Seurantaraportit. Jukka Anttila Uudenmaan ELY-keskus Hilton Helsinki Strand

Transkriptio

1 Seurantaraportit Jukka Anttila Uudenmaan ELY-keskus Hilton Helsinki Strand

2 Miksi seurantatietoja raportoidaan? (1) Projektin toteutumisen ja tulosten seuranta: -> projektisuunnitelmassa asetettujen tavoitteiden ja saavutettujen määrällisten tulosten vertailu -> mittaa projektin toiminnan laajuutta, tuloksellisuutta ja osaltaan myös vaikuttavuutta -> indikoi mahdollisista muutostarpeista projektisuunnitelmaan tai pienempään hienosäätöön projektin toteutuksessa -> täydentää projektin sanallisia väli- ja loppuraportteja

3 Miksi seurantatietoja raportoidaan? (2) Rakennerahastohankkeiden (ESR, EAKR) indikaattoritietojen seurannan säädösperusta: rakennerahastoista annettu yleisasetus (EY N:o 1083/2006, artikla 66), rakennerahastolaki (1401/2006, 65 ), ohjelma-asiakirja ESR-ohjelman kaikkia toimintalinjoja koskevien tuotosten mittaaminen: tuotosindikaattorit (esim. aloittaneiden henkilöiden ja uusien yritysten määrä) ja niihin liittyvät määrälliset tavoitteet ovat Manner-Suomen ESR-ohjelma-asiakirjassa -> tietolähteenä seurannan tietojärjestelmä (=EURA-järjestelmä) Rakennerahasto-ohjelmien edistymistilanteen mittaaminen: ohjelmatasolla (ESR, EAKR), ohjelmaosioittain (esim. Etelä- Suomi), rahoittajaviranomaisittain (esim. ELY-keskus) -> jokainen projekti raportoi omat indikaattoritietonsa

4 Projektisuunnitelma vs. seurantaraportti (1) Projektin keskeiset tavoiteluvut on kirjattu projektisuunnitelmaan (=hyväksytty EURA-hakemus) Projektihenkilöstön perehtyminen projektisuunnitelmassa oleviin suoritetavoitteisiin ja niiden oikeaa raportointiin (Huom! erityisesti, kun vasta projektin käynnistymisen jälkeen rekrytoitu henkilöstöä tai henkilöstön vaihtuessa) Huomioitava, että kaikkia seurantaraporteissa kysyttäviä tietoja ei sisälly EURA:n projektisuunnitelmalomakkeeseen (aloittaneiden henkilöiden ikä, koulutustaso ja heikossa työmarkkina-asemassa olevat, lyhytkestoisissa toimenpiteissä aloittaneet, tiedotustilaisuuksiin osallistuneet, suoritetut osatutkinnot)

5 Projektisuunnitelma vs. seurantaraportti (2) Erilaiset projektityypit (ESR): -> on henkilöitä mukana : yleisin projektityyppi, normaali seurantaraportti (sisältää myös kaikkien aloittaneiden henkilöiden työmarkkina-aseman, iän, koulutustason ja sukupuolen mukaiset jaottelut; päättäneillä tai keskeyttäneillä henkilöillä työmarkkina-asema projektiin osallistumisen jälkeen) -> ei ole henkilöitä mukana : ns. menetelmien kehittämishankkeet, suppeampi seurantaraportti (lyhytkestoisissa toimenpiteissä aloittaneet, tiedotustilaisuuksiin osallistuneet, osallistuvat yritykset ja muut organisaatiot, uudet työpaikat ja uudet yritykset)

6 Projektisuunnitelma vs. seurantaraportti (3) EAKR-projektit ja OPM-hallinnonalan ESR-projektit: -> EAKR:ssä yksi samansisältöinen lomaketyyppi (suppeampi kuin ESR:ssä: mukaan tulleet yritykset ja muut organisaatiot, uudet työpaikat ja uudet yritykset) -> ESR/OPM:ssä myös eritellyt tiedot tutkinnoista ja osatutkinnoista tutkintotyypeittäin sekä erityiskysymyksinä tiedot aloittaneista opettajista ja työpaikkaohjaajista Kaikissa projekteissa sama raportointilogiikka koko projektin ajan: -> kaikkien seurantakausien tiedot raportoidaan samoin perustein -> projektisuunnitelmalla yhteys seurantalomakkeeseen (tavoiteluvut hyväksytystä EURA-hakemuksesta)

7

8

9 Seurantalomakkeella raportoitavat tiedot (1) Aloittavat henkilöt -> henkilöiden määrä jaoteltuna työmarkkina-aseman, iän ja koulutustason mukaan, naisten määrä kussakin erikseen -> vähintään yhden päivän ajan projektiin toimintaan osallistuvat (vrt. lyhytkestoisissa toimenpiteissä aloittaneet) -> vain projektin varsinaiseen kohderyhmään kuuluvat: EI lasketa mukaan projektihenkilöstöä/kouluttajia/konsultteja tms. EIKÄ lyhytkestoisissa toimenpiteissä aloittaneita tai tiedotustilaisuuksiin osallistuneita henkilöitä -> sama henkilö lasketaan vain kerran projektin aloittaneeksi -> henkilöiden yhteystiedot säilytettävä myös projektin jälkeen -> OKM-hallinnonalan erityiskysymykset: aloittaneet opettajat ja työpaikkaohjaajat (naisten määrä erikseen)

10 Seurantalomakkeella raportoitavat tiedot (2) Lyhytkestoisissa toimenpiteissä aloittaneet -> alle päivän (7 h) projektin toimenpiteisiin osallistuvat henkilöt -> toimenpiteisiin käytetty aika ilmoitetaan kokonaisina päivinä (henkilöiden määrä x osallistumistunnit / 7 tuntia) Tiedotustilaisuuksiin osallistuneet -> tilapäisluonteisiin tapahtumiin osallistuneet (messut, infot jne.) -> henkilöitä ei tarvitse pystyä nimeämään Projektin päättäneet ja keskeyttäneet henkilöt -> työmarkkina-asema projektiin osallistumisen jälkeen -> keskeyttänyt, jos lopettanut osallistumisen ennen kuin on suorittanut loppuun suunnitellut toimenpiteet (Huom! ei aina negatiivista, jos esim. siirtynyt työhön tai koulutukseen) -> projektin viimeinen seurantalomake: aloittaneet henkilöt = päättäneet + keskeyttäneet

11 Seurantalomakkeella raportoitavat tiedot (3) Suoritetut tutkinnot ja osatutkinnot -> sama tutkinto vain yhden kerran (ilmoitetaan tutkinnon suorittamispäivämäärään ajoittuvalla seurantakaudella) -> vain yksi suoritettu osatutkinto/henkilö, vaikka olisi useampia tutkinnon osasuorituksia (ilmoitetaan seurantakaudella, jolloin lopetti/keskeytti projektissa) -> OKM-hallinnonala: lukumäärät tutkintotyypeittäin Koulutus- ja henkilötyöpäivät -> lähi- ja etäopetuspäivät, tukityöllistämispäivät (=palkkatuettu työ/tem), ohjaus- ja konsultointi, muut henkilötyöpäivät -> vain aloittaneiden henkilöiden päivät: EI projektihenkilöstön/ kouluttajien/konsulttien EIKÄ lyhytkestoisissa toimenpiteissä olevien tai tiedotustilaisuuksiin osallistuneiden päiviä

12 Seurantalomakkeella raportoitavat tiedot (4) ( jatkuu) -> lasketaan osallistumisajalta (HENKILÖIDEN MÄÄRÄ x OSALLISTUMISPÄIVÄT; Huom! 1 henkilötyöpäivä = 7 tuntia) ESIMERKKI: osallistuneita henkilöitä on 10, jotka ovat osallistuneet opetukseen 20 päivänä (opetuspäivän pituus 5 tuntia, henkilötyöpäivä 7 h) 10 hlöä x (20 pv x 5 h / 7 h) = 10 x 100/7 = 142 henkilötyöpäivää

13 Seurantalomakkeella raportoitavat tiedot (5) Mukaan tulleet yritykset ja muut organisaatiot -> projektin käytännön toimintaan osallistuvat: esim. henkilöstö osallistuu projektin järjestämään koulutukseen tai kehitystyöhön (EI vain rahoittajana toimivat tai vain palveluja/tuotteita myyvät) -> yritysten tiedot syötetään yrityskohtaisesti Taustalomakkeetlinkin kautta: yrityksen nimi, y-tunnus ja henkilöstön kokoluokka (Huom! vain yritykset ) -> muut organisaatiot kuin yritykset: lukumäärä -> sama yritys/muu org. lasketaan vain kerran mukaan tulleeksi

14 Seurantalomakkeella raportoitavat tiedot (6) Uusien työpaikkojen määrä -> projektin myötävaikutuksella syntyneet työpaikat (ilman projektia työpaikkaa ei olisi syntynyt tai ei ainakaan samassa aikataulussa) - > vain projektin kohderyhmään syntyneet työpaikat -> kaksi osa-aikaista työpaikkaa yhtenä työpaikkana - > projektin vaikutus työpaikkojen syntymiseen on voitava osoittaa -> Taustalomakkeet-linkki: työllistävän yrityksen/organisaation nimi, y-tunnus, uusien työpaikkojen määrä ja niihin työllistyneiden naisten määrä

15 Seurantalomakkeella raportoitavat tiedot (7) Uusien yritysten määrä -> projektin myötävaikutuksella syntyneet uudet yritykset (ilman projektia yritystä ei olisi syntynyt tai ei ainakaan samassa aikataulussa) -> toimintansa aloittanut yritys, joka on hakeutunut ennakkoperintärekisteriin (Huom! esim. uuteen yritykseen syntyy ainakin yksi työpaikka, joka merkitään kohtaan Uusien työpaikkojen määrä ) -> projektin vaikutus yrityksen syntymiseen on voitava osoittaa -> Taustalomakkeet-linkki: yrityksen nimi, y-tunnus, onko naisen perustama

16 Seurantatietojen keruu ja dokumentointi Projektin toteuttaja vastaa tietojen keruusta ja seurantatietojen raportoinnista Tietojen keruu vaatii projektin toteuttajalta yleensä omia erillisiä seurantatietojen keräyslomakkeita ja taustalaskelmapohjia (esim. Excel-taulukot) Tietojen keruu on jatkuvaa projektin kuluessa, jotta seuranta pysyy ajantasalla ja mahdolliset puutteet havaitaan ajoissa (jälkikäteen korjaaminen on työlästä ja hankalaa) -> kaikkien tietojen oltava oikein ja täsmättävä viimeistään projektin päättyessä! (vrt. esim. aloittaneet hlöt = päättäneet + keskeyttäneet) Tietojen säilyttäminen vähintään v loppuun (projektin toteutukseen liittyvät tiedot toiminnasta ja osallistujista on säilytettävä osana hankemateriaalia mm. hanketarkastuksia varten; asiakirjojen säilytyspaikka kirjataan loppuraporttiin)

17 Seurantalomakkeen täyttäminen Täytetään seurantakausilta ja : -> ko. kauden tiedot jokaiselta kaudelta erikseen EURA:ssa olevat ohjeet: -> tekninen käyttöohje Seurantalomakkeen täyttäminen (EURA:n etusivun Käyttöohjeet-linkistä) -> sisällöllinen täyttöohje (EURA-lomakkeessa?-linkkiä klikkaamalla kaikissa kohdissa) Seurantalomakkeen täyttöohje projektipäätöksen liitteenä Ohjeistusta myös EU-projektineuvojilta ja koordinaattoreilta EURA:ssa Tarkista-toiminto (ilmoittaa puutteet) Tehdään myös seurantakaudelta, jolla ei raportoitavia suoritteita (esim. aivan projektin alussa)

18 Seurantalomakkeen toimittaminen Valmiiksi täytetty lomake jätetään EURA:ssa viranomaiskäsittelyyn EURA:ssa käsittelyyn jätetty lomake tulostetaan allekirjoitettavaksi ja allekirjoitettu lomake taustalomakkeineen toimitetaan ELYyn (Huom! oltava Jätetty viranomaiskäsittelyyn - tilassa) Allekirjoittajana organisaation virallinen nimenkirjoittaja tai projektisuunnitelmassa nimetty projektin vastuuhenkilö Toimitusajat: *kausi > mennessä *kausi > mennessä -> määräaikoja on noudatettava!

19 Seurantatietojen virheiden korjaaminen Projektin toteuttaja vastaa oikeiden tietojen raportoinnista Avoin seurantakausi: rahoittajalle toimitettu lomake palautetaan pyynnöstä toteuttajan käsittelyyn EURA:ssa, korjaukset määräajassa, uusi allekirjoitettu paperiversio ELYyn Suljetut seurantakaudet (korjaava lomake): -> jos aiemmilta seurantakausilta toimitetuissa tiedoissa on virheitä, on toteuttajan oikaistava virheet korjaavalla lomakkeella -> lomaketyyppi Sisältää korjauksia aiempiin tietoihin -> korjaavaan lomakkeeseen voi syöttää myös miinusmerkkisiä lukuja -> sama lomake sisältää myös kyseisen seurantakauden toteutumaluvut - > korjausten jälkeen projektin seurantatietojen kumulatiiviset kertymät ovat oikeat -> lomakkeen Lisätietoja-kenttään sanallinen selitys korjauksista

20 Yleistä Seurantalomake on yleislomake, joka ei välttämättä toimi aivan samoin kaikissa projekteissa ja jokaisessa erityistapauksessa (esim. aloittaneet henkilöt vs. lyhytkestoisissa toimenpiteissä aloittaneet ) -> keskeistä on, että raportointilogiikka on sama koko projektin ajan ja vastaa projektisuunnitelmaa Jo projektin aloittamisvaiheessa oltava selvyys projektisuunnitelmassa ja seurantaraporteissa olevien indikaattorilukujen määrittelystä, esim: kuka on projektissa aloittava henkilö?, mistä toimenpiteistä henkilötyöpäivät koostuvat?, mikä yritys lasketaan projektiin mukaan tulleeksi yritykseksi? Usean toteuttajan projektissa seurantatiedot kootaan samaan lomakkeeseen (päätoteuttaja toimittaa koko projektin tiedot yhdellä lomakkeella)

21 Raportoituja suoritteita v loppuun (Lähde: EURA-järjestelmä) Uudenmaan ELY (ESR) Aloittaneet henkilöt: (TEM , OKM , STM 2.869) Henkilötyöpäivät: (TEM , OKM , STM ) Mukaan tulleet yritykset: (TEM 6.660, OKM 3.064, STM 280) Uudet työpaikat: (TEM 4.099, OKM 5, STM 27) Uudet yritykset: (TEM 1.304, OKM 14, STM 3) Koko Manner-Suomi (ESR) Aloittaneet henkilöt: (joista UUDELY 15 %) Henkilötyöpäivät: (joista UUDELY 26 %) Mukaan tulleet yritykset: (joista UUDELY 14 %) Uudet työpaikat: (joista UUDELY 16 %) Uudet yritykset: (joista UUDELY 9 %)