d) Tiedon käyttäjien haastatteleminen e) Tiedon käytön seuraaminen (esim. tiedostojen latausmäärät) f) Yleinen vuorovaikutus ja keskustelu käyttäjien kanssa g) Jokin muu, mikä? h) Jokin muu, mikä? 17. Kuinka yleisiä seuraavat tietotuotetyypit ovat yrityksenne sisäisessä liiketoimintatiedon hallinnassa? (1 = ei hyödynnetä lainkaan, 5 = hyödynnetään erittäin paljon) a) Ad hoc tyyppiset tapauskohtaiset selvitykset b) Ennalta määriteltyihin tietotarpeisiin perustuvat tietotuotteet 18. Kuinka yleisiä seuraavat tietotuotetyypit ovat yrityksenne ulkoisessa liiketoimintatiedon hallinnassa? (1 = ei hyödynnetä lainkaan, 5 = hyödynnetään erittäin paljon) a) Ad hoc tyyppiset tapauskohtaiset selvitykset b) Ennalta määriteltyihin tietotarpeisiin perustuvat tietotuotteet

50 LIITE 1 (8/17) 19. Kuinka monta erilaista säännöllistä sisäistä tietotuotetta yrityksenne tuottaa? a) Ei yhtään b) 1 5 c) 6 10 d) Yli Arvioikaa seuraavien analyysimenetelmien ja -työkalujen tärkeyttä yrityksenne liiketoimintatiedon analysoinnissa. (0 = en osaa sanoa, 1 = ei lainkaan tärkeä, 5 = erittäin tärkeä) a) Arvoketju-/arvoverkkoanalyysi b) Benchmarking c) Erottuvuustekijöiden analyysi d) Finanssianalyysi e) Kilpailutekijöiden analyysi f) Muutosvoima-analyysi g) Patenttianalyysi h) PESTEL/APESTE/STEEP i) Porterin viiden voiman analyysi j) Portfolioanalyysi k) Riskianalyysi l) Skenaariot m) Strategy canvas/strategiakartta n) SWOT o) Teknologian ennakointi p) Trendianalyysi q) Yrityksen maineen analyysi r) Yritys-, markkina- ja/tai henkilöprofilointi s) Jokin muu, mikä? t) Jokin muu, mikä?

51 LIITE 1 (9/17) 21. Kuinka paljon hyödynnätte seuraavia menetelmiä sisäisistä tietojärjestelmistä saatavien tietojen analysoinnissa? (1 = ei lainkaan, 5 = erittäin paljon) a) Ad hoc -kysely ja -raportointi b) Mittaamisjärjestelmät (balanced scorecard, prosessimittarit tms.) c) Moniulotteinen analyysi, OLAP d) Suunnittelun ratkaisut (budjetointi, ennustaminen) e) Tiedon louhinta (data mining) f) Tiedon visualisointi g) Jokin muu, mikä? h) Jokin muu, mikä? Kuinka paljon yrityksen eri toiminnot hyödyntävät tiedon analysoinnissa liiketoimintatiedon hallinnan teknisiä ratkaisuja? (1 = ei lainkaan, 5 = erittäin paljon) a) Asiakkuuksien hallinta b) Henkilöstöhallinto c) Myynti ja/tai markkinointi d) Strateginen liiketoiminnan suunnittelu ja kehittäminen e) Taloushallinto f) Toimitusketjun hallinta g) Tuotannon ohjaus h) Tuotannon suunnittelu ja laatu i) Tuote- ja teknologiakehitys j) Jokin muu, mikä?

52 LIITE 1 (10/17) 23. Kuinka tärkeitä seuraavat kanavat ovat yrityksenne sisäisten tietotuotteiden jakamisessa? (1 = ei lainkaan tärkeä, 5 = erittäin tärkeä) a) Henkilökohtainen esitys b) Infotilaisuudet c) Intranet d) Puhelinkeskustelu e) Sähköposti f) Sosiaalinen media g) Yrityksen sisäiset vuorovaikutteiset välineet (esim. pikaviestinsovellukset ) h) Liiketoimintatiedon hallinnan portaali i) Jokin muu, mikä?

53 LIITE 1 (11/17) D. LIIKETOIMINTATIEDON HALLINNAN HYÖDYT 24. Arvioikaa yrityksenne liiketoimintatiedon hallinnalla saavutettuja hyötyjä. Liiketoimintatiedon hallinnan avulla on (1 = ei sovellu yritykseemme, 5 = soveltuu yritykseemme erittäin hyvin) a) aikaistettu uhkien ja mahdollisuuksien havaitsemista. b) parannettu asiakas- tai tuotekannattavuutta. c) järkiperäistetty tiedon keräämistä ja analysointia. d) kasvatettu myyntiä ja markkinaosuuksia. e) kasvatettu yleistä tietopohjaa. f) lisätty tiedon jakamista organisaatiossa. g) nopeutettu päätöksentekoprosesseja. h) optimoitu hankintoja ja kustannuksia. i) parannettu tuotannon/tuotteiden laatua. j) saatu laadukkaampaa tietoa päätöksenteon tueksi. k) saavutettu kustannussäästöjä. l) säästetty aikaa. m) tehostettu operatiivista raportointia. n) saatu päätöksentekijät ymmärtämään tiedon merkitys liiketoiminnalle. o) tunnistettu uusia liiketoimintamahdollisuuksia. p) parannettu resurssien suunnittelua. q) vahvistettu kilpailukykyä (esim. kilpailuetutekijöiden tunnistamisen kautta). r) nopeutettu reagointia kilpailutilanteessa. s) tehostettu strategisten päämäärien/tavoitteiden asettamista. t) tehostettu strategian (polku tavoitteeseen) määrittämistä. u) Jokin muu, mikä? v) Jokin muu, mikä?

54 LIITE 1 (12/17) 25. Mittaatteko liiketoimintatiedon hallinnasta saatuja hyötyjä? Kyllä. Miten? Ei. Miksi ei? 26. Keräättekö käyttäjiltä palautetta liiketoimintatiedon hallinnasta? Kyllä. Miten? Ei. Miksi ei? 27. Ohessa on lueteltu tietotarpeita, joihin liiketoimintatiedon hallinnalla useimmiten pyritään vastaamaan. Arvioikaa oheisten tietotarpeiden tärkeyttä yrityksellenne. (1 = ei lainkaan tärkeä, 5 = erittäin tärkeä) a) Asiakkaiden toimialaa koskeva tieto b) Asiakkaita koskeva tieto c) Kilpailijoita koskeva tieto d) Markkinakohtainen tieto e) Omaa toimialaa koskeva tieto f) Rinnakkaisiin toimialoihin liittyvä tieto g) Teknologioita koskeva tieto h) Taloussuhdanteita ja makrotrendejä koskeva tieto i) Omia liiketoimintaprosesseja koskeva tieto j) Tuote- ja asiakaskannattavuustieto k) Jokin muu, mikä? l) Jokin muu, mikä?

55 LIITE 1 (13/17) 28. Kuinka hyvin koette onnistuvanne seuraavilla osa-alueilla? (1 = huonosti, 5 = erinomaisesti) a) Sisäisen liiketoimintatiedon hallinta b) Ulkoisen liiketoimintatiedon hallinta c) Liiketoimintatiedon analysointi d) Liiketoimintatiedon hyödyntäminen operatiivisessa päätöksenteossa e) Liiketoimintatiedon hyödyntäminen strategisessa päätöksenteossa f) Liiketoimintatiedon hallinnan teknisten ratkaisuiden hyödyntäminen g) Tiedon kerääminen henkilöstöltä h) Liiketoimintatiedon hallinta kokonaisuutena Mahdollisuus perustella edellisen kysymyksen vastauksia: 30. Mihin kysymyksiin haluaisitte saada vastauksia liiketoimintatiedon hallinnan avulla?

56 LIITE 1 (14/17) TULEVAISUUS 31. Uskotteko, että yrityksenne panostukset liiketoimintatiedon hallintaan tulevat seuraavan viiden vuoden aikana a) kasvamaan huomattavasti b) kasvamaan hieman c) pysymään samansuuruisina d) pienenemään hieman e) pienenemään huomattavasti 32. Mahdollisuus perustella edellisen kysymyksen vastauksia: 33. Mihin liiketoimintatiedon hallinnan osa-alueisiin tullaan panostamaan a) samalla tavalla kuin aikaisemmin? b) enemmän kuin aikaisemmin? c) vähemmän kuin aikaisemmin?

57 LIITE 1 (15/17) 34. Mitä seuraavista menetelmistä aiotte ottaa käyttöön tai merkittävästi laajentaa seuraavan vuoden aikana? a) Ad hoc -kysely ja -raportointi b) Mittaamisjärjestelmät (balanced scorecard, prosessimittarit tms.) c) Moniulotteinen analyysi, OLAP d) Suunnittelun ratkaisut (budjetointi, ennustaminen) e) Tiedon louhinta (data mining) f) Tiedon visualisointi g) Jokin muu, mikä? h) Jokin muu, mikä? i) Ei mitään näistä 35. Missä toiminnoissa aiotte ottaa käyttöön tai merkittävästi kasvattaa liiketoimintatiedon hallinnan teknisten ratkaisujen hyödyntämistä seuraavan vuoden sisällä? a) Asiakkuuksien hallinta b) Henkilöstöhallinto c) Myynti ja/tai markkinointi d) Strateginen liiketoiminnan suunnittelu ja kehittäminen e) Taloushallinto f) Toimitusketjun hallinta g) Tuotannon ohjaus h) Tuotannon suunnittelu ja laatu i) Tuote- ja teknologiakehitys j) Ei missään

58 LIITE 1 (16/17) 36. Arvioikaa liiketoimintatiedon hallinnan mahdollisia kehittämiskohteita yrityksessänne. (1 = ei lainkaan tärkeä, 5 = erittäin tärkeä) a) Aikataulujen pitävyys b) Analyysikapasiteetin kasvattaminen c) Henkilöstön kiinnostuksen lisääminen d) Henkilöstön osaaminen e) Henkilöstöresurssit f) Johdon sitoutuminen g) Kriittisten tietotarpeiden tunnistaminen h) Nykyisten liiketoimintatiedon hallinnan järjestelmien parempi ja laajempi hyödyntäminen i) Organisaation sisäisen tiedon hyödyntäminen j) Sopivien tietojärjestelmien tai työkalujen kehittäminen k) Tiedon jalostusasteen syventäminen l) Toiminnan hyödyllisyyden mittaaminen m) Toiminnan tuotteistaminen n) Toiminnan kyky priorisoida ja vastata tietotarpeisiin o) Kyky suojautua kilpailijan vastaavalta toiminnalta p) Tiedon jakamisen tehostaminen q) Tiedon hankinnan tehostaminen r) Jokin muu, mikä?

59 LIITE 1 (17/17) 37. Arvioi alla esitettävien trendien merkityksen kehittymistä yrityksessänne liiketoimintatiedon hallinnan saralla kolmen vuoden aikajänteellä: (1 = merkitys laskee huomattavasti, 2 = merkitys laskee jonkin verran, 3 = merkitys pysyy ennallaan, 4 = merkitys kasvaa jonkin verran, 5 = merkitys kasvaa huomattavasti) a) Mobiilin teknologian hyödyntäminen b) Pilvipalveluiden hyödyntäminen c) Big datan hyödyntäminen d) Analytiikan hyödyntäminen e) Avoimen datan hyödyntäminen f) Reaaliaikaisen datan hyödyntäminen g) Sosiaalisen median hyödyntäminen h) Teknisten työkalujen helppokäyttöisyyden ja omaksuttavuuden kehittäminen i) Tietoturvallisuuden huomioiminen j) Liiketoimintatiedon hallinnan arkipäiväistyminen ja sulautuminen jokapäiväisiin työkaluihin (esim. PowerPoint ja Excel -työkalujen kehittymisen kautta) k) Omien henkilökohtaisten laitteiden, kuten tietokoneen ja puhelimen, käyttö liiketoimintatiedon hallinnan toiminnoissa l) Liiketoimintatiedon jakaminen kaikilla yrityksen hierarkiatasoilla m) Liiketoimintatiedon integrointi osaksi yrityksen eri toimintoja n) Erilaisten liiketoimintatiedon hallinnan ratkaisuiden yhteensovittaminen o) Ulkomaalaisten liiketoimintatiedon hallinnan palveluntarjoajien hyödyntäminen p) Liiketoimintatiedon hallinnan toimintojen ulkoistaminen q) Työntekijöiden oma-aloitteinen tiedonhaku r) Juridinen säätely, sertifiointivaatimukset ja muut valvontaympäristön vaatimukset s) Jokin muu, mikä? t) Jokin muu, mikä? Millaisia yleisiä muutoksia uskotte liiketoimintatiedon hallinnassa tapahtuvan seuraavan viiden vuoden aikana?

60 LIITE 2 (1/2) LIIKETOIMINTATIEDON HALLINTA SUOMALAISISSA YRITYKSISSÄ Arvoisa vastaanottaja, Päätöksentekoa tukeva laadukas ja oikea-aikainen tieto on tämän päivän liiketoimintaympäristössä keskeinen kilpailukyvyn edellytys. Käsitteellä liiketoimintatiedon hallinta (engl. business intelligence, BI) viitataan sekä yrityksen johtamisen kannalta oleelliseen tietoon että toimintaan, joka mahdollistaa kyseisen tiedon jalostamisen päätöksenteon tueksi. Tampereen teknillinen yliopisto (TTY) on toteuttanut vuosina 2002, 2005, 2007 ja 2009 tutkimuksen, jossa on selvitetty liiketoimintatiedon hallinnan soveltamistapoja suomalaisissa suuryrityksissä. Aikaisemmilla tutkimuskerroilla lähes jokainen lähestytty yritys on ottanut osaa tutkimukseemme. Vuoden 2013 tutkimus toteutetaan edelliskertojen tapaan kyselytutkimuksena. Edellisistä vuosista poiketen haastattelu ei kohdistu vain 50 suurimpaan suomalaiseen yritykseen, vaan puhelimitse haastatellaan Suomen 500 suurimman yrityksen joukosta kuudelta eri toimialalta noin 60 eri yritystä. Vastaajiksi haemme liiketoimintatiedon hallinnasta vastaavia henkilöitä. Tavoitteena on selvittää, miten Suomessa toimivat isot yritykset toteuttavat liiketoimintatiedon hallintaa ja mihin suuntaan se on kehittymässä. Tutkimuksessa käytettävä kysymyslomake on tämän sähköpostin liitteenä, jotta voitte tutustua siihen etukäteen. Puhelinhaastattelut tehdään välisenä aikana. Vastaamiseen kuluu aikaa noin 40 minuuttia. Tutkimuksen tulokset julkaistaan siten, ettei niistä voi tunnistaa yksittäisiä yrityksiä. Kaikki vastaajat saavat kirjallisen raportin kyselytutkimuksen tuloksista kesällä Lisäksi raportin valmistumisen jälkeen järjestämme tuloksia esittelevän seminaarin, johon tutkimukseen vastanneet henkilöt saavat kutsun. Tutkimuksen toteuttaa TTY:n tiedonhallinnan ja logistiikan laitos. Tutkimuksen tuloksia käytetään aihealueen tieteellisen tutkimuksen edistämiseksi ja suomalaisen elinkeinoelämän kilpailukyvyn kehittämiseksi. Tutkimuksen rahoittavat TTY sekä KPMG. Toivomme, että voisitte olla tukemassa tärkeää tutkimusta varaamalla aikaanne puhelinhaastattelua varten Teille sopivana ajankohtana. Jos haluatte lisätietoja tutkimuksesta tai kyselystä, olkaa ystävällinen ja ottakaa yhteyttä Tuuli Tyrväiseen ( tuuli.tyrvainen@tut.fi, puh ), Timo Tuomenpuroon (puh ) tai prof. Mika Hannulaan (puh ). Ystävällisin terveisin, Mika Hannula Tuuli Tyrväinen Timo Tuomenpuro Professori Tutkimusapulainen Tohtoriopiskelija Postiosoite Käyntiosoite Puhelin (03) PL 541 Korkeakoulunkatu 8 Faksi (03) FIN Tampere Tampere