Vuorojakotyökalu (uusi)

Transkriptio

1 2015 Vuorojakotyökalu (uusi) Tom Hedman Jopox oy;

2 Sisällys KÄYNNISTYS... 1 ESITTELY... 2 SEURAN (VUOROJEN JAKAJAN) TEHTÄVÄT... 4 Luo liikuntapaikat... 5 Varauspohja... 6 Jaa varaukset... 8 Jaetut varaukset Seuran raportit Muutokset jaetuissa ja joukkueen hyväksytyissä vuoroissa JOUKKUEEN TEHTÄVÄT Jaetut vuorot Vuoron kuittaaminen Vuoron vapauttaminen Vapaiden vuorojen varasto Joukkueen raportit KÄYNNISTYS Siirry vanhan ylläpidon kautta uuden hallinnan työpöydälle. Vuorovaraus-työkalun laatikossa näkyvät vapaiden vuorojen listalla olevien ja joukkueelle jaettujen kuittaamattomien vuorojen lukumäärän. Hälytyksenä näet myös seuran poistamat, joukkueen jo kuitatut vuorot. Linkeistä pääset tarkastelemaan kummankin sisältöjä tarkemmin. 1

3 ESITTELY Vuorojako koostuu kolmesta kokonaisuudesta: Seura 1. Vuorojen suunnittelu ja jakaminen liikuntapaikkakohtaisesti 2. Raportit ja yhteenvedot jaetuista sekä toteutuneista vuoroista Joukkueet 3. Jaettujen vuorojen kuittaaminen ja kopiointi kalenteriin harjoitukseksi tai otteluksi 4. Vuorojen vapauttaminen muille varattavaksi vapaiden vuorojen varastoon 5. Oman joukkueen raportit Seuran ja joukkueiden kotisivut 6. Seuran etusivulla näkyvät kaikki kuitatut vuorot liikuntapaikkakohtaisesti 7. Joukkueiden kalentereissa näkyvät harjoitukset ja ottelut, joiden pohjatiedot on kopioitu vuorojen tiedoista Seuran etusivulla näkyy liikuntapaikkakohtainen kalenteri kuitatuista vuoroista ja joukkueiden kalentereissa vuorot ilmentyvät harjoituksina ja otteluina, joidenka aikoihin on mahdollisesti lisätty oheisharjoitteet. 2

4 Vuorojaon periaate lyhyesti Seura (vuorojen jakaja / pääkäyttäjä) jakaa vuorot liikuntapaikkakohtaisesti valitulle aikavälille yhden viikon Vuoropohjalla, joka on liikuntapaikkakohtainen. Vuoropohjalla jaettuja vuoroja voi vielä muokata ennen kuin julkaisee vuorot joukkueille. Vuoropohjaa ei ole välttämätöntä hyödyntää. Vuoropohjan tarkoitus on nopeuttaa säännöllisten vuorojen jakamista. Joukkueet kuittaavat jaetut vuorot ja tekevät niistä mahdollisesti samalla harjoitus- tai ottelutapahtuman kalenteriin. Joukkue voi vapauttaa vuoron vapaiden vuorojen varastoon, mistä kaikki joukkueet voivat varata vuoron omalle joukkueelle ja tehdä siitä kalenterimerkintä. Seura voi myös poistaa jo hyväksytyn vuoron. Seuran pääkäyttäjä näkee raporteista toteutuneet vuorot sekä yhteenvedot jaetuista vuoroista ja niiden tilat. Seuran Raportit voidaan siirtää Exceliin ja joukkueita voi tarvittaessa laskuttaa toteutuneiden mukaan laskutustyökalulla. Seuran etusivulla näkyvät kaikki kuitatut vuorot liikuntapaikkakohtaisesta kalenterista, joka aukeaa päävalikon kohdasta Vuorovaraukset. Joukkueen sivulla vuorot näkyvät harjoitusten ja otteluiden muodossa joukkueen kalenterissa. Harjoitukset ja ottelut eivät ole sama kuin jaettu vuoro, koska usein mm. harjoituksiin lisätään oheisharjoittelut, jotka tulevat harjoitustapahtumaan. HUOM! Voit myös jakaa vuoroja muille kuin oman seuran joukkueille. Valitse tällöin Muu joukkue ja kirjoita joukkue ja kommentti. Nämä vuorot kuittaantuvat automaattisesti ja raproteista voi toimittaa vuorot excelinä vastaanottavalle taholle. 3

5 SEURAN (VUOROJEN JAKAJAN) TEHTÄVÄT Vuorojen jakaja suunnittelee ja jakaa vuorot liikuntapaikkakohtaisesti viikon Varauspohjaa hyväksi käyttäen halutulle aikavälille. Jakamisen jälkeen on vielä mahdollisuus tehdä Varauspohjalla jaettuihin vuoroihin tarvittavia muutoksia ennen kuin julkaisee vuorot joukkueille hyväksyttäviksi. 1. Luo liikuntapaikat Voit määrittää kuinka moneen osaan liikuntapaikka voidaan maksimissaan jakaa 2. Suunnittele vuorot liikuntapaikkakohtaiseen Varauspohjaan viikoksi Maalaa kalenteriin tai tee uusi varaus painonapista (suositus kun rinnakkaisia merkintöjä samalle ajalle) Varauspohjaa ei välttämättä tarvitse käyttää ja sen voi myös jättää tyhjäksi. Varauspohjan tarkoitus on nopeuttaa peräkkäisten viikkojen säännöllisten vuorojen jakamista. 3. Jaa Varauspohjan vuorot halutulle aikavälille ja anna jaetuille vuoroille nimi. esim. Viikot HUOM! Vuorot eivät vielä näy joukkueille! 4. Viimeistele alustavasti jaetut vuorot Oletuksena näet listan jaetuista vuoroista o Voit muokata alustavasti jaettuja vuoroja Näet jaetut vuorot myös kalenterinäkymässä o Voit muokata alustavasti jaettuja vuoroja o Voit myös lisätä yksittäisiä vuoroja kyseiselle ajanjaksolle ja lisätä niihin kommentin 5. Viimeistelyn jälkeen laita vuorot näkyviin ja hyväksyttäviksi joukkueille Painike listan yläpuolella (liikennevalot) Vuorojen julkaisunkin jälkeen voit vielä tehdä muutoksia jaettuihin vuoroihin. Varausyhteenvedosta näet jaetut vuorot liikuntapaikkakohtaisesti ja jaettujen vuorojen tilat. Raporteista näet toteutuman halutulta aikajaksolta, joukkueelta ja liikuntapaikalta. Voit siirtää raportit myös Exceliin (oikea ylänurkka). Laskuta tarvittaessa laskutustyökalulla. 4

6 Luo liikuntapaikat Lisää liikuntapaikka Liikuntapaikan yksilöivä Nimi. Kenttä voidaan jakaa Kuinka moneen osaan kenttä maksimissaan voidaan jakaa. Sallii niin monta päällekkäistä varausta samalle ajalle. Kuvaus Pakollinen tieto Väri Voidaan tarvittaessa näyttää myöhemmin määritellyissä näkymissä Ei aktiivinen Merkitse, mikäli jotain Liikuntapaikkaa ei enää käytetä vuorojen jaossa. Tallenna 5

7 Varauspohja Valitse liikuntapaikka, jonka varauspohjaa lähdet suunnittelemaan. Maalaa vuoro kalenterista. Vaihtoehtoisesti voit myös klikata Uusi varaus painiketta ja syöttää avautuvaan lomakkeeseen vuoron tiedot. [Mikäli vuorot muuttuvat olennaisesti, voit myös tyhjentää koko varauspohjan kalenterin yläpuolella olevasta painikkeesta Poista kaikki varaukset.] 6

8 Joukkue Valitse joukkue, jolle kyseisen vuoron varaat. o Mikäli vuoro jaetaan jollekin muulle kuin oman seuran joukkueelle, voit valita Muu joukkue ja kirjoittaa kenelle vuoro jaetaan. Aloitusaikaa ja Lopetusaikaa voit myös muokata. Saman ajan jakamisen useammalle joukkueelle on sallittu liikuntapaikan tietojen sallimissa puitteissa. Vakiovuoro tieto näkyy raporteissa (ei muuta merkitystä) Kommentti kentän sisältö välittyy joukkueelle kenelle vuoro jaetaan Tallenna. Varattu vuoro näkyy nyt Varauspohjan kalenterissa. Klikkaamalla varausta, pääset muokkaamaan sen sisältöä. Joukkue jää muistiin, joten on suositeltava jakaa vuorot joukkueittain. Mikäli jaat saman vuoron useammalle joukkueelle, maalaamisen helpottamiseksi on syytä klikata viikonpäivää otsikosta ja maalata sen jälkeen. Vaihtoehtoisesti voit myös klikata Uusi varaus painiketta ja syöttää avautuvaan lomakkeeseen vuoron tiedot. VAIHTOEHTOINEN TAPA jakaa vuorot Mikäli et halua hyödyntää Varauspohjaa syystä tai toisesta, voit myös jättää Varauspohjan tyhjäksi. Kun jaat tyhjää Varauspohjaa, avautuu sinulle tyhjä kalenteri valitulle ajanjaksolle, johon voit sitten yksitellen maalata vuorot. 7

9 Jaa varaukset Listalla näkyy jo jaetut vuorot ja niiden Tila (onko avattu joukkueille) Jaa varauksia Valitse Varauspohja, jota jaat. (Valinnan jälkeen näet varauspohjan alla) 2. Jaa varauspohjaa haluamallesi ajalle ja anna jaetuille vuoroille nimi esim. viikkojen mukaan Jaa varaukset 8

10 Nyt olet jakanut vuorot alustavasti. Jaetut vuorot näkyvät kalenterinäkymässä sekä listanäkymässä. Vuorot eivät vielä näy jaettuina vuoroina joukkueille. Viimeistele vuorot kalenterinäkymässä. Muokkaa tai poista alustavasti jaetut vuorot. Voit myös lisätä yksittäisiä vuoroja maalaamalla. Listanäkymässä voit myös poistaa ja muokata jaettuja vuoroja ja lisätä yksittäisiä vuoroja. Kun olet viimeistellyt alustavan jaon, julkaise vuorot joukkueille liikennevalosta. 9

11 Jaetut varaukset Kun olet julkaissut vuorot joukkueelle, siirry Jaettuihin varauksiin. Listalta näet jaetut vuorot. Nimestä pääset tarkastelemaan jaettuja vuoroja ja niiden tilaa. Yksittäisten vuorojen tilat näkyvät sekä listanäkymässä että kalenterissa seuraavasti: 10

12 Seuran raportit Raporteista näet yhteenvedon kaikista jaetuista vuoroista halutulta aikaväliltä joukkueittain ja liikuntapaikoittain. Raportin voit myös siirtää Exceliin, raporttinäkymän oikean ylänurkan painikkeesta. 11

13 Muutokset jaetuissa ja joukkueen hyväksytyissä vuoroissa Mikäli joukkue ei ole vielä kuitannut vuoroa, voi seura (jakaja) poistaa jaetun ja julkaistun vuoron ilman jatkotoimenpiteitä. Vuoron poistamisen voi tehdä myös joukkueen jo kuitatusta vuorosta, joista joukkue on mahdollisesti jo tehnyt tapahtuman (harjoituksen, ottelun) omaan kalenteriin. Vuoron poistaminen ei tällöin poista kalenterimerkintää ja siksi järjestelmä lähettää joukkueessa valituille henkilöille hälytyksen (sähköpostina ja/tai tekstiviestinä) Kun joukkueen jo kuitattu vuoro poistetaan, voi poistamiseen liittyvän viestin kirjoittaa tässä yhteydessä. Yläosasta näkyy myös kenelle joukkueen toimihenkilöille sähköposti-ilmoitus lähtee. Sähköposti-ilmoituksen lisäksi, joukkue näkee ilmoituksen seuran peruutuksista työpöydältä. 12

14 JOUKKUEEN TEHTÄVÄT Joukkueen toimet ovat hyvinkin suoraviivaiset ja selkeät. Lähtökohtaisesti joukkueet kuittaavat kaikki seuran jakamat vuorot ja tekevät vuorojen tietojen pohjalta harjoituksen tai ottelun omaan kalenteriin. Kuittaamalla vuoron voit samalla tehdä vuoron tiedoista harjoituksen tai ottelun oman joukkueen kalenteriin. Mikäli jaettuihin vuoroihin tulee muutoksia, voi vuoron vapauttaa vapaiden vuorojen varastoon, mistä muut joukkueet voivat sen varata itselleen. HUOM! Kalenterimerkinnällä ja vuorolla ei ole hyväksynnän jälkeen suoraa yhteyttä. Esim. harjoituksen poistaminen kalenterista ei poista vuoroa ja päinvastoin. Työpöydältä näet kuittaamattomat vuorot. Siirry jaettujen vuorojen listalle linkistä. 1. Jaettujen vuorojen lista (Odottaa joukkueen kuittausta) Listalla näkyy kuluvan kuukauden jaetut vuorot. o Vieressä on myös näkymä mahdollisesti jo kyseiselle päivälle kalenterissa oleviin tapahtumiin Voit myös ottaa kaikki jaetut vuorot näkyviin rastittamalla ko. kohdan 2. Kuittaa jaetut vuorot Tee kuittauksen yhteydessä vuoron tiedon pohjalta harjoitus tai ottelu joukkueen kalenteriin, mikäli sitä ei jo kalenterissa ole. Muokkaa tarvittaessa aikaa harjoitukseen tai otteluun sopivaksi (oheisharjoitteet) 3. Vapauta vuoro Mikäli haluat luopua hyväksytystä vuorosta, vapauta vuoro Vapautettu vuoro siirtyy vapaiden vuorojen varastoon muiden joukkueiden varattavaksi. Poiston yhteydessä järjestelmä ilmoittaa, mikäli samalle päivälle on joukkueen kalenterissa tapahtumia ja ne voi samalla linkistä poistaa. 4. Varaa vuoro vapaiden vuorojen varastosta (linkki työpöydällä) Varaa vapautettu vuoro samalla tavalla kuin omalta listalta seuran jaetuista vuoroista. 5. Raportit kaikista vuoroista (linkki varauslistan pohjalla) Raporteista näet yhteenvedon kaikista joukkueesi vuoroista halutulta aikaväliltä ja voit viedä ne myös suoraan exceliin 13

15 Jaetut vuorot Työpöydältä näet jaetut vuorot ja niiden tilat. Odottaa joukkueen kuittausta, pääset tarkastelemaan ja hyväksymään seuran jakamia vuoroja Valitse aluksi joukkueen toimihenkilöistä ne, kenelle halutaan hälytykset peruutuksista. 2. Oletuksena näet kaikki menossa olevan kuukauden vuorot, jotka joukkueelle on jaettu ja niiden tilat (kuittaamattomat vuorot keltaisella). Rastittamalla Näytä kaikki kuittaamattomat vuorot, näet kaikki joukkueen kuittaamattomat vuorot. 3. Jaettujen vuorojen vieressä näet samalle päivälle joukkueen kalenteriin mahdollisesti jo tehdyt merkinnät, jonka voit ottaa huomioon vuoroa kuitatessa. 4. Klikkaa kuittaamatonta vuoroa. Vuoroon voi myös liittyä vuoronjakajan kommentti. 5. Tämä on kolmas paikka mistä näet hälytyksenä seuran peruuttamat vuorot Tarkista, ettei kyseiselle päivälle ole jäänyt kalenteriin merkintöjä. 14

16 Vuoron kuittaaminen Kuittaa vuoro Vuoro kuitattu ja tila muuttuu. Pelkkä kuittaus riittää, jos kalenterissa on jo merkintä. Kuittaa ja luo harjoitus Vuoron tietoja voi hyödyntää luomalla sen pohjalta harjoitustapahtuma joukkueen kalenteriin. Muuta tarvittaessa harjoituksen aloitusaikaa ja kestoa sekä kirjoita ennakkoinfo. Kuittaa ja luo ottelu Sama kuin yllä otteluiden osalta Kuitatulla vuorolla ja kalenterimerkinnällä ei ole suoraa yhteyttä toisiinsa! 15

17 Vuoron vapauttaminen Kun joukkueen suunnitelmiin tulee muutoksia, voit vapauttaa vuoron vapaiden vuorojen varastoon myytäväksi muille joukkueille. Vapauttaminen on syytä tehdä ajoissa, koska tällöin muut joukkueet ennättävät reagoida siihen. Mikäli vapautunutta vuoroa ei kukaan ota, jää vuoro käyttämättömänä joukkueelle. Vapauttaaksesi jo kuitatun vuoron, klikkaa kuitattua vuoroa. Siirrä vapaisiin vuoroihin ja kirjoita peruuttamisen syy sille varattuun kenttään. Tila muuttuu punaiseksi, kunnes joku muu joukkue varaa vapautuneen vuoron Vapaiden vuorojen varastosta. Mikäli joukkueen kalenterissa on samalle päivälle tapahtuma (ottelu, harjoitus), ehdottaa järjestelmä sen muokkaamista. Vapautettu vuoro poistuu listalta, kun toinen joukkue on sen varannut. 16

18 Vapaiden vuorojen varasto Työpöydältä näet tästä ajankohdasta eteenpäin vapautettujen vuorojen lukumäärän. Vapaita vuoroja tarjolla. Näet listan vapaista vuoroista. Varaa haluamasi vuoro ja tee samat toimet kuin hyväksyessäsi jaetun vuoron. Nyt vuoro siirtyi joukkueellesi ja poistui vapauttavan joukkueen listoilta. 17

19 Joukkueen raportit Raporteista näet yhteenvedon kaikista joukkueelle jaetuista vuoroista halutulta aikaväliltä liikuntapaikoittain. Raportin voit myös siirtää Exceliin, raporttinäkymän oikean ylänurkan painikkeesta. 18