KESÄLAHDEN KUNTA KITEEN KAUPUNKI

Transkriptio

1 KUNTALIITOS KESÄLAHTI-KITEE: VIESTINTÄ- JA TIEDOTUSSUUNNITELMA TOIMEENPANOVAIHEEN AIKANA [ käsittelyyn ] 1. Lähtökohdat Kesälahden kunta ja Kiteen kaupunki yhdistyvät uudeksi Kiteen kaupungiksi. Kaupunki ottaa käyttöönsä Kiteen ruorivaakunan, joka symboloi molemmille kunnille leimallisia vesistöjä sekä yhteisen tulevaisuuden uutta suuntaa. Kesälahti ja Aurinkokunta säilyvät uuden kaupungin nimistössä, matkailussa ja kaupunkimarkkinoinnissa. Kuntaliitos on kuntien henkilöstöön, kuntalaisiin ja sidosryhmiin laajasti vaikuttava muutosprosessi, jonka johtamisessa ja onnistumisessa oikeaaikainen ja -sisältöinen tiedotus ja viestintä ovat avainasemassa. Avoin, vuorovaikutteinen ja osallisuutta edistävä viestintä vähentää epävarmuutta ja tukee eri sidosryhmien sitoutumista. Kesälahden kunnan ja Kiteen kaupungin kuntaliitosprosessi jakaantuu kolmeen vaiheeseen, joissa jokaisessa tiedotuksella ja viestinnällä on erilainen tavoite ja fokus. Kuntaliitoksen valmistelun (tammi-huhtikuu 2012) aikana korostui liitoksen valmistelun ja päätöksenteon etenemiseen ja muutosten arvioituihin vaikutuksiin liittyvä viestintä. Viestinnän vuorovaikutteisuus toi valmisteluun ja päätöksentekoprosesseihin arvokasta tietoa. Sekä kuntalaisilta, henkilöstöltä että luottamushenkilöiltä saadun palautteen perusteella valmisteluvaiheen aikaisen viestinnän voidaan katsoa onnistuneen. Laaja, vuorovaikutteinen, aktiivinen ja ennakoiva viestintä edesauttoi luottamuksellisen ilmapiirin rakentumista ja siten varmisti osaltaan lopullisen kuntaliitospäätöksen syntymistä. Kuntaliitoksen toimeenpanovaiheessa loppuvuoden 2012 aikana viestinnän kautta rakennetaan uuden kunnan yhteistä identiteettiä (Kiteen kaupungin kuntayhteisöä) ja tuetaan uuden kuntayhteisön ja organisaation muodostumista. Vähitellen ulkoisen viestinnän fokus siirtyy uuden kunnan palveluiden ja toiminnan käytännönjärjestelyihin ja niissä (mahdollisesti) tapahtuviin muutoksiin. Tämä painotus jatkuu myös uuden kunnan aloitettua virallisesti toimintansa eli lähtien. Samalla viestinnästä otetaan enemmän vastuuta toimialoilla, palvelualueilla sekä yksiköissä ja työpisteissä.

2 Tässä viestintä- ja tiedotussuunnitelmassa keskitytään pääsääntöisesti toiseen eli toimeenpanovaiheeseen (touko-joulukuu 2012). Siinä hahmotellaan sekä tiedotuksen että viestinnän roolia valmisteluprosessissa: Yksisuuntaisemman tiedotuksen avulla välitetään faktaa valmisteluprosessin vaiheista, päätöksenteon tuloksista, aikatauluista jne. Vuorovaikutteisemmalla viestinnällä luodaan vuoropuhelua eri sidosryhmien kanssa ja osallistetaan niitä prosessiin, tavoitteena sitoutuminen ja luottamus. Kuntaliitoksen asetelma synnyttää helposti mielikuvan, jossa suuri kaupunki nielaisee pienen kunnan ja sanelee sille ehdot. Siksi viestinnän punaisena lankana on oltava koko ajan yksi yhteinen, uusi kunta, jonka kuntalaiset ja henkilöstö ovat tasa-arvoisessa asemassa, ja jossa kunnan toimintaa tarkastellaan, suunnitellaan ja kehitetään yhtenä yhteisenä kokonaisuutena. Toisaalta sopuisa ja harmoninen kuntaliitoksen valmisteluvaihe luo helposti harhakäsityksen siitä, että kuntaliitos hyväksytään ehdoitta ja varauksetta. Toimeenpanovaiheen viestinnän lähtökohtana on kuitenkin se perusolettamus, että kuntaliitokseen liittyy edelleen pelkoja, huolia ja muita kielteisiä tunteita. Kun viestinnän painopiste siirtyy yleisestä päätöksenteosta palveluihin, niiden tuottamisen tapoihin ja niissä tapahtuviin muutoksiin eli lähemmäs ihmisten arkea, inhimillinen levottomuus kasvaa. Kuntaliitosprosessissa viestinnällä on eräänlainen itseisarvo: Viestinnän tulee olla säännöllistä ja jatkuvaa, vaikkei mitään viestittävää tai tiedotettavaa varsinaisesti tietyllä hetkellä olisikaan. Viesti siitä, ettei mitään tiedotettavaa ole juuri nyt, on arvokas ja odotettu. Myös siitä, että asiat eivät kuntaliitoksen myötä muutu, tulee viestiä. Viestinnän tulee olla tasapuolisen aktiivista molemmissa kunnissa. Vaikka liitos näytettäisiin hyväksyttävän helpommin Kiteellä, molempien kuntien asukkaat on huomioitava yhdenveroisesti. Kuntaliitosprosessin rinnalla, sen kanssa limittäin ja lomittain, Kiteen kaupungilla on käynnissä myös muita muutosprosesseja. Sosiaali- ja terveyspalvelukeskus Helli-liikelaitos lakkautetaan, sosiaali ja terveyspalvelut liitetään osaksi uuden Kiteen kaupungin organisaatiota ja palvelutuotantoa ja tämänhetkisen tiedon mukaan Tohmajärven kunta irtautuu Keski-Karjalan sosiaali- ja terveyspalveluiden yhteistoiminta-alueesta. Nämä kaikki muutosprosessit sisältävät vaativuudeltaan jopa kuntaliitosta merkittävämpiä viestintähaasteita. Ne tulee aktiivisesti huomioida sekä ulkoisen että sisäisen kuntaliitosviestinnän rinnalla siten, että muutosten kokonaisuus eli käytännön vaikutukset ovat ymmärrettäviä niin kuntalaisten, henkilöstön kuin muidenkin sidosryhmien näkökulmasta. Toimeenpanovaiheen viestinnässä hyödynnetään yhä vahvemmin sähköistä ja sosiaalista mediaa. Vuorovaikutteisuuden edistämiseksi kuntaliitoksen verkkosivustolla jatketaan sähköisen kyselyn ylläpitoa. Kysely kohdistuu kuitenkin yhä selkeämmin uuden kunnan palveluihin ja konkreettiseen toimintaan. Myös viestinnän kumppanuusyhteistyötä paikka- ja seutukunnan toimijoiden ja sidosryhmien kanssa vahvistetaan, tavoitteena koordinoitu kaupunkiyhteisön viestintä. Samalla myös kaupunkiorganisaation viestinnässä tullaan korostamaan asiakas- ja kuntalaislähtöisyyttä.

3 Erityisesti uuden kunnan aloitettua toimintansa vuoden 2013 alusta, mutta myös loppuvuodesta 2012 toimeenpanovaiheen aikana yksi viestinnällinen tavoite on uuden kunnan työnantajamaineen rakentaminen ja ylläpito. Viestintätoimenpiteiden kohderyhmiä ovat sekä uuden kunnan palveluksessa olevat työntekijät että potentiaaliset uudet työntekijät. Rekrytointia tukeva viestintä on siten osa sekä ulkoista että sisäistä markkinointia ja se linkittyy vahvasti sekä henkilöstöpalveluihin että Ketin seutumarkkinointiin ja maakunnallisen vetovoimaohjelman toteutukseen. Viestinnän tulee tähdätä sekä lyhyen että keskipitkän aikavälin rekrytointeihin mutta myös nuorten, jopa lasten, innostamiseen töihin kunta-alalle tulevaisuudessa. 2. Viestinnän työn- ja vastuunjako Poliittisella ja operatiivisella johdolla on prosessissa erilaiset roolit. Poliittinen johto toimii kuntaliitosta koskevan viestinnän kasvoina. Johtavien poliittisten luottamushenkilöiden, erityisesti yhdistymishallituksen puheenjohtajien, näkyvyyttä viestinnässä korostetaan edelleen. Operatiivinen johto huolehtii viestinnän toimeenpanosta ja käytännön toimenpiteistä. Kuntaliitoksen toimeenpanovaiheessa tiedotus- ja viestintätoimenpiteet linjaa yhdistymishallitus yhdistyvien kuntien yhteisen johtoryhmän esityksestä. ja johtoryhmän na toimii kehitysjohtaja Nina Holopainen. Viestintävastaava huolehtii valmistelu- ja päätöksentekoprosessiin liittyvän viestinnän koordinaatiosta ja välityksestä edelleen muille viestinnästä vastaaville henkilöille sekä viestintä- ja tiedotusmateriaalin arkistoinnista yhdessä toimistohenkilöstön kanssa. Kuntaliitoksen toimeenpanovaiheessa viestinnän yhtenä keskeisenä painopisteenä ovat palvelut ja niissä mahdollisesti tapahtuvat muutokset. Samalla operatiivinen vastuu viestinnästä siirtyy toimialoille, palvelualueille sekä yksiköihin ja toimipisteisiin, mikä edellyttää viestinnän vastuuhenkilöiden vastuuttamista toimimaan toimialajohdon alaisuudessa. Kuntaorganisaatioissa, sen alaisissa organisaatioissa (liikelaitokset Helli ja Tilike, tytäryhteisöt) ja toimialoilla selkiytetään tiedotukseen ja viestintään liittyvät vastuut ja tehtävänkuvat. Viestinnän suunnittelun ja toimeenpanon tulee kulkea käsi kädessä palveluita ja niiden järjestämistä koskevan suunnittelun kanssa. Toimialojen viestintävastaavien koulutus aloitetaan syksyllä Myös johdolle, esimiehille ja luottamushenkilöille järjestetään koulutusta esim. työskentelystä median kanssa.

4 3. Sisäinen viestintä Sisäisen viestinnän kohderyhmiä ovat Kesälahden kunnan ja Kiteen kaupungin esimiehet, henkilöstö, luottamusmiehet, työsuojeluvaltuutetut ja luottamushenkilöt. Henkilöstö on kuntaliitosprosessin onnistumisen kannalta avainasemassa. Heidän sitoutumisensa ja panoksensa ratkaisee liitoksen onnistumisen. Henkilöstölle kerrotaan muutoksesta, sen vaikutuksista, aikatauluista ym. aina ensin eli ennen kuin siitä viestitään medialle, kuntalaisille ja muille organisaation ulkopuolisille tahoille. Toimeenpanovaiheen viestinnän ja tiedotuksen tavoitteena on mahdollisimman esteetön tiedonsaanti työntekijöiden henkilökohtaisesta tulevaisuudesta eli kuntaliitoksen vaikutuksesta tehtäviin, palvelussuhde-ehtoihin jne. Henkilöstöä tulee aidosti kuulla ja kuunnella. Työntekijöille tulee antaa myös mahdollisuus osallistua kuntaliitoksen valmisteluun ja suunnitteluun oman työtehtävänsä ja pisteensä osalta. Henkilöstöön kohdistuva viestintä ja tiedotus takaavat myös ulkoisen, erityisesti kuntalaisille ja asiakkaille suunnatun viestinnän onnistumisen: hyvin informoitu ja muutokseen myönteisesti suhtautuva työntekijä on myös paras ja tehokkain viestinviejä. Sisäinen viestintä liittyy kiinteästi syksyllä 2012 käynnistettävään, koko henkilöstöön sekä luottamushenkilöihin kohdentuvaan muutosvalmennukseen, jonka tavoitteena on mielekäs, inhimillisistä lähtökohdista arvioiden onnistunut muutos. Sujuva tiedonkulku ja vuorovaikutteiden viestintä rakennetaan prosessiin sisään. Loppuvuoden 2012 aikana erityisesti sisäisten viestintäprosessien hallintaan tuo lisähaastetta Hellin purkautuminen ja sosiaali- ja terveystoimen liittyminen Kiteen organisaatioon sekä Tohmajärven irtautuminen sote-yhteistyöstä. Henkilöstölle kohdennettavat viestit tulee olla kokonaisvaltaisia, muutosprosessien kaikki ulottuvuudet huomioivaa ja integroivaa siten, että prosessien keskinäiset vaikuttavuudet työntekijän henkilökohtaiseen tilanteeseen tulevat ymmärretyksi. Henkilöstöön kohdentuva viestintä kanavoidaan ensisijaisesti esimiesten kautta. Esimiesten säännöllinen tiedonsaanti sekä mahdollisuus keskusteluun yhdistymisen lähtökohdista, vaikutuksista ja käytännön toteutuksesta on varmistettava. Tiivis yhteistyö myös luottamusmiesten kanssa on onnistumisen kannalta avainasemassa. Tiedotuksen ja viestinnän pelisäännöistä on sovittava myös heidän kanssaan. Muodollisen yhteistoimintaprosessin rinnalla tulee mahdollistaa aito vuoropuhelu. Poliittisia luottamushenkilöitä tiedotetaan säännöllisesti prosessin vaiheista päätöksenteon tahdissa. Valtuustoryhmät organisoivat kuntaliitoksen valmisteluun liittyvän tiedotuksen ja viestinnän osaksi normaaleja käytänteitään.

5 Sisäisen viestinnän keskeisinä sähköisinä työkaluina toimivat kuntaliitoksen verkkosivuston intra sekä myös Kesälahden kunnan työntekijöille avattava Kiteen kaupungin sisäinen intra. Uuden kunnan intra rakennetaan uudelle alustalle (Sharepoint). Sisäisen viestinnän käytänteistä tiedotetaan yhdistymishallituksen hyväksyttyä viestintä- ja tiedotussuunnitelman. SISÄINEN VIESTINTÄ KENELLE? = viestinnän kohderyhmät Esimiehet MITÄ? = viestin sisältö ja sanoma Yhdistymisen lähtökohdat, tarve ja tavoitteet Vaikutukset palveluiden organisointiin ja sitä kautta henkilöstön tehtäviin, asemaan jne. Päätöksenteko: aikataulu ja vaiheet, päätösten sisällöt MITEN? = keinot ja välineet, mediat Sähköpostit /kuntaliitoksen intra Kiteen kaupungin intra/ esimiesten työtila (?) Toimialojen esimiespalaverit Esimiesten aamu/iltapäiväkahvit (Kesälahden ja Kiteen yhteiset alkaen) MILLOIN? = aikataulu Säännöllisesti Säännöllisesti Säännöllisesti Aikataulun mukaisesti KUKA? = työn- ja vastuunjako Hallintojohtaja KES/ kehitysjohtaja KIT (henkilöstöpäällikkö) Henkilöstö Tieto viestinnän ja tiedottamisen käytänteistä Muutokset työn organisoitumisessa: työpisteet, yksiköt, esimiehet Vaikutukset omaan tulevaisuuteen: tehtävät, palvelussuhde-edut, asema organisaatiossa, työpiste jne. Käytännön toimenpiteet ja niiden aikataulutus ja Tiedote Työpaikkapalaverit Intra/Kuntaliitos sivu (mm. yhdistymishallituksen kokoustiedotteet) Yhteiset henkilöstötiedotteet ym. erillistiedotteet kokouksen jälkeen Säännöllisesti Säännöllisesti Säännöllisesti (vähintään aina yhdistymishallituksen kokouksen jälkeen, ennen ulkoista tiedotusta) Hallintojohtaja KES/ kehitysjohtaja KIT (henkilöstöpäällikkö) Esimiehet Hallintojohtaja KES/ kehitysjohtaja KIT/ henkilöstöpalvelut KIT Hallintojohtaja KES/ kehitysjohtaja KIT/ henkilöstöpalvelut KIT

6 Ay-luottamusmiehet ja työsuojeluvaltuutetut juoksutus (esim. kuulemiset, yt-menettely) Yhdistymisen lähtökohdat, tarve ja tavoitteet Päätöksenteko: aikataulu ja vaiheet, päätösten sisällöt Muutokset ulkoisissa ja sisäisissä palveluissa ja käytännön toiminnassa Vaikutus henkilöstön tulevaisuuteen: tehtävät, palvelussuhde-edut, asema organisaatiossa, työpisteet jne. Ay-luottamusmiesten /työsuojeluvaltuutettujen kautta Tiedotus-, info- ja perehdytystilaisuudet henkilöstölle (kaikille yhteiset, toimialakohtaiset) ja johtoryhmän kokoukset (henkilöstön edustukset) Yt-toimikunnan kokoukset Järjestöjen oman tiedotussuunnitelman mukaan Yhteiset kerran kuukaudessa alkaen Toimialojen omien suunnitelmien mukaan (esim. sivistyskeskuksen oma ) Kokousaikataulun mukaan Kokousaikataulun mukaan Pääluottamusmiehet Työsuojeluvaltuutetut Kehitysjohtaja (henkilöstöpäällikkö) + HRtiimi Toimialajohtajat Hallintojohtaja KES/ Kehitysjohtaja KIT Työsuojelupäälliköt Käytännön toimenpiteet ja niiden aikataulutus ja juoksutus(esim. kuulemiset, yt-menettely) Yhdistymisen lähtökohdat, tarve ja tavoitteet Pääluottamusmiesten yhteiset työkokoukset (teemakokoukset) Sähköposti ja/tai intra/kuntaliitossivu (mm. yhdistymishallituksen tiedotteet) Kokousaikataulun mukaan tarvittaessa Säännöllisesti Vaikutukset palveluiden organisointiin ja sitä kautta henkilöstön tehtäviin, asemaan, työpisteeseen jne. Päätöksenteko: aikataulu ja vaiheet, päätösten sisällöt Palaverit esimiesten/johdon kanssa (palvelujen uudelleenjärjestelyt ja niiden henkilöstövaikutukset toimialoilla/palvelualueilla) Elo-lokakuu 2012

7 Poliittiset luottamushenkilöt Vaikutus palveluihin Vaikutus henkilöstöön Päätöksenteko: aikataulu ja vaiheet, päätösten sisällöt Yhdistymisen lähtökohdat, tarve ja tavoitteet Valtuustojen, hallitusten ja lautakuntien kokoukset Sähköposti ja intra/kuntaliitossivu (mm. yhdistymishallituksen kokoustiedotteet) Kokousaikataulun mukaan Säännöllisesti (vähintään kokousten jälkeen) Hallintojohtajat KES/KIT Toimialajohtajat 4. Ulkoinen viestintä Ulkoisen viestinnän kohderyhmiä ovat kuntalaiset eli kesälahtelaiset ja kiteeläiset, muut asiakkaat ja lukuisat sidosryhmät, mm. vapaa-ajan asukkaat, seurakunnat, yritykset, järjestöt ja yhdistykset, kylät, ympäröivät kunnat ja maakuntaliitto, seudulliset kehittämisorganisaatiot (Keti Oy ja Maaseudun kehittämisyhdistys Keski-Karjalan Jetina ry) sekä paikalliset ja alueelliset koulutusorganisaatiot (mm. PKKY ja PKAMK). Kuntalaiset tai asiakkaat ovat heterogeeninen joukko erilaisia viiteryhmiä, joihin kuntaliitos vaikuttaa eri tavoin, ja joita askarruttavat siinä eri asiat. Lapsilla, lapsiperheillä, nuorilla, vanhuksilla, sosiaali- ja terveystoimen ym. erityisryhmillä, työttömillä, maahanmuuttajilla jne. on omat mielenkiinnon kohteensa, joiden mukaan tiedotusta ja viestintää tulee pyrkiä eriyttämään sekä sen sisällön että keinojen osalta. Ulkoisen viestinnän keskeinen yhteistyökumppani ovat tiedotusvälineet eli alueella ilmestyvät sanomalehdet (Itä-Savo, Karjalainen, Maaseudun Tulevaisuus), paikallislehdet (Puruvesi ja Koti-Karjala) sekä radiot (YLE Pohjois-Karjala ja Iskelmä-Rex). Tiedotusvälineisiin pidetään yhteyttä säännöllisesti ja niitä palvellaan aktiivisesti ja oma-aloitteisesti. Tiedotusvälineet kutsutaan mahdollisimman moniin tilaisuuksiin tai niistä tiedotetaan välittömästi jälkeenpäin. Kuntaliitoksen toimeenpanossa hakeudutaan tiiviiseen ja tavoitteelliseen viestintäyhteistyöhön Ketin seutumarkkinoinnin ja maakunnallisen vetovoimaohjelman kanssa. Lisäksi tiivistetään viestinnällistä kumppanuusyhteistyötä koulutusorganisaatioiden, Ketin, Jetina ry :n,

8 kansalaisjärjestöjen ja yhdistysten, yritysten seurakuntien ym. paikallisten ja alueellisten toimijoiden ja sidosryhmien kanssa. Yhteistyön muotoja ja kampanjoita täsmennetään alkusyksystä pidettävissä yhteisissä tapaamisissa. Ne voivat käsittää mm. yhteisiä verkko- ja/tai printtimateriaaleja, tapahtumia ja tilaisuuksia jne. Ulkoisen viestinnän lähtökohtana on entistä suunnitelmallisempi ja tietoisempi kuntalais- ja asiakaslähtöisyys. Palveluista ja palvelumuutoksista ja niihin liittyvän päätöksenteon tuloksista kertovan viestinnän kieltä kehitetään siten, että viestit ovat ymmärrettävämpiä ja konkreettisempia asiakkaiden omista lähtökohdista. Viestinnästä tehdään myös inhimillisempää ja ihmiskasvoisempaa: ihmiset puhuvat ihmisille, luottamushenkilöt avaavat päätöksiä kuntalaisille, viranhaltijat ja työntekijät kertovat palveluista asiakkaille. Toimeenpanovaiheen viestinnässä haetaan myönteistä julkisuutta uudelle kunnalle myös seutu- ja maakunnan ulkopuolelta onnistuneen, sekä kuntalaisia että henkilöstöä tyydyttävän kuntaliitosprosessin ja kuntarakenneuudistuksen paikallisen toteutuksen teeman viitekehyksessä. Yhteistyötä haetaan mm. YLEn Itä-Suomen Uutisten, Kuntalehden, Kunta-TV :n, Kuntatyönantaja lehden ja KT :n muiden erillisjulkaisujen sekä KEVAn julkaisujen kautta. Kuntaliitoksen yhteydessä Kiteen kaupungin graafinen ilme päivitetään. Kuntaliitoksen verkkosivuja kehitetään yhä vuorovaikutteisemmiksi ja reaaliaikaisemmiksi. Samalla rakennetaan uuden kunnan verkkosivustoa uudelle Liferay -alustalle. Verkkoviestinnän kehittämistyössä tehdään yhteistyötä Joensuun kaupungin kanssa. Myös Facebookia hyödynnetään tehokkaammin, eri kohderyhmien mielenkiinnon kohteet huomioiden. Ulkoisen viestinnän käytänteistä tiedotetaan tiedotusvälineille yhdistymishallituksen hyväksyttyä viestintä- ja tiedotussuunnitelman. ULKOINEN VIESTINTÄ KENELLE? = viestinnän kohderyhmät Tiedotusvälineet MITÄ? = viestin sisältö ja sanoma Tiedote viestinnän ja tiedottamisen käytänteistä MITEN? = keinot ja välineet, mediat Tiedote MILLOIN? = aikataulu kokouksen jälkeen KUKA? = työn- ja vastuunjako Yleinen informaatio kuntaliitosprosessin toimeenpanosta ja päätöksenteosta (yhdistymishallituksen päätökset) Tiedotteet Juttuvinkit + tiedotus- ym. infotilaisuudet Välittömästi yhdistymishallituksen kokouksien/ tilaisuuksien jälkeen Säännöllisesti - tarvittaessa pj :t/ yhdistymishallituksen Toimialajohtajat/ t

9 Palvelut ja niissä tapahtuvat muutokset Kuntaliitossivusto Jatkuvaa Toimistohenkilöstö Kuntalaiset Lapset ja lapsiperheet Nuoret Opiskelijat Vanhukset Sosiaali- ja terveystoimen ym. erityisryhmät Yrittäjät Työttömät Maahanmuuttajat... Yhteinen uusi kiteeläinen identiteetti Kaupungin sisäinen imago (yhteisöllisyys...) Kiteen kaupunkiyhteisö Kuntaliitoksen verkkosivusto Uuden kunnan nettisivusto (Liferay alustalla) Syksyllä Kiteellä asukastiedotuslehti 2/2012 Facebook Kumppanuusyhteistyö sidosryhmien kanssa: printti- ja verkkomateriaali, tapahtumat... Päivitys säännöllisesti Projekti käyntiin 8/2012 Ilmestyy 10/2012 Päivitys säännöllisesti Ideointi- ja projektinkäynnistyspalaveri syksyllä 2012 Toimistohenkilöstö Aurinkokunnan kevätmessut Superpesiksen kaupunkiottelu Pienten kuntalaisten (ja vapaaajan asukkaiden) oma kuntaliitostapahtuma Keski-Karjalan opiskelija- yritys - kunta senssit (yhteistyö KUOKKA-hankkeen ym. kanssa) Mahdollisuuksien Keski-Karjala klo klo 13 8/ /2012

10 Asiakkaat (palveluiden käyttäjät) Lapset ja lapsiperheet Nuoret Opiskelijat Vanhukset Sosiaali- ja terveystoimen ym. erityisryhmät Yrittäjät Työttömät Maahanmuuttajat... Konkreettiset vaikutukset palveluihin, muutokset yhteyshenkilöissä/tiedoissa, palvelupisteissä, mahdolliset uudet toimintamallit Yhdistymisen tavoitteet sekä hyödyt mm. talouden, palveluiden, kilpailukyvyn, vetovoimaisuuden ym. kannalta Päätöksenteko: aikataulu ja vaiheet, päätösten sisällöt tapahtuma (yhteistyö Ketin Akseli hankkeen kanssa) Kuntalaisten seinäkalenteri 2013? Kuntalaisten liitosjuhla Kuntaliitoksen verkkosivusto Syksyllä Kiteellä asukastiedotuslehti 2/2012 Tiedotusvälineet tiedotteet tai tiedotustilaisuudet Kaupungin yhteiset ja/tai palvelualueiden omat infotilaisuudet jakelu joulun alla (ajankohta auki) Jatkuvaa (verkkosivu valmiina 6.2 alkavalla viikolla) Ilmestyy 10/2012 Jokaisen yhdistymishallituksen kokouksen jälkeen Loka-joulukuussa 2012 visetintävastaava Toimialojen t Esimiehet ja yksiköiden t Facebook sivusto Jatkuvaa Palvelualueiden omat tiedotteet Tarvittaessa Yrittäjät/yritykset Uuden kunnan verkostoyhteistyön kannustaminen Päätöksenteko: aikataulu ja vaiheet, päätösten sisällöt Yhdistymisen tavoitteet sekä Yhteiset lehti-ilmoitukset Kuntaliitoksen verkkosivu Yhteiset infot Ketin/MTK :n kanssa Kriittiset vaiheet Jatkuvaa (Sovitaan syksyllä) Kunnanjohtajat ym. Keti/ yritysyhteyshenkilöt Kuntien tiedotusvastaavat

11 Järjestöt, yhdistykset ja kylät (kumppanit) hyödyt mm. talouden, palveluiden, kilpailukyvyn, vetovoimaisuuden ym. kannalta Uuden kunnan verkostoyhteistyön kannustaminen Päätöksenteko: aikataulu ja vaiheet, päätösten sisällöt Kuntaliitoksen verkkosivu Yhteiset infot Jetinan/Pohjois- Karjalan Kylä ry :n/msl :n kanssa Jatkuvaa (Sovitaan syksyllä) Kuntien kumppanuus-, kyläym. vastaava (maaseutupäällikkö...?) Yhdistymisen tavoitteet sekä hyödyt mm. talouden, palveluiden, kilpailukyvyn, vetovoimaisuuden ym. kannalta Vapaa-ajan asukkaat Konkreettiset vaikutukset palveluihin, muutokset yhteyshenkilöissä/tiedoissa, mahdolliset uudet toimintamallit Koti-Karjalan kesälehti & saatekirje Vapaa-ajan asukkaiden kesätapaaminen Kesälahdella Ilmestyy/postitus klo Toimistohenkilöstö Yhdistymisen tavoitteet sekä hyödyt mm. talouden, palveluiden, kilpailukyvyn, vetovoimaisuuden ym. kannalta Pienten asukkaiden ja vapaa-ajan asukkaiden kesätapaaminen Koivikolla Puhoksessa klo Muut sidosryhmät Maakuntaliitto Kuntaliitoksen vaikutukset Kiteen kaupungin palveluihin ja organisaatioon (esim. Tiedotteet 1-2 elo-joulukuun aikana

12 uudet vastuualueet, yhdyshenkilöt) Itä-Suomen Aluehallintovirasto (AVI), Joensuu Pohjois-Karjalan elinkeino-, liikenne- ja ympäristökeskus (ELY) Keski-Karjalan työ- ja elinkeinotoimisto Uuden Kiteen kaupungin imago Ks. edellä Tiedotteet 1-2 elo-joulukuun aikana Toimialajohtajat ja työsuojelupäällikkö Ks. edellä Tiedotteet 1-2 elo-joulukuun aikana Toimialajohtajat Ks. edellä Tiedotteet 1-2 elo-joulukuun aikana Muut Keski-Karjalan ja lähialueen (Kerimäki, Punkaharju, Parikkala) kunnat Seurakunnat (erityisesti luterilaiset, myös ortodoksinen) Ks. edellä Tiedotteet 1-2 elo-joulukuun aikana Ks. edellä Tiedotteet 1-2 elo-joulukuun aikana Keti (hallitus ja henkilöstö) Ks. edellä Tiedotteet Yhteiset palaverit Elinkeino-ohjelman seurantakokous 1-2 elo-joulukuun aikana kokousaikataulun mukaan Kunnanjohtajat ym. Ketiyhteyshenkilöt Ketin hallituksen kokoukset MTK Ks. edellä Tiedotteet 1-2 elo-joulukuun aikana

13 Maaseutupalveluiden päällikkö Maaseudun kehittämisyhdistys Jetina ry. Ks. edellä Tiedotteet 1-2 elo-joulukuun aikana Yhteiset palaverit 9/2012 > Jetina yhteyshenkilö (maaseutupalveluiden päällikkö?) Koulutusorganisaatiot (PKKY, PKAMK, Itä-Savon koulutuskuntayhtymä, Ev. kansanopisto...) ja neuvontaorganisaatiot (esim. ProAgria) Ks. edellä Tiedotteet Yhteiset palaverit 1-2 elo-joulukuun aikana 9/2012 > Kuntien maakuntakorkeakoulu yhteyshenkilöt Maaseutupalveluiden päällikkö

14 5. Viestinnän raportointi ja seuranta Tiedotus ja viestintä ovat säännöllisesti johtoryhmän ja yhdistymishallituksen kokouksen asialistalla. Kokouksissa paitsi suunnitellaan ja tarkennetaan tulevia toimenpiteitä, myös arvioidaan niiden vaikuttavuutta. Johtoryhmän kokouksissa käydään läpi myös eri kanavien kautta kuntalaisilta ym. sidosryhmiltä saatuja kuntaliitosta koskevia kysymyksiä, jotka muodostavat osaltaan tulevien viestintä- ja tiedotustoimenpiteiden sisältöä. Johtoryhmä valmistelee yhdessä n kanssa palautteet, jotka käsitellään yhdistymishallituksen kokouksissa.. LÄHDE: Muutosviestinnän avaimet kuntaliitoksissa (Kuntaliitto 2008)