Työelämä yhteistyöhankkeen seurantajärjestelmä

Transkriptio

1 1 Margita Klemetti, Päivi Järviniemi ja Maija Lyly-Yrjänäinen TEM Hyväksytty hankkeen johtoryhmässä Työelämä yhteistyöhankkeen seurantajärjestelmä Johdanto Yhteistyöhankkeen seurantaan ja mittarityöhön liittyen on laadittu selvitysraportti (Työelämän kehittämisstrategian vaikuttavuusmittarit, Tempo Economics Oy, tammikuu 2013). Siinä on kuvattu indikaattoreiden käytön logiikkaa kansallisen yhteistyöhankkeen toimeenpanon tukena seuraavasti: Työelämästrategian toimeenpanoa kuvaavat indikaattorit jakautuvat panos- ja tuotosindikaattoreihin. Ne koskevat panostuksilla aikaansaatua toimintaa ja sen välittömiä tuotoksia. Ne toimivat hankkeen operatiivisen toiminnan tukena antaen palautetietoa siitä, tehdäänkö hankkeessa asioita tehokkaasti tai riittävästi. Siten voidaan arvioida toiminnan tuloksellisuutta, jolloin esimerkiksi hankeresursseja voidaan

2 2 tarvittaessa kohdentaa uudella tavalla. Panosindikaattoritietoa tulee kerätä suhteellisen usein, mittaustavasta riippuen 3-12 kk välein. Toiminnan suorista tuloksista ja vaikutuksista tarvitaan systemaattista tietoa säännöllisin väliajoin. Se kuvaa välittömiä tuloksia ja muutoksia sekä kehittäjäverkostossa että kohderyhmissä, joita ei olisi saatu aikaan ilman hanketta. Tulosindikaattorit tukevat hankkeen operatiivista päätöksentekoa antaen tietoa vaikutusten synnystä eli toiminnan tehokkuudesta. Sen perusteella toimintaa voidaan tarvittaessa suunnata uudella tavalla. Tällaista indikaattoritietoa kerättäisiin vuosittain, joskin seurantatietoa voi syntyä myös kertaluonteisesti hankkeen tapahtumissa. Yhteistyöhankkeen tavoittelemat vaikutukset työelämässä syntyvät puolestaan välillisesti ja pääsääntöisesti vasta pitkällä aikajänteellä. Tähän liittyy sekä metodisia että tavoiteltavan työelämän määrittelyyn liittyviä haasteita. Hankkeen vaikutuksia tuleekin hahmottaa erillisselvityksin noin vuoden tai kahden kuluttua strategian toimeenpanon käynnistymisestä. Vaikuttavuustietoa on kerättävä sekä strategisten tavoitteiden (innovointi ja tuottavuus, luottamus ja yhteistyö, työhyvinvointi ja terveys, osaaminen sekä työpaikkakohtaiset siirtymät kehitysvaiheesta toiseen) osalta että erillisten vaikuttavuusanalyysien avulla. Tässä voi käyttää hyväksi esimerkiksi kehittämistoiminnan itsearviointimallia työpaikkatasolla tai muuta mahdollisesti erikseen kehitettävää mallia. Pääpaino tulosten ja vaikutusten synnyssä on toimijoiden ja eri verkostojen toiminnassa. Hankkeen vaikuttavuudesta tehdään erillinen arviointi vuonna 2014 ja vaikuttavuutta käsitellään myös hankkeen väliarvioinnissa vuonna Työelämän toimintaympäristön kehitystä kuvaavia mittareita tarvitaan puolestaan työelämän kehittämisstrategian strategisen osuvuuden arvioinnissa. Toimintaympäristöindikaattorit ilmentävät työelämän tilaa ja kehitystä yhteiskunnallisella tasolla (esim. seuranta- ja ennakointitieto työllisyydestä, työhyvinvoinnista, tuottavuudesta sekä työurien kehittymisestä). Niiden avulla voidaan arvioida suomalaisen työelämän tilaa ja kehitystä myös suhteessa eurooppalaiseen tasoon (vrt. Euroopan paras työelämä). Toimintaympäristökuvauksia voi tehdä esimerkiksi kaksi tai kolme kertaa hankkeen kuluessa useita käytettävissä olevia tietolähteitä hyödyntäen. Seurantaindikaattoreiden määrittelyä Strategiaa toteuttavan yhteistyöhankkeen seurannan tehtävänä on osoittaa toiminnan mahdolliset puutteet, jolloin ne ovat korjattavissa. Kansallinen yhteistyöhanke Työelämästrategian toteuttamiseksi hankesuunnitelmassa toiminnan tavoitteiksi on kirjattu: 1. työelämän eri toimijoiden koordinointi, ohjaus ja seuranta (verkostojen vahvistaminen) 2. työelämätoimijoiden mahdollisuuksien vahvistaminen, jotta ne voivat tavoittaa entistä useammat työpaikat ja niiden tarpeet siirtyä kehitysvaiheelta toiselle (työpaikkojen tavoitettavuus) 3. kannustaminen ja innostaminen työelämän laadun ja tuottavuuden samanaikaiseen kehittämiseen (viestintä) 4. rakentaa ja turvata hankkeen toimintaedellytykset (projektinhallinta) Tarkat seurantaindikaattorit on määritelty Tempo Economics Oy:n laatiman viitekehyksen pohjalta. Indikaattorit on johdettu hankkeen tavoitteista, mutta projektinhallinta on jätetty seurantaindikaattoreiden ulkopuolelle (etenemistä seurataan johtoryhmässä). Lisäksi indikaattoreita määriteltäessä on otettu huomioon, millaista toimintaa tavoitteiden saavuttamiseksi on jo suunnitteilla ja osin käynnissäkin. Kun

3 3 hanke etenee ja uusia toimintatapoja syntyy, myös indikaattorikehikkoa on päivitettävä toiminnan mukaiseksi. Näin varmistetaan, että mittarit ovat relevantteja myös jatkossa. Hankkeen tavoitteita ja niiden toteutumiseksi suunniteltua toimintaa sekä ehdotuksia seurantamittareiksi voi kuvata seuraavasti: Työelämän eri toimijoiden koordinointi, ohjaus ja seuranta (verkostojen vahvistaminen) Hankkeen koordinointi tapahtuu yhteistyöverkostossa. Hankeorganisaatio on pyytänyt toimijoilta (ydintoimijat ja uudet toimijat) yhteistyölupauksia. Yhteistyölupauksissa toimijat kuvaavat, mitä ne tekevät hankkeen tavoitteiden saavuttamiseksi ja millaisille työpaikoille toimet on suunnattu. Hankkeen Työelämä 2020 kick off -tilaisuudessa julkistettiin ydintoimijoiden lupaukset. Lupauksen ovat tähän mennessä antaneet opetus- ja kulttuuriministeriö, työ- ja elinkeinoministeriö, sosiaali- ja terveysministeriö, Työterveyslaitos, Työturvallisuuskeskus, Tekes, Vates-säätiö sekä Työsuojelurahasto. Hankeorganisaatio tarkastelee yhteistyölupauksia strategian kokonaisuuden kannalta, esimerkiksi sen suhteen, ovatko kaikki painopistealueet kokonaisuudessa mukana ja tavoitetaanko yhteistyölupauksen kautta tarpeeksi erilaisia työpaikkoja (etenkin perustasolla olevat työpaikat ja pk-yritykset). Yhteistyölupauksen tehneet toimijat vastaavat itse oman toimintansa vaikuttavuuden mittaamisesta. Työelämän kehittämisohjelmat, LIIDERI, Työhyvinvointifoorumi ja Johtamisen kehittämisverkosto, ovat mukana toteuttamassa hanketta. Myös nämä vastaavat omalta osaltaan vaikuttavuuden arvioimisesta. Yhteistyölupausten lisäksi verkostoilla on tärkeä rooli eri toimijoiden yhteistyön tehostamisessa. Alueverkostot ovat avainasemassa työpaikkojen tavoittamisessa. ELY-keskuksille on annettu tehtäväksi muodostaa hankkeen alueverkostot. ELYjen verkostovastaavat kokoavat alueen toimijat yhteen ja vastaavat verkoston viemisestä eteenpäin. Aluetoimijoita ovat ELYjen lisäksi ensi sijassa Aluehallintovirastojen työsuojeluvastuualueet, maakuntaliitot, Kauppakamarit/seudulliset kehittämiskeskukset ja yrittäjäjärjestöt sekä Työterveyslaitos. Muut toimijat (mm. oppilaitokset, seurakunnat) voivat liittyä toimintaan mukaan myöhemmin. Kun verkostot on muodostettu, ne tekevät toimintasuunnitelmat, joiden etenemisestä raportoidaan hankkeelle. Hankkeen yhteistyöverkostoja ovat alueellisten verkostojen lisäksi hankkeen johtoryhmän valmisteluryhmä sekä tutkimustietoa tuottava ja välittävä asiantuntijaverkosto, liitto- ja toimialaverkosto, virkamiesverkosto sekä kansainvälinen verkosto. Myös nämä verkostot laativat toimintasuunnitelman/yhteistyölupaukset.

4 4 a) INDIKAATTORI: kehittämistoimintaan osallistuvien toimijoiden määrä ja kattavuus ja niiden toiminnan laatu MITTARIT: yhteistyölupausten määrä, laatu ja vastaavuus sekä kattavuus suhteessa strategian painopistealueisiin ja tavoitteisiin b) INDIKAATTORI: kehittämistoimintaan osallistuvien toimijoiden laajeneminen ja uusien kontaktien luominen MITTARIT: uusien yhteistyölupausten määrä, laatu ja vastaavuus sekä kattavuus suhteessa strategian painopistealueisiin ja tavoitteisiin c) INDIKAATTORI: verkostotoiminnan laajuus, kattavuus ja laatu MITTARIT: eri verkostojen toimintasuunnitelmien toteutuminen, erillisselvitys verkostojen toiminnan käynnistymisestä ja vaikuttavuudesta Vahvistaa työelämätoimijoiden mahdollisuuksia tavoittaa entistä useammat työpaikat ja niiden tarpeet siirtyä kehitysvaiheelta toiselle (työpaikkojen tavoitettavuus) Tavoitteiden toteutumisen kannalta työpaikkojen ja etenkin pk-yritysten tavoittaminen on tärkeää. Kontaktit työpaikoille otetaan muun muassa ELY-keskusten kautta, joiden osaamista ja yritysyhteistyötä kehitetään edelleen hankkeen kuluessa. Lisäksi tulevalla ESR-ohjelmakaudella pyritään saamaan käyttöön valtakunnallinen määräraha pk-yritysten työelämän kehittämistoimintaan. Hankkeen toimijaverkostoihin kuuluvat lisäksi työmarkkinajärjestöt, Työsuojelurahasto ja Työturvallisuuskeskus. Hankkeessa tehdään verkkosivut ja työpaikoille tarkoitettu itsearviointityökalu, joiden tarkoitus on työpaikkojen tavoittaminen ja motivoiminen kehittämistoimintaan. a) INDIKAATTORI: yhteistyölupauksissa ja alueverkostojen toimintasuunnitelmissa kuvatun työpaikkojen tavoittamiseen tähtäävän toiminnan toteutuminen MITTARIT: toiminnan määrä, siihen käytetyt resurssit ja tehokkuus sekä laatu ja vastaavuus (toimijoiden raportit + seurantatapaamiset) b) INDIKAATTORI: yhteistyölupauksissa ja alueverkostojen toimintasuunnitelmissa kuvattujen työpaikkojen kehittämishankkeiden toteutuminen MITTARIT: hankkeiden määrä, niihin käytetyt resurssit ja tehokkuus sekä laatu ja vastaavuus (toimijoiden raportit + seurantatapaamiset) c) INDIKAATTORI: verkkosivut ja itsearviointityökalu tavoittavat työpaikat MITTARIT: verkkosivujen ja itsearviointityökalun käyttäjämäärät, osallistumisaktiivisuus ja asiakastyytyväisyys Kannustaa ja innostaa työelämän laadun ja tuottavuuden samanaikaiseen kehittämiseen (viestintä) Viestinnällä pyritään kannustamaan ja innostamaan työpaikkoja kehittämään toimintaansa, toimijoita tekemään yhteistyötä sekä aikaansaamaan monipuolista työelämäkeskustelua ja levittämään tietoa

5 5 työelämän kehittämisestä. Jatkuvan viestinnän ja ajankohtaisiin keskusteluihin osallistumisen lisäksi tietoa levitetään kampanjoiden ja erityisteemojen avulla. Syksyllä 2013 lanseerataan hankkeen ensimmäinen kampanja työelämän yhteisestä arvopohjasta. Teemakohtaisen viestinnän avulla voidaan tavoittaa erityisryhmiä ja tarkoituksena on saada teeman kannalta relevantit tahot tekemään yhteistyötä. Ensimmäisenä teemana voisi olla esimerkiksi nuorten, osatyökykyisten tai maahanmuuttajien tukeminen työelämässä. a) INDIKAATTORI: Tiedon levittäminen ja keskustelun aikaansaaminen työelämän kehittämiseen liittyvistä asioista MITTARIT: kirjoitukset, esitelmät, tapahtumat, viestintäkampanjoiden erillisseuranta b) INDIKAATTORI: Teemakohtainen viestintäyhteistyö MITTARIT: teemakohtaisen viestinnän erillisseuranta Edellä kuvatut hankkeen operatiivisen ohjauksen tueksi laaditut seurantaindikaattorit ja -mittarit on koottu taulukkoon 1. Tarkoituksena on, että niiden avulla saadaan käsitys siitä, onko toiminta riittävää, jotta hanke saavuttaa asettamansa tavoitteet. Taulukossa on lisäksi kuvattu, miten tarvittava tieto saadaan. (LUKUOHJE: Ensimmäisessä sarakkeessa on eritelty hankkeen tavoitteet ja toisessa sarakkeessa panosindikaattorit. Panosindikaattoreiden kirjaimet a), b) ja c) viittaavat edellä kuvattuihin tekstilaatikoihin, jossa on annettu mittarit kunkin tavoitteen toteutumisen tarkastelemiseksi. Kolmannessa sarakkeessa on kuvattu panostuksista syntyviä tuotoksia ja tuloksia sekä niiden mittaamista ja neljännessä sarakkeessa on kuvattu seurantatapaa, aikataulua ja seurantaan liittyviä vastuita.)

6 6 Taulukko 1. Yhteistyöhankkeen seurantaindikaattorit ja -mittarit ohjauksen tueksi TAVOITTEET Työelämän eri toimijoiden koordinointi, ohjaus ja seuranta (verkostojen vahvistaminen) PANOSINDIKAATTORIT a) Ydintoimijoiden yhteistyölupaukset - määrä - kattavuus & osuvuus TUOTOS- JA TULOSINDIKAATTORIT Yhteistyölupauksissa kuvattu työelämän kehittämisstrategian mukainen toiminta (painopistealueet ja eri kehitystasoilla olevat työpaikat) - määrä - kattavuus & osuvuus SEURANTATAPA, AIKATAULU JA VASTUUTAHO Yhteistyölupausten sisällön kokonaisanalyysi suhteessa työelämästrategiaan Yhteistyölupausten päivittäminen (hankeorganisaatio, toimijat) b) Uusien toimijoiden yhteistyölupaukset - määrä - kattavuus & osuvuus Uusien toimijoiden yhteistyölupauksissa kuvattu työelämän kehittämisstrategian mukainen toiminta (painopistealueet ja eri kehitystasoilla olevat työpaikat) - määrä - kattavuus & osuvuus Uusien toimijoiden yhteistyölupausten sisällön kokonaisanalyysi Uusien toimijoiden yhteistyölupausten päivittäminen (hankeorganisaatio, toimijat) c) Verkostoyhteistyö - toimintasuunnitelma t (15 alueellista, 1 asiantuntijaverkosto n ja 1 kv-verkoston suunnitelma) Toimintasuunnitelmien laatiminen ja toteutuminen - uudet tai tiiviimmät yhteistyön muodot - uudet tai tehokkaammat toimintatavat ja palvelut - uusien työpaikkojen tavoittaminen Verkostotoimijoiden oma seuranta & raportointi hankkeelle (hankeorganisaatio, toimijat) Erillisselvitys verkostoista v kevät

7 7 Työelämätoimijoi den mahdollisuudet tavoittaa entistä useammat työpaikat ja niiden tarpeet siirtyä kehitysvaiheelta toiselle (työpaikkojen tavoitettavuus) a, b) Yhteistyölupauksissa ja alueverkostojen toimintasuunnitelmissa olevat toimenpiteet Yhteistyölupauksissa ja toimintasuunnitelmissa kuvatun työelämän kehittämisstrategian painopisteiden mukaisen toiminnan toteutuminen ja tuki työpaikkojen siirtymiseksi kehitystasolta toiselle Toteutuneet toimenpiteet - määrä, käytetyt resurssit & tehokkuus Mukana olevien toimijoiden oma seuranta & raportointi hankkeelle (lupaajat ja alueverkostovastaavat) Alueverkoston toimintasuunnitelmien seuranta/raportointi 1Xvuodessa Yhteistyölupausten seurantatapaamiset (lupaajat & hankeorganisaatio) c) Hankkeeseen liittyvät verkkosivut Hankkeen verkkosivujen käyttö - kävijämäärä - osallistuminen verkkokeskusteluun - asiakastyytyväisyys Ydintoimijoiden hankkeeseen liittyvien verkkosivujen käyttö - kävijämäärä Hankkeen verkkosivujen kävijämäärien sekä verkkokeskusteluun osallistumisen ja asiakastyytyväisyyden seuranta kolmen kuukauden välein Ydintoimijoiden verkkosivujen kävijämäärien seuranta (ydintoimijoiden raportointi hankkeelle) puolen vuoden välein c) Itsearviointityökalu yrityksille Itsearviointityökalun käyttö - käyttäjämäärä - käyttäjäprofiili - asiakastyytyväisyys - jatkotoimenpiteiden määrä INDIKAATTORIT TÄSMENTYVÄT, KUN TYÖKALU ON VALMIS Itsearviointityökalun käyttäjämäärien, käyttäjäprofiilin, asiakastyytyväisyyden ja jatkotoimenpiteiden seuranta puolen vuoden välein

8 8 Työelämän laadun ja tuottavuuden samanaikaiseen kehittämiseen kannustaminen ja innostaminen (viestintä) a) Työelämän kehittämisstrategiaa ja työelämä hanketta käsittelevät kirjoitukset, esitelmät ja tapahtumat - kirjoitusten, esitelmien ja tapahtumien määrä Työelämän kehittämisstrategiaa ja työelämä hanketta käsittelevien kirjoitusten, esitelmien ja tapahtumien lukijat/osallistujat - yleisömäärä - kirjoitusten levikki - medianostot - uudet keskustelijat/osallistu jat Hankkeen tapahtumien seuranta ja mediaseuranta a) Viestintäkampanjat (Esim. työelämän arvopohjan luominen syksyllä 2013) Kampanjakohtaiset määrittelyt Esim. työelämän arvopohja - monipuolisen keskustelun aikaansaaminen tulevaisuuden työelämästä Kampanjakohtainen viestinnän seuranta esim. syksy 2013 b) Erityisteeman mukainen viestintä Erityisteeman mukaiset määrittelyt Esim. - näkyvyys - viestinnän monipuolisuus & toimijoiden välinen yhteistyö Teemakohtainen viestinnän seuranta Operatiivista toimintaa tukevan tiedon lisäksi Työelämä hankkeen seurantajärjestelmässä kerätään tietoa työelämän kehittämisstrategian tavoittelemien vaikutusten synnystä sekä laajemmin työelämän tilasta ja muutoksista. Hankkeen vaikuttavuudesta tehdään vuoden 2014 syksyllä erillisselvitys, jossa tarkastellaan sitä, miten strategian painopistealueiden mukainen kehitys on edennyt työpaikoilla ja yleisemmin suomalaisessa työelämässä ja mikä on hankkeen kontribuutio tässä kehityksessä. Vaikutusarviointi tuotetaan ulkoisena hankintana ja se valmistuu alkuvuodesta Hankkeen toteuttamisen tueksi tarvitaan myös tietoa toimintaympäristöstä ja sen muutoksista. Tätä tarkoitusta varten tehdään vuoden 2014 syksyllä laaja-alainen raportti siitä, miltä suomalainen työelämä näyttää. Raportti perustuu eri tilastolähteisiin ja tutkimuksiin. Suomalaista työelämää verrataan mahdollisuuksien mukaan myös muihin Euroopan maihin.