Helmi-koulutus Tuen lomakkeet

Transkriptio

1 Helmi-koulutus Tuen lomakkeet Anna-Riikka Kivikoski Marika Korpinurmi 1

2 Tampere siirtyy sähköisiin lomakkeisiin syksyllä 2016 Helmi-toiminnanohjausjärjestelmässä avataan henkilökunnan käyttöön sähköiset lomakkeet: Oppilaalle annettu tuki Pedagoginen arvio Oppimissuunnitelma Pedagoginen selvitys (ja sähköinen päätöksenteko) HOJKS Työrauhalomake Oppilashuoltoon liittyen seuraavat lomakkeet: Suostumus yksilökohtaiseen oppilashuollon asiantuntijaryhmän työskentelyyn Muistio oppilaskohtaisesta oppilashuoltotyöstä 2

3 Sähköiset lomakkeet luodaan ja jaetaan kollegoiden, huoltajien, rehtorin ja epalaisten kanssa sähköisessä järjestelmässä. Lomakkeita ei tarvitse missään vaiheessa tulostaa. Huoltajille, jotka eivät käytä Helmeä, tulee kuitenkin sähköinen lomake/päätös tulostaa (ks. ohje). Huoltajat kuittaavat oman osuutensa järjestelmässä. Rehtori hyväksyy asiakirjat järjestelmässä. Koordinoivat opettajat valmistelevat päätökset rehtorin hyväksynnän jälkeen. Vastaavat rehtorit tekevät sähköiset päätökset. Päätökset myös näkyvät sekä huoltajille että opetushenkilöstölle Helmessä. Oppilaan lomakkeet näkyvät oppilaalla koko koulupolun ajan. Oppilaan muuttaessa koulua Tampereen kaupungin sisällä lomakkeet seuraavat oppilaan tietojen mukana Helmissä. 3

4 Mitä jos huoltaja ei käytä Helmeä? Helmi on perusopetuksen ensisijainen viestintäväline. Jos huoltajalla on kuitenkin ilmeinen este Helmen käytölle, voidaan toimia seuraavasti: Huoltaja kutsutaan koululle (esim. tulkin kanssa) ja käydään sähköisesti luotu ja tulostettu lomake läpi. Opettaja kirjaa huoltajan näkemyksen asiasta tulosteeseen. Näin huoltajan osuus saadaan hyväksyttyä ja huoltajaa on kuultu. Koulu laatii lomakkeen loppuun sähköisesti prosessin mukaan. Tehty päätös valitusosoitteineen tai valmis lomake (esim. oppimissuunnitelma) tulostetaan lopuksi huoltajalle. 4

5 Miten prosessi etenee Sähköisen prosessin tarkoituksena on tuoda oppilaalle annetusta tuesta näkyvämpää huoltajille ja auttaa opettajaa hahmottamaan prosessin kulku. Oppilaalle annettu tuki kirjataan aina Helmi-toiminnanohjausjärjestelmään Oppilaalle annettu tuki -kohtaan, kun sitä on annettu. Annettu tuki kertyy koko oppilaan kouluhistorian ajan. Oppilaalle voidaan kirjata tukea millä tahansa tuen portaalla. Laadukas peruspedagogiikka Yleinen tuki Tehostettu tuki Erityinen tuki 5

6 Salassapito ja lomakkeiden jakaminen kollegoiden kanssa Oppilaan eri aineissa saama tuki ja tieto, millä tuen portaalla oppilas, on ei automaattisesti kuulu kaikille oppilasta opettaville opettajille. Tiedon jakamista tulee harkita yksilökohtaisesti. Pedagogisen tuen salassapitosäädökset antavat liikkumavaraa yksilökohtaista oppilashuoltoa enemmän. Helmen sähköisessä prosessissa on mahdollista jakaa tietoa eri opettajille eri tavalla. Lomakkeen eri kohdat ovat muunneltavissa sen osalta, kuka näkee tai pystyy täyttämään kohdan tekstin. Prosessista vastaava opettaja (prosessin omistaja) määrittelee salassapidon reunaehdot. Lomakkeeseen tulee eri opettajille omat lokeronsa, joihin he kirjottavat omat tekstinsä. Järjestelmä tunnistaa opettajan ja nimeää lokeron opettajan mukaan. Näin käy ilmi, kuka opettaja on kirjoittanut tekstin (oikeusturva). 6

7 Henkilökunnan oikeudet prosessin aikana Prosessin omistaja = luokanopettaja/luokan ohjaaja/erityisluokanopettaja Luo lomakkeen ja pääsee muokkaamaan kaikkia tietoja. Vie prosessia eteenpäin eri vaiheisiin. Jakaa oikeudet eri opettajille. Opettaja Kirjoittaa oman näkemyksensä vaiheessa 2, Opettaja. Näkee hänelle jaetut lomakkeen osuudet ja voi kirjoittaa niihin osiin, joihin hänelle on jaettu oikeudet. Rehtori Näkee lomakkeet niiden eri vaiheissa. Kuittaa prosessin valmiiksi. Vastaa prosessista. 7

8 Koulupsykologi/Koulukuraattori: Näkee hänelle jaetut osat ja voi kirjoittaa niihin osiin, joihin hänelle on jaettu oikeudet. Koulusihteeri Pystyy muuttamaan / lisäämään opettajia prosesseihin. Hallinnoi oppilaiden Helmi-tietoja tarvittaessa. Voi lisätä uusille opettajille lukuoikeuksia, mikäli oppilaan opettajat muuttuvat. Lisäksi oikeuksia Helmi-tuella, koordinoivilla opettajilla ja vastaavilla rehtoreilla 8

9 Mistä lomakkeet löytyvät? Pedagogisen tuen lomakkeet löytyvät kunkin oppilaan Koulunkäynnin tuki -välilehdeltä Helmen vasemmasta valikosta. Työrauhalomake on Lomakkeet -välilehdellä. 9

10 Oppilaalle annettava tuki Opettajat kirjaavat oppilaalle saamaa tukea Oppilaalle annettava tuki - lomakkeeseen, kun sitä on annettu. Esimerkkinä kirjattavista tukitoimista ovat tukiopetus, suunnitelma kokeiden pilkkomisesta tai arvioinnin muutos. Huoltaja näkee annetun tuen omasta Helmestään. Lomakkeen tiedot siirtyvät lomaketta avatessa pedagogiseen arvioon tai selvitykseen. Tiedot siirtyvät viimeisen vuoden ajalta. 10

11 Ennen kuin aloitat pedagogisen arvion tai selvityksen: Pysähdy hetkeksi ja mieti! Aloittaminen on suurin osuus prosessissa, varaa siihen aikaa. Luomisvaiheessa olevaa lomaketta ei voi välitallentaa. Oletko kirjannut annettua tukea Helmi-järjestelmään? Onko perhe tietoinen oppilaan tilanteesta, jottei prosessi tule yllätyksenä? Koska tapaat perheen käydäksesi läpi pedagogista arviota tai selvitystä? Mikäli perhe ei käytä Helmeä, kannattaa selvitys tehdä valmiiksi huoltajien kuittaukseen saakka (ks. ohje). Kenelle muille asiantuntijoille jaat pedagogisen asiakirjan? Jos oppilaalle haetaan erityisluokkapaikkaa, koska olet/oletko ollut yhteydessä koordinoivaan opettajaan? Neuvottelu koordinaattorin kanssa tulee käydä ennen sähköisen prosessin aloittamista! Kannattaa myös miettiä, kuka tekee päätöksen eli kenelle vastaavista rehtoreista päätösoikeus jaetaan? 11

12 Pedagoginen arvio ja selvitys Helmessä pedagoginen arvio ja selvitys ovat enemmän kuin sähköisiä lomakkeita koko prosessi oikeuksien jakamisesta rehtorin hyväksyntään ja vastaavan rehtorin päätökseen. Opettaja ja huoltajat näkevät Koulunkäynnin tuki -sivulta missä vaiheessa prosessia ollaan menossa. Järjestelmä lähettää automaattisen viestin, kun esim. opettajan tulee täyttää oma osuutensa tai rehtorin hyväksyä asiakirja. Huoltaja näkee asiakirjan omassa vaiheessaan ja kuittaa sen nähdyksi ja hyväksytyksi. 12

13 Pedagogisen arvion vaiheet 1. Lomakkeen lisäys ja perustietojen täydennys 2. Opettajat 3. Tarkistus ja täydennys 4. Moniammatillinen käsittely pedagogisen tuen tiimissä 5. Huoltajien kuittaus 6. Rehtorin kuittaus 7. Pedagoginen arvio laadittu 13

14 Oppimissuunnitelma Oppimissuunnitelma tehdään Yleiseen tukeen (tarvittaessa) Tehostettuun tukeen Kun oppilaalla on vuosiluokkiin sitomaton oppimäärä (erillinen rehtorin päätös) Oppilaalla on opetuksen järjestäminen toisin päätös (erillinen rehtorin päätös) Helmessä oppimissuunnitelma on enemmän kuin sähköinen lomake. Helmessä toimii sähköisenä koko prosessi oikeuksien jakamisesta rehtorin hyväksyntään. Opettaja ja huoltaja näkevät Koulunkäynnin tuki sivulta, missä vaiheessa prosessia ollaan menossa. Järjestelmä lähettää automaattisen viestin, kun esim. opettajan tulee täyttää oma osuutensa tai rehtorin hyväksyä asiakirja. Huoltaja näkee oppimissuunnitelman omassa kuittausvaiheessaan ja sen ollessa valmis. 14

15 Oppimissuunnitelman vaiheet 1. Lomakkeen lisäys ja perustietojen täydennys 2. Opettajat 3. Tarkistus ja täydennys 4. Huoltajien kuittaus 5. Rehtorin kuittaus 6. Oppimissuunnitelma laadittu 15

16 Pedagoginen selvitys vaiheet 1. Lomakkeen lisäys ja perustietojen täydennys 2. Opettajat 3. Tarkistus ja täydennys 4. Monialainen käsittely pedagogisen tuen tiimissä 5. Huoltajan kuittaus 6. Rehtorin kuittaus 7. Suositus päätökseksi 8. Päätöksen valmistelu (koordinoiva opettaja) 9. Huoltajien kuuleminen 10. Päätöksen valmistelu (koordinoiva opettaja) 11. Päätöksen teko (vastaava rehtori) 12. Pedagoginen selvitys laadittu ja päätös tehty 16

17 Pedagoginen selvitys 17

18 Tuo tiedot annetusta tuesta suoraan Oppilaalle annettu tuki -lomakkeelta 18

19 Jaa käyttöoikeudet Sinä itse Yksittäiset henkilökunnan jäsenet Opettajat, jotka kirjoittavat lomakkeeseen / jotka tarvitsevat tiedon Kuka virallinen huoltaja? Kuka tarvitsee tiedon? Valmistelee päätöksen Tekee päätöksen Rehtori ja koulusihteeri näkevät automaattisesti lomakkeet ja vaiheet 19

20 Voit lisätä viestin lomakkeen täyttämisestä Valitse opettajat, huoltajat, psykologit, kuraattorit ja muut joille haluat järjestelmän lähettävän viestin lomakkeesta Lopuksi valitse tallenna 20

21 1. Lomakkeen lisäys ja perustietojen täydennys Järjestelmä tallentaa Pääset täytettävään lomakkeeseen Täytä lomake omalta osaltasi Tallenna ja lähetä eteenpäin 21

22 Tallennuksen jälkeen siirrä seuraavaan vaiheeseen 22

23 2. Opettajat 1. vaiheen (Lomakkeen lisäys ja perustietojen täydennys) jälkeen muut opettajat ja asiantuntijat täyttävät omat osuutensa lomakkeesta ja siirtävät sen seuraavaan vaiheeseen. Kun kaikki opettajat ovat täyttäneet osuutensa, lomake palaa prosessin omistajalle, joka täydentää / tarkistaa lomakkeen ja siirtää prosessin vaiheeseen 3. Moniammatillinen käsittely pedagogisen tuen tiimissä Käsittelyn jälkeen lomake siirretään vaiheeseen 4. Huoltajan kuittaus 23

24 Huoltajan kuittaus Huoltajille lähtee viesti lomakkeesta järjestelmän kautta. Huoltajat kuittaavat lomakkeen nähdyksi ja hyväksytyksi (kaikki huoltajat omilla tunnuksillaan) ja siirtävät lomakkeen seuraavaan vaiheeseen 5. Rehtorin kuittaus 24 Marika Korpinurmi

25 HOJKSin vaiheet 1. Lomakkeen lisäys ja perustietojen tallennus 2. Opettajat 3. Tarkistus ja täydennys 4. Huoltajien kuittaus 5. Rehtorin kuittaus 6. HOJKS laadittu 25

26 HOJKS laadittu Rehtorin kuittauksen ja seuraavaan vaiheeseen siirtämisen jälkeen HOJKS näkyy taas sekä oppilaan tiedoissa että huoltajalla. HOJKS kannattaa täydentää kopioimalla vanha lomake ja lisäämällä halutut asiat tähän uuteen lomakkeeseen. Tällöin oppilaalla on näkyvillä sille vuodelle 2 HOJKS:ia. Oppilaan lomakkeet näkyvät oppilaalla koko koulupolun ajan. Oppilaan muuttaessa koulua Tampereen kaupungin sisällä lomakkeet seuraavat oppilaan tietojen mukana Helmissä. Koulusihteeri voi lisätä uusille opettajille lukuoikeuksia, mikäli oppilaan opettajat muuttuvat. 26

27 Asiakirjojen säilytys Asiakirjat säilyvät Helmessä arkistonmuodostamissuunnitelmassa määrätyn ajan. Koulusihteeri voi hallita koulusta poistuneiden oppilaiden tietoja. Lomakkeita ei tarvitse lainkaan tulostaa, mikäli huoltaja käyttää Helmeä. 27

28 Kiitos! 28