PROJEKTIOHJE. Hankkeiden toteutuksessa noudatetaan aina ensisijaisesti rahoittajan ohjeistusta, mikäli se poikkeaa tästä ohjeesta.

Transkriptio

1 PROJEKTIOHJE Hankkeet toteutetaan Hankeprosessin (H4) mukaisesti. Projektiohje sisältää rahoittajakohtaisia ohjeistuksia projektin eri vaiheisiin projektin vetäjälle ja muille projektissa toimijoille. Hankkeiden toteutuksessa noudatetaan aina ensisijaisesti rahoittajan ohjeistusta, mikäli se poikkeaa tästä ohjeesta. Ohjeistus on voimassa alkaen. Ohjeistus koskee myös aiemmin alkaneita hankkeita taloudenpidon ja raportoinnin osalta. Hyväksytty xxx Yhtymähallitus

2 PROJEKTIOHJE 2 (23) Sisällys 1 EU -PROJEKTIT Projektiorganisaatio Hakuvaiheen toimet Rahoitushakemus Kustannusarvio Aiesopimukset Muiden hallinnoimat projektit (SASKY osatoteuttajana) Rahoituspäätös Hankkeen toteutus Kirjanpito Sopimukset Aloituskokous Ohjausryhmä Hankerekisteri Työajanseuranta ja palkanmaksu Matkat Kilpailuttaminen ja hankinnat Ostolaskujen käsittely Kustannusten seuranta Tiedottaminen Maksatushakemusten tekeminen Muutokset projektin aikataulussa Päättäminen Raportointi rahoittajalle Sisäinen raportointi Maksatushakemusten tekeminen Itsearviointi tai muu palautteen kerääminen Asiakirjat ja säilytysvastuut Organisaation purku... 18

3 PROJEKTIOHJE 3 (23) 2 VIRANOMAISTEN MYÖNTÄMÄT AVUSTUKSET Projektiorganisaatio Hakuvaiheen toimet Rahoituksen hakeminen Hankkeen toteutus Sopimukset Hankkeen aloittaminen Talous Työajan seuranta Matkat Hankkeen seuranta Hankkeen päättäminen... 23

4 PROJEKTIOHJE 4 (23) 1 EU -PROJEKTIT Ohje koskee EU:n (esim. ESR (Euroopan sosiaalirahasto) ja EAKR (Euroopan aluekehitysrahasto)) rahoittamia hankkeita. 1.1 Projektiorganisaatio Kehittämisjohtaja vastaa hankkeen organisoinnista. Kehittämisjohtaja käy neuvottelut yksiköiden kanssa resursoinnista ja aloittaa tarvittaessa rekrytointiprosessin. Hän nimeää projektille projektinvetäjän tai projektipäällikön ja tarvittaessa projektin sihteerin. Sastamalan koulutuskuntayhtymä hallinnoijana vastaa projektin toteutuksesta rahoittajan hyväksymän projektisuunnitelman ja kustannus- ja rahoitusosion mukaisesti osatoteuttajien toiminnasta sopimusten mukaisesti esittää hyväksyttäväksi projektin aloittamisen, mahdolliset projektisuunnitelman muutokset, keskeyttämisen ja päättämisen että projektilla on käytettävissä tarvittavat resurssit, kuten henkilöstö ja tilat oman projektihenkilöstönsä rekrytoinnista nimeää ohjausryhmän, ohjausryhmän nimeämisestä tehdään viranhaltijapäätös Kehittämisjohtaja vastaa talousarviomäärärahojen ja lisämäärärahojen varaamisesta projektille vastaa projektin organisoinnista ja toteuttamisesta suunnitelmien mukaisesti hyväksyy laskut toimii projektinvetäjän/projektipäällikön esimiehenä ja tukena arvioi tavoitteiden toteutumista yhdessä projektinvetäjän/projektipäällikön kanssa Projektinvetäjä/projektipäällikkö (tässä tekstissä ja prosessikuvauksessa käytetään myöhemmin vain nimitystä projektipäällikkö) vastaa sopimusten laatimisesta yhdessä kehittämisjohtajan kanssa johtaa toimeenpanoa ja tehtävien antoa vastaa hankinnoista hankintalain ja kuntayhtymän hankintaohjeiden mukaisesti vastaa hankintojen kilpailutuksesta rahoittajan ohjeiden mukaisesti vastaa talouden hoidosta informoi rahoittajaa projektin etenemisestä ja mahdollisista muutoksista vastaa dokumentoinnista vastaa projektiasiakirjojen säilytyksestä ja arkistoinnista ohjeiden mukaisesti valmistelee ohjausryhmän kokoukset ja vastaa pöytäkirjojen laadinnasta vastaa projektin tiedottamisesta tiedotussuunnitelman mukaisesti laatii raportit suunnitelman mukaisesti vastaa seurantatietojen jättämisestä rahoittajalle

5 PROJEKTIOHJE 5 (23) kerää laskennallisten kustannusten palkkatiedot vastaa laskutuksista on aktiivisesti mukana maksatushakemusten teossa huolehtii yhteistyössä taloushallinnon kanssa, että kirjanpito ja talouden hallinta on toteutettu sääntöjen mukaan hyväksyy osa-aikaisen projektihenkilöstön työajanseurannan projektin osalta ja toimittaa tiedot taloushallintoon Projektin sihteeri kerää hankkeen kirjanpidon tositteet säilyttää alkuperäiset matkalaskujen liitteet, työajanseurannan lomakkeet ym. tositteet täyttää maksatushakemuksen yhdessä /projektipäällikön kanssa ja lähettää sen päivittää kuntayhtymän hankkeiden seurantarekisteriä huolehtii, että /projektipäällikön toimittamat aineistot ovat järjestyksessä ja toimittaa ne hankkeen loputtua arkistoon Projektityöntekijä vastaa omasta tehtävästään hankkeessa ja raportoi tuloksista projektipäällikölle kirjaa työtunnit ja hyväksyttää ne esimiehellään ja toimittaa seurannat projektipäällikölle tekee matkalaskut ja toimittaa ne yksikkönsä matkalaskujen tarkastajalle Projektipäällikkö tekee projektityöntekijän ja tämän esimiehen kanssa projektissa toimijan sitoumuksen (lomake H4) hankkeeseen käytettävästä työajasta. Sitoumusta ei ole välttämätöntä tehdä, jos projektityö on vähäistä tai satunnaista. Mikäli opettaja siirtyy kokoaikaisena määräaikaiseen projektitehtävään, ovat siihen liittyvät työehdot ja palkkaus myös määräaikaisia. Määräaikaisen projektitehtävän päätyttyä opettajan palatessa opetustehtäviin noudatetaan palkkauksen ja muiden työsuhteen ehtojen osalta OVTES:a. 1.2 Hakuvaiheen toimet Rahoitushakemus Hanke-esitys tehdään johtoryhmän antaman päätöksen mukaisesti, jonka jälkeen johtoryhmä tai hallitus tekee päätöksen rahoituksen hakemisesta. Hallitus päättää hankkeista, joiden kokonaisbudjetti (sis. alv) ylittää e.

6 PROJEKTIOHJE 6 (23) Kehittämisjohtaja tekee yhdessä asiantuntijoiden kanssa hakemuksen ja tarvittavat sopimukset. Hankkeen hakijana toimii Sastamalan koulutuskuntayhtymä. Hakemuksen ja sopimukset allekirjoittavat nimenkirjoitusoikeuden omaavat henkilöt, jotka kuntayhtymän puolesta tehtävien sopimusten osalta ovat yhtymähallituksen puheenjohtaja tai varapuheenjohtaja tai kuntayhtymäjohtaja sekä varmentaa hallintojohtaja tai talouspäällikkö tai ao. tulosalueen johtaja (hallintosääntö). Hankkeelle annetaan lyhyt, suomenkielinen, yleistajuinen nimi. Projektin sihteeri tilaa projektille rahoittajan projektikoodin Eura2014 järjestelmästä ( Eura2014 järjestelmästä on erillinen ohje ( Koodin tilaamista varten tarvitaan salasana. Allekirjoitettu hakemus toimitetaan rahoittajalle määräaikaan mennessä. Projektipäällikkö säilyttää alkuperäisen allekirjoitetun hakemuksen ja lähettää kopiot sähköisesti projektisihteerille ja talouspäällikölle Kustannusarvio Yleisenä periaatteena on, että projektille hyväksyttäviä kustannuksia ei voi syntyä ennen rahoitushakemuksen jättöpäivää ja kuitenkin aikaisintaan rahoitushakemukseen merkitystä projektin aloittamispäivämäärästä lähtien. Lisäksi on tärkeää muistaa, että projektin aloittaminen ennen kirjallista rahoituspäätöstä tapahtuu projektin toteuttajien omalla riskillä. Huom! Pirkanmaan liitossa hankkeen kustannukset ovat tukikelpoisia vasta siitä päivästä lukien, kun allekirjoitettu hakemus on merkitty diariin. Hakemusta tehtäessä tulee tehdä päätös haetaanko hanke flat rate järjestelmän mukaisesti vai ei. Kustannusarviossa noudatetaan kuntayhtymän tilijakoa niin pitkälle kuin se suinkin on mahdollista, jotta seuranta on yhteneväinen eri projekteissa huomioidaan arvonlisävero palautettava arvonlisävero hyväksytään tukikelpoiseksi menoksi huomioidaan kaikki kustannukset, esim. tukipalvelujen palkkakustannukset, sisäiset tilavuokrat (tarkista, mitä kustannuksia kulloinkin huomioidaan) katsotaan mallia edellisistä hakemuksista

7 PROJEKTIOHJE 7 (23) Aiesopimukset Aiesopimuksella osatoteuttaja/yhteistyökumppani sitoutuu osallistumaan hankkeen toteuttamiseen tai rahoitukseen sekä rahoittajan ehtoihin. Sopimuslomakkeella valitaan rahoitusosuuden tyyppi (kunta- tai yksityinen rahoitusosuus). Malli aiesopimuksesta löytyy intrasta. Aiesopimuksen allekirjoittavat kuntayhtymän viralliset nimenkirjoitusoikeuden omaavat henkilöt. Projektipäällikkö säilyttää alkuperäisen aiesopimuksen ja lähettää sähköisen kopion projektisihteerille ja talouspäällikölle Muiden hallinnoimat projektit (SASKY osatoteuttajana) Osallistuttaessa yhteistyötahojen hallinnoimaan projektiin kumppanina tai partnerina osallistuminen projektiin hyväksytään kuten omat hankkeet tai projektit (hankeprosessi H4). Projektin toteutuksessa noudatetaan samoja ohjeita ja periaatteita kuin itse hallinnoiduissa projekteissa Rahoituspäätös Hallintosihteeri kirjaa rahoituspäätöksen saapuneeksi ja toimittaa alkuperäisen päätöksen projektipäällikölle, joka toimittaa sähköisen kopion kehittämisjohtajalle, kuntayhtymäjohtajalle, projektin sihteerille, projektisihteerille ja talouspäällikölle. 1.3 Hankkeen toteutus Kirjanpito Projektipäällikkö selvittää kirjanpidon erityisvaatimukset kehittämisyksikön projektisihteerin kanssa. Sihteeri huolehtii kustannuspaikan ja tunnisteiden avaamisesta kirjanpitoon taloushallinnon kanssa.

8 PROJEKTIOHJE 8 (23) Sopimukset Sopimuksilla varmistetaan kuntayhtymän ja osatoteuttajien tai muiden ulkopuolisten toimijoiden yhteneväiset käsitykset projektin toteuttamisesta, tavoitteista ja tulosten jakautumisesta. Huolellisesti laadituilla sopimuksilla voidaan vähentää riskejä ja tulkintaerimielisyyksiä. Sopimuksissa käytetään kuntayhtymän sopimuspohjia aina, kun se on mahdollista. Kaikki merkittävät asiat ja ratkaisut on syytä dokumentoida kirjallisesti sopimustekstiin tai sen liitteeksi. Sopimustekstin tulee olla selkeää ja yksiselitteistä ja jo sopimusta laadittaessa varmistetaan, että sopijaosapuolet ymmärtävät kirjatut asiat samalla tavalla. Sopimus vastaa kysymyksiin mitä, missä, milloin, miten ja entä ellei. Huolellisesti laadittu hankesopimus sisältää ainakin seuraavat asiat: kaikki tuensaajat, jotka ovat sopimusosapuolina allekirjoituksillaan tai valtuutuksen kautta sitoutuneet hankesuunnitelman lopulliseen version toteuttamiseen ja tuensaajan velvoitteisiin sopimusosapuolten vastuut ja velvoitteet kunkin sopimusosapuolen osuus hankkeen toteuttamiseen liittyvistä toimenpiteistä ja kustannuksista (omarahoitusosuus) keskinäinen yhteistyö hankkeen toteuttamisessa hallinnoija ja sen tehtävät, oikeudet ja velvollisuudet (yksilöity valtuutus muilta), erityisesti maksatushakemusmenettelyssä hankkeen sisäinen maksuliikenne hallinnoijan mahdollinen toimivalta edustaa oikeudellisesti kaikkia tuensaajia julkisia hankintoja koskevat menettelyt kirjanpitovelvollisuus tekijänoikeudet ja muut immateriaalioikeudet tiedonantomenettelyt hankkeen toteuttamiseen liittyvät muut ehdot voimassaoloaika, päiväys ja allekirjoitukset muita määräyksiä (esim. salassapito, irtisanominen ja purkaminen, sovellettava laki, riitojen ratkaisu, force majeure, sopimuksen muuttaminen tai lisäysten tekeminen). Sopimukset laatii projektipäällikkö yhdessä kehittämisjohtajan kanssa. Sopimukset allekirjoittavat kuntayhtymän virallisen nimenkirjoitusoikeuden omaavat henkilöt. Sopimus on osapuolia sitova. Mikäli joku osapuoli ei noudata sopimusta, voidaan ryhtyä sopimuksessa kirjattuihin toimenpiteisiin. Valittajalla on näyttövelvollisuus. Projektipäällikkö säilyttää alkuperäiset sopimukset ja toimittaa sähköiset kopiot projektisihteerille ja talouspäällikölle.

9 PROJEKTIOHJE 9 (23) Aloituskokous Projektipäällikkö kutsuu koolle aloituskokouksen, jossa käydään läpi suunnitelmat, budjetti, tehtävät, projektiohjeistus ja muut projektiin liittyvät käytännön asiat. Palaveriin kutsutaan projektityöntekijät, -sihteeri, kehittämisjohtaja ja talouspäällikkö Ohjausryhmä Ohjausryhmä ei ole virallinen päätöksentekoelin eikä se kanna juridista vastuuta projektista eivätkä sen tekemät päätökset sido vastuullista toteuttajaa. Ohjausryhmän rooli on kuitenkin keskeinen ja sen tehtävänä on tukea projektin toteuttajaa suunnittelussa ja projektin strategisessa johtamisessa. Hyvä ohjausryhmä on projektipäällikön paras apu. Se voi edistää ratkaisevasti projektin tavoitteiden toteutumista ja verkostoitumista. Hyvä ohjausryhmä koostuu sellaisista organisaatioiden ja sidosryhmien edustajista, joille projektin toteutuminen on tärkeä ja mielenkiintoinen haaste. Ohjausryhmässä on hyvä olla myös kohderyhmän edustus. Kehittämisjohtaja tai kuntayhtymäjohtaja tekee ohjausryhmän asettamisesta viranomaispäätöksen. Päätöksessä nimetään jäsenet, tarvittaessa varajäsenet, puheenjohtaja, varapuheenjohtaja. Sihteerinä toimii yleensä projektipäällikkö. Rahoittajan edustaja nimetään ohjausryhmään asiantuntijaksi, mutta häntä ei voi nimetä puheenjohtajaksi. Puheenjohtajaa ei suositella valittavaksi vastuuorganisaatioista. Myöskään projektipäällikkö ei voi esteellisyyssyistä olla ohjausryhmän puheenjohtaja. Ohjausryhmä kokoontuu vähintään kaksi kertaa vuodessa. Ohjausryhmässä käsiteltäviä asioita ovat: hankesuunnitelman tavoitteiden ja toiminnan toteutumisen tilanne rahoitussuunnitelman toteutuminen ja maksatuksen eteneminen hankkeen toiminnan itsearviointi hankkeen etenemisen kokonaisarviointi, mahdollisten muutostarpeiden ja ongelmakohtien tunnistaminen sekä tarvittavien korjaavien toimenpiteiden esittäminen hankkeen tuensaajaorganisaatiolle tarvittaessa tehtävät ehdotukset hankesuunnitelman muuttamiseksi (tuensaaja tekee varsinaisen muutosesityksen välittävälle toimielimelle) seurantatiedot, osallistujapalautteet (esim. OPAL) jne. vaikuttavuus ja tuloksellisuus sekä tulosten hyödyntäminen hyvien käytäntöjen levittäminen (valtavirtaistamisen suunnitelma ja sen toteutuminen) tiedottaminen (tiedotussuunnitelma ja sen toteutuminen) väli- ja loppuraportit.

10 PROJEKTIOHJE 10 (23) Ohjausryhmän kokouksista pidetään pöytäkirjaa, joka lähetetään ohjausryhmän jäsenille, kuntayhtymän hankkeen vastuuhenkilölle ja rahoittajan edustajalle. Pöytäkirjat numeroidaan juoksevasti ja allekirjoitetaan. Jokaiselle projektille on rahoittajan puolelta määrätty valvoja, joka on ensisijainen yhteyshenkilö rahoittajan suuntaan projektin toimintaan ja rahoitukseen liittyvissä asioissa. Valvoja osallistuu ohjausryhmän kokouksiin valvojan ominaisuudessa Hankerekisteri Projektin sihteeri päivittää hankerekisteriä intrassa. On tärkeää, että hankerekisterin tiedot ovat ajan tasalla, koska tietoa käytetään esim. tilinpäätöstietojen keräämiseen ja muihin hanketoimintaa koskeviin kyselyihin Työajanseuranta ja palkanmaksu Projektissa toimijat pitävät työajanseurantaa hankkeelle tekemästään työstä.. Työajanseurantalomakkeet löytyvät intrasta. Projektityöstä kirjataan yleensä suunnittelu- ja opetustunnit. Työajanseurantalomakkeisiin kirjataan työn sisältö ja merkitään työtunnit. Kirjaukset tulee olla selkeitä, jotta ulkopuolinenkin ymmärtää miten työ liittyy projektiin. Mikäli rahoittaja edellyttää ja projektipäällikkö erikseen ohjeistaa, lomakkeelle kirjataan myös muut kuin projektille tehdyt tunnit ilman sisältöä. Projektityöntekijä täyttää lomakkeen kuukausittain ja toimittaa esimiehensä hyväksymät lomakkeet sähköisesti (toistaiseksi scannattuina sähköpostiviestillä) seuraavan kuukauden 7. pv mennessä projektipäällikölle. Projektipäällikkö tarkastaa oikeellisuuden ja toimittaa allekirjoittamansa työajanseurantalomakkeet palkanmaksua tai palkkasiirtoja varten kuluvan kuun 10. pv mennessä projektisihteerille. Projektisihteeri tekee palkkasiirrot ja toimittaa lomakkeet kirjanpitoon tai palkkahallintoon. Projektitunnit ovat OVTES:n mukaan työskenteleville erikseen korvattavia ja ne kohdennetaan suoraan projektin kustannuspaikalle. Opettajille (opetusvelvollisuustyöajassa oleville) maksetaan pääasiassa suunnittelutunteja, mikä tarkoittaa, että opettajan

11 PROJEKTIOHJE 11 (23) projektille ilmoittamat tunnit jaetaan 1,5:llä. Projektituntipalkkana käytetään kunkin henkilön omaa ylituntipalkkiota, ellei toisin sovita. Mikäli projektityön osuus on merkittävä tai opettajan päätoimisuuden edellyttämät tunnit eivät ole täynnä, voidaan tunnit sisällyttää vuosiviikkotunteihin. Opettajan esimies harkitsee tällöin menettelytavan. Muiden kuin opettajien kohdalla käytetään projektituntihintaa ja palkka kohdennetaan omalta kustannuspaikalta hankkeen kustannuspaikalle palkkasiirtolomakkeella. Jos kyseessä on kokoaikaisesti projektille työskentelevä henkilö, palkka kohdennetaan suoraan projektin kustannuspaikalle Matkat Matkat tehdään kuntayhtymän matkustussääntöä ja muuta ohjeistusta noudattaen. Oman auton käyttö on perusteltava. Osa-aikaisen projektihenkilöstön osalta matkakulut korvataan projektista vain, jos myös työtunnit on matkan ajalta kirjattu työajanseurantalomakkeeseen Kilpailuttaminen ja hankinnat Hankintaoikeudet määräytyvät yhtymähallituksen mukaan ja ne löytyvät myös vuosittaisesta talousarvion täytäntöönpano-ohjeista. Projektipäällikkö voi kehittämisjohtajan delegointipäätöksellä tehdä alle euron hankinnat. Yli euron hankinnoista euroon asti hankintapäätöksen tekee kehittämisjohtaja. Yli euron hankinnoista viranhaltijapäätöksen tekee kuntayhtymäjohtaja, hallintojohtaja tai aikuiskoulutusjohtaja. Yli euron hankinnat käsitellään kuntayhtymän hallituksen kokouksessa. Hankinnat on oltava hyväksyttyjä ja perusteltuja projektin toiminnalle, ts. tukikelpoisia kustannuksia ja siten rahoitettavaksi hyväksyttyjä. Suurempia hankintoja tehdessä on hyvä olla yhteydessä rahoittajaan. Tietotekniikkaan ja puhelimiin liittyvät hankinnat kilpailutetaan keskitetysti Sastamalan Tukipalvelu Oy:n kautta. Liikelahjoja ja muita erikoishankintoja tehdessä on aina varmistettava, että ne ovat tukikelpoisia. Dokumentoitu hintavertailu tehdään euron arvoisten hankintojen osalta (arvonlisäveroton hinta). Pienten hankintojen osalta riittää, että kilpailutetaan pyytämällä

12 PROJEKTIOHJE 12 (23) esimerkiksi suullisesti tarjoukset muutamalta toimittajalta. Tarjoukset ja tehty päätös dokumentoidaan eli laaditaan tarjousvertailu, josta ilmenee: kuka tarjosi, mitä tarjosi, mihin hintaan, mitä valittiin ja miksi. Suuremmista yli euron hankinnoista tulee tehdä kirjalliset tarjouspyynnöt (3-5 tarjousta) sekä kehittämisjohtajan viranhaltijapäätös, johon kirjataan hankintapäätöksen perustelut. Projektipäällikkö säilyttää viranhaltijapäätöksen projektin mapissa kilpailutusasiakirjojen kanssa. ESR -hankkeissa yli euron kone-, kalusto- ja laitehankinnoista, jotka on hyväksytty projektisuunnitelmassa, tulee tehdä poistosuunnitelma. Poistosuunnitelma tehdään kuntayhtymän poistosuunnitelman mukaisesti, apua poistosuunnitelman tekemiseen voi kysyä talouspäälliköltä. Hankinta on tehtävä mahdollisimman edullisesti. Tarjouksista tulee siksi hyväksyä se, joka on joko halvin tai kokonaistaloudellisesti edullisin. Kokonaistaloudellisuuden arviointiperusteita voivat olla mm. hinta, toimitusaika, käyttökustannukset, laatu ja toimintavarmuus. Tarjouspyynnössä esitetyistä vaatimuksista tai ehdoista ei ole mahdollista poiketa. Kun valintaperusteena on kokonaistaloudellisuus, on tarjouspyynnössä mainittava kaikki ne asiat, joilla kokonaistaloudellisuutta arvioidaan ja joita sovelletaan tarjousta hyväksyttäessä Ostolaskujen käsittely Ostolaskut käsitellään sähköisesti. Projektille kohdistuvissa laskuissa laskuttajalle ilmoitetaan seuraava laskutusosoite: Sastamalan koulutuskuntayhtymä Sarjanr PL SSC Viite: Tilaajan nimi (ei projektin nimi) Tai Verkkolaskuosoite: operaattori CGI, jonka välittäjätunnus on Viite: Tilaajan nimi (ei projektin nimi)

13 PROJEKTIOHJE 13 (23) Projektipäällikkö varmistaa, että tavara/palvelu on tullut perille tarkastaa, että laskun tiedot ovat sopimuksen mukaisia lisää Kommentti-kohtaan miten hankinta liittyy projektin toimintaan (kuka, mitä, missä, miksi, milloin) sekä projektikoodin kirjaa tilin, kustannuspaikan, tarvittavat laskentatunnisteet ja alv-koodin lähettää laskun hyväksyjälle Tositteessa on mainittava, jos kulu ei ole tukikelpoinen. Yhteishankinnoista oleviin tositteisiin tulee merkitä selvästi projektikohtainen kulu sekä jakoperuste. Kommenttikenttään tulee merkitä miten lasku liittyy hankkeen toimintaan sekä rahoittajan antama hankkeen projektikoodi. Hotellilaskujen aamiaisten osuus kirjataan verollisena, alv:n osuutta ei eritellä. Aamupaloihin sisältyvän aamupalan arvonlisävero ei ole palautus-/vähennyskelpoinen, siksi sen alv-koodi on AINA 100 tai Kustannusten seuranta Projektipäällikkö suunnittelee miten usein taloutta seurataan ja sopii projektin sihteerin kanssa seurantavastuista. Palkkaraportit ja kustannusseuranta pyydetään vähintään 3 kk välein projektisihteeriltä. Seurantaa voi tehdä myös Web-raportoinnin kautta Tiedottaminen Projektin toteuttajan tulee tiedottaa projektin olemassaolosta ja levittää sen aikaansaamia hyviä tuloksia mahdollisimman laajasti. Projektisuunnitelmaan on kirjattu tiedotussuunnitelma toimenpiteineen. Hankkeen sisäiseen ja ulkoiseen viestintään liittyvät asiat hoidetaan kehittämissuunnittelijan kanssa. Projektin tiedottamisessa on noudatettava myös rahoituspäätöksen ohjeita. Projektin tuottamassa materiaalissa on oltava rahoituspäätöksen mukaiset logot sekä SASKYn logo. Tutustu SASKYn graafiseen ohjeistukseen tunnusten ja logojen käytöstä. Kaikista projekteista laaditaan lyhyt kuvaus SASKYn internetsivuille. Projektipäällikkö toimittaa kuvauksen kehittämissuunnittelijalle, joka laittaa tekstin internetsivuille. Intraan tallennetaan hankeinfo lomake (H2). Kehittämissuunnittelijalta saa myös tarvittaessa lisätietoja hankkeen oman nettisivun perustamisesta ja sosiaalisen median käytöstä. Mi-

14 PROJEKTIOHJE 14 (23) käli tiedoissa tapahtuu muutoksia, projektinvetäjä huolehtii, että kehittämissuunnittelija saa tiedon muuttaakseen kuvausta Maksatushakemusten tekeminen Maksatushakemuksen aikataulut selviävät rahoituspäätöksestä tai aikataulusta on sovittu projektin aloituspalaverissa. Maksatushakemus tehdään yleensä kolme kertaa vuodessa neljän kuukauden välein (vähintään kaksi kertaa vuodessa kuuden kuukauden välein). Maksatushakemuksen liitteiden liitepohjat löytyvät intrasta. Projektipäällikön vastuulla: huolehtii, että osa-aikaisesti projektille työtä tehneet ovat täyttäneet työajanseurannat oikein hankkii perusteet laskennallisten kustannusten raportoinnille o projektiin osallistuvien organisaatioiden palkanlaskijoiden antamat todistukset osallistujien palkoista ja matkakuluista maksatushakemuksen liiteaineistoksi o varmistaa, että yhteistyökumppanit ovat tietoisia raportointivaatimuksista jo projektiin lähtiessään selvitys kilpailuttamisesta, johon kootaan tiedot maksatuskauden hankinnoista (yli 200 ) (liitteeksi) ESR-hankkeissa: tiivistelmä maksatuskauden toiminnasta o tiivistelmässä tulee lyhyesti kertoa se, mistä olennaisista toimenpiteistä kustannukset ovat ko. maksatuskaudella aiheutuneet EAKR-hankkeissa: Eura 2014 järjestelmän väliraportti osallistujaluettelot koulutuksista, kokouksista ja muista järjestetyistä tilaisuuksista kopiot ilmoituksista ja näytteet markkinointimateriaaleista ohjausryhmän pöytäkirjat. Projektin sihteerin vastuulla: tositekohtainen kirjanpidon ote, ts. ote pääkirjasta (talouspäällikön allekirjoittamana) pääkirjan avain (liitteeksi) kopiot projektin tositteista, maksatushakemuksen liitteeksi rahoittajan vaatimat tositekopiot henkilöstökulut (liitteeksi) o selvitys projektiin tehdystä työstä, perusteena henkilötasolla täytetyt työajanseurannat sisäisen laskutuksen perusteet (esim. toimistotilan vuokran laskuperusteet liitteeksi maksatukseen) selvitykset laskennallisista kustannuksista projektinvetäjän hankkiman aineiston perusteella maksatushakemuksen täyttäminen, lähettäminen ja arkistointi.

15 PROJEKTIOHJE 15 (23) Projektipäällikkö on aktiivisesti mukana maksatushakemusten tekemisessä. Hän vastaa, että maksatushakemukset on tehty asianmukaisesti ja ajallaan. Maksatushakemuksen allekirjoittavat kuntayhtymän virallisen nimenkirjoitusoikeuden omaavat henkilöt kuitenkin siten, että toinen allekirjoittaja on talouspäällikkö. Allekirjoitettu paperinen maksatushakemus tulee lähettää rahoittajalle määräaikaan mennessä. Hakemuksen kopio lähetetään sähköisesti talouspäällikölle, jotta rahoitusosuus kirjautuu välittömästi hankkeen tuloksi ja taseeseen saamisiksi Muutokset projektin aikataulussa Jos vaikuttaa siltä, etteivät projektin tavoitteet täyty projektin alkuperäisen toteutusajan puitteissa, kannattaa selvittää hyvissä ajoin ennen projektin päättymistä projektin valvojalta, voidaanko projektin toteutusaikaa jatkaa. 1.4 Päättäminen Kaikki raportit (loppuraportin viimeistelyä lukuun ottamatta) ja muut projektihenkilöstön tehtäväksi tulevat projektitoimet tulee saattaa loppuun projektille rahoituspäätöksessä vahvistetun ajan sisällä. projektipäällikkö huolehtii, että kaikki projektin laskut ovat syntyneet ja myös maksettu tukikelpoisuusaikana (poikkeuksen muodostavat jaksotetut lomapalkat ja -rahat). Kuluja voidaan kuitenkin kirjata seuraavalle kuukaudelle, jos ne ovat syntyneet projektin aikana. Kun rahoittaja on hyväksynyt projektin loppuraportin, se toimittaa projektille viimeisen maksatuksen. Loppumaksatushakemus tulee jättää mahdollisimman nopeasti projektipäätöksen mukaisesti (viimeistään 3-4 kuukautta projektin päättymisen jälkeen) Raportointi rahoittajalle Jokaiseen projektisuunnitelmaan kuuluu myös projektin raportoinnin kuvaaminen. Projektin toteuttaja on velvollinen seuraamaan toimintaansa ja raportoimaan siitä SASKYn käytänteiden ja rahoittajien ohjeiden mukaisesti. Rahoittaja on kiinnostunut erityisesti siitä, kuinka hyvin projekti pääsi tavoitteisiin ja millaisia tuloksia ja vaikutuksia projektilla on ollut. Raportointi ei ole pelkästään hallinnollinen toimenpide, vaan ennen kaikkea projek-

16 PROJEKTIOHJE 16 (23) tin johtamisen työkalu. Osatoteuttajahankkeissa osan raporteista laatii vain hallinnoija, toimitettavista raporteista sovitaan hallinnoijan kanssa. Rahoittajalle toimitettavat raportit: maksatushakemukset seurantaraportit väliraportit loppuraportti Yleensä ohjeet ja mallit raportointiin löytyvät rahoituspäätöksen liitteistä. On huomattava, että kaikkien rahoittajalle toimitettavien raporttien tulee olla projektin toteuttajaorganisaation virallisen nimenkirjoitusoikeuden omaavien henkilöiden allekirjoittamia Sisäinen raportointi Projektista tehdään selvitys kehittämisjohtajalle kolme kertaa vuodessa lomakkeella H5. Sisäinen loppuraportti tehdään lomakkeelle H Maksatushakemusten tekeminen Maksatushakemus projektin päättyessä tehdään kohdan mukaan Itsearviointi tai muu palautteen kerääminen Projekteille suositellaan projektin aikana itsearviointia, jonka avulla on mahdollista parantaa projektitoiminnan laatua. Itsearvioinnin tavoitteena on projektin hallinnoinnin tehostaminen ja tavoitteiden saavuttamisen edistäminen. Tällainen arviointi auttaa ymmärtämään projektin hyödyt ja sen avulla projektin toteuttajat voivat antaa toisilleen palautetta. Ennen projektin päättymistä ohjausryhmältä on hyvä koota palautetta projektin tuloksista Asiakirjat ja säilytysvastuut Viranomaiset tarkastavat julkisilla varoilla rahoitettavia tai osarahoitettavia projekteja. Tarkastukset voivat tapahtua projektin toteutusvaiheessa tai sen päätyttyä. Tarkastuksia

17 PROJEKTIOHJE 17 (23) varten /projektiopäällikön on koottava dokumentit projektin alusta alkaen. Mikäli tarkastuksessa havaitaan, että tukea on maksettu virheellisin perustein, voidaan se joutua maksamaan takaisin rahoittajalle. Projektipäällikön dokumentaation tulee sisältää ainakin: alkuperäiset o hakemukset ja mahdolliset muutoshakemukset o päätökset o rahoituspäätökset liitteineen (myös esim. kuntien ja yritysten rahoituspäätökset projektin osarahoituksen osalta) o jatkorahoitus- ja muutospäätökset o yhteistyösopimukset hyväksytty projektisuunnitelma ohjausryhmän kokouskutsut ja pöytäkirjat liitteineen hankintasopimukset (koneet, laitteet, palvelut) kilpailuttamisasiakirjat o kirjalliset tarjouspyynnöt (kenelle lähetetty) o saadut tarjoukset o tarjousten avauspöytäkirjat o hankintapäätökset o viranhaltijapäätökset TAI o dokumentit muulla tavoin tehdyistä kyselyistä o kirjallinen selvitys saaduista vastauksista ja perusteista, joilla valinta on tehty toteutettujen koulutusten ja seminaarien ohjelmat sekä luettelot koulutuksiin, tiedotustilaisuuksiin ym. projektin tapahtumiin osallistuneista (huomioitava, mitä tietoja rahoittaja vaatii osallistujista) projektin tiedottamiseen liittyvä aineisto o lehti-ilmoitukset o esitteet o lehtiartikkelit o CD-romput ja muu vastaava aineisto seurantaraportit väliraportit, loppuraportti kirjeenvaihto (esim. rahoittajan sähköpostiviestit tulostetaan kansioon) Projektin sihteerin dokumentaation tulee sisältää ainakin: kirjanpitoaineistot (tositekopiot, pääkirjan raportit) maksatushakemukset liitteineen tarkastuslausunnot (esim. projektin tilintarkastuskertomukset). Hankkeen päätyttyä asiakirjat säilytetään siinä toimipisteessä, missä projektipäällikön toimipiste on sijainnut. Asiakirjojen arkistomappeihin on laitettava kanteen merkintä päivämäärästä, jolloin asiakirjojen säilytysaika päättyy. Kaikki projektin aineisto ja hankittu omaisuus on säilytettävä hankepäätöksessä säädettyyn ajankohtaan saakka. Säilytysaika voi muuttua vielä projektin päättymisen jälkeen.

18 PROJEKTIOHJE 18 (23) Hankkeen rahoituksella hankittu omaisuus on merkittävä siten, että se voidaan tunnistaa kuuluvan kyseiseen hankkeeseen. Tuensaajan on ilmoitettava projektin toteutusaikana ja projektin päättyessä rahoittajaviranomaiselle asiakirjojen säilytyspaikka, mikäli se on eri kuin rahoituksen saajan projektisuunnitelmassa ilmoitettu toimipaikka Organisaation purku Kehittämisjohtaja päättää projektin purkamalla projektiorganisaation. LINKIT Eura2014 järjestelmän ohje

19 PROJEKTIOHJE 19 (23) 2 VIRANOMAISTEN MYÖNTÄMÄT AVUSTUKSET Ohje koskee viranomaisten myöntämillä avustuksilla toteutettuja hankkeita. Myöntäviä viranomaisia ovat mm. Opetushallitus (OPH), Opetus- ja kulttuuriministeriö (OKM), Elinkeino-, liikenne- ja ympäristökeskus (ELY), Aluehallintovirasto (AVI). Viranomaisten kustantamissa hankkeiden toteutuksessa voidaan noudattaa EU-projektien ohjeistusta niiltä osin kuin omaa ohjeistusta ei ole. Tutustu myös Opetushallituksen yleisohjeeseen valtionavustuksen hakijoille ja käyttäjille. 2.1 Projektiorganisaatio Kehittämisjohtaja vastaa talousarviomäärärahojen ja lisämäärärahojen varaamisesta projektille sekä hankkeen organisoinnista. Kehittämisjohtaja käy neuvottelut yksiköiden kanssa resursoinnista ja aloittaa tarvittaessa rekrytointiprosessin. Kehittämisjohtaja nimeää projektille vastuuhenkilön tai projektipäällikön, joka vastaa projektin toteuttamisesta ja taloudesta. Vastuuhenkilön/projektipäällikön tehtävät (tässä tekstissä ja prosessikuvauksessa käytetään myöhemmin vain nimitystä projektipäällikkö) vastaa hankkeen toteutuksesta rahoittajan päätöksen mukaisesti vastaa avustuksen taloudesta ja laskutuksesta kuntayhtymän ohjeistuksen mukaisesti vastaa hankinnoista kuntayhtymän hankintaohjeiden mukaisesti vastaa hankintojen kilpailutuksesta rahoittajan ohjeiden mukaisesti tai niiden puuttuessa kuntayhtymän ohjeiden mukaisesti johtaa toimeenpanoa ja tehtävien antoa vastaa talouden seurannasta vastaa dokumentoinnista vastaa projektiasiakirjojen säilytyksestä ja arkistoinnista Projektityöntekijän tehtävät vastaa omasta tehtävästään hankkeessa ja raportoi tuloksista projektipäällikkölle kirjaa työtunnit ja hyväksyttää ne esimiehellään ja toimittaa seurannan projektipäällikkölle tekee matkalaskut ja toimittaa ne yksikkönsä tarkastajalle

20 PROJEKTIOHJE 20 (23) Projektipäällikkö tekee projektityöntekijän ja tämän esimiehen kanssa projektissa toimijan sitoumuksen (lomake H4) hankkeeseen käytettävästä työajasta. Sitoumusta ei ole välttämätöntä tehdä, jos projektityö on vähäistä tai satunnaista. 2.2 Hakuvaiheen toimet Rahoituksen hakeminen Hanke-esitys tehdään johtoryhmän antaman päätöksen mukaisesti, jonka jälkeen johtoryhmä tai hallitus tekee päätöksen rahoituksen hakemisesta. Hallitus päättää hankkeista, joiden kokonaisbudjetti ylittää e. Kehittämisjohtaja tekee yhdessä asiantuntijoiden kanssa hakemuksen ja tarvittavat sopimukset. Hankkeen hakijana toimii Sastamalan koulutuskuntayhtymä. Hakemuksen ja sopimukset allekirjoittavat nimenkirjoitusoikeuden omaavat henkilöt, jotka kuntayhtymän puolesta tehtävien sopimusten osalta ovat yhtymähallituksen puheenjohtaja tai varapuheenjohtaja tai kuntayhtymäjohtaja sekä varmentaa hallintojohtaja tai talouspäällikkö tai ao. tulosalueen johtaja (hallintosääntö). Projektipäällikkö säilyttää alkuperäisen allekirjoitetun hakemuksen ja lähettää kopiot sähköisesti projektisihteerille ja talouspäällikölle. 2.3 Hankkeen toteutus Sopimukset Yhteistyötahojen kanssa tehdään aie- ja yhteistyösopimukset, jotka allekirjoittavat kaksi nimenkirjoitusoikeuden omaavaa henkilöä. Sopimisessa voidaan noudattaa EU - projektien ohjeistusta (kts. kohta 1.3.2). Sopimuspohjat löytyvät intrasta. Projektipäällikkö säilyttää alkuperäiset sopimukset ja lähettää kopiot sähköisesti projektisihteerille ja talouspäällikölle.