KAARINAN KIRJASTON LAATU

Transkriptio

1 KAARINAN KIRJASTON LAATU

2 YLEISKUVAUS... 3 Perustiedot... 3 Arvot, visiot, päämäärät ja tavoitteet... 4 Ennakointi ja arviointijärjestelmä... 5 Asiakkaat ja sidosryhmät... 5 Kumppanit ja yhteistyöverkostot... 6 Henkilöstö... 6 Kehittämistoiminta... 7 Lait, asetukset, ohjeet ja määräykset JOHTAJUUS a Miten johtajat kehittävät mission, vision, arvot ja eettiset periaatteet sekä toimivat erinomaisuutta edistävän kulttuurin esikuvina b Miten johtajat osallistuvat henkilökohtaisesti organisaation johtamisjärjestelmän kehittämiseen, toteuttamiseen ja jatkuvaan parantamiseen c Miten johtajat ovat vuorovaikutuksessa asiakkaiden, yhteistyökumppaneiden ja yhteiskunnan edustajien kanssa d Miten johtajat vahvistavat ja tukevat erinomaisuutta edistävää kulttuuria organisaatiossa 11 1e Miten johtajat tunnistavat muutostarpeet ja saavat aikaan muutoksia organisaatiossa TOIMINTAPERIAATTEET JA STRATEGIA a Miten toimintaperiaatteet ja strategia perustuvat sidosryhmien nykyisiin ja tuleviin tarpeisiin ja odotuksiin b Miten toimintaperiaatteet ja strategia perustuvat suorituskyvyn mittaamisesta saatavaan tietoon, tutkimuksiin, oppimiseen ja parhaisiin käytäntöihin c Miten toimintaperiaatteita ja strategiaa kehitetään, arvioidaan ja pidetään ajan tasalla d Miten toimintaperiaatteet ja strategia viestitään ja toteutetaan keskeisten prosessien avulla HENKILÖSTÖ a Miten henkilöstövoimavaroja suunnitellaan, hallitaan ja kehitetään b Miten henkilöstön tietämys ja osaaminen tunnistetaan sekä miten niitä kehitetään ja ylläpidetään c Miten henkilöstön osallistumista edistetään ja henkilöstöä valtuutetaan? d Miten organisaatiossa käydään vuoropuhelua? e Miten henkilöstöä palkitaan, henkilöstölle annetaan tunnustusta ja henkilöstön hyvinvoinnista huolehditaan? KUMPPANUUDET JA RESURSSIT a Miten ulkoisia kumppanuussuhteita johdetaan ja hallitaan b Miten taloudellisia resursseja hallitaan c Miten rakennuksia, laitteistoja ja materiaaleja hallitaan d Miten teknologiaa hallitaan e Miten tietoa, tietämystä ja tietopääomaa hallitaan PROSESSIT Kirjaston prosessikartta ASIAKASTULOKSET a Asiakkaiden näkemykset b Sisäinen suorituskyky HENKILÖSTÖTULOKSET a Henkilöstön näkemykset b Sisäinen suorituskyky YHTEISKUNNALLISET TULOKSET a Yhteiskunnan näkemykset b Sisäinen suorituskyky KESKEISET SUORITUSKYKYTULOKSET a Keskeiset suorituskyvyn tulokset b Sisäinen suorituskyky... 33

3 3 YLEISKUVAUS Perustiedot Kirjastotoimintaa Kaarinassa on ollut vuodesta 1865 lähtien. Tuolloin kreivi C.M.M. Armfelt lahjoitti palvelusväkeänsä varten hankkimansa kirjakokoelman pitäjälle. Lahjoitus käsitti 42 teosta. Nykymuotoinen kirjastotoiminta sai Kaarinassa alkunsa vuonna 1909, kun Kaarinan kunnan kantakirjasto perustettiin. Toiminta lähti voimakkaaseen kasvuun vuodesta 1980, jolloin kirjastosta tuli päätoimisesti hoidettu ja pääkirjasto sai tilat kaupungin uudesta keskustasta. Toimipaikat, tilat ja toiminta Kaupunginkirjastolla on seuraavat toimipaikat: Pääkirjasto keskustassa Sivukirjasto ja koulukirjasto Littoisissa Kotimäen koululla Koulukirjastot Auranlaakson, Kuusiston ja Piispanlähteen kouluilla Pääkirjasto sijaitsee kaupungin keskustassa Pyhän Katariinan tien varrella, kaupungintalon ja torin välissä olevan liiketalon toisessa kerroksessa. Välittömässä läheisyydessä ovat koulukeskus, jossa toimii ala ja yläkoulu, sekä lukio ja aikuislukio ja Hovirinnan koulu, jossa on myös kansalaisopiston toimintaa. Keskustaan on hyvät yhteydet kaupungin muista osista ja keskustan alueella on myös kaksi suurta asuinaluetta: Hovirinta ja Koristo. Pääkirjaston sijainti on erinomainen, mutta tilat ovat vaikeapääsyiset ja riittämättömät. Kirjasto sijaitsee toisessa kerroksessa, hissi on rakennuksen päädyssä, kirjasto löytyy vasta portaikkojen ja käytävien takaa, eikä kulku ole esteetön. Kirjasto sijaitsee vuokratiloissa, joiden koko on 915 neliömetriä. Läänin kirjastotarkastajan mukaan riittävät tilat olisivat 2000 neliömetriä. Keskustan kehittämissuunnitelman mukaan kirjasto saisi uudet, väljemmät tilat. Niissä voitaisiin järjestää oppilaiden ryhmäkäyntejä, yleisötilaisuuksia, näyttelyitä sekä tarjota käyttäjille asianmukaiset tilat opiskeluun, sähköiseen asiointiin ja tiedonhakuun, lehtien lukuun ja erityisesti lasten ja nuorten osastoilla yhdessäoloon. Pääkirjastossa on täydet palvelut koko väestölle ja pitkät aukioloajat. Pääkirjasto vastaa keskitetysti kokoelmista ja järjestää vanhusten erityispalvelut. Turulta ostetaan kaksi kirjastoautopysäkkiä Kairisen alueen päiväkodeille. Littoisten kirjasto sijaitsee Kotimäen koululla. Kirjasto toimii koulupäivinä koulukirjastona ja kolmena arkipäivänä lisäksi sivukirjastona klo Koulu on valmistunut vuonna 2005, kirjasto sijaitsee esiintymistilanakin toimivan ruokasalin ja nuorisotilojen välissä. Kirjastolla ja nuorisotiloilla on yhteinen lehtikahvio ja kulku tilojen välillä. Kirjaston palvelut on suunnattu pääasiassa koululaisille ja lapsiperheille. Muut koulukirjastot toimivat Auranlaakson, Kuusiston ja Piispanlähteen alakouluilla. Tilat ovat koulun tiloja, mutta kirjastotoiminta on kirjaston järjestämää. Kirjastot ovat auki 1 2 päivänä viikossa. Koulukirjaston palvelut on kohdistettu kouluun ja oppilaisiin; tavoitteena on oppimisen ja lukuharrastuksen tukeminen. Kaupungin kokoon ja väestön määrään sekä asutusrakenteeseen nähden palvelupaikkojen määrä on riittävä ja palvelujen saavutettavuus on hyvä.

4 4 Sisäinen toimintaympäristö Yleinen kirjasto on lakisääteinen peruspalvelu. Kaarinan kaupunginkirjasto kuuluu sivistyspalveluiden osastoon ja on sivistyslautakunnan alainen yksikkö. Osaston johtaja on sivistysjohtaja ja vastuualueen kirjastotoimen johtaja. Arvot, visiot, päämäärät ja tavoitteet Kirjaston arvot ja tavoitteet lähtevät kirjastolain paikallisesta toteutuksesta sekä kaupungin ja sivistyspalveluiden päämääristä. Kirjastolain mukaan yleisten kirjastojen kirjasto ja tietopalvelujen tavoitteena on edistää väestön yhtäläisiä mahdollisuuksia sivistykseen, kirjallisuuden ja taiteen harrastukseen, jatkuvaan tietojen, taitojen ja kansalaisvalmiuksien kehittämiseen, kansainvälistymiseen sekä elinikäiseen oppimiseen. Kirjastolla on vuonna 2004 laadittu strategia "Kaarinan kirjaston strategia ". Kirjaston arvot ovat kaupungin strategian mukaisesti: suvaitsevaisuus avoimuus vuorovaikutus oikeudenmukaisuus. Kirjaston visio on : Tietoa ja taitoa, elämyksiä, osaamista ja viisautta lähikirjastosta ja verkosta. Kaarinan kirjaston arvopäämäärä on sivistyksellisen tasa arvon toteutuminen ja tavoitteena laadukkaat ja asiakaslähtöiset kirjastopalvelut. Kirjasto suuntautuu selkeästi seudulliseen yhteistyöhön. Kirjasto tukee tiedonhallintataitojen tulemista keskeisiksi kansalaistaidoiksi ja olennaiseksi osaksi oppimista ja opetusta. Kirjastotoiminnan tavoitteena on edistää myös virtuaalisten ja vuorovaikutteisten verkkopalvelujen ja niiden sivistyksellisten sisältöjen kehittymistä. Kirjastoa kehitetään hybridikirjastona, joka tarjoaa pääsyn maailmanlaajuiseen tietoon erilaisten medioiden, aineistojen ja verkkojen välityksellä ja tarjoaa myös apua aineiston käytössä. Kirjastotilan yhteisöllinen merkitys lisääntyy: sieltä avautuu mahdollisuus julkisen hallinnon sähköiseen asiointiin. Kirjasto suuntautuu selkeästi seudulliseen yhteistyöhön. Kaarina, Piikkiö, Paimio ja Sauvo muodostavat Peimarin kirjastokimpan, jolla on internetissä yhteinen Web Origo. Kaarinan kaupunki ja Piikkiön kunta yhdistyvät vuoden 2009 alussa, joten kirjastojen yhdistymistä on suunniteltu tammikuusta 2008 lähtien. Viisikkokuntien (Turku, Kaarina, Raisio, Naantali ja Lieto) kirjastojen yhteistyö on kasvanut maakunnalliseksi Varsinais Suomen kirjastot projektiksi. Kaarinan kirjastosta on kirjastotoimen johtaja mukana projektin ohjausryhmässä. Myös useissa muissa projektin alaryhmissä on edustaja Kaarinan kirjastosta. Kaarinan kirjasto suunnittelee liittymistä Vaskiyhteisjärjestelmään vuonna 2009 sekä osallistuu seutukirjastoselvitykseen. Kirjaston painopisteenä on koulun ja kirjaston yhteistyö, johon liittyy kiinteästi pyrkimys kirjastopalvelujen hyvään saavutettavuuteen. Tavoitteena on järjestää kaikille kouluille niiden tarvitsemat kirjastopalvelut. Palveluista vastaa keskitetysti kaupunginkirjasto. Palvelujen saatavuuden ja toiminnan tehokkuuden tasapainottamiseksi kirjastolaitoksen rakennetta on kehitetty siten, että useaan sivukirjastoon perustuvasta palvelusta on muodostettu verkosto, jossa on laaja pääkirjasto keskitettyine tukipalveluineen, yksi sivukirjasto kaupungin pohjoisosassa ja koulukirjastot kaikilla neljällä "kylä"koululla. Vanhusten ja vammaisten palvelut on

5 järjestetty yhdessä sosiaalitoimen kanssa siten, että useimmissa kaupungin vanhusten palvelukeskuksissa ja vanhainkodissa on yhteyshenkilöt ja järjestelmällisesti pyörivä siirtokokoelmatoiminta, jota täydentää samoin yhteistyönä toteutettu kotipalvelutoiminta. Uusi, vuorovaikutteinen asiakasliittymä otetaan käyttöön vuonna Kirjastolaitokselle on tyypillistä, ja lain velvoittamaakin, toimiminen palveluverkkona ja nykyisin yhä enemmän myös virtuaalipalveluverkkona. Kansallinen, paikallinen ja alueellinen kirjasto ja tietopalveluverkko toimii yhtenäisenä näyttäytyen käyttäjälle yhtenä palvelukokonaisuutena. Kaarinan kirjastolla on kotisivu ja kirjaston aineistorekisteri on käytettävissä internetin välityksellä. Asiakkaille tarkoitettuja internet työasemia on pääkirjastossa, Littoisten kirjastossa sekä Piispanlähteen koulukirjastossa. Kirjasto on asettanut laadulliset ja määrälliset tavoitteensa niin, että olemassa olevilla resursseilla päästään vähintään valtakunnan keskitasolle. Lainaus/as Lainauskierto Kulut /as Taloudellisuus KAARINA 21,16 4,05 44,23 1,07 MAAKUNTA 18,73 2,37 49,27 1,20 LÄÄNI 19,82 2,21 50,12 1,18 KOKO MAA 19,21 2,48 50,33 1,19 Toiminta 2007 Taloudellisuus = (henkilöstökulut + kirjastoaineistokulut) / (fyysiset käynnit + lainaus), mitä pienempi luku, sitä parempi taloudellisuus. 5 Ennakointi ja arviointijärjestelmä Kirjaston koko vakinainen henkilökunta pitää vuosittain kaksi suunnittelupäivää: keväällä käsitellään toimintakertomus ja arvioidaan toimintaa ja syksyllä valmistellaan toiminta ja taloussuunnitelma seuraavaksi kolmivuotiskaudeksi. Vastuuhenkilöt ja tiimivetäjät valmistelevat asiat ennakolta. Arviointi suoritetaan osana laatuprojektia. Laatutyötä on tehty vuodesta Asiakkaat ja sidosryhmät Palvelujen tarjonta perustuu asiakkaiden segmentointiin. Kirjasto toimii osana yleisten kirjastojen verkostoa, jossa sen tehtävänä on olla kuntansa lähikirjasto. Lähikirjaston tavoitteena on tukea sivistyksellistä tasa arvoa ja huolehtia, että kirjastopalvelut ovat erityisesti lasten ja vanhusten saavutettavissa ja tukevat elinikäistä oppimista. Asiakkaita ryhmitellään iän mukaan: aikuisten palvelut, vanhuspalvelut, lasten ja nuorten palvelut. Käytetään myös elämäntilanteen mukaista jakoa: palvelut suunnitellaan koululaisille, opiskelijoille, lapsiperheille, vammaisille, päiväkotiryhmille tai maahanmuuttajille. Tällaisia palveluja ovat mm. koulukirjastot, Littoisten kirjaston toimiminen perhekirjastona, laajan kokoelman tarjoaminen sosiaali ja terveysalan oppilaitoksen opiskelijoille, selkokirjakokoelma, äänikirjakokoelma sekä vanhusten laitos ja kotipalvelu. Palveluja ja tarjontaa suunnitellaan myös paikallisen työtilanteen ja harrastusten mukaan; kokoelmilla tuetaan mm. opettajuutta ja hoivaa, teatteri ja musiikkiharrastusta ja kansalaisopistossa opiskelua.

6 Kirjaston sidosryhmiä ovat oman kunnan eri hallintokunnat sekä kirjastossa näyttelyitä tai esityksiä järjestävät tahot. Tärkeimpiä sidosryhmiä ovat koulut, vanhustyö, nuorisotyö ja päivähoito, joiden kanssa suunnitellaan ja toteutetaan erityisryhmien palvelut. 6 Kumppanit ja yhteistyöverkostot Kirjastokumppaneista tärkeimmät ovat Peimarin kimppa (Paimio, Piikkiö ja Sauvo), maakuntakirjasto sekä lähiseudun kirjastot. Maakunnallista yhteistyötä syventävä Varsinais Suomen kirjastot projekti on alkanut vuonna Toimittajista kirjaston tärkeimpiä kumppaneita ovat Ab Axiell Kirjastot Oy (ent. Akateemisen tietopalvelun ja Axiellin yhdistelmä) ja BTJ Finland Oy. Kaupungin sisäisiä yhteistyökumppaneita ovat tietohallinto ja tilakeskus. Valtionhallinnolta eli lääninhallitukselta ja opetusministeriöltä, saadaan ohjeita ja tukea. Tärkeimmät yhteistyöverkostot ovat Varsinais Suomen yleiset kirjastot ja Peimarin kimppa. Lähiseudun kirjastoissa toimivien kollegojen kanssa suunnitellaan yhteisiä kehittämisprojekteja. Koulukirjastoissa työskentelevät osallistuvat koulun toimintaan ja opettajien kokouksiin. Sivistyspalveluilla on yhteinen johtoryhmä, jonka toimintaan kirjastotoimen johtaja osallistuu. Henkilöstö Henkilöstö on Kaarinan kirjastossa aina ollut niukin resurssi. Kaupungin sijainnin vuoksi sitä vastoin henkilöstön pätevyydestä ei ole ollut pulaa. Koska henkilöstön koulutustaso on korkea, työnjako perustuu pitkälti henkilökohtaiseen osaamiseen. Työyhteisön toimivuuden lähtökohtana on tiimityöskentely, vastuualuejako ja toisaalta osallistuminen pääkirjaston keskitettyihin palveluihin ja asiakaspalveluun. Tällä pyritään yhteiseen näkemykseen ja palvelun laatuun ja samanaikaisesti henkilöstön erityisosaamisen huomioonottamiseen ja hyödyntämiseen. Opetusministeriön kirjastoarviointityöryhmän minimitavoite henkilöstömääräksi on 1 henkilötyövuosi 1000 asukasta kohden. Kaarinan kirjastossa oli vuonna 2008 vakinaista ammatillista henkilöstöä 14 henkilötyövuotta. Henkilöstöstä 7 on kirjastonhoitajia ja 7 kirjastovirkailijoita. Korkeakoulututkinnon suorittaneet kirjastonhoitajat toimivat kirjastotoimen johtajana, informaatikkoina (2) ja vastuualueensa johtajina: musiikki ja vanhustyö (1), lasten ja nuortenkirjastotyö sekä koulukirjastotyö (1). Kirjastovirkailijat ovat koulutukseltaan kirjastolinjan merkonomi (4, joista 1 suorittaa juuri tradenomin tutkintoa) ja tradenomi (3). Virkailijat kuuluvat joko erityisalansa tiimiin tai tukipalveluja tuottavaan monitoimitiimiin, jonka tiiminvetäjä on myös virkailija. Vastuualueilla ja tiimeillä on oikeus yhteisesti sovitun kiintiön puitteissa hankkia kirjastoaineistoaineistoa ja suunnitella ja toteuttaa toimintaansa. Kirjastossa on tehty henkilöstösuunnitelma ja osaamiskartoitus. Kaarinan ja Piikkiön kuntaliitoksen yhteydessä on varauduttu suunnitelman tarkistukseen. Kirjaston siivooja kuuluu tilakeskuksen henkilökuntaan.

7 7 Kehittämistoiminta Laatu 2002 Kirjastolaissa (904/1998) säädetään arvioinnista seuraavasti: "Kunnan tulee arvioida järjestämäänsä kirjasto ja tietopalvelua. Arvioinnin tarkoituksena on parantaa kirjasto ja tietopalvelujen saatavuutta ja tukea niiden kehittämistä. Arvioinnilla seurataan yleisten kirjastojen kirjasto ja tietopalvelujen toteutumista sekä palvelujen laatua ja taloudellisuutta. Valtakunnallisesta arvioinnista sekä valtakunnallisesta osallistumisesta kansainväliseen arviointiin päättää asianomainen ministeriö, joka vastaa arvioinnin toteutuksesta yhdessä lääninhallitusten kanssa. Kunta on velvollinen osallistumaan tässä momentissa tarkoitettuun arviointiin. Arvioinnin keskeiset tulokset tulee julkistaa." Arvioinnin toteuttamiseksi päätettiin aloittaa laatutyöskentely. Ensimmäinen laatujärjestelmä, Efektia Oy:n mallin pohjalta tehty "Kirjasto ja laatu", saatiin valmiiksi v ja sen pohjalta tehtiin omat pika arvioinnit ja valittiin kehittämiskohteet: sisäisen toimintajärjestelmän kehittäminen ja henkilöstöasiat. Yhteisesti hyväksytyssä toimintajärjestelmässä on määritelty tiimit ja vastuualueet sekä vastuuhenkilöt ja kirjattu näiden valtuudet ja vastuut. Yhteisissä suunnittelukokouksissa ja kehityskeskusteluissa on todettu järjestelmän parantaneen työnjakoa, ilmapiiriä, suunnittelua ja kehittämistä sekä asiakastuntemuksen hankintaa. Vuonna 2004 laatuasiakirja ajantasaistettiin. Vuonna 2005 arvioinnin tuloksena laadittiin oma kirjastostrategia. Vuonna 2006 aloitettiin siirtyminen EFQM: ään, jonka valmistui v Laatuun liittyvät prosessien kuvaukset valmistuivat tammikuussa Laadun auditointi toteutetaan kaupungin aikataulun mukaisesti, aikaisintaan vuonna Seutuyhteistyö 2002 Seudullinen yhteistyö aloitettiin vuonna Tavoitteena on palvelun parantaminen ja kustannussäästöt. Kaarinan kaupungin tietohallinnon aloitteesta Peimarin kimppa hankki yhdessä kirjastojärjestelmän. Yhteistyössä järjestelmän hankinta tuli edullisemmaksi ja yhteinen web kirjasto on helpottanut asiakkaan aineistohakua. Vuodesta 2004 kimpalla on ollut säännölliset kokoontumiset, joissa pääasiana on edelleen ollut järjestelmän kehittäminen. Vuonna 2006 päätettiin laajentaa yhteistyötä hankintaan ja henkilöstön rekrytointiin toiminnan joustoa lisäämään ja kustannuksia vähentämään. Vuonna 2006 anottiin myös yhdessä OPM:n rahoitusta OrigoNelli ohjelmiston hankintaan, jotta kirjastojen aineistot olisivat Varsinais Suomen Nelli portaalissa metalib hakukelpoisia ja jotta tulevaisuudessa etälainaus olisi mahdollista. Yhteistyöstä on seurannut taloudellista säästöä ja erityisesti pienimpien kirjastojen palvelujen parantumista. Viisikkokirjastojen yhteistyö alkoi myös vuonna 2002 kirjastojärjestelmäyhteistyön pohjalta. Vuodesta 2003 Viisikkokirjastojen johtajat ovat kokoontuneet säännöllisesti. Vuonna 2004 Viisikkokirjastot sopivat yhteistyöstä Turun ammattikorkeakoulun kanssa ja opinnäytetyönä valmistui kartoitus kirjastojen nykytilasta ja seutuyhteistyön edellytyksistä. Viisikkokirjastot saivat vuonna 2005 OPM:n avustuksen ( euroa) kirjastojärjestelmäyhteistyön kehittämiseen ja yhteisen asiakaskyselyn tekemiseen. Järjestelmäyhteistyöstä järjestettiin toimittajien kanssa yhteinen seminaari, asiakaskysely toteutettiin TuAmk:n kanssa opinnäytetyönä (valmistui 2007).

8 Viisikkokirjastot esittäytyivät vuoden 2005 Kirjamessuilla ja vuonna 2006 otettiin käyttöön yhteiset käyttösäännöt. Kaarinan kirjasto vastasi asiakaskyselyn ohjauksesta ja käyttösääntötoimikunnan toiminnasta. Vuonna 2006 Turun kaupunginkirjasto anoi Viisikko kirjastojen yhteistyön jatkoprojektina OPM:ltä avustusta Varsinais Suomen kirjastot projektin suunnitteluun ja toteutukseen. Alkuun lähdettiin Viisikkokirjastojen yhteistyöstä, jota laajennettiin vuonna 2007 Turun yhteistyöalueen kattavaksi ja aloitetaan yhteisjärjestelmän luominen ja seutukirjastoselvityksen tekeminen. Kaarina on kiinteästi mukana suunnittelussa. Vuonna 2007 Kaarina sai lääninhallitukselta rahoitusta järjestelmärajat ylittävään etälainaukseen. Kirjastojärjestelmien fuusion vuoksi hanke on muuttunut yhteisjärjestelmään liittymiseksi. Yhteistyön tulokset ovat lisänneet asiakkaiden tasavertaisuutta ja luoneet pohjan seudullisen laitoksen kehittämiselle. Koulukirjastotyö luvun laman seurauksena sivukirjastoista ja laitoskirjastosta luovuttiin, Littoisten kirjastoa lukuun ottamatta. Sivukirjastot korvattiin koulukirjastoilla. Koulukirjastotyö valittiin kirjaston painoalueeksi vuonna Yhteistyön tavoitteena on lukutaidon ja lukuharrastuksen lisääminen sekä tiedonhallintataitojen systemaattinen oppiminen. Koulukirjastotyön tärkeimmäksi tehtäväksi otettiin tiedonhallintataitojen opetuksen sisällyttäminen OPS:iin ja sen toteuttaminen yhdessä opettajien kanssa. Vuonna 2003 kirjasto järjesti omalle ja koulujen henkilökunnalle seminaarin tavoitteista ja vuonna 2004 Kotimäen koulun rehtori ja kirjastotoimen johtaja osallistuivat lääninhallituksen Tietostrategian toimeenpano seminaariin ja koulukirjastohenkilöstö laati peruskoulun joka luokka asteelle sekä lukiolle ja sosiaalija terveysalan oppilaitokselle oppimistavoitteet. Ne sisällytettiin OPS:iin ja opetusta on sen mukaisesti laajennettu joka vuosi uusille luokka asteille. Littoisten kirjastossa on laadittu Kotimäen koululle 1 9 luokkien opetusmallit, joita kokeiltiin syksyllä 2007 ja joita on kokemusten pohjalta tarkoitus soveltaa muissakin perusopetuksen kouluissa. Vuonna 2004 päätettiin tehdä kartoitus koulujen kirjastopalveluista ja kysely koulujen tarpeista ja toiveista ja tämän pohjalta suunnitella kaikki oppilaitokset kattava koulukirjastojärjestelmä. Kartoitus ja kysely sovittiin tehtäväksi opinnäytetyönä ammattikorkeakoulun opiskelijan kanssa. Tämä opinnäytetyö jäi kuitenkin kesken. Uusi informaatikko tekee kartoituksen ja peruskoulujen opettajille suunnatun kyselyn syksyllä Toiminnan tuloksena kaikissa koulukirjastoissa on järjestelmä, jossa koulujen kanssa laaditun lukujärjestyksen puitteissa jokaisella oppilaalla on mahdollisuus käydä kirjastossa vähintään kerran viikossa lainaamassa. Tiedonhallinnan ja kirjastonkäytön opetus on lisääntynyt, mm. vuonna 2007 opetusta annettiin yhteensä 80 luokalle. Lukuharrastuksen tukemiseksi tarjotaan kouluille kirjavinkkausta ja järjestetään koulujen kanssa yhdessä kirjallisuus ja lukuprojekteja. 8

9 9 Lait, asetukset, ohjeet ja määräykset Kirjaston toimintaa ohjaavat: kirjastolaki ja asetus opetusministeriön ja lääninhallituksen ohjeet ja määräykset muu lainsäädäntö Kaarinan kaupungin hallintosääntö ja muu säädöstö Kaarinan sivistyslautakunnan päätökset ja ohjeet sivistysjohtajan päätökset ja ohjeet Varsinais Suomen kirjastojen yhteiset käytännöt Kaarina kirjaston käyttösäännöt kirjaston yhteiset menettelytavat. 1. JOHTAJUUS Kaarinan kirjaston johtajuuden tavoitteena on jaettu johtajuus ja työhön osallistuva johtamistapa. Johtamistavoilla johtaja pyrkii vuorovaikutuksesta ja kumppanuuksista saatavaan synergiaan ja ylläpitämään suhteita asiakkaisiin. Henkilöstön tasa arvoa pyritään toteuttamaan matalalla hierarkialla ja vastuun ja päätöksenteon jakamisella tiimeille. Arvot ja tavoitteet perustuvat kirjastolain paikalliseen toteutukseen ja kaupungin strategian sivistyspalveluja koskeviin tavoitteisiin. 1a Miten johtajat kehittävät mission, vision, arvot ja eettiset periaatteet sekä toimivat erinomaisuutta edistävän kulttuurin esikuvina Kirjaston johtajan ja kirjaston arvot ja tavoitteet on yhteisesti laadittu ja sovittu kirjaston strategian mukaisesti koko henkilökunnan kesken. Arvoja, visioita, päämääriä ja tavoitteita tarkistetaan ja uudistetaan työpaikka ja suunnittelukokouksissa, kehityskeskusteluissa ja laatupalavereissa, erityisesti muutostilanteissa. Kirjasto pyrkii visionsa ja tavoitteidensa mukaisesti tarjoamaan laadukkaat ja asiakaslähtöiset kirjastopalvelut lähikirjaston ja verkon välityksellä. Yksi tärkeimpiä tavoitteita on myös tukea tiedonhallintataitojen siirtymistä oppimisen ja opetuksen olennaiseksi osaksi ja keskeisiksi kansalaistaidoiksi. Johtaja sitoutuu arvoihin luonnollisella tavalla kirjaston koko henkilökunnalle yhteisten töiden välityksellä, esim. toimimalla asiakaspalvelussa. Toisaalta johtaja jakamalla vastuuta ja päätöksentekoa sekä tiimeille kokonaisuutena että niihin kuuluville henkilöille ja ottamalla omassa päätöksenteossaan huomioon tiimien ja niiden jäsenten toiveet, ehdotukset ja johtopäätökset, edistää luottamuksellista työilmapiiriä ja sitoutumista organisaatioon. 1b Miten johtajat osallistuvat henkilökohtaisesti organisaation johtamisjärjestelmän kehittämiseen, toteuttamiseen ja jatkuvaan parantamiseen Johtamistapa Kirjaston johtamistapa on jaettu johtajuus. Kirjastotoimen johtaja tekee tarvittavat viralliset, henkilökuntaan ja varojenkäyttöön liittyvät päätökset. Johtaja valmistelee koulutuslautakunnalle kir

10 jastolaitoksen taloussuunnitelman. Aikuisten osaston informaatikko toimii kirjastotoimen johtajan apuna ja sijaistaa häntä. Kirjastotoimen johtaja ja aikuisten osaston informaatikko ovat sopineet keskinäisestä työnjaosta koskien henkilöstöasioita ja pääkirjaston toimintaa. Kirjaston johtoryhmänä toimivat kirjastotoimen johtaja ja informaatikot. Suunnitteluelimenä toimii kirjastotoimen johtaja, informaatikot ja monitoimitiimin vetäjä. Toimivaltaa ja vastuuta on jaettu edelleen työryhmille (tiimeille). Lasten ja nuorten osaston informaatikko vastaa lasten ja nuorten puolen toiminnasta ja on tiimin vastaava. Kirjaston johtaja seuraa tiimien työskentelyä ja pyrkii kehittämään tiimien toimintaa yhdessä tiimien jäsenten kanssa. Vastaavasti itsenäisesti toimivat myös Littoisten kirjastonhoitaja ja Auranlaakson, Kuusiston ja Piispanlähteen koulujen kirjastonhoitajat. Koulutus Kirjaston johtaja osallistuu kaupungin kautta järjestettäviin ja kaupungin velvoittamiin lyhyempiin ja pitempiin johtamiskoulutuksiin. Arviointi Johtamiskäytäntöjä arvioidaan kehityskeskusteluissa ja kahdesti vuodessa pidettävillä koko henkilöstön yhteisillä suunnittelupäivillä sekä strategia ja laatupalavereissa. Kirjastotoimen johtaja on laatutyöryhmän jäsen. Kaupungilla on käytössään henkilöstöbarometri ja vuosittain tehtävässä henkilöstökyselyssä käsitellään myös johtamiskäytäntöjä. Tuloksista tehdään johtopäätöksiä ja tarvittaessa toimintatapojen muutoksia kirjaston yhteisissä kokouksissa. 10 1c Miten johtajat ovat vuorovaikutuksessa asiakkaiden, yhteistyökumppaneiden ja yhteiskunnan edustajien kanssa Johtamistavat ja vuorovaikutus Kirjastotoimen johtaja osallistuu sivistyspalvelujen johtoryhmään sekä pitää yhteyksiä kaupunginvirastoon ja muihin hallintokuntiin. Kaupungin sisäisten sidosryhmien ja kumppaneiden lisäksi kirjastotoimen johtaja osallistuu seudulliseen kirjastoyhteistyöhön. Kirjaston noudattamat johtamistavat, jaettu johtajuus ja työhön osallistuva johtamistapa, lisäävät vuorovaikutuksesta ja kumppanuuksista saatavaa synergiaa sekä edistävät ja ylläpitävät hyviä vuorovaikutussuhteita asiakkaisiin. Kirjastotoimen johtaja ei luo tai kehitä kumppanuuksia yksin: jaettu johtajuus konkretisoi ja tuo koko henkilöstön ulottuville saadut synergiahyödyt, kuten esimerkiksi kustannusten ja henkilöstöresurssien säästöt, yhteistiedottamisen tehokkuuden ja verkostoitumisen myötä kasvaneet tietoresurssit. Työhön osallistuva johtamistapa antaa kirjastotoimenjohtajalle mahdollisuuden suoriin asiakaskontakteihin ja siten asiakkaiden tarpeiden ymmärtämiseen ja palvelujen innovatiiviseen kehittämiseen: saadut tiedot välitetään koko henkilöstölle.

11 11 1d Miten johtajat vahvistavat ja tukevat erinomaisuutta edistävää kulttuuria organisaatiossa Kirjasto osana kaupungin organisaatiota Kirjastotoimen johtaja osallistuu sivistysosaston, sivistyslautakunnan ja valtuuston alaiseen strategiseen suunnitteluun ja tuo siellä esille kirjaston merkitystä ja toimintaedellytyksiä. Sivistyslautakunnan jäsenille tilataan Kirjastolehti ja sen päättäjille kohdistettu numero jaetaan valtuutetuille ja kaupunginhallituksen jäsenille. Erityisesti taloussuunnittelun yhteydessä samoille tahoille lähetetään tiedote kirjaston saavutuksista ja siihen tarvittavista toimintaedellytyksistä. Osallistuminen erilaisiin organisaatioihin ja työryhmiin sekä henkilökohtaiset kontaktit ovat osoittautuneet hyviksi vaikuttamisen väyliksi. Kirjasto organisaatio Henkilöstön tasa arvoa toteutetaan organisaation matalalla hierarkialla. Yhteenkuuluvuus, vuorovaikutus ja tavoitettavuus kirjastotoimen johtajan ja muun henkilöstön välillä toteutuu kirjastossa luonnollisella tavalla: kirjastotoimen johtaja on läsnä työpaikalla osallistuen normaaleihin työtehtäviin, mm. asiakaspalveluun ja hyllytykseen. Näin myös yhteiset arvot ja jatkuva kehittäminen hioutuvat pääasiassa osana arjen työtä ja suunnitelmien toteutuksen seuranta on helppoa. Keskeiset asiat viestitään ja raportoidaan nopeasti henkilökunnalle sisäisen sähköpostin tai henkilökohtaisten lokerikkojen avulla. Kirjaston pienestä koosta johtuen viestintä on tehokasta. Tehokkaan tiedotuksen lisäksi tiimi ja työpaikkakokouksia pidetään usein ja säännöllisesti. Kirjastotoimen johtaja antaa henkilöstölle suoraa palautetta reaaliaikaisesti ja tukee yksilöiden kehittymistä sekä näiden henkilökohtaisten intressien että tiimien ja koko organisaation kannalta. Kahdenkeskisiä esimies alainen kehityskeskusteluja käydään kerran vuodessa. 1e Miten johtajat tunnistavat muutostarpeet ja saavat aikaan muutoksia organisaatiossa Kirjastotoimen johtaja seuraa sekä kirjastoalan yleistä kehitystä että kirjaston sisäisiä muutospaineita. Muutostarpeista ja muutoksista viestitään henkilökunnalle tehokkaasti ja niistä käydään keskusteluja. Kirjastotoimen johtaja esittää kokouksissa ehdotuksia uusiksi toimintatavoiksi oman aloitteensa tai tiimien työskentelyn pohjalta. Muutosten toimeenpanossa kirjastotoimen johtaja tukee ja aktivoi henkilökuntaa: johtaja on muutospaineet tunnistava kuuntelija sekä promoottori joka edistää omalla esimerkillään muutosprosessia. Kirjaston yhteisesti laadittua toiminta ajatusta, strategiaa ja arvoja käydään läpi ja uudistetaan erityisesti muutostilanteessa. Työyhteisö päättää yhdessä toiminnan painopisteistä, joihin varataan riittävät resurssit valtuuston hyväksymän talousarvion ja sen pohjalta tehdyn käyttötaloussuunnitelman perusteella.

12 12 2. TOIMINTAPERIAATTEET JA STRATEGIA Kaarinan kirjaston toimintaperiaatteiden ja strategian keskeisin tavoite on turvata paikallisesti sivistyksellisen tasa arvon toteutuminen tietoyhteiskunnassa. Tämä tarkoittaa kirjastopalvelujen hyvää saavutettavuutta kaikille asiakasryhmille ja mahdollisuutta kehittää tietoyhteiskunnan vaatimia kansalaistaitoja kirjaston tarjoamien verkkopalveluiden avulla. Toimintaperiaatteet ja strategia perustuvat myös erilaisista kirjastotilastoista, talousarviosta, asiakaskyselyistä ja välittömästä asiakaspalautteesta saataviin tietoihin ja niiden analysointiin. Toimintaperiaatteita ja strategiaa toteutetaan keskeisten prosessien avulla. 2a Miten toimintaperiaatteet ja strategia perustuvat sidosryhmien nykyisiin ja tuleviin tarpeisiin ja odotuksiin Seudullisuus on lisääntynyt ja ihmiset asioivat laajemmilla alueilla ja käyttävät eri kuntien palveluja. Toisaalta myös palvelut järjestetään entistä enemmän yhteistyössä yli kunta ja hallintorajojen. Kirjastot toimivat yhä useammin kimppoina ja on syntynyt tarve selvittää, mitä oman kunnan kirjasto tarjoaa ja mihin se pyrkii toiminnassaan seudullisissa puitteissa. Toimintaperiaatteet ja strategia Kirjaston strategian tarkoituksena on selventää Kaarinan kirjaston toimintaperiaatteita, tiedottaa toiminnasta asukkaille, käyttäjille, yhteistyökumppaneille ja päättäjille sekä parantaa arviointia ja kehittämistä. Kaarinan kirjaston toimintaperiaatteet ja strategia perustuvat opetusministeriön Kirjastostrategia 2010 ohjelmaan sekä Kaarinan kaupungin ja sivistyspalvelujen strategiaan ja taloussuunnitelmaan sekä Varsinais Suomen kirjastojen yhteisesti sopimiin sääntöihin. Strategia on syntynyt osana kirjaston laatutyötä. Sen laatimisessa on käytetty Tasapainoisen Onnistumisen strategiamenetelmää (Balanced Scorecard). Strategia on kirjaston henkilöstön yhdessä laatima ja se on käytännönläheinen ja uudistuva. Kirjastossa seurataan aktiivisesti yleistä keskustelua kirjastojen asemasta ja tehtävien muutoksista. Kirjaston strategiaan kirjatut tavoitteet ja toiminta pyritään sopeuttamaan muutoksien mukaisesti. Vuonna 2008 valmistuu opinnäytetyönä uuden strategian pohjaselvitys, jossa on ennakoitu Kaarinan ja Piikkiön kuntaliitos sekä seudullisuus. Kirjaston keskeinen strategia on turvata paikallisesti sivistyksellisen tasa arvon toteutuminen. Kirjaston tehtävä on tukea elinikäistä oppimista, lukutaidon ja lukuharrastuksen kehittymistä ja lisätä osaamista ja kansalaisena toimimisen edellytyksiä. Kirjasto tarjoaa kaarinalaisille vapaat sivistyspalvelut kirjaston palveluilla ja kokoelmilla sekä verkkopalveluilla. Kirjaston tavoitteena on turvata palvelujen kohtuullinen saavutettavuus. Kirjastopalvelujen saavutettavuus Erityisesti Kaarinassa painotetaan lasten ja vanhusten kirjastopalvelujen saavutettavuutta. Palvelujen saavutettavuus on varmistettu panostamalla pitkiin aukioloaikoihin ja järjestämällä erityisryhmille kirjastopalveluja heille tarkoitettujen muiden palvelujen yhteyteen. Aukioloaikoja muutetaan jos tarvetta ilmenee ja resurssit siihen riittävät. Vanhusten palvelukeskuksissa on siirtokokoelmat ja kotipalvelu toimittaa kirjastoaineiston asiakkaan kotiin. Kuntakeskuksen ulkopuolisilla Auranlaakson, Kuusiston ja Piispanlähteen alakouluilla on koulukirjastot. Littoisten lä