Erasmus-liikkuvuuden loppuraportti Ohje raportointiin ja sähköisen raportointityökalun käyttöön

Transkriptio

1 CIMO / Erasmus-liikkuvuuden loppuraportti Ohje raportointiin ja sähköisen raportointityökalun käyttöön SISÄLTÖ YLEISTÄ Yleistä 1 1. Sähköinen raportointijärjestelmä 2 2. Tietojen syöttäminen sähköiseen järjestelmään Tietojen syöttäminen yksitellen sähköisellä lomakkeella Tietojen syöttäminen kootusti excel-taulukkoina 5 3. Tietojen muokkaaminen ja poistaminen 6 4. Raporttien tulostus järjestelmästä ja allekirjoitus 7 5. Muut CIMOon toimitettavat raportit 8 Liitteet: Ohjeet järjestelmään vietävien excel-taulukoiden 9 täyttämiseksi sekä raportoinnissa tarvittavat koodit, Korkeakoulut ja harjoittelukonsortio raportoivat CIMOon lukuvuoden toteutuneen Erasmus-liikkuvuuden ja Erasmus-tuen käytön. Tässä ohjeessa annetaan neuvoja raportin laatimiseen ja erityisesti sähköisen raportointityökalun käyttöön. Loppuraportin viimeinen jättöpäivä on torstaina Loppuraporttiin sisältyy: SÄHKÖINEN RAPORTTI Sähköisessä loppuraportissa annetaan lopulliset tiedot kaikista lukuvuonna lähteneistä opiskelija-, harjoittelija-, opettaja- ja henkilökuntavaihdoista sekä yrityksistä korkeakouluun kutsutuista opettajavaihdoista. CIMO raportoi tiedot edelleen Erasmus-ohjelmaa rahoittavalle Euroopan komissiolle. Kun kaikki tiedot on syötetty järjestelmään, sieltä tulostetaan seuraavat raportit: 1. Tilasto- ja talousraportit (allekirjoitettavat koontisivut). Näistä ilmenee liikkujien kokonaismäärä toiminnoittain ja lopullinen käytetty tuki. Sivut allekirjoittaa korkeakoulun laillinen edustaja. 2. Excel-taulukot, joista käyvät ilmi yksityiskohtaiset tiedot kaikista järjestelmään viedyistä yksittäisistä liikkuvuuksista. MUUT RAPORTIT Loppuraporttiin liittyy myös neljä muuta raporttia. Ne tuotetaan seuraavasti: word-lomakkeella: 3. Ilmoitus tehdyistä tuen siirroista toimintojen välillä 4. Raportti OM-tuen käytöstä (vaihtojen järjestämisen tuki) web-lomakkeella (webropol): 5. Saapuneet opiskelijat ja harjoittelijat 6. Sanallinen raportti. Myös näistä kaksi ensimmäistä (3-4) tulostetaan ja lähetetään loppuraportin mukana CIMOon. 1

2 Tulostetut raportit lähetetään mennessä (postileiman päiväys) osoitteella: Erasmus Kansainvälisen liikkuvuuden ja yhteistyön keskus CIMO PL Helsinki ************************************************************************************************ 1. Sähköinen raportointijärjestelmä Raportointijärjestelmään kirjaudutaan seuraavassa internet-osoitteessa: Järjestelmä toimii useimmilla yleisesti käytössä olevilla selaimilla. Järjestelmä on kokonaan englanninkielinen Käyttäjätunnukset ja kirjautuminen CIMO luo jokaiselle Erasmus-yhdyshenkilölle tunnuksen järjestelmään. Pyydettäessä tunnuksia voidaan luoda myös useammalle kuin yhdelle henkilölle. Käyttäjä saa ilmoituksen salasanasta automaattisesti sähköpostilla. Salasanan voi halutessaan vaihtaa järjestelmään kirjauduttua kohdassa Profile Change password. Käyttäjätunnukset ovat voimassa asti. Kaikkea tietoa ei tarvitse syöttää yhdellä kertaa, vaan järjestelmästä voi poistua ja jatkaa tietojen syöttöä myöhemmin. Tunnuksilla voi syöttää korkeakoulun liikkuvuustietoja järjestelmään sekä muokata ja poistaa tietoja. Erasmus-yhdyshenkilöt voivat lisäksi katsella korkeakoulun Erasmus-intensiivikurssien IP-raportteja, sillä samaa järjestelmää käytetään intensiivikurssien raportoimiseen. IP-koordinaattorit saavat tähän omat, erilliset käyttäjätunnukset. Harjoittelukonsortiota varten on oma käyttäjätyyppinsä. Konsortiokäyttäjä raportoi harjoittelijavaihdot kaikkien konsortioon kuuluvien korkeakoulujen osalta. 2

3 1.2. Navigointi Kirjauduttuasi sisään saavut etusivulle (Front page). Etusivulta löydät mm. raportoinnin yhteyshenkilöt CIMOssa. Ylävalikon kohdasta Mobility / Start page pääset täyttämään raporttia. Ylävalikon kohdasta Mobility pääsee seuraaville toimintokohtaisille alasivuille. o o o Student Mobility (Student Mobility Studies / Student Mobility Placements) Teaching assingments Staff Training HUOM. Opiskelija- ja harjoittelijavaihdot raportoidaan siis samassa kohdassa. Kunkin toiminnon alta löytyy neljä toiminnallisuutta, joihin pääsee joko Mobility / Start page sivulta, tai eri alasivuilla oikeassa sivupalkissa näkyvästä harmaasta laatikosta: Add a new (student/teacher/staff) mobility Import (student/teacher/staff) mobilities from a file List (student/teacher/staff) mobilities View (student/teacher/staff) mobility report Siirry sähköiseen lomakkeeseen täyttämään liikkuvuuksien tietoja yksitellen Tuo järjestelmään tietoja kootusti excel/csvtaulukkoja käyttäen Selaa tai muokkaa järjestelmään jo syötettyjä tietoja Siirry tulostamaan järjestelmään syötetyt tiedot (toimintokohtainen koontisivu / kaikki liikkuvuuksien tiedot sisältävä excel-taulukko) 3

4 2. Tietojen syöttäminen sähköiseen järjestelmään Korkeakoulu syöttää sähköiseen raportointijärjestelmään tiedot kaikista Erasmusliikkuvuuksista, jotka täyttävät ohjelman kelpoisuusehdot (ks. Opas korkeakouluille Erasmus-ohjelmasta ). Raportointi kattaa myös korkeakoulun omalla rahoituksella toteutetut Erasmus-vaihdot. Apurahojen osalta raportoidaan kuitenkin ainoastaan CIMOsta myönnetty Erasmus-tuki. Liikkuvuuksien tietoja voi syöttää järjestelmään kahdella eri menetelmällä: - yksitellen syöttämällä tiedot käsin sähköisen lomakkeen avulla - kootusti siirtämällä tiedot toiminnoittain excel/csv-taulukkojen avulla. Tiedonkeruumallit Tiedonkeruumallit ovat Euroopan komission määrittämiä tietueita ja niistä muotoutuvia taulukkomuotoisia tietokokonaisuuksia, jotka ilmaisevat mitä dataa Erasmusliikkuvuudesta liikkuvuuksista kerätään ja millaisessa muodossa se raportoinnissa esitetään. Tiedonkeruumalleja on kolme: a. Opiskelija- ja harjoittelijavaihdon (SMS & SMP) loppuraporttimalli b. Opettajavaihdon (STA) loppuraporttimalli c. Henkilökuntavaihdon (STT) loppuraporttimalli Tämän ohjeen lopussa löytyvistä liitetaulukoista selviävät yksityiskohtaiset kuvaukset kustakin toiminnosta kerättävistä tiedoista. Tietojen automaattinen tarkistus Raportointityökalu suorittaa automaattisia tarkistuksia, joilla pyritään varmistamaan syötettävän tiedon oikeellisuus ja yhdenmukaisuus tiedonkeruumallien kanssa. Näin pyritään helpottamaan tiedon tarkistusta sekä estämään mahdolliset virhelyönnit tai muut vahingot. Tarkistuksessa on kaksi tasoa: Järjestelmä voi estää tallentamasta selvästi virheellistä tietoa Järjestelmä voi varoittaa, jos tieto vaikuttaa virheelliseltä; varoitus ei kuitenkaan estä tiedon tallentamista järjestelmään Tietojen syöttäminen yksitellen sähköisellä lomakkeella Tätä menetelmää suositellaan, jos vaihtoja ei tietyssä toiminnossa ole kovin paljon. Syöttö on helppoa ja turvallista, koska lomake tarjoaa valmiita vastausvaihtoehtoja. Pääset syöttämään tietoja yläpalkin Mobility-kohdasta valitsemalla haluamasi liikkuvuustoiminnon. (Esim. kohdasta Add student pääset syöttämään uuden opiskelijatai harjoittelijavaihdon tiedot lomakkeelle.) Lomake tallennetaan lopuksi Save -painikkeella. 4

5 Mikäli lomakkeelle yrittää syöttää virheellistä tietoa, järjestelmä joko huomauttaa mahdollisesta virheestä (oranssi viesti = varoitus) tai estää sen tallentamisen (punainen viesti = esto). Ohjeita täyttämiseen löytyy klikkaamalla? -painiketta. Lomakkeen voi tallentaa vasta, kun tiedot ovat oikein Tietojen siirtäminen kootusti excel-taulukkoina Tietojen syöttäminen valmiina taulukkoina voi helpottaa raportoijan työmäärää, etenkin jos liikkuvuusluvut ovat suuria. Pääset aloittamaan syötön taulukkoina yläpalkin valikon kohdasta Mobility ja avaamalla halutun toiminnon alta sivun Import (Student/Teacher/Staff Mobilities. Excel-mallipohjien käyttö Järjestelmästä voi ladata valmiit excel-taulukkopohjat, johon tietoa voi kerätä järjestelmään siirtämistä varten. Ne tallennetaan omalle koneelle excel-muodossa ennen täyttöä. Taulukot löytyvät kunkin toiminnon osalta kohdasta Import : klikkaa Download an example Excel file (with help notes). Taulukon täyttäminen Excel-mallipohjassa on valmiina otsikkorivi. Täytetystä taulukosta on löydyttävä kaikki mallipohjan sarakkeet samannimisinä. Sarakkeiden järjestyksellä ei ole merkitystä. Excel-mallipohjasta löytyy myös kommentteja, jotka ohjaavat taulukon täyttämisessä. Viemällä hiiren otsikoiden ylänurkassa olevan pienen punaisen kolmion kohdalle saat näkyviin lisäohjetekstin. Jokaisen liikkujan tiedot tallennetaan taulukkoon omalle rivilleen. HUOM. - Taulukossa valmiina olevat mallirivit tulee poistaa ennen järjestelmään viemistä! - Tiedostojen ulkoasua ei tule muuttaa. Ulkoasu on tarkoituksellisesti yksinkertainen, koska tämä helpottaa tiedon viemistä järjestelmään. - Tarpeettomat kohdat jätetään tyhjäksi. (Esim. opiskelijavaihdon kohdalla ei tule täyttää harjoittelupaikkaa koskevia sarakkeita). 5

6 Taulukon siirtäminen järjestelmään Kun toimintokohtainen taulukko on täysin valmis, se tallennetaan omalle koneelle ennen viemistä raportointijärjestelmään. Tiedot voi viedä suoraan excel-taulukosta. Suosituksena on käyttää xlsx-päätteisiä exceltaulukoita (excelin uusimmat versiot). Järjestelmä hyväksyy kuitenkin myös xls-muotoiset taulukot. Jos tiedonsiirrossa on ongelmia, voi excelin tallentaa myös muotoon CSV (Comma delimited). Tällöin järjestelmä ei kuitenkaan ehkä tunnista erikoismerkkejä esim. henkilöiden nimissä. Siirtääksesi taulukon järjestelmään valitse toiminto Students/Teachers/Staff Import ja Browse. Virheiden käsittelyyn järjestelmä antaa kolme vaihtoehtoa, joista tulee valita ennen tiedoston lataamista järjestelmään. Vaihtoehdot ovat seuraavat (ks. myös kuva yllä): How should we handle errors? 1. All or nothing: import the file only if all rows in the file are valid. Ensimmäinen vaihtoehto tallentaa tiedot vain jos ne ovat täysin oikein. 2. Check only: don t import anything just check whether the file if valid. Toinen vaihtoehto vain tarkastaa tiedon, mutta ei tallenna sitä. 3. Save erranous: Import all rows and flag invalid rows for manual correction. Kolmas vaihtoehto tallentaa kaiken (myös virheellisen) tiedon järjestelmään. Alussa kannattaa valita ensimmäinen tai toinen vaihtoehto. Tällöin järjestelmä esitarkastaa siirrettävän tiedon, mutta ei talleta tietoja. Kun järjestelmä on löytänyt virheet, ne kannattaa korjata excel-taulukkoon ennen lopullista siirtämistä. Kun virheitä on jäljellä enää hyvin vähän tai ei lainkaan, kannattaa valita kolmas vaihtoehto. Jos tietoja talletetaan useissa erissä, voidaan valita korvaako järjestelmä sinne aiemmin viedyt samat tietueet, vai jätetäänkö voimaan aiemmin talletetut tiedot: How should we handle duplicates? - Jos halutaan korvata aiemmin syötetyt tietueet uuden taulukon tiedoilla, valitaan päällekirjoitus: Overwrite duplicates. Macintosh-tietokoneella taulukkoja käsiteltäessä taulukko tallennetaan csv-muodossa Macin iworks-paketin Numbers-ohjelmassa seuraavasti: - Valitse File -> Export (Jako -> Vie) - Valitse CSV - Valitse Text Encoding (Tekstikoodaus)-valikosta UTF-8. - Valitse Next (Seuraava), anna tiedostolle nimi ja tallenna. 3. Tietojen muokkaaminen ja poistaminen Kun tiedot on tallennettu järjestelmään, niitä voi selata, muokata tai poistaa. Tämän voi tehdä valitsemalla haluttu toiminto ja List (students/teachers/staff). 6

7 Näet listan järjestelmään syötetyistä tietueista. Voit myös hakea dataa eri kriteerein. HUOM. Loppuraporttia ei pidä jättää CIMOon niin kauan kuin järjestelmässä on punaisella näkyviä rivejä. Virheellistä tietoa sisältävät rivit näkyvät punaisina. Pääset muokkaamaan tietoja yksittäiselle lomakkeelle painamalla muokkaus-painiketta (vasemmassa laidassa näkyvä pieni kynä/suurennuslasi/lehtiö-kuvake). Korjaukset tehdään suoraan lomakkeelle. Muokatut tiedot tallennetaan lopuksi lomakkeen alalaidasta löytyvällä Save-painikkeella. Virheelliset rivit voi myös poistaa. Valitse listausnäkymässä haluttu rivi ja paina sivun alalaidasta Delete selected. Voit valita myös kerralla useamman virheellisen rivin ja luoda niistä oman exceltaulukon, jota voit muokata (Select all with errors Download selected as excel-file). Tämän jälkeen ko. taulukon voi tallentaajälleen koneelle ja viedä järjestelmään korjattuna (kannattaa valita overwrite duplicates). Tietojen muokkaus onnistuu niin kauan kuin käyttäjätunnus on voimassa ( asti). Tietoja pääsee vielä katselemaan käyttäjätunnuksen täyttöoikeuden päätyttyä. HUOM. Älä koskaan yritä muokata tietoja sen jälkeen kun olet ottanut järjestelmästä ulos lopulliset, CIMOon postitettavat tulosteet! 4. Raporttien tulostus järjestelmästä ja allekirjoitus Kun kaikki lopulliset tiedot on tallennettu järjestelmään ja virheet korjattu, järjestelmästä tulee vielä tulostaa sinne viedyt tiedot. Tulostaaksesi raportit siirry kyseisen toiminnon (Students/Teachers/Staff) alasivulle ja valitse View Student/Teacher/Staff report. Raportteja tulostetaan kahdenlaisia kustakin kolmesta toiminnosta. 1. Tilasto- ja talousraportit (allekirjoitettavat koontisivut) Valitse kunkin toiminnon kohdalta Display printable report. Järjestelmä laskee yhteen toiminnossa maksetut apurahat, maksetut esteettömyystuet, apurahalla ja ilman apurahaa liikkuneiden määrän sekä vaihtojen yhteiskeston. Tarkasta, että yhteissummat täsmäävät korkeakoulun kirjanpitoon sekä CIMOn myöntämän Erasmus-tuen määrään. HUOM. Raportoitu käytetty tuki ei voi olla suurempi kuin käytettävissä oleva Erasmustuki. (Jos korkeakoulu on rahoittanut Erasmus-vaihtoja myös omalla rahalla, loppuraporttiin merkitään ainoastaan käytetty CIMOn tuki, muille apuraha = 0). Tulostetun raportin allekirjoittaa korkeakoulun laillinen edustaja. Allekirjoitetut raportit liitetään CIMOon postitettavaan loppuraporttiin. 7

8 2. Excel-taulukot liikkuvuuksien tiedoista Valitse halutun toiminnon kohdalta Download report excel file. Järjestelmä tuottaa export-datan excel-tiedostona, joka kannattaa tallentaa heti omalle koneelle. Ennen kuin tulostat taulukon paperille, yritä asetella taulukko niin että kaikki tiedot näkyvät tulosteessa kokonaisina. Otsikkorivien ei tarvitse näkyä kokonaan, mutta syötetyn tiedon tulee. Sarakeleveydet kannattaa asetella ja marginaaleja pienentää. Sivuasetuksista tulee valita vaakamuoto ja tarvittaessa pienentää fonttikokoa. Opiskelija- ja harjoittelijavaihdon raportti on todennäköisesti tulostettava A3-kokoiselle paperille, jotta kaikki sarakkeet mahtuisivat yhdelle vaakatasoon asetellulle sivulle. Tarvittaessa voit myös tulostaa taulukon kahdelle rinnakkaiselle A4-kokoiselle vaakasivulle. Tulostetut taulukot liitetään CIMOon postitettavaan loppuraporttiin. Ennen raportin lähettämistä tarkista vielä että: Tilasto- ja talousraportti (allekirjoitussivut): Liikkuvuuksien kokonaismäärät on ilmoitettu oikein. Raportoitu käytetty tuki ei ole missään toiminnossa suurempi kuin korkeakoululle CIMOsta myönnetty tuki. (Käytetty tuki = alkuperäinen tuki + mahdolliset lisäapurahat + erikseen CIMOsta myönnetty esteettömyystuki plus/miinus siirrot toiminnosta toiseen) Kaikissa sivuissa on korkeakoulun laillisen edustajan allekirjoitus Excel-taulukot: Kaikki liikkuvuudet täyttävät Erasmus-kelpoisuusehdot (mm. kesto ja Erasmus-dokumentit.) Ks. Opas korkeakouluille Erasmus-ohjelmasta Yksittäisille henkilöille maksetut apurahat noudattavat apurahojen enimmäismääriä vaihdon kesto huomioiden. Tulosteissa kaikki sarakkeissa olevat tiedot näkyvät kokonaisina Nimissä esiintyvät erikoismerkit näkyvät oikein. 5. Muut CIMOon toimitettavat raportit Sähköisen liikkuvuusraportin lisäksi loppuraporttiin kuuluu myös muita raportteja. Nämä laaditaan tapauksesta riippuen joko Word- tai internet-lomakkeen avulla. Myös nämä tulostetaan ja postitetaan CIMOon loppuraportin ohessa mennessä. Raportointilomakkeet löytyvät CIMOn verkkopalvelusta Erasmus-sivuilta: t_ Ilmoitus tehdyistä siirroista Korkeakoululla on mahdollisuus tehdä siirtoja eri liikkuvuustoimintojen välillä Vaikka siirtoja olisi jo ilmoitettu CIMOon aiemmin, kootaan kaikki tehdyt siirrot erilliselle 8

9 lomakkeelle, joka toimitetaan CIMOon loppuraportin yhteydessä. Siirtosäännöt ovat aiempaa väljemmät; ks. Opas korkeakouluille Erasmus-ohjelmasta Raportti OM-tuen käytöstä Raportti OM-tuesta (liikkuvuuden järjestelyihin myönnetystä tuesta) on vapaamuotoinen. Raportti on allekirjoitettava ja siitä on käytävä ilmi korkeakoulun käyttämän OM-tuen kokonaismäärä. Erittelyä OM-tuen käyttökohteista tai kirjanpidon otteita ei vaadita. Loppuraportin jättämisen jälkeen CIMOssa tarkistetaan, minkä suuruiseen OM-tukeen korkeakoulussa toteutunut lopullinen liikkuvuus oikeuttaa. Jos palautettavaa on, palautukset laskutetaan korkeakouluilta loppuvuodesta. Saapuneet opiskelijat ja harjoittelijat Korkeakouluun saapuneiden Erasmus-opiskelijoiden ja -harjoittelijoiden lukumäärä maittain jaoteltuna. Valmis raportti tulostetaan ennen jättämistä sähköisesti webropollomakkeella. Linkki löytyy yllä mainitulta internet-sivulta. Sanallinen Erasmus-loppuraportti Sanallinen loppuraportti Erasmuksen-liikkuvuuden toimeenpanosta. Raportin perusteella CIMO kerää hyödyllistä tietoa liikkuvuuden trendeistä, haasteista ja hyvistä käytännöistä levitettäväksi edelleen muille. Raporttia varten on erillinen word- ja webropol-lomake. Täyttämisen helpottamiseksi raportti kannattaa ensin täyttää ja tallettaa wordlomakkeelle, ja kopioida vastaukset sitten webropol-lomakkeelle (huomioi rajoitettu vastaustila). Word-lomaketta ei tarvitse lähettää CIMOon. Vastaukset voivat olla vapaamuotoisia, ja niissä voi lähtevän liikkuvuuden ohella huomioida myös saapuvan liikkuvuuden. Koska sanallinen raportti laaditaan vuosittain, vastauksissa kannattaa käsitellä lähinnä asioita, jotka koskevat viimeksi kulunutta vuotta. Täytetty lomake tulostetaan ennen tallentamista webropoliin loppuraportoinnin määräaikaan mennessä. LIITTEET Ohjeet järjestelmään vietävien excel-taulukkojen täyttämiseksi toiminnoittain sekä raportoinnissa tarvittavat koodit a. Opiskelija- ja harjoittelijavaihto tiedonkeruumalli Sarakkeen otsikko (ei saa muuttaa) Kommenttikenttä Lisätietoja MobilityType HomeInstitution Surname Forename DateBirth One of S (Mobility for Study), P (Mobility for Placement) or C (Combined placement). Home Institution Erasmus code Family name of Student Forenames of Student Date of Birth (dd-mm-yyyy) Valitse yksi seuraavista: S = opiskelijavaihto, P = harjoittelijavaihto, C = yhdistetty jakso (opiskelijavaihto + harjoittelu) Lähettävän korkeakoulun Erasmuskoodi, esim. SF HELSINK77 Malli: dd-mm-yyyy tai dd.mm.yyyy tai dd/mm/yyyy tai ddmmyy 9

10 Gender Nationality SubjectArea LevelStudy YearsPrior HostInstitution CountryOfPlacement Placement Gender [M] Male [F] Female Nationality If XX (Other), please specify the nationality in the comment field. Subject area Level of Study (choose one) [S] Short Cycle [1] First Cycle [2] Second Cycle [3] Third Cycle Sukupuoli. Käytä kirjainkoodia. Käytä maiden 2-kirjaimisia ISOkirjainlyhenteitä, esim. FI. Ks. Taulukko tämän ohjeen lopussa. Käytä koulutusalan ISCEDnumerokoodia (ei siis enää vanhoja koulutusalakoodeja muodossa nn.n!) Taulukko tämän ohjeen lopussa. S = short cycle (ei käytössä Suomessa) 1 = alempi korkeakoulututkinto 2 = ylempi korkeakoulututkinto 3 = tohtorin tai lisensiaatin tutkinto Years of HE Study Prior to Erasmus Study / Placement Period Kokonaisluku, Host Institution. Leave empty in case of SMP. Country of Placement. Leave empty in case of SMS. Placement Enterprise (the original name of the company/organisation) Leave empty in case of SMS. Size of the Enterprise Vastaanottavan korkeakoulun Erasmus-koodi, esim. A WIEN39. Täytetään vain opiskelijavaihdon tai yhdistetyn jakson kohdalla. HUOM. Jos ei tiedossa tai koodia ei löydy, valitse Other muodossa maakoodi XX (esim. UK XX), ja kirjoita tiedossa oleva koodi/korkeakoulun nimi kommenttikenttään. Huomioi myös koodin sisältämät välilyönnit: Jos maakoodi on 1- kirjaiminen (esim Itävalta = A), tulee sen jälkeen 2 välilyöntiä. Jos 2- kirjaiminen (esim Puola = PL), tulee välilyöntejä 1. Jos 3-kirjaiminen (Irlanti = IRL), ei välilyöntejä tule lainkaan ennen kaupungin nimeä. Käytä maiden 2-kirjaimisia ISOkirjainlyhenteitä, esim. FI. Ks. taulukko tämän ohjeen lopussa. Täytetään vain harjoittelijavaihdon ja yhdistetyn jakson kohdalla. Täytetään vain harjoittelijavaihdon ja yhdistetyn jakson kohdalla. EnterpriseSize TypePlacementSector [S] Small (1-50 staff) [M] Medium ( staff) [L] Large (> 250 staff) Leave empty in case of SMS. Type of Placement Sector Leave empty in case of SMS. Täytetään vain harjoittelijavaihdon ja yhdistetyn jakson kohdalla. Harjoittelupaikan työelämäsektori, käytä 1-kirjaimista koodia. ks. taulukko tämän ohjeen lopussa. Täytetään vain harjoittelijavaihdon ja 10

11 LengthStudyPeriod LengthPlacement ShortDuration StudyStartDate PlacementStartDate ECTSCreditsStudy ECTSCreditsPlacement SNSupplement TaughtHostLang LanguageTaught Length of Study Period in Months (including combined placement and EILC). Leave empty in case of SMP. Length of Placement in Months (including EILC) Leave empty in case of SMS or combined mobility. Early return - Reason for duration under three months [T] University term less than 3 months [X] Other Date on which the study period commenced, including EILC period (mm-yyyy). Leave empty in case of SMP. Date on which the placement period commenced, including EILC period (mm-yyyy) Leave empty in case of SMS or combined mobility. Number of ECTS credits / Study. Leave empty in case of SMP. Number of ECTS credits for placement. Leave empty in case of SMS or combined mobility. Supplement for special needs Taught in Host Language (Y/N) Training Language The language in which the student has yhdistetyn jakson kohdalla. Kesto enintään 0,25 kuukauden tarkkuudella. Esim. 4 tai 3,25. Voi ilmoittaa myös täysinä kuukausina. HUOM: Mukaan lasketaan myös EILC-kurssi tai yhdistetyn jakson kohdalla vaihdon koko kesto. Täytetään vain opiskelijavaihdon ja yhdistetyn jakson kohdalla. Kesto enintään 0,25 kuukauden tarkkuudella. Esim. 4 tai 3,25. Voi ilmoittaa myös täysinä kuukausina. HUOM: Mukaan lasketaan myös EILC-kurssi. Täytetään vain harjoittelijavaihdon kohdalla. Jos vaihdon yhteiskesto on alle 3kk, valitse syy. Käytä oheisia koodeja. Muussa tapauksessa jätä tyhjäksi. Opiskelijavaihdon aloituskuukausi muodossa mm-yyyy tai mm.yyyy tai mm/yyyy. Täytetään vain opiskelijavaihdon ja yhdistetyn jakson kohdalla. Harjoittelijavaihdon aloituskuukausi muodossa mm-yyyy tai mm.yyyy tai mm/yyyy. Täytetään vain harjoittelijavaihdon kohdalla. Kokonaisluku. Täytetään vain opiskelijavaihdon ja yhdistetyn jakson kohdalla. Yhdistetyn jakson kohdalla tähän lasketaan yhteen sekä opiskelijavaihdosta että harjoittelusta saatavat ECTSpisteet. Kokonaisluku. Täytetään vain harjoittelijavaihdon kohdalla. Aiemmin: DisabilitySupplement. Täytetään vain jos henkilö on saanut CIMOsta erillistä esteettömyystukea. Kokonais- tai desimaaliluku. Oliko opiskelun tai harjoittelun kieli kohdemaan virallinen kieli? Y / N Opiskelun tai harjoittelun kieli, käytä 2-kirjaimista koodia. Ks taulukko tämän ohjeen lopussa. 11

12 undergone the training LingPreparation StudyGrant PlacementGrant Mundus PreviousParticipation Comment Linguistic Preparation of Student Whether the student has attended a language course (including EILC course) in the host country or other language courses in the home or host country, which is specifically related to Erasmus. [EC] EILC [HS] Host Country [HM] Home Country [NN] None Study Grant The amount of grant the student received for study period excluding disability supplement but including EILC. Leave empty in case of SMP. Placement Grant The amount of grant the student received for placement period excluding disability supplement but including EILC. Leave empty in case of SMS or combined mobility. Erasmus Mundus Student [Y] Yes [N] No Previous participation in the Erasmus programme [N] No [S] Study [W] Work Placement [M] Mundus Comment Please specify nationality if XX (Other). Opiskelija- tai harjoittelijavaihtoon kiinteästi liittynyt kielivalmennus. NN =ei lainkaan EC = EILC-kielivalmennuskurssi HM = lähettävän korkeakoulun järjestämä HS = vastaanottavan korkeakoulun tai yrityksen järjestämä Erasmus-apurahan kokonaissumma mukaan lukien EILC-apuraha ja poislukien esteettömyystuki (joka merkitään omaan kohtaansa). Kokonais- tai desimaaliluku. Täytetään vain opiskelijavaihdon ja yhdistetyn jakson kohdalla. Erasmus-apurahan kokonaissumma mukaan lukien EILC-apuraha ja poislukien esteettömyystuki (joka merkitään omaan kohtaansa). Kokonais- tai desimaaliluku. Täytetään vain harjoittelijavaihdon kohdalla. Onko opiskelijan liikkuvuus osa Erasmus Mundus-ohjelmaa? Y / N Onko opiskelija aiemmin ollut Erasmus-vaihdossa? N = ei ole S = on ollut Erasmusopiskelijavaihdossa W = on ollut Erasmusharjoittelijavaihdossa M = on ollut Erasmusopiskelijavaihdossa osana Erasmus Mundus-maisteriohjelmaa Kommenttikenttä. Jos opiskelijan kansalaisuudeksi on valittu XX (=muu), merkitään todellinen kansalaisuus tähän. Mikäli opiskelijan kotikorkeakoulun Erasmus-koodi ei tiedossa tai muuttunut, merkitään aiemmin käytössä ollut koodi tai korkeakoulun nimi tähän. 12

13 QualificationAtHost Qualification received at the Host Country [D] Double [J] Joint [O] Other [N] None Suorittiko opiskelija/harjoittelija vaihdon aikana tutkinnon tai muun pätevyyden? D = Kaksoistutkinto J = Yhteistutkinto O = Muu tutkinto tai pätevyys N = Ei mitään 13

14 b. Opettajavaihto tiedonkeruumalli Sarakkeen otsikko (ei saa muuttaa) Kommenttikenttä Lisätietoja MobilityType HomeInstitution Surname Forename DateBirth Gender Nationality HomeSubject Seniority HostInstitution Mobility type [hei2hei] From HEI to HEI [en2hei] From Enterprise to HEI Home Institution. Leave empty in case of en2hei. Surname of Teacher Forenames of Teacher Date of Birth Gender [M] Male [F] Female Nationality If XX (Other), please specify the nationality in the comment field. Subject Area of Teacher in Home Institution Principal teaching subject area of the teacher at Home University. Seniority of Teacher [J] Junior (< 10 years of experience ) [I] Intermediate (> 10 and < 20 years of experience) [S] Senior (> 20 years of experience) Host Institution Opettajavaihdon tyyppi. Valitse toinen seuraavista: hei2hei = korkeakoulusta korkeakouluun, en2hei = yrityksestä korkeakouluun (kutsuttu vaihto) Lähettävän korkeakoulun Erasmus-koodi, esim. SF HELSINK77 Ei täytetä yrityksestä kutsutun henkilön kohdalla. Malli: dd-mm-yyyy tai dd.mm.yyyy tai dd/mm/yyyy tai ddmmyy Sukupuoli. Käytä kirjainkoodia. Käytä maiden 2-kirjaimisia ISOkirjainlyhenteitä, esim. FI. Ks. Taulukko tämän ohjeen lopussa. Käytä koulutusalan ISCED-numerokoodia (ei siis enää vanhoja koulutusalakoodeja muodossa nn.n!) Täytetään myös yrityksestä kutsutun henkilön kohdalla. Opettajan aseman tai asiantuntijuuden taso lähettävässä korkeakoulussa Vastaanottavan korkeakoulun Erasmuskoodi, esim. A WIEN39. HUOM. Jos ei tiedossa tai koodia ei löydy, valitse Other muodossa maakoodi XX (esim. UK XX), ja kirjoita tiedossa oleva koodi/korkeakoulun nimi kommenttikenttään. Huomioi koodin sisältämät välilyönnit: Jos maakoodi on 1-kirjaiminen (esim Itävalta = A), tulee sen jälkeen 2 välilyöntiä. Jos 2- kirjaiminen (esim Puola = PL), tulee välilyöntejä 1. Jos 3-kirjaiminen (Irlanti = IRL), ei välilyöntejä tule lainkaan ennen kaupungin nimeä. 14

15 HostSubject LengthDays LengthHours StartMonth LevelTeachingST LangTeaching HomeEnterprise HomeEnterpriseSize HomeEnterpriseType HomeEnterpriseCountry CategoryWorkEnterprise SNSupplement Host Subject Area Principal Subject area of teaching at the Host Institution Duration of Teaching assignment (days) How many days the teacher has been abroad Duration of Teaching (hours) How many hours taught abroad Mobility Start Month (mm-yyyy) Level of Teaching (choose one) [1] First Cycle [2] Second Cycle [3] Third Cycle [S] Short Cycle [M] Multiple Cycles Language of Teaching Home Enterprise (the original name of the company/organisation). Leave empty in case of hei2hei. Size of Home Enterprise [S] Small (1-50 staff) [M] Medium ( staff) [L] Large (>250 staff) Leave empty in case of hei2hei. Type of the home enterprise Leave empty in case of hei2hei. Country of the home enterprise Leave empty in case of hei2hei. Category of work at Home Enterprise [M] Manager [R] Researcher/Teacher/Trainer [T] Technical [A] Administrative Leave empty in case of hei2hei. Supplement for severe disability Käytä koulutusalan ISCED-numerokoodia (ei siis enää vanhoja koulutusalakoodeja muodossa nn.n!) Opettajavaihdon kesto päivissä (mukaanlukien matkustuspäivät). Kokonaisluku välillä Opetustuntien määrä opettajavaihdon aikana. Kokonaisluku, vähintään 5. Opettajavaihdon aloituskuukausi muodossa mm-yyyy tai mm.yyyy tai mm/yyyy. Koulutustaso, jolla opetus vaihdon oli 1 = alempi korkeakoulututkinto 2 = ylempi korkeakoulututkino 3 = tohtorin tai lisensiaatin tutkinto S = short cycle M = useampi eri koulutustaso Opetuskieli ulkomailla, käytä 2-kirjaimista koodia. Ks taulukko tämän ohjeen lopussa. Lähettävän yrityksen nimi. Täytetään vain yrityksestä korkeakouluun suuntautuvissa vaihdoissa. Lähettävän yrityksen koko. Täytetään vain yrityksestä korkeakouluun suuntautuvissa vaihdoissa. Käytä kirjainkoodia. Lähettävän yrityksen työelämäsektori, käytä 1-kirjaimista koodia. ks. taulukko tämän ohjeen lopussa. Täytetään vain yrityksestä korkeakouluun suuntautuvissa vaihdoissa. Käytä maiden 2-kirjaimisia ISOkirjainlyhenteitä, esim. FI. Ks. Taulukko tämän ohjeen lopussa. Täytetään vain yrityksestä korkeakouluun suuntautuvissa vaihdoissa. Henkilön työtehtävä lähettävässä yrityksessä. Täytetään vain yrityksestä korkeakouluun suuntautuvissa vaihdoissa. Täytetään vain jos henkilö on saanut CIMOsta erillistä esteettömyystukea. Kokonais- tai desimaaliluku. 15

16 Subsistence Travel IsFirstTV Comment Erasmus Subsistence Costs The overall subsistence costs excluding the additional funding for disabilities Erasmus Travel Costs The overall travel costs excluding the additional funding for disabilities Erasmus [N] No [Y] Yes Comment Please specify nationality if XX (Other). Oleskelukustannukset. Tähän merkitään KOKO EU-varoista maksettu Erasmus-apuraha (poislukien esteettömyystuki). Kokonais- tai desimaaliluku. Matkakustannukset. Tämä merkitään NOLLAKSI. (Tuen könttäsumma.merkitään kokonaan kohdaan Subsistence). Onko kyseessä henkilön ensimmäinen osallistuminen Erasmus-opettajavaihtoon? Y / N Kommenttikenttä. Jos opettajan kansalaisuudeksi on valittu XX (=muu), merkitään todellinen kansalaisuus tähän. c. Henkilökuntavaihto tiedonkeruumalli Sarakkeen otsikko (ei saa muuttaa) Kommenttikenttä Lisätietoja Mobility type MobilityType HomeInstitution [hei2hei] From HEI to HEI [hei2en] From HEI to Enterprise Home Institution Henkilökuntavaihdon tyyppi. Valitse toinen seuraavista: hei2hei = korkeakoulusta korkeakouluun, hei2en = korkeakoulusta yritykseen Lähettävän korkeakoulun Erasmus-koodi, esim. SF HELSINK77. Surname Forename DateBirth Gender Nationality CategoryWorkHome Seniority Surname of Staff member Forenames of Staff member Date of Birth Sex [M] Male [F] Female Nationality If XX (Other), please specify the nationality in the comment field. Category of Work at Home HEI [I] International Office [F] Finance [G] General Admin and Technical [T] Academic Staff [S] Student Information [C] Continuing Education [O] Other Seniority of Staff Member [J] Junior (< 10 years of experience ) [I] Intermediate ( > 10 and < 20 years of experience) Malli: dd-mm-yyyy tai dd.mm.yyyy tai dd/mm/yyyy tai ddmmyy Sukupuoli. Käytä kirjainkoodia. Käytä maiden 2-kirjaimisia ISOkirjainlyhenteitä, esim. FI. Ks. Taulukko tämän ohjeen lopussa. Henkilön työtehtävä lähettävässä korkeakoulussa. Henkilön aseman tai asiantuntijuuden taso lähettävässä korkeakoulussa. 16

17 [S] Senior ( > 20 years of experience) TypeActivity HostInstitution HostEnterprise EnterpriseHostSize HostEnterpriseType CountryOfEnterprise LengthDays StartDate Type of activity carried out by the member of staff at the host institution/enterprise. [W] Workshop [T] Training [S] Work Shadowing [O] Other Host Institution Erasmus ID code of the Institution in the host country where staff training took place Leave empty in case of hei2en. Host Enterprise (the original name of the company/organisation). Leave empty in case of hei2hei. Size of Host Enterprise [S] Small (1-50 staff) [M] Medium ( staff) [L] Large (>250 staff) Leave empty in case of hei2hei. Type of the Host Enterprise Leave empty in case of hei2hei. Country of the Host Enterprise Leave empty in case of hei2hei. Duration of Working (days) How many training days the person has been abroad. Date on which mobility commenced (mm-yyyy) Henkilökuntavaihdon pääasiallinen tarkoitus. Käytä kirjainkoodia. Vastaanottavan korkeakoulun Erasmuskoodi, esim. A WIEN39. Täytetään vain korkeakoulusta korkeakouluun suuntautuvissa vaihdoissa. HUOM. Jos ei tiedossa tai koodia ei löydy, valitse Other muodossa maakoodi XX (esim. UK XX), ja kirjoita tiedossa oleva koodi/korkeakoulun nimi kommenttikenttään. Huomioi koodin sisältämät välilyönnit: Jos maakoodi on 1-kirjaiminen (esim Itävalta = A), tulee sen jälkeen 2 välilyöntiä. Jos 2- kirjaiminen (esim Puola = PL), tulee välilyöntejä 1. Jos 3-kirjaiminen (Irlanti = IRL), ei välilyöntejä tule lainkaan ennen kaupungin nimeä. Kohdeyrityksen nimi. Täytetään vain korkeakoulusta yritykseen suuntautuvissa vaihdoissa. Kohdeyrityksen koko. Täytetään vain korkeakoulusta yritykseen suuntautuvissa vaihdoissa. Käytä kirjainkoodia. Kohdeyrityksen työelämäsektori, käytä 1- kirjaimista koodia. ks. taulukko tämän ohjeen lopussa. Täytetään vain korkeakoulusta yritykseen suuntautuvissa vaihdoissa. Käytä maiden 2-kirjaimisia ISOkirjainlyhenteitä, esim. FI. Ks. Taulukko tämän ohjeen lopussa. Täytetään vain korkeakoulusta yritykseen suuntautuvissa vaihdoissa. Henkilökuntavaihdon kesto päivissä (mukaan lukien matkustuspäivät). Kokonaisluku välillä Henkilökuntavaihdon aloituskuukausi muodossa mm-yyyy tai mm.yyyy tai mm/yyyy. 17

18 LanguageOfTraining SNSupplement Subsistence Travel IsFirstEV Comment Language of Staff Training Supplement for severe disability Erasmus Subsistence Costs The overall subsistence costs excluding the additional funding for disabilities Erasmus Travel Costs The overall travel costs excluding the additional funding for disabilities Erasmus [N] No [Y] Yes Comment Nationality if XX (Other). Työskentelykieli vaihdon aikana, käytä 2- kirjaimista koodia. Ks taulukko tämän ohjeen lopussa. Täytetään vain jos henkilö on saanut CIMOsta erillistä esteettömyystukea. Kokonais- tai desimaaliluku. Oleskelukustannukset. Tähän merkitään KOKO EU-varoista maksettu Erasmus-apuraha (poislukien esteettömyystuki). Kokonais- tai desimaaliluku. Matkakustannukset. Tämä merkitään NOLLAKSI (Tuen könttäsumma.merkitään kokonaan kohdaan Subsistence). Onko kyseessä henkilön ensimmäinen osallistuminen Erasmushenkilökuntavaihtoon? Y / N Kommenttikenttä. Jos henkilön kansalaisuudeksi on valittu XX (=muu), merkitään todellinen kansalaisuus tähän. Economic Sector codes NACE1 A B C D E F G H I J K L M N O P Q R S T U Description AGRICULTURE, FORESTRY AND FISHING MINING AND QUARRYING MANUFACTURING ELECTRICITY, GAS, STEAM AND AIR CONDITIONING SUPPLY WATER SUPPLY; SEWERAGE, WASTE MANAGEMENT AND REMEDIATION ACTIVITIES CONSTRUCTION WHOLESALE AND RETAIL TRADE; REPAIR OF MOTOR VEHICLES AND MOTORCYCLES TRANSPORTATION AND STORAGE ACCOMMODATION AND FOOD SERVICE ACTIVITIES INFORMATION AND COMMUNICATION FINANCIAL AND INSURANCE ACTIVITIES REAL ESTATE ACTIVITIES PROFESSIONAL, SCIENTIFIC AND TECHNICAL ACTIVITIES ADMINISTRATIVE AND SUPPORT SERVICE ACTIVITIES PUBLIC ADMINISTRATION AND DEFENCE; COMPULSORY SOCIAL SECURITY EDUCATION HUMAN HEALTH AND SOCIAL WORK ACTIVITIES ARTS, ENTERTAINMENT AND RECREATION OTHER SERVICE ACTIVITIES ACTIVITIES OF HOUSEHOLDS AS EMPLOYERS; UNDIFFERENTIATED GOODS- AND SERVICES-PRODUCING ACTIVITIES OF HOUSEHOLDS FOR OWN USE ACTIVITIES OF EXTRATERRITORIAL ORGANIZATIONS AND BODIES 18

19 Erasmus Countries and Codes National Agencies Erasmus ISO Type of Country Code Code Austria A AT EU Belgium (Flemish speaking) B BE EU Belgium (French speaking) B BE EU Bulgaria BG BG EU Czech Republic CZ CZ EU Cyprus CY CY EU Croatia HR HR Candidate Denmark DK DK EU Estonia EE EE EU Germany D DE EU Spain E ES EU Finland SF FI EU France F FR EU Greece G GR EU Hungary HU HU EU Iceland IS IS EEA Ireland IRL IE EU Italy I IT EU Latvia LV LV EU Liechtenstein FL LI EEA Lithuania LT LT EU Luxembourg LUX LU EU Malta MT MT EU Netherlands NL NL EU Norway N NO EEA Poland PL PL EU Portugal P PT EU Romania RO RO EU Slovak Republic SK SK EU Slovenia SI SI EU Sweden S SE EU Switzerland CH CH United Kingdom UK UK EU Turkey TR TR Candidate Other ---- XX Non-participating country Erasmus Language codes (ISO) BG CS DA NL EN ET FI FR DE EL Bulgarian Czech Danish Dutch English Estonian Finnish French German Greek 19

20 HU HR IS GA IT LV LT MT NO PL PT RO SK SL ES SV TR XX Hungarian Croatian Icelandic Irish Italian Latvian Lithuanian Maltese Norwegian Polish Portuguese Romanian Slovak Slovenian Spanish; Castilian Swedish Turkish Other List of subject area codes Fields of Education & Training (ISCED97) Code Description 0 General Programmes 01 Basic/broad, general programmes 010 Basic/broad, general programmes 08 Literacy and numeracy 080 Literacy and numeracy 09 Personal skills 090 Personal skills 1 Education 14 Teacher training and education science 140 Teacher training and education science (broad programmes) 141 Teaching and training 142 Education science 143 Training for pre-school teachers 144 Training for teachers at basic levels 145 Training for teachers with subject specialisation 146 Training for teachers of vocational subjects 149 Teacher training and education science (others) 2 Humanities and Arts 21 Arts 210 Arts (broad programmes) 211 Fine arts 212 Music and performing arts 213 Audio-visual techniques and media production 214 Design 215 Craft skills 219 Arts (others) 22 Humanities 220 Humanities (broad programmes) 221 Religion 222 Foreign languages 223 Mother tongue 225 History and archaeology 226 Philosophy and ethics 229 Humanities (others) 3 Social sciences, Business and Law 31 Social and behavioural science 310 Social and behavioural science (broad programmes) 311 Psychology 312 Sociology and cultural studies 313 Political science and civics 314 Economics 319 Social and behavioural science (others) 32 Journalism and information 321 Journalism and reporting 322 Library, information, archive 329 Journalism and information (others) 34 Business and administration 340 Business and administration (broad programmes) 341 Wholesale and retail sales 342 Marketing and advertising 343 Finance, banking, insurance 344 Accounting and taxation 20

21 345 Management and administration 346 Secretarial and office work 347 Working life 349 Business and administration (others) 38 Law 380 Law 4 Science, Mathematics and Computing 42 Life science 421 Biology and biochemistry 422 Environmental science 429 Life science (others) 44 Physical science 440 Physical science (broad programmes) 441 Physics 442 Chemistry 443 Earth science 449 Physical science (others) 46 Mathematics and statistics 461 Mathematics 462 Statistics 469 Mathematics (others) 48 Computing 481 Computer science 482 Computer use 489 Computing (others) 5 Engineering, Manufacturing and Construction 52 Engineering and engineering trades 520 Engineering and engineering trades (broad programmes) 521 Mechanics and metal work 522 Electricity and energy 523 Electronics and automation 524 Chemical and process 525 Motor vehicles, ships and aircraft 529 Engineering and engineering trades (others) 54 Manufacturing and processing 540 Manufacturing and processing (broad programmes) 541 Food processing 542 Textiles, clothes, footwear, leather 543 Materials (wood, paper, plastic, glass) 544 Mining and extraction 549 Manufacturing and processing (other) 58 Architecture and building 581 Architecture and town planning 582 Building and civil engineering 589 Architecture and building (others) 6 Agriculture and Veterinary 62 Agriculture, forestry and fishery 620 Agriculture, forestry and fishery (broad programmes) 621 Crop and livestock production 622 Horticulture 623 Forestry 624 Fisheries 629 Agriculture, forestry and fishery (others) 64 Veterinary 640 Veterinary 7 Health and Welfare 72 Health 720 Health (broad programmes) 721 Medicine 723 Nursing and caring 724 Dental studies 725 Medical diagnostic and treatment technology 726 Therapy and rehabilitation 727 Pharmacy 729 Health (others) 76 Social services 761 Child care and youth services 762 Social work and counselling 769 Social services (others) 8 Services 81 Personal services 810 Personal services (broad programmes) 811 Hotel, restaurant and catering 812 Travel, tourism and leisure 813 Sports 814 Domestic services 815 Hair and beauty services 819 Personal services (others) 84 Transport services 840 Transport services 85 Environmental protection 850 Environmental protection (broad programmes) 851 Environmental protection technology 852 Natural environments and wildlife 853 Community sanitation services 859 Environmental protection (others) 86 Security services 860 Security services (broad programmes) 861 Protection of persons and property 862 Occupational health and safety 863 Military and defence 869 Security services (others) 99 Not known or unspecified 21