Matemaattis-luonnontieteellinen tiedekunnan. Viestintäsuunnitelma

Transkriptio

1 Matemaattis-luonnontieteellinen Viestintäsuunnitelma

2 2 Matemaattis-luonnontieteellisen viestintäsuunnitelma Kesäkuu 2015 Matemaattis-luonnontieteellinen tiedekunta PL 35, Jyväskylän yliopisto, Finland MATEMAATTIS-LUONNONTIETEELLINEN TIEDEKUNTA FACULTY OF MATHEMATICS AND SCIENCE

3 Kansainvälisesti korkeatasoista ja vaikuttavaa tutkimusta 3 SISÄLLYS 1. VIESTINNÄN TAVOITTEET Kuka, mitä, kenelle, miksi ja milloin? Viestinnän sisältö (keskeiset viestit, joita halutaan välittää) SIDOSRYHMÄT VIESTINNÄN KÄYTÄNNÖN ORGANISOINTI Vastuut Kriisiviestintä Viestinnän suunnittelu ja resursointi MLTK:n viestintäkanavat VIESTINTÄPALVELUT JA VIESTINTÄTEHTÄVÄT KEHITTÄMISKOHTEET VIESTINNÄN VUOSIKELLO VIESTINNÄN SEURANTA...18 LÄHTEET...19

4 4 1. Viestinnän tavoitteet 1. VIESTINNÄN TAVOITTEET 1.1. Kuka, mitä, kenelle, miksi ja milloin? Johtaminen on viestimistä - jokainen työyhteisön jäsen on vastuussa maineenhallinnasta Viestintä on tärkeä osa organisaatiokulttuuria; kaikki, mitä tiedekunnassa tapahtuu, on samalla viestintää. Viestinä on siis koko toimintaa läpäisevä toiminto, jossa jokainen yhteisön jäsen on osaltaan vastuussa. Viestinnän onnistuminen lisää työtyytyväisyyttä ja työhyvinvointia. Maineenhallinta luo perustan koko olemukselle. Maine on paljon syvällisempi asia kuin median ja markkinoinnin luoma mielikuva. (Heinonen 2006, 25.) Johtamiskulttuuri ja henkilöstöpolitiikka heijastuvat päivittäiseen toimintaan. Henkilöstön lisäksi opiskelijoiden ja vierailijoiden omakohtaiset kokemukset rakentavat mainetta. Jokainen matemaattisluonnontieteellisessä tiedekunnassa toimiva henkilö ja kaikki tekijät yhdessä rakentavat mainetta. Maine syntyy erilaisissa kohtaamisissa, asiakaspalvelutilanteissa, seminaariesityksissä ja tiedotustilaisuuksissa. Maineenhallinnassa on (Heinosen 2006, 25) mukaan kyse em. kohtaamisten hallinnasta. Tiedekuntaa myös arvioidaan suhteessa muihin luonnontieteellisiin yksiköihin. Yksikön julkisuuskuvaan vaikuttaa paljon myös se, mitä henkilöstö puhuu työnantajastaan organisaation ulkopuolella ja myös sosiaalisessa mediassa. Jokainen tiedekunnassa työskentelevä/opiskeleva henkilö ja kaikki tekijät yhdessä rakentavat mainetta. Matemaattis-luonnontieteellisen viestinnässä noudatetaan Jyväskylän yliopiston sekä strategiassa määriteltyjä toimintaperiaatteita ja menettelytapoja. Viestinnän periaatteina ovat avoimuus, luotettavuus, vuorovaikutteisuus, säännöllisyys ja johdonmukaisuus. Tiedekunnan viestintä pohjautuu Jyväskylän yliopiston periaatteille Tiedekunnan laitokset voivat halutessaan tarkentaa painopistealueitaan ja viestintää koskevia ohjeitaan. Viestinnällä pyritään: 1. Varmistamaan tiedonkulku sekä sisäisen ja ulkoisen toimivuus; ensisijaisesti pyritään varmistamaan sisäinen tiedonkulku (tieto ensin henkilökunnalle ja opiskelijoille) 2. Tukemaan laitosten oppiaineita ja tutkimusryhmiä niiden ydintehtävissä 3. Lisäämään vuorovaikutteisuutta 4. Tehostamaan toimintaa ja lisäämään työhyvinvointia (välilliset tavoitteet)

5 1. Viestinnän tavoitteet 5 Arvomme EETTISYYS 1.2. Viestinnän sisältö (keskeiset viestit, joita halutaan välittää) Matemaattis-luonnontieteellinen tiedekunta tekee edustamillaan matematiikan ja luonnontieteiden aloilla kansainvälisesti korkeatasoista tutkimusta ja antaa siihen liittyvää ylintä opetusta. Tiedekunnassa luodaan ja välitetään uutta osaamista yhteiskuntaan ja kasvatetaan osaajia tulevaisuuden rakentajiksi kansallisesti ja kansainvälisesti. Tiedekunta näkee tulevaisuutensa positiivisena ja tunnistaa toiminnassaan useita menestystä tukevia piirteitä. Tiedekunta on valtakunnallisesti aktiivinen toimija matemaattis-luonnontieteellisen alan kehittämisessä. SUVAITSEVAISUUS TOISEN TYÖN JA AJATUSTEN ARVOSTAMINEN TUTKIMUKSEN VAPAUS YHTEISIIN TAVOITTEISIIN SITOUTUMINEN Visio 2020 Tutkimusorientoituneena tiedekuntana olemme kansainvälisesti tunnettuja tutkimuksemme korkeasta tasosta ja vaikuttavuudesta. Tutkimustoimintamme on selkeästi profiloitunut ja olemme kansainvälisesti houkutteleva rekrytoija painoaloillamme. Olemme kilpailtu hakukohde. Tiedekuntamme koulutusalat ovat tehokkaita, kilpailukykyisiä ja pystyvät vastaamaan työelämän tarpeisiin sekä tarjoavat myös selkeän väylän tutkijakoulu-tukseen. Matemaattis-luonnontieteellisessä tiedekunnassa on paljon kansallista ja kansainvälistä erikoisosaamista ja -osaajia. Tiedekunta on moderni, dynaaminen asiantuntijayhteisö, jossa toteutetaan laadukasta tutkimusta ja koulutusta useilla eri aloilla työmarkkinoiden tarpeet huomioiden. Tiedekunta on houkutteleva opiskelu- ja työyhteisö, jossa rakennetaan ja tuetaan etenemis- ja kehittymismahdollisuuksia sekä opiskelijoille että henkilökunnalle. Tiedekunnalla ja sen laitoksilla on aktiiviset yhteistyöverkostot, niin kansallisesti kuin kansainvälisestikin.

6 6 2. Sidosryhmät 2. SIDOSRYHMÄT Tiedekunta ja sen laitokset toimivat yhteistyössä sidosryhmien kanssa. Viestinnän vaikuttavuutta pyritään lisäämään suuntaamalla viestintää kohderyhmittäin. Viestintään käytettävät kanavat pyritään valitsemaan tehokkuutta ja tarkoituksenmukaisuutta silmällä pitäen. Sisäiset sidosryhmät yliopiston johto muut tiedekunnat ja laitokset erillis- ja palvelulaitokset henkilökunta opiskelijat (ml. opiskelijajärjestöt) Ulkoiset sidosryhmät tutkimuskumppanit ja -asiakkaat tutkimuslaitokset kansallinen ja kansainvälinen tiedeyhteisö järjestöt rahoittajat muut yliopistot, korkeakoulut ja oppilaitokset potentiaaliset opiskelijat, lapset ja nuoret alumnit työnantajat potentiaaliset työnhakijat yleisö lahjoittajat yhteiskunnalliset päättäjät media julkishallinto

7 3. Viestinnän käytännön organisointi 7 3. VIESTINNÄN KÄYTÄNNÖN ORGANISOINTI 3.1. Vastuut Päävastuu linjauksista on johtoryhmällä, johon kuuluvat dekaanit, laitosjohtajat, Nanoscience Centerin johtaja, kiihdytinlaboratorion johtaja ja hallintopäällikkö. Viestintä on tärkeä johtamisen osa-alue. Tiedekunnan koordinaattori vastaa kehittämisestä, koordinoinnista ja käytännön toteuttamisesta tiedekunnassa sovittujen linjausten mukaisesti yhdessä dekaanien, laitosjohdon ja yksiköiden vetäjien kanssa. Jokainen henkilökuntaan kuuluva vastaa/noudattaa omalta osaltaan yliopiston/ linjauksia ja menettelytapoja. Laitosten ja tiedottamisen päävastuu on laitosten johtajilla. Tutkimusryhmien johtajilla ja vetäjillä sekä tiimien vetäjillä on tiedotus- ja viestintävastuu hankkeidensa osalta Kriisiviestintä Kriisillä tarkoitetaan ennakoimatonta, voimakkaasti organisaation toimintoihin vaikuttavaa ja nopeasti etenevää tapahtumaketjua. Se aiheuttaa järkytystä ja epävarmuutta. Kriisille on ominaista hetkellisesti syntyvä julkisuus. Kriisin tapahtumaketju on aina erilainen ja vaikeasti hallittava. Tilanne voi olla kiireinen ja painostava, ja tiedot puutteellisia. Viestintä on kriisitilanteissa yksi tärkeä keino pitää tilanne hallussa ja estää huhujen ja virhetiedon leviämisestä johtuvat lisähaitat. Tahdikkaalla viestinnällä autetaan asianomaisia tai organisaatiota ja luodaan uhkaavaan tilanteeseen turvallisuutta ja varmuutta. Kriisi on hallittavissa vain erityisen kriisimallin avulla, ks. Jyväskylän yliopiston kriisi- ohjeet: referencemanual-all-pages Ylin viestinnästä vastaava henkilö tiedekunnassa on dekaani. Mahdollisten kriisitilanteiden sattuessa viestintä- ja tiedotusvastuu on hänellä. Kriisin sattuessa ko. alueen vastuuhenkilö välittömästi informoi esimiestään ja ryhtyy itse käytännön toimenpiteisiin kriisin selvittämiseksi (esim. evakuointi). Halutessaan dekaani/johtajat voivat delegoida tiedottamisen (sisäisen osalta), virallinen kannanotto tehdään kuitenkin aina dekaanin/laitosjohtajien nimissä (ulkoinen viestintä) ja hoidetaan aina yliopiston viestintäosaston kautta. Muut kuin

8 8 3. Viestinnän käytännön organisointi johdon valtuuttamat henkilöt eivät saa antaa tietoja tai tiedotteita tapahtumista. Viestinnän periaatteina kriisitilanteissa ovat nopeus, avoimuus, rehellisyys ja vastuullisuus. Tiedekunnan johto sekä koordinaattori seuraavat tiedekunnasta käytävää yleistä, julkisuudessa käytävää ja sidosryhmien keskuudessa käytävää keskustelua. Myös henkilökunnan toivotaan seuraavan keskustelua ja tuovan tarvittaessa ilmi tiedekuntaa ja sen laitoksia koskevat puheenaiheet rakennettavan palautekanavan kautta tai suoraan johdolle. Näin ehkäistään ongelmatilanteiden ja väärinkäsitysten syntymistä. Luotauksen avulla myös pyritään kohdentamaan viestintää oikein ja suuntaamaan toimintaa niille alueille, joissa sitä eniten tarvitaan. Kysymys on myös siitä, että organisaation on seurattava toimintaympäristössä tapahtuvia muutoksia ja sopeuduttava niihin Viestinnän suunnittelu ja resursointi Tiedekunnan suunnittelusta vastaavat dekaanit, hallintopäällikkö ja koordinaattori yhdessä johtoryhmän kanssa. Viestinnän kehittämisessä ja sen tukitoiminnoissa noudatetaan yliopiston viestintästrategiaa sekä toimintastrategiaa. Viestinnän suunnittelu liittyykin vahvasti ja laitosten strategiaja laatutyöhön. Kansainvälisyys tulee näkyä myös viestinnässä, mm. siinä, että materiaaleja tuotetaan samanaikaisesti soveltuvin osin myös englanniksi (mm. www-sivut, ohjeet, esitteet, julkaisut). Tiedekunnan viestinnässä noudatetaan yliopiston kielityöryhmän suosituksia mahdollisuuksien mukaan. Tiedekunnalla on koordinaattori, joka toimii yhteistyössä JY:n, johdon ja laitosjohdon sekä henkilöstön kanssa. Hän vastaa sisäisen käytäntöjen suunnittelusta. Ulkoisen osalta viestinnästä ja sen käytänteistä vastaa JY:n viestintä, jossa tiedekunnalle on määritelty oma nimikkotiedottaja (Katri Lehtovaara). JY:n resurssit ovat osa yliopistopalveluja. Tiedekunnan tehtävä on tukea laitoksiaan toteuttamisessa sen eri osa-alueilla laitosten tarpeiden mukaan. Henkilökunnan ja laitosten rooli tiedon tuottamisessa on merkittävä, ja aktiivinen yhteistyö henkilöstön ja tiedottajien ( oman koordinaattorin ja JY:n tiedottajan) välillä on tärkeää. Jokaisella laitoksella on oma koordinaattori, joka toimii tiiviissä yhteistyössä koordinaattorin kanssa. Viestinnän suunnittelussa huomioidaan erilaisista palautejärjestelmistä saadut palautteet. Viestintätyytyväisyyden kartoittamiseksi hyödynnetään yliopistossa ja laitoksilla tehtyjä selvityksiä ja tämän lisäksi tarpeita ja palautetta kerätään tarvittaessa omilla sisäisen kyselyillä tai kehittämällä omia palautekanavia (esim. sähköiset palautelomakkeet). Palautteiden keräämistä, seurantaa sekä palautejärjestelmiä pyritään kehittämään jatkuvasti tukemaan suunnittelua ja toteutumista.

9 3. Viestinnän käytännön organisointi MLTK:n viestintäkanavat Viestintäjärjestelmä muodostuu viestintäkanavista, tietosisällöistä, järjestelyistä ja säännöistä sekä niiden välisistä suhteista. Työyhteisön toiminnan kannalta olennaista on oleellisen tiedon saatavuus. (ks. esim. Juholin 2001). Viestintäkanavia ovat ne foorumit ja välineet, joiden avulla tai kautta viestejä lähetetään. Kaikki viestintäkanavat eivät ole virallisia, viestintäsuunnitelmassa pyritään hahmottamaan ne yleisimmin käytetyt sekä juuri tätä organisaatiota parhaiten hyödyntävät kanavat ja kehittämään toimivien kanavien käyttöä (jatkuva seuranta vaikuttavuudesta). Viestintäkanava Tiheys Yksikkökokoukset 2-4 x vuodessa, tarvittaessa useammin laitoksilla, yksiköillä ja tutkimusryhmillä omat käytännöt Johtoryhmän kokoukset kuukausittain Strategiapäivät /-kokoukset tiedekuntatasolla aihepiireittäin 1-2 x vuosi laitoksilla ja yksiköillä omat käytännöt Sidosryhmätapaamiset laitoksittain ja yksiköittäin harkittavissa tarpeen mukaan tiedekuntatasolla vain erikoistapauksissa Science News Sähköposti Intranet (valmistuu syksyllä 2015) www-sivut sosiaalinen media blogit kerran kuukaudessa jatkuva jatkuva jatkuva; laitoksittain erilaisia käytäntöjä sosiaalisen median hyödyntämisessä, vastuu laitoksilla Korppi, Optima, sähköinen opinto-opas yms. opiskelija/opettaja vuorovaikutus ja viestintä jatkuvaa; käytössä eri laajuudessa yksiköittäin ja oppiaineittain viestinnässä ei juurikaan käytössä Ilmoitustaulut Paperiviestintä - päätökset, ohjeet jatkuva pääosin sähköisessä muodossa verkkolevyllä, sähköisessä muodossa spostijakeluna ja jatkossa intrassa

10 10 3. Viestinnän käytännön organisointi Viestintäkanava Yliopiston viestintä: sidosryhmälehti Tiedonjyvä ja Tiedonjyvä-verkkolehti Sähköjyvä: torstaisin ilmestyvä sisäinen viikkotiedote www-sivut (mm. Uno-henkilöstöportaali, Isa-opiskelijaportaali, Wolmarsidosryhmäportaali, tapahtumakalenteri) Moniviestin: kuvaa, sanaa, ääntä ja liikkuvaa kuvaa reaaliaikaisesti ja tallenteina yhteisöprofiilit sosiaalisessa mediassa (yhteisömanagerin myöntämille yhteisöille) Henkilökohtaiset kontaktit Tapahtumat (kokoukset, seminaarit, luentosarjat, keskustelutilaisuudet jne.) Tiheys JY:n viestintä vastaa jatkuva tarvittaessa, vaihtelee vuosittain pääsääntöisesti laitosten ja hankkeiden järjestämiä JY:n rooli? Julkaisut, julkaisusarjat, lehdet tavoitteet asetetaan yksiköittäin tiedekunnalla x julkaisusarjaa Media mahdollisimman paljon syötteitä erilaiset mediat räätälöidysti (sopivuus)

11 4. Viestintäpalvelut ja viestintätehtävät VIESTINTÄPALVELUT JA VIESTINTÄTEHTÄVÄT Viestintä on osa kaikkea toimintaa ja kuuluu kaikille. Näin ollen käytännön toteuttamisesta vastaavat kaikki työntekijät omalta osaltaan. Viestintäpalvelut ja niiden tehtävät jakautuvat yliopistotasolle, tiedekuntatasolle ja laitostasolle. Viestinnän tukipalveluja henkilöstölle tarjoavat koordinaattori sekä JY:n viestintä, jossa tiedekunnalle on osoitettu nimikkotiedottaja (Katri Lehtovaara). Laitoksilla on nimetyt viestintäyhteyshenkilöt, viksut (esim. laitosjakelulistat, www-sivut, rekrytointi). Viestinnän toteuttamisessa pyritään mahdollisimman joustavaan, tehokkaaseen ja yhteistyöhön perustuvaan toimintatapaan. Työnjako toiminnoittain / tehtävittäin: Toiminto Kuka Milloin / miten? alumnitoiminta intranet laitoksittain omat käytännöt; JY:n viestintä koordinoi yliopistotasolla; alumniyhteyshenkilö tdk:n koordinaattori? koordinaattori ( intra): laitosten wwwvastaavat julkaisut, artikkelit laitokset/asiantuntijat 4 kirjasto tutkimuksen esittelyartikkelit: viestintäyksikkö ja koordinaattori julkaisusarjojen toimittajat:? markkinointimateriaali (esitteet, oppaat, ilmoitukset) opiskelijarekrytoinnin osalta markkinointia koordinoi yliopistopalveluiden opintopalvelut. Laitosten omat esitteet ja lehti-ilmoitukset: laitokset + koordinaattori ja/tai viestintäyksikkö. Tiedekunnan esittelymateriaali: koordinaattori alumnikirjeet JY:n viestinnästä laitosten alumnitapaamiset jatkuva kehittäminen ja päivittäminen tarvittaessa; tavoitteet määritellään laitosstrategioissa tutkimuksen esittelyartikkelit tutkimussivustolle 1 x 1-2 kk tarvittaessa, päivitys 1-2 vuoden välein

12 12 4. Viestintäpalvelut ja viestintätehtävät Toiminto Kuka Milloin / miten? mediasuhteet ja ulkoinen viestintä muut henkilöstötapaamiset ja -kokoukset perehdytystilaisuudet henkilöstölle sidosryhmäviestintä, ml. vierailut laitoksille sisäinen tiedotus ja viestintä (ohjeet, päätökset, muistiot, arkiviestintä jne.) Science News suunnittelu tiedotteet JY:n viestintä laitosten / yksiköiden esimiehet vastaavat yksiköittäin sovitut menettelytavat; yksilöity perehdytys koko henkilökunta t huolehtii kanavista ja keskitetystä viestinnästä - koko henkilökunta osallistuu omalta osaltaan koordinaattori koordinaattori yhdessä hallintopäällikön kanssa 4 johtoryhmä käsittelee 4 dekaani hyväksyy asiantuntijat 4 JY:n nimikkotiedottaja (myös tiedottaja tarpeen mukaan) tarvittaessa mahdollisimman säännöllisesti, laitos/yksikköja tarvekohtaisesti hyödynnetään yliopiston yhteisiä, yksilöity perehdytys yksiköissä/hankkeissa jatkuvasti jatkuvasti; www-sivut, intranet, spostijakelut, muut harkinnan mukaan kuukausittain, joka kk:n 15 päivään mennessä viestintäsuunnitelma päivitetään strategiatyön yhteydessä kerran vuodessa tai tarpeen mukaan tarvittaessa tiedotustilaisuudet medialle JY:n viestintä tarvittaessa, harkinnan mukaan tilaisuudet (seminaarit, kokoukset, luentosarjat, keskustelutilaisuudet ym.) valokuvauspalvelut www-sivut laitokset + koordinaattori (järjestelyt sekä tiedotus/ viestintä) sekä JY:n nimikkotiedottaja (tiedotus/ viestintä ulospäin) JY:n viestintä, pienessä mittakaavassa koordinaattori (esim. kiiretapaukset) koordinaattori ( sivut); laitosten wwwvastaavat tarvittaessa tarvittaessa jatkuva kehittäminen ja päivittäminen

13 4. Viestintäpalvelut ja viestintätehtävät 13 Toiminto Kuka Milloin / miten? vuosikatsaus koordinaattori koordinoi; tiedonkeruu: koordinaattori ja laitosten www-vastaavat kerran vuodessa Viestintäpalvelut laitoksille/yksiköille ja henkilöstölle: JY:n viestintä Vastaa mediatiedottamisesta (tiedotteiden jakelu, muut yhteydenotot medioihin) Auttaa tiedotteiden ja muiden materiaalien laatimisessa (mm. tutkimuksesta kertovat artikkelit) Koordinoi tarvittaessa tiedottamista tutkimuspartnereiden kesken Päivittää yliopiston verkkosivuja (yleiset) Julkaisee yliopiston lehtiä Tuottaa yliopiston esitteitä ja materiaaleja Vastaa yliopiston logotuote- ja lahjatavaramyynnistä Vastaa yliopiston mediaseurannasta Tiedekunnan koordinaattori toimitustehtävät tiedekunnnan www- ja intranet-sivut; rakennusapu ja tuki laitoksille ja henkilöstölle tiedottaminen (yhteistyö yliopiston kanssa) valokuvaus ja kuvien hankinta kuvapankeista tutkimuksen esittelyartikkelit (täydentää JY:n työtä) sisäisen kehittäminen, viestintäsuunnitelma, tiedonkeruu esim. vuosikatsausta varten mediaseuranta, luotaus ja tarvittaessa auditointi (tdk) muut viestintään liittyvät tehtävät

14 14 5. Kehittämiskohteet 5. KEHITTÄMISKOHTEET Tiedekunnan tutkimustiedon levittämisen tehostaminen - tutkimussivusto (suunnittelu käynnistetty, toteutus syksyllä 2015) Tiedekunnan järjestämät tapahtumat/seminaarit suurelle yleisölle - järjestävinä tahoina laitokset kiertävästi. Sopiva tiheys kerran vuodessa / kahdessa. Yleisöluennot suurelle yleisölle esim. 2-4 kertaa vuodessa. Nämä luennot esim. teemalla Luonnontieteet tutuksi sisältäisivät jonkin ajankohtaisen tutkimusaiheen esittelyn kansanomaisesti Tiedekunnan toimiston järjestämät yhteiset perehdytystilaisuudet - laitosten / yksiköiden tukeminen perehdytystoiminnassa. Viestinnän ja medianäkyvyyden parempi seuranta tdk-tasoisesti - systematisointi ja tarvittavien lisätoimenpiteiden suorittaminen ja välineiden luonti sekä informaation jako. Täydentää JY:n toteuttamaa seurantaa. Mediasyötteille tavoitteet yksiköittäin? (montako syötettä laitos/yksikkö/ryhmä lähetetään vuosittain) Tiedeblogi www-tutkimussivustolle? Miten määritellään milloin viestintä on onnistunutta; laatukriteerit?

15 6. Viestinnän vuosikello VIESTINNÄN VUOSIKELLO Tehtävä Kanava Toimenpide/ kuka tekee? Ajankohta Kohderyhmä Vastuuhenkilö Henkilöstörekrytointi Opiskelija-/ opintoinfot Opiskelijajärjestötapaamiset www-sivut lehdet www-portaalit uusien opiskelijoiden infot dekaani, opintoasiainpäällikkö Opiskelijarekrytointi/-markkinointi lehti-ilmoitukset, spostiviestintä, abipäivät, tiedotus opoille hakuoppaat, opinto-oppaat Science News rekrytointiinfo esittely mukaan laitosten ja yleisiin esittelyihin JY:n yhteinen opiskelijmarkkinointi + laitosyhteyshlöt (amanuenssit), tiedottaja tarvittaessa mahdolliset opiskelijat, opinto-ohjaajat Opiskelijarekrytointi/-markkinointi opintoasiainpäällikkö; perusopintojen opinto-oppaan toimitus koordinaattori Ajankohtainen info tiedekunnasta Sähköpostijakelu; koordinaattori kokoaa kun uudet opiskelijat saapuvat syksyllä 1-2 kertaa lukuvuodessa syyskuu-maaliskuu; syksyllä seuraavan vuoden suunnitelma hakuoppaat syksyllä, perusopinto-opas touko-kesäkuussa kuukausittain mahdolliset työnhakijat opiskelijat tapaaminen toimijat + opiskelijajärjestöt opiskelijajärjestöt, opiskelijat henkilöstö, JY:n johto Tiedotus, julkaisu ja jakelu JY:n henkilöstöpalvelut; valmistelu hallintopäällikkö ja hankkeiden vetäjät laitokset mahdolliset opiskelijat, opinto-ohjaajat opintopalvelut, JY viestintä; yhteyshenkilö opintoasiainpäällikkö koordinaattori, hallintopäällikkö, opintoasiainpäällikkö

16 16 6. Viestinnän vuosikello Tehtävä Kanava Toimenpide/ kuka tekee? Tiedekunnan esittelymateriaali Tiedonvälitys Viestinnän suunnittelu Arki suunnittelu Palautteen kerääminen Väitökset intranet, www-sivut www-sivut intranet Tiedekunnan ja laitosten www-sivut strategiatyö käytännöt sähköinen palautteenkeruu, kohdennetut sähköiset kyselyt, suullinen palaute, paperipalautteet kehitettävä; olemassa olevan tiedon ja järjestelmien hyödyntäminen Väitöstiedotteet, tiedot ja julkaisut kirjepohjat ppt-esitys painettu esite www-sivujen päivitys; intranet syksyllä 2015 Tutkimustiedon välittäminen Tutkimussivuston rakentaminen - tutkimuksen esittely Tutkijat, laitosten johtajat, koordinaattori, JY:n viestintä viestintäsuunnitelman päivittäminen arki toimivuuden parantaminen sähköinen yleispalautelomake www-sivuille, tarvittaessa kohdennetut palautteen keruut Ajankohta Kohderyhmä Vastuuhenkilö ppt-esityksen ja esitteen päivitys vuosittain jatkuvasti intran rakentaminen syksyllä 2015 Sivuston rakentaminen www-sivuille syksyllä 2015; päivitys ja kehittäminen jatkuvasti touko-kesäkuu jatkuvasti sisäiset ja ulkoiset sidosryhmät sisäiset ja ulkoiset sidosryhmät, yleisö Sisäiset ja ulkoiset sidosryhmät, yleisö, media johtoryhmä sisäiset sidosryhmät kaikki sisäiset ja ulkoiset sidosryhmät, yleisö koordinaattori koordinaattori; laitosten osalta www-vastaavat; JY:n viestintä koordinaattori koordinaattori koordinaattori väittelijä, JY:n viestintä

17 6. Viestinnän vuosikello Tehtävä Kanava Toimenpide/ kuka tekee? Yleisen tietoisuuden lisääminen JY:n lehdet, ammattilehdet, sanomalehdet, haastattelut jne. Näkyvyys eri medioissa positiivisesti, koordinaattorille tai JY:n viestintään juttuaiheet Ajankohta Kohderyhmä Vastuuhenkilö ulkoiset ja sisäiset sidosryhmät JY:n lehdet ja mediatiedotteet: JY:n viestintä; haastattelut, artikkelit muissa lehdissä: tutkijat; tutkimusartikkelit tdk:n www-sivuille (määritellään highlight kriteerit 4 Science News ja www-sivut: koordinaattori

18 18 7. Viestinnän seuranta 7. VIESTINNÄN SEURANTA Tiedekunnan koordinaattori kerää tietoa näkyvyydestä eri medioissa ja foorumeilla. Kerättyä tietoa hyödynnetään vuosikatsauksessa ja se myös auttaa suunnittelussa, mm. auttaa suuntaamaan viestintää tarkoituksenmukaisemmin (kanavat, sidosryhmät). Seurantaa tekevät kaikki henkilökuntaan kuuluvat alaansa koskien. Tiedekunnassa pyritään luomaan mahdollisimman helpot menettelyt siihen, että tarvittava tieto tapahtumista sekä mediassa ja/tai yleisessä keskusteluissa olleista, tiedekuntaan koskevista asioista tulevat noteeratuksi ja kirjatuksi (mm. vuosikatsausta varten). JY:n viestintä välittää vuosittain laitoksille tiedon edeltävän vuoden mediaosumista mediaseurannassa sekä tilastotietoa JY:n lähettämistä tiedotteista ja muista JY:n verkkosivuilla julkaistusta materiaalista. Edellä mainitut tiedot tulevat intranetsivuille. Myös erilaiset palautteet, kuten auditoinnit, arvioinnit ja opiskelijapalautteet ovat merkittäviä indikaattoreita ja niitä hyödynnetään myös eri osa-alueiden suunnittelussa. Lisäksi toteutumista ja viestintätyytyväisyyttä kartoitetaan tarvittaessa ja/tai säännöllisesti sidosryhmille tehtävillä kyselyillä (sisäinen viestintä). Lisäksi kaikilla sidosryhmillä on mahdollisuus antaa palautetta verkkosivujen kautta sekä sähköpostitse koordinaattorille.

19 Lähteet 19 LÄHTEET Heinonen, J Mainejohtaja. WSOY. Juholin, E painos. Communicare! Viestintä strategiasta käytäntöön. Inforviestintä Oy.

20 Yhteystiedot Contact Information Matemaattis-luonnontieteellinen tiedekunta Faculty of Mathematics and Science PL 35, Jyväskylän yliopisto, Finland MATEMAATTIS-LUONNONTIETEELLINEN TIEDEKUNTA FACULTY OF MATHEMATICS AND SCIENCE Icons made by Freepik from